Приложение. Порядок работы с обращениями физических и юридических лиц в администрации муниципального образования город Новороссийск

Приложение

Порядок
работы с обращениями физических и юридических лиц в администрации муниципального образования город Новороссийск
(утв. постановлением администрации муниципального образования
город Новороссийск от 30 мая 2014 г. N 4121)

С изменениями и дополнениями от:

29 мая, 15 декабря 2015 г., 24 марта 2017 г.

1. Общие положения

1.1. Порядок работы с обращениями физических и юридических лиц в администрации муниципального образования город Новороссийск (далее - Порядок) разработан в целях повышения уровня внесудебной защиты конституционных прав и законных интересов граждан, организаций и общественных объединений, результативности и качества рассмотрения обращений физических и юридических лиц и определяет сроки и последовательность действий при рассмотрении письменных (в том числе электронных) и устных обращений, а также порядок взаимодействия администрации муниципального образования город Новороссийск с органами государственной власти Российской Федерации, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти по Краснодарскому краю, органами исполнительной власти Краснодарского края и органами местного самоуправления муниципальных образований Краснодарского края при организации рассмотрения обращений физических и юридических лиц.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования город Новороссийск от 29 мая 2015 г. N 4014 в пункт 1.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.2. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих рассмотрение обращений физических и юридических лиц:

Конституция Российской Федерации (Российская газета, N 7,2009);

Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральный закон от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 7, ст. 776);

Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (1 часть), ст. 3451;

Закон Краснодарского края от 28 июня 2007 года N 1270-КЗ "О дополнительных гарантиях реализации права граждан на обращение в Краснодарском крае" (Информационный бюллетень Законодательного Собрания Краснодарского края, N 57, 2007);

Устав муниципального образования город Новороссийск.

1.3. Результатом рассмотрения обращений физических и юридических лиц является направление заявителю письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов со ссылками на нормативные правовые акты, либо перенаправление обращения в другой государственный орган или соответствующему должностному лицу с уведомлением заявителя о переадресации обращения, либо уведомление заявителя о невозможности рассмотрения обращения по существу поднимаемых вопросов на основании статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Процедура завершается направлением заявителю ответа или уведомления о переадресации обращения (письменного или в форме электронного документа) в установленный срок либо с его согласия устным ответом на обращение в ходе личного приема.

2. Требования к порядку рассмотрения обращений физических и юридических лиц

2.1. Информирование физических и юридических лиц. Информирование физических и юридических лиц в администрации муниципального образования город Новороссийск осуществляется при:

2.1.1. Непосредственном обращении физического или юридического лица лично по телефону, письменно почтой, электронной почтой, факсимильной связью в управление делопроизводства администрации муниципального образования город Новороссийск.

2.1.2. Размещении информационных материалов в сети "Интернет" на официальном сайте администрации муниципального образования город Новороссийск.

Информация о порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц предоставляется непосредственно в управлении делопроизводства администрации муниципального образования город Новороссийск, в том числе с использованием телефонной связи и информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования; посредством публикации в средствах массовой информации, в том числе путем размещения информации о почтовых адресах, справочных телефонах, факсах, адресах сайтов в сети "Интернет", адресах электронной почты, режиме работы управления делопроизводства (приложение N 1), графиках личного приема граждан (приложения N 2), на официальном сайте администрации муниципального образования город Новороссийск в сети "Интернет", на информационных стендах в управлении делопроизводства.

На входе в администрацию муниципального образования город Новороссийск в доступном для обозрения месте размещается вывеска, содержащая информацию о режиме работы по приему физических и юридических лиц.

Консультирование физических и юридических лиц осуществляется как в устной, так и в письменной форме.

Помещения, выделенные для осуществления муниципальной функции, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".

Рабочие места должностных лиц, осуществляющих прием физических и юридических лиц, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющей организовать исполнение в полном объеме.

