Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Постановление администрации г. Нефтеюганска Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 1 ноября 2010 г. N 2994 "Об утверждении долгосрочной целевой программы "Внедрение и развитие электронного документооборота на базе программного обеспечения "Кодекс: Документооборот" в администрации города Нефтеюганска на 2010 - 2013 годы"
- Приложение. Долгосрочная целевая программа "Внедрение и развитие электронного документооборота на базе программного обеспечения "Кодекс: Документооборот" в администрации города Нефтеюганска на 2010 - 2013 годы"
Приложение. Долгосрочная целевая программа "Внедрение и развитие электронного документооборота на базе программного обеспечения "Кодекс: Документооборот" в администрации города Нефтеюганска на 2010 - 2013 годы"
Информация об изменениях:
Постановлением администрации г. Нефтеюганска от 29 ноября 2011 г. N 3338 в настоящее приложение внесены изменения
Приложение
к постановлению администрации г. Нефтеюганска
от 1 ноября 2010 г. N 2994
Долгосрочная целевая программа "Внедрение и развитие электронного документооборота на базе программного обеспечения "Кодекс: Документооборот" в администрации города Нефтеюганска на 2010 - 2013 годы"
С изменениями и дополнениями от:
28 марта, 29 июля, 29 ноября 2011 г., 27 апреля 2012 г.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации г. Нефтеюганска от 28 марта 2011 г. N 773 в паспорт настоящего приложения внесены изменения
Паспорт программы
1. Характеристика проблемы, на решение которой направлена Программа
Масштабность стоящих перед органами местного самоуправления задач, новые возложенные на них функции требуют совершенствования внутренних процессов деятельности, в том числе и документационного обеспечения управления. Для достижения наибольшей эффективности первоочередными стали задачи повышения оперативности при работе с постоянно растущим объёмом документов и одновременного снижения издержек на расходные материалы и содержание инфраструктуры. Оптимальным решением становится внедрение электронного документооборота на предприятиях госсектора и в органах власти.
По мнению Д.А. Медведева, "Нужно продумать жёсткую систему внедрения соответствующих элементов электронного документооборота вплоть до уменьшения объёмов бюджетных средств тем организациям, которые этой темой не занимаются".
Сегодня возрастает значение комплексного подхода к автоматизации процессов управления. Особенно такие тенденции присущи органам местного самоуправления городов. Это обусловлено следующими положениями:
- широкий круг решаемых задач. Органы местного самоуправления в своей повседневной деятельности сталкиваются с очень широким кругом проблем, которые необходимо решать, как правило, в условиях отсутствия систематизированной информации по проблеме;
- возросшая необходимость единого информационного пространства. Для успешного выполнения управленческих функций различным подразделениям власти нужна информация об одних и тех же объектах (субъектах). Анализ деятельности органов местного самоуправления показывает, что для решения задач управления им нужна самая разнообразная информация: оперативная и контрольная, справочная и аналитическая. Так, например, информация о земельных участках нужна и подразделениям, занимающимся с объектами торговли, и подразделениям, курирующим вопросы строительства, и подразделениям, контролирующим вывоз твёрдых бытовых отходов, и подразделениям, работающим с инвестиционными заявками;
- тенденции обслуживания населения по принципу "одного окна" также требуют комплексного подхода к автоматизации органов местного самоуправления и концентрации информационных ресурсов;
- возросшее понимание органов власти о необходимости системного подхода к информатизации, развитого информационного взаимодействия подразделений исполнительных органов государственной власти между собой и органами местного самоуправления и создания централизованных государственных информационных ресурсов;
- в результате развития информационной инфраструктуры появились реальные технические возможности комплексной автоматизации.
Программно-целевой подход к планированию и финансированию проектов, отрасли и муниципалитета в целом - это эффективное средство повышения качественных и количественных показателей развития. Информационные технологии на сегодняшний день являются инструментом повышения эффективности процессов планирования, финансирования и управления от отдельной организации до муниципалитета в целом, а значит - и повышения качества управления в городе, которое оценивается в конечном итоге уровнем социально-экономического развития общества.
В администрации муниципального образования город Нефтеюганск используется программа электронного документооборота и делопроизводства "Кодекс: Документооборот", функционирующая в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников, участвующих в технологических процессах работы с документами.
Данный программно-аппаратный комплекс позволяет:
- производить регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, сохранение копий (электронных образов документов) в едином банке данных и незамедлительную отправку электронных документов исполнителям согласно резолюции руководителя с отображением процесса их исполнения;
- обеспечивать автоматизированный контроль исполнения документов, поиск документов по различным критериям отбора;
- готовить проекты организационно-распорядительных документов, производить их согласование полностью в электронном виде.
