Раздел 20. Подготовка и передача документов в архив

Раздел 20. Подготовка и передача документов в архив

Передача дел в архивный отдел администрации района осуществляется ежегодно по графику, составленному архивным отделом, согласованному с руководителями органов администрации района, и утвержденному управляющим делами администрации района.

В архив передаются дела с исполненными документами постоянного хранения, в упорядоченном состоянии. Их передача производится только по описям дел.

Дела передаются в архив после истечения пятилетнего срока их хранения и использования в органах администрации района. Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел, который оформляется в двух экземплярах.

При первой передаче документов в архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в органах администрации района и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В период подготовки дел к передаче в архив специалистами архивного отдела предварительно проверяется физическое и санитарное состояние документов, правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники органов администрации района обязаны устранить.

Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов.

Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов.

В случае ликвидации или реорганизации органа администрации района работник, ответственный за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архивный отдел, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.