Приложение. Положение о порядке организации рассмотрения письменных, устных обращений и приема граждан в администрации муниципального образования Тихорецкий район, структурных подразделениях и муниципальных учреждениях

Приложение
к постановлению главы муниципального
образования Тихорецкий район
от 10 февраля 2006 г. N 102

Положение
о порядке организации рассмотрения письменных, устных обращений и приема
граждан в администрации муниципального образования Тихорецкий район,
структурных подразделениях и муниципальных учреждениях

1. Общие положения

1.1. Работа с обращениями граждан в администрации муниципального образования Тихорецкий район, структурных подразделениях и муниципальных учреждениях осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, действующим федеральным законодательством, Законом Краснодарского края от 25 февраля 1999 года N 162-КЗ " О порядке рассмотрения обращений граждан в Краснодарском крае" и Уставом муниципального образования Тихорецкий район.

Администрация муниципального образования Тихорецкий район, ее структурные подразделения с правами юридического лица и муниципальные учреждения рассматривают жалобы, заявления и предложения граждан в пределах своей компетенции.

1.2. В администрации муниципального образования Тихорецкий район отдел по взаимодействию со средствами массовой информации, приему граждан, общественными организациями и миграционным вопросам выполняет работу, связанную с централизованным учетом и организацией рассмотрения письменных и устных обращений граждан, поступающих на имя главы муниципального образования Тихорецкий район и его заместителей, анализирует характер вопросов, поднимаемых гражданами, информирует об их содержании главу муниципального образования Тихорецкий район; ведет запись граждан на личный прием к главе муниципального образования Тихорецкий район, организовывает прием граждан, проверяет состояние работы с обращениями граждан в отраслевых отделах, структурных подразделениях с правами юридического лица и муниципальных учреждениях; оказывает необходимую методическую и практическую помощь в организации разрешения предложений, заявлений, жалоб.

В администрации муниципального образования Тихорецкий район, в структурных подразделениях с правами юридического лица и в муниципальных учреждениях для организации работы по рассмотрению предложений, заявлений и жалоб граждан, организации личного приема граждан и ведения соответствующего делопроизводства распоряжением главы муниципального образования Тихорецкий район, приказом руководителя юридического лица назначается конкретное должностное лицо, несущее персональную ответственность за эту работу. В структурных подразделениях администрации муниципального образования Тихорецкий район, не имеющих статуса юридического лица, устным распоряжением руководителей отделов определяется конкретное должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства по обращениям граждан.

2. Прием и регистрация поступающей корреспонденции

2.1. Прием писем, поступающих в администрацию муниципального образования Тихорецкий район,# осуществляется специалистом 1 категории приемной главы. При приеме писем:

- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывается конверт;

- поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются впереди текста письма. В случае отсутствия самого текста письма работником, принимающим почту, к конверту подкалывается бланк с текстом: "Письменного обращения к адресату нет";

- составляются акты на письма, к которым прилагаются денежные знаки, ценные бумаги, и на заказные письма с уведомлением, при вскрытии которых не обнаружилось письменного обращения;

- регистрируются в журнале входящей корреспонденции;

- представляются главе муниципального образования Тихорецкий район для резолюции: определения конкретных исполнителей, сроков исполнения и дачи конкретных поручений, либо о направлении обращений для рассмотрения его заместителям, в соответствующие структурные подразделения администрации, в администрации сельских поселений или на рассмотрение депутатам Совета муниципального образования Тихорецкий район.

2.2. После резолюции главы муниципального образования Тихорецкий район обращения со всеми документами, под роспись, передаются в отдел по взаимодействию со средствами массовой информации, приему граждан, общественными организациями и миграционным вопросам для регистрации.

2.3. Отделом по взаимодействию со средствами массовой информации, приему граждан, общественными организациями и миграционным вопросам производится регистрация обращений на бумажных носителях и с использованием компьютерной техники. На каждое обращение заводится регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе и в электронном виде в программе по учету обращений граждан. На первой странице письма, (а не на сопроводительных документах) в правом верхнем углу либо на свободном от текста месте проставляется регистрационный номер и дата регистрации.#

2.4. При незначительном количестве обращений вместо регистрационно-контрольных карточек на бумажном носителе может вестись журнал учета рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан на бумажном носителе. Форма этого журнала должна соответствовать форме журнала в электронном виде в программе по учету обращений граждан.

