Раздел 3. Административные процедуры

3. Административные процедуры

3.1. Последовательность административных действий (процедур) при рассмотрении письменного обращения.

Исполнение функции по организации рассмотрения обращения граждан включает в себя следующие административные процедуры:

прием и первичная обработка письменных обращений граждан, в том числе поступивших на официальный сайт Президента и Правительства Карачаево-Черкесской Республики;

проверка истории, регистрация и аннотирование поступивших обращений;

предварительное рассмотрение и распределение обращений;

направление обращений на рассмотрение руководителям и постановка обращений граждан на контроль;

уведомление граждан об исполнителе, осуществляющем проверку обращения;

направление обращений на исполнение;

рассмотрение обращений исполнителем;

оформление ответа на обращение;

предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращения;

контроль за исполнением функции по рассмотрению обращений граждан;

анализ обращений граждан.

3.2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан.

3.2.1. Обращение может быть доставлено в Управление по работе с обращениями граждан непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, посредством фельдъегерской, факсимильной связи, по телеграфу, по электронной почте, на сайт Президента и Правительства Карачаево-Черкесской Республики.

3.2.2. Обращения, присланные по почте, переданные по телеграфу, поступают в Управление документационного обеспечения Президента и Правительства Карачаево-Черкесской Республики (далее - Управление документационного обеспечения).

3.2.3. Работники, ответственные за прием документов:

проверяют правильность адресования, оформления, целостность упаковки, возвращают, не вскрывая, ошибочно поступившие (не по адресу) письма, вскрывают конверты, проверяют находящиеся в них обращения и документы;

в случае отсутствия самого текста в письме составляют справку следующего содержания: "Письма в адрес руководителей республики нет" с датой и личной подписью, которую прилагают к поступившим документам;

на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами, подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляют акт в двух экземплярах по форме согласно приложению 1 к Административному регламенту. Один экземпляр акта хранится в Управлении документационного обеспечения, второй приобщается к поступившему обращению. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя;

при получении обращения, нестандартного по весу, размеру, форме, имеющего неровности по бокам, заклеенного липкой лентой, имеющего странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрывая конверт, сообщают об этом начальнику Управления документационного обеспечения.

3.2.4. Письма граждан, поступившие в Управление документационного обеспечения, после первичной обработки со всеми документами передаются в Управление по работе с обращениями граждан по журналу регистрации.

3.2.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится работниками Управления по работе с обращениями граждан. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан по форме согласно приложению 2 к Административному регламенту. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

3.2.6. Обращения, поступившие по факсу, принимаются и учитываются работниками Управления по работе с обращениями граждан.

3.2.7. Обращения, поступившие на официальные сайты Президента и Правительства Карачаево-Черкесской Республики, принимаются работниками Управления пресс-службы и информации Президента и Правительства Карачаево-Черкесской Республики, распечатываются и передаются Управлению по работе с обращениями граждан, в дальнейшем данные обращения учитываются в базе данных компьютерной программы "письменные обращения".

3.2.8. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя:

Президента Карачаево-Черкесской Республики, Председателя Правительства Карачаево-Черкесской Республики, не вскрываются, а передаются в закрытом виде в соответствующие секретариаты;

заместителей Председателя Правительства Карачаево-Черкесской Республики, Руководителя Администрации Президента Карачаево-Черкесской Республики - Управляющего Делами Президента и Правительства Карачаево-Черкесской Республики и его заместителей, Управлением документационного обеспечения и Управлением по работе с обращениями граждан не вскрываются, а передаются в закрытом виде помощникам соответствующих должностных лиц;

работников Администрации Президента Карачаево-Черкесской Республики и Правительства Карачаево-Черкесской Республики - передаются адресатам невскрытыми.

3.2.9. В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен возвратить его для регистрации в Управление по работе с обращениями граждан. Если к тексту письма приложены ценные бумаги и подлинники документов (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии), то они возвращаются заявителю сотрудниками Управления по работе с обращениями граждан (при необходимости с них снимаются копии). Конверт прикладывается к обращению, если в обращении не указан почтовый адрес заявителя.

3.2.10. Обращения, в которых не указан адрес, фамилия, имя, отчество (если есть) заявителя, регистрируются в Управлении по работе с обращениями граждан и направляются руководителям согласно их сферы деятельности для ознакомления и принятия решения о дальнейшей работе с обращением или списания в дело без рассмотрения. К обращению прикладывается конверт.

3.3. Регистрация, аннотирование и проверка истории обращений граждан.

3.3.1. После приема и первичной обработки письменные обращения граждан передаются под роспись работникам Управления по работе с обращениями граждан.

