Приложение. Положение об обработке и защите персональных данных муниципальных служащих администрации Хабезского муниципального района

Приложение

к постановлению

администрации

Хабезского муниципального района

Карачаево-Черкесской Республики

от 1 марта 2013 г. N 101

Положение
об обработке и защите персональных данных муниципальных служащих администрации Хабезского муниципального района

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об обработке и защите персональных данных муниципальных служащих администрации Хабезского муниципального района (далее - Положение) разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных.

1.2. Положение определяет порядок обработки персональных данных муниципальных служащих в структурных подразделениях администрации Хабезского муниципального района, раскрывает вопросы обеспечения защиты прав и свобод муниципальных служащих при обработке их персональных данных, а также устанавливает ответственность лиц, имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.

1.3. Порядок ввода в действие и внесения изменений в Положение:

1.3.1. Положение вступает в силу со дня его утверждения и действует бессрочно, до замены его новым положением;

1.3.2. все изменения в Положение вносятся постановлением администрации Хабезского муниципального района.

1.4. Все лица, допущенные к обработке персональных данных муниципальных служащих, должны быть ознакомлены с настоящим Положением под роспись.

1.5. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях их обезличивания и по истечении 75 лет срока их хранения или продлевается на основании заключения специальной комиссии по вопросам защиты персональных данных в администрации Хабезского муниципального района, если иное не определено законом.

II. Основные понятия и состав персональных данных муниципальных служащих

2.1. В настоящем Положении используются следующие основные понятия:

- персональные данные муниципального служащего - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации муниципальному служащему, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, необходимая в связи с трудовыми отношениями;

- обработка персональных данных - сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных муниципальных служащих;

- конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения назначенного ответственного лица, получившего доступ к персональным данным муниципальных служащих, требование не допускать их распространения без согласия самого муниципального служащего или иного законного основания;

- распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных муниципальных служащих определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных муниципальных служащих в средствах массовой информации, размещение в информационно телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным муниципальных служащих каким-либо иным способом;

- использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые должностным лицом структурного подразделения администрации Хабезского муниципального района (далее представителем нанимателя) в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении муниципальных служащих либо иным образом затрагивающих их права и свободы или права и свободы других лиц;

- блокирование персональных данных - временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных муниципальных служащих, в том числе их передачи;

- уничтожение персональных данных - действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

- обезличивание персональных данных - действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному муниципальному служащему;

- общедоступные персональные данные - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия муниципального служащего или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности;

- информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

- документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.

2.2. В состав персональных данных муниципальных служащих входят документы, содержащие информацию о паспортных данных, образовании, отношении к воинской обязанности, семейном положении, месте жительства, состоянии здоровья, а также о предыдущих местах их работы.

2.3. Комплекс документов, сопровождающий процесс оформления трудовых отношений муниципального служащего в структурном подразделении администрации Хабезского муниципального района (далее - структурное подразделение) при его приеме, переводе и увольнении:

2.3.1. информация, представляемая кандидатом для замещения муниципальной должности (далее - кандидат) при поступлении на муниципальную службу, должна иметь документальную форму. При заключении трудового договора в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации, статьей 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства, либо трудовая книжка у работника отсутствует в связи с ее утратой или по другим причинам;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации (при его наличии у работника);

- заключение медицинского учреждения об отсутствии заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу;

- сведения о доходах за год, предшествующий году поступления на муниципальную службу, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

- иные документы, предусмотренные федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации;

2.3.2. при оформлении муниципального служащего в структурное подразделение в отделах кадров структурных подразделений (далее - кадровые службы) заполняется унифицированная форма Т-2 "Личная карточка работника", в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные муниципального служащего:

- общие сведения (Ф.И.О. муниципального служащего, дата рождения, место рождения, гражданство, образование, профессия, стаж работы, семейное положение, паспортные данные);

- сведения о воинском учете;

- данные о приеме на муниципальную службу.

