Приложение N 2. Регламент работы экспертно-проверочной комиссии при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов

Приложение N 2

к приказу

Управления

Карачаево- Черкесской Республики

по делам архивов

от 15 июня 2011 г. N 24

Регламент
работы экспертно-проверочной комиссии при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов

Экспертно-проверочная комиссия (далее - ЭПК) при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов (далее - Управление) осуществляет свою деятельность на основании Положения об ЭПК, утвержденного приказом начальника Управления.

ЭПК на своих заседаниях рассматривает вопросы, связанные с определением состава документов Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики, экспертизой ценности документов и комплектованием ими государственных архивов (далее - госархивы), архивных отделов администраций муниципальных образований районных и городских округов, исполняющих функции муниципальных архивов Карачаево-Черкесской Республики (деле - архивные отделы); организацией документов в делопроизводстве республиканских органов исполнительной власти, других организаций, а также осуществляет научно-методическое руководство деятельностью экспертных комиссий (ЭК) архивных учреждений, республиканских органов исполнительной власти, других организаций.

1. Планирование работы ЭПК

1.1. ЭПК организует свою работу на основе своих планов. Секретарь ЭПК организует работу по формированию плана ЭПК на год.

1.2. При разработке плана работы ЭПК на год учитываются план работы Управления по делам архивов, госархивов, архивных отделов, других организаций.

1.3. Предложения к плану работы ЭПК на год представляются до 15 декабря текущего года секретарю ЭПК. Секретарь ЭПК до конца декабря составляет проект плана работы ЭПК на очередной год.

1.4. Проект плана работы ЭПК согласовывается с Управлением КЧР по делам архивов, госархивами, архивными отделами, учреждениями, представившими предложения к плану работы ЭПК. Проект плана работы на год рассматривается и утверждается председателем ЭПК. Секретарь комиссии регулярно информирует членов ЭПК о выполнении плана работы.

2. Организация работы с документами, поступившими на рассмотрение ЭПК

2.1. Организация подготовки всех вопросов, поступивших на рассмотрение ЭПК, осуществляется секретарем ЭПК, членами ЭПК, а также работниками Управления, ответственными за подготовку вопросов включенных в план работы ЭПК.

2.2. Поступающие на рассмотрение ЭПК документы должны быть оформлены в соответствии с действующими правилами и "Перечнем основных документов, представляемых на рассмотрение ЭПК при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов" (приложение N 1 к Регламенту). Документы, представляемые на рассмотрение ЭПК, подписываются руководителем соответствующей организации и руководителем экспертной комиссии (ЭК).

Все документы принимаются только в отпечатанном виде за исключением заключений на документы. При этом используется шрифт Times New Roman, размер 14.

2.3. Документы, представленные на рассмотрение ЭПК в нарушение правил, установленных настоящим Регламентом, к рассмотрению не принимаются и подлежат возврату. Ответственность за качество представляемых на ЭПК материалов возлагается на исполнителей, внесших эти материалы.

2.4. Все поступающие на ЭПК документы рассматриваются не позднее, чем в месячный срок со дня поступления.

2.5. Каждый вид документа, поступающий на ЭПК, регистрируется в журнале учета. Дата получения (регистрации) документа проставляется на заключении к нему.

2.6. Секретарь ЭПК в установленном порядке регистрирует и передает на рассмотрение членам ЭПК документы вместе с заключениями к ним в день поступления.

2.7. По итогам рассмотрения документов члены ЭПК готовят проекты решений ЭПК с замечаниями и предложениями. Вопросы, по которым проекты решений не были представлены в указанный срок, могут быть включены в повестку дня, в порядке исключения, только с разрешения председателя комитета.

2.8. Председатель ЭПК принимает решение о внеплановом рас смотрении вопроса на ЭПК. В случае внепланового внесения вопроса на ЭПК срок представления материалов и проекта решения устанавливается председателем ЭПК.

2.9. В целях выработки научно-обоснованных решений по оптимизации состава Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики, отнесению документов к особо ценным председатель ЭПК поручает членам комиссии в установленном порядке вести подготовку вопросов для вынесения на рассмотрение ЭПК, привлекает в установленном порядке к подготовке отдельных вопросов специалистов архивных и других учреждений в качестве консультантов и экспертов.

2.10. Поступающие на рассмотрение ЭПК документы, имеющие ограничительные грифы, регистрируются консультантом Управления, рассматриваются членами ЭПК, допущенными в установленном порядке к работе с документами, содержащими государственную тайну. Протоколы о результатах рассмотрения оформляются консультантом Управления.

2.11. Если в подготовке проекта документа принимают участие несколько исполнителей, то головной исполнитель обеспечивает его согласование с соисполнителями и другими заинтересованными организациями до внесения вопроса на рассмотрение ЭПК.

При наличии разногласий по проекту документа головная организация (исполнитель) должна обеспечить обсуждение его с заинтересованными организациями с целью поиска взаимоприемлемого решения. В случае, если согласованное решение не найдено, документ может быть направлен в ЭПК только головной организацией с приложением к нему перечня разногласий по форме приложения 2 к Регламенту.

