Приложение 2. Положение об отделе делопроизводства и контроля управления делами администрации города

Информация об изменениях:

Приложение 2 изменено. - Распоряжение администрации г. Нижневартовска от 29 декабря 2017 г. N 2060-р

См. предыдущую редакцию

Приложение 2
к распоряжению
администрации города
от 25.06.2015 N 989-р

Положение
об отделе делопроизводства и контроля управления делами администрации города

С изменениями и дополнениями от:

30 декабря 2016 г., 29 декабря 2017 г.

I. Общие положения

1.1. Отдел делопроизводства и контроля является структурным подразделением управления делами администрации города (далее - управление), осуществляющим организацию деятельности администрации города по вопросам организации делопроизводства и документооборота в администрации города.

1.2. Отдел делопроизводства и контроля управления (далее - отдел) в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, законами Российской Федерации, актами Президента и Правительства Российской Федерации, законами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, иными правовыми актами Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, требованиями Государственного стандарта Российской Федерации к оформлению документов, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, инструкциями по делопроизводству и по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства в администрации города, а также Уставом города Нижневартовска и иными муниципальными правовыми актами, положениями об управлении и отделе.

1.3. Отдел в своей деятельности подчиняется начальнику управления.

1.4. Местонахождение отдела: 628602, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, г. Нижневартовск, ул. Таежная, 24.

II. Основные задачи отдела

Основными задачами отдела являются:

- обеспечение организации делопроизводства в администрации города и ее структурных подразделениях в соответствии с Регламентом работы администрации города Нижневартовска, инструкциями по делопроизводству и по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства в администрации города, требованиями государственных стандартов Российской Федерации;

- организация контроля за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях администрации города;

- комплектование, учет и использование архивного фонда документов, созданных в результате деятельности администрации города и управления.

III. Функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

3.1. Организация делопроизводства в администрации города:

- разработка и внедрение положений, инструкций, методических рекомендаций, других документов по делопроизводству и контроль за их исполнением;

- оказание консультативной, методической помощи в организации делопроизводства структурным подразделениям администрации города;

- организация и проведение семинаров, совещаний по вопросам делопроизводства с работниками администрации города;

- проведение проверок организации делопроизводства в структурных подразделениях администрации города;

- обеспечение учета и хранения законченных делопроизводством дел и документов управления, оформление дел постоянного хранения и передача их в архивный отдел администрации города в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации города;

- разработка и составление сводной номенклатуры дел администрации города, согласование ее с экспертной комиссией администрации города, передача на утверждение управляющему делами администрации города и ее обновление (по мере необходимости);

- подготовка выписок из сводной номенклатуры дел администрации города, аналитических материалов, информаций по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

3.2. Организационно-техническое обеспечение делопроизводства в администрации города:

- разработка всех видов бланков и других материалов, сопутствующих организации делопроизводства в администрации города;

- учет печатей, штампов и контроль за их использованием и хранением.

3.3. Работа с правовыми актами главы города:

- прием, редактирование и оформление проектов правовых актов главы города, передача их управляющему делами администрации города для подписания главой города;

- регистрация и учет принятых правовых актов главы города в базе данных "Организационно-распорядительные документы" системы электронного документооборота и делопроизводства в администрации города;

- тиражирование и рассылка принятых правовых актов главы города согласно списку рассылки, оформленному разработчиком проекта и утвержденному управляющим делами администрации города;

- выдача копий правовых актов главы города, выписок из них в соответствии с Регламентом работы администрации города Нижневартовска;

- заверение копий правовых актов главы города с оригиналов, хранящихся в управлении согласно утвержденной номенклатуре дел;

- ведение реестров действующих и утративших силу нормативных правовых актов главы города.

3.4. Отправка нормативных правовых актов (решений Думы города, носящих нормативный характер, нормативных правовых актов главы города, председателя Думы города, счетной палаты города, распоряжений и приказов руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации города, носящих нормативный характер), сведений об источнике их официального опубликования, дополнительных сведений к нормативным правовым актам в Управление государственной регистрации нормативных правовых актов Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры с сопроводительными письмами управляющего делами администрации города.

3.5. Прием, редактирование и оформление проектов писем главы города, подготовленных структурными подразделениями администрации города, передача их в управление по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации города для подписания главой города.

3.6. Подготовка проектов правовых актов главы города, писем в пределах полномочий отдела по поручению начальника управления, управляющего делами администрации города.

3.7. Рассмотрение обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.8. Осуществление иных функций, связанных с деятельностью управления, в пределах полномочий отдела.

IV. Права отдела

В соответствии с возложенными на отдел задачами и для осуществления своих функций отдел имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в пределах своих полномочий и в соответствии с действующим законодательством от органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных организаций всех форм собственности документы и материалы, необходимые для выполнения своих функций.

4.2. Разрабатывать методические рекомендации по организации делопроизводства в администрации города.

4.3. Возвращать исполнителям в структурные подразделения администрации города на доработку проекты правовых актов главы города, писем главы города, оформленные с нарушением требований, установленных Регламентом работы администрации города Нижневартовска, Инструкцией по делопроизводству в администрации города.

4.4. Проверять состояние делопроизводства в структурных подразделениях администрации города, доводить итоги проверок до их руководителей, начальника управления для принятия соответствующих мер.

4.5. Информировать начальника управления о состоянии подготовки проектов правовых актов главы города, писем главы города, вносить предложения по улучшению их подготовки.

V. Организация деятельности отдела

5.1. Штатное расписание отдела, Положение об отделе утверждаются распоряжением администрации города.

5.2. Должностные инструкции начальника отдела и специалистов отдела утверждаются главой города.

5.3. Непосредственное руководство отделом осуществляет начальник отдела.

5.4. В период временного отсутствия начальника отдела (командировка, болезнь, отпуск) его обязанности выполняет специалист-эксперт отдела в соответствии с распоряжением администрации города.

5.5. Начальник отдела и специалисты отдела назначаются на должность и освобождаются от должности главой города по представлению начальника управления и по согласованию с управляющим делами администрации города.

5.6. Начальник отдела принимает решения по вопросам деятельности отдела и несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на отдел задач и функций.

5.7. Должностные обязанности начальника отдела и специалистов отдела закреплены в их должностных инструкциях.

5.8. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями администрации города, федеральными органами государственной власти, органами государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

VI. Ответственность отдела

Всю полноту ответственности за осуществление деятельности отдела, предусмотренной Положением об отделе и другими правовыми актами, несет начальник отдела. Работники отдела несут персональную ответственность в соответствии со своими должностными инструкциями и действующим законодательством.