Раздел 3. Порядок учета, прохождения, составления и оформления документов в органах администрации района

Раздел 3. Порядок учета, прохождения, составления и оформления документов в органах администрации района

3.1. Органы администрации района самостоятельно ведут прием и учет поступивших документов. Документы регистрируются в порядке, установленном в разделе 2 настоящей Инструкции. Срочная корреспонденция обрабатывается в первую очередь.

Незарегистрированные служебные документы, полученные работниками органов администрации, подлежат обязательной регистрации.

3.2. Зарегистрированные документы передаются руководству органа администрации и согласно резолюциям направляются на исполнение работникам.

3.3. Передача зарегистрированных документов из одного органа администрации в другой производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между руководителями органов с соответствующим оформлением переадресования.

3.4. При составлении и оформлении документов работники органов администрации района руководствуются следующими основными требованиями:

документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ. При переписке между органами администрации района бланк может не использоваться;

цветные гербовые бланки подлежат учету. Учет ведется в отделе организационной и контрольной работы администрации района раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале;

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в ней информации.

Рекомендуется составлять документы по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному оформлению дел.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, цели, основания создания документа и, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с другими, ранее изданными документами по данному вопросу.

В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и автора (администрация района, орган администрации района), дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Во второй (заключительной) части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

При подготовке документов применяются только общепринятые сокращения слов (или аббревиатуры).

Рекомендуется при первом употреблении написать полностью, в скобках - сокращение. Например: муниципальное предприятие "ЖЭК-3" (далее - МП "ЖЭК-3").

Отправляемому документу присваивается исходящий номер и указывается дата.

До передачи документов на отправку исполнитель обязан:

приложить к исходящему письму подлинник документа, послужившего основанием для его подготовки;

на письме - ответе указать номер и дату документа, на которое дается ответ;

проверить полноту оформления документа, правильность указания адреса, наличие подписи, виз, приложений.

Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа, на нижнем его поле.

В левом нижнем углу последнего листа исходящего документа указываются должность, фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона - от левой границы текстового поля шрифтом 10, например:

Исполнитель:

Максимова Надежда Сергеевна,

тел. 00-00-00

Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа (при необходимости с указателем рассылки) помещается в дело в соответствии с номенклатурой.

Служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями. При подписании документов указываются должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке) и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ.

Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности) не разрешается. На некоторых справках и информациях вместо подписи может указываться название соответствующего органа администрации района, комиссии с обязательной визой должностного лица.

На документе указывается дата его подписания, утверждения или составления. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 октября 2011 г. следует оформлять: 05.10.2011.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

05 октября 2011 года, а также оформление даты в последовательности:

год, месяц, день месяца, например: 2011.10.05.

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, оформлении учетных карточек, проставлении отметок об исполнении и в иных случаях. Словесно-цифровой способ применяется при датировании нормативных и распорядительных актов, записок, справок, поручений, финансовых и других служебных документов.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица, например:

Департамент по управлению
государственным имуществом
Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры

Управление

государственной собственности

Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными).

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Начальнику
организационного управления
Аппарата Губернатора
Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры
А.А. Ивановой

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то следует указывать обобщенно, например:

Главам

сельских поселений

Ханты-Мансийского района

При направлении документа в орган администрации района, исполнительные органы государственной власти автономного округа или организацию их наименование пишут в именительном падеже, например:

Департамент
имущественных, земельных
отношений и природопользования

Адрес печатается в правом верхнем углу документа, с выравниванием по правому краю листа.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления физическому лицу (инициалы в этом случае пишутся после

фамилии), элементы почтового адреса указываются через запятую, в следующей последовательности:

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа;

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс,

например:

Петровой А.А.
ул. Мира, д.7, кв.4,
п. Горноправдинск,
Ханты-Мансийский район,
628520

Документ, как правило, не должен содержать более четырех адресатов. В случае направления документа большему числу адресатов оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К документу прилагается список рассылки.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. (при этом на первом листе прилагаемого текста указывается: приложение к N __от __________ 2011).

Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, числа листов и числа экземпляров.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Справка о результатах проверки выполнения распоряжения администрации района от__________________

N ____ на 2 л. в 1 экз.

2. Рекомендации по оформлению служебных писем

на 3 л. в 1 экз.

На приложении к нормативному, распорядительному документу (постановлению, распоряжению, приказу, инструкции, положению, решению) в правом верхнем углу первого листа делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.

Копии отправляемых документов заверяют работники, ответственные за ведение делопроизводства, проставлением надписи "Верно", должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения. Копии (размноженные экземпляры) подписанных распорядительных документов удостоверяются проставлением круглой печати.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, инициалы, фамилия и дата утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН
распоряжением администрации
Ханты-Мансийского района
от 01.10.2011 N 854-р

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования), например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель главы администрации

Ханты-Мансийского района

Личная подпись И.И. Петров

Дата

Если согласование осуществляют протоколом, письмом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо администрации

Ханты-Мансийского района

от 01.10.2011 N 454.

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего

документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания,

например:

Начальник юридическо-правового управления

Личная подпись И.И. Петров

Дата

При наличии замечаний (предложений, заключений) к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания (предложения, заключения) прилагаются на 2 л.

Начальник юридическо-правового управления

Личная подпись И.И. Петров

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

3.5. Служебная корреспонденция, подписанная главой администрации района или лицом, его замещающим, первым заместителем главы администрации района, заместителями главы администрации района, управляющим делами администрации района, регистрируется в отделе организационной и контрольной работы администрации района. Органы администрации района ведут самостоятельное делопроизводство по своей переписке и статусу, исходя из требований настоящей Инструкции.