Место ожидания личного приема физических и юридических лиц оборудуется стульями, столами, заявители обеспечиваются канцелярскими принадлежностями, бумагой для написания обращений. На информационных стендах размещаются образцы оформления и требования к письменному обращению, разъяснения основных положений законодательства, регламентирующего работу с обращениями физических и юридических лиц.

Места для проведения личного приема физических и юридических лиц оборудуются системами вентиляции, кондиционирования воздуха, противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны, питьевой водой и разовыми стаканчиками.

Должностное лицо, осуществляющее личный прием, обеспечивается настольной табличкой, содержащей сведения о его фамилии, имени, отчестве и должности.

Требования к форме и характеру взаимодействия должностных лиц с заявителями.

При информировании физических и юридических лиц о ходе и результатах рассмотрения обращений, ответах на телефонные звонки и устные обращения должностное лицо подробно, в вежливой (корректной) форме информирует физических и юридических лиц по интересующим их вопросам. Если отсутствует возможность ответить на поставленный вопрос, физическому или юридическому лицу сообщается телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию. При ответе на телефонный звонок должностное лицо называет наименование органа администрации муниципального образования город Новороссийск, фамилию, имя, отчество, замещаемую должность.

2.2. Сроки рассмотрения обращений физических и юридических лиц:

2.2.1. Обращения, поступившие в администрацию муниципального образования город Новороссийск по компетенции, рассматриваются в течение 30 дней. Указанный срок исчисляется от даты регистрации обращения в администрации муниципального образования город Новороссийск до даты на правления ответа заявителю. В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть сокращен.

2.2.2. Обращения депутатов представительных органов, связанные с обращениями граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются безотлагательно, но не позднее 15 дней, а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней.

2.2.3. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другие государственные органы, органы местного самоуправления глава муниципального образования город Новороссийск или его заместители, давшие поручение по рассмотрению обращения, вправе продлить срок его рассмотрения не более чем на 30 дней при условии уведомления об этом заявителя.

Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения "на доклад" руководителю, давшему поручение по рассмотрению обращения, представляется служебная записка, подготовленная непосредственным исполнителем, с обоснованием необходимости продления срока рассмотрения.

В случае принятия руководителем решения о продлении срока рассмотрения заявителю направляется уведомление.

2.2.4. Срок рассмотрения исчисляется в календарных днях. Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.

2.2.5. По дубликатному обращению (обращение заявителя, являющееся копией предыдущего обращения), приобщенному к материалам рассмотрения первого обращения, срок рассмотрения соответствует сроку рассмотрения первого обращения. Если дубликатное обращение получено после направления ответа заявителю, то срок рассмотрения данного обращения не должен превышать 10 дней.

2.2.6. По направленному в установленном порядке запросу государственным органом или должностным лицом срок подготовки информации исполнителем не должен превышать 15 дней. Продление сроков подготовки информации не предусмотрено.

2.2.7. Исполнители несут ответственность за соблюдение сроков рассмотрения обращений.

2.2.8. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений физических и юридических лиц, по которым администрацией муниципального образования город Новороссийск запрашиваются результаты рассмотрения, осуществляет управление делопроизводства администрации муниципального образования город Новороссийск.

3. Прием и первичная обработка письменных обращений физических и юридических лиц

3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление в администрацию муниципального образования город Новороссийск обращения.

3.2. Обращение может быть доставлено непосредственно физическим или юридическим лицом, его представителем, поступить по почте, телеграфу, каналам электронной и факсимильной связи.

3.3. В управление делопроизводства поступают обращения на имя главы администрации муниципального образования город Новороссийск, его заместителей. Вся корреспонденция поступает в канцелярию управления делопроизводства и далее распределяется по отделам в соответствии с характером документа: обращения физических лиц и общественных организаций направляются в отдел обращений физических лиц, обращения юридических лиц - в канцелярию управления делопроизводства.

3.4. В отделе обращений физических лиц и канцелярии корреспонденция проверяется на безопасность вложения. Специалист, обрабатывающий корреспонденцию, при обнаружении подозрительного почтового отправления (большая масса, смещение центра тяжести, наличие масляных пятен, необычный запах, особенности оформления и другое) сообщает о нем непосредственному руководителю. Руководитель - в отдел полиции.

