Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации города Сочи

Приложение
к распоряжениюадминистрации города Сочи
от 07.08.2013 г N 376-р

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Сочи

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администраций города Сочи (далее - Инструкция) является документом, регламентирующим организацию делопроизводства и рационального документооборота в администрации города Сочи.

1.2. Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, установления единообразных требований, предъявляемых к организации документооборота и оформлению документов в администрации города Сочи.

1.3. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (сдачи на хранение в архив) образует документооборот администрации города Сочи.

1.4. Правила работы с документами ограниченного распространения устанавливаются специальными инструкциями.

1.5. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, требованиями к оформлению документов ГОСТа, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, законами Краснодарского края, постановлениями и распоряжениями главы администрации (губернатора) Краснодарского края, Уставом муниципального образования город-курорт Сочи, муниципальными правовыми актами администрации города Сочи.

1.6. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за выполнением, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Применяемые автоматизированные (компьютерные) технологии обработки документированной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

Правила работы в системах автоматизированной обработки документации излагаются в руководствах по использованию этих систем.

1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации города Сочи осуществляются управлением по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи.

1.8. Переписка между отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации города Сочи по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

1.9. Не допускается работа с документами администрации города Сочи вне служебных помещений.

1.10. Служебная информация, содержащаяся в документах, не подлежит разглашению (распространению).

Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего с документами. Не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении гражданина (на основании Федерального закона N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации").

1.11. Выдача копий правовых актов администрации города Сочи, находящихся на временном хранении в отделе документационного обеспечения департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи, осуществляется работниками отдела документационного обеспечения департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи в соответствии с постановлением администрации города Сочи 15 июня 2012 года N 1300 "О порядке подготовки проектов муниципальных правовых актов администрации города Сочи.

1.12. Выдача копий правовых актов администрации города Сочи, находящихся на временном хранении в отделе кадров департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи, осуществляется работниками отдела кадров департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи с письменного разрешения заместителя Главы города Сочи, директора департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи.

1.13. Выдача копий ответов заявителям, находящихся в управлении по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи, осуществляется работниками управления с письменного разрешения заместителя Главы города Сочи, директора департамента Муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи либо начальника управления по работе с обращениями граждан и организаций или его заместителя на основании письменного заявления гражданина либо по запросу (в соответствии со статьей N 6 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" о гарантии безопасности гражданина в связи с его обращением).

1.14. Работники администрации города Сочи несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов.

1.15. При утрате документов руководитель отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Сочи проводит проверку по факту утраты документов, о результатах которой информирует заместителя Главы города Сочи, директора департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи.

1.16. При увольнении или переходе на другую работу муниципальный служащий должен передать числящиеся за ним документы своему руководителю или по его поручению другому работнику по акту.

1.17. Вновь принятые работники, деятельность которых связана со служебными документами в обязательном порядке должны быть ознакомлены своим непосредственным руководителем с настоящей Инструкцией.

2. Общие требования к оформлению служебных документов

2.1. Служебные документы администрации города Сочи, как правило, должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных в установленном порядке (приложения N 1, 2 к настоящей Инструкции).

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги форматом А 4 без специального бланка.

Порядок изготовления, учета и использования специальных бланков в администрации города Сочи изложен в пункте 5.1 раздела 5 настоящей Инструкции.

2.2. Каждому виду документа должен соответствовать перечень обязательных реквизитов. Состав и требования к оформлению реквизитов определяются унифицированной системой организационно-распорядительной документации, введенной в действие Постановлением Госстандарта России. Состав реквизитов документов и схемы их расположения приведены в приложениях N 1, 2, 3 к настоящей Инструкции.

2.3. Наименование органа (должностного лица) - автора служебного документа - указывается на бланках документов администрации города Сочи.

2.4. Наименование вида документа, как правило, указывается на бланках служебных документов (кроме отдельных видов служебных писем). При отсутствии его на бланке данный реквизит печатается прописными буквами согласно схеме расположения реквизитов.

2.5. Датой служебного документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Служебные документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

2.6. Дату служебного документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2008 года следует оформлять 05.06.2008.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (5 июня 2008 года).

2.7. В служебных документах (доверенностях, гарантийных письмах и т.д.), содержащих сведения финансового характера, в договорах, соглашениях предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат:

8 апреля 2008 года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

2.8. Регистрационный номер документа - это порядковый номер его регистрации, дополненный индексом дела по номенклатуре дел.

2.9. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Длина строки, входящей в наименование адресата, не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается верхней и правой границами текстового поля. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления организациям, не входящим в структуру администрации города Сочи.

2.10. Адресат указывается на отправляемых документах (письмах).

При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

Например:	Начальнику управления по
	образованию и науке
	администрации города Сочи
	(инициалы, фамилия)

2.11. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:	Петровой М.П.
	Первомайская ул., 153, кв. 29,
	пос. Изумрудный, Красноармейский р-н,
	Краснодарский край, 353660

Если письмо отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Например:	Руководителям отраслевых
	(функциональных) органов
	администрации города Сочи

2.12. Письмо не должно содержать более четырех наименований адресатов. При этом каждый экземпляр письма должен быть подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. Слово "копия" перед наименованием второго, третьего, четвертого адреса не пишется.

При направлении письма более чем в четыре адреса составляется реестр адресатов для рассылки документа и на каждом документе печатается только один адрес. В этом случае допускается направлять адресатам копии документов.

2.13. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. При этом соблюдается следующий порядок написания адреса:

наименование адресата (наименование организации);

название улицы, номер дома, номер офиса или квартиры;

название населенного пункта, области, края, автономного округа (области), республики;

название страны (для международных отправлений);

почтовый индекс.

Например:

Государственное унитарное предприятие "Центр аудита и контроля" Воровского ул., 5/1, город Сочи, 354000

2.14. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения должен состоять из слова Утверждаю (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:	Утверждаю
	Глава города Сочи
	(подпись) (инициалы, фамилия) дата

2.15. Допускается в графе утверждения документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Например:	Утверждаю
	Глава города Сочи
	(подпись) (инициалы, фамилия) дата

2.16. При необходимости документ может утверждаться постановлением, распоряжением администрации города Сочи, приказом руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Сочи, протоколом.

При этом гриф утверждения должен состоять из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены, Утверждено), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:	Утверждено
	Постановлением администрации города Сочи
	от 25 июня 2008 года N 345
	или
	Утверждено
	приказом начальника
	управления здравоохранения
	администрации города Сочи
	от 16.04.2008 N 105

Реквизиты "гриф утверждения", "гриф одобрения", слово Приложение со ссылкой на номер и дату документа располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются без кавычек.

2.17. Слово Утверждено (Утверждаю, Одобрено, Согласовано, Приложение) печатается прописными буквами и отделяется от последующих строк реквизита одинарным межстрочным интервалом.

Остальные строки многострочного реквизита печатаются строчными буквами через один одинарный межстрочный интервал, за исключением личной подписи, инициалов и фамилии, которые рекомендуется располагать через два межстрочных интервала от предыдущей строки реквизита. Допускается центрирование данного реквизита относительно самой длинной строки.

При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

2.18. Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" в левом нижнем углу документа. В случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, составляется лист согласования.

Гриф согласования включает в себя слово "Согласовано", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, инициалы, фамилию и дату согласования.

Например:

Согласовано

Начальник управления программ городского развития администрации города Сочи

(подпись) (инициалы, фамилия) дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом или другим документом, гриф согласования оформляют следующим образом:

Согласовано

Протокол заседания экспертной комиссии администрации города Сочи от 06.06.2008 N 14

Согласование документа может оформляться не только грифом, но и визой согласования. Виза включает в себя должность визирующего документ, подпись, инициалы, фамилию, дату визирования. Например:

Начальник управления программ городского развития администрации города Сочи

(подпись) (инициалы, фамилия) дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Начальник управления		Замечания прилагаются
потребительского рынка и услуг администрации города Сочи
дата		(подпись) (инициалы, фамилия)

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

2.19. Заголовок (наименование) составляется в основном ко всем документам (кроме телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, напечатанных на листах бумаги формата А5).

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Он формулируется с помощью отглагольных существительных в предложном падеже. Например:

О направлении...

Об отмене...

О состоянии...

Заголовок к тексту документа отделяется от реквизита бланка двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал с прописной буквы. Заголовок в кавычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится.

2.20. Текст отделяется от заголовка двумя, тремя одинарными межстрочными интервалами.

Текст документа может оформляться в виде связного текста, таблицы, анкеты или соединения этих структур.

Текст документа должен обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

2.21. Для языка служебного документа характерны:

лаконичность;

точность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

применение общепринятых (стандартных) словосочетаний;

использование прямого порядка слов в предложении;

замена местоимений существительными;

употребление языковых конструкций повелительного наклонения (постановляю:, приказываю:, Предлагаю:);

употребление в распорядительных документах глаголов неопределенной формы: "поручить", "утвердить", "рекомендовать", "предложить" и т.д.; единообразие в написании имен, географических названий, наименований должностей, учреждений;

строгий лексический отбор.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для служебных документов, соответствующих общей тенденции стандартизации делового языка.

2.22. При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая". Например:

Уважаемый Иван Петрович!

Допускается также обращение с использованием слов "господин", "госпожа". При этом указывается только фамилия того, к кому обращаются.

Например:

Уважаемый господин Сидоров!

или

Господин Сидоров!

2.23. При подготовке текстов служебных документов применяется текстовый редактор MS Word с использованием шрифтов Times New Roman N 14. Для оформления табличных материалов разрешается использовать шрифт N 12 через один одинарный межстрочный интервал (в исключительных случаях - через два интервала).

Для печатания служебных документов используются стандартные листы бумаги формата А 4 или А 5. Верхняя и нижняя границы текстового поля документа должны составлять 20 мм, левая граница - 30 мм, правая - 10 мм (приложение N 4 к настоящей Инструкции). Первая строка абзаца начинается на расстоянии 15 мм от левой границы текстового поля.

В конце текста письма, перед подписью, возможно употребление слов "С уважением". Эти слова пишутся с прописной буквы с абзаца от левой границы текстового поля документа. Знаки препинания после них не ставятся.

2.24. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну часть. Например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения, справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

2.25. При необходимости ссылки в тексте отрабатываемого документа на документы других организаций или ранее изданные, их реквизиты указывают в следующей последовательности: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок.

2.26. При наличии в тексте ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой с закрывающей круглой скобкой. Текст сноски печатается через один одинарный интервал в конце каждой страницы или после текста в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце сноски ставится точка.

2.27. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Образец приведен в приложении N 5 к настоящей Инструкции.

2.28. В правовых актах администрации города Сочи, а также документах, адресованных руководителям организаций, текст излагают от первого лица единственного числа.

Например:

"постановляю", "приказываю", "прошу", "предлагаю".

Текст протокола излагают от первого лица множественного числа. Например: "слушали", "выступили", "постановили".

В положениях, инструкциях, а также актах, справках используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

Например:

отдел осуществляет функции

комиссия установила

В письмах используют формы изложения от первого лица множественного числа, например: "Направляем на рассмотрение"; от первого лица единственного числа, например: "Прошу выделить"; от третьего лица единственного числа, например: "Управление культуры считает необходимым".