Однако отсутствие в настоящее время единой компьютерной сети, объединяющей все подразделения администрации муниципального образования город Нефтеюганск, недостаточная оснащённость компьютерным и специализированным оборудованием и необходимым программным обеспечением рабочих мест сотрудников, не позволяют осуществить запуск полнофункционального электронного документооборота и в полной мере использовать возможности, предоставляемые программным комплексом "Кодекс: Документооборот".
Программный комплекс в сегодняшнем состоянии не позволяет оптимизировать административно-распорядительную деятельность органа местного самоуправления, снизить трудоёмкость обработки корреспонденции, общее время движения документов между подразделениями, в конечном итоге - срок рассмотрения документов и принятия управленческих решений не позволяет создать систему подготовки и согласования в электронном виде нормативно-правовых актов администрации.
Следствием этого является неготовность муниципального образования к оказанию муниципальных услуг в электронном виде и, как вывод - неэффективность сделанных в 2008 году финансовых вложений в 1 этап создания информационной системы электронного документооборота.
В связи с выше изложенным целесообразно дальнейшее внедрение и развитие имеющейся системы электронного документооборота.
Важность принятия и реализации долгосрочной целевой программы "Внедрение и развитие электронного документооборота на базе программного обеспечения "Кодекс: Документооборот" в администрации города Нефтеюганска на 2010 - 2013 годы" (далее - Программа) обусловлена необходимостью завершения создания единой системы электронного документооборота и делопроизводства в администрации города Нефтеюганска, формирования среды межведомственного обмена электронными документами для обеспечения перехода на предоставление первоочередных муниципальных услуг в электронном виде, внедрения единой технологии работы с документами в подразделениях администрации города, хранения всех документов администрации в единой информационно-справочной системе.
2. Основные цели и задачи Программы с указанием целевых показателей
2.1. Основной целью Программы является повышение эффективности управления муниципальным образованием город Нефтеюганск на основе использования комплексной и достоверной информации, повышение эффективности взаимодействия органов местного самоуправления с гражданами и организациями, обеспечение доступа граждан к открытой информации, создание среды межведомственного обмена электронными документами для обеспечения перехода на предоставление первоочередных муниципальных услуг в электронном виде, повышение эффективности и производительности деятельности работников администрации города за счёт внедрения средств автоматизации процессов документооборота, снижения трудоёмкости в работе, ускорения и повышения качества обработки информации и документов, сокращение бумажного документооборота.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации г. Нефтеюганска от 27 апреля 2012 г. N 1136 в подпункт 2.2. пункта 2 настоящего приложения внесены изменения
2.2. Основными задачами Программы являются:
- комплексная автоматизация функций управленческого делопроизводства с постепенным переходом на полный электронный документооборот;
- объединение в единую компьютерную сеть всех территориально удалённых подразделений администрации;
- обеспечение рабочих мест сотрудников администрации города компьютерами и специализированным оборудованием, отвечающим программным средствам "Кодекс: Документооборот", модернизация локальных компьютерных сетей в структурных подразделениях;
- установка необходимого количества модулей программного комплекса на компьютерах сотрудников в структурных подразделениях;
- организация обучения сотрудников администрации города.
2.3. Важнейшим целевым показателем Программы является повышение качества предоставляемых муниципальных услуг для граждан и бизнеса, ускорение обработки документов, сокращение времени движения документов, снижение трудоёмкости доступа и ускорение поиска документов в архиве, повышение качества условий хранения документов, сокращение бумажного документооборота.
Система показателей, характеризующих результаты реализации долгосрочной целевой программы, приведена в приложении N 1 к Программе.
3. Программные мероприятия и ожидаемые результаты
Для выполнения программы по дальнейшему внедрению и развитию системы электронного документооборота необходимо:
3.1. Организация каналов связи между территориально удалёнными подразделениями, объединение их в сеть.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации г. Нефтеюганска от 27 апреля 2012 г. N 1136 в подпункт 3.2. пункта 3 настоящего приложения внесены изменения
3.2. Обеспечение рабочих мест необходимым оборудованием, предназначенным для сканирования поступающей на бумажных носителях корреспонденции, печати регистрационных данных виде штрих-кодов.
3.3. Установка дополнительных программных модулей комплекса "Кодекс: Документооборот" на компьютерах сотрудников в структурных подразделениях администрации города.
3.4. Организация обучения сотрудников работе с создаваемым комплексом для получения максимального эффекта от его использования.
Программные мероприятия и ожидаемые результаты Программы перечислены в приложении N 2 к настоящей Программе.
