Приложение. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в администрации города Нижневартовска

Приложение
к распоряжению
администрации города
от 30.12.2015 N 2260-р

Порядок
работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в администрации города Нижневартовска

С изменениями и дополнениями от:

18 июля 2016 г., 2 февраля 2017 г.

I. Общие положения

1.1. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в администрации города Нижневартовска (далее - Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", постановлениями Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии", Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 30.12.2012 N 176 "Об инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры", Уставом города Нижневартовска, Регламентом работы администрации города Нижневартовска и иными правовыми актами в сфере делопроизводства и архивного дела.

1.2. Порядок определяет общие правила обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в администрации города Нижневартовска (далее - администрация города) в целях защиты служебной информации от несанкционированного распространения, случайного доступа, уничтожения или искажения.

1.3. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой определяются служебной необходимостью в связи с содержанием в ней действительной или потенциальной ценности в силу неизвестности третьим лицам, а разглашение (распространение) этих сведений может причинить реальный вред служебным интересам и охраняемым законом правам граждан и организаций.

1.4. К служебной информации ограниченного распространения не может быть отнесена информация, доступ к которой не может быть ограничен в соответствии со статьей 8 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

1.5. Созданные в администрации города документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения (далее - документы "Для служебного пользования"), не подлежат разглашению (распространению) без письменного разрешения должностного лица, осуществившего отнесение соответствующей служебной информации к разряду ограниченного распространения, или должностного лица, исполняющего его обязанности, либо должностного лица, являющегося его непосредственным или вышестоящим руководителем.

1.6. Поступившие в администрацию города документы "Для служебного пользования" не подлежат разглашению (распространению) без письменного разрешения соответствующего органа (или его должностного лица), которым данная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.

II. Принятие и отмена решения об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 2 февраля 2017 г. N 93-р в пункт 2.1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.1. Относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, а также отменять данное решение имеют право глава города, заместители главы города, управляющий делами администрации города, руководители структурных подразделений администрации города (далее - должностные лица).

2.2. Решением об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения является проставление на проекте документа отметки "Для служебного пользования" и подписи должностного лица.

2.3. При изменении обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита служебной информации ограниченного распространения нецелесообразна, по решению должностного лица с документа снимается отметка "Для служебного пользования" в соответствии с требованиями, установленными пунктом 4.6 Порядка.

2.4. Предложение о снятии с документа отметки "Для служебного пользования", в том числе и с документа, необоснованно отнесенного к этой категории, вносится должностному лицу руководителем структурного подразделения администрации города и (или) исполнителем, создавшим такой документ, либо должностным лицом, являющимся его непосредственным или вышестоящим руководителем.

2.5. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения или о снятии с документа отметки "Для служебного пользования", и исполнители, участвующие в подготовке этих решений, несут персональную ответственность за их обоснованность.

III. Прием, учет, передача, хранение и уничтожение документов "Для служебного пользования"

3.1. Прием, учет, передача и хранение документов "Для служебного пользования" осуществляется работниками администрации города, ответственными за работу с документами "Для служебного пользования" (далее - ответственные за работу с документами "Для служебного пользования").

3.2. В случае ухода в отпуск, увольнения или смены ответственного за работу с документами "Для служебного пользования" его обязанности возлагаются на другого работника. При этом составляется акт приема-передачи документов "Для служебного пользования" по форме согласно приложению 1 к Порядку.

3.3. Документы "Для служебного пользования" учитываются отдельно от другой документации в специальных журналах (далее - учетные журналы) по формам согласно приложению 2 к Порядку.

Учетные журналы нумеруются, прошнуровываются и опечатываются печатью администрации города или структурного подразделения администрации города. Регистрация документов "Для служебного пользования" начинается в учетных журналах с первого номера ежегодно, а по окончании календарного года делается итоговая запись.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 2 февраля 2017 г. N 93-р раздел III дополнен пунктом 3.3.1

3.3.1. Учет документов "Для служебного пользования" выделенного хранения.

