Приложение 1

Приложение 1

к постановлению администрации г. Югорска

от 22 мая 2014 г. N 2245

Положение
об обработке персональных данных муниципального служащего (работника) администрации города Югорска
(далее - Положение)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет цели, содержание и порядок обработки персональных данных, меры, направленные на защиту персональных данных муниципальных служащих и работников администрации города Югорска (далее - муниципальный служащий (работник), граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы в администрации города Югорска (далее - граждане, претендующие на замещение должностей муниципальной службы).

1.2. Настоящее Положение разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс Российской Федерации), частью второй Налогового кодекса Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 25.12.2008 N 273-ФЗ "О противодействии коррупции" (далее - Федеральный закон "О противодействии коррупции"), Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" (Федеральный закон "О муниципальной службе в Российской Федерации"), Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", Федеральным законом от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", Федеральным законом от 24.07.2007 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных", постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", постановлением Правительства Российской Федерации от 21.03.2012 N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами".

1.3. Обработка персональных данных муниципальных служащих (работников), граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, постановлением администрации города Югорска от 10.04.2014 N 1485 "Об организации работы с персональными данными в администрации города Югорска" и настоящим Положением.

2. Условия и порядок обработки персональных данных

2.1. Персональные данные муниципальных служащих (работников), граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы, обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, положений налогового законодательства Российской Федерации и законодательства Российской Федерации об обязательном пенсионном страховании, в том числе в целях содействия муниципальным служащим в прохождении муниципальной службы (работникам, в целях содействия выполнения работы), формирования резерва управленческих кадров и кадрового резерва муниципальной службы, получении образования и продвижении по службе, учета результатов исполнения муниципальными служащими должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности муниципальных служащих (работников), и членов их семей, обеспечение муниципальным служащим (работникам) установленных законодательством Российской Федерации трудовых условий и оплаты труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, а также в целях противодействия коррупции.

2.2. В целях, указанных в пункте 2.1 настоящего Положения, обрабатываются категории персональных данных муниципальных служащих (работников), граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы, установленных постановлением администрации города Югорска от 10.04.2014 N 1485 "Об организации работы с персональными данными в администрации города Югорска".

2.3. Обработка персональных данных и биометрических персональных данных муниципальных служащих (работников), граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы, может осуществляться без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 2.1 настоящего Положения, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Федерального закона "О муниципальной службе в Российской Федерации", статьей 6 Федерального закона "О бухгалтерском учете", Федерального закона "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", Федерального закона "О противодействии коррупции", Трудовым кодексом Российской Федерации, частью второй Налогового кодекса Российской Федерации.

2.4. Обработка специальных категорий персональных данных муниципальных служащих (работников), граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы, может осуществляться без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 2.1 настоящего Положения, в соответствии с подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Трудового кодекса Российской Федерации, за исключением случаев получения персональных данных работника у третьей стороны.

2.5. Обработка персональных данных муниципальных служащих (работников), граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы, осуществляется при условии получения согласия указанных лиц в следующих случаях:

- при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных федеральными законами;

- при трансграничной передаче персональных данных;

- при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных лиц или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.

2.6. В случаях, предусмотренных пунктом 2.5 настоящего Положения, согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом "О персональных данных".

2.7. Обработка персональных данных муниципальных служащих (работников), граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы, осуществляется муниципальными служащими (работниками) структурных подразделений администрации города Югорска (далее - структурные подразделения) согласно утвержденному Перечню должностей муниципальных служащих (работников), замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

2.8. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных муниципальных служащих (работников), граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы, осуществляется путем:

- непосредственного получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка и иные документы, предоставляемые в структурные подразделения);

- копирования оригиналов документов;

- внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

- формирования персональных данных в ходе их обработки;

- внесения персональных данных в информационные системы администрации города Югорска, используемые структурными подразделениями.

2.9. В случае возникновения необходимости получения персональных данных муниципального служащего (работника) у третьей стороны, следует известить об этом муниципального служащего (работника), получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

2.10. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу муниципальных служащих (работников), а также граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы, персональные данные, не предусмотренные пунктом 2.2 настоящего Положения, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.

2.11. При сборе персональных данных уполномоченные сотрудники, осуществляющие сбор (получение) персональных данных непосредственно от муниципальных служащих (работников), граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы, обязаны разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

2.12. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных муниципальных служащих (работников), граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы, осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.