Тексты документов могут оформляться в виде таблиц. Графы и строки таблиц должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и, начиная со второй страницы, печатаются только номера этих граф.

2.29. Даты и календарные сроки в текстах правовых актов администрации города Сочи, решений коллегии, актов, служебных писем, приказов, протоколов заседаний (совещаний) и документов, содержащих сведения финансового характера, рекомендуется оформлять словесно-цифровым способом: 13 мая 2008 года; в мае 2008 года; в первом полугодии 2008 года; в первом квартале 2008 года; но: за 11 месяцев 2008 года, в 2008 году, бюджет на 2008 год, с 2001 по 2008 год, в 2001 - 2008 годах.

Цифровой способ написания дат используется при визировании, написании резолюции, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата проставляется: день месяца и месяц - двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 09.04.2008.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.

2.30. Если начальное порядковое числительное в названии праздников и знаменательных дат написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения:

8 Марта;

1 Мая.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: восьмой раунд переговоров, второе полугодие.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением:

4-й ряд;

90-е годы;

в 20-х числах мая.

2.31. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения:

инвалид II группы;

специалист I категории.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, следует писать цифрами и словами. При этом словесное выражение суммы заключается в скобки и склоняется. Например: "Оплатить расходы в сумме 29578 (двадцати девяти тысяч пятисот семидесяти восьми) рублей".

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа:

38,4 процента;

25,5 метра.

2.32. При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек":

15 автомобилей;

56 рабочих.

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся:

170-летие;

3-дневный;

двухнедельный.

2.33. Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Недопустимо использовать в тексте знаки номера, процентов и т.п. без цифр. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов, градуса пишутся буквами:

50%;

Пятьдесят процентов.

Знаки N, % и т.п. при нескольких числах (то есть когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда цифр:

30 - 40%;

N 5 - 7.

2.34. В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные:

День Конституции Российской Федерации;

Восьмое марта;

Новый год;

День металлурга;

День российской печати.

Исключения:

День Победы;

Рождество Христово.

2.35. В правовых актах администрации города Сочи и при написании служебных писем следует избегать употребления сокращенных слов.

2.36. Подпись является обязательным реквизитом документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

Служебные документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Краснодарского края, подписываются Главой города Сочи, в случае его отсутствия - первым заместителем Главы города Сочи или заместителем Главы города Сочи, курирующим соответствующую отрасль.

2.37. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное - если документ оформлен не на бланке, сокращенное - если на бланке; при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись, инициалы, фамилия.

Например:
Начальник управления проектов городского развития администрации города Сочи
	(подпись)	(инициалы, фамилия)
или на бланке упражнения здравоохранения:
начальник управления
	(подпись)	(инициалы, фамилия)

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал. Инициалы и фамилия располагаются на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля.

2.38. При подписании документа несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Первый заместитель Главы города Сочи
		(инициалы, фамилия)		(подпись)
Заместитель Главы города Сочи		(инициалы, фамилия)		(подпись)

2.39. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например:
Глава города Сочи		Председатель Городского Собрания Сочи
(подпись) (инициалы, фамилия)		(подпись) (инициалы, фамилия)

2.40. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Фамилии располагают по алфавиту.

Председатель комиссии:	(подпись) С.С. Сидоров
Члены комиссии:	(подпись) М.И. Иванов
	(подпись) Л.И. Яковлев
	(подпись) К.И. Яхонтов

2.41. На бланке должностного лица документ может быть подписан исполняющим обязанности. При этом реквизит "Подпись" оформляется следующим образом:

Исполняющий (ая) обязанности Главы города Сочи
	(подпись)	(инициалы, фамилия)

2.42. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилия.

Не допускается подписывать документ, ставя предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

Использование факсимильного воспроизведения подписи допускается только при подписании приглашений, извещений. При этом первый экземпляр документа должен быть подписан непосредственно руководителем.

2.43. Приложения к документам оформляются на отдельных листах с соблюдением размеров полей, шрифтов и межстрочных интервалов, установленных для текста документов.

Наличие приложения, названного в тексте письма или другого служебного документа, за исключением правовых актов администрации города Сочи, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то указывают их наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение:

1. Должностные инструкции работников отдела технического обеспечения на 5 л. в 1 экз. 2. Приказ начальника управления культуры о командировочных расходах на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Приложение: брошюра в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: копия постановления администрации города Сочи от 06.07.2005 N 667 и копия приложения к нему, всего на 23 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Отметка о наличии приложения печатается от левой границы текстового поля документа через два одинарных межстрочных интервала после текста документа.

Текст, относящийся к отметке о наличии приложений, печатается через один одинарный межстрочный интервал.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

2.44. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей в администрации города устанавливается и утверждается распоряжением администрации города Сочи.

Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте документа. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

2.45. Резолюция - это указание по исполнению документа, написанное соответствующим должностным лицом.

Допускается написание резолюции на самом документе. В этом случае она располагается на первой странице документа справа между реквизитом "Адресат" и текстом документа.

В администрации города Сочи резолюция оформляется на специальном листе-бланке с наименованием должности руководителя, пишущего резолюцию. Резолюция включает в себя инициалы, фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

Г.А. Малинину Прошу направить копии запрашиваемых документов по указанному в письме адресу к 11.06.2008 (подпись) А.А. Овчинников дата, регистрационный номер документа

2.46. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, инициалы, фамилию, дату заверения.

Например:
Верно Главный специалист отдела кадров
	(подпись)	(инициалы, фамилия)
дата

2.47. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию и инициалы исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу от левой границы текстового поля. В вышестоящую организацию отметку об исполнителе рекомендуется печатать на обратной стороне последнего листа документа. Например:

Лиханов В.А. 64-53-54 (11 - 12 шрифт)

2.48. Для осуществления автоматического поиска документа ниже отметки об исполнителе может проставляться наименование файла, код оператора, а также другие поисковые данные документа.

2.49. В документы, предназначенные для размножения, внесение рукописным способом реквизитов или их частей должно производиться чернилами или пастой черного цвета.

3. Требования к подготовке и оформлению муниципальных правовых актов администрации города сочи

Требования к порядку подготовки и оформлению муниципальных правовых актов администрации города Сочи регламентируются постановлением администрации города Сочи от 15 июня 2012 года N 1300 "О порядке подготовки проектов муниципальных правовых актов администрации города Сочи".

4. Порядок подготовки, согласования и хранения договоров (соглашений), одной из сторон которых является администрация города сочи

Порядок подготовки, согласования и хранения договоров (соглашений), одной из сторон которых является администрация города Сочи регламентируется постановлением Главы города Сочи от 2 ноября 2009 года N 359 "О регламенте администрации города Сочи".

5. Особенности подготовки и правила оформления отдельных видов служебных документов

5.1. Бланки документов

5.1.1. В администрации города Сочи применяются следующие бланки документов:

бланки Главы города Сочи;

бланки администрации города Сочи, бланки отраслевого (функционального), территориального органа администрации города Сочи,

Состав видов бланков, применяемых в администрации города Сочи, утверждается заместителем Главы города Сочи, директором департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи.

5.1.2. Бланки изготавливаются на основе продольного или углового расположения реквизитов. На бланках с продольным расположением его реквизиты располагаются по центру (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ текстового поля). На бланках с угловым расположением его реквизиты располагают в левом верхнем углу.

Изображение герба города Сочи на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля.

Образцы бланков с угловым расположением реквизитов приведены в приложении N 6 к настоящей Инструкции.

5.1.3. Бланки правовых актов администрации города Сочи имеют продольное расположение реквизитов.

Бланки служебных писем в администрации города имеют угловое расположение реквизитов.

Бланк каждого отраслевого (функционального) и территориального органа администрации города Сочи разрабатывается в соответствующем подразделении с соблюдением требований настоящей Инструкции и по согласованию с заместителем Главы города Сочи, директором департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи.

5.1.4. Бланки служебных документов Главы города Сочи, его заместителей изготавливаются на листах бумаги формата А 4 (210 * 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

5.1.5. В администрации города Сочи используются бланки документов, изготовленные только типографским способом.

Изготовление бланков на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах не допускается.

5.1.6. При изготовлении бланков служебных документов должен использоваться шрифт Times New Roman N 10,12,14, 16.

5.1.7. В администрации города Сочи бланки, используемые для оформления служебных документов (писем, доверенностей, справок и т.д.) Главы города Сочи, а также бланк "Администрация города Сочи" являются бланками строгого учета.

5.1.8. Заказ на изготовление бланков строгого учета с использованием нумерационной печати в администрации города осуществляется по заявке в управление делами администрации города Сочи.

Оформление заказа, получение, хранение и выдачу бланков строгого учета осуществляет отдел служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи (далее - отдел служебной переписки).

Хранение бланков строгого учета в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи должно осуществляться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

5.1.9. Выдача бланков строгого учета производится ответственным за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи отделом служебной переписки.

При этом факт выдачи бланков строгого учета регистрируется в специальном журнале (приложение N 7 к настоящей Инструкции).

Журналы регистрации выдачи бланков строгого учета включаются в сводную номенклатуру дел администрации города.

5.1.10. Испорченные бланки сдаются в отдел служебной переписки по акту (приложение N 8 к настоящей Инструкции). Уничтожение испорченных и неиспользованных бланков строгого учета осуществляется отделом служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи согласно акту о списании бланков строгого учета.

5.2. Приказы

5.2.1. Руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, обладающие правами юридического лица, издают распоряжения и приказы по вопросам, отнесенным к их компетенции Уставом города Сочи, положениями об органах администрации, а также правовыми актами Городского Собрания Сочи, постановлениями и распоряжениями администрации.

Приказы подписываются руководителем отраслевого

(функционального) органа администрации города Сочи.

5.2.2. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы. Датой приказа является дата его подписания, если иное не оговорено в тексте самого документа.

Приказы нумеруются последовательно в пределах календарного года.

5.2.3. Текст приказа печатается на бланке установленной формы отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрация города Сочи шрифтом Times New Roman N 14.

Приказ имеет следующие реквизиты:

Герб города Сочи;

Наименование отраслевого (функционального) органа администрации города Сочи;

наименование вида документа - Приказ;

дата и номер.

Указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.

Например:

03.07.2004 N 44; 15 июня 2008 года N 21

5.2.4. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается обычным шрифтом через один одинарный межстрочный интервал.

Например:

О распределении должностных обязанностей между сотрудникам управления здравоохранения администрации города Сочи

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру границ текстового поля.

Текст отделяется от заголовка двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами, печатается шрифтом N 14 через один одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 15 мм от левой границы текстового поля.

5.2.5. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование документа в творительном падеже, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку строчными буквами.

Распорядительная часть приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Предпоследний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

5.2.6. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

5.2.7. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, инициалов, фамилии.

Приложения к приказу подписываются руководителем отраслевого (функционального) органа администрации города Сочи, подготовившего проект.

5.2.8. Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А 4 (210 х 297 мм) без бланка.

При оформлении совместного приказа:

наименования органов местного самоуправления располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - Приказ - располагается по центру от границ текстового поля;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

располагается по центру от границ текстового поля;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов местного самоуправления располагаются ниже текста на одном уровне.