В дальнейшем в личную карточку вносятся сведения:

- о переводах на другую работу;

- об аттестации;

- о повышении квалификации;

- о профессиональной переподготовке;

- о наградах (поощрениях), почетных званиях;

- об отпусках;

- о социальных гарантиях;

- о месте жительства и контактных телефонах;

2.3.3. в кадровых службах создаются и хранятся следующие группы документов, содержащие данные о муниципальных служащих в единичном или сводном виде:

2.3.3.1. документы, содержащие персональные данные муниципальных служащих (комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на муниципальную службу, переводе, увольнении; комплекс материалов по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатом; подлинники и копии приказов по личному составу; личные дела и трудовые книжки муниципальных служащих; дела, содержащие основания к приказу по личному составу; дела, содержащие материалы аттестации муниципальных служащих, служебных расследований; справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы); подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководителям структурных подразделений; копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления, о составе муниципальных служащих, замещавших должности муниципальной службы (по полу, возрасту, стажу работы, образованию));

2.3.3.2. документация по организации работы структурных подразделений (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции муниципальных служащих, приказы, распоряжения руководителей структурных подразделений); документы по планированию, учету, анализу и отчетности в части работы с персоналом структурных подразделений.

III. Сбор, обработка и защита персональных данных муниципальных служащих

3.1. Порядок получения персональных данных:

3.1.1. все персональные данные муниципального служащего следует получать у него самого. Если персональные данные, возможно, получить только у третьей стороны, то муниципальный служащий должен быть уведомлен об этом заранее и дать на это свое письменное согласие. Представитель нанимателя должен сообщить муниципальному служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа для муниципальных служащих дать письменное согласие на их получение;

3.1.2. представитель нанимателя не имеет права получать и обрабатывать специальные категории персональных данных муниципального служащего, касающиеся его расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни.

Обработка указанных специальных категорий персональных данных муниципальных служащих представителем нанимателя допускается в случаях, если:

- муниципальный служащий дал согласие в письменной форме на их обработку;

- персональные данные являются общедоступными;

- персональные данные относятся к состоянию здоровья муниципального служащего и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия муниципального служащего невозможно;

- по требованию полномочных государственных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом;

3.1.3. представитель нанимателя вправе обрабатывать персональные данные муниципального служащего только с его письменного согласия;

3.1.4. письменное согласие муниципального служащего на обработку своих персональных данных должно включать в себя:

- фамилию, имя, отчество, адрес проживания, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

- наименование и адрес структурного подразделения, получающего согласие муниципального служащего;

- цель обработки персональных данных;

- перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие муниципального служащего;

- перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых представителем нанимателя способов обработки персональных данных;

- срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

Форма заявления о согласии муниципального служащего на обработку персональных данных приведена в приложении к настоящему Положению;

3.1.5. согласие муниципального служащего не требуется в следующих случаях:

1) обработка персональных данных осуществляется на основании Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия представителя нанимателя;

2) обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения трудового договора;

3) обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;

4) обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов муниципального служащего, если получение его согласия невозможно.

3.2. Порядок обработки, передачи и хранения персональных данных:

3.2.1. муниципальный служащий представляет в кадровую службу достоверные сведения о себе. Кадровая служба проверяет достоверность сведений, сверяя данные, представленные муниципальным служащим, с имеющимися у него документами;

3.2.2. в соответствии со статьей 86 главы 14 Трудового кодекса Российской Федерации в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина представитель нанимателя при обработке персональных данных муниципального служащего должен соблюдать следующие общие требования:

3.2.2.1. обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия муниципальным служащим в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности муниципальных служащих, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

3.2.2.2. при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных представитель нанимателя должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами;

3.2.2.3. при принятии решений, затрагивающих интересы муниципального служащего, представитель нанимателя не имеет права основываться на персональных данных муниципального служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;

3.2.2.4. защита персональных данных муниципального служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается представителем нанимателя за счет своих средств в порядке, установленном федеральными законами;

3.2.2.5. муниципальные служащие должны быть ознакомлены под роспись с организационно-распорядительными документами структурного подразделения, устанавливающими порядок обработки персональных данных муниципальных служащих, а также об их правах и обязанностях в этой области;

3.2.2.6. во всех случаях отказ муниципального служащего от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен.