3.3.2. Письма на иностранных языках предварительно направляются для перевода в соответствующие службы. Письма, написанные точечно-рельефным шрифтом слепых, направляются для перевода в республиканскую организацию Всероссийского общества слепых. Их аннотирование и регистрация производятся после поступления перевода.

3.3.3. Сотрудник Управления по работе с обращениями граждан, ответственный за регистрацию обращений, в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп с указанием наименования структурного подразделения Администрации Президента Карачаево-Черкесской Республики, присвоенного письму регистрационного номера и даты. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.3.4. При регистрации в электронную базу данных вносится следующая информация о поступившем обращении:

дата поступления обращения;

вид обращения (заявление, предложение, жалоба);

данные об авторе: фамилия, имя, отчество (если есть), категория заявителя, место его проживания (адрес), номер телефона;

данные о корреспонденте, направившем обращение, если таковой имеется (Администрация Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации), проставляется дата и исходящий номер сопроводительного письма, а также делается отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения;

тема обращения;

данные о наличии приложений и общем объеме документа.

3.3.5. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации к письму. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов.

3.3.6. Обращения проверяются на повторность, при необходимости сверяются с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом. Обращение одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившее до истечения срока рассмотрения предыдущего, считается первичным и приобщается к ранее поступившему обращению. Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам.

3.3.7. По смысловому содержанию формулируется и печатается аннотация на обращение. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления письма на рассмотрение.

3.3.8. Согласно тематическому классификатору обращения проставляется код темы. Если в обращении ставится несколько вопросов, то шифр присваивается каждому из них.

3.3.9. При отсутствии специализированной системы учета писем и обращений граждан регистрация ведется в журнале или по карточной системе согласно приложению 3 к Административному регламенту.

3.4. Предварительное рассмотрение и распределение обращений.

3.4.1. Предварительное рассмотрение и распределение обращений осуществляет начальник Управления по работе с обращениями граждан, распределяя их на:

требующие обязательного доклада Президенту Карачаево-Черкесской Республики;

требующие обязательного доклада Председателю Правительства Карачаево-Черкесской Республики и его заместителям;

направляемые на исполнение в органы исполнительной власти и органы местного самоуправления;

направляемые непосредственно в структурные подразделения Администрации Президента Карачаево-Черкесской Республики.

3.4.2. К обращениям граждан, направляемым на рассмотрение в государственные органы и органы местного самоуправления с сопроводительными письмами, предложения по исполнителям готовят помощники должностных лиц.

3.4.3. Решение о направлении письма на рассмотрение принимается исходя из содержания обращения независимо от того на чье имя оно адресовано, с учетом следующих особенностей:

обращения, по которым имеется поручение Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, депутатские запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, адресованные Президенту Карачаево-Черкесской Республики и Председателю Правительства Карачаево-Черкесской Республики или его заместителям, передаются их помощникам;

в случае если вопрос находится в ведении государственного органа или территориального органа федеральных органов власти, обращение направляется на рассмотрение в соответствующий государственный орган;

в случае если вопрос, поставленный заявителем, относится к вопросам местного значения, обращение направляется на рассмотрение в орган местного самоуправления соответствующего муниципального образования;

если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим, об обращении срочно докладывается Руководителю Администрации Президента Карачаево-Черкесской Республики - Управляющему Делами Президента и Правительства Карачаево-Черкесской Республики для направления в правоохранительные органы;

в случае если заявитель ранее обращался в органы местного самоуправления, государственные органы и не удовлетворен принятым решением или обжалует действия этих органов, то обращение передается на рассмотрение Президенту Карачаево-Черкесской Республики, Председателю Правительства Карачаево-Черкесской Республики или его заместителям в соответствии с утвержденным распределением обязанностей;

повторные обращения в зависимости от сути вопроса и содержания ответа, данного гражданину на предыдущее обращение, передаются на рассмотрение непосредственно адресату;

многократные обращения (два раза и более) при условии, что в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно (два раза и более) давались письменные ответы и в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, на рассмотрение не передаются. По ним начальником Управления по работе с обращениями граждан на основании истории обращения готовится предложение Руководителю Администрации Президента Карачаево-Черкесской Республики - Управляющему Делами Президента и Правительства Карачаево-Черкесской Республики о безосновательности очередного обращения и о прекращении переписки с гражданином. Уведомление гражданину о прекращении переписки подписывается Руководителем Администрации Президента Карачаево-Черкесской Республики - Управляющим Делами Президента и Правительства Карачаево-Черкесской Республики или должностным лицом по его поручению;

жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, направлять запрещается. В случае невозможности соблюдения этого условия Управлением по работе с обращениями граждан готовится проект письма гражданину за подписью Руководителя Администрации Президента Карачаево-Черкесской Республики - Управляющего Делами Президента и Правительства Карачаево-Черкесской Республики с разъяснением его права обжаловать соответствующие решения или действия (бездействия) в установленном законом порядке в судебных органах;

в случае если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц республики, обращение в течение 7 дней со дня регистрации Управлением по работе с обращениями граждан пересылается по принадлежности с уведомлением гражданина о переадресации обращения.