5.3. Положения, правила, инструкции

5.3.1. В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции соответствующего органа.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законов и иных правовых актов.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые Главой города Сочи, утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания правового акта администрации города Сочи об их утверждении.

5.3.2. Порядок подготовки проекта положений, правил и инструкций соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов администрации города Сочи.

5.3.3. Текст проекта положения, правил и инструкции печатается на листах бумаги формата А 4. Порядок оформления грифа утверждения описан в пунктах 2.14-2.17 настоящей Инструкции.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

5.3.4. Заголовок к тексту положения, правил и инструкции отвечает на вопрос "о чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "чья?" (Должностная инструкция главного специалиста).

5.3.5. Констатирующей частью положения, правил и инструкции служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения, правил и инструкции может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия.

Разделы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами, разделенными точками.

5.4. Протоколы

5.4.1. Протокол составляется на основании записей (стенограмм), сделанных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Материалы к обсуждению представляются отраслевым (функциональным) или территориальным органом администрации города Сочи, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 - 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителем отраслевого (функционального), территориального органа администрации города Сочи.

Осуществление записи во время заседания, сбор материалов и подготовка протокола возлагаются на секретаря коллегиального органа или работников соответствующего отраслевого (функционального), территориального органа администрации города Сочи,

готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителем отраслевого (функционального), территориального органа администрации города Сочи, ответственного за подготовку.

5.4.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в соответствующий отраслевой (функциональный), территориальный орган администрации города Сочи вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" экз. N __

5.4.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали (далее - список присутствовавших или ссылка на прилагаемый список присутствовавших);

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (Решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

5.4.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой.

5.4.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель соответствующего отраслевого (функционального), территориального органа администрации города Сочи, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов могут заверяться печатью данного органа.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и могут заверяться печатью.

5.4.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке администрации города Сочи формата А 4 и имеют следующие реквизиты:

наименование документа - Протокол (печатается от верхней границы текстового поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом N 14 и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания (отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру);

место проведения заседания, совещания (указывается при оформлении протоколов в том случае, если оно происходило не на обычном месте; печатается через два одинарных межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру);

дата и номер протокола (оформляются цифровым или словесно- цифровым способом и печатаются через два одинарных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита).

Основная часть протокола печатается через один одинарный межстрочный интервал.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно, другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через один одинарный межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, инициалы и фамилию.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Инициалы и фамилия располагаются на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через два одинарных межстрочных интервала и центрируется по отношению к нему.

Образец протокола приведен в приложении N 9 к настоящей Инструкции.

5.5. Служебные письма

5.5.1. Служебные письма отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи готовятся как:

ответы о выполнении поручений федеральных, региональных органов государственной власти и иных государственных органов;

исполнение полученных поручений по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции администрации города Сочи;

сопроводительные письма к проектам правовых актов администрации города Сочи;

ответы на запросы различных организаций и физических лиц;

инициативные письма.

5.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями отраслевых (функциональных), территориальных органов администрации города Сочи.

Для служебных писем-ответов реквизит, включающий в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, обязателен.

5.5.3. Письма, подготовленные на бланке формата A 4, должны иметь заголовок.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Образец нумерации страниц приведен в приложении N 5 к настоящей Инструкции.

5.5.4. Служебное письмо администрации города Сочи, направляемое внутри Российской Федерации, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

При составлении текста письма необходимо руководствоваться требованиями, изложенными в разделе 2 настоящей Инструкции.

5.5.5. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа.

Например:

Департамент имущественных отношений рассмотрел....

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: прошу..., направляю....

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

5.5.6. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в регламенте администрации города Сочи, а также в положениях об отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания служебных писем при отсутствии руководителя отраслевого (функционального), территориального органа администрации города Сочи.

5.5.7. Служебные письма готовятся в двух экземплярах (первый экземпляр - на бланке, второй экземпляр - на обычном листе бумаги).

Экземпляр, остающийся в администрации города Сочи, визируется исполнителем и руководителем исполнителя письма.

5.5.8. На служебных письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" экз. N__

5.6. Служебные записки

5.6.1. Служебная записка - это внутреннее деловое письмо. Основное назначение служебной записки - оперативный обмен документированной служебной информацией между работниками отраслевых (функциональных), территориальных органов администрации города Сочи.

5.6.2. В зависимости от содержания и предназначения различают следующие основные виды служебных записок:

докладные записки;

информационные записки;

аналитические записки;

пояснительные записки;

объяснительные записки.

5.6.3. Служебная записка оформляется, как правило, на бланках администрации города или ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи. Допускается оформление указанных документов на стандартных листах бумаги формата А 4.

Наименование вида документа - Служебная записка печатается полужирным шрифтом N 14 прописными буквами от левой границы текстового поля; отделяется от предыдущего реквизита бланка "на N __ от _____" двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами, печатается с прописной буквы шрифтом N 14 через один одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля; точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается обычным шрифтом N 14 через один одинарный межстрочный интервал.

5.6.4. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа.

5.6.5. Служебные записки, как правило, подписываются исполнителем (разработчиком). При необходимости служебная записка может быть подписана или завизирована непосредственным руководителем исполнителя документа.

5.7. Телеграммы

5.7.1. Телеграмма составляется в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

5.7.2. Телеграммы печатаются четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге, шрифтом N 16, прописными буквами, подписываются Главой города Сочи, его первым заместителем или заместителями Главы города Сочи.

5.7.3. В телеграммах содержатся следующие реквизиты:

указание на категорию телеграммы;

отметка о виде телеграммы;

телеграфный адрес получателя (указывается в верхнем правом углу);

текст (содержание телеграммы);

регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации;

подпись;

адрес, наименование отправителя, расчетный счет, дата (помещаются под чертой),

Дату телеграммы печатают на последней строке документа арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Между цифрами точки не ставятся.

5.7.4. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание. В частности, отрицание "Не" опускать нельзя). Можно использовать сокращенные знаки препинания.

Например:

точка - ТЧК

запятая - ЗПТ

двоеточие - ДВТЧ

кавычки - КВЧ

скобки - СКБ

номер - HP

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Лексические особенности телеграмм:

не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем;

выбор делается в пользу более коротких слов;

предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований;

не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации.

Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы.

5.7.5. Копия отправляемой телеграммы визируется исполнителем и руководителем отраслевого (функционального), территориального органа администрации города Сочи на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.

5.7.6. Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только в одном экземпляре и копироваться по количеству адресов.

5.7.7. Телеграммы, подписанные Главой города Сочи, заместителями Главы города Сочи, принимаются для отправки отделом служебной переписки в трех экземплярах. Первый экземпляр телеграммы отправляется адресату, второй остается в отделе служебной переписки с подписью должностного лица и визой работника, подготовившего документ, третий экземпляр прикладывается к отчету для управления делами администрации города Сочи.

5.8. Телефонограммы

5.8.1. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

5.8.2. Официальность поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму в регистрационной форме (журнале регистрации).

5.8.3. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

5.8.4. Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

5.8.5. В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

5.8.6. При отсутствии бланков телефонограмма записывается в регистрационный журнал следующим образом: должность, инициалы, фамилия, номер телефона работника, передавшего телефонограмму, текст телефонограммы, должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.

5.8.7. Принимаемая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.

5.8.8. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны к изложению текстов телеграмм.

6. Организация документооборота, исполнения служебных документов и рассмотрение обращений граждан и организаций

6.1. Организация работы со служебными документами и обращениями граждан и организаций
Общие положения

6.1.1. Порядок прохождения служебных документов и рассмотрение обращений граждан и организаций (далее - документов) на бумажных носителях и операции, производимые с ними в администрации города Сочи, регламентируются настоящей Инструкцией и иными муниципальными правовыми актами.

6.1.2. Работа с документами в администрации города Сочи производится в "Системе автоматизации электронного документооборота "Синкопа - Документ" в модулях "Учет писем и обращений граждан" и "Учет служебной корреспонденции" (далее САЭД "Синкопа-Документ").

6.2. Организация доставки документов

6.2.1. Доставка документов в администрацию города Сочи осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электронной почтой и нарочным.

6.2.2. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения электронной почты.

6.3. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

6.3.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в администрацию города корреспонденции производится в отделе служебной переписки и отделе приема граждан управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи

6.3.2. Корреспонденция, адресованная непосредственно отраслевым (функциональным) и территориальным органам администрации города Сочи, принимается и регистрируется в этих подразделениях самостоятельно.

6.3.3. Служебные документы и обращения организаций регистрируются в отделе служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи.

6.3.4. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином, его представителем, поступить по почте, телеграфу, телефону (устное обращение), каналам электронной и факсимильной связи. Канал поступления (почта, информационно-телекоммуникационная сеть Интернет, личный прием, факс, телеграф, телефон).

6.3.5. На устное обращение гражданина, поступившее по телефону либо во время личного приема, оформляется карточка. Дальнейшая обработка устных обращений осуществляется аналогично письменным обращениям.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

6.3.5. Обращения граждан регистрируются в отделе приема граждан и отделе обращений граждан управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи.

6.3.6. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений.

Вся корреспонденция, за исключением имеющей пометку "лично", вскрывается. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах: первый остается в отделе служебной переписки, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю документа (аналогичная работа проводится в отделе приема граждан и отделе обращений граждан).

Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения документа.

6.3.7. Поступившие в администрацию города Сочи документы учитываются и распределяются на регистрируемые (обращения граждан и организаций) в САЭД "Синкопа-Документ" и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации поступающие статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные и благодарственные письма, телеграммы, пригласительные билеты.

6.3.8. При регистрации поступившего документа в САЭД "Синкопа-Документ" в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе с обязательным сканированием поступившего документа и передачей оригинала на доклад руководителю в соответствии с распределением обязанностей между Главой города Сочи, заместителями Главы города Сочи, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи. Информация о зарегистрированных документах автоматически заносится в электронные базы пользователей системы.

6.3.9. Подготовку поручения исполнителям в письменном виде за подписью руководителя и ввод поручения в САЭД "Синкопа-Документ" производится работниками отдела секретариата департамента муниципальной службы и кадровой Политики администрации города Сочи.

6.3.10. Исходящие документы с одинаковым содержанием, но разными адресатами регистрируются под одним номером с обязательным приложением реестра рассылки.

6.3.11. Нерегистрируемые документы, корреспонденция с пометкой "лично", а также зарегистрированные документы передаются по назначению в день регистрации, срочная корреспонденция и телеграммы - немедленно.

6.4. Прием, обработка документов, поступающих по каналам электронной и факсимильной связи

6.4.1. При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной и электронной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на листах бумаги формата А 4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

поступившие факсограммы и письма (как граждан, так и организаций) по электронной почте рассматриваются как входящие документы, регистрируются в САЭД "Синкопа-Документ" и передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно (факсограммы должны быть оформлены на официальных бланках с указанием всех реквизитов и подписью руководителя);

при необходимости передачи ответов по электронной почте исполнителем указывается точный электронный адрес организации, учреждения, гражданина;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя, подписавшего документ для его передачи по каналу факсимильной связи;

запрещается передавать текст документов с пометкой "для служебного пользования".

