Приложение. Административный регламент предоставления МУ "Архив администрации г. Новороссийска" муниципальной услуги по выдаче архивных справок, выписок, копий архивных документов, копий правовых актов администрации муниципального образования

Приложение

Административный регламент
предоставления МУ "Архив администрации г. Новороссийска" муниципальной
услуги по выдаче архивных справок, выписок, копий архивных документов,
копий правовых актов администрации муниципального образования
(утв. постановлением главы муниципального образования
город-герой Новороссийск от 15 сентября 2010 г. N 3234)

1. Общие положения

1.1. Настоящий административный регламент предоставления МУ "Архив администрации г. Новороссийска" (далее - архив) муниципальной услуги по выдаче архивных справок, выписок, копий архивных документов, копий правовых актов администрации муниципального образования (далее - муниципальная услуга) определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) архива при предоставлении настоящей муниципальной услуги.

1.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

1.2.1. Федеральным законом РФ от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

1.2.2. Законом Краснодарского края от 6 декабря 2005 года N 958-КЗ "Об архивном деле в Краснодарском крае".

1.2.3. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН (Москва, 2007 год).

1.2.4. Уставом МУ "Архив администрации г. Новороссийска", утвержденным постановлением главы администрации города-героя Новороссийска от 22 декабря 2005 года N 4165.

1.3. Получателем муниципальной услуги являются физические лица, индивидуальные предприниматели или юридические лица (далее - заявитель), обратившиеся в архив за предоставлением им заверенных архивных копий, справок, выписок.

1.4. Результатом муниципальной услуги является получение заявителем заверенных архивных копий, справок, выписок либо информации об их отсутствии.

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования об исполнении муниципальной услуги

2.1.1. Основными требованиями к порядку информирования граждан о предоставлении муниципальной услуги являются: достоверность предоставляемой информации, четкость в изложении информации, полнота информирования.

2.1.2. Информирование об исполнении муниципальной услуги предоставляется непосредственно в архиве (приложение N 1).

2.1.3. Должностное лицо, осуществляющее устное информирование, должно принять все необходимые меры для полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других специалистов.

2.2. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

2.2.1. Муниципальная услуга распространяется на все документы постоянного хранения, по личному составу, фотодокументы, находящиеся на хранении в архиве.

2.2.2. Для предоставления муниципальной услуги заявители предоставляют в архив, письменный запрос или заявление на имя руководителя о выдаче архивных копий, справок, выписок (приложения N 2, N 3).

2.2.2.1. В заявлении и запросах в обязательном порядке указываются фамилия, имя, отчество, адрес, паспортные данные заявителя или его доверенного лица, фамилия, имя, отчество лица, о котором запрашивается информация, название и реквизиты юридических лиц, необходимые поисковые данные (дата, регистрационный номер документа, номера приказов, сведения об организации, хронологические рамки и.т.п.#).

2.2.3. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в сроки, не превышающие 30 календарных дней, срочное исполнение в течение 7 календарных дней со дня регистрации заявления.

2.2.3.1. Руководитель архива вправе устанавливать сокращенные сроки предоставления муниципальной услуги.

2.2.4. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является выдача заверенной справки, выписки, копии документа заявителю либо письменное уведомление об отсутствии запрашиваемых сведений.

2.2.5. В оказании муниципальной услуги может быть отказано:

2.2.5.1. при отсутствии у потребителя муниципальной услуги права доступа к запрашиваемой документальной информации;

2.2.5.2. при отсутствии в заявлении (запросе) необходимых сведений для проведения поиска требуемой информации;

2.2.5.3. при отсутствии у представителя потребителя муниципальной услуги доверенности, оформленной в установленном законом порядке.

2.2.6. По требованию потребителя муниципальной услуги отказ в ее оказании оформляется в письменной форме с указанием причин отказа.

2.2.7. Заявления (запросы) потребителя муниципальной услуги регистрируются и учитываются в установленном порядке.

3. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

3.1.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

3.1.1.1. прием, первичная обработка и регистрация поступившего заявления (запроса) о выдаче копии, выписки, справки;

3.1.1.2. рассмотрение принятого заявления (запроса);

3.1.1.3. подготовка и выдача заверенной справки, выписки, копии документа заявителю либо письменное уведомление об отсутствии запрашиваемых сведений.

