Постановление Мэра города Южно-Сахалинска от 1 декабря 2008 г. N 2778 "Об административном регламенте по исполнению функции "Рассмотрение обращений граждан в администрации города Южно-Сахалинска" (утратило силу)

Постановление Мэра города Южно-Сахалинска
от 1 декабря 2008 г. N 2778
"Об административном регламенте по исполнению функции "Рассмотрение
обращений граждан в администрации города Южно-Сахалинска"

ГАРАНТ:

Постановлением Администрации города Южно-Сахалинска от 13 июня 2012 г. N 1180 настоящее постановление признано утратившим силу

В соответствии со ст. 37 Устава городского округа "Город Южно-Сахалинск", в целях повышения качества рассмотрения обращений граждан в администрации города Южно-Сахалинска постановляю:

1. Утвердить Административный регламент по исполнению функции "Рассмотрение обращений граждан в администрации города Южно-Сахалинска" (прилагается).

2. Первым вице-мэрам, вице-мэрам, руководителям структурных подразделений администрации города работу с обращениями граждан осуществлять в строгом соответствии с утвержденным регламентом.

3. Постановление мэра города Южно-Сахалинска от 19.07.2007 N 1424 "Об утверждении Положения об организации работы с обращениями граждан в администрации города Южно-Сахалинска" считать утратившим силу.

4. Опубликовать настоящее постановление в газете "Южно-Сахалинск сегодня".

5. Контроль за исполнением постановления возложить на вице-мэра, руководителя аппарата В.В. Рукавца.

Мэр города

А.И.Лобкин

Приложение

к постановлению Мэра

города Южно-Сахалинска

от 1 декабря 2008 г. N 2778

Административный регламент
по исполнению функции
"Рассмотрение обращений граждан в администрации города Южно-Сахалинска"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по исполнению функции "Рассмотрение обращений граждан в администрации города Южно-Сахалинска" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества рассмотрения обращений граждан в администрации города Южно-Сахалинска (далее - администрация города), определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации города.

1.2. Исполнение функции "Рассмотрение обращений граждан в администрации города Южно-Сахалинска" (далее - функция) осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 02.05.2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Уставом городского округа "Город Южно-Сахалинск";

- Регламентом администрации города Южно-Сахалинска;

- Инструкцией по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска;

- настоящим Административным регламентом.

1.3. Исполнение функции осуществляется мэром города Южно-Сахалинска (далее - мэр), первыми вице-мэрами города Южно-Сахалинска (далее - первые вице-мэры), вице-мэрами города Южно-Сахалинска (далее - вице-мэры), руководителями структурных подразделений администрации города, в компетенцию которых входят вопросы, содержащиеся в обращениях граждан (далее - должностные лица).

1.4. Организационно-техническое обеспечение исполнения функции осуществляется приемной граждан отдела по работе с документами и контролю администрации города Южно-Сахалинска (далее - приемная граждан), а именно:

- прием и первичная обработка обращений;

- регистрация и аннотирование поступивших обращений;

- направление обращений на рассмотрение;

- постановка обращения на контроль;

- оформление и направление ответа на обращение, рассматриваемое в администрации города;

- предоставление гражданину информации о рассмотрении направленного им обращения;

- запись гражданина на личный прием;

- оформление дела по обращению гражданина, поступившему в ходе личного приема;

- информационно-аналитическая работа по количеству и характер) вопросов, содержащихся в обращениях граждан.

1.5. Объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение устных и письменных обращений граждан обеспечивает должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения.

1.6. В администрации города рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в ведении администрации города в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, законами Сахалинской области, Уставом городского округа "Город Южно-Сахалинск".

1.7. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение как письменных, так и устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема. Блок-схема исполнения функции "Рассмотрение обращений граждан в администрации города Южно-Сахалинска" представлена в приложении к настоящему Регламенту.