3.4.4. По результатам предварительного рассмотрения Управлением по работе с обращениями граждан готовятся папки для доклада Президенту Карачаево-Черкесской Республики, Председателю Правительства Карачаево-Черкесской Республики, его заместителям, Руководителю Администрации Президента Карачаево-Черкесской Республики - Управляющему Делами Президента и Правительства Карачаево-Черкесской Республики и его заместителям.

Все папки передаются на рассмотрение ежедневно до 17 часов.

3.5. Направление обращения на рассмотрение.

3.5.1. После рассмотрения сформированных папок документы, предназначенные для рассмотрения Президентом Карачаево-Черкесской Республики, Председателем Правительства Карачаево-Черкесской Республики, его заместителями, Руководителем Администрации Президента Карачаево-Черкесской Республики - Управляющим Делами Президента и Правительства Карачаево-Черкесской Республики и его заместителями, передаются их помощникам. В базу данных вносится информация о руководителе, которому передано обращение на рассмотрение.

Если в обращении содержатся вопросы, входящие в сферу деятельности нескольких руководителей, копии обращения направляются каждому из них для рассмотрения вопросов в части их касающейся, о чем делается отметка в базе данных.

3.5.2. Направление обращения руководителю для рассмотрения входит в административную процедуру по приему и регистрации обращения и не может превышать в общей сложности трех рабочих дней с момента поступления обращения в Управление по работе с обращениями граждан.

Результатом выполнения действий по направлению обращений на рассмотрение является передача зарегистрированных писем под расписку в секретариаты и структурные подразделения Администрации Президента Карачаево-Черкесской Республики и Правительства Карачаево-Черкесской Республики. Доставку документов в структурные подразделения, находящиеся в здании Дома Правительства, осуществляют работники Управления по работе с обращениями граждан по мере готовности и в зависимости от срочности, но не реже одного раза в день.

3.6. Рассмотрение обращения руководителями.

3.6.1. Государственный гражданский служащий, осуществляющий обеспечение исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан руководителем, по каждому обращению готовит проект резолюции и предложения о постановке обращения на контроль, рассмотрение его с выездом на место либо комиссионно, с привлечением специалистов различных отраслей и органов власти, межведомственных комиссий.

Срок предварительной подготовки обращений на рассмотрение руководителю - 1 рабочий день с момента поступления обращения в приемную руководителя.

3.6.2. Если решение вопросов, поставленных в обращении, не входит в сферу деятельности данного руководителя (ошибочно направленное), обращение возвращается в Управление по работе с обращениями граждан для перенаправления по принадлежности.

Срок возврата ошибочно направленных обращений - 1 рабочий день.

3.6.3. Руководитель по результатам ознакомления с текстом обращения, прилагаемыми к нему документами, проектами резолюций:

определяет исполнителей, характер действий и сроки рассмотрения обращения, при этом поручение должно содержать: наименование государственного органа, подразделения, фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, кратко сформулированный текст поручения, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения. В тексте поручения могут быть указания "срочно" или "оперативно", предусматривающие соответственно 3-дневный или 10-дневный сроки исполнения, считая от даты подписания (если дата исполнения не указана, то она определяется в количестве 30 календарных дней со дня регистрации обращения в Управлении по работе с обращениями граждан);

дает необходимые поручения, в том числе о рассмотрении обращения с выездом на место;

ставит рассмотрение обращения на контроль.

3.6.4. Если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, руководитель указывает в своей резолюции наименования органов и должностных лиц, которым необходимо направить копии обращения.

3.6.5. По результатам рассмотрения обращений руководителем работник Управления по работе с обращениями граждан, ответственный за регистрацию документов:

вносит в базу данных содержание резолюции руководителя, информацию о назначенном исполнителе (соисполнителях), отметку о постановке обращения на контроль, сроках исполнения поручений;

готовит сопроводительные письма и направляет копии обращения указанным в резолюции должностным лицам или государственным органам;

уведомлением за подписью начальника Управления по работе с обращениями граждан сообщает заявителю о направлении обращения на исполнение в государственные органы согласно полномочиям.