3. Доступ к персональным данным

3.1. Внутренний доступ (доступ внутри администрации). Право доступа к персональным данным муниципального служащего (работника), гражданина, претендующего на должность муниципальной службы, имеют:

а) глава администрации (руководители органов администрации) города;

б) первый заместитель главы администрации города, заместители главы администрации города - к персональным данным муниципальных служащих (работников), а также граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы курируемых ими подразделений;

в) руководители структурных подразделений администрации (органов администрации) города - к персональным данным муниципальных служащих (работников), граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы возглавляемых ими структурных подразделений;

г) муниципальные служащие (работники), уполномоченные на обработку персональных данных, необходимых для выполнения обязанностей в соответствии с должностной инструкцией;

д) муниципальный служащий (работник) - к своим персональным данным;

е) муниципальные служащие (работники) вправе получить доступ к персональным данным других муниципальных служащих (работников) только с их письменного согласия.

3.2. Муниципальные служащие, указанные в подпункте 3.1 настоящего Положения, имеют право получать только те персональные данные муниципальных служащих (работников) которые необходимы им для выполнения своих должностных обязанностей.

3.3. Внешний доступ к персональным данным муниципальных служащих (работников), граждан, претендующих на замещение должностей муниципальных служащих, имеют:

органы государственной власти (государственные органы) в соответствии с законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, регулирующим их деятельность;

организации, обслуживающие электронные базы данных, содержащие персональные сведения, после проведения инструктажа и ознакомления с нормативными правовыми актами администрации города Югорска в сфере обработки персональных данных представителей организации;

иные организации - с письменного согласия муниципальных служащих (работников), удостоверенного кадровой службой администрации города Югорска.

3.4. Персональные данные муниципального служащего (работника) могут быть предоставлены родственникам или членам его семьи только с письменного согласия самого муниципального служащего (работника), удостоверенного кадровой службой администрации города Югорска.

3.5. Лица, которым предоставляется доступ к персональным данным муниципальных служащих (работников), граждан, претендующих на должности муниципальной службы, получают право доступа после подписания обязательства о неразглашении персональных данных (приложение 1 к настоящему Положению).

4. Права и обязанности муниципальных служащих (работников) и представителя нанимателя (работодателя)

4.1. В соответствии с трудовым законодательством, в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у представителя нанимателя (работодателя), муниципальный служащий (работник) имеет право:

а) получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

б) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные муниципального служащего (работника), за исключением случаев, предусмотренных федеральным законодательством;

в) определять своих представителей для защиты своих персональных данных;

г) доступа к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору;

д) требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением настоящего Положения, Трудового кодекса Российской Федерации, Федерального закона "О персональных данных". При отказе представителя нанимателя (работодателя) исключить или исправить персональные данные муниципального служащего (работника) он имеет право заявить в письменной форме о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера муниципальный служащий (работник) имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

е) требовать уведомления представителем нанимателя (работодателем) всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные муниципального служащего (работника), обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

ж) обжаловать любые неправомерные действия или бездействие представителя нанимателя (работодателя) или лица, ответственного за обработку персональных данных в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке, если муниципальный служащий (работник) считает, что обработка его персональных данных осуществляется с нарушением требований законодательства, или иным образом нарушает его права и свободы.

4.2. В целях обеспечения достоверности персональных данных муниципальный служащий (работник) обязан:

а) при поступлении на муниципальную службу (работу) представлять представителю нанимателя (работодателю) полные и достоверные данные о себе;

б) своевременно, в срок, не превышающий 5 дней, сообщать представителю нанимателя (работодателю) об изменении своих персональных данных.

4.3. Представитель нанимателя (работодатель) обязан:

а) осуществлять защиту персональных данных;

б) обеспечивать хранение первичной учетной документации по учету труда и его оплате в соответствии с установленными требованиями;

в) выдавать муниципальному служащему (работнику) по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой;

г) вести учет передачи персональных данных муниципального служащего (работника) третьим лицам путем ведения соответствующего журнала (приложение 2 к настоящему Положению);

д) ознакомить муниципального служащего (работника), их представителей с правовыми актами нанимателя (работодателя), устанавливающими порядок обработки персональных данных муниципального служащего (работника), а также об их правах и обязанностях в этой области;

е) исполнять требования законодательства Российской Федерации в области персональных данных.

5. Сроки обработки и хранения персональных данных

5.1. Обработка персональных данных муниципального служащего (работника), гражданина, претендующего на замещение должностей муниципальной службы, прекращается в случае достижения цели обработки персональных данных или отзыва согласия на обработку персональных данных и персональные данные уничтожаются.

5.2. Хранение персональных данных муниципальных служащих (работников), граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом. Сроки хранения персональных данных определены номенклатурой дел администрации города Югорска на основании "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (утв. Приказом министерства Культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558).

5.3. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено Федеральным законом.

5.4. Документы, содержащие персональные данные, подлежат уничтожению в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации города Югорска.

6. Ответственность

6.1. Специалисты, осуществляющие обработку персональных данных муниципальных служащих (работников), граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы, обеспечивают обработку персональных данных в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации, федеральных законов "О муниципальной службе в Российской Федерации", "О персональных данных", других нормативных правовых актов Российской Федерации и несут ответственность за нарушение правил обработки персональных данных, режима защиты этих персональных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации.