Приказ Управления Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов от 29 мая 2014 г. N 21 "Об утверждении Примерного положения об архивном отделе администрации муниципального района (городского округа) Карачаево-Черкесской Республики"

В целях приведения в соответствие с Федеральными законами "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", "Об архивном деле в Российской Федерации" и законами Карачаево-Черкесской Республики "Об архивном деле в Карачаево-Черкесской Республики" и "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Карачаево-Черкесской Республике отдельными государственными полномочиями Карачаево-Черкесской Республики по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики" приказываю:

1. Утвердить Примерное положение об архивном отделе администрации муниципального района (городского округа) Карачаево-Черкесской Республики.

ГАРАНТ:

См. Приказ Управления Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов от 26 июня 2014 г. N 33 "Об утверждении Примерных должностных инструкций начальника и ведущего специалиста архивного отдела администрации муниципального района (городского округа) Карачаево-Черкесской Республики"

2. Направить Главам муниципальных районов и городских округов Карачаево-Черкесской Республики для приведения в соответствие положений архивных отделов администраций муниципальных районов и городских округов Карачаево-Черкесской Республики.

3. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

И.о. начальника

А.Р. Братова

Примерное положение
об архивном отделе администрации муниципального района (городского округа) Карачаево-Черкесской Республики
(утв. приказом начальника Управления КЧР по делам архивов от 29 мая 2014 г. N 21)

Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральными законами "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", "Об архивном деле в Российской Федерации" и законами Карачаево-Черкесской Республики "Об архивном деле в Карачаево-Черкесской Республики" и "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Карачаево-Черкесской Республике отдельными государственными полномочиями Карачаево-Черкесской Республики по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики".

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации муниципального района (городского округа) Карачаево-Черкесской Республики (далее - архивный отдел) осуществляет управление в сфере архивного дела на территории муниципального района (городского округа).

1.2. Для управления архивным делом на территории муниципального района (городского округа) администрация образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.

1.3. Архивный отдел является самостоятельным структурным подразделением администрации муниципального района (городского округа) без статуса юридического лица, пользуется печатью администрации муниципального района (городского округа) в установленном порядке; имеет угловой штамп или бланки со своим наименованием.

1.4. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется нормативными правовыми актами Российской Федерации, Карачаево-Черкесской Республики, правовыми актами муниципального района (городского округа), документами Федерального архивного агентства и Управления Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, настоящим Положением.

1.5. Положение об архивном отделе утверждается главой муниципального района (городского округа) и согласовывается с Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.

1.6. Штатное расписание и номенклатура должностей работников архивного отдела устанавливается главой администрации муниципального района (городского округа) Карачаево-Черкесской Республики.

1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет бюджета муниципального района (городского округа) в соответствии с законодательством Российской Федерации. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Карачаево-Черкесской Республики (при реализации программ развития архивного дела, при передаче отдельных государственных полномочий), спонсорские и иные средства.

Для осуществления отдельных государственных полномочий архивному отделу могут быть переданы необходимые материальные ресурсы.

При решении вопроса о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен архивный отдел, орган местного самоуправления предоставляет архивному отделу здание или помещение, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.

1.8. В своей деятельности архивный отдел взаимодействует с Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, республиканским государственным бюджетным учреждением "Государственный архив Карачаево-Черкесской Республики", его филиалами и другими муниципальными архивами.

2. Задачи и функции

Основными задачами и функциями архивного отдела являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и временному хранению, в том числе:

- хранение, учет архивных документов, принятых в архивный отдел;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности; обеспечение охранного и противопожарного режимов;

- предоставление в установленном порядке учетных, статистических данных в Управление Карачаево-Черкесской Республике по делам архивов;

- ведение БД "Архивный фонд" с последующей передачей информации в Управление Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов для включения сведений в БД "Фондовый каталог".

2.1.1 Архивный отдел обеспечивает хранение:

- документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся муниципальной собственностью муниципального района (городского округа);

- документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся собственностью Карачаево-Черкесской Республики, в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района (городского округа) отдельными государственными полномочиями по хранению архивных документов или передачи права собственности Карачаево-Черкесской Республики муниципальному образованию на данные документы;

- документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся собственностью Российской Федерации, в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района (городского округа) отдельными государственными полномочиями по хранению архивных документов или передачи права собственности Российской Федерации муниципальному району (городскому округу) на данные документы;

- документов Архивного Фонда Российской Федерации, документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных органов и организаций - источников комплектования;

- документов по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования.