2. Требования к порядку исполнения функции

2.1. Порядок информирования об исполнении функции

2.1.1. Результатами исполнения функции могут являться:

- разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов;

- направление заявителю письменного ответа, содержащего исчерпывающие ответы на вопросы, поставленные в обращении;

- получение гражданином устного ответа на вопросы, поставленные им в устном обращении;

- направление обращения в другие органы, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращении;

- оставление обращения без ответа в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- отказ в решении вопросов, поставленных в обращении, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.1.2. Информация о порядке исполнения функции предоставляется:

- непосредственно в здании администрации города на информационном стенде;

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, электронной техники;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети интернет), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

2.1.3. Почтовый адрес администрации города: 693020, Сахалинская область, город Южно-Сахалинск, ул. Ленина, 173.

Интернет-сайт администрации города: http://yuzno-sakh.ru Адрес электронной почты: priem@yuzhno-sakh.ru

2.1.4. Вся исчерпывающая информация о порядке исполнения функции, в том числе блок-схема исполнения функции, телефоны для справок, требования к письменному обращению граждан и обращению, направляемому по электронной почте, сведения о графике (режиме) работы администрации города, номер кабинета, где осуществляется прием письменных обращений и устное информирование граждан, размещаются:

- на интернет-сайте администрации города;

- на информационном стенде.

2.1.5. При ответах на телефонные звонки муниципальные служащие, замещающие должности в администрации города, подробно в корректной форме информируют обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности работника, принявшего телефонный звонок.

Если муниципальный служащий, принявший звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

2.1.6. По вопросам исполнения функции консультирование осуществляют муниципальные служащие, замещающие должности в приемной граждан.

Консультации предоставляются по вопросам:

- требований к оформлению письменного обращения и обращения, направляемого по электронной почте;

- мест и графиков личного приема граждан должностными лицами;

- порядка и сроков рассмотрения обращений граждан;

- порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения функции.

Основными требованиями при консультировании являются: компетентность, четкость в изложении материала, полнота консультирования, аргументированность.

2.1.7. Требования к присутственным местам.

Прием граждан осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях (присутственных местах).

Присутственные места включают места для ожидания, информирования, приема граждан.

Присутственные места должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03", утвержденным Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 30 мая 2003 года.

Присутственные места оборудуются:

- системой кондиционирования воздуха;

- системой обеззараживания воздуха и поверхности ультрафиолетовым бактерицидным излучением;

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

2.1.8. Требования к местам для информирования.

Места информирования, предназначенные для ознакомления граждан с информационными материалами, оборудуются информационными стендами, стульями и столами для оформления документов.

2.1.9. Требования к местам для ожидания.

Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для граждан и оптимальным условиям работы специалистов и должностных лиц.

Места ожидания в очереди на предоставление информации могут быть оборудованы стульями.

Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее трех мест.

Места ожидания оборудуются столами (стойками) с канцелярскими принадлежностями для осуществления необходимых записей, оформления письменных обращений.

2.1.10. Требования к местам приема граждан.

Место для приема гражданина должно быть снабжено стулом, иметь место для письма и раскладки документов,

2.2. Сроки исполнения государственной функции

2.2.1. Обращения граждан, поступившие в приемную граждан, регистрируются по мере поступления в течение трех дней и передаются должностному лицу на следующий рабочий день после регистрации.

В случае поступления обращения граждан в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация их может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

2.2.2. Мэр, первые вице-мэры, вице-мэры при поступлении обращений рассматривают переданные им обращения граждан в срок не более двух рабочих дней, определяют конкретных исполнителей.

2.2.3. Исполнение функции осуществляется в течение тридцати дней со дня регистрации письменного обращения, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения функции.

2.2.4. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на тридцать дней.

Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет её мэру, первому вице-мэру вице-мэру.

Мэр, первый вице-мэр, вице-мэр на основании служебной записки ответственного исполнителя принимает решение о продлении срока рассмотрения обращения и направлении гражданину, направившему обращение, уведомления о продлении срока рассмотрения обращения.

2.2.5. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, населения и территорий от чрезвычайных ситуаций и стихийных бедствий, производится безотлагательно, в срок не более трех рабочих дней с момента поступления обращения непосредственному исполнителю.

2.2.6. В случае если обращение гражданина написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения увеличивается на время, необходимое для перевода.

2.3. Требования к письменному обращению граждан

2.3.1. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование органа, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, замещающего муниципальную должность в администрации города, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

2.3.2. В случае необходимости, в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

2.4. Перечень оснований для отказа в исполнении функции

2.4.1. Обращение не рассматривается по существу, если:

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, по которому ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в администрацию города или тому же должностному лицу, и уполномоченным на то должностным лицом принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу;

- в обращении обжалуется судебное решение;

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- текст письменного обращения не поддается прочтению;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

2.4.2. Во всех случаях отказа в рассмотрении обращения по существу (за исключением случая, когда в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ) об этом письменно сообщается обратившемуся гражданину.

2.4.3. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности административных действий при осуществлении функции.

3.1.1. Рассмотрение письменных обращений граждан включает в себя следующие административные действия:

- прием и первичная обработка обращений;

- регистрация и аннотирование поступивших обращений;

- направление обращений на рассмотрение;

- рассмотрение обращения;

- постановка обращения на контроль;

- оформление и направление ответа на обращение;

- предоставление гражданину информации о рассмотрении направленного им обращения;

- оформление дела по обращению, хранение.

3.1.2. Рассмотрение обращений граждан в ходе личного приема включает в себя следующие административные действия:

- запись гражданина на личный прием;

- личный прием гражданина;

- подготовка и направление письменного ответа на обращение гражданина, поступившее в ходе личного приема;

- оформление дела по обращению гражданина, поступившему в ходе личного приема.

3.2. Описание административных действий при осуществлении функции.

3.2.1. Описание административных действий при рассмотрении письменных обращений граждан

3.2.1.1. Прием и первичная обработка обращений

3.2.1.1.1. Основанием для начала административного действия является поступление письменного обращения гражданина в администрацию города.

3.2.1.1.2. Обращение может поступить в администрацию города одним из следующих способов: почтовым отправлением; посредством факсимильной связи; на интернет-сайт администрации города; лично.

3.2.1.1.3. Обращения, направленные по почте, посредством факсимильной связи поступают в канцелярию отдела по работе с документами и контролю (далее - канцелярия).

3.2.1.1.4. Муниципальный служащий, замещающий должность в канцелярии, ответственный за прием документов:

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

- проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью.

3.2.1.1.5. После приема обращений муниципальным служащим, отвечающим за приемку документов, все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передаются в приемную граждан, а именно:

- обращения граждан;

- обращения граждан с сопроводительными письмами федеральных органов исполнительной власти;

- обращения граждан с сопроводительными письмами депутатов палат Федерального Собрания - Совета Федерации и Государственной Думы, Сахалинской областной Думы, городского Собрания городского округа "Город Южно-Сахалинск";

- документы, в которых имеются ссылки на обращения граждан.

3.2.1.1.6. Муниципальный служащий, замещающий должность в канцелярии, ответственный за первичную обработку документов:

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт;

- прикладывает к письму поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие документы);

- в случае отсутствия в конверте письменного обращения составляет справку: "Письма в адрес администрации города нет", подписывает ее и прилагает к поступившим документам;

- составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма.

3.2.1.1.7. Прием письменных обращений непосредственно от граждан осуществляется муниципальными служащими, замещающими должности в приемной граждан.

По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка по установленной форме (прилагается) с указанием даты приема обращения, количества принятых листов, номера телефона для справок по обращениям граждан. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

3.2.1.1.8. Обращения, поступившие в виде электронного обращения на официальный сайт администрации города по сети Интернет, принимаются специалистом, замещающим муниципальную должность в управлении информации и пропаганды социальных проектов. Обращения, требующие более глубокого изучения распечатываются и передаются в приемную граждан для рассмотрения в общем порядке.

3.2.1.1.9. Обращения с пометкой "лично", поступившие от граждан на имя мэра, первых вице-мэров, вице-мэров, фиксируются в журнале в приемной граждан, не вскрывая конверт, передаются должностному лицу, на имя которого они поступили.

3.2.1.1.10. Результатом выполнения административного действия по приему и первичной обработке обращений граждан является подготовка обращения гражданина к регистрации.

