Приложение 1. Примерная должностная инструкция начальника архивного отдела

Приложение 1

к приказу Управления

Карачаево-Черкесской

Республики по делам архивов

от 25 июня 2014 г. N 33

Утверждаю

Глава администрации ___________________

муниципального района (городского округа)

_______________________ Ф.И.О.

"____" ________________ 20___ г.

Примерная должностная инструкция
начальника архивного отдела администрации
_________________________________________________
муниципального района (городского округа)

I. Общие положения

1.1. Должность начальника архивного отдела относится в Реестре должностей муниципальной службы Карачаево-Черкесской Республики к группе "главная".

1.2. Начальник архивного отдела непосредственно подчиняется _________________________________________________________________.

1.3. Начальник архивного отдела назначается и освобождается от должности главой администрации.

1.4. В подчинении начальника находится (заместитель начальника, ведущий специалист, специалист).

1.5. Начальника архивного отдела в период его отсутствия замещает (заместитель начальника, ведущий специалист).

1.6. Начальник архивного отдела осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 02.03.2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Карачаево-Черкесской Республики, Законом Карачаево-Черкесской Республики от 15.11.2007 г. N 75-РЗ "О некоторых вопросах муниципальной службы в Карачаево-Черкесской Республике", Законом Карачаево-Черкесской Республики от 13 марта 2009 N 5-РЗ "Об архивном деле в Карачаево-Черкесской Республике", Законом Карачаево-Черкесской Республики от 13 ноября 2006 г. N 85-РЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Карачаево-Черкесской Республике отдельными государственными полномочиями Карачаево-Черкесской Республики по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики", иными нормативными правовыми актами Карачаево-Черкесской Республики.

II. Квалификационные требования к должности начальника архивного отдела

2.1. К образованию: наличие высшего профессионального образования по одной из следующих специальностей: государственное и муниципальное управление, юриспруденция, историк-архивист, подтвержденного документом об образовании и квалификации.

2.2. К стажу работы: не менее трех лет стажа муниципальной службы или не менее трех лет стажа работы по специальности;

2.3. К уровню профессиональных знаний и навыков, необходимых для исполнения должностных обязанностей:

- знание и умение применять в своей деятельности федеральное и республиканское законодательство;

- способность поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;

- знание аппаратного и программного обеспечения, возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в муниципальных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота, общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности;

- наличие навыков работы с базами данных, хранилищами информации, внутренними и периферийными устройствами компьютера, с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе в Интернете, в операционной системе, в текстовом редакторе, с электронными таблицами, по подготовке презентаций, графическими объектами, графическими объектами в электронных документах;

- умение работать с людьми.

III. Должностные обязанности, права и ответственность начальника архивного отдела

3.1. Должностные обязанности начальника архивного отдела:

3.1.1. Руководит работой архивного отдела администрации муниципального района (городского округа) (далее - архив).

3.1.2. Разрабатывает программы развития и планы работы архива.

3.1.3. Руководит подготовкой проектов нормативных документов, регламентирующих деятельность архива.

3.1.4. Организует разработку методических документов с целью совершенствования работы архива, контролирует их внедрение в практику.

3.1.5. Ведет основные учетные документы архива.

3.1.6. Организует и координирует работу специалистов архива по обеспечению сохранности документов и их рациональному размещению.

3.1.7. Осуществляет контроль соблюдения нормативных условий и режимов хранения документов архива.

3.1.8. Проводит работу по проверке наличия и физического состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страхового копирования и переплетных работ, контролирует качество их проведения.

3.1.9. Осуществляет учет и розыск необнаруженных дел архива, выявление и учет особо ценных документов.

3.1.10. Составляет списки юридических и физических лиц, являющихся источниками комплектования архива.

3.1.11. Ведет переговоры с федеральными территориальными, республиканскими органами, негосударственными организациями и физическими лицами - потенциальными источниками комплектования архива.

3.1.12. Оказывает методическую и практическую помощь в делопроизводстве организаций - источников комплектования архива.

3.1.13. Проводит прием документов на постоянное, временное и депозитарное хранение.

3.1.14. Организует работу экспертной комиссии.

3.1.15. Организует отбор и передачу документов на постоянное хранение.

3.1.16. Ведет учет документов, временно хранящихся в организациях - источниках комплектования архива.

3.1.17. Осуществляет контроль за документами, хранящимися в организациях - источниках комплектования архива.

3.1.18. Участвует в заключении договоров между организациями - источниками комплектования архива и отделом научно-технической обработки документов, содержащийся за счет средств от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности Республиканского государственного бюджетного учреждения "Государственный архив Карачаево-Черкесской Республики" (далее - РГБУ "ГА КЧР") об упорядочении документов и оказании им платных услуг.

3.1.19. Участвует в подготовке договоров о сотрудничестве и координации деятельности администрации муниципального района (городского округа) и Управления Карачаево-Черкесской Республики в области архивного дела.

3.1.20. Обеспечивает заключение трехсторонних соглашений о сотрудничестве в области архивного дела между администрацией муниципального района (городского округа), Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов и организациями федеральной собственности, собственности Карачаево-Черкесской Республики и частной собственности, являющимися источниками - комплектования архива.

3.1.21. Организует и проводит работу по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей, созданию и ведению каталогов и баз данных.

3.1.22. Осуществляет тематическую разработку документов фондов архива.

3.1.23. Организует и осуществляет подготовку справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архива.

3.1.24. Способствует внедрению в работу архива автоматизированных архивных технологий.

3.1.25. Осуществляет анализ, учет состояния и эффективность использования справочно-поисковых средств архива.

3.1.26. Обеспечивает доступ потребителей документной информации к справочно-поисковым средствам архива.

3.1.27. Обеспечивает использование документов архива, в том числе исполняет поступающие в архив запросы различного характера.

3.1.27. Организует выставки документов.

3.1.28. Готовит материалы для составления сборников документов, использования их в периодических изданиях и средствах массовой информации.

3.1.29. Организует работу читального зала архива.

3.1.30. Взаимодействует с музеями муниципального района (городского округа) в проведении информационных мероприятий краеведческого характера.

3.1.31. Участвует в мобилизационной подготовке архива, осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях.

3.1.32. Способствует внедрению в практику работы современных научных и методических разработок.

3.2. Начальник отдела имеет право на:

3.2.1. Ознакомление с документами, устанавливающими его права и обязанности по замещаемой должности муниципальной службы, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей и условиями продвижения по службе.

3.2.2. Обеспечение организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

3.2.3. Оплату труда и другие выплаты в соответствии с трудовым законодательством, законодательством о муниципальной службе и служебным контрактом.

3.2.4. Отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего (служебного) времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодного оплачиваемого отпуска.

3.2.5. Получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также на внесение предложений о совершенствовании деятельности органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования.

3.2.6. Участие по своей инициативе в конкурсе на замещение вакантной должности муниципальной службы.

3.2.7. Повышение квалификации в соответствии с муниципальным правовым актом за счет средств местного бюджета.

3.2.8. Защиту своих персональных данных.

3.2.9. Ознакомление со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о профессиональной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений.

3.2.10. Объединение, включая право создавать профессиональные союзы, для защиты своих прав, социально-экономических и профессиональных интересов.

3.2.11. Рассмотрение индивидуальных трудовых споров в соответствии с трудовым законодательством, защиту своих прав и законных интересов на муниципальной службе, включая обжалование в суд их нарушений.

3.2.12. Проведение по его заявлению служебной проверки.

3.2.13. Медицинское страхование в соответствии с федеральным законом об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации.

3.2.14. Пенсионное обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2.15. Иные права, которыми в пределах своей компетенции обладает начальник архивного отдела при исполнении возложенных на него должностных обязанностей.

3.3. Ответственность начальника архивного отдела:

3.1. Несет ответственность, установленную законодательством, за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан; за не сохранение государственной тайны, а также разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;

3.2. Несет материальную ответственность за возможный имущественный ущерб, связанный с характером служебной деятельности;

3.3. Несет дисциплинарную ответственность за несвоевременное выполнение заданий, приказов, распоряжений и указаний, вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, за исключением незаконных.

3.4. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящим должностным регламентом, несет персональную ответственность в соответствии с Федеральным и республиканским законами.

IV. Порядок служебного взаимодействия в связи с исполнением должностных обязанностей с муниципальными служащими того же муниципального органа, муниципальными служащими иных муниципальных органов, государственными органами, другими гражданами, а также организациями

4.1. Служебное взаимодействие осуществляется в соответствии с Федеральным законом "О муниципальной службе в Российской Федерации", Законом Карачаево-Черкесской Республики "О некоторых вопросах муниципальной службы в Карачаево-Черкесской Республике", Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Карачаево-Черкесской Республики "Об архивном деле в Карачаево-Черкесской Республике", Законом Карачаево-Черкесской Республики "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Карачаево-Черкесской Республике отдельными государственными полномочиями Карачаево-Черкесской Республики по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики", Положением об архивном отделе, а также указаниями и резолюциями руководителя.

4.2. Поручения и указания начальнику даются главой администрации, куратором архивного отдела в устной или письменной форме по вопросам деятельности архивного отдела.

4.3. В целях исполнения служебных обязанностей и поручений начальник отдела вправе обращаться к другим специалистам архивного отдела, РГБУ "ГА КЧР", работникам иных государственных органов, органов местного самоуправления, гражданам и в организации.

4.4. Начальник архивного отдела осуществляет взаимодействие с начальниками архивных отделов администраций муниципальных районов и городских округов, директорами РГБУ "ГА КЧР" и его филиалов, территориальными органами федеральной и республиканской власти по решению вопросов, относящимся к его компетенции.

V. Перечень государственных, муниципальных услуг, оказываемых гражданам и организациям

5.1. Начальник в соответствии с административным регламентом "Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений по документам Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики, находящимся на временном хранении в архивных отделах администраций муниципальных районов и городских округов Карачаево-Черкесской Республики" и Положением об архивном отделе оказывает гражданам и организациям следующие услуги:

5.1.1. Предоставление гражданам, организациям архивных справок, архивных копий, выписок из архивных документов.

5.1.2. Проведение консультаций, разъяснения по вопросам, относящимся к его компетенции.

VI. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности муниципального служащего

6.1. При оценке эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности начальника архивного отдела учитываются следующие показатели:

- планирование работы (расстановка приоритетов в работе, порядок в документации);

- выполняемый объем работы (количество завершенной и текущей работы вне зависимости от качества);

- качество выполненной работы (тщательность и аккуратность, независимо от количества);

- ответственность (исполнение обязанностей в срок с минимумом контроля);

- самостоятельность (способность выполнять задания без жесткого контроля);

- дисциплина (соблюдение служебного распорядка и сроков выполнения работы).