К документам "Для служебного пользования" выделенного хранения относятся фото-, кино-, видео- и аудиопленки, а также текстовые и чертежно-графические документы, которые по производственным условиям, режиму доступа к ним или их внешним особенностям (вид носителя, формат, сброшюрованность и т.д.) невозможно либо нецелесообразно подшивать в дела.

Учет документов "Для служебного пользования", подлежащих выделенному хранению, осуществляется в журнале учета документов "Для служебного пользования" выделенного хранения по форме согласно приложению 2 к Порядку.

Машинные носители информации "Для служебного пользования" (винчестеры, дискеты, DVD (CD), USB-флэш-накопители) с пометкой "ДСП" учитываются в журнале учета машинных носителей информации "Для служебного пользования" по форме согласно приложению 2 к Порядку.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 2 февраля 2017 г. N 93-р в пункт 3.4 внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 27 октября 2016 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4. При незначительном объеме документов "Для служебного пользования" разрешается вести их учет совместно с другими документами в системе электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД).

Документы "Для служебного пользования" регистрируются в СЭДД без вложения текста документа или его электронного образа. Название таких документов не должно раскрывать полного содержания документа.

При создании проекта правового акта главы города в СЭДД выбирается вид документа "ДСП".

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 2 февраля 2017 г. N 93-р в пункт 3.5 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.5. Пересылка документов "Для служебного пользования" факсимильной связью или электронной почтой запрещается.

Отправка документов "Для служебного пользования" сторонним организациям осуществляется фельдъегерской связью либо курьером.

Передача документов "Для служебного пользования" из одного структурного подразделения администрации города в другое осуществляется ответственным за работу с документами "Для служебного пользования".

Допускается передача документов "Для служебного пользования" в законвертованном виде непосредственно адресату (представителю адресата) с регистрацией факта передачи-получения в разносной книге по форме согласно приложению 2 к Порядку.

Передача документов "Для служебного пользования" исполнителям осуществляется под подпись в журнале учета выдачи документов "Для служебного пользования" по форме согласно приложению 2 к Порядку.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 2 февраля 2017 г. N 93-р в пункт 3.6 внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 27 октября 2016 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.6. Документы "Для служебного пользования" формируются в дела отдельно от других документов, за исключением правовых актов главы города.

В номенклатуру дел структурного подразделения администрации города включаются дела "Для служебного пользования" и учетные журналы, при этом в графе "Примечание" добавляется отметка "Для служебного пользования".

3.7. Дела "Для служебного пользования" с момента заведения и до передачи в архивный отдел администрации города или их уничтожения в связи с истечением срока хранения хранятся по месту их формирования (в структурных подразделениях администрации города) ответственными за работу с документами "Для служебного пользования" в служебных кабинетах, в запираемых на ключ шкафах (ящиках) в течение срока, установленного номенклатурой дел.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 2 февраля 2017 г. N 93-р в пункт 3.8 внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 27 октября 2016 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.8. Передача дел "Для служебного пользования" на постоянное хранение в архивный отдел администрации города, уничтожение документов "Для служебного пользования" осуществляется в порядке, определенном Инструкцией по делопроизводству в администрации города, утвержденной правовым актом главы города.

IV. Особенности оформления документов "Для служебного пользования"

4.1. Документы "Для служебного пользования" независимо от их формы представления должны включать следующие реквизиты:

- отметка "Для служебного пользования";

- регистрационный номер;

- номер экземпляра;

- отметка об исполнителе.