3.2.1.2. Регистрация и аннотирование поступивших обращений

3.2.1.2.1. Основанием для начала административного действия является завершение подготовки обращения гражданина к регистрации.

3.2.1.2.2. Поступившие в приемную граждан обращения регистрируются в течение трех дней с момента поступления

3.2.1.2.3. Муниципальный служащий, замещающий должность в приемной граждан, при регистрации обращений:

- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп "Администрация города" с указанием даты и присвоенного письму регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

- в регистрационной карточке указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрирует первого заявителя или заявителя, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- если письмо переслано, то указывает, откуда оно поступило, проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.

- прочитывает обращение, определяют его тематику и тип, выявляет поставленные заявителем вопросы;

- проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- составляет и вводит аннотацию на обращение. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;

- проставляет тему согласно тематическому классификатору обращений граждан. Если в обращении ставится несколько вопросов, то тематика указывается по каждому из них;

- осуществляет ввод необходимых примечаний, определяет и вводит фамилию, имя, отчество должностного лица (мэра, первого вице-мэра, вице-мэра) в компетенцию которого в соответствии с распределением полномочий входит рассмотрение вопросов, поставленных в обращении.

3.2.1.3. Направление обращений на рассмотрение

3.2.1.3.1. Основанием для начала административного действия является завершение действий по регистрации обращения и подготовки обращения гражданина к направлению на рассмотрение.

3.2.1.3.2. Муниципальный служащий, замещающий должность в приемной граждан, после составления аннотации передает обращения на рассмотрение мэру, первому вице-мэру, вице-мэру.

3.2.1.3.3. Направление обращения на рассмотрение осуществляется в соответствии с распределением полномочий, исходя исключительно из его содержания независимо от того, на чье имя оно адресовано.

Обращения с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о порядке записи на прием граждан мэром, первыми вице-мэрами, вице-мэрами, а обращения списываются "В дело" как исполненные.

3.2.1.3.4. В случае если вопрос, поставленный в обращении, не относится к полномочиям администрации города, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган к компетенции которого относится решение поставленного вопроса, с обязательным письменным уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких органов или должностных лиц. копии обращений в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

3.2.1.3.5. Запрещается направлять обращения, содержащие жалобу на действие (бездействие) должностного лица, тому должностному лицу, действие (бездействие) которого обжалуются.

3.2.1.3.6. Мэр, первый вице-мэр, вице-мэр при получении обращений рассматривают их в срок не более двух рабочих дней, определяют конкретных исполнителей, после чего возвращают дела с резолюцией в приемную граждан.

3.2.1.3.7. Ответственность за соблюдение указанных сроков несут специалисты приемных мэра, первых вице-мэров, вице-мэров.

3.2.1.3.8. Сопроводительные письма о возврате ошибочно присланных обращений подписываются начальником отдела по работе с документами и контролю или его заместителем.

3.2.1.3.9. Муниципальный служащий, замещающий должность в приемной граждан, после получения обращения с резолюцией уполномоченного должностного лица (мэра, первого вице-мэра, вице-мэра" направляет обращение и все приложенные к нему материалы в структурное подразделение администрации города или в орган, который указан в резолюции в качестве исполнителя.

3.2.1.3.10. Если в резолюции уполномоченного должностного лица поручение дано нескольким структурным подразделениям администрации города, то подлинник обращения направляется исполнителю, указанному в поручении первым, или исполнителю, напротив которого стоит отметка "для свода". Копии обращения муниципальным служащим, замещающим должность в приемной граждан, направляются в структурные подразделения администрации города.

3.2.1.3.11. Результатом выполнения административного действия по направлению обращений граждан на рассмотрение является передача обращения гражданина и всех приложенных к нему материалов с резолюцией мэра, первого вице-мэра, вице-мэра в структурное подразделение администрации города или орган, который указан в резолюции в качестве исполнителя.

3.2.1.4. Рассмотрение обращений

3.2.1.4.1. Основанием для начала административного действия является поступление в структурное подразделение аппарата администрации города обращения гражданина с резолюцией мэра, первого вице-мэра, вице-мэра.