6.4.2. Обработка обращений граждан, поступивших по каналам факсимильной и электронной связи, осуществляется аналогично письменным Обращениям.

6.4.3. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в администрации города, осуществляется управляющим делами администрации города Сочи.

6.5. Организация работы с документами в приемных заместителей Главы города Сочи и в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи

6.5.1. Все документы, рассмотренные Главой города Сочи и заместителями Главы города Сочи, направляются посредством САЭД "Синкопа-Документ", а в оригинале для исполнения в отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Сочи только через отдел служебной переписки.

6.5.2. Незарегистрированные документы, поступившие непосредственно в приемные Главы города Сочи и заместителей Главы города Сочи, подлежат обязательной передаче на регистрацию в управление по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи.

6.5.3. Документы, поступившие непосредственно в отраслевые (функциональные) органы администрации города Сочи, регистрируются в САЭД "Синкопа-Документ" аналогично порядку, установленному в управлении по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи.

6.5.4. Работники отдела секретариата департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи при поступлении документа незамедлительно подготавливают поручение на подпись руководителю с обязательной отметкой в САЭД "Синкопа-Документ". Поручения исполнителям даются в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, порядок, характер и срок исполнения документа, регистрационный номер документа, подпись руководителя и дату. При введении работниками отдела секретариата администрации города Сочи в САЭД "Синкопа-Документ" поручений исполнителям делается отметка срока исполнения, при необходимости - его корректировка. В случае направления документа на рассмотрение нескольким исполнителям делается отметка в САЭД "Синкопа-Документ" об ответственном исполнителе (свод) и о передаче ему оригинала документа при необходимости с корректировкой срока исполнения (от 15 дней со дня регистрации для соисполнителей для подготовки информационных справок в части касающейся и, в случае сокращенных сроков исполнения, не менее чем за 3 дня до контрольного срока для подготовки полноценного ответа основным исполнителем).

Рассмотрение документов производится руководителем, в день их поступления в приемную.

6.5.5. Документы, поступившие и зарегистрированные в администрации города Сочи, передаются исполнителю согласно резолюции руководителя через отдел служебной переписки. Информация о ходе и результатах исполнения документов еженедельно докладывается начальнику управления по работе с обращениями граждан и организаций, а также заместителю Главы города Сочи, директору департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи, заместителю Главы города Сочи, курирующему соответствующее направление работы, Главе города Сочи.

6.5.6. Документы, поступившие непосредственно в отраслевые (функциональные) органы администрации города Сочи, учитываются и передаются исполнителям ответственными за ведение делопроизводства в этих органах. Контроль прохождения документа, сроки его исполнения контролируются ими с помощью САЭД "Синкопа-Документ".

6.6. Организация обработки и передачи отправляемых документов

6.6.1. Регистрация исходящих документов по служебной переписке, на обращения граждан и организаций осуществляется в управлении по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи.

6.6.2. Оформление адресата исходящих писем должно соответствовать Постановлению Правительства Российской Федерации постановлением от 15 апреля 2005 года N 221 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи". На почтовых отправлениях в адресе не должно быть сокращенных названий, не относящихся к адресу знаков.

Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

Наименование адресата (для граждан - фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

6.6.3. Документ (по служебной переписке, на обращение организации), подготовленный в отраслевых (функциональных) органах администрации города Сочи и подлежащий отправке, после подписи Главой города Сочи или заместителями Главы города Сочи, поступает в отдел служебной переписки на регистрацию. При наличии приложения необходимо обязательное указание количества листов и адресата с указанием полного адреса, куда отсылается документ с соответствующей пометкой в журнале или реестре (приложение к ответу готовится в двух экземплярах: для отправки адресату и хранения в архиве). Аналогично проводится работа по обращениям граждан (документы сдаются в отделы приема граждан или обращений граждан).

6.6.4. По фельдъегерской связи осуществляется отправка корреспонденции только за подписью Главы города Сочи, первого заместителя Главы города Сочи и "срочной".

6.6.5. В период отсутствия Главы города Сочи (с изданием распоряжения администрации города Сочи об исполнении его обязанностей одним из заместителей) для подготовки писем и ответов могут использоваться бланки Главы города Сочи. При этом подпись оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности Главы города Сочи
	(подпись)	(инициалы, фамилия)

6.6.6. Все документы, подписанные Главой города Сочи, его заместителями, высылаются адресатам только через отдел служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю работниками отдела служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи в течение суток со дня поступления на доклад или на подпись.

6.6.7. Управление по работе с обращениями граждан и организаций (отдел служебной переписки, отдел обращений граждан, отдел приема граждан) осуществляет контроль за установленным порядком прохождения служебных документов, еженедельно анализирует состояние работы по документообороту в администрации города Сочи, информирует об этом заместителя Главы города, директора департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи.

7. Организация контроля за выполнением служебных документов, поручений по обращениям граждан и организаций в администрации города сочи

7.1. Общие положения

7.1.1. Система делопроизводственного контроля обеспечивает своевременное предупреждение о возможных нарушениях сроков выполнения поручений по служебной переписке, поручений по обращениям граждан и организаций, представление руководителям администрации города Сочи регулярной оперативной информации о ходе выполнения поручений.

7.1.2. Основной целью системы контроля за выполнением служебных документов, поручений по обращениям граждан и организаций является обеспечение эффективности управления на основе контроля за сроками и качеством выполнения поручений, а также принятия своевременных мер по их выполнению.

7.1.3. Для достижения указанной цели система контроля за выполнением поручений обеспечивает выполнение следующих основных задач:

- контроль за сроками выполнения документов;

- контроль за ходом выполнения поручений по объемам работ и качеству их выполнения, непосредственную проверку хода выполнения;

- выяснение причин невыполнения или ненадлежащего выполнения служебных документов, поручений по обращениям граждан и организаций для доклада руководителям администрации города Сочи и принятия дополнительных мер по их выполнению;

- учет и анализ результатов выполнения служебных документов, поручений по обращениям граждан и организаций.

7.1.4. Основными функциями системы контроля за выполнением служебных документов, поручений по обращениям граждан и организаций являются:

- учет и постановка служебных документов, поручений по обращениям граждан и организаций на контроль;

- контроль исполнения правовых актов главы администрации (губернатора) Краснодарского края и определение сроков представления промежуточной и итоговой информации об их выполнении;

- контроль за своевременным выполнением правовых актов администрации города;

- своевременное выявление отклонений от заданий, предусмотренных в документах, по срокам и объемам выполненных работ;

- учет и регулярное информирование руководителей администрации города Сочи о состоянии исполнительской дисциплины (сколько и каких

документов выполнено, сколько не выполнено, кем, по каким причинам);

- ежедневное и еженедельное информирование исполнителей о приближении сроков выполнения служебных документов, поручений по обращениям граждан и организаций;

- выдача информации о контролируемых служебных документах, поручений по обращениям граждан и организаций по запросу.

7.1.5. Руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи обязаны поставить на контроль служебные документы, поручения по обращениям граждан и организаций если:

- Главой города Сочи, заместителями Главы города Сочи дано по их выполнению поручение;

- в содержании контролируемых правовых актов главы администраций (губернатора) Краснодарского края, правовых актов администрации города Сочи определены конкретные задания, поручения данному отраслевому (функциональному) и территориальному органу администрации города Сочи;

- необходимость контроля исполнения документа определена резолюциями руководителей;

- предусмотрено представление сообщений в вышестоящие органы о ходе выполнения документа;

- заявление гражданина зарегистрировано в управлении по работе с обращениями граждан и организаций и поставлено на контроль;

- полученные служебные документы зарегистрированы управлением по работе с обращениями граждан и организаций.

7.1.6. Контроль за своевременным выполнением правовых актов администрации города Сочи осуществляет отдел контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи.

7.1.7. Контроль за выполнением правовых актов главы администрации (губернатора) Краснодарского края, за сроками выполнения служебных документов, обращений организаций, зарегистрированных в отделе служебной переписки, организацию и координацию делопроизводственного процесса осуществляет отдел служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи.

7.1.8. Контроль за сроками выполнения поручений с приемов граждан Главой города Сочи, заместителями Главы города Сочи, видеоприемов граждан Администрацией Президента Российской Федерации в режиме видео-конференц-связи, в том числе и через терминал "Электронной приемной Президента Российской Федерации", организацию и координацию делопроизводственного процесса осуществляет отдел приема граждан управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи.

7.1.9. Контроль за сроками выполнения поручений на обращения граждан, в том числе и поставленных на вышестоящий контроль, организацию и координацию делопроизводственного процесса осуществляет отдел обращений граждан управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи.

7.1.10. Контроль за сроками выполнения документов, поступивших в администрацию города Сочи, поручений Главы города Сочи, данных на совещаниях, осуществляют работники отдела секретариата, в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи - руководители данных структурных подразделений и работники, ответственные за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля.

7.1.11. Контроль за рассмотрением обращений организаций, обращений граждан, поступивших непосредственно руководителям отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, осуществляют непосредственно эти руководители и работники, ответственные за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля.

7.1.12. Управление по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи:

- информирует о приближении сроков выполнения по всем поручениям по обращениям граждан и организаций, поставленным на контроль;

- составляет перечень документов, сроки выполнения которых истекают в ближайшее время, и направляет эти сведения в отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Сочи, заместителям Главы города Сочи, Главе города Сочи;

- ведет учет информации по контролируемым поручениям, проверяет их полноту выполнения, качество оформления, ведет учет поступления информации по срокам, делает в контрольных делах отметки о фактическом выполнении поручений;

- ведет учет состояния исполнительской дисциплины по каждому поручению, в необходимых случаях готовил сведения о невыполненных поручениях;

- информирует заместителя Главы города Сочи, директора департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи, заместителей Главы города Сочи, Главу города Сочи о возникающих ситуациях в организации контроля;

- при необходимости запрашивает в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи дополнительные материалы для оптимизации выполнения исполнителями контролируемых документов;

- возвращает исполнителям неправильно оформленную или неполную информацию о ходе выполнения поручения в течение суток со дня поступления на доклад или на подпись;

- по поручению заместителя Главы города Сочи, директора департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи и инициативно проводит проверки организации делопроизводства и контроля в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города.

7.1.13. Сведения о состоянии выполнения документов представляются в управление по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи, согласно указанному в контрольном поручении сроку. В случаях, когда срок представления информации совпадает с выходным, праздничным днем, она должна быть представлена в последний предшествующий рабочий день.

7.1.14. Информация, оформленная в виде справки, отчета, должна содержать сведения о ходе выполнения каждого пункта поручения. В случае необходимости к информации прилагаются документы, подтверждающие исполнение поручения (копии запросов, ответов на запросы, приказов, писем, планов мероприятий, платежных поручений и др.).

7.1.15. Информация о ходе выполнения поручения готовится на имя должностного лица, на которого Главой города Сочи возложен контроль, на бланке отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Сочи и подписывается руководителем или лицом, его замещающим. При необходимости она должна содержать предложения о продлении срока контроля или его окончании.