2.12. В случае если материалы, представленные на рассмотрение ЭПК и проект решения носят межведомственный характер, проект решения и все материалы по данному вопросу в обязательном порядке представляются на согласование заинтересованным организациям. Имеющиеся разногласия до внесения проекта на рассмотрение ЭПК должны быть рассмотрены председателем ЭПК с их представителями и экспертами. При отсутствии согласованного решения заинтересованные организации и эксперты представляют свое особое мнение в письменном виде, которое прилагается к материалам заседания ЭПК.

2.13. Члены ЭПК, эксперты рассматривают документы в течение 5 дней с приложением своих замечаний, на основании которых организация, представившая вопрос на ЭПК, составляет свод принятых и отклоненных замечаний рецензентов по форме приложения 2 и представляет этот свод на рассмотрение ЭПК не позднее, чем за 8 дней до начала заседания.

2.14. В случае необходимости кураторы организаций-источников комплектования госархивов, начальники архивных отделов до заседания ЭПК проверяют качество научно-технической обработки документов фонда и полноты сохранности дел непосредственно в организации, и результаты проверки представляют на заседание ЭПК.

3. Подготовка и проведение заседаний комиссии

3.1. Заседания ЭПК созываются председателем ЭПК по мере накопления документов, подлежащих рассмотрению, но не реже одного раза в месяц.

Заседание считается правомочным, если на нем присутствуют более поло вины состава ЭПК.

По вопросам, касающихся изменения документов нормативно-правового характера, решение ЭПК считается правомочным при наличии 2/3 голосов членов ЭПК.

3.2. Проекты решений ЭПК представляются секретарю комиссии не позднее, чем за 8 дней до заседания. Вопросы, по которым проекты решений не были представлены в указанный срок, могут быть включены в повестку дня, в порядке исключения, только с разрешения председателя ЭПК.

3.3. Секретарь ЭПК оповещает членов комиссии о планируемом заседании не позднее, чем за 5 дней до его проведения.

3.4. Председатель ЭПК принимает решение о внеплановом рассмотрении вопроса на ЭПК.

В случае внепланового внесения вопроса на ЭПК срок представления мате риалов и проекта решения устанавливается председателем ЭПК.

3.5. Повестка дня очередного заседания ЭПК составляется секретарем ЭПК и передается председателю ЭПК, членам комиссии, экспертам, консультантам не позднее, чем за 7 дней до заседания.

3.6. Выступающие на ЭПК эксперты, ответственные за прохождение вопроса, обязаны представить секретарю ЭПК свое выступление в письменном виде или заверить своей подписью стенограмму своего выступления.

3.7. Каждый член ЭПК или приглашенный на заседание эксперт имеет право ознакомиться с протоколом заседания ЭПК и иными материалами по вопросам, в решении которых он принял участие.

3.8. Время для доклада на заседаниях комиссии предоставляется в пределах, указанных председателем ЭПК, исходя из существа и сложности вопроса.

3.9. Заседания ЭПК протоколируются секретарем комиссии. Протокол, решения комиссии по каждому вопросу, рассмотренные на заседании, и все мате риалы к ним должны быть представлены для рассмотрения и утверждения председателю ЭПК не позднее 10 дней после проведения заседания.

В случае непредставления заинтересованной организацией необходимых сведений или аргументов по нерешенным на ЭПК вопросам, представленный этой организацией на ЭПК проект решения, не утверждается. Все материалы возвращаются организации для дополнительной проработки.

3.10. Проекты решений ЭПК своевременно доводятся до сведения членов комиссии и экспертов и обсуждаются на ее заседании, после чего проходит голосование по принимаемому решению.

Решения ЭПК принимаются по каждому рассматриваемому вопросу (документу) отдельно, большинством голосов присутствующих членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭПК.

Особые мнения членов ЭПК отражаются в протоколе и прилагаются к нему в письменном виде.

3.11. Проекты решений ЭПК в течение трех дней после принятия при необходимости должны быть исполнителем доработаны, отредактированы с учетом замечаний и предложений, внесенных на заседании, завизированы соответствующими должностными лицами и представлены на подпись председателю ЭПК. Подписанные решения ЭПК доводятся до сведения всех заинтересованных организаций.

3.12. Рассмотренные председателем ЭПК и оформленные в установленном порядке документы со всеми необходимыми дополнительными материалами к ним, подлежащие утверждению начальником Управления, в соответствии с п. 1.5. Положения об ЭПК, должны быть направлены в Управление не позднее чем через 15 дней со дня проведения заседания.

3.13. На документах, утвержденных (согласованных) ЭПК без замечаний, секретарь проставляет или заполняет соответствующий гриф.

3.14. Секретарь ЭПК формирует дела в соответствии с номенклатурой дел Управления Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.

4. Организация контроля и проверка исполнения решений

4.1. Вид контроля и сроки представления информации (если она необходима) о выполнении решений ЭПК, как правило, определены в тексте самого решения, в случае их отсутствия устанавливаются председателем ЭПК.

4.2. Снятие с контроля решений ЭПК осуществляется председателем ЭПК по информации секретаря ЭПК или ответственного исполнителя вопроса.

4.3. Секретарь ЭПК организует учет и оперативный контроль за выполнением решений, рассмотрением поступивших документов в установленные сроки, принимает необходимые меры по предупреждению нарушения сроков исполнения поступивших документов.

4.4. Повторное представление документов (описей, номенклатур дел, актов и др.) на комиссию осуществляется не позднее 1 месяца.

4.5. Секретарь ЭПК организует своевременную передачу рассмотренных документов кураторам и другим заинтересованным лицам.