Раздел IX. Оперативное хранение документов и дел. Передача дел в архив

Раздел IX. Оперативное хранение документов и дел. Передача дел в архив

1. С момента заведения и до момента передачи в архив администрации города документы, оформленные в дела, в органах администрации хранятся по месту их формирования.

2. Должностной инструкцией на одного из муниципальных служащих органа администрации города возлагаются обязанности по ведению делопроизводства.

3. Руководители органов администрации города и муниципальные служащие, отвечающие за ведение делопроизводства, несут дисциплинарную ответственность за организацию документов в делопроизводстве, сохранность и передачу документов и дел в архив администрации города.

4. Архивные документы находятся в специально отведенных для этой цели помещениях или в рабочих кабинетах, хранятся в металлических или деревянных запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.

5. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) хранятся после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в архив, подлежат оформлению, подписанию в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству в администрации города и Основных правил работы архивов организации (М.2002).

6. В случае ликвидации или реорганизации органа администрации города, муниципальный служащий, ответственный за ведение делопроизводства данного органа администрации города, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы, оформляет дела и передает их в архив администрации города, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Дела постоянного хранения и по личному составу в упорядоченном состоянии передаются на хранение в городской архив.

7. Ответственность за организацию работы по передаче дел в архивы возлагается на руководителя ликвидируемого (реорганизуемого) органа администрации города и председателя ликвидационной комиссии.