7.1.16. Ответ на обращение гражданина в адрес Главы города Сочи или его заместителей готовится на бланке отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Сочи в двух экземплярах (один остается в архиве управления по работе с обращениями граждан и организаций после списания руководителем "в дело", второй - для отправки исполнителем в адрес заявителя). В случае направления в адрес заявителя промежуточного ответа срок исполнения продляется, по окончании которого исполнители обязаны подготовить ответ заявителю о результатах рассмотрения обращения. В случае постановки ответа руководителем или управлением по работе с обращениями граждан и организаций на "дополнительный контроль" либо "контроль исполнения" срок исполнения продляется, причем рассмотрение обращения не может превышать 60 дней с момента регистрации обращения. По окончании срока исполнители обязаны представить дополнительный ответ заявителю о результатах рассмотрения обращения либо информационную справку об исполнении поручения.

На контрольное поручение, поступившее в администрацию города Сочи из вышестоящих органов, ответ готовится на бланке администрации города Сочи или на бланке Главы города Сочи. Архивный экземпляр ответа обязательно согласовывается руководителем отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Сочи и непосредственным исполнителем.

Готовый ответ передается в управление по работе с обращениями граждан и организаций со всеми оригиналами документов (основание- заявление, бланк поручения, информационные справки).

7.1.17. Подготовленные документы на обращения граждан и организаций представляются в управление по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи согласно указанному в поручении сроку.

7.1.18. Предложения о снятии с контроля Поручений по обращениям организаций, внесенные руководителями отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Сочи, рассматриваются и согласуются с заместителями Главы города Сочи, о чем свидетельствует резолюция. Предложения о снятии с контроля поручений по обращениям граждан, внесенные руководителями отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Сочи, рассматриваются и согласуются с заместителями Главы города Сочи, но с обязательным предоставлением письменного ответа заявителю. Ответ заявителю не дается в случае наличия письменного согласия гражданина о решении вопроса и отказе от письменного ответа, либо отсутствии точного адреса в обращении. Использование факсимиле на резолюциях не допускается.

7.1.19. Непосредственные исполнители поручения до направления документов в управление по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи обязаны передать их работнику отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Сочи, ответственному за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля для отметки об исполнении в САЭД "Синкопа-Документ" с обязательным сканированием подготовленного документа.

7.1.20. Сканированные в САЭД "Синкопа-Документ" файлы, распечатки карточек из электронной базы разрешается выдавать только при наличии запросов либо заявлений авторов обращений и писем, адресованных на имя Главы города Сочи, заместителей Главы города Сочи, начальника управления по работе с обращениями граждан и организаций. В случае обращения гражданина с заявлением о предоставлении копии ответа на обращение в отраслевой (функциональный) или территориальный орган администрации города Сочи решение о выдаче копии ответа принимает руководитель данного органа.

7.1.21. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения, перемещения работник, ответственный за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и органом, обеспечивающий документационное обеспечение, все контролируемые документы.

7.2. Организация контроля за выполнением постановлений, распоряжений главы администрации (губернатора) Краснодарского края, муниципальных правовых актов администрации города Сочи

7.2.1. Контроль за своевременным выполнением правовых актов главы администрации (губернатора) Краснодарского края осуществляют:

- Глава города Сочи, его первый заместитель и заместители в соответствии с их полномочиями;

- руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, а также уполномоченные ими лица;

- отдел служебной переписки управления по работе с обращениями граждан администрации города Сочи.

7.2.2. Контроль за своевременным выполнением муниципальных правовых актов администрации города Сочи осуществляют:

- Глава города Сочи, его первые заместители Главы города Сочи и заместители Главы города Сочи в соответствии с их полномочиями;

- руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, а также уполномоченные ими лица;

- отдел контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи (далее - отдел контроля).

7.2.3. Руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи являются ответственными за фактическое исполнение правовых актов главы администрации (губернатора) Краснодарского края в установленные сроки, систематический контроль и оперативное влияние на своевременное, качественное и полное их выполнение.

7.2.4. Контроль за выполнением поручений, заданий, сроки которых обозначены в муниципальных правовых актах администрации города Сочи осуществляют работники секретариата, руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, а также уполномоченные ими лица. Контролю подлежит своевременность разработки отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации города Сочи конкретных мероприятий по выполнению соответствующих правовых актов администрации города Сочи.

7.2.5. Организация и координация работы по делопроизводственному контролю за исполнением правовых актов главы администрации (губернатора) Краснодарского возложена на отдел служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи и ведется с помощью САЭД "Синкопа-Документ".

7.2.6. Организация и координация работы по делопроизводственному контролю за исполнением правовых актов администрации города Сочи возложена на отдел контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи и ведется с помощью САЭД "Синкопа-Документ".

7.2.7. Контроль за выполнением поручений, заданий, сроки которых обозначены в правовых актах главы администрации (губернатора) Краснодарского края, правовых актах администрации города Сочи осуществляют работники секретариата, руководители

отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, а также уполномоченные ими лица. Контролю подлежит своевременность разработки отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администраций города Сочи конкретных мероприятий по выполнению соответствующих правовых актов администрации города Сочи.

7.2.8. Руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи являются ответственными за фактическое исполнение правовых актов администрации города Сочи в установленные сроки, систематический контроль и оперативное влияние на своевременное, качественное и полное их выполнение.

7.2.9. Руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи назначают ответственных за делопроизводственный контроль выполнения служебных документов.

7.2.10. Отдел служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи, и отдел контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи по поручению руководства администрации города Сочи инициативно могут проверять фактическое выполнение отдельных правовых актов.

7.3. Порядок постановки правовых актов главы администрации (губернатора) Краснодарского края на контроль в администрации города Сочи

7.3.1. Поступившие в администрацию города Сочи правовые акты главы администрации (губернатора) Краснодарского края регистрируются в отделе служебной переписки в САЭД "Синкопа-Документ".

Все поступившие правовые акты главы администрации (губернатора) Краснодарского края являются контрольными. Длительность контроля, формы контроля и характер работы с каждым правовым актом определяются содержанием резолюции Главы города Сочи или его заместителей.

7.3.2. Правовой акт главы администрации (губернатора) Краснодарского края после регистрации передается на рассмотрение Главе города Сочи.

Рассмотренные правовые акты после внесения поручения в САЭД "Синкопа-Документ" и его подписи Главой города Сочи через отдел служебной переписки передаются исполнителям для работы в соответствии с резолюцией.

7.3.3. Если правовой акт содержит рекомендации или сведения, он направляется исполнителям с соответствующей резолюцией для ознакомления и руководства в работе. Исполнители - руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи делают отметку в САЭД "Синкопа-Документ" о принятии к сведению и использованию в работе и возвращают документ в отдел служебной переписки на хранение.

В этих случаях осуществление контроля за выполнением подобных документов в администрации города считается завершенным.

7.3.4. Если для выполнения поступившего правового акта главы администрации (губернатора) Краснодарского края требуется время, привлечение нескольких отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, предприятий и учреждений, предстоит выполнить большой объем работ, для организации его выполнения готовится проект правового акта администрации города Сочи или план мероприятий. Данное поручение должно содержаться в резолюции с указанием исполнителя и срока подготовки соответствующего документа.

7.3.5. Если поручение, содержащееся в резолюции, дано нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в поручении первым, является ответственным и организует работу соисполнителей. Ему предоставляется право созыва исполнителей и получение от них необходимой информации.

Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями отчетов о выполнении ими заданий, содержащихся в контролируемом правовом акте. Соисполнители направляют свои заключения, информацию ответственному исполнителю в сроки, обеспечивающие ему своевременное рассмотрение документа, но не менее чем за три дня до истечения контрольного срока.

Замена исполнителя, передача исполнения поручения или возложение контроля на другое должностное лицо или организацию могут быть осуществлены только с разрешения или по указанию руководителя, давшего поручение.

Определенные Главой города Сочи, его заместителями сроки подготовки проекта правового акта администрации города Сочи или плана мероприятий контролируются отделом служебной переписки.

Если срок исполнения поручения Главой города Сочи или его заместителями продлен, в контрольном деле делается соответствующая запись специалистом контроля отдела служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи.

7.3.6. По завершении выполнения поручения Главы города Сочи, его заместителей исполнитель представляет в отдел служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города сочи информацию о результатах проделанной работы с приложением подтверждающих документов, предварительно сделав отметку в САЭД "Синкопа-Документ" об окончательном исполнении.

К примеру; "Исполнено. Принято распоряжение администрации города Сочи от 25.01.2007 N 20-р".

7.3.7. В случае, когда во исполнение правового акта главы администрации (губернатора) Краснодарского края принят правовой акт администрации города Сочи, контроль за их исполнением осуществляется в порядке, изложенном в разделе 7.4 настоящей Инструкции.

7.4. Порядок постановки правовых актов администрации города Сочи и поручений Главы города Сочи на контроль в администрации города Сочи

7.4.1. Копии правовых актов администрации города Сочи (постановления и распоряжения) поступают из отдела документационного обеспечения департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи в отдел контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи для постановки на контроль.

Начальник отдела контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи определяет:

- правовые акты, подлежащие постановке на контроль;

- порядок работы с контролируемым правовым актом;

- пункты, исполнение которых будет контролироваться;

- ответственного исполнителя (или организатора исполнения) правового акта (как правило, это подразделение, подготовившее проект);

- сроки предоставления промежуточной информации о ходе выполнения правового акта администрации города Сочи, исходя из его содержания. Первичная информация о ходе выполнения правового акта администрации города Сочи представляется в отдел контроля в течение Месяца после его принятия, если в содержании его не определен более ранний срок выполнения поручений.

7.4.2. На каждое контролируемое поручение Главы города Сочи и муниципальный правовой акт администрации города Сочи оформляется контрольное дело. В дальнейшем в контрольном деле собираются все материалы, характеризующие ход исполнения поручения Главы города Сочи или правового акта администрации города Сочи (материалы совещаний, "часов контроля", справки, информации, служебные записки).

7.4.3. Отдел контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи осуществляет постановку на контроль поручений Главы города Сочи и правовых актов администрации города Сочи посредством их регистрации в САЭД "Синкопа-Документ".

В регистрационной карточке указывается поручение Главы города Сочи или правовой акт, взятые на контроль в администрации города, указываются ответственные исполнители и сроки представления информации о ходе их исполнения.

Руководитель отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Сочи, получив поручение Главы города Сочи или правовой акт администрации города Сочи, определяет исполнителя из числа ответственных сотрудников, на которого возлагается ответственность за организацию работы по выполнению поручения или правового акта, по обеспечению сбора, обработки и обобщению информации, подготовке необходимых материалов, а также проектов докладов о ходе и результатах выполнения поручения или правового акта и поручений по нему.

7.4.4. Отдел контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи к указанным в поручении Главы города Сочи или правовом акте срокам собирает от всех исполнителей необходимые сведения о фактическом состоянии исполнения поручений Главы города Сочи, а также контролируемых правовых актов администрации города Сочи. Проанализировав сведения, их конкретность и предметность, а также сделав соответствующую запись в контрольном деле, отдел контроля представляет их на рассмотрение Главе города Сочи.

7.4.5. Изучив ход выполнения поручения или правового акта, Глава города Сочи может принять информацию к сведению, дать новые поручения, продлив срок исполнения поручения или правового акта, или дать согласие на снятие их с контроля как выполненных.