4. Финансовое обеспечение реализации Программы
Финансовое обеспечение Программы осуществляется согласно приложению N 3 к Программе.
Финансирование Программы осуществляется за счёт средств бюджета города в объёмах, утверждённых в местном бюджете на соответствующий финансовый год.
По результатам эффективности реализации Программы объём финансирования мероприятий Программы за счёт средств городского бюджета может корректироваться при формировании бюджета города на соответствующий финансовый год.
5. Механизм реализации Программы
Механизм реализации Программы включает следующие элементы:
а) разработка и принятие нормативных правовых актов, необходимых для выполнения Программы;
б) ежегодная подготовка и уточнение перечня программных мероприятий на очередной финансовый год и на плановый период, уточнение объёмов финансирования на реализацию программных мероприятий (ежегодные объёмы финансирования Программы за счёт средств бюджета муниципального образования в соответствии с утверждённым бюджетом муниципального образования на соответствующий финансовый год);
в) размещение в средствах массовой информации и сети Интернет информации о ходе и результатах реализации Программы, финансировании программных мероприятий.
Руководство Программой возлагается на заместителя главы города, контроль за целевым расходованием выделяемых финансовых средств и эффективностью их использования возлагается на администрацию города, департамент финансов, муниципальных заказчиков в пределах полномочий.
Текущее управление Программой осуществляет департамент по делам администрации города.
Ежеквартально заказчику Программы представляется информация о реализации программных мероприятий.
Администрация города, руководствуясь перечнем основных мероприятий целевой программы, в пределах утверждённых ассигнований по Программе ежегодно определяет уточнённый перечень мероприятий Программы на соответствующий год с объёмами финансирования по каждому мероприятию и ответственных исполнителей.
Заказчик вправе перераспределять объёмы финансирования между мероприятиями в рамках утверждённых ассигнований по Программе.
Реализация мероприятий, предусмотренных Программой, позволит осуществить Во всех подразделениях администрации постепенный переход от технологии рассмотрения и подготовки документов на бумажных носителях к работе с электронными образами документов, оптимизировать административно-распорядительную деятельность администрации города, обеспечить переход к оказанию муниципальных услуг гражданам и бизнесу в электронном виде, повысить качество муниципальных услуг.
Календарный план мероприятий на 2010 - 2013 годы Программы приведён в приложении N 3 к Программе.
6. Оценка ожидаемой эффективности Программы
Эффект от реализации Программы делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования, которые дает система электронного документооборота (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).
Эффект второго типа оценить в общем случае очень сложно. Сложность эта в том, что оценка всегда будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить под сомнение. Парадокс состоит в том, что в действительности этот эффект существенно превышает непосредственную экономию от внедрения система электронного документооборота в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат.
Для оценки социально-экономической эффективности реализации Программы используются показатели:
- увеличение количества подразделений администрации города, включенных в единую сеть межведомственного электронного взаимодействия,
- ускорение обработки информации и документов, повышение качества условий хранения электронной базы данных, обеспечивающих гарантию сохранности документов;
- сокращение времени поиска и доступа к документам;
- повышение эффективности и производительности деятельности работников администрации города;
- сокращение бумажного документооборота на 75% от общего количества.
Реализация мероприятий, предусмотренных Программой, позволит повысить качество организационной работы в структурных подразделениях.
Реализация Программы на 2010 - 2013 годы обеспечит дальнейшее планомерное и комплексное решение проблем перехода от бумажного документооборота к электронному.
Система электронного документооборота находит все более широкое применение именно потому, что эффект измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы. Для ведомств и органов местного самоуправления это возможность более эффективно решать задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами. При условии внедрения таких систем управление станет более прозрачным, информативным и оперативным.
В конечном итоге реализация данной программы будет способствовать повышению эффективности функционирования экономики города Нефтеюганска и местного самоуправления.
Дополнительная информация о программном комплексе
"Кодекс: Документооборот"
"Кодекс: Служебная корреспонденция" (СК) - модуль, позволяющий регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, направлять документы другим участникам документооборота, указанным в качестве исполнителей, в том числе в территориально удалённые подразделения. Необходим для работы сотрудникам, занимающимся регистрацией документов. Стоимость одного рабочего места 3200 рублей.
"Кодекс: Система подготовки документов" (СПД) - модуль, интегрируемый в программу Microsoft Office Word, позволяет подготовить документ в соответствии с принятыми стандартами, создать и использовать библиотеку бланков, создать неограниченное число версий документа, помещать созданные документы в хранилище текстово-графической информации, быстро найти нужный текст (поддерживается как атрибутный, так и контекстный поиск), установить связь между документом и его приложениями, которые оформлены в виде самостоятельных документов, установить разграничение доступа к тексту документа, направлять документы другим участникам документооборота, в том числе - в территориально удалённые подразделения. Необходим для работы всем пользователям систем "Кодекс: Документооборот". Стоимость одного рабочего места 1300 рублей.
"Кодекс: Управление документами" (УД) - позволяет детализировать работу с документами до конечного исполнителя; осуществлять и сохранять переписку по документу между руководителем и его подчинёнными, а также между исполнителями; осуществлять контроль исполнения поручений и документов на всех этапах и уровнях их прохождения; отображать выборку документов на экране; закрывать движение документа, накладывать резолюцию и передавать в работу документ другим исполнителям; направлять документы другим участникам документооборота, в том числе в территориально удалённые подразделения, создавать проекты документов, маршруты движения документов. Необходима руководителям, а также пользователям (исполнителям), которым направляются документы в электронном виде. Стоимость одного рабочего места 1300 рублей.
"Кодекс: Система согласования документов" (ССД) - модуль, позволяющий регистрировать нормативно-правовые акты, направлять их для согласования (визирования) другим участникам документооборота, в том числе в территориально удалённые подразделения. Необходим пользователям, согласующим документы, для скорейшего прохождения документов по маршруту согласования. Стоимость одного рабочего места 1500 рублей.
Программное обеспечение сканирования и конвертации (распознавания) документов - позволяет создавать и сохранять графические образы (копии) документов, а также конвертировать графические образы в текстовый формат. Необходимо для работы сотрудникам, занимающимся регистрацией документов. Стоимость одного рабочего места 42 тыс. рублей.
"Хранилище текстово-графической инфрмации#" - организация хранения информации при условии обеспечения избыточной надёжности (дублирования), исключающей утрату имеющейся информации при соблюдении обусловленного регламента. Затрат не требуется - ПО приобретено и функционирует.
"Кодекс: Агент обмена" - позволяет обмениваться документами в электронном виде между территориально удалёнными подразделениями. Стоимость одного рабочего места 1500 рублей.
Сканер - оборудование для осуществления скоростного потокового сканирования документов при средней производительности 1000 листов в сутки. Стоимость одного устройства 42000 рублей.
Термотрансферный принтер штрих-кода - оборудование для печати регистрационных номеров и штрих-кода на этикетках. Стоимость одного устройства 22 тыс. рублей.
Сумма затрат на приобретение и инсталляцию программного обеспечения составляет 3 249 100 рублей.
Расходы на приобретение дополнительного оборудования составляют 1 649 тыс. рублей:
- компьютеры для замены (ориентировочно 15 тыс. рублей х 39 штук = 585 тыс. рублей);
- сервер в ДЖКХ (72 тыс. рублей);
- потоковые сканеры (42 тыс. рублей х 16 штук = 672 тыс. рублей);
- принтеры для печати штрих-кодов на этикетках (22 тыс. рублей х 16 штук = 352 тыс. рублей).
При создании единой сети стоимость оборудования для организации виртуальной частной сети (IP-VPN) составляет 60 тыс. рублей для каждого территориально удалённого подразделения (60 тыс. рублей х 7 подразделений = 420 тыс. рублей).
Единовременные платежи за подключение составят 8 тыс. рублей для каждого территориально удалённого подразделения (8 тыс. рублей х 7 подразделений = 56 тыс. рублей).
Монтаж компьютерной сети в департаменте ЖКХ и реконструкция сети в департаменте образования и молодёжной политики. Затраты на работы по модернизации компьютерных сетей составят 402 тыс. руб.
Итого общая сумма затрат на приобретение оборудования и создание единой сети составляет 2 527 тыс. рублей.
Абонентская плата за использование каналов связи при скорости передачи 2048 Кбит/с составляет 10 тыс. рублей за каждую линию ежемесячно.
Также необходимо учесть:
- расходные материалы для принтеров (этикетки для печати штрих-кодов и красящая лента);
- оргтехнику и специализированное программное обеспечение для архива (высокопроизводительный сканер и программный комплекс "Архивный фонд").
-
Приложение 1. Система показателей, характеризующих результаты реализации долгосрочной целевой программы "Внедрение и развитие электронного документооборота на базе программного обеспечения "Кодекс: Документооборот" в администрации города Нефтеюганска на 2010 - 2013 годы"
-
Приложение 2. Основные программные мероприятия долгосрочной целевой программы "Внедрение и развитие электронного документооборота на базе программного обеспечения "Кодекс: Документооборот" в администрации города Нефтеюганска на 2010 - 2013 годы"
-
Приложение 3