Сотрудники полиции принимают необходимые меры.

3.5. После вскрытия конверта проверяется наличие в нем письменных вложений. Если в конверте отсутствует письменное вложение либо обнаружилась недостача упоминаемых автором или описью документов, составляется акт (приложения N 3, 4).

3.6. К тексту письма подкладывается конверт, который хранится вместе с обращением в течение всего периода его рассмотрения. В случае отсутствия текста письма к конверту (или вложенным материалам, если они имеются) подкладывается бланк с текстом "письменного обращения к адресату нет".

3.7. Обращения с пометкой "лично" вскрываются начальником управления делопроизводства.

3.8. Для приема обращений в форме электронных сообщений (Интернет - обращений) применяется программное обеспечение, предусматривающее обязательное заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращениями, руководствуясь распоряжением администрации муниципального образования город Новороссийск от 11.10.2013 г. N 170-р "Об утверждении Регламента функционирования системы "Интернет-приемная" на официальном сайте администрации муниципального образования город Новороссийск в рамках проектах "Новороссийск без бюрократии"".

3.9. Обработка обращений физических и юридических лиц, поступивших по каналам факсимильной связи, осуществляется аналогично письменным обращениям.

3.10. Письменные обращения на имя главы администрации муниципального образования город Новороссийск и его заместителей, доставленные автором или лицом, представляющим его интересы, принимаются специалистами отдела обращений физических лиц и канцелярии. На копии обращения проставляется штамп - уведомление о поступлении обращения в администрацию муниципального образования город Новороссийск с указаниями даты поступления, количества листов обращения и росписи должностного лица, принявшего документ.

3.11. Все письменные обращения, в том числе поступившие по каналам электронной и факсимильной связи, подлежат регистрации за исключением документов, поступающих из судебных органов, благодарностей и коммерческих предложений.

3.12. Служебные письма принимаются на официальном бланке или на обычном бланке, имеющие штамп организации и подписанные одним из ее руководителей), а также письма депутатов всех уровней. Обращения депутатов с приложенными к ним обращениями физических лиц и общественных организаций не регистрируются в канцелярии управления делопроизводства, а передаются по реестру в отдел обращений физических лиц управления делопроизводства.

4. Регистрация обращений

4.1. Все поступающие в администрацию муниципального образования город Новороссийск обращения физических и юридических лиц регистрируются в автоматизированной системе "Кодекс: письма и обращения граждан" и "Кодекс: служебная корреспонденция" в течение трех дней с даты их поступления.

В случае поступления обращений в день, предшествующий праздничным или выходным дням, их регистрация может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

4.2. Регистрация обращений ежегодно начинается с номера 1 и ведется в хронологическом порядке.

4.3. На первой странице письма (а не на сопроводительных документах к нему) в правом нижнем углу либо на свободном от текста месте проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера.

4.4. В электронную учетную карточку вносятся:

дата регистрации;

регистрационный номер;

сведения о повторности или многократности обращения;

фамилия и инициалы автора обращения (в именительном падеже) и его почтовый адрес (если адрес отсутствует и в письме, и на конверте, при определении территории проживания заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля);

социальное положение и льготная категория (в случае наличия);

форма обращения (письмо образования, телеграмма, Интернет, устное обращение);

вид обращения (жалоба, заявление, коллективное, краевое, личный прием, городская Дума, Государственная Дума, Законодательное собрание Краснодарского края, письмо образования, наименование организации и Ф.И.О. должностного лица, подписавшего письмо образования);

количество листов и приложений (если имеются);

указывается, откуда поступило обращение (из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, администрации Краснодарского края, от заявителя или организации, учреждения и т.д.), дата, исходящий номер сопроводительного письма;

краткое содержание обращения, которое должно быть четким, отражать его суть;

шифр тематики обращения согласно действующему классификатору (если в обращении ставится ряд вопросов, то проставляется шифр основного вопроса);

фамилия и проект резолюции руководителя, которому обращение направляется на рассмотрение;

наименование структурного подразделения администрации муниципального образования город Новороссийск и (или) фамилия лица, ответственного за рассмотрение обращения.