3.6.6. Максимальный срок подготовки и направления обращений для рассмотрения по компетенции - 7 дней со дня регистрации.

3.7. Рассмотрение обращения исполнителем

3.7.1. Документы передаются на исполнение в оригинале или копиях, если поручение дано нескольким руководителям, копии подготавливаются Управлением по работе с обращениями граждан.

3.7.2. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;

вправе пригласить заявителя для личной беседы, получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц, запросить в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы;

в необходимых случаях привлекает к рассмотрению обращения переводчиков и экспертов;

принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов автору обращения и должностному лицу, давшему поручение о рассмотрении обращения;

уведомляет гражданина в случае направления его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

3.7.3. При рассмотрении обращения, отнесенного к категории предложений, исполнитель определяет, какие конкретные рекомендации содержатся в обращении:

по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов;

по совершенствованию деятельности государственных органов власти и органов местного самоуправления;

по развитию общественных отношений;

по улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.

В отношении каждого предложения исполнитель оценивает возможность его принятия или непринятия.

При проведении этой оценки учитываются следующие обстоятельства:

нормативное регулирование вопросов, на совершенствование которых направлено предложение;

необходимость внесения в случае принятия предложения изменений в нормативные документы;

наличие предложений, требующих изменения законодательства, не относящихся к компетенции органов государственной власти Карачаево-Черкесской Республики;

возможность принятия предложения с точки зрения технологических особенностей процедур, порядков, правил, реализация которых потребуется в случае их принятия, и других особенностей вопроса.

По результатам рассмотрения предложения гражданину готовится ответ. Если предложение не принято, гражданин извещается о причинах, по которым его предложение не может быть принято, если принято, то в какой форме и в какие сроки оно будет реализовываться.

3.7.4. При рассмотрении обращения, отнесенного к категории заявления, исполнитель:

выделяет действие, на необходимость совершения которого гражданин указывает в целях реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц;

проводит анализ сообщения о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц;

проверяет наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения;

проверяет, соответствуют или нет действия (бездействие) должностного лица (лиц) положениям и предписаниям федеральных и республиканских нормативных правовых актов и других документов. Получает пояснения по факту нарушения у лица, чьи действия оспариваются, изучает материалы, представленные гражданином, запрашивает дополнительные материалы.

Если в результате проведенного анализа подтвердились отмеченные в заявлении факты, заявление признается обоснованным. В этом случае в ответе гражданину приносятся соответствующие извинения, перечисляются меры, которые принимаются для устранения нарушений и сроки их реализации.

Если заявление о нарушениях или недостатках признано необоснованным, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.

3.7.5. При рассмотрении обращения, отнесенного к жалобе, исполнитель обязан определить обоснованность просьбы гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц. Для этого исполнитель:

определяет обоснованность доводов, приведенных в жалобе;

устанавливает, кто и по каким причинам допустил нарушение или ущемление прав, свобод или законных интересов;

определяет меры, которые должны быть приняты для восстановления или защиты нарушенных прав, свобод или законных интересов, а также лиц, ответственных за реализацию обозначенных мер;

организует привлечение к ответственности (дисциплинарной, административной) лиц, виновных в нарушении прав, свобод или законных интересов граждан в пределах своей компетенции.

В случае признания жалобы, подлежащей удовлетворению, в ответе гражданину указывается, какие права, свободы или законные интересы подлежат восстановлению и в каком порядке (в том числе сроки и ответственные лица).

В случае признания жалобы, не подлежащей удовлетворению, в ответе аргументировано даются разъяснения в отношении отсутствия оснований для восстановления и защиты прав, свобод и законных интересов граждан.

3.7.6. В процессе рассмотрения обращения по существу исполнитель вправе:

запросить дополнительную информацию в государственных органах, органах местного самоуправления, организациях;

запросить дополнительную информацию у гражданина;

инициировать проведение проверки правомерности либо неправомерности действий (бездействия) должностных лиц в пределах полномочий.

3.7.7. В случае необходимости получения дополнительной информации по обращению в иных государственных органах, в органах местного самоуправления, организациях исполнителем подготавливается запрос.

3.7.8. Запрос должен содержать:

данные об обращении, по которому запрашивается информация;

вопрос обращения, для разрешения которого необходима информация;

вид запрашиваемой информации, содержание запроса;

срок, в течение которого необходимо предоставить информацию по запросу.

3.7.9. Запрос подписывается руководителем, его заместителем или уполномоченным на то лицом.