3.2.1.4.2. Обращения рассматриваются непосредственно в структурном подразделении администрации города или с выездом на место.

3.2.1.4.3. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым, или исполнитель, напротив которого стоит отметка "для свода". Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все материалы, необходимые для обобщения и подготовки ответа.

3.2.1.4.4. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;

- в необходимых случаях привлекает к рассмотрению обращения переводчиков и экспертов;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой орган или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

3.2.1.4.5. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по компетенции, то обращение передается в приемную граждан, которая в течение семи дней со дня регистрации пересылает его в орган, к компетенции которого отнесено решение поставленного в обращении вопроса, с обязательным письменным уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

3.2.1.4.6. В случае поступления обращений, бессмысленных по содержанию, приемная граждан возвращает их заявителям без рассмотрения с просьбой уточнить суть вопроса.

3.2.1.4.7. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

3.2.1.4.8. Должностное лицо, которому направлено обращение, при наличии оснований, указанных в пункте 2.4.1 Административного регламента, обращение не рассматривает.

3.2.1.4.9. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, отдел по работе с документами и контролю направляет обращение в правоохранительные органы в соответствии с их компетенцией, определенной законодательством Российской Федерации.

3.2.1.4.10. Рассмотрение обращений, содержащих вопросы, имеющие большое общественное значение, может быть вынесено на Коллегию при мэре в порядке, установленном Регламентом администрации города.

3.2.1.4.11. Результатом выполнения административного действия по рассмотрению обращения может являться:

- разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер;

- направление обращения в другие органы, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращении;

- оставление обращения без ответа в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- отказ в решении вопросов, поставленных в обращении, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2.1.5. Постановка обращений на контроль

3.2.1.5.1. Основанием для начала административного действия является решение мэра, первого вице-мэра, вице-мэра о постановке обращения на контроль. На обращениях, взятых на контроль, перед направлением их на рассмотрение проставляется штамп "Контроль".

3.2.1.5.2. На контроль ставятся письменные обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе структурных подразделений администрации города для выявления принимавшихся ранее мер в случае повторных (многократных) обращений заявителей.

3.2.1.5.3. В обязательном порядке на контроль ставятся обращения, которые поступили в администрацию города из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации. Федерального Собрания Российской Федерации, Государственный Думы. Сахалинской областной Думы, администрации Сахалинской области, городского Собрания городского округа "Город Южно-Сахалинск" контролирующих органов (далее - вышестоящие органы).

3.2.1.5.4. В случае если в ответе, подготовленном исполнителем, рассматривавшим обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение также может быть поставлено на контроль.

3.2.1.5.5. Обращение может быть возвращено мэром, первым вице-мэром, вице-мэром исполнителю, рассматривавшему обращение, для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.

3.2.1.5.6. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений, поставленных на контроль, осуществляет приемная граждан.

3.2.1.5.7. Контроль завершается после принятия окончательного решения и исчерпывающих мер по разрешению обращения либо при перенаправлении обращения на рассмотрение в соответствующий орган, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов.

Решение о снятии обращения с контроля принимается мэром, первым вице-мэром, вице-мэром, давшим указание о постановке на контроль.

3.2.1.5.8. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

3.2.1.5.9. Результатом выполнения административного действия по постановке на контроль обращений граждан является осуществление контроля за принятием исчерпывающих мер по разрешению обращения гражданина, поступившего в администрацию города.

3.2.1.6. Оформление и направление ответа на обращение

3.2.1.6.1. Основанием для начала административного действия является завершение рассмотрения обращения.

3.2.1.6.2. Ответы на обращения граждан подписывают должностные лица в пределах своей компетенции.

Если в резолюции мэра, первых вице-мэров, вице-мэров поручение дано нескольким исполнителям и указано подготовить проект ответа заявителю, то проект ответа готовит тот исполнитель, который указан первым или напротив которого стоит отметка "для свода" (ответственный исполнитель).

Муниципальные служащие, замещающие должности в приемной граждан, направляют копии обращений соисполнителям, а они, в свою очередь, направляют ответственному исполнителю информацию в форме служебной записки, в которой указываются регистрационный номер и дата поступления обращения в администрацию города.