Нумерация при регистрации писем в журнале ведется с начала каждого года. Страницы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

3. Рассмотрение письменных обращений граждан

3.1. Отделом по взаимодействию со средствами массовой информации, приему граждан, общественными организациями и миграционным вопросам регистрационно-контрольная карточка с приложением обращения передается главе муниципального образования Тихорецкий район для резолюции: определения конкретных исполнителей, сроков исполнения и дачи конкретных поручений, либо о направлении обращений для рассмотрения его заместителям, в соответствующие структурные подразделения администрации, в администрации сельских поселений или на рассмотрение депутатам Совета муниципального образования Тихорецкий район.

В структурных подразделениях администрации муниципального образования Тихорецкий район и муниципальных учреждениях, в поручении руководителя должно быть отражено, кому и что поручается по рассмотрению каждого обращения.

В поручении могут определяться методы, формы рассмотрения обращения: комиссионное рассмотрение, рассмотрение с выходом (выездом) на место или с участием заявителя и т. д. По каждому письму дается поручение дать ответ заявителю.

В поручении указываются номер, дата регистрации письма, количество прилагаемых листов и дата отправки поручения.

3.2. Если письмо с поручением поступило исполнителю не по назначению (ошибочно), то оно должно быть возвращено не позднее пяти дней со дня поступления в отдел по взаимодействию со средствами массовой информации, приему граждан, общественными организациями и миграционным вопросам администрации муниципального образования Тихорецкий район, направивший его.

3.3. Если обращение содержит несколько вопросов, то оно размножается и направляется на исполнение всем должностным лицам, в компетенцию которых входит их разрешение.

3.4. Если поручение дано одновременно нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует лицо, указанное в резолюции первым, им обеспечивается обобщение материалов и готовится ответ заявителю.

Персональную ответственность за рассмотрение обращения несут все исполнители.

Персональную ответственность за содержание ответа заявителю и соблюдение сроков рассмотрения обращений несет должностное лицо, казанное# первым в резолюции главы. Иные исполнители, информацию по рассмотрению обращений в пределах своей компетенции, обязаны направить должностному лицу, указанному в резолюции главы первым.#

3.5. При повторном поступлении обращения, отделом по взаимодействию со средствами массовой информации, приему граждан, общественными организациями и миграционным вопросам подбирается имеющаяся переписка. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, ходатайства, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Письма одного и того же автора и по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные - по одному и тому же вопросу, по которому автору давались исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами.

3.6. Зарегистрированные письма заявителям не возвращаются. Возврат обращения автору возможен до его регистрации. По письменному заявлению автору возвращаются приложения к обращению как во время рассмотрения, так и во время архивного хранения.

3.7. Не допускается направление жалоб на рассмотрение должностным лицам или организациям, действия которых обжалуются.

3.8. Письменные обращения, в которых не указана или написана неразборчиво фамилия автора, которые не содержат данных о месте жительства заявителя либо о его работе или учебе, признаются анонимными. Содержание таких писем аннотируется так же, как и других обращений. Анонимные письма, как правило, не рассматриваются.

По анонимным обращениям, поступившим непосредственно в структурные подразделения администрации муниципального образования Тихорецкий район с правами юридического лица и муниципальные учреждения, решение о необходимости рассмотрения принимается руководителем соответствующего юридического лица.

3.9. Обращения, поступившие в администрацию муниципального образования Тихорецкий район, в которых отсутствуют просьбы, жалобы, предложения, содержатся общие рассуждения по известным проблемам внутренней и внешней политики, поднимаются уже ранее решенные вопросы, не требующие дополнительного рассмотрения, списываются в архив заместителем главы муниципального образования Тихорецкий район по организационно-кадровой работе, взаимодействию с сельскими поселениями, правоохранительными органами, руководителем аппарата. На письме (в правом нижнем углу первого листа) делается запись "в дело" с указанием даты и фамилии. Аналогично списываются письма бессмысленные или некорректные по содержанию, если они не имеют личных просьб.

3.10. Письма с просьбами о личном приеме главой муниципального образования Тихорецкий район рассматриваются как обычные обращения. Как правило, авторам направляются сообщения о порядке организации личного приема граждан главой.

4. Сроки рассмотрения обращений и контроль исполнения

4.1. Заявления и жалобы разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления в администрацию муниципального образования Тихорецкий район,,# структурные подразделения с правами юридического лица, муниципальные учреждения,,# а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней.

4.2. Письма военнослужащих и членов их семей рассматриваются безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня их поступления адресату.

В тех случаях, когда необходимо проведение специальной проверки, срок рассмотрения заявления или жалобы может быть продлен руководителем, дававшим поручение по рассмотрению, но не более чем на 15 дней.

