Глава 4. Порядок ведения контроля за выполнением исполнительно-распорядительной документации

Глава 4. Порядок ведения контроля за выполнением исполнительно-распорядительной документации

4.1. Постановка на контроль осуществляется на основании резолюции главы города или управляющего делами о постановке на контроль, и в соответствии с подпунктом 3.1 Главы 3:

управлением делами администрации города через регистрацию в базе данных;

ответственными лицами за контроль в органах администрации города - в журналах входящей корреспонденции и в электронных базах данных.

4.2. Выполнение исполнительно-распорядительной документации исполнителем данного документа включает:

составление плана лицами, ответственными за контроль, определяющего основную деятельность по организации и проверке выполнения данной исполнительно-распорядительной документации, с учетом указанных сроков;

информирование (не позднее трех дней с момента выхода документа) всех исполнителей о заданиях исполнительно-распорядительной документации и сроках их исполнения;

определение этапов и видов контрольной деятельности по выполнению заданий исполнительно-распорядительной документации;

утверждение сроков и формы отчетной информации о ходе выполнения заданий исполнительно-распорядительной документации;

сбор поступающей от исполнителей информации, осуществление промежуточного анализа выполнения заданий контролируемого документа;

проверка достоверности полученной информации;

подготовку лицом, ответственным за контроль, по выполнению исполнительно-распорядительной документации, промежуточной и итоговой информации о выполнении;

ведение накопительной папки. Накопительная папка предназначена для концентрации всех документов, отражающих ход выполнения исполнительно-распорядительной документации. В накопительной папке хранятся: справочные, аналитические материалы, результаты проверок, копия контрольной исполнительно-распорядительной документации, итоговая отчетная информация о снятии или продлении сроков контроля документа. Ответственность за ненадлежащий порядок ведения и систематизацию материалов накопительной папки несет специалист, на которого возложено исполнение контрольного документа;

подготовку и представление в управление делами администрации города информации о выполнении исполнительно-распорядительной документации с обязательным указанием даты и непосредственного исполнителя данного отчетного документа. Информацию подписывает руководитель органа администрации города и визирует лицо, ответственное за контроль исполнения исполнительно-распорядительной документации.

4.3. Лица, ответственные за контроль исполнения исполнительно-распорядительной документации, на основании представленной информации:

анализируют качество выполнения заданий контрольного документа;

принимают меры по выполнению заданий в указанные сроки;

проводят совместно с участниками контроля совещания по исполнению контрольных документов;

вносят главе города или управляющему делами предложения о снятии с контроля документа или продлении сроков выполнения документа.

4.4. Заместители главы города, управление делами администрации города используют в своей работе следующие виды контроля за выполнением исполнительно-распорядительной документации государственных органов, представительного органа муниципального образования и главы города:

упреждающий контроль (в форме напоминаний еженедельно).

текущий контроль - контроль процесса исполнения исполнительно-распорядительной документации (в форме выборочных проверок на местах, оперативных совещаний).

итоговый (заключительный) контроль - контроль результата выполнения исполнительно-распорядительной документации (в форме проведения совещаний, экспертных заключений по целевым муниципальным программам главе города).

4.5. Снятие с контроля или продление сроков исполнения исполнительно-распорядительной документации осуществляется главой города или управляющим делами по представлению материалов или служебных записок должностных лиц, ответственных за контроль.

4.6. Информация о ходе выполнения исполнительно-распорядительной документации представляется исполнителями, лицами, ответственными за контроль, в управление делами администрации города в следующие сроки:

на снятие с контроля - в течение 1 дня с момента истечения срока выполнения исполнительно-распорядительной документации;

на продление сроков контроля - за 2 дня до срока выполнения исполнительно-распорядительной документации.

4.7. Для снятия с контроля исполнительно-распорядительной документации исполнитель документа вносит отчет в ЭРК исполняемого документа, вводит дату исполнения, прикрепляет сканированный ответ. При наличии введенного отчета и сканобраза управление делами снимает с контроля исполнительно-распорядительную документацию.

4.8. Информация о ходе выполнения исполнительно-распорядительной документации оформляется по форме согласно приложению 6.

В информации об исполнении обязательно указывается непосредственный исполнитель.

4.9. Исполнительно-распорядительная документация считается не выполненной, если:

не решены все порученные задания и вопросы полностью;

нарушены сроки представления информации о выполнении в управление делами;

информация оформлена с нарушением требований данного раздела;

исполнитель не отчитался в отчетном периоде;

нарушены сроки выполнения задания.

4.10. После согласования с главой города или управляющим делами о снятии или продлении сроков контроля исполнительно-распорядительной документации, материалы об ее исполнении подшиваются в папки и хранятся в соответствии с номенклатурой дел администрации города в управлении делами администрации города.