3.7.10. Должностное лицо обязано в течение 15 дней предоставить документы и материалы по запросу, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением тех, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

При подготовке ответа на запрос в обязательном порядке указываются реквизиты запроса, сведения об обращении и запрашиваемая информация, а также сведения о причинах нарушения сроков (в случае нарушения сроков подготовки информации) или причинах невозможности предоставления запрашиваемой информации.

3.7.11. В случае необходимости получения дополнительной информации у гражданина, направившего обращение, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, определения мотивации исполнитель может пригласить гражданина на личную беседу.

Приглашение гражданина на беседу осуществляется по телефону, факсу, посредством электронных средств связи, почтой и другими способами, но не позднее чем за 5 дней до назначенной даты проведения беседы.

В случае отказа гражданина (или неявки при наличии подтверждения о приглашении гражданина в надлежащий срок) ответ на обращение подготавливается с указанием на то, что недостаточность информации, обусловленная неявкой гражданина на личную беседу, может повлечь недостаточно детальное рассмотрение обращения. При этом в ответе перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение гражданина для всестороннего и полного разрешения вопросов, поставленных в обращении.

3.7.12. При установлении исполнителем невозможности явки гражданина на личную беседу по состоянию здоровья или по иным причинам, исполнителем может быть принято решение о выезде по месту нахождения гражданина.

В ответе на обращение, рассмотренное с выездом на место, указывается информация о полученных на выезде сведениях и дается им оценка.

3.7.13. При рассмотрении обращения исполнитель применяет все предоставленные ему полномочия в соответствии с должностным регламентом.

В случае недостаточности полномочий исполнителя (запрос информации, координация деятельности, согласование документов) оформление необходимых документов и совершение действий осуществляются через соответствующего руководителя.

3.7.14. В случае необходимости исследования при рассмотрении обращения материалов и объектов, которые не могут быть истребованы или представлены по месту рассмотрения обращения, исполнитель с предварительного разрешения руководителя выезжает по месту нахождения данных материалов или месту нахождения исследуемых объектов.

3.7.15. Если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, то ответственным исполнителем является указанный в резолюции первым или обозначенный словом "свод". Ответственный исполнитель определяет порядок и сроки исполнения поручений, осуществляет централизованную подготовку ответа на обращение заявителю и руководителю, давшему поручение (при необходимости готовит проект ответа в федеральные органы). Осуществляет контроль за полнотой и правильностью подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями и соблюдение ими установленных сроков. Соисполнители не позднее 7 дней до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

3.7.16. Должностное лицо, которому направлено обращение, вправе не рассматривать его по существу по основаниям, указанным в пункте 3.8.10. Административного регламента.

3.8. Результат исполнения функции по организации рассмотрения обращений граждан.

3.8.1. Результатом исполнения функции по рассмотрению письменного обращения гражданина является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер и направление заявителю письменного ответа.

3.8.2. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы должны соответствовать следующим требованиям:

ответ должен излагаться четко, последовательно, кратко, содержать исчерпывающую конкретную информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться);

если просьба, изложенная в обращении не может быть решена положительно, то указывается по каким причинам;

в ответе должно быть указано кому он направлен, дата отправки, исходящий номер, регистрационный номер обращения, присвоенный Управлением по работе с обращениями граждан, фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя;

в Управление по работе с обращениями граждан возвращаются: оригинал обращения, все приложения к нему, контрольно-регистрационная карточка, ответ руководителю, давшему поручение, и копия ответа заявителю;

в ответе в федеральные органы должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах на коллективные обращения указывается кому именно из заявителей дан ответ;

если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

3.8.3. Ответы заявителям и в федеральные органы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Карачаево-Черкесской Республики, утвержденной распоряжением Президента Карачаево-Черкесской Республики от 15.04.2002 N 15-р.

3.8.4. Ответы на поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации подписывает Президент Карачаево-Черкесской Республики, Председатель Правительства Карачаево-Черкесской Республики.

Ответы на поручения Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека Российской Федерации подписывают Председатель Правительства Карачаево-Черкесской Республики, Руководитель Администрации Президента Карачаево-Черкесской Республики - Управляющий Делами Президента и Правительства Карачаево-Черкесской Республики, а в их отсутствие - заместители.

Ответы в федеральные органы власти об итогах рассмотрения обращений граждан подписывают заместители Председателя Правительства Карачаево-Черкесской Республики, заместитель Руководителя Администрации Президента Карачаево-Черкесской Республики, руководители органов государственной власти республики или их заместители (по поручению Председателя Правительства Карачаево-Черкесской Республики).

