Приложение 8. Положение об отделе информационного и документационного обеспечения департамента образования администрации города

Приложение 8

к распоряжению

администрации муниципального образования

города Нижневартовска

от 22 октября 2013 г. N 1915-р

Положение
об отделе информационного и документационного обеспечения департамента образования администрации города

I. Общие положения

1.1. Отдел информационного и документационного обеспечения является структурным подразделением департамента образования администрации города (далее - департамент), создается в целях информационного сопровождения функционирования и развития муниципальной системы образования, документационного обеспечения деятельности департамента.

1.2. Отдел информационного и документационного обеспечения департамента (далее - отдел) создается, реорганизуется и ликвидируется распоряжением администрации города, в своей деятельности подчиняется заместителю директора департамента, курирующему вопросы образовательной деятельности.

1.3. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами города Нижневартовска, Уставом города Нижневартовска, настоящим Положением.

1.4. Отдел взаимодействует с другими структурными подразделениями департамента, структурными подразделениями администрации города, организациями, подведомственными департаменту.

II. Основные задачи отдела

Основными задачами отдела являются обеспечение:

- соблюдения законодательства Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в области управления образованием;

- стабильного функционирования и развития муниципальной системы образования;

- организации делопроизводства и документооборота в департаменте, в том числе в системе электронного документооборота;

- организации работы по предоставлению муниципальных услуг департаментом и муниципальными образовательными организациями, подведомственными департаменту (далее - подведомственные организации), в том числе в электронном виде.

III. Основные функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

3.1. Организует делопроизводство в департаменте в соответствии с законодательным регулированием, стандартизацией, Инструкцией по делопроизводству в администрации города.

3.2. Осуществляет обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.

3.3. Организует и осуществляет изготовление, копирование, сканирование, оперативное распространение документов.

3.4. Организует работу по приему граждан по личным вопросам директором департамента.

3.5. Ведет делопроизводство с письменными и устными обращениями, заявлениями и жалобами граждан в департаменте.

3.6. Организует документационное сопровождение совещаний, заседаний, коллегий департамента.

3.7. Осуществляет методическое руководство деятельности структурных подразделений департамента по вопросам делопроизводства.

3.8. Разрабатывает предложения по совершенствованию системы документационного обеспечения деятельности департамента, оптимизации документопотока в целом.

3.9. Обеспечивает условия хранения и использования печати и штампов департамента.

3.10. Участвует в разработке планов работы департамента на календарный год, квартал.

3.11. Организует работу по:

- представлению работников муниципальной системы образования, департамента к награждению, присвоению почетных званий, поощрению обучающихся и воспитанников;

- содействию трудоустройству выпускников учреждений профессионального образования города в подведомственные организации;

- формированию номенклатуры дел департамента;

- обеспечению сохранности документов департамента, подготовке и передаче документов в архив;

- учету рабочего времени работников департамента; ведет табель учета рабочего времени;

- межведомственному взаимодействию при предоставлении муниципальных услуг департаментом и подведомственными организациями, в том числе в электронном виде;

- обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных в департаменте.

3.12. Осуществляет сбор, систематизацию сведений о численности и составе работников подведомственных организаций, реализующих программы общего образования.

3.13. Координирует деятельность подведомственных организаций:

- по вопросам предоставления муниципальных услуг, в том числе в электронном виде;

- по учету документов государственного образца об уровне образования.

3.14. Осуществляет:

- мониторинг реализации административных регламентов (стандартов) предоставления муниципальных услуг;

- мониторинг Портала государственных и муниципальных услуг Российской Федерации;

- предоставление информации в региональный реестр государственных и муниципальных услуг (функций) Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

3.15. Составляет месячную, квартальную, полугодовую, годовую отчетность о муниципальных услугах, оказываемых департаментом и подведомственными организациями, в том числе в электронном виде.

3.16. Проводит в установленном порядке сбор, обработку, анализ и представление в Департамент образования и молодежной политики Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и органы государственной статистики статистической отчетности.

3.17. Участвует в разработке и реализации муниципальных правовых актов города Нижневартовска, обеспечивающих функционирование и развитие муниципальной системы образования.

3.18. Обеспечивает открытость и доступность информации о муниципальной системе образования.

3.19. Систематизирует и обеспечивает сохранность документов отдела согласно номенклатуре дел.

3.20. Готовит в пределах компетенции отдела:

- раздел годового плана работы департамента;

- годовой отчет об итогах работы департамента;

- проекты приказов, инструкций, правил, методических рекомендаций, информационных писем.

3.21. Предоставляет муниципальную услугу по вопросам предоставления информации об организации общего и дополнительного образования в подведомственных организациях, в том числе в электронном виде, в рамках своих полномочий.

3.22. Организует работу по подготовке и предоставлению сведений о выданных документах об образовании, документах об обучении путем внесения этих сведений в федеральную информационную систему "Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении".

3.23. Рассматривает в установленном порядке обращения, заявления и жалобы граждан. Обеспечивает выполнение законных требований по устранению недостатков в деятельности подведомственных организаций.

IV. Права отдела

В соответствии с возложенными на отдел задачами и для осуществления своих функций отдел имеет право:

4.1. Разрабатывать проекты муниципальных правовых актов города Нижневартовска по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

4.2. Готовить в пределах своей компетенции приказы по организации деятельности департамента, а также контролировать их исполнение.

4.3. Запрашивать и получать информацию по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

4.4. Пользоваться информационными банками данных, имеющимися в администрации города, использовать городские системы связи и коммуникаций.

V. Организация деятельности отдела

5.1. Структура, штатное расписание, Положение об отделе утверждаются распоряжением администрации города. Должностные инструкции работников отдела утверждаются главой администрации города.

5.2. Отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается от должности главой администрации города по представлению директора департамента и по согласованию с заместителем главы администрации города по социальной и молодежной политике.

5.3. В период временного отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет специалист отдела на основании распоряжения администрации города.

VI. Ответственность отдела

6.1. Отдел несет ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на него задач и функций, а также за неиспользование в необходимых случаях предоставленных ему прав.

6.2. Порядок привлечения к ответственности определяется законодательством Российской Федерации. Степень ответственности работников отдела определяется должностными инструкциями в соответствии с действующим законодательством.