7.4.6. Сроки выполнения заданий, указанных в правовых актах администрации города Сочи, могут быть изменены только Главой города Сочи или его заместителями, на которых возложен контроль за выполнением данного правового акта.

Если по объективным причинам возникает необходимость продления или изменения контрольного срока выполнения поручения Главы города Сочи или правового акта Главы города Сочи, должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за три дня до истечения контрольного срока представляет на имя Главы города Сочи мотивированную просьбу об изменении контрольного срока и предложение о новом контрольном сроке. Об изменении контрольного срока поручения Главы города Сочи или правового акта делается соответствующая запись в САЭД "Синкопа-Документ".

7.4.7. Снятие поручений Главы города Сочи и правовых актов администрации города Сочи с контроля осуществляется Главой города Сочи после их выполнения, о чем отделом контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи делается соответствующая отметка в САЭД "Синкопа-Документ".

7.4.8. Отдел контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи ежемесячно (в случае необходимости - еженедельно) докладывает Главе города Сочи о состоянии работы по организации контроля выполнения поручений Главы города Сочи и правовых актов администрации города Сочи в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи, об организации делопроизводственного контроля, соблюдении исполнительской дисциплины.

7.4.9. Отдел контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи:

- информирует о приближении сроков выполнения по всем поручениям Главы города Сочи и правовым актам администрации города Сочи, поставленным на контроль в отделе;

- составляет перечень поручений Главы города Сочи и нормативных правовых актов администрации города Сочи, сроки выполнения которых истекают на предстоящей неделе, и направляет эти сведения заместителям Главы города Сочи, в отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Сочи;

- получает информацию по контролируемым поручениям Главы города Сочи и муниципальным правовым актам администрации города Сочи, проверяет их полноту и качество, ведет учет поступления информации по срокам, делает в контрольных делах отметки о фактическом выполнении поручений Главы города Сочи и правовых актов администрации города Сочи;

- ведет учет состояния исполнительской дисциплины по контрольному правовому акту администрации города Сочи;

- в необходимых случаях готовит сведения о невыполненных поручениях Главы города Сочи и правовых актах администрации города Сочи;

- информирует заместителей Главы города Сочи, руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи о проблемах в организации контроля;

- запрашивает в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи дополнительные материалы, необходимые для анализа хода выполнения контролируемых поручений Главы города Сочи и правовых актов;

- организует проверки (выездные) на предмет выполнения поручения Главы города Сочи;

- осуществляет методическое руководство по организации контроля за выполнением правовых актов администрации города Сочи.

7.4.10. Сведения о состоянии выполнения поручений Главы города Сочи и муниципальных правовых актов администрации города Сочи представляются в отдел контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи согласно указанному в них сроку. В случае, когда срок представления информации совпадает с выходным днем, отчет должен быть представлен в первый рабочий день (последующий за выходным). В случае совпадения срока представления информации с праздничным днем, он должен быть представлен в последний предшествующий рабочий день.

Информация, представленная с нарушением срока, должна содержать объяснение о причинах задержки.

Информация, оформленная в виде справки, отчета, должна содержать сведения о ходе выполнения каждого пункта поручения Главы города Сочи или муниципального правового акта администрации города Сочи. В случае необходимости к информации прилагаются документы, подтверждающие Исполнение поручения Главы города Сочи или правового акта администрации города Сочи (копии приказов, писем, планов мероприятий, платежных поручений и др.).

Информация о ходе выполнения муниципального правового акта администрации города Сочи готовятся на имя должностного лица, на которого Главой города Сочи возложен контроль, на бланке отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Сочи и подписывается руководителем или лицом, его замещающим. При необходимости она должна содержать предложения о продолжении срока контроля или его окончании.

7.4.11. Отдел контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи, получив от исполнителей очередные сведения о ходе выполнения поручения Главы города Сочи или муниципального правового акта администрации города Сочи, изучает их, проверяет их полноту, качество и отражение в представленной информации хода выполнения всех заданий (пунктов) поручения Главы города Сочи или правового акта, в случае необходимости запрашивает дополнительную информацию о ходе их выполнения.

7.4.12. Предложения о снятии с контроля поручений Главы города Сочи и правовых актов администрации города Сочи, внесенные руководителями отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Сочи, рассматриваются и согласуются Главой города Сочи, о чем свидетельствует резолюция. Использование факсимиле на резолюциях не допускается.

Снятие с контроля не означает прекращения действия правового акта администрации города Сочи.

7.4.13. Контрольные дела по поручениям Главы города Сочи и правовые акты администрации города Сочи, снятые с контроля, передаются в ведомственный архив администрации города Сочи, где они обрабатываются и готовятся для хранения в архиве города Сочи.

7.4.14. Контроль выполнения поручений Главы города Сочи, данных на совещаниях, сходах граждан, обходах территорий, а также постановлений и распоряжений администрации города: осуществляет отдел контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи.

7.4.15. Поручения (задания), данные Главой города Сочи на планерных совещаниях, отраслевых совещаниях, сходах граждан, обходах территорий, оформляются отраслевым (функциональным) или территориальным органом администрации города, ответственным за проведение совещания, схода граждан, обхода территорий, документом (в виде протокола совещания,

таблицы или иной формы учета), который в течение суток после окончания совещания (схода, обхода) предоставляется в отдел контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи.

7.5. Организация контроля за исполнением протестов, представлений органов прокуратуры

7.5.1. Протесты и представления прокурора или его заместителя, поступающие в администрацию города Сочи подлежат рассмотрению в сроки и порядке, установленные Федеральным законом от 17 января 1992 года N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации".

7.5.2. Вопросы рассмотрения протестов и представлений прокурора или его заместителя курирует заместитель Главы города Сочи, определяемый Главой города Сочи.

7.5.3. Организацию рассмотрения протестов и представлений прокурора или его заместителя и сообщения прокурору в письменной форме о результатах рассмотрения осуществляют отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Сочи, в чьем ведении находится предмет рассмотрения протестов и представлений, по согласованию с заместителем Главы города Сочи, курирующим правовое управление, правовым управлением администрации города Сочи и заместителем Главы города Сочи, курирующим вопросы, поднимаемые в протесте или представлении.

7.5.4. В случае необходимости принятия конкретных мер по устранению допущенных нарушений действующего законодательства Российской Федерации, их причин и условий, им способствующих, устранения противоречий закону правового акта администрации города Сочи осуществляют отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Сочи, в чьем ведении находится предмет рассмотрения протестов и представлений, по согласованию с правовым управлением администрации города Сочи.

7.5.5. Подготовка ответов на протесты прокуратуры - 10 дней, на представления - 30 дней. Ответ в обязательном порядке должен быть согласован с правовым управлением, заместителем Главы города Сочи, курирующим правовое управление, заместителем Главы города Сочи, курирующим вопросы, поднимаемые в протесте или представлении. Ответ должен быть подписан Главой города Сочи или исполняющим обязанности Главы города Сочи, либо физическим лицом которому адресован протест, представление.

7.5.6. Лица, виновные в непредставлении в срок требуемых сведений и материалов, в непринятии конкретных мер по устранению допущенных нарушений действующего законодательства Российской Федерации, их причин и условий, им способствующих, устранению противоречий закону правового акта администрации города Сочи, нарушении сроков рассмотрения протестов и представлений прокурора или его заместителя, несут ответственность в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.

7.5.7. Отдел служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи обязан сообщить Главе города Сочи о каждом факте нарушения сроков или порядка рассмотрения протестов и представлений прокурора или его заместителя, поступающих в администрацию города Сочи, с указанием сведений о работниках, допустивших неисполнение или ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, установленных порядком рассмотрения протестов и представлений прокурора или его заместителя, поступающих в администрацию города Сочи.

7.6. Порядок контроля выполнения служебных документов

7.6.1. Контролю подлежат все служебные документы, поступившие в адрес Главы города Сочи и его заместителей и зарегистрированные в отделе служебной переписки.

Регистрация служебных документов производится в день их поступления отделом служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи.

7.6.2. После регистрации отделом служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи служебные документы передаются работникам отдела секретариата администрации города Сочи, которые в тот же день докладывают Главе города Сочи, заместителям Главы города Сочи.

О поступлении телеграмм и других срочных служебных документов работники отдела служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи незамедлительно извещают работников отдела секретариата администрации города Сочи. В экстренных случаях телеграммы доставляются в приемные работниками отдела служебной переписки.

7.6.3. Глава города Сочи, заместители Главы города Сочи рассматривают документы в тот же день или не позднее следующего дня.

Поручения о рассмотрении документа вводятся в САЭД "Синкопа-Документ" и отражаются в резолюциях. Резолюция оформляется на специальном листе-бланке с наименованием должности руководителя, пишущего резолюцию. Допускается проставление резолюции на документе ниже реквизита адреса, а при необходимости - на любой свободной от текста площади (кроме полей) первого листа документа. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы исполнителя, задание - указание о порядке и характере исполнения документа, срок исполнения, формы контроля, личную подпись и дату.

На документе не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

Использование факсимиле на резолюциях не допускается.

7.6.4. Если поручение, содержащееся в резолюции, дано нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в поручении первым, является ответственным и организует работу соисполнителей. Ему предоставляется право созыва исполнителей и получение от них необходимой информации.

Соисполнители в течение 15 дней готовят и направляют свои заключения, информацию ответственному исполнителю в сроки, обеспечивающие ему своевременное рассмотрение документа.

7.6.5. Продолжительность контроля, его срок, форма, содержание, исполнитель (или исполнители) определяются резолюцией Главы города Сочи, его заместителей исходя из сроков, установленных законодательством, и содержания служебного документа.

Служебные документы подлежат выполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- согласно резолюции руководителя ("Срочно" - в 3-дневный срок. "Оперативно" - в 10-дневный срок, без указания срока - не более 30 календарных дней со дня регистрации в отделе служебной переписки);

- по запросам членов Совета Федерации - безотлагательно (то есть в течение 3 дней), депутатскому запросу депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Краснодарского края и Городского Собрания Сочи - в течение 15 дней, а при необходимости получения дополнительных материалов за 3 дня до контрольного срока оформляется продление не более чем на 30 дней. Продление передается на подпись автору поручения в отдел служебной переписки;

- по поручениям Правительства Российской Федерации - до 10 календарных дней со дня регистрации обращения в отделе служебной переписки;

- обращения ГК "Олимпстрой" и администрации Краснодарского края во исполнение поручений краевой целевой программы "Обеспечение строительства олимпийских объектов и развития города Сочи как горноклиматического и бальнеологического курорта", без указания срока исполнения - не позднее 10 дней со дня регистрации в отделе служебной переписки.

Служебные документы, на которых поставлен штамп "Документ Сочи - 2014" подлежат выполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- согласно резолюции Главы города Сочи и его заместителей "срочно" - в двухдневный срок;

- без указания срока исполнения - не позднее пяти дней со дня регистрации документа в отделе служебной переписки.

Сроки рассмотрения отдельных категорий служебных документов могут устанавливаться правовыми актами администрации города Сочи.

Если последний день срока выполнения служебного документа приходится на нерабочий или праздничный день, то документ подлежит выполнению не позднее последнего рабочего дня, предшествующего нерабочему.