В случае если сопроводительное письмо с поручением к обращению было адресовано конкретному должностному лицу Карачаево-Черкесской Республики, ответ подписывается этим должностным лицом или его заместителем.

Ответы на обращения граждан, подготовленные работниками Администрации Президента Карачаево-Черкесской Республики, подписывает Руководитель Администрации Президента Карачаево-Черкесской Республики - Управляющий Делами Президента и Правительства Карачаево-Черкесской Республики или другое должностное лицо по его поручению.

Подлинники обращений граждан в федеральные органы возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме. В Управлении по работе с обращениями граждан остаются их копии.

3.8.5. Ответы, поступающие в Управление по работе с обращениями граждан, проверяются на правильность оформления, и краткое их содержание заносится в базу данных.

Ответы, не соответствующие установленным требованиям, возвращаются исполнителю для доработки. В базу данных компьютера и учетную карточку письма вносится соответствующая информация.

Основанием для возврата ответа может являться:

оформление ответа с нарушением установленной формы;

противоречие действующему законодательству выводов, изложенных в ответе;

недостаток информации по поставленным вопросам;

необходимость дополнительного рассмотрения обращения по обстоятельствам, выявленным в ходе рассмотрения обращения;

иные основания в соответствии с компетенцией руководителя.

В случае возврата ответа на доработку исполнитель в зависимости от оснований возврата обязан:

устранить выявленные недостатки;

провести повторное (дополнительное) рассмотрение обращения по существу.

3.8.6. Если ответ гражданину подготовлен в структурном подразделении Администрации Президента Карачаево-Черкесской Республики или Правительства Карачаево-Черкесской Республики, то после регистрации в базе данных Управление по работе с обращениями граждан передает его на отправку в Управление документационного обеспечения Президента и Правительства Карачаево-Черкесской Республики по журналу. Отправление ответов без регистрации в Управлении по работе с обращениями граждан не допускается.

3.8.7. Ответы, поступившие из государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, после регистрации в базе данных Управления по работе с обращениями граждан передаются должностному лицу, давшему поручение о рассмотрении обращения.

Обращения списываются "В дело", если полученные от исполнителей ответы соответствуют всем предъявляемым к ним требованиям.

3.8.8. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела). Справка списывается "В дело" в том же порядке.

3.8.9. Ответ на обращение может быть вручен заявителю лично, отправлен по почтовой связи или электронной почтой.

3.8.10. Обращение гражданина может быть оставлено без ответа в случаях, если:

в обращении не указаны фамилия обратившегося и почтовый адрес;

от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

если ответ по обращению не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну, гражданину готовится сообщение об этом.

Вся информация по ответам вносится в базу данных.

3.9. Оформление и хранение дела по письменному обращению.

3.9.1. Управление по работе с обращениями граждан проверяет все материалы по обращению, поступившие в Управление, на правильность оформления, если при этом выявлены недостатки оформления или несоответствие результатов рассмотрения обращения данным поручениям, документы возвращаются исполнителям на доработку.

3.9.2. Проверенные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3.9.3. В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением.

3.9.4. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке.

Сформированные дела помещаются в специальные папки по муниципальным образованиям и городским округам республики и располагаются в них в соответствии с порядковыми номерами.

3.9.5. Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается Управлением по работе с обращениями граждан в текущем архиве в течение 5 лет, затем в соответствии с заключением экспертной комиссии Администрации Президента и Правительства Карачаево-Черкесской Республики уничтожаются в установленном порядке.

3.9.6. Учетные карточки рассмотренных обращений хранятся в базе данных 5 лет.

3.10. Личный прием граждан.

3.10.1. Основанием для начала исполнения функции является устное обращение гражданина к должностному лицу на личном приеме, в том числе выездном, или поступившее при проведении "прямых эфиров" должностными лицами на радио и телевидении.

Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

запись на прием и регистрация обращения;

прием гражданина (группы граждан);

рассмотрение обращения;

подготовка письменного или устного ответа;

оформление дела при его наличии;

анализ устных обращений граждан.

3.10.2. Прием граждан ведут Президент Карачаево-Черкесской Республики, Председатель Правительства Карачаево-Черкесской Республики, Руководитель Администрации Президента Карачаево-Черкесской Республики - Управляющий Делами Президента и Правительства Карачаево-Черкесской Республики и их заместители или уполномоченные ими лица в соответствии с графиком, составляемым на полугодие Управлением по работе с обращениями граждан и утверждаемым Президентом Карачаево-Черкесской Республики.

