Раздел 2. Прием и регистрация письменного обращения

Раздел 2. Прием и регистрация письменного обращения

2.1. Письменное обращение в администрацию района, главе администрации района, первому заместителю главы администрации района, заместителям главы администрации района может быть доставлено лично, через представителей, почтовым отправлением, факсимильной связью, в электронном виде по электронной почте и через единый официальный сайт администрации Ханты-Мансийского района по адресам, указанным в приложении 1 к настоящему Порядку.

2.2. Регистрация письменного обращения в администрацию района, главе администрации района, первому заместителю главы администрации района, заместителям главы администрации района осуществляется отделом организационной и контрольной работы администрации района (далее - Отдел) в течение 3 дней с момента его поступления.

2.3. При регистрации письменного обращения гражданину по его просьбе выдается уведомление о получении его обращения по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку.

2.4. Регистрация письменного обращения осуществляется в журнале регистрации письменных обращений граждан (далее - журнал регистрации) по форме согласно приложению 3 к настоящему Порядку, в системе электронного документооборота - путем присвоения ему порядкового номера. Регистрационный штамп проставляется на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу письменного обращения. В случае, если место, предназначенное для регистрационного штампа, занято текстом, штамп проставляется в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

2.5. Если к письменному обращению прилагаются подлинные документы, удостоверяющие личность (паспорт, свидетельство, удостоверения и другие документы), Отдел снимает с них копии, возвращает оригиналы документов лично гражданину или отправляет их заказным письмом по указанному в обращении адресу.

2.6. Сотрудник Отдела при регистрации обращения проверяет правильность его адресования, выявляет поставленные в обращении вопросы, определяет их тематику и тип, проверяет историю обращения гражданина на предмет повторности, при необходимости, сопоставляет с находящейся в архиве перепиской, регистрирует обращение в журнале регистрации и заносит информацию об обращении в систему электронного документооборота с присвоением регистрационного номера, составляет карточку обращения.

2.7. Обращение, поступившее на рассмотрение в порядке переадресации с сопроводительным письмом, в котором содержится просьба проинформировать о результатах рассмотрения в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Отделом принимается на особый контроль, вносится в журнал регистрации, в систему электронного документооборота, на карточке обращения ставится штамп "Контроль - срок_________" с указанием срока рассмотрения. Образец штампа приводится в приложении 4 к настоящему Порядку.

2.8. При поступлении повторного обращения к нему приобщаются копии материалов по предыдущему обращению и оно рассматривается в соответствии с настоящим Порядком.

2.9. На поступившее аналогичное обращение ставится отметка о его поступлении.

2.9.1. В случае, если срок рассмотрения предыдущего обращения еще не истек, копия обращения направляется должностному лицу, ответственному за рассмотрение обращения.

2.9.2. В случае, если аналогичное обращение поступило после рассмотрения предыдущего обращения, но не позднее 30 дней, Отдел направляет гражданину с сопроводительным письмом копию ответа на предыдущее обращение.

2.9.3. В случае, если аналогичное обращение поступило после истечения 30 дней со дня рассмотрения предыдущего обращения, обращение подлежит рассмотрению в соответствии с настоящим Порядком.

2.10. Поступившие поздравление, благодарность, информационное письмо, направленное для сведения, соболезнование подлежат регистрации и направлению для ознакомления главе администрации района в соответствии с настоящим Порядком. Отделом гражданину направляется соответствующее уведомление, при этом ответ гражданину не дается.