Дата выполнения указывается в резолюции руководителя и вносится работником отдела секретариата в электронную базу данных в САЭД "Синкопа-Документ".

Ответы на служебные документы, поступившие из вышестоящих органов, подлежат отправке не позднее чем за 5 (пять) дней до истечения сроков выполнения данных документов.

7.6.6. При необходимости изменения срока выполнения служебного документа ответственный исполнитель представляет на имя Главы города Сочи или его заместителя, давшего поручение, мотивированную служебную записку о его продлении не позднее, чем за 3 дня до истечения этого срока.

Продление срока исполнения служебных документов, полученных из вышестоящих органов, допускается в исключительных случаях, когда выполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае ответственный исполнитель готовит письмо за подписью автора резолюции в адрес корреспондента с мотивированным обоснованием необходимости продления срока и указанием планируемой даты выполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты написания поручения. Сроки выполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

При необходимости переадресации служебного документа для выполнения в другой отраслевой (функциональной) и территориальный орган администрации города Сочи ответственный исполнитель представляет на имя Главы города Сочи или его заместителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о пере адресации, в срок не позднее 3 дней со дня поступления служебного Документа непосредственному исполнителю.

При переадресации служебного документа на резолюции руководителя не допускается использование факсимиле.

Обо всех случаях изменения срока выполнения служебного документа ответственный исполнитель информирует отдел служебной переписки, который вносит изменения в электронную базу данных САЭД "Синкопа-Документ".

Контроль за сроками выполнения служебных документов отраслевыми (функциональными) и территориальными органам администрации города Сочи осуществляют руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, работники, ответственные за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля в отраслевых (функциональных) органах администрации города Сочи и отдел служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи.

7.6.7. Корреспонденция, полученная из Аппарата Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания и администрации Краснодарского края, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день передается для рассмотрения Главе города Сочи, а в его отсутствие - первому заместителю Главы города Сочи или заместителю Главы города Сочи, исполняющему обязанности Главы города Сочи.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

7.6.10. Федеральные законы, постановления и распоряжения Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации немедленно передаются в правовое управление администрации города Сочи. В тот же день документ передается на рассмотрение Главе города Сочи, а в его отсутствие - первому заместителю Главы города Сочи.

Если резолюция адресована нескольким работникам, ответственность за исполнение документа несет тот из них, фамилия которого написана первой (при отсутствии отметки "свод").

В случаях, когда в резолюции не указан срок его исполнения, документ исполнятся в тридцатидневный срок.

7.6.11. Письма, адресованные Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Совету Федерации Российской Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, Министерствам Российской Федерации, органам государственной власти Краснодарского края, отправляются адресатам только в первом экземпляре и подписываются Главой города Сочи, а в его отсутствие - первым заместителем Главы города Сочи.

Письма в другие федеральные органы и исполнительные органы местного самоуправления муниципальных образований Краснодарского края подписывают: Глава города Сочи, его заместители в зависимости от характера содержания письма, согласно распределению обязанностей.

7.6.12. Снятие служебного документа с контроля осуществляется Главой города Сочи или его заместителем с соответствующей отметкой отделом служебной переписки в электронной базе данных САЭД "Синкопа-Документ".

Служебный документ считается выполненным и снимается с контроля после его полного фактического выполнения, документированного подтверждения выполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

7.6.13. Отдел служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи ежемесячно анализирует соблюдение сроков выполнения служебных документов и представляет информацию Главе города Сочи, его заместителям, директору департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи.

7.6.14. Согласно плану работы и инициативно отдел служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи осуществляет проверку сроков выполнения служебных документов выборочно в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Сочи.

7.7. Порядок контроля выполнения поручений по обращениям граждан в администрации города Сочи

7.7.1. Контролю подлежат все обращения граждан, поступившие в адрес Главы города Сочи и его заместителей либо из вышестоящих органов и зарегистрированные в отделе приема граждан или отделе обращений граждан управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи. На обращениях, поступивших из вышестоящих органов в обязательном порядке ставится красный штамп "Контроль".

Регистрация обращений производится в течение 3 дней со дня их поступления в администрацию города Сочи.

7.7.2. После регистрации в отделе приема граждан и отделе обращений граждан управления по работе с обращениями граждан администрации города Сочи в САЭД "Синкопа-Документ" заявления передаются работникам отдела секретариата администрации города Сочи, которые в тот же день передают документы на доклад Главе города Сочи, заместителям Главы города Сочи.

7.7.3. Глава города Сочи, заместители Главы города Сочи рассматривают документы в тот же день или не позднее следующего дня.

Поручения о рассмотрении документа вводятся работниками отдела секретариата в САЭД "Синкопа-Документ" и отражаются в резолюциях. Резолюция оформляется на специальном листе-бланке с наименованием должности руководителя, выдающего резолюцию. Допускается проставление резолюции на документе ниже реквизита адреса, а при необходимости - на любой свободной от текста площади (кроме полей) первого листа документа. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы исполнителя, задание - указание о порядке и характере исполнения документа, срок исполнения, формы контроля, личную подпись и дату.

На документе не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

Использование факсимиле на резолюциях не допускается.

7.7.4. Если поручение, содержащееся в резолюции, дано нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в поручении первым, является ответственным и организует работу соисполнителей. Ему предоставляется право созыва исполнителей и получение от них необходимой информации для подготовки сводного ответа заявителю.

Соисполнители в течение 15 дней готовят и направляют свои заключения, информацию ответственному исполнителю в сроки, обеспечивающие ему своевременное рассмотрение документа.

Соисполнители несут ответственность за своевременное и качественное выполнение указаний руководителя.

7.7.5. Продолжительность контроля, его срок, форма, содержание, исполнитель (или исполнители) определяются резолюцией Главы города Сочи, его заместителей исходя из сроков, установленных законодательством, и содержания обращения.

Поручения по обращениям граждан подлежат выполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания срока - не более 30 календарных дней со дня регистрации в отделах приема граждан и обращений граждан;

- при наличии продления срока рассмотрения обращения - не более 60 дней с момента регистрации обращения в администрации города Сочи;

- по запросам (в том числе депутатскому запросу депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Краснодарского края и Городского Собрания Сочи) - в течение 15 дней, а при необходимости получения дополнительных материалов за 3 дня до контрольного срока оформляется продление не более чем на 30 дней. Продление передается на подпись автору поручения в отдел обращений граждан управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи.

Если последний день срока выполнения поручения приходится на нерабочий или праздничный день, то документ подлежит выполнению не позднее последнего рабочего дня, предшествующего нерабочему.

Дата выполнения указывается в резолюции руководителя и вносится работником отдела секретариата администраций города Сочи в электронную базу данных в САЭД "Синкопа-Документ".

Ответы на обращения, поступившие на имя Главы города Сочи или его заместителей, готовятся исполнителями на бланках отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи. Ответы на обращения граждан, поступившие из вышестоящих органов, готовятся на подпись заместителям Главы администрации города Сочи на бланках администрации города Сочи или на подпись Главе города Сочи на бланках Главы города Сочи.

Ответы на обращения граждан, поступившие из вышестоящих органов, подлежат передаче на подпись для дальнейшей отправки не позднее, чем за 5 (пять) дней до истечения сроков выполнения данных документов.

Отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Сочи ответы на обращения граждан на имя руководителей данных органов готовят на своих бланках.

7.7.6. При необходимости изменения срока выполнения поручения ответственный исполнитель представляет на имя Главы города Сочи или его заместителя, давшего поручение, мотивированную служебную записку о его продлении не позднее, чем за 3 дня до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручений, полученных из вышестоящих органов, допускается в исключительных случаях, когда выполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае ответственный исполнитель готовит письмо за подписью автора резолюции в адрес корреспондента с мотивированным обоснованием с обязательным уведомлением заявителя о необходимости продления срока и указанием планируемой даты выполнения (с приложение копий запросов при их наличии). Такие продления представляются не позднее чем за 3 дня до контрольного срока. Сроки выполнения поручений по запросам вышестоящих структур (в частности, "особый контроль" администрации Краснодарского края по запросу Администрации Президента Российской Федерации) не продлеваются.

При необходимости переадресации документа для выполнения в другой отраслевой (функциональной) и территориальный орган администрации города Сочи ответственный исполнитель представляет на имя Главы города Сочи или его заместителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о переадресации, в срок не позднее 7 дней со дня регистрации заявления в администрации города Сочи.

При переадресации обращения на резолюции руководителя не допускается использование факсимиле.

Контроль за сроками выполнения поручений по обращениям граждан отраслевыми (функциональными) и территориальными органам администрации города Сочи осуществляют начальники отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, работники, ответственные за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля и управление по работе с обращениями граждан и организаций.

7.7.7. Если резолюция адресована нескольким работникам, ответственность за исполнение документа несет тот из них, фамилия которого написана первой (если в поручении не указан конкретный исполнитель, ответственный за свод).

В случаях, когда в резолюции не указан срок его исполнения, документ исполнятся в тридцатидневный срок.

7.7.8. Ответы, адресованные Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Совету Федерации Российской Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, главе администрации (губернатору) Краснодарского края, отправляются адресатам только в первом экземпляре и подписываются Главой города Сочи, а в его отсутствие - исполняющим обязанности Главы города Сочи.

Письма в другие федеральное органы и исполнительные органы местного самоуправления муниципальных образований Краснодарского края подписывают: Глава города, его заместители в зависимости от характера содержания письма, согласно распределению обязанностей.

7.7.9. Поручение по обращению гражданина считается выполненным и снимается с контроля после проведенной необходимой работы, подготовки ответа заявителю на бланке отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Сочи либо на бланке администрации города Сочи или бланке Главы города Сочи, который после отметки в управлении по работе с обращениями граждан и организаций в электронной базе данных САЭД "Синкопа-Документ" был передан на доклад или на подпись автору поручения и, после рассмотрения подписан или списан "в дело".

После списания ответа один экземпляр ответа возвращается исполнителю для отправки заявителю, второй остается в архиве управления по работе с обращениями граждан и организаций. После подписи ответов Главой города Сочи или заместителями Главы города Сочи производится регистрация документа (оформление бланка с отметкой номера, даты письма и с указанием номера документа, на который дается ответ), сканирование ответа в САЭД "Синкопа-Документ". Отправка ответа производится в день подписания документа по почте либо по электронному адресу заявителя.

Ответы заявителям, подготовленные на бланках Главы города Сочи или бланках администрации города Сочи, подлежат отправке управлением по работе с обращениями граждан и организаций. Ответы, подготовленные на бланках отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Сочи подлежат отправке работниками данных органов.

7.7.10. Отдел приема граждан и отдел обращений граждан управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи еженедельно и ежемесячно анализируют соблюдение сроков выполнения поручений по обращениям граждан и представляют информацию Главе города Сочи, его заместителям, директору департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи.

7.7.11. Согласно плану работы и инициативно отдел приема граждан и отдел обращений граждан управления по работе с обращениями граждан и организаций осуществляют проверку сроков выполнения поручений по обращениям граждан выборочно в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Сочи, в случае необходимости и по поручению Главы города Сочи готовит сведения о невыполненных поручениях и вносит предложение о заслушивании отчета исполнителей о неудовлетворительной исполнительской дисциплине на совещаниях.

