Раздел 3. Регистрация поступивших обращений

3. Регистрация поступивших обращений

3.1. Поступившие обращения граждан регистрируются отдельно от других видов документов в журнале "Регистрация обращений". На поступивших обращениях в правом нижнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.2.При регистрации:

- письму присваивается регистрационный номер;

- указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес.

Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируется автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов.

Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило. Поручения о рассмотрении обращений, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, ставятся на контроль.

Обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не удовлетворен полученным ответом; составляется аннотация на письмо. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении. Аннотация должна обосновывать адресность направления письма на рассмотрение.

3.3. Исполненные письма граждан помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии вместе с копией ответа, завизированной исполнителем.