Приложение N 8. Положение о порядке ведения личного дела муниципального служащего муниципального образования город Тихорецк

Приложение N 8
к решению Совета муниципального образования
город Тихорецк
от 8 сентября 2005 г. N 121(п.8)

Положение
о порядке ведения личного дела муниципального служащего
муниципального образования город Тихорецк

Настоящее Положение в соответствии с Законом Краснодарского края "О муниципальной службе в Краснодарском крае" устанавливает порядок комплектования, ведения и хранения личного дела муниципального служащего муниципального образования город Тихорецк.

1. Личное дело муниципального служащего включает в себя документы, содержащие сведения о служащем, прохождении им муниципальной службы.

2. Ведение личных дел муниципальных служащих возлагается на специалиста по кадровой службе администрации муниципального образования город Тихорецк соответствующих должностных лиц и ее территориальных или отраслевых органов.

3. При переводе муниципального служащего на новое место муниципальной службы личное дело передается в кадровую службу по указанному месту муниципальной службы.

4. Ведение нескольких личных дел одного муниципального служащего не допускается.

5. Личное дело муниципального служащего оформляется в недельный срок после выпуска соответствующего документа о приеме гражданина на муниципальную службу.

6. При ведении личного дела в него включаются документы, закрепляющие процесс поступления гражданина на муниципальную службу и ее прохождения.

Устанавливается следующий состав документов и порядок их расположения при ведении личного дела:

анкета с фотографией размером 4х6 см;

дополнение к анкете;

автобиография;

заверенные копии документов, подтверждающие профессиональное образование, переподготовку и повышение квалификации;

трудовой договор;

распоряжение (решение, постановление) о назначении на муниципальную должность муниципальной службы;

опись документов, находящихся в личном деле.

В зависимости от условий поступления на муниципальную службу, специфики муниципальной должности органов местного самоуправления муниципального образования город Тихорецк, на которую назначается (принимается) гражданин, в личное дело могут помещаться следующие документы:

для впервые поступающего на муниципальную службу - справка из органов налоговой службы, содержания сведений о доходах и имуществе;

для муниципального служащего, назначенного на главную муниципальную должность, - представление лица, замещающего высшую муниципальную должность.

После заведения личного дела в него поступают все основные документы, отражающие изменения, которые будут возникать в период прохождения муниципальным служащим муниципальной службы. Сведения об изменениях заносятся в дополнение к анкете.

К таким сведениям относятся: документы, подтверждающие изменения анкетных данных муниципального служащего (копия свидетельства о браке, копии документов об окончании учебных заведений и получении дополнительной специальности и т.д.);

документы, характеризующие профессиональные, деловые и личностные качества муниципального служащего (характеристики, отзывы, аттестационные листы, справки-объективки, т.е. биографические справки содержания анкетные данные муниципального служащего и краткое описание его трудовой деятельности и т.д.).

В личное дело муниципального служащего, допущенного к государственной тайне, включается договор об оформлении допуска к государственной тайне.

Сбор и внесение в личные дела муниципальных служащих сведений об их политической и религиозной принадлежности, о частной жизни запрещается.

7. Все документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке. В него не должны входить документы второстепенного значения (проекты, дубликатные экземпляры и т.д.).

8. Документы личного дела помещаются в специальную папку, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в журнале учета личных дел муниципальных служащих.

После увольнения муниципального служащего его личное дело извлекается из данной папки, оформляется для передачи в установленном порядке (при перемещении служащего) или сдается на хранение в архив.

9. Для работы с личными делами могут вестись карточки:

алфавитные	для быстрого поиска личного дела;
контрольные	для обеспечения сохранности и контроля за своевременным возвратом выданных или высланных личных дел;
должностные	для отражения сведений о муниципальных служащих, занимавших ранее и занимающих на данный момент соответствующую муниципальную должность;
статистические	для обеспечения учета муниципальных служащих и анализа их качественного состава.

10. Муниципальный служащий имеет право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, на приобщение к личному делу своих объяснений.

Муниципальный служащий обязан информировать кадровую службу об изменениях в своих анкетных данных.

11. Кадровые работники администрации муниципального образования город Тихорецк и отраслевых органов:

обеспечивают правильность составления и оформления документов личного дела и их сохранность;

ведут картотеки алфавитных, контрольных, должностных и статистических карточек;

оперативно вносят в дополнение к анкете сведения об изменениях в анкетных данных муниципального служащего и прохождения им муниципальной службы;

осуществляют подготовку личных дел уволенных муниципальных служащих к сдаче архив, для передачи в установленном порядке - при перемещении служащего.

12. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается: производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях; вносить в него новые записи; извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать новые; разглашать сведения, содержащие в документах личного дела. При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя, специалист по кадровой службе обязан сделать во внутренней описи соответствующую запись.

Личные дела не выдаются на руки муниципальным служащим, на которых они заведены.

13. Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется руководителем. Высылка личных дел по соответствующим запросам в другие организации осуществляется с разрешения руководителя данной организации.

14. Ответственность за хранение личных дел возлагается на специалиста по кадровой службе и руководителей соответствующих территориальных или отраслевых органов. В администрации муниципального образования город Тихорецк хранятся личные дела только работающих муниципальных служащих.

Личные дела уволенных муниципальных служащих оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилий работавших муниципальных служащих.

15. Личные дела хранятся наравне с секретными документами, отдельно от трудовых книжек и имеют постоянный срок хранения.

Для хранения личных дел используются сейфы или железные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров.

Помещения, в которых находятся шкафы (сейфы) с личными делами муниципальных служащих должны сдавать под охранную сигнализацию.

Заместитель главы муниципального

образования город Тихорецк,

руководитель аппарата

С. В. Дебров