3.10.3. Предварительная запись граждан на личный прием к должностному лицу производится за 2 дня до начала приема с расчетом, чтобы каждому гражданину было уделено достаточное внимание (10-15 минут) и время ожидания в очереди не превышало 30 минут, поэтому по согласованию с руководителем, ведущим прием, начальник Управления по работе с обращениями граждан определяет оптимальное количество граждан, подлежащих записи на очередной прием, устанавливает конкретное время каждому заявителю, приглашенному на личный прием.

3.10.4. Непосредственную организацию личного приема посетителей осуществляют сотрудники Управления по работе с обращениями граждан в Приемной граждан. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

3.10.5. Работники Управления по работе с обращениями граждан осуществляют прием посетителей ежедневно с 9.00 до 15.00 часов, кроме выходных и праздничных дней. Сотрудник, осуществляющий ежедневно прием граждан, ведет журнал учета посетителей по установленной форме согласно приложению 4 к Административному регламенту.

3.10.6. Поступившие устные запросы фиксируются в журнале устного приема граждан в Управлении по работе с обращениями граждан.

3.10.7. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах должностным лицом одновременно ведется прием только одного гражданина за исключением случаев коллективного обращения граждан.

3.10.8. Сотрудник Управления по работе с обращениями граждан или помощник, отвечающий за организацию приема должностным лицом, обязаны присутствовать на личном приеме, оформлять контрольно-регистрационные карточки приема, оказывать гражданам информационно-консультативную помощь, выполнять другие поручения.

3.10.9. Для записи на личный прием с целью выяснения сути вопроса и оформления заявления сотрудником Управления по работе с обращениями граждан или помощником должностного лица заявители приглашаются на беседу в Приемную граждан.

3.10.10. Должностные лица, осуществляющие личный прием граждан, работники Управления по работе с обращениями граждан обеспечиваются личными нагрудными идентификационными карточками с указанием фамилии, имени, отчества и должности либо настольными табличками аналогичного содержания.

3.10.11. Гражданин в зависимости от характера поставленных вопросов может быть записан к должностному лицу либо ему может быть разъяснено, в какие государственные органы следует обратиться для решения его проблем. Составляется краткая аннотация обращения и результат приема ("Разъяснено", "Направлен в государственный орган", "Направлен в органы местного самоуправления", "Записан на прием к руководителю").

3.10.12. Запись на повторный прием к должностному лицу осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение и в зависимости от его содержания. Управлением по работе с обращениями граждан осуществляется подборка всех имеющихся материалов по обращениям гражданина, которые передаются должностному лицу, ведущему личный прием.

3.10.13. Гражданину может быть отказано в записи на личный прием, если:

предварительно он не обращался со своей проблемой в органы государственной власти или местного самоуправления, в компетенцию которых входит ее решение;

ранее ему был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, и никаких изменений в положении дел не произошло;

обратившийся находится в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, при проявлении им агрессии либо неадекватного поведения.

3.10.14. Письменные просьбы граждан о личном приеме передаются вместе со списком должностному лицу, осуществляющему личный прием.

3.10.15. Устные обращения, поступившие в ходе "прямого эфира" или "прямой линии", или письменные обращения, переданные заявителям во время личного приема, направляются для регистрации и контроля в Управление по работе с обращениями граждан.

3.11. Исполнение административных процедур приема граждан.

3.11.1. Прием граждан осуществляется в порядке очередности, которая устанавливается с учетом категории льгот и состояния здоровья обратившегося, удаленности места проживания от республиканского центра, даты и времени записи на прием. Герои Советского Союза, Герои Социалистического Труда, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, инвалиды и участники Великой Отечественной войны, а также беременные женщины принимаются вне очереди.

3.11.2. Должностные лица, осуществляющие личный прием, выслушивают устное обращение гражданина, при необходимости дают соответствующие поручения, которые фиксируются в контрольно-регистрационной карточке приема помощником или сотрудником Управления по работе с обращениями граждан.

3.11.3. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки или разъяснения поставленных вопросов, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема (или в "прямом эфире"), о чем делается запись в контрольно-регистрационной карточке приема.

3.11.4. По окончании приема руководитель доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению и откуда он получит ответ, либо разъясняет где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

3.11.5. Руководитель, ведущий прием, принимает решение о постановке устного обращения на контроль.

3.11.6. Во время личного приема гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме, сделать заявление. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов.

3.11.7. Во время личного приема должностными лицами, осуществляющими личный прием, не допускается рассмотрение служебных вопросов.

3.11.8. Должностные лица могут проводить выездные личные приемы граждан в муниципальных образованиях и городских округах, общественных приемных, организациях, на предприятиях республики.