8. Техническое обеспечение работы с документами

8.1. Выполнение стенографических работ

8.1.1. Стенографирование ведется стенографистами с использованием специальных тетрадей (блокнотов) или звукозаписывающей техники (магнитофонов, диктофонов).

8.1.2. Стенограммы мероприятий с участием Главы города Сочи стенографистом готовятся в двух экземплярах (листы нумеруются), один из которых хранится в департаменте муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи, второй - в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Сочи, ответственных за проведение этого мероприятия.

8.1.3. При расшифровке стенограммы и печатании текстов выступлений с магнитной звукозаписи на лицевой стороне последнего листа каждого экземпляра стенограммы указывается фамилия работника, ответственного за расшифровку данной записи, проставляется дата.

8.1.4. Звукозапись мероприятий с участием Главы города Сочи осуществляется работником, ответственным за звукозапись.

8.1.5. Не допускается передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача стенографистам текстовых писем, таблиц и другой информации по телефону.

8.2. Выполнение копировально-множительных работ

8.2.1. Выполнение копировально-множительных работ в администрации города Сочи производится в отделе технического обеспечения управления делами администрации города Сочи, а также на копировальных аппаратах, установленных в приемных и в отраслевых (функциональных) органах администрации города Сочи.

8.2.2. В отделе технического обеспечения управления делами администрации города Сочи тиражируются только служебные документы и материалы. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы, подписанный управляющим делами администрации города Сочи.

Копирование бланков документов, используемых в администрации города, не допускается.

8.2.3. Служебные документы и материалы, подлежащие копированию, должны быть в несброшюрованном виде, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги форматом не более АЗ.

8.2.4. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. Срочность копирования документов определяется управляющим делами администрации города Сочи и подтверждается соответствующей пометкой на бланке заказа.

8.2.5. Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с подлинником документа.

8.2.6. На копировально-множительных аппаратах (ксерокс), находящихся в приемных администрации города Сочи и отраслевых (функциональных) органах администрации города Сочи, разрешается копирование служебных документов и материалов небольшого объема и тиража.

8.2.7. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет работник, ответственный за делопроизводство в отраслевых (функциональных) органах администрации города Сочи.

9. Организация документов в делопроизводстве

9.1. Общие положения

9.1.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве администрации города Сочи и их передачу в архивный отдел администрации города Сочи в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству управления по делам архивов Краснодарского края.

9.1.2. Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

9.1.3. Положения настоящего раздела применяются для организации ведения делопроизводства в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи.

9.2. Составление номенклатуры дел

9.2.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

9.2.2. Сводная номенклатура дел администрации города Сочи разрабатывается отделом документационного обеспечения департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи, ответственным за ведомственный архив, на основании номенклатур дел структурных подразделений администрации города Сочи, согласовывается с экспертной комиссией администрации города Сочи (далее - ЭК) и с экспертно-проверочной и утверждается курирующим заместителем Главы города Сочи.

Номенклатура дел отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, контроль и архив, подписывается руководителем отраслевого (функционального) и территориального органа администрации города Сочи и представляется в департамент муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения.

9.2.3. Номенклатура дел администрации города Сочи в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается курирующим заместителем Главы города Сочи и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения номенклатуры дел отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Сочи получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.2.4. Сводная номенклатура дел администрации города Сочи печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры дел департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи. Второй экземпляр используется в качестве рабочего, третий - передается в архивный отдел администрации города Сочи.

9.2.5. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК один раз в 5 лет. В случае изменения функций и структуры администрации города Сочи, ее отраслевых (функциональных) органов номенклатура дел подлежит пересмотру, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования. Территориальные органы разрабатывают свою номенклатуру самостоятельно.

9.2.6. Названиями разделов сводной номенклатуры дел администрации города Сочи являются названия ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации города Сочи.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации города Сочи, заголовки дел с грифом "Для служебного пользования".

Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

9.2.7. В первой графе номенклатуры дел проставляются индексы каждого включенного в нее дела. Индекс состоит из цифрового обозначения отраслевого (функционального) и территориального органа администрации города Сочи и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются парой арабских цифр.

Например: 01.01, где первая пара цифр 01 - индекс приемной, вторая - порядковый номер заголовка дела.

9.2.8. Во вторую графу номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления.

9.2.9. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи; для переходящих дел индекс сохраняется.

9.2.10. Графа третья номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

9.2.11. В графе четвертой указываются сроки хранения дел и номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2010).

9.2.12. В графе пятой указываются названия перечней документов, использованных для определения сроков хранения дел, здесь же проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другие отраслевые (функциональные) органы администрации города Сочи.

9.2.13. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного срока хранения.

9.3. Формирование дел

9.3.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

9.3.2. Дела формируются децентрализовано, то есть в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с установленными требованиями;

в дело группируются документы одного календарного года;

исключения составляют переходящие дела, личные дела;

дело должно содержать не более 250 листов при толщине дела не более 4 сантиметров.

Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке.

9.3.3. Уставы, положения, инструкции, утвержденные правовыми актами администрации города Сочи, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приложение объемом свыше 250 листов составляет отдельный том, о чем в деле делается отметка.

9.3.4. Муниципальные правовые акты администрации города Сочи группируются отдельно от распоряжений, приказов по личному составу.

Правовые акты администрации города Сочи и организационно- распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты группируются отдельно от их проектов.

При большом количестве документов распоряжения, приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение, командирование, премирование сотрудников), целесообразно группировать в самостоятельные дела.

Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в порядке алфавита по фамилиям.

9.3.5. Поручения федеральных (региональных) органов государственной власти и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности администрации города Сочи.

9.3.6. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.4. Оформление дел

9.4.1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа- заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях.

9.4.2. Обложка дела оформляется по установленной форме. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: название - администрация города Сочи, наименование отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Сочи, заголовок дела, крайние даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения документов, архивный шифр дела.

Дела постоянного срока хранения нумеруются.

9.4.3. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дела.

Не допускаются неконкретные формулировки: "Разные материалы", "Общая переписка" и т.д. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидностей документов (протоколы, распоряжения и т.д.);

название организации (администрация города или ее отраслевой (функциональный) или территориальный орган), автор документа;

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

даты, к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Например:

Документы к постановлению администрации города Сочи от ___ N ___ (проекты постановлений, информации, справки и т.д.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Если дело состоит из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

9.4.4. Даты на обложке должны соответствовать году заведения и окончания дела. Крайними датами дела являются: начальная дата дела - дата самого раннего документа и конечная дата - дата самого позднего документа в деле.

При этом учитываются даты поступающих и отправленных документов (согласно Перечню, в случае их отсутствия - даты регистрации документов). При определении крайних дат не учитываются даты резолюций, отметок исполнителя, за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных. При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

9.4.5. Листы в деле нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Листы приложения к делу, составляющего отдельный том, нумеруются отдельно.

9.4.6. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием инициалов, фамилии, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

9.4.7. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2010) и Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (Москва, 1989).

На делах постоянного срока хранения пишется; "Хранить постоянно".

9.4.8. Для учета документов определенных категорий постоянного срока хранения и по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного срока хранения и по личному составу, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием инициалов, фамилии, должности и даты составления описи.

9.4.9. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

9.5. Экспертиза ценности документов

9.5.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения на основе принятых критериев.

9.5.2. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно.

9.5.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов распоряжением администрации города Сочи создается постоянно действующая экспертная комиссия.

9.5.4. Экспертная комиссия организует свою работу в соответствии с утвержденным положением о ней. Положение об экспертной комиссий до его утверждения согласовывается с начальником архивного отдела администрации города Сочи.

9.5.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2010) и номенклатуры дел администрации города.

9.5.6. Экспертиза ценности документов проводится работниками отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, ответственными за архив, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архивного отдела администрации города Сочи.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

9.5.8. По результатам экспертизы ценности документов работниками, ответственными за архив, составляются описи дел постоянного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) хранения и по личному составу.

Документы, не подлежащие сдаче в архивный отдел администрации города Сочи, и с истекшими сроками хранения сдаются на уничтожение по акту, который утверждается заместителем Главы города Сочи, координирующим работу департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи, и хранится постоянно.

9.6. Составление описи дел

9.6.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для учета и раскрытая его содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

9.6.2. Ежегодно работниками, ответственными за архив, составляются описи дел постоянного хранения на завершенные и оформленные дела всех отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи.

9.6.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовой;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого года делаются сноски на номера дел, содержащих материалы за данный год.

Описи дел печатаются в четырех экземплярах, согласовываются с ЭК, утверждаются ЭПК, а затем утверждаются начальником архивного отдела администрации города Сочи.

По истечении установленного ведомственного срока хранения (5 лет) дела по акту передаются на муниципальное хранение в архивный отдел.

9.7. Подготовка и передача документов в ведомственный архив администрации города Сочи

9.7.1. В ведомственный архив администрации города Сочи (далее - архив) передаются дела с исполненными документами Постоянного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

9.7.2. Дела с исполненными документами постоянного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи.

9.7.3. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

9.7.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивным отделом администрации города Сочи, согласованному с руководителями отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи и утвержденному заместителем Главы города Сочи, курирующим данное направление работы.

9.7.5. В период подготовки дел к передаче в архив работниками отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, ответственными за архив, предварительно проверяется правильность формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Выявленные недостатки в формировании и оформлении дел ответственные за архив обязаны устранить.

9.7.6. В случае ликвидации или реорганизации отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном органе, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает Их в ведомственный архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

9.8. Хранение и использование документов в ведомственном архиве

9.8.1. Обеспечение сохранности и поиск архивных документов осуществляется ответственным за ведомственный архив, назначаемый распоряжением администрации города Сочи.

9.8.2. Документы и дела, находящиеся на хранении в архиве, предоставляются работникам структурных подразделений администрации города под расписку в учетном журнале выдачи документов (на срок не более одной недели, кроме правовых актов администрации города Сочи и материалов к ним).

Сотрудники администрации города ответственны за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и неразглашение содержащейся в них информации. Не разрешается вносить правку в архивные документы, делать в них пометки, работать с ними вне служебных помещений.

9.8.3. Передача работниками структурных подразделений администрации города архивных документов или их копий работникам других организаций не допускается.

Копии документов из ведомственного архива предоставляются организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения директора департамента муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи.

9.8.4. Изъятие документов из дела допускается в исключительных случаях, производится с разрешения заместителя Главы города Сочи, курирующего работу ведомственного архива, с обязательным изготовлением заверенной копии документа и составлением акта об изъятии подлинника.

10. Требования к подготовке и оформлению проектов правовых актов городского собрания сочи, вносимых главой города сочи в порядке законодательной инициативы

Раздел регламентируется решением Городского Собрания Сочи от 21.01.2003 N 22 (ред. от 06.12.2005) "О порядке подготовки и внесения вопросов на сессию Городского Собрания Сочи".

11. Порядок изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов

Раздел регламентируется постановлением Главы города Сочи от 02.07.2012 N 1400 "Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей (штампов) Главы города Сочи и администрации города Сочи".

Начальник управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города

Е.И. Романовская