3.2.1.6.3. Проект ответа на подпись мэру, первым вице- мэрам, вице-мэрам направляется ответственным исполнителем в приемную граждан не позднее пяти дней до окончания срока рассмотрения обращения, который вместе с делом в тот же день передается мэру, первому вице-мэру, вице-мэру для его подписания.

3.2.1.6.4. Дело с подписанным ответом заявителю возвращается в приемную граждан не позднее двух дней до истечения срока рассмотрения обращения.

Ответственность за своевременность подготовки резолюции (поручения) мэра несут специалисты приемных мэра и вице-мэров.

3.2.1.6.5. Если в резолюции мэра, первого вице-мэра, вице-мэра поручение дано нескольким структурным подразделениям администрации города и указано направить ответ заявителю, то ответы на обращения готовятся, подписываются и направляются каждым исполнителем в пределах своей компетенции.

3.2.1.6.6. Ответы заявителям и в вышестоящие органы, подписанные мэром, первыми вице-мэрами, вице-мэрами, оформляются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации и регистрируются в приемной граждан.

3.2.1.6.7. Текст ответа заявителю должен содержать ссылку на форму обращения, орган власти или должностное лицо, к которому обращался заявитель, дату обращения, излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению гражданина.

3.2.1.6.8. В ответе в вышестоящие органы должно быть указано о том, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения, либо ответ направляется в два адреса, в том числе заявителю.

3.2.1.6.9. Если в ответе на обращение даются промежуточные ответы, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

3.2.1.6.10. К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к обращению. Если в обращении не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.

3.2.1.6.11. Подлинники обращений граждан в федеральные органы государственной власти возвращаются только при наличии на них штампа "подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

3.2.1.6.12. Ответственность за соответствие ответа на обращение гражданина требованиям, предусмотренным Административным регламентом, несет руководитель структурного подразделения, подготовившего ответ.

3.2.1.6.13. В случае регистрации ответов в журнале регистрации исходящих документов до 12.00 часов приемная передает их в канцелярию на отправку до 13.00 часов того же дня. В случае регистрации ответов после 12.00 часов - передача осуществляется до 13.00 часов следующего дня.

Отправление ответов без регистрации в приемной граждан не допускается.

3.2.1.6.14. При получении ответа заявителю из приемной граждан до 13.00 часов канцелярия осуществляет его отправку через отделение связи на следующий день после получения. При получении ответа заявителю из приемной граждан после 13.00 часов канцелярия осуществляет его отправку через отделение связи на второй день после получения.

3.2.1.6.15. Результатом выполнения административного действия по оформлению и направлению ответа на обращение является направление заявителю письменного ответа на его обращение.

3.2.1.7. Предоставление гражданину информации о рассмотрении направленного им обращения

3.2.1.7.1. Основанием для начала административного действия является обращение заявителя по возникшим у него вопросам, касающимся рассмотрения его обращения, в приемную граждан.

3.2.1.7.2. Заявитель имеет право с момента регистрации обращения в приемной граждан знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

3.2.1.7.3. Справочную работу по рассмотрению обращений граждан ведет приемная граждан.

3.2.1.7.4. Справки по вопросам исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляются при личном обращении или посредством справочного телефона.

3.2.1.7.5. Справки предоставляются по следующим вопросам:

- о получении обращения, его регистрации и направлении на рассмотрение;

- об отказе в рассмотрении обращения;

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- о результатах рассмотрения обращения.

3.2.1.7.6. Телефонные звонки от заявителей принимаются ежедневно с 9.00 до 17.00, кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной и предпраздничный день - с 9.00 до 16.00.

3.2.1.7.7. При получении запроса по телефону работник приемной граждан:

- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;

- предлагает абоненту представиться;

- выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время.

3.2.1.7.8. Результатом выполнения административного действия по предоставлению гражданину информации о рассмотрении направленного им обращения является информирование гражданина по возникшим у него вопросам о рассмотрении его обращения.

3.2.1.8. Оформление дела по обращению, хранение

3.2.1.8.1. Основанