Приложение. Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации района муниципальной услуги по выдаче копий документов, архивных выписок, архивных справок социально-правового характера гражданам и организациям

Приложение
к постановлению администрации Нижневартовского района
от 26 июля 2011 г. N 1255

Административный регламент по предоставлению архивным отделом
администрации района муниципальной услуги по выдаче копий документов,
архивных выписок, архивных справок социально-правового характера гражданам
и организациям

I. Общие положения

Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации района муниципальной услуги по выдаче копий документов, архивных выписок, архивных справок социально-правового характера гражданам и организациям (далее - Регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации района.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

Муниципальная услуга по выдаче копий документов, архивных выписок, архивных справок (справок) социально-правового характера гражданам и организациям (ликвидированных предприятий) осуществляется архивным отделом администрации района.

Местонахождение архивного отдела администрации района и его почтовый адрес: ул. Ленина, 6, г. Нижневартовск, 628606.

Электронный адрес: Arhiv@nvraion.ru

Тел.: 49-87-13, факс: 49-87-11.

Прием граждан и организаций (их представителей) осуществляется специалистами архивного отдела администрации района в кабинете N 114, по ул. Ленина, 6, 1 этаж по рабочим дням:

понедельник - с 9.00 час. до 13.00 час. и с 14.00 час. до 18.00 час.;

вторник - четверг - с 9.00 час. до 13.00 час. и с 14.00 час. до 17.00 час.

Дополнительное исполнение муниципальной услуги осуществляют:

управление муниципальной службы и кадров администрации района - в части выдачи справок о подтверждении стажа работы (льготного стажа), о подтверждении награждения.

Местонахождение управления муниципальной службы и кадров администрации района и его почтовый адрес: ул. Ленина, 6, г. Нижневартовск, 628606.

Электронный адрес: UMS@nvraion.ru.

Тел.: 49-87-26, факс: 49-87-24.

График работы:

понедельник - с 9.00 час. до 13.00 час. и с 14.00 час. до 18.00 час.;

вторник - пятница - с 9.00 час. до 13.00 час. и с 14.00 час. до 17.00 час.

в кабинете N 106, по ул. Ленина, 6, 1 этаж.

Управление учета и отчетности администрации района - в части выдачи справок о подтверждении размера заработной платы.

Местонахождение управления учета и отчетности администрации района и его почтовый адрес: ул. Ленина, 6, г. Нижневартовск, 628606.

Электронный адрес: Uchet@nvraion.ru.

Тел.: 49-84-68, факс: 49-87-78.

График работы:

понедельник - с 9.00 час. до 13.00 час. и с 14.00 час. до 18.00 час.;

вторник - пятница - с 9.00 час. до 13.00 час. и с 14.00 час. до 17.00 час.

в кабинете N 520, по ул. Ленина, 6, 5 этаж.

1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

Ответственными за предоставление муниципальной услуги являются:

начальник архивного отдела администрации района;

начальник управления муниципальной службы и кадров администрации района;

начальник управления учета и отчетности администрации района (далее - начальники), осуществляющие организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

регистрацию запросов и передачу их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов;

подготовку, оформление и направление ответов гражданам и организациям (заявителям).

2. Получатели муниципальной услуги (пользователи)

Получателями муниципальной услуги являются:

российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

органы государственной власти, местного самоуправления;

организации и общественные объединения;

юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законом Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

3. Результаты предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

архивные справки;

архивные выписки;

архивные копии;

тематические подборки копий архивных документов;

ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;

рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;

уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

4. Сроки предоставления муниципальной услуги

Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:

по письменным обращениям;

по телефону;

по электронной почте;

при личном обращении граждан и представителей организаций;

по письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения;

по электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения;

по телефону должностные лица отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан и организаций (их представителей).

При приеме граждан или представителей организации лицо, осуществляющее прием, ведет регистрацию приема, дает исчерпывающую консультацию о наличии запрашиваемой информации, сроках и условиях предоставления услуги, а также проверяет наличие необходимых сведений в заявлении и документах, дающих право на получение услуги.

5. Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги по выдаче копий документов, архивных выписок, архивных справок социально-правового характера гражданам и организациям осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", М. 2007 год (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19);

распоряжением администрации района от 26.11.2009 N 706-р "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Нижневартовского района".

6. Документы для предоставления муниципальной услуги

заявление социально-правового запроса (о подтверждении стажа работы и размера заработной платы) согласно приложению 1 к Регламенту;

заявление тематического запроса согласно приложению 2 к Регламенту;

паспорт заявителя;

свидетельство о браке (в случае изменения фамилии заявителя);

трудовая книжка заявителя (либо лица, о котором запрашиваются сведения);

документ, подтверждающий родство заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о рождении, браке);

доверенность (при запросе сведений на других лиц, при запросе представителя организации).

Заявитель получает запрашиваемые документы:

самостоятельно;

заказным письмом;

по электронной почте.

Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно предоставляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

7. Основание для предоставления муниципальной услуги

Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление), интернет сообщение, направленные в адрес архивного отдела администрации района.

В запросе (заявлении) с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения. В заявлении граждане или организации указывают следующие обязательные реквизиты:

наименование организации или должностного лица, которому оно адресовано;

фамилию, имя, отчество заявителя;

почтовый адрес места жительства заявителя (местонахождение организации при направлении запроса от организации);

перечень запрашиваемых сведений;

дату;

личную подпись.

Интернет-обращения граждан или организаций должны содержать следующие реквизиты:

наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;

изложение существа обращения;

фамилию, имя, отчество заявителя;

почтовый адрес места жительства;

электронный адрес;

дату отправления письма.

8. Условия, сроки предоставления муниципальной услуги

Запросы граждан и организаций, поступившие в архивный отдел администрации района, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях, когда для поисковой работы требуется больше времени, срок рассмотрения запроса продляется на 30 дней с уведомлением об этом заявителя.

9. Перечень оснований для отказа в приеме документов

Основаниями для отказа в приеме и рассмотрении документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются:

представление неполного комплекта документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, предусмотренных пунктом 6 Регламента;

несоответствие предоставленных документов требованиям Регламента и нормативным правовым актам, регламентирующим предоставление муниципальной услуги;

выявление в предоставленных документах недостоверной или искаженной информации.

Специалисты архивного отдела администрации района не вправе принять решение об отказе в приеме и рассмотрении документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, по иным основаниям.

10. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

отсутствие фамилии гражданина (наименования юридического лица), направившего запрос, и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ;

текст письменного запроса не поддается прочтению, о чем сообщается заявителю (если адрес, по которому должен быть направлен ответ, поддается прочтению);

если запрос содержит вопрос, на который заявителю многократно направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы и обстоятельства;

Специалисты архивного отдела администрации района не вправе принять решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги по иным основаниям.

11. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

Выдача архивных справок, документов осуществляется по адресу: ул. Ленина, 6, администрация района, каб. 114, г. Нижневартовск, или же направляется заявителю по почте, заказным письмом.

Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов не должно превышать 30 минут. Максимальное время приема документов от заявителя и регистрация документов составляет 15-25 минут, в зависимости от количества запрашиваемых организаций.

Письменные обращения принимаются по графику:

понедельник - с 09.00 час. до 18.00 час.;

вторник, среда, четверг - с 10.00 час. до 17.00 час.;

обеденный перерыв - с 13.00 час. до 14.00 час.

Места предоставления муниципальной услуги должны обеспечивать свободный доступ заявителя к специалистам, предоставляющим муниципальную услугу. Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами. Места для ожидания в очереди должны быть оборудованы стульями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании. Помещение, необходимое для непосредственного взаимодействия специалистов с заявителями, должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов. Каждое рабочее место специалиста должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством.

Выдача архивных справок, документов осуществляется бесплатно.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур

Регистрация запросов и передача их на исполнение

Поступившие письменные запросы (заявления) регистрируются в день поступления должностным лицом, принявшим запрос (заявление).

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

После регистрации запросы передаются на рассмотрение начальникам отделов, специалистам по исполнению муниципальной услуги.

При поступлении Интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению.

Интернет-обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в общем порядке.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - от 15 до 25 минут.

Анализ тематики поступивших запросов

Начальники отделов или лица, их замещающие, осуществляют анализ тематики поступивших запросов, с учетом необходимых профессиональных навыков и информационного материала. При этом определяется:

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

возможность исполнения запроса.

По итогам анализа тематики поступивших запросов они распределяются между исполнителями муниципальной услуги.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - от 15 до 25 минут.

Поиск архивных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов, в день получения запроса определяет архивные шифры документов, необходимых для исполнения запроса.

Специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, в соответствии с архивными шифрами берет в архивохранилище необходимые для исполнения запроса дела и приступает к исполнению запроса.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - 27 дней.

Подготовка, оформление и направление ответов гражданам и организациям

Исполнение запроса исчисляется с момента его регистрации в архивном отделе администрации района.

Срок исполнения запросов муниципальным архивом составляет 30 дней со дня их регистрации. В необходимых случаях, руководитель архивного отдела администрации района, либо уполномоченное на это лицо, вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Срок рассмотрения и направление по принадлежности непрофильных запросов, поступивших в архивный отдел администрации района, составляет 7 дней. Запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 7 дней с момента регистрации возвращаются в органы, организации, их направившие, или заявителям, с сообщением об уточнении сведений по запросу, необходимых для его исполнения.

Рассмотрение запроса (заявления) гражданина (организации) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Блок-схема последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги исполнении представлена в приложении 3 к Регламенту.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

Текущий контроль за совершением действий по предоставлению муниципальной услуги, определенных административными процедурами и принятием решений, осуществляется начальниками отделов.

Текущий контроль осуществляется путем проведения начальниками отделов проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

Контроль полноты и качества исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Заявитель вправе обжаловать действие (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги.

Предметом обжалования является действие (бездействие) и решения должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения муниципальной услуги.

Основания для отказа в рассмотрении жалобы:

если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается;

при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом;

если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу;

если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела администрации района, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в архивный отдел администрации района. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования являются письменные (в том числе в электронной форме) либо устные (при личном приеме) обращения (жалобы) заявителей в архивный отдел администрации района.

Заявитель вправе получать информацию и документы, необходимые для обоснования и жалобы. Заявитель или его законный представитель вправе присутствовать при рассмотрении обращения.

Заявитель может направить обращение (жалобу) на имя:

главы администрации Нижневартовского района;

заместителя главы администрации района по управлению делами;

начальника архивного отдела администрации района.

Письменная жалоба, поступившая в архивный отдел администрации района, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы. В случаях, когда на подготовку ответа требуется дополнительная информация, срок рассмотрения жалобы продляется не более чем на 30 дней, с уведомлением о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

Результат досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих:

Результатом досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) муниципальных служащих, ответственных за предоставление муниципальной услуги, является:

Признание обращения (жалобы) обоснованным. В этом случае заявитель информируется о результате рассмотрения обращения (жалобы). Архивный отдел обязан устранить выявленные нарушения по факту предоставления муниципальной услуги. Муниципальный служащий архивного отдела администрации района, ответственный за решения, действия (бездействие), принятые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги, привлекается к дисциплинарной или административной ответственности в соответствии с Законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

Признание обращения (жалобы) необоснованным. В этом случае заявителю направляется письменный мотивированный отказ в удовлетворении обращения (жалобы). Заявитель имеет право направить повторное обращение (жалобу) вышестоящему должностному лицу, либо в суд.