2.1.2. Документы частной формы собственности могут поступать на хранение в архивный отдел в порядке и на условиях договора между собственником документов и администрацией муниципального района (городского округа).

2.2. Комплектование архивного отдела:

- составление списков организаций - источников комплектования, согласованных с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, утверждаемых главой администрации муниципального района (городского округа); систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного и временного хранения;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.

2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций-источников комплектования, включая:

- проведение проверок состояния ведомственного хранения документов;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в источниках комплектования на территории муниципального района (городского округа);

- оказание методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

- рассмотрение и представление на утверждение ЭПК при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, поступивших от организаций описей дел постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне;

- рассмотрение и представление на согласование ЭПК при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов описей дел по личному составу, положений об архиве, экспертной комиссии, индивидуальных номенклатур дел и инструкций по делопроизводству, актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения организаций-источников комплектования архивного отдела.

2.4. Использование архивных документов:

- инициативное информирование администрации муниципального района (городского округа) КЧР, организаций-источников комплектования о составе и содержании документов, хранящихся в архивном отделе;

- организация работы пользователей с документами, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

- исполнение запросов юридических лиц, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов;

2.5. Осуществление контроля за соблюдением архивного законодательства на территории муниципального района (городского округа);

2.6. Подготовка проектов постановлений, распоряжений главы администрации муниципального района (городского округа) по вопросам развития архивного дела на территории муниципального района (городского округа), совершенствования работы архивного отдела.

3. Права архивного отдела

Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

3.1. Представлять администрацию муниципального района (городского округа) по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела;

3.2. Вносить на рассмотрение администрации муниципального района (городского округа) КЧР и Управления Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектованию, учету и использованию документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию ведомственного хранения архивных документов;

3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования необходимые сведения о работе и состоянии ведомственного хранения;

3.4. Запрашивать и получать от организаций всех форм собственности, расположенных на территории муниципального района (городского округа), необходимые сведения о документах по личному составу для выполнения возложенных на архивный отдел задач и функций;

3.5. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального района (городского округа), независимо от их форм собственности, требований архивного законодательства, в том числе запрашивать и получать необходимую информацию и информировать руководителей организаций о состоянии хранения архивных документов;

3.6. Давать в пределах своей компетенции организациям, расположенным на территории муниципального района (городского округа), обязательные для исполнения указания по вопросам архивного дела;

3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий юридических лиц для участия в решении вопросов сохранности документов;

3.8. Принимать участие в совещаниях, семинарах и мероприятиях, проверках проводимых администрацией муниципального района (городского округа) КЧР и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций-источников комплектования;

3.9. Создавать на общественных началах муниципальное (городское или районное) отделение Российского общества историков-архивистов (РОИА); организовывать и участвовать в работе муниципального (городского или районного) отделения РОИА; взаимодействовать с Карачаево-Черкесским республиканским отделением РОИА;

3.10. При наличии свободных площадей осуществлять временное хранение архивных документов организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела на основании договора, если это не противоречит законодательству Российской Федерации и Карачаево-Черкесской Республики.

4. Организация работы архивного отдела

4.1. Отдел возглавляет начальник. Начальник и специалисты архивного отдела являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей. Начальник архивного отдела назначается на должность и освобождается от должности главой администрации муниципального района (городского округа) по согласованию с Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.

4.2. При смене начальника архивного отдела прием - передача дел проводится специально созданной комиссией. Акт приема-передачи утверждается администрацией муниципального района (городского округа) и предоставляется в Управление Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.

4.3. Начальник архивного отдела:

- организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач;

- представляет интересы архивного отдела в отношениях с другими организациями;

- распределяет должностные обязанности между специалистами архивного отдела;

- отчитывается о работе архивного отдела перед администрацией муниципального района (городского округа) и в установленном порядке перед Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.

4.4. Деятельность архивного отдела в области обеспечения сохранности, организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организуется в соответствии с действующим законодательством в области архивного дела.

4.5. Реорганизация или ликвидация архивного отдела осуществляется главой администрации муниципального района (городского округа) в установленном порядке по согласованию с Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.

Согласовано

И.о. начальника Управления КЧР по делам архивов __________________ А.Р. Братова "_____"________ 20___ г