3.1.2. Последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги отражена схематично в приложении N 4.

3.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих заявлений и запросов

3.2.1. Юридическим фактом, служащим основанием для предоставления муниципальной услуги, является письменное заявление или запрос в архив о выдаче справки, выписки, копии документа.

3.2.2. Специалисты, осуществляющие прием граждан в установленные для приема граждан часы, проверяют правильность составления заявления, сверяют паспортные и поисковые данные, указанные в запросе, и производит их регистрацию.

3.2.3. Запросы юридических лиц принимаются и регистрируются в приемной ежедневно в течение всего рабочего дня.

3.2.4. Запросы, направленные по почте или факсимильной связью регистрируются по мере их поступления.

3.2.5. Результатом выполнения административной процедуры является регистрация заявления или запроса и передача на рассмотрение руководителю архива, заместителю руководителя архива.

3.3. Рассмотрение заявлений и запросов

3.3.1. Заявление и запросы передаются руководителю архива, заместителю руководителя архива для рассмотрения и резолюции.

3.3.2. Ознакомившись с заявлением, запросом руководитель архива, заместитель руководителя архива в срок до 3-х рабочих дней изучает его и соответствующей резолюцией определяет исполнителя, а при необходимости сроки исполнения заявления.

3.3.3. После принятия резолюции заявление, запрос поступают для исполнения специалистам архива.

3.3.4. Результатом выполнения административной процедуры является передача заявления исполнителю для подготовки справки, выписки, копии запрашиваемого документа или письменного уведомления заявителя об отказе в выдаче копии документа.

3.4. Подготовка и выдача архивных копий, выписок, справок

3.4.1. Поступившее специалисту архива заявление о выдаче архивных копий, справок, выписок в соответствии с резолюцией руководителя, заместителя руководителя рассматривается в срок от 4 до 25 календарных дней.

3.4.2. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов, в течение 5 рабочих дней со дня его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.

3.4.3. Согласно заявлению готовится архивная справка, выписка, копия запрашиваемого документа. Копии документов изготавливаются с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии). Текст документа должен быть четким, хорошо читаемым. Для заверения соответствия копии документа подлиннику, в нижней части листа или на обороте каждого листа копии проставляются архивные шифры и номера листов единицы хранения архивного документа.

3.4.4. Справки и выписки изготавливаются с помощью компьютерной техники на бланках архива с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

3.4.5. Текст архивной справки дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

3.4.6. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу.

3.4.7. В примечаниях к текстам архивной выписки и справки даются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста.

3.4.8. После текста архивных выписки и справки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

3.4.9. Аутентичность выданных по запросам архивных копий, справок и выписок удостоверяется подписью руководителя архива либо заместителя руководителя архива, исполнителя и печатью архива.

3.4.10. Архивные копии, справки и выписки и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.

3.4.11. Архивные копии, справки, выписки в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдается ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивных копий, выписок и справок расписывается в их получении в журналах регистрации запросов граждан и юридических лиц.

4. Контроль за соблюдением последовательности действий, определенных
административными процедурами по предоставлению
муниципальной услуги

4.1. Руководитель муниципального архива, заместитель руководителя архива несут полную ответственность за качество предоставляемой муниципальной услуги.

4.2. Контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги осуществляет уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и другие органы в пределах своей компетенции, на предмет соответствия качества фактически предоставляемой муниципальной услуги настоящему Регламенту, другим нормативным документам в сфере архивного дела.

4.3. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей результатов предоставления муниципальной услуги.

5. Порядок обжалования решений, действий (бездействия) должностных
лиц в ходе предоставления муниципальной услуги

5.1. Гражданин вправе обжаловать действие (бездействие) должностных лиц в ходе предоставления муниципальной услуги и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения (заявления), в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу и (или) в судебном порядке.

5.2. Если в результате рассмотрения жалобы на действие (бездействие) должностных лиц она признается обоснованной, принимается решение о принятии мер ответственности к должностному лицу администрации, допустившему нарушение настоящего регламента в ходе предоставления муниципальной услуги.

5.3. Гражданину направляется сообщение о принятом решении и действиях, проведенных в соответствии с принятым решением.

руководитель МУ "Архив администрации г. Новороссийска"

Л.В. Залетилов