Приложение/ Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов физических и юридических лиц по оформлению в установленном порядке архивных справок, архивных выписок, архивных копий"

Приложение
к постановлению администрации г. Мегиона
от 29 марта 2012 г. N 677

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги
"Исполнение запросов физических и юридических лиц по оформлению
в установленном порядке архивных справок, архивных выписок, архивных копий"
(далее - административный регламент)

ГАРАНТ:

См. справку об административных регламентах оказания муниципальных услуг и исполнения муниципальных функций органами местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского АО - Югры

I. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации города муниципальной услуги "Исполнение запросов физических и юридических лиц по оформлению в установленном порядке архивных справок, архивных выписок, архивных копий" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.

1.2. Получателем муниципальной услуги является физическое и (или) юридическое лицо, обратившееся за услугой (далее - заявитель).

1.3. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги по организации исполнения запросов граждан и организаций, поступивших в архивный отдел администрации города осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.10 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 9 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Уставом города Мегиона.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - "Исполнение запросов физических и юридических лиц по оформлению в установленном порядке архивных справок, архивных выписок, архивных копий".

2.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляет архивный отдел администрации города.

При предоставлении муниципальной услуги архивный отдел взаимодействует с государственными и муниципальными архивами Тюменской области, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, иных субъектов Российской Федерации, учреждениями и предприятиями.

2.3. Порядок информирования о предоставлении услуги.

2.3.1. Сведения о местонахождении архивного отдела, контактных телефонах размещаются на официальном сайте Администрации города (htt://ammegion.ru/):

Место нахождения архивного отдела: 628680 Российская Федерация, Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, г. Мегион, ул. Новая, 2, Контактные телефоны: (34663) 2-10-45.

Электронный адрес архивного отдела: ZaycevaGN@admmegion.ru.

2.3.2. Консультирование заявителей о предоставлении услуги осуществляется в рабочие дни с 9.00 до 17.12 часов. Обеденный перерыв с 13.00 до 14.00 часов.

Время приёма физических и юридических лиц должностными лицами архивного отдела:

вторник 9.00-13.00

четверг 14.00-17.00

Для получения информации по вопросам предоставления услуги заявители вправе обращаться:

по телефону;

посредством личного обращения;

с письменным обращением.

При ответах на телефонные звонки должностные лица архивного отдела подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностные лица, осуществляющие устное информирование, могут предложить заявителям обратиться за необходимой информацией в письменной форме либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования (с учетом графика работы отдела).

При информировании посредством личного обращения должностные лица обязаны принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы архивного отдела.

При письменном информировании ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

2.4. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

2.4.1. Предоставление заявителям архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

2.4.2. Уведомление заявителю о направлении запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранении документы, необходимые для исполнения запроса.

2.4.3. Отказ в предоставлении услуги.

2.5. Срок предоставления муниципальной услуги.

2.5.1. Срок предоставления муниципальной услуги составляет не более 30 дней с момента регистрации запроса о предоставлении муниципальной услуги. В исключительных случаях начальник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

2.5.2. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе документов, в течение 7 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательством или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги.

2.6.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется на основании запросов физических и юридических лиц в адрес архивного отдела в письменной форме, поступивших по электронной почте.

2.6.2. В запросе указываются:

наименование юридического лица на бланке организации;

для граждан - фамилия, имя и отчество;

почтовый и/или электронный адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;

интересующая заявителя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форма получения информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивные копии);

личная подпись заявителя, дата отправления запроса.

В запросе о подтверждении стажа, размера заработной платы дополнительно указываются: наименование организации, период работы, наименование должности заявителя.

2.6.3. Для исполнения запроса заявителем могут быть представлены дополнительные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса (номера и даты организационно-распорядительных документов, копии листов трудовой книжки, иная информация).

2.6.4. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.7. Основания для отказа в принятии документов:

- отсутствие в письменном запросе фамилии гражданина и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ;

- отсутствие документов, подтверждающих полномочия представителя заявителя.

2.8. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

2.8.1. В случае если письменный текст не поддается прочтению, ответ на поставленные вопросы не дается, о чем в установленные сроки сообщается заявителю, подавшему запрос, если его наименование (фамилия) и почтовый адрес не поддаются прочтению.

2.8.2. В случае если в письменном запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи должностное лицо вправе запрос оставить без ответа на поставленные вопросы и сообщить заявителю, направившему запрос о недопустимости злоупотребления правом.

2.8.3. В случае если в письменном запросе содержится вопрос, на который многократно давался письменный ответ по существу в связи с ранее направленными запросами, при этом в запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись в архивный отдел. О принятом решении информируется заявитель.

2.8.4. В случае если в отделе отсутствуют архивные документы, по которым запрашивается информация и сведения об их местонахождении не известны.

2.8.5. В случае если ответ по существу не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

2.8.6. В случае если в запросе содержится недостаточная информация, отсутствуют необходимые копии документов.

2.9. Предоставление муниципальной услуги осуществляется на безвозмездной основе.

2.10. Время ожидания заявителей при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги не должно превышать 30 минут.

2.11. Запрос заявителя о предоставлении муниципальной услуги регистрируется должностным лицом архивного отдела в день поступления заявления.

2.12. Помещения для ожидания и приема граждан должны быть оснащены стульями, столами, письменными принадлежностями, должны соответствовать установленным санитарным, противопожарным и иным нормам и правилам. Места информирования в архивном отделе, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами с образцами заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

На информационных стендах архивного отдела, на официальном сайте администрации города размещается следующая информация:

- извлечения из законодательных и иных нормативно-правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;

- справочная информация о сотрудниках архивного отдела, участвующих в предоставлении муниципальной услуги (Ф.И.О. начальника архивного отдела, а также сотрудников архивного отдела);

- текст настоящего Административного регламента с приложениями.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

2.13.1. Показателями доступности муниципальной услуги являются:

- транспортная доступность к месту предоставления муниципальной услуги;

- обеспечение возможности направления запроса в отдел по электронной почте;

- доступность информации о порядке и стандарте предоставления муниципальной услуги, об образцах оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- доступность информирования заявителей в форме индивидуального (устного или письменного) информирования; публичного (устного или письменного) информирования о порядке, стандарте, сроках предоставления муниципальной услуги;

- соблюдение времени ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги;

- соблюдение графика работы архивного отдела с заявителями по предоставлению муниципальной услуги;

- бесплатность предоставления муниципальной услуги;

- бесплатность предоставления информации о процедуре предоставления муниципальной услуги.

2.13.2. Показателями качества предоставления муниципальной услуги являются:

- соблюдение стандарта предоставления муниципальной услуги;

- отсутствие обоснованных жалоб, поданных в установленном порядке, на решения или действия (бездействие), принятые или осуществленные при предоставлении муниципальной услуги.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация запросов от физических и юридических лиц;

- анализ тематики поступивших запросов;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий; подготовка уведомления заявителя о направлении запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранении документы, необходимые для исполнения запроса

- отправка или предоставление архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос.

Блок-схема последовательности административных процедур по предоставлению муниципальной услуги приведена в приложении 1 к Административному регламенту.

3.2. Регистрация запросов.

Поступившие в архивный отдел письменные запросы заявителей регистрируются должностным лицом, ответственным за исполнение запросов, в день поступления в установленном порядке в журнале регистрации запросов.

В случае, если имеются основания для отказа в приеме запроса, указанные в пункте 2.7. настоящего регламента, данный запрос не принимается к регистрации.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

При поступлении Интернет-запроса заявителя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме Интернет-запроса к рассмотрению в день поступления запроса.

Интернет-запрос заявителя распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Результатом административного действия является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации.

3.3. Анализ тематики поступивших запросов.

Должностное лицо, ответственное за исполнение запросов, в течение 5 дней с момента регистрации запроса осуществляет анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов. При этом определяется:

правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих государственную тайну, и сведения конфиденциального характера;

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.

Результатом административного действия является:

принятие решения о направлении запроса в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение 7 рабочих дней с момента регистрации запроса;

мотивированный отказ в исполнении запроса с уведомлением об этом заявителя и разъяснение его дальнейших действий, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

продолжение работы с запросом в установленном порядке.

3.4. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов.

Должностное лицо архивного отдела, ответственное за исполнение запросов при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов берет в архивохранилище необходимые для исполнения запросов дела и приступает к исполнению запроса.

3.5. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий, подготовка ответа об отказе в получении муниципальной услуги.

Результатом административного действия является подготовленная и оформленная в соответствии с требованиями действующего законодательства архивная справка, архивная выписка, архивная копия, ответ об отказе в получении муниципальной услуги.

3.6. Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов об отказе в получении муниципальной услуги.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, ответы об отказе в получении муниципальной услуги, высылаются по почте непосредственно в адреса заявителей или выдаются под расписку лично в руки заявителям с учетом сроков, указанных в пункте 2.5. настоящего регламента.

Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

Результатом административного действия является роспись заявителя (или его доверенного лица) о получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии, ответа об отказе в получении муниципальной услуги с указанием даты получения или составление реестра на отправку корреспонденции.

3.7. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.

IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий в ходе предоставления муниципальной услуги осуществляет начальник архивного отдела путем проведения проверок соблюдения и исполнения должностным лицом отдела, ответственным за исполнение запросов, положений настоящего Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, муниципальных правовых актов.

4.2. Контроль за предоставлением архивным отделом муниципальной услуги осуществляет заместитель главы города, курирующий архивный отдел.

4.3. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений порядка регистрации и рассмотрения обращений, организации личного приема граждан.

Периодичность проведения проверок может носить плановый характер (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы) или внеплановый характер (по конкретному обращению заявителя).

4.4. В случае выявления нарушений порядка и сроков предоставления муниципальной услуги осуществляется привлечение должностных лиц отдела к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.5. В рамках контроля соблюдения порядка рассмотрения обращений проводится анализ содержания поступающих обращений, принимаются меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего услугу, должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Заявитель имеет право обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения должностных лиц архивного отдела при исполнении муниципальной услуги устно или письменно непосредственно к главе города, заместителю главы города, курирующему деятельность архивного отдела, в иные органы в соответствии с действующим законодательством.

5.2. Руководители и должностные лица, участвующие в исполнении муниципальной услуги, проводят личный прием заявителей и рассматривают поступившие в устном порядке жалобы в течение 1 дня. О результатах рассмотрения устной жалобы должностное лицо, которое проводило прием заявителя, сообщает в устной форме или по телефону заявителю в случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.3. При обращении заявителя в письменной форме с жалобой на действия (бездействие) и решения должностных лиц в рамках осуществления конкретной административной процедуры (административного действия) срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения (жалобы).

В письменной жалобе указываются:

полное наименование органа или организации; фамилия, имя, отчество физического лица;

почтовый адрес;

предмет жалобы;

подпись и дата.

5.4. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является ответ заявителю. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существу поставленных вопросов.

Каждый заявитель имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) должностных лиц архивного отдела нарушены его права и свободы, в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.