4.3. Обращения депутатов всех уровней разрешаются в соответствии с федеральными законами и законами Краснодарского края.

4.4. Сроки исполнения обращений граждан, кроме того, могут быть установлены в тексте поручений или в тексте резолюций главы муниципального образования Тихорецкий район.

4.5. Сроки исчисляются со дня регистрации обращения в администрацию, до даты подписания на него ответа главой или заместителями главы, правомочными принять решение по существу обращения.

4.6. В тех случаях, когда для рассмотрения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения могут быть в порядке исключения продлены главой по письменной просьбе исполнителя, с обоснованием причин продления срока, но не более чем на один месяц при условии сообщения об этом заявителю. Продление срока рассмотрения обращения должно быть оформлено не менее чем за 2 - 3 дня до истечения срока исполнения.

4.7. Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, ставятся на контроль. При решении о постановке обращения на контроль учитывается, что контроль за рассмотрением писем преследует такие цели, как: устранение недостатков в работе администрации, структурных подразделений и муниципальных учреждений администрации муниципального образования Тихорецкий район, получение материалов для обзоров почты, аналитических записок и информаций, выявление принимавшихся ранее мер либо получение справки по вопросу, с которым автор обращается неоднократно.

4.8. Письма, поступившие в администрацию муниципального образования Тихорецкий район, структурные подразделения с правами юридического лица или муниципальные учреждения из федеральных органов государственной власти Российской Федерации, от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Краснодарского края, администрации Краснодарского края, а также через редакции газет с поручением сообщить результаты их рассмотрения, берутся на "особый контроль". Они передаются главе муниципального образования Тихорецкий район, который определяет порядок их дальнейшего рассмотрения, им же подписываются ответы в указанные органы.

4.9. Контроль за сроками рассмотрения обращений граждан, исполнение которых находится на контроле в администрации муниципального образования Тихорецкий район, осуществляет отдел по взаимодействию со средствами массовой информации, приему граждан, общественными организациями и миграционным вопросам, ответственный за организацию работы с обращениями граждан.

4.10. Исполнители несут ответственность за соблюдение сроков рассмотрения и качество исполнения поручений по обращениям, состояние делопроизводства по ним.

4.11. Обращения, поставленные на контроль в администрации муниципального образования Тихорецкий район, после исполнения подлежат возврату со всеми материалами в отдел по взаимодействию со средствами массовой информации, приему граждан, общественными организациями и миграционным вопросам.

4.12. В ответах на письма, находящиеся на контроле в администрации муниципального образования Тихорецкий район, указываются номер и дата регистрации письма в администрации муниципального образования Тихорецкий район, номер и дата регистрации отправки ответа исполнителем, указываются, кем дан ответ заявителю, инициалы, фамилия и номер служебного телефона исполнителя. К ответу прикладываются востребованные согласно поручению материалы, приложения. Если заявителю давался письменный ответ, то прикладывается копия ответа. В этом случае в деле у исполнителя остаются поручение, копия ответа на поручение, копия ответа заявителю, а также сопутствующие рассмотрению обращения материалы.

4.13. Письменное обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и автору письменного обращения дан исчерпывающий и обоснованный письменный ответ и обращение снято с контроля главой муниципального образования Тихорецкий район или его заместителем, давшим поручение.

4.14. Если главой муниципального образования Тихорецкий район в резолюции дается поручение доложить об исполнении, то главе подготавливается соответствующая информация в письменном виде и предоставляется лично заместителем или иным должностным лицом, указанным первым в резолюции главы для списания "в дело". При несогласии главы с результатами рассмотрения обращения, материалы рассмотрения обращений возвращаются на доработку.

4.15. Ответ в устной форме может быть дан в порядке исключения только по устным обращениям, рассмотренным при личном приеме граждан по вопросам консультативного характера. В случае устного ответа его содержание излагается в справке, которая составляется должностным лицом, беседовавшим с автором обращения, и докладывается руководству.

4.16. Ответ о результатах рассмотрения коллективных обращений направляется по адресу первого заявителя. В отдельных случаях по требованию лиц, подписавших обращение, ответы направляются и остальным адресатам.

4.17. Руководитель, дававший поручение по рассмотрению обращения, при согласии с ответом заявителю, списывает материалы рассмотрения "в дело".

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

5. Хранение дел

5.1. Контрольные обращения граждан, поступившие в администрацию муниципального образования Тихорецкий район, со всеми материалами по их рассмотрению хранятся в отделе по взаимодействию со средствами массовой информации, приему граждан, общественными организациями и миграционным вопросам.

