Приложение N 3. Основные требования к оформлению реквизитов документов

Приложение N 3
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Сочи

Основные требования
к оформлению реквизитов документов

Наименование реквизита	Номер реквизита по ГОСТу	Требования к оформлению	Примечание
1	2	3	4
Государственный герб Российской Федерации	01	Помещают в соответствии с Положением о Государственном Гербе Российской Федерации <1>
Герб субъекта Российской Федерации	02	Помещают в соответствии с правовыми актами субъектов	Не воспроизводится, если на бланке помещен Герб Российской Федерации
Герб города Сочи	03	Помещают в соответствии с правовыми актами муниципального образования	Не производится, если на бланке помещен Герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации
Код организации	04	Проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО)
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица	05	Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами
Идентификационный номер налогоплательщика/ код постановки на учет (ИНН/КПП)	06	Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами
Код формы документа	07	Проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД)
Наименование организации	08	Указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах	Над полным наименованием указывается сокращенное (условное), а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации <3>,<4>, <5>, <6>
Справочные данные об организации	09	Указываются: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, телексов, банковских счетов и другие необходимые для осуществления ее деятельности сведения
Наименование вида документа	10	Указывается в соответствии с уставом (положением) организации и требованиями УС ОРД	Для писем, как правило, не указывается
Дата документа	11	Указывается дата подписания или утверждения документа (для протокола - дата заседания, для акта - дата события) в последовательности: день месяца, название месяца, год. День и название месяца обозначаются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя <7>	Если документ разрабатывается несколькими организациями, то датой документа является наиболее поздняя из указанных ими при подписании
Регистрационный номер документа	12	Указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу. В необходимых случаях последний может дополняться индексом дела по номенклатуре дел организации, кодом корреспондента, кодом исполнителя и пр.	Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам - каждой из этих организаций, проставленных через косую черту в порядке указания авторов документа
Ссылка на регистрационный N и дату документа	13	Указываются номер и дата документа, на который дается ответ	Применяется только в исходящих ответных документах
Указание на место составления (издания) документа	14	Указываются в соответствии с принятым административно - территориальным делением, с использованием общепринятых сокращений	Указываются, если затруднено его определение по реквизитам 08, 09
Сведения об адресате	15	Указываются наименования адресатов-организаций или структурных подразделений (в именительном падеже), должностных или физических лиц (в дательном падеже)	При направлении документа в несколько однородных организаций (структурных подразделений) сведения указываются обобщенно
Гриф утверждения документа	16	При утверждении должностным лицом - Утверждаю (без кавычек) с указанием наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии, а также даты утверждения. При утверждении по становлением (решением приказом, протоколом и т.п.) - Утверждено (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера	Располагается в правом верхнем углу документа
Резолюция	17	Указываются фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись поручителя и дата	В отдельных случаях допускается оформление резолюции на отдельном листе
Заголовок к тексту	18	Включает в себя согласованное с наименованием документа указание на краткое содержание последнего (обычно - в предложном или родительном падеже)	Заголовок к тексту документов, оформленных на листах А5, может не составляться
Отметка о контроле	19	Указывается на документах, исполнение которых поставлено на контроль, - штампом "К" или "Контроль"
Текст документа	20	Составляется на государственном языке в соответствии с законодательством РФ (субъекта РФ). Оформляется в виде таблицы, анкеты, связанного текста или сочетания вышеперечисленного
Отметка о наличии приложения	21	При наличии приложений к документу - Приложение: на стольких-то листах, в стольких-то экземплярах. Для приложения, не названного в тексте, указывается и его наименование. При наличии нескольких приложений приводится их нумерация
Подпись	22	Включает в себя наименование должности, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию)	Должность не указывается (указывается сокращенно) при оформлении на бланке должностного лица
Гриф согласования документа	23	При согласовании должностным лицом - Согласовано (без кавычек), наименование должности, личная подпись лица, проводившего согласование, ее расшифровка, дата согласования. При согласовании другим документом - Согласовано, наименование документа, наименование разработчика документа, дата и номер документа
Виза согласования документа	24	Указываются должность, личная подпись визирующего, ее расшифровка, дата визирования. При наличии замечаний выше подписи делается пометка: "Замечания прилагаются". Виза ставится на обороте последнего листа подлинника документа или копии отправляемого документа (письма)	При необходимости согласования с 4 и более должностными лицами оформление виз производится на "Листе согласования". Замечания прилагаются на отдельном листе
Печать	25	Ставится на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, для которых требуется заверение подписи	Ставится на свободном поле левее подписи, с частичным перекрытием личной подписи или поверх отметки М.П, - место печати
Отметка о заверении копии	26	Указываются - "Верно", должность, личная подпись лица, заверившего копию, расшифровка подписи, дата заверения	При необходимости заверяется печатью организации. Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются
Отметка об исполнителе	27	Указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона	Располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело	28	Указываются ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, либо отметка "В дело такое-то", личная подпись исполнителя и дата исполнения	Отметка об исполнении документа может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ
Отметка о поступлении документа в организацию	29	Указываются порядковый номер и дата поступления документа	В необходимых случаях также указываются часы и минуты поступления документа
Идентификатор электронной копии документа	30	Указываются наименование файла, дата и другие данные, необходимые для поиска документа	Проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа

Начальник управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи

Е.И. Романовская