Ответственность за организацию и проведение выездных личных приемов граждан руководителями возлагается на сотрудников Управления по работе с обращениями граждан и помощников должностных лиц.

Проведение выездных личных приемов осуществляются в соответствии с настоящим Административным регламентом.

3.11.9. Результатом приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие руководителем, осуществляющим прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина в уполномоченный орган.

После завершения личного приема руководителями и согласно их поручениям, зафиксированным в карточке личного приема, Управление по работе с обращениями граждан оформляет рассылку поручений через Управление документационного обеспечения.

3.11.10. Максимальный срок подготовки поручений исполнителям и передачи обращений на регистрацию не может превышать 7 рабочих дней с даты их поступления на приеме или в "прямом эфире".

3.11.11. Все данные о проведенном приеме вносятся в базу данных.

3.11.12. Заявления граждан, изъявивших желание передать свое обращение в письменном виде, не дожидаясь личного приема, передаются вместе с регистрационно-контрольной карточкой должностному лицу, осуществляющему личный прием, или его помощнику.

3.12. Рассмотрение устного обращения. Подготовка письменного ответа.

3.12.1. Должностное лицо, установившее в ходе личного приема необходимость подготовки письменного ответа на устное обращение, определяет его исполнителя и ставит обращение на контроль.

Контроль за исполнением поручений, указаний, данных во время личного приема граждан, своевременностью и качеством исполнения поручений, данных в результате личного приема, возлагается на сотрудников Управления по работе с обращениями граждан, осуществляющих обеспечение исполнения государственной функции по контролю.

3.12.2. Подготовка письменного ответа осуществляется в соответствии с пунктом 3.8.2. настоящего Административного регламента.

3.12.3. Информация о принятых мерах по обращениям граждан, рассмотренным руководителями во время личного приема, поступившая от исполнителей, Управлением по работе с обращениями граждан передается руководителю, осуществлявшему прием, который списывает материалы рассмотрения "В дело" либо дает дополнительные поручения.

3.12.4. Проекты ответов, подготовленные работниками Администрации Президента Карачаево-Черкесской Республики, направляются на подпись должностным лицам, проводившим прием, которые их подписывают либо дают дополнительные поручения. Подписанные ответы Управлением по работе с обращениями граждан направляются гражданину в порядке делопроизводства. По желанию гражданина ответ может быть вручен ему лично, отправлен по почте, электронной почтой.

3.13. Оформление дела по устному обращению.

3.13.1. Сотрудники, ответственные за подготовку личного приема, после его окончания проводят первичную обработку материалов и передают их начальнику Управления по работе с обращениями граждан, где они проверяются, формируются в дела и информация о них вносится в базу данных.

3.13.2. В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением.

3.13.3. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке.

3.13.4. Сформированные дела помещаются в специальные папки принятых граждан для хранения в текущем архиве, где располагаются в соответствии с порядковыми номерами. Допускается оформление отдельных папок по каждому выездному личному приему руководителей.

3.13.5. Учетные карточки приема устных обращений также вкладываются в папки с материалами рассмотрения устных обращений.

3.13.6. Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается Управлением по работе с обращениями граждан в текущем архиве в течение 5 лет, после чего в соответствии с заключением экспертной комиссии уничтожаются в установленном порядке.

3.14. Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых в обращениях.

3.14.1. В целях своевременного выявления и устранения причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан Управление по работе с обращениями граждан постоянно проводит анализ содержания поступающих обращений и принимаемых по их исполнению мер.

3.14.2. Управление по работе с обращениями граждан ежеквартально готовит информационно-аналитические и статистические материалы об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан (характер обращений, статистические данные, динамика показателей) с использованием возможностей базы данных и представляет их в Администрацию Президента Карачаево-Черкесской Республики и Правительство Карачаево-Черкесской Республики или другим должностным лицам.

3.14.3. Аналитическая работа по обращениям граждан ведется Управлением по работе с обращениями граждан в тесном взаимодействии со всеми структурными подразделениями Администрации Президента Карачаево-Черкесской Республики и Правительства Карачаево-Черкесской Республики, государственными органами и органами местного самоуправления республики.

3.14.4. В соответствии с отдельными поручениями Руководителя Администрации Президента Карачаево-Черкесской Республики - Управляющего Делами Президента и Правительства Карачаево-Черкесской Республики, Председателя Правительства Карачаево-Черкесской Республики, его заместителей готовится информация об обращениях граждан, поступающих за определенный временной период, а также по конкретной тематике.

3.14.5. В рамках контроля за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан проводится анализ содержания поступающих обращений, принимаются меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.