IV. Передача и хранение персональных данных муниципальных служащих

4.1. При передаче персональных данных муниципального служащего представитель нанимателя должен соблюдать следующие требования:

4.1.1. не сообщать персональные данные третьей стороне без письменного согласия муниципального служащего, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью муниципального служащего, а также в случаях, установленных федеральными законами;

4.1.2. предупредить лиц, получивших персональные данные, о том, что эти данные могут быть использованы только в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные муниципального служащего, обязаны соблюдать режим конфиденциальности. Данное положение не распространяется на обмен персональными данными муниципальных служащих в порядке, установленном федеральными законами;

4.1.3. осуществлять передачу персональных данных в пределах структурного подразделения в соответствии с настоящим Положением;

4.1.4. разрешать доступ к персональным данным муниципальных служащих только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь доступ только к тем персональным данным, которые им необходимы для выполнения конкретных функций;

4.1.5. не запрашивать информацию о состоянии здоровья муниципального служащего, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения им служебных обязанностей;

4.1.6. передавать персональные данные представителям муниципального служащего в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными, которые необходимы для выполнения указанными представителями функции.

4.2. Хранение и использование персональных данных муниципальных служащих:

4.2.1. персональные данные муниципальных служащих обрабатываются и хранятся в кадровых службах;

4.2.2. персональные данные муниципальных служащих могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

4.3. При получении персональных данных не от муниципального служащего, за исключением случаев, когда персональные данные были представлены представителю нанимателя на основании федерального закона или когда персональные данные являются общедоступными, представитель нанимателя до начала обработки таких персональных данных обязан представить муниципальному служащему следующую информацию:

- наименование и адрес оператора или его представителя;

- цель обработки персональных данных и ее правовое основание;

- предполагаемые пользователи персональных данных;

- установленные федеральными законами права муниципального служащего.

V. Доступ к персональным данным муниципальных служащих

5.1. Право доступа к персональным данным муниципальных служащих в структурном подразделении имеют:

- руководитель структурного подразделения;

- сотрудники кадровой службы;

- сотрудники подразделения бухгалтерского учета (доступ лишь к тем персональным данным, которые им необходимы для выполнения конкретной функции);

- руководители подразделений по направлению деятельности (доступ к персональным данным лишь муниципальных служащих своего подразделения);

- другие сотрудники структурного подразделения лишь - с письменного согласия муниципального служащего.

5.2. Муниципальный служащий имеет право:

5.2.1. получать доступ к своим персональным данным и ознакомляться с ними, включая право на безвозмездное получение копий любой записи, содержащей персональные данные;

5.2.2. требовать от представителя нанимателя уточнения, исключения или исправления неполных, неверных, устаревших, недостоверных, незаконно полученных или не являющихся необходимыми для муниципального служащего персональных данных;

5.2.3. получать от представителя нанимателя:

- сведения о лицах, которые имеют доступ к его персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;

- перечень обрабатываемых персональных данных и сведения об источнике их получения;

- информацию о сроках обработки персональных данных, в том числе о сроках их хранения;

5.2.4. требовать извещения представителем нанимателя всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

5.2.5. обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействие представителя нанимателя при обработке и защите его персональных данных.

VI. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных муниципальных служащих

6.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных муниципальных служащих, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

6.2. Руководители структурных подразделений за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных муниципальных служащих, несут административную ответственность согласно статьям 5.27 и 5.39 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации, а также возмещают муниципальным служащим ущерб, причиненный неправомерным использованием информации, содержащей их персональные данные.