Раздел 2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

2.1. Все присланные по почте письменные обращения граждан (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в общий отдел.

2.2. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений, к письму подкалывается конверт.

2.3. На письма, поступившие с денежными купюрами (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), ценными подарками, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в общем отделе, второй приобщается к поступившему обращению. Ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются на почту.

2.4. Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие приложения подобного рода) подкалываются впереди текста письма. В случае отсутствия текста письма, сотрудником общего отдела, принимающим почту, составляется справка с текстом "Письма в адрес ИК КЧР нет", датой и личной подписью, которая приобщается к поступившим документам.

2.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производит ведущий специалист-эксперт отдела организационно-методического обеспечения и делопроизводства - секретарь приемной. Не принимаются обращения, не содержащие подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему сообщается телефон для справок по обращениям граждан, либо делается отметка на копиях или вторых экземплярах принятых обращений.

2.6. Обращения, поступившие на имя сотрудников ИК КЧР, членов ИК КЧР с правом решающего голоса с пометкой "лично", не вскрываются и передаются адресату. В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, адресат должен передать его для регистрации в общий отдел.

2.7. Обращения и ответы о результатах рассмотрения обращений, поступившие по факсу или электронной почте передаются для регистрации в общий отдел.

2.8. Получив обращение нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.) работник должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом председателю ИК КЧР или его заместителю.