Отметка "Для служебного пользования" проставляется на первом листе документа в правом верхнем углу, на обложке и титульном листе издания, дела, а также на первой странице сопроводительного письма, оформляется без кавычек и сокращений, например:

                                               Для служебного пользования

Если текст сопроводительного письма к документу "Для служебного пользования" не содержит служебную информацию ограниченного распространения, на нем под отметкой "Для служебного пользования" в скобках указывается: "без приложения не конфиденциально", например:

                                               Для служебного пользования

                                    (без приложения 1 не конфиденциально)

4.2. На входящем документе "Для служебного пользования" регистрационные данные о поступлении в администрацию города содержат:

- индекс "Вх.";

- порядковый учетный номер, присвоенный по журналу учета входящих документов "Для служебного пользования";

- отметку "Для служебного пользования";

- дату поступления и количество листов.

При наличии сопроводительного письма указывается отдельно количество его листов, а также знаком "+" общее количество листов в приложении. Количество листов приложения, не содержащего информации ограниченного распространения, указывается отдельно. Отметки о поступлении данных документов проставляются в правом нижнем углу первого листа, например:

                                                             Вх. N 123дсп

                                                                     дата

                                                          1 + 22 + 13н/к,

где 1 - количество листов сопроводительного документа, 22 - количество листов приложения, 13н/к - количество листов приложения, не содержащего информации ограниченного распространения.

В каждом приложении в правом нижнем углу первого листа проставляется штампом или от руки отметка:

                          приложение к вх. N ____ от "___" ________ 20___

с указанием номера, присвоенного документу "Для служебного пользования", и даты регистрации документа.

4.3. Регистрационный номер исходящего документа "Для служебного пользования" проставляется на первом листе и последнем листе документа в реквизите "Отметка об исполнителе".

4.4. Номер экземпляра документа "Для служебного пользования" указывается на первом листе документа ниже отметки "Для служебного пользования", оформляется без кавычек, например:

                                               Для служебного пользования

                                                              Экз. N ____

На документе "Для служебного пользования", подготовленном в одном экземпляре, указывается:

                                                        Экз. единственный

При подготовке документа "Для служебного пользования" в нескольких экземплярах на каждом из них проставляется персональный (очередной) порядковый номер в соответствии с количеством экземпляров подготовленного документа.

Если к документу "Для служебного пользования" прилагаются другие документы, то они перечисляются в конце текста сопроводительного письма в реквизите "Приложение" с указанием краткого наименования, номера, даты, номера экземпляра, количества листов (по каждому приложению отдельно, в том числе и не содержащего информации ограниченного распространения), например:

Приложение:

1. Сведения о запасах..., уч. N __ от "___" ____ 20__, экз. N __, на 4 л., для служебного пользования.

2. Справка..., экз. N __, на 2 л.

В тех случаях, когда приложение направляется без оставления копии в деле отправителя, после перечисления реквизитов приложения указывается: "только в адрес", например:

Приложение: сведения о запасах..., уч. N __ от "__" ____ 20__, экз. N __, на 4 л., для служебного пользования, только в адрес.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 2 февраля 2017 г. N 93-р в пункт 4.5 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.5. Отметка об исполнителе проставляется на последней странице документа "Для служебного пользования" в левом нижнем углу либо на оборотной стороне.

Указанная отметка включает в себя:

- учетный номер;

- количество изготовленных экземпляров с указанием краткого перечня рассылки;

- должность, фамилию, имя, отчество, контактный телефон работника, исполнившего документ;

- дату подготовки документа, например:

Уч. N 173дсп

Исполнено 2 экз.

Экз. N 1 - в адрес,

экз. N 2 - в дело,

Исполнил:

должность, фамилия, имя, отчество, тел.:

дата

Отпечатал:

должность, фамилия, имя, отчество

дата

или

Уч. N 173дсп

Исполнено 23 экз.

Экз. N 1 - в дело,

экз. N 2 - 23 - в адрес

согласно рассылке,

Исполнил:

должность, фамилия, имя, отчество, тел.:

дата

Отпечатал:

должность, фамилия, имя, отчество

дата

В случае если документ "Для служебного пользования" подготовлен и отпечатан одним работником, в отметке об исполнителе указывается:

Уч. N 173дсп

Исполнено 23 экз.