4.5. Учет обращений производится по фамилии заявителя или организации (учреждения).

4.6. При регистрации коллективных обращений (обращений, подписанных двумя или более авторами) в электронную учетную карточку вносятся первые две-три разборчиво указанные фамилии с припиской "и другие". Первой указывается фамилия того автора, в адрес которого заявители просят направить ответ и учет производится по данной фамилии. В случае отсутствия ссылки на фамилию первой указывается фамилия, обозначенная на конверте. В учетной карточке проставляется отметка "коллективное". Коллективные обращения без подписей регистрируются по названию организации, предприятия, учреждения (заведения), из которых они поступили (коллектив ОАО "Визит", коллектив СОШ N 1).

4.7. Если автор (Иванов) пересылает обращение через второе лицо (Петров), указывая его адрес и не указывая свой, то в графе "Ф.И.О." отмечаются две фамилии: Иванов, Петров.

4.8. Если заявитель не указал своей фамилии, то в электронную учетную карточку вносится запись "без подписи".

4.9. Зарегистрированные письма заявителям не возвращаются (за исключением случаев, предусмотренных федеральным законодательством). Возврат обращения заявителю возможен до его регистрации. По письменному запросу заявителю возвращаются приложения к обращению, как во время рассмотрения, так и во время архивного хранения.

4.10. Результат административной процедуры - регистрация обращения в автоматизированной системе и подготовка обращения к передаче на рассмотрение.

5. Направление обращений на рассмотрение

5.1. Специалисты управления делопроизводства, рассматривающие почту, в день регистрации обращения вносят предложения начальнику управления делопроизводства:

5.1.1. О представлении обращения на доклад главе администрации муниципального образования город Новороссийск или его заместителям для принятия решения о ходе рассмотрения. При рассмотрении обращения глава администрации муниципального образования город Новороссийск и его заместители определяют исполнителей, срок и порядок разрешения вопросов обращения и представления информации о результатах его рассмотрения;

5.1.2. Готовят проекты резолюций главы муниципального образования: о направлении обращения на рассмотрение по принадлежности, в котором могут определяться методы рассмотрения обращения: комиссионное рассмотрение, с выходом (выездом) на место, с участием заявителя, с проведением собрания и другие.

5.2. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации муниципального образования город Новороссийск, в течение семи дней со дня регистрации направляются на рассмотрение в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов, с уведомлением физических и юридических лиц, направивших обращение, о переадресации обращений.

5.3. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, или соответствующим должностным лицам.

5.4. Если в поручении по рассмотрению обращения указано несколько исполнителей, то оригинал обращения направляется первому исполнителю. Исполнитель, у которого находится оригинал обращения, при необходимости возвращает его в управление делопроизводства администрации муниципального образования город Новороссийск.

5.5. В случае если обращение направлено не по принадлежности, исполнитель в трехдневный срок возвращает его в управление делопроизводства с мотивированной служебной запиской на имя руководителя, давшего поручение. В записке указывается орган или должностное лицо, в чью компетенцию входит решение поднимаемых в обращении вопросов.

5.6. Не допускается передача обращения от одного исполнителя к другому, минуя управление делопроизводства.

5.7. Письменное обращение, возвращенное в управление делопроизводства, как направленное не по компетенции, передается для осуществления переметки в электронной базе и подготовки резолюции иному исполнителю.

