Приложение. Изменения,- которые вносятся в распоряжение администрации города от 30.12.2015 N 2260-р "Об упорядочении работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в администрации города Нижневартовска" (с изменениями от 18.07.2016 N 1082-р)

Приложение к распоряжению
администрации города
от 02.02.2017 N 93-р

Изменения,-
которые вносятся в распоряжение администрации города от 30.12.2015 N 2260-р "Об упорядочении работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в администрации города Нижневартовска" (с изменениями от 18.07.2016 N 1082-р)

1. По всему тексту распоряжения:

ГАРАНТ:

Абзац второй распространяется на правоотношения, возникшие с 27 октября 2016 г.

- слова "глава администрации города" в соответствующем падеже заменить словами "глава города" в соответствующем падеже;

- слова "первый заместитель главы администрации города," в соответствующем падеже исключить.

2. В приложении:

2.1. В разделе III:

- дополнить пунктом 3.3.1 следующего содержания:

"3.3.1. Учет документов "Для служебного пользования" выделенного хранения.

К документам "Для служебного пользования" выделенного хранения относятся фото-, кино-, видео- и аудиопленки, а также текстовые и чертежно-графические документы, которые по производственным условиям, режиму доступа к ним или их внешним особенностям (вид носителя, формат, сброшюрованность и т.д.) невозможно либо нецелесообразно подшивать в дела.

Учет документов "Для служебного пользования", подлежащих выделенному хранению, осуществляется в журнале учета документов "Для служебного пользования" выделенного хранения по форме согласно приложению 2 к Порядку.

Машинные носители информации "Для служебного пользования" (винчестеры, дискеты, DVD (CD), USB-флэш-накопители) с пометкой "ДСП" учитываются в журнале учета машинных носителей информации "Для служебного пользования" по форме согласно приложению 2 к Порядку.";

- пункт 3.5 дополнить абзацами следующего содержания:

"Допускается передача документов "Для служебного пользования" в законвертованном виде непосредственно адресату (представителю адресата) с регистрацией факта передачи-получения в разносной книге по форме согласно приложению 2 к Порядку.

Передача документов "Для служебного пользования" исполнителям осуществляется под подпись в журнале учета выдачи документов "Для служебного пользования" по форме согласно приложению 2 к Порядку.".

2.2. В разделе IV:

- в пункте 4.5 слова "- отметку об уничтожении чернового документа;", ", ч/м - уничтожен" исключить;

- пункт 4.5.1 изложить в следующей редакции:

"4.5.1. Копирование поступивших документов "Для служебного пользования", а также изготовление выписок из них осуществляется на основании письменного разрешения главы города или должностного лица, исполняющего его обязанности, либо должностного лица, в адрес которого документы поступили для исполнения. В этом случае на свободном месте (или на оборотной стороне) сопроводительного письма или на свободном месте (или на оборотной стороне) титульного (или последнего) листа документа "Для служебного пользования" ставится виза с поручением ответственному за работу с документами "Для служебного пользования":

- разрешаю снять копии (по количеству исполнителей);

- сделать выписки;

- подпись, дата.

После копирования (тиражирования) документов "Для служебного пользования" ответственный за работу с документами "Для служебного пользования" учитывает копии (выписки) и на оборотной стороне оригинального документа (сопроводительного письма) осуществляет запись о количестве снятых копий или сделанных выписок (с указанием конкретных пунктов документа), за какими номерами они учтены, и указывает дату, например:

                                          Дополнительно размножено 2 экз.

                        Уч. N 173дсп (экз. N 3/1) - в службу по защите

                        информации управления по информационным ресурсам

                        администрации города,

                        уч. N 173дсп (экз. N 3/2) - в первый отдел

                        администрации города.

                        Сделана одна выписка с пунктов 1 - 4, 7.

                        Уч. N 251дсп (экз. N 1) - в Отдел по

                        взаимодействию с федеральными органами власти

                        Правительства Ханты-Мансийского автономного

                        округа - Югры.

                        Подпись (расшифровка подписи) исполнителя и дата.

В учетных журналах вносится отметка о количестве выполненных копий, например:

                                        Дополнительно размножено ___ экз.

Дополнительно размноженные документы "Для служебного пользования" учитываются за этим же учетным номером. При этом порядковый номер полученной копии проставляется через косую черту, например:

                                                              экз. N 3/1,

где 3 - номер экземпляра размножаемого документа "Для служебного пользования", а 1 - порядковый номер размноженной копии.

Выписки из документов "Для служебного пользования" учитываются за новыми учетными номерами.

На копиях документов "Для служебного пользования" в правом верхнем углу первой страницы проставляется отметка "Копия".

На выписках из документов "Для служебного пользования" в правом верхнем углу первой страницы проставляется отметка "Выписка".".

2.3. Приложение 2 к Порядку работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в администрации города Нижневартовска дополнить формами учетных журналов следующего содержания:

                                  Журнал

         учета исходящих документов "Для служебного пользования"

                          выделенного хранения

ГАРАНТ:

Начало таблицы, см. окончание

Учетный номер документа	Дата регистрации	Вид и заголовок документа	Откуда поступил или кем разработан	С каких учетных номеров переведен	Номера экземпляров	Кол-во листов в экземпляре	Сведения о тиражировании
							номер и дата наряда на размножение	количество и номера размноженных экземпляров
1	2	3	4	5	6	7	8	9

ГАРАНТ:

Начало таблицы, см. начало

Отправление			Отметка о возврате	Уничтожение		Передача на архивное хранение
куда отправлен	номера экземпляров	наименование, номер и дата сопроводительного документа		номера экземпляров	номер и дата акта об уничтожении	номер экземпляра	архивный шифр
10	11	12	13	14	15	16	17

                                  Журнал

     учета машинных носителей информации "Для служебного пользования"

Учетный номер носителя	Дата учета	Тип, емкость носителя	Серийный номер носителя	Отметка о постановке на учет (фамилия, имя, отчество, подпись, дата)	Местонахождение носителя (адрес, номер кабинета)	Отметка о снятии с учета (фамилия, имя, отчество и подпись ответственного лица, дата)	Сведения об уничтожении носителя (реквизиты акта об уничтожении)
1	2	3	4	5	6	7	8

                         Разносная книга N _____

                                (реестр)

       для сдачи документов "Для служебного пользования" (пакетов)

     ______________________________________________________________

     (наименование структурного подразделения администрации города)

Начата: "____" ____________________ 20____ г.

Окончена: "____" ____________________ 20____ г.

Срок хранения _____ лет

N п/п	Дата передачи документов (пакетов)	Учетный номер	Наименование документа	Кому адресован документ (пакет)	Количество документов (пакетов), расписка в получении, дата и время	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

                                  Журнал

          учета выдачи документов "Для служебного пользования"

Порядковый номер документа	Дата передачи документа	Вид и краткое содержание документа	Количество листов и номера экземпляров		Кому передан документ на исполнение или кем исполнен документ	Расписка в получении документа	Расписка принявшего документ обратно и дата	Примечание
			основного документа	приложения
1	2	3	4	5	6	7	8	9

".