Экз. N 1 - в дело,

экз. N 2 - 23 - в адрес

согласно рассылке,

Исп. и отп.:

должность, фамилия, имя, отчество, тел.:

дата

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 2 февраля 2017 г. N 93-р пункт 4.5.1 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.5.1. Копирование поступивших документов "Для служебного пользования", а также изготовление выписок из них осуществляется на основании письменного разрешения главы города или должностного лица, исполняющего его обязанности, либо должностного лица, в адрес которого документы поступили для исполнения. В этом случае на свободном месте (или на оборотной стороне) сопроводительного письма или на свободном месте (или на оборотной стороне) титульного (или последнего) листа документа "Для служебного пользования" ставится виза с поручением ответственному за работу с документами "Для служебного пользования":

- разрешаю снять копии (по количеству исполнителей);

- сделать выписки;

- подпись, дата.

После копирования (тиражирования) документов "Для служебного пользования" ответственный за работу с документами "Для служебного пользования" учитывает копии (выписки) и на оборотной стороне оригинального документа (сопроводительного письма) осуществляет запись о количестве снятых копий или сделанных выписок (с указанием конкретных пунктов документа), за какими номерами они учтены, и указывает дату, например:

                                          Дополнительно размножено 2 экз.

                        Уч. N 173дсп (экз. N 3/1) - в службу по защите

                        информации управления по информационным ресурсам

                        администрации города,

                        уч. N 173дсп (экз. N 3/2) - в первый отдел

                        администрации города.

                        Сделана одна выписка с пунктов 1 - 4, 7.

                        Уч. N 251дсп (экз. N 1) - в Отдел по

                        взаимодействию с федеральными органами власти

                        Правительства Ханты-Мансийского автономного

                        округа - Югры.

                        Подпись (расшифровка подписи) исполнителя и дата.

В учетных журналах вносится отметка о количестве выполненных копий, например:

                                        Дополнительно размножено ___ экз.

Дополнительно размноженные документы "Для служебного пользования" учитываются за этим же учетным номером. При этом порядковый номер полученной копии проставляется через косую черту, например:

                                                              экз. N 3/1,

где 3 - номер экземпляра размножаемого документа "Для служебного пользования", а 1 - порядковый номер размноженной копии.

Выписки из документов "Для служебного пользования" учитываются за новыми учетными номерами.

На копиях документов "Для служебного пользования" в правом верхнем углу первой страницы проставляется отметка "Копия".

На выписках из документов "Для служебного пользования" в правом верхнем углу первой страницы проставляется отметка "Выписка".

4.6. Снятие с документов отметки "Для служебного пользования" осуществляется путем зачеркивания на оригинале документа указанной отметки должностным лицом, осуществившим отнесение соответствующей служебной информации к разряду ограниченного распространения, или должностным лицом, исполняющим его обязанности, с проставлением подписи и даты, а также указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, совершившего такое снятие, например:

                              Отметка "Для служебного пользования" снята,

                                                                должность

                                              Подпись, фамилия и инициалы

                                                                     дата

О снятии отметки "Для служебного пользования" на документах "Для служебного пользования", а также в учетных журналах делается соответствующая запись и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

V. Контроль за наличием и состоянием документов "Для служебного пользования"

5.1. Проверка наличия и состояния документов "Для служебного пользования" осуществляется ежегодно в I квартале года, следующего за отчетным, комиссией по проверке наличия и состояния документов "Для служебного пользования" (далее - Комиссия) в составе согласно приложению 3 к Порядку.

5.2. Проверка наличия и состояния документов "Для служебного пользования" Комиссией осуществляется путем сверки записей в учетных журналах с фактическим наличием документов "Для служебного пользования", а также отметок об уничтожении документов "Для служебного пользования" в учетных журналах с соответствующими актами на уничтожение.

В учетных журналах все отметки об отправке, уничтожении и переучете документов "Для служебного пользования" заверяются проставлением записи "Проверено" с датой и подписью председателя Комиссии.