5.8. В структурных подразделениях администрации муниципального образования город Новороссийск, непосредственные исполнители определяются руководителями. Поручение руководителя должно содержать: фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действия, порядок и срок исполнения, подпись руководителя. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

5.9. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. В случае если в обращении обжалуется решение или действие (бездействие) администрации муниципального образования или должностного лица, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается заявителю с разъяснениями его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

5.10. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается физическому или юридическому лицу, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.11. Жалобы, адресованные главе администрации муниципального образования город Новороссийск и его заместителям, на правоохранительные и судебные органы, в том числе содержащие требования о записи на личный прием по данным вопросам, направляются для разъяснений в управление по взаимодействию с правоохранительными органами.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования город Новороссийск Краснодарского края от 24 марта 2017 г. N 2803 пункт 5.12 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.12 Прием уведомлений о проведении митингов и пикетов производит управление внутренней политики в порядке, определенном постановлением администрации муниципального образования город Новороссийск от 16 мая 2016 года N 3735 "О мерах по реализации Закона Краснодарского края от 3 апреля 2009 года N 1715-КЗ "Об обеспечении условий реализации права граждан на проведение собраний, митингов, демонстраций, шествий и пикетирований в Краснодарском крае" и утрате силы некоторых постановлений администрации муниципального образования город Новороссийск.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с внесенными изменениями

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования город Новороссийск от 29 мая 2015 г. N 4014 раздел 5 настоящего приложения дополнен пунктом 5.14

5.14. Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения, за исключением случая, если текст письменного обращения не поддается прочтению.

6. Рассмотрение обращений физических и юридических лиц

6.1. Если поручение дано одновременно нескольким должностным лицам, то работу по рассмотрению обращения координирует лицо, отмеченное в поручении пометкой "свод", им обобщаются материалы, готовится и направляется ответ заявителю. Соисполнители не позднее трех дней до истечения срока исполнения обращения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа. При этом персональную ответственность за рассмотрение обращения несут все исполнители. При отсутствии пометки "свод", ответ заявителю направляет каждый исполнитель.

6.2. Должностное лицо при рассмотрении обращения:

6.2.1. В случае необходимости в установленном законодательством порядке запрашивает дополнительные материалы, встречается с заявителем для уточнения сути обращения;

6.2.2. Создает комиссию для проверки фактов, изложенных в обращении (как правило, с выездом на место и участием заявителя).

6.3. При рассмотрении повторного обращения (обращения, поступившего от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в котором обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, или указывается на недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения, либо сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения) анализируется имеющаяся по поднимаемым в нем вопросам переписка. Как правило, повторные обращения ставятся на контроль. Письма одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными письма одного и того же заявителя, но по разным вопросам, а также многократные - по одному и тому же вопросу, по которому заявителю давались исчерпывающие ответы.

6.4. Письма с просьбами о личном приеме главой администрации муниципального образования город Новороссийск, либо его заместителями рассматриваются как обычные обращения. Если в обращении не указана проблема, то, как правило, заявителю направляется сообщение о порядке организации личного приема граждан должностными лицами администрации муниципального образования город Новороссийск, а заявление оформляется "в дело", как исполненное.

6.5. Обращение, содержащее в адресной части обращения пометку "лично", рассматривается на общих основаниях.

6.6. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, от руководителей политических партий и общественных объединений (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются в соответствии с Законодательством.

6.7. В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные подробные мотивированные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, заместитель главы муниципального образования город Новороссийск, в компетенцию которого входит рассмотрение обращения, на основании служебной записки исполнителя (приложение N 6) вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с физическим или юридическим лицом по данному вопросу. Сообщение о прекращении переписки в 30-дневный срок со дня регистрации обращения направляется автору за подписью заместителя главы.

6.8. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается физическому или юридическому лицу, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

6.9. Результат административной процедуры - разрешение поднимаемых в обращении проблем либо необходимые разъяснения по существу поставленных в обращении вопросов со ссылками на нормативные правовые акты.

6.10. Обращения, поступившие при проведении главой муниципального образования город Новороссийск "прямых эфиров", рассматриваются в соответствии с Порядком.

7. Сроки рассмотрения обращений физических и юридических лиц

7.1. Обращения, поступившее в администрацию муниципального образования город Новороссийск по компетенции, рассматриваются в течение 30 дней. Указанный срок исчисляется от даты регистрации обращения до даты направления ответа физическому или юридическому лицу.

