Приложение 2. Положение об отделе делопроизводства и контроля управления делами администрации города

Приложение 2
к распоряжению
администрации города
от 25.06.2015 N 989-р

Положение
об отделе делопроизводства и контроля управления делами администрации города

С изменениями и дополнениями от:

30 декабря 2016 г.

I. Общие положения

1.1. Отдел делопроизводства и контроля является структурным подразделением управления делами администрации города (далее - управление), осуществляющим организацию деятельности администрации города по вопросам организации делопроизводства и документооборота в администрации города.

1.2. Отдел делопроизводства и контроля управления (далее - отдел) в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, законами Российской Федерации, актами Президента и Правительства Российской Федерации, законами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, иными правовыми актами Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, требованиями Государственного стандарта Российской Федерации к оформлению документов, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, инструкциями по делопроизводству и по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства в администрации города, а также Уставом города Нижневартовска и иными муниципальными правовыми актами, положениями об управлении и отделе.

1.3. Отдел в своей деятельности подчиняется начальнику управления.

1.4. Местонахождение отдела: 628602, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, г. Нижневартовск, ул. Таежная, 24.

II. Основные задачи отдела

Основными задачами отдела являются:

- обеспечение организации делопроизводства в администрации города и ее структурных подразделениях в соответствии с Регламентом работы администрации города Нижневартовска, инструкциями по делопроизводству и по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства в администрации города, требованиями государственных стандартов Российской Федерации;

- организация контроля за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях администрации города;

- комплектование, учет и использование архивного фонда документов, созданных в результате деятельности администрации города и управления.

III. Функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 30 декабря 2016 г. N 1976-р в пункт 3.1 внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 27 октября 2016 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1. Организация делопроизводства в администрации города:

- разработка и внедрение положений, инструкций, методических рекомендаций, других документов по делопроизводству и контроль за их исполнением;

- оказание консультативной, методической помощи в организации делопроизводства структурным подразделениям администрации города;

- организация и проведение семинаров, совещаний по вопросам делопроизводства с работниками администрации города;

- проведение проверок организации делопроизводства в структурных подразделениях администрации города;

- обеспечение учета и хранения законченных делопроизводством дел и документов управления, оформление дел постоянного хранения и передача их в архивный отдел администрации города в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации города;

- разработка и составление сводной номенклатуры дел администрации города, согласование ее с экспертной комиссией администрации города, передача на утверждение главе города и ее обновление (по мере необходимости);

- подготовка выписок из сводной номенклатуры дел администрации города, аналитических материалов, информаций по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

3.2. Организационно-техническое обеспечение делопроизводства в администрации города:

- разработка всех видов бланков и других материалов, сопутствующих организации делопроизводства в администрации города;

- учет печатей, штампов и контроль за их использованием и хранением.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 30 декабря 2016 г. N 1976-р в пункт 3.3 внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 27 октября 2016 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3. Работа с правовыми актами главы города:

- прием, редактирование и оформление проектов правовых актов главы города, передача их управляющему делами администрации города для подписания главой города;

- регистрация и учет принятых правовых актов главы города в базе данных "Организационно-распорядительные документы" системы электронного документооборота и делопроизводства в администрации города;

- тиражирование и рассылка принятых правовых актов главы города согласно списку рассылки, оформленному разработчиком проекта и утвержденному управляющим делами администрации города;

- выдача копий правовых актов главы города, выписок из них в соответствии с Регламентом работы администрации города Нижневартовска;

- заверение копий правовых актов главы города с оригиналов, хранящихся в управлении согласно утвержденной номенклатуре дел;

- ведение реестров действующих и утративших силу нормативных правовых актов главы города.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 30 декабря 2016 г. N 1976-р пункт 3.4 изложен в новой редакции, вступающей в силу после подписания названного распоряжения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4. Отправка нормативных правовых актов (решений Думы города, носящих нормативный характер, нормативных правовых актов главы города, председателя Думы города, распоряжений и приказов руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации города, носящих нормативный характер), сведений об источнике их официального опубликования, дополнительных сведений к нормативным правовым актам в Управление государственной регистрации нормативных правовых актов Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры с сопроводительными письмами управляющего делами администрации города.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 30 декабря 2016 г. N 1976-р в пункт 3.5 внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 27 октября 2016 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.5. Прием, редактирование и оформление проектов писем главы города, доверенностей, выдаваемых от имени администрации города, подготовленных структурными подразделениями администрации города, передача их в управление по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации города для подписания главой города.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 30 декабря 2016 г. N 1976-р в пункт 3.6 внесены изменения, распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 27 октября 2016 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.6. Подготовка проектов правовых актов главы города, писем в пределах полномочий отдела по поручению начальника управления, управляющего делами администрации города.

3.7. Рассмотрение обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.8. Осуществление иных функций, связанных с деятельностью управления, в пределах полномочий отдела.

IV. Права отдела

В соответствии с возложенными на отдел задачами и для осуществления своих функций отдел имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в пределах своих полномочий и в соответствии с действующим законодательством от органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных организаций всех форм собственности документы и материалы, необходимые для выполнения своих функций.

4.2. Разрабатывать методические рекомендации по организации делопроизводства в администра