5.3. По результатам работы Комиссии составляется акт проверки наличия и состояния документов "Для служебного пользования" по форме согласно приложению 4 к Порядку.

5.4. Копия акта проверки наличия и состояния документов "Для служебного пользования" направляется управляющему делами администрации города.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 2 февраля 2017 г. N 93-р в пункт 5.5 внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 27 октября 2016 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.5. В случае установления факта утраты документов "Для служебного пользования" либо разглашения (распространения) содержащихся в них сведений руководитель структурного подразделения администрации города, в котором допущен такой факт, в течение 10 дней со дня обнаружения факта организует проведение служебной проверки, по результатам которой составляется заключение.

Копия заключения по результатам служебной проверки направляется главе города.

5.6. В случае утраты документов "Для служебного пользования" в учетных журналах делается отметка о списании утраченных документов "Для служебного пользования" со ссылкой на соответствующее заключение по результатам служебной проверки.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 18 июля 2016 г. N 1082-р приложение дополнено разделом V.1

V.1. Организация технической защиты автоматизированных рабочих мест и информационных ресурсов, обрабатывающих служебную информацию ограниченного распространения

5.1.1. Защите подлежат автоматизированные рабочие места и информационные ресурсы, содержащие сведения, отнесенные к служебной информации ограниченного распространения (далее - АРМ ДСП).

5.1.2. Защита служебной информации ограниченного распространения при ее обработке и хранении в АРМ ДСП обеспечивается службой защиты информации управления по информационным ресурсам администрации города (за исключением сведений, составляющих государственную тайну).

5.1.3. Требования к организации защиты АРМ ДСП:

5.1.3.1. На АРМ ДСП должны быть установлены и использоваться сертифицированные средства защиты информации от несанкционированного доступа (далее - СЗИ от НСД), лицензионное и сертифицированное программное обеспечение.

5.1.3.2. Доступ к АРМ ДСП осуществляется посредством ключевых носителей или уникального пароля. Срок действия пароля пользователя для доступа к АРМ ДСП не превышает 90 суток. По истечении указанного срока в соответствии с ограничениями, установленными доменной политикой или СЗИ от НСД, пользователь самостоятельно изменяет пароль. Пользователь обязан хранить пароль в тайне.

5.1.3.3. Запрещается подключать к АРМ ДСП незарегистрированные в СЗИ от НСД съемные носители информации и другие устройства.

5.1.3.4. Запрещается организовывать доступ АРМ ДСП к внешним сетям без сертифицированных средств криптографической защиты информации и персонального межсетевого экрана.

5.1.3.5. Экраны мониторов АРМ ДСП должны быть размещены таким образом, чтобы исключить или затруднить просмотр выводимой на экран информации посторонними лицами, в том числе из окон помещений.

5.1.3.6. С целью защиты сведений ограниченного распространения, содержащихся в АРМ ДСП, проводятся организационно-технические мероприятия, исключающие несанкционированное извлечение и замену носителей информации.

5.1.3.7. Ремонт АРМ ДСП производится в присутствии должностного лица при условии принятия им мер, исключающих несанкционированный доступ к документам "Для служебного пользования". В случае невыполнимости данного условия документы "Для служебного пользования" на носителях уничтожаются при помощи сертифицированных средств уничтожения до проведения ремонта.

5.1.3.8. Запрещается выносить (вывозить) носители, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, из здания структурного подразделения администрации города без разрешения руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения администрации города.

При необходимости перемещения АРМ ДСП за пределы здания структурного подразделения администрации города руководителем структурного подразделения администрации города принимаются меры, исключающие возможность их хищения в процессе перемещения.

VI. Ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований Порядка

За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований Порядка должностные лица, а также ответственные за работу с документами "Для служебного пользования" могут быть привлечены к дисциплинарной и (или) иной предусмотренной законодательством ответственности.