Срок рассмотрения обращения, направленного с неконтрольным поручением в структурные подразделения муниципального образования город Новороссийск исчисляется с даты его регистрации.

7.2. Если обращение не требует проверки, либо требует срочного разрешения, сроки его рассмотрения могут сокращаться.

7.3. Обращения депутатов представительных органов, связанные с обращениями граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются безотлагательно, но не позднее 15 дней, а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней.

7.4. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другие государственные органы и службы, руководитель, давший поручение по рассмотрению обращения, вправе продлить срок его рассмотрения не более чем на 30 дней при условии уведомления об этом заявителя.

Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения непосредственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее руководителю, давшему поручение по рассмотрению обращения, не менее чем за три дня до истечения срока исполнения.

7.5. Срок рассмотрения исчисляется в календарных днях. Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.

7.6. По дубликатному обращению (обращение физического и юридического лица, являющееся копией предыдущего обращения, либо экземпляр обращения по одному и тому же вопросу и в интересах одного и того же лица), приобщенному к материалам рассмотрения первого обращения, срок рассмотрения соответствует сроку рассмотрения первого обращения. Если дубликатное обращение получено после направления ответа заявителю, то срок рассмотрения данного обращения не должен превышать 10 дней.

7.7. Исполнители несут ответственность за соблюдение сроков рассмотрения обращений.

7.8. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений физических и юридических лиц, по которым администрацией муниципального образования город Новороссийск запрашиваются результаты рассмотрения, осуществляет управление делопроизводства.

8. Контроль за рассмотрением обращений физических и юридических лиц

8.1. Контроль за рассмотрением обращений физических и юридических лиц осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по ним, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан и юридических лиц, анализа содержания поступающих обращений, хода и результатов работы с ними.

8.2. Контроль за исполнением поручений по обращениям физических и юридических лиц включает:

8.2.1. Постановку поручений по исполнению обращений граждан и юридических лиц на контроль.

8.2.2. Сбор и обработку информации о ходе рассмотрения обращений физических и юридических лиц.

8.2.3. Подготовку оперативных запросов исполнителям о ходе и состоянии исполнения поручений по обращениям.

8.2.4. Подготовку и обобщение данных о содержании и сроках исполнения поручений по обращениям физических и юридических лиц.

8.2.5. Снятие обращений с контроля.

8.3. Решение о постановке обращения на контроль в администрации муниципального образования город Новороссийск принимается главой администрации, его заместителями, начальником управления делопроизводства.

8.4. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов физических и юридических лиц, а также обращения, имеющие большое общественное, политическое значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе администрации муниципального образования город Новороссийск, получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации, выявления принимавшихся мер в случае повторных (многократных) обращений.

Обращения, поступающие из администрации Президента Российской Федерации, органов Федеральной власти, администрации Краснодарского края, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Краснодарского края, депутатов городской Думы ставятся на контроль.

8.5. Контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений физических лиц и специалистами канцелярии управления делопроизводства, поставленных на контроль в администрации города Новороссийска, осуществляется специалистами отдела обращений физических лиц, в структурных подразделениях - специалистами по контролю, в приемных - помощниками главы и его заместителей, ответственных за данное направление работы.

8.6. Обращения, по которым администрацией муниципального образования город Новороссийск запрашивается информация о результатах рассмотрения, после исполнения подлежат возврату со всеми материалами в отдел обращений физических лиц и канцелярию управления делопроизводства, при этом в ответе на бланке указывается фамилия и номер служебного телефона исполнителя. К ответу прикладываются оригинал обращения, копия ответа заявителю и другие востребованные согласно поручению материалы. В деле у исполнителя остаются поручение, копия обращения, копия ответа на поручение, копия ответа заявителю и сопутствующие рассмотрению обращения материалы.