Порядок и место архивного хранения папок с материалами рассмотренных обращений граждан в администрации муниципального образования Тихорецкий район и структурных подразделениях определяется главой муниципального образования Тихорецкий район.

5.2. Срок хранения обращений граждан с материалами по их рассмотрению - 5 лет. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

6. Организация личного приема граждан

6.1. Личный прием граждан осуществляется главой муниципального образования Тихорецкий район, его заместителями по вопросам, отнесенным к их ведению, а также руководителями структурных подразделений с правами юридического лица при поступлении обращений, рассмотрение которых находится в их компетенции.

6.2. График приема граждан главой муниципального образования Тихорецкий район и его заместителями утверждается главой муниципального образования Тихорецкий район и вывешивается в приемной главы и на первом этаже у входа в здание.

В структурных подразделениях администрации муниципального образования Тихорецкий район с правами юридического лица и в муниципальных учреждениях, график приема граждан руководителем и его заместителями утверждается руководителем соответствующего юридического лица и вывешивается на доступном для обозрения месте.

6.3. Ежедневный прием посетителей и запись на прием к руководству администрации муниципального образования Тихорецкий район ведут специалисты отдела по взаимодействию со средствами массовой информации, приему граждан, общественными организациями и миграционным вопросам.

Данные о посетителе (инициалы, фамилия, место проживания, поднимаемая проблема и др.) специалист, ведущий запись на прием, вносит в регистрационно-контрольную карточку или в журнал учета обращений граждан. Регистрационно-конотрольная# карточка и журнал учета должны содержать реквизиты и сведения, необходимые для заполнения регистрационной карточки автоматизированной программы по учету обращений граждан.

Во время записи на прием специалист обязан разъяснить посетителю, где, кем и в каком порядке может быть рассмотрен поднятый им вопрос # если его разрешение не входит в компетенцию администрации муниципального образования Тихорецкий район и вправе, по договоренности, направить заявителя на беседу в соответствующие структурные подразделения администрации.

Во время приема каждый гражданин имеет возможность сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов. Как правило, корреспонденция, полученная во время приема, рассматривается в первоочередном порядке и ставится на контроль.

6.4. Специалисты отдела по взаимодействию со средствами массовой информации, приему граждан, общественными организациями и миграционным вопросам, входящим в компетенцию администрации муниципального образования Тихорецкий район, к личным приемам (и выездным) главы и его заместителей готовят подборку материалов по рассмотрению предыдущих письменных и устных обращений заявителей, приглашают для участия в приемах соответствующих специалистов и непосредственно принимают участие в приемах.

За два дня до приема карточки личного приема, обращения и материалы к ним,# передаются заместителям главы муниципального образования для ознакомления, сбора информации и выработки проекта решения по поднимаемым заявителями вопросам.

6.5. Выездные приемы граждан руководством администрации муниципального образования Тихорецкий район проводятся с целью расширения форм связи с населением, всестороннего изучения нужд и запросов жителей муниципального образования Тихорецкий район.

О намеченном выездном приеме население соответствующего сельского поселения заблаговременно информируется через средства массовой информации.

В информации указывается, кем проводится прием граждан, время и место приема, а также время и место проведения предварительной записи на него и приема письменных предложений, заявлений и жалоб. В связи с тем, что на личном приеме ограничена возможность приема большого количества людей, предварительная запись на этот прием осуществляется при условии:

- обязательного рассмотрения администрацией сельского поселения вопроса заявителя, с которым он обращается на личный прием к главе муниципального образования Тихорецкий район;

- обоснованности и объективности обращения заявителя.

6.6. Не подлежат записи на приемы к главе муниципального образования Тихорецкий район и его заместителям граждане по вопросам земельных, имущественных и трудовых споров, так как эти вопросы рассматриваются только в судебном порядке, а также по вопросам жалоб на органы суда и прокуратуры.

6.7. На каждого заявителя, принятого главой или его заместителями # оформляется регистрационно-контрольная карточка на бумажном и электронном носителях.

Вместо регистрационно-контрольных карточек на бумажном носителе может вестись журнал учета приема граждан. Его форма должна соответствовать форме на электронном носителе в программе по учету обращений граждан. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью.

6.8. Рассмотрение обращений граждан, поступивших на личном приеме, осуществляется в полной аналогии с порядком рассмотрения письменных обращений граждан.

Начальник отдела по взаимодействию

со средствами массовой информации, приему

граждан, общественными организациями

и миграционным процессам

А. Ю. Важенин