8.7. Проекты ответов на обращения, поступившие в администрацию муниципального образования город Новороссийск из администрации Президента Российской Федерации, органов Федеральной власти, администрации Краснодарского края, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Краснодарского края, депутатов городской Думы с просьбой о представлении им результатов рассмотрения, взятые на особый контроль, оформляются исполнителями за подписью главы администрации города Новороссийска или его заместителей, дававших поручения по рассмотрению, согласовываются с начальником отдела обращений физических лиц управления делопроизводства (в отсутствие - с главным специалистом, ответственным за работу с обращениями, поступившими из администрации Краснодарского края и Президента РФ) и передаются для подписи в приемные главы или его заместителей с обращениями и приложениями к ним.

8.8. Для организации контроля за ходом рассмотрения обращений используются вторые экземпляры поручений по их рассмотрению.

8.9. Если в ответе, поступившем в администрацию муниципального образования город Новороссийск, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного времени, обращение может быть поставлено на контроль до полного исполнения.

8.10. Внеплановые проверки проводятся в случае жалоб заявителей на низкое качество рассмотрения обращений физических или юридических лиц, либо выявления нарушений в ходе текущего контроля.

8.11. Решение о проведении внеплановой проверки принимается главой администрации муниципального образования город Новороссийск, его заместителем, начальником управления делопроизводства на основе анализа результатов рассмотрения обращений.

8.12. В ходе проверок полноты и качества рассмотрения обращений физических и юридических лиц выборочно проверяется достоверность ответов с выездом на место с участием заявителя либо в телефонной беседе с заявителем.

8.13. В случае установления в результате проверки недостоверности ответа обращение направляется на повторное рассмотрение с поручением главы муниципального образования город Новороссийск или его заместителей. В поручении могут устанавливаться методы повторного рассмотрения: комиссионно (с обозначением членов комиссии), с выездом на место, с участием заявителя (заявителей) и другие.

9. Ответы на обращения физических и юридических лиц

9.1. Рассмотрение обращения завершается подготовкой ответа и направлением его заявителю.

9.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, со ссылками на нормативные правовые акты, давать исчерпывающие разъяснения на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов нарушений прав заявителя, изложенных в жалобе, в ответе следует указать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

9.3. Запрещается направлять ответы с исправлениями, ошибками (в том числе в реквизитах).

9.4. В ответе автору поручения по рассмотрению обращения должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения обращения. В ответах на коллективные обращения указывается, кому именно из авторов дан ответ.

9.5. Обращение и ответ могут быть возвращены исполнителю для повторного рассмотрения, если из ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, либо проблема заявителя рассмотрена формально.

Решение о возврате на дополнительное рассмотрение принимается главой администрации города Новороссийска, его заместителями, начальником управления делопроизводства по предложениям специалистов управления делопроизводства.

9.6. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указываются срок или условия окончательного решения вопроса.

9.7. Обращение, на которое дается промежуточный ответ (продление срока рассмотрения), в архив не направляется до разрешения вопросов, поднимаемых в нем.

9.8. Оригиналы документов возвращаются исполнителем автору обращения путем личного вручения или способом, обеспечивающим их сохранность.

9.9. Ответы заявителям подписываются заместителями главы муниципального образования, главами внутригородских районов, руководителями структурных подразделений администрации муниципального образования город Новороссийск, должностным лицом, которому поручено рассмотреть обращение.

9.10. Ответы на обращения, поступившие из федеральных органов муниципальной власти, Администрации Президента РФ или администрации Краснодарского края, по которым запрашивается информация о результатах рассмотрения, подписываются главой администрации муниципального образования город Новороссийск или его заместителями.

9.11. На коллективное обращение ответ дается на имя гражданина, по фамилии которого оно учтено (Ивановой В.И. - для сообщения всем заявителям, или Ивановой В.И. - для информирования заинтересованных лиц, или Ивановой В.И. и другим). В отдельных случаях по требованию лиц, подписавших обращение, ответы направляются и другим адресатам. В тексте ответа необходимо указать, что ответ дается на коллективное обращение.

9.12. Ответ на обращение, поступившее в администрацию муниципального образования город Новороссийск в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

9.13. Если дубликат обращения поступил после разрешения основного обращения, то не позднее десятидневного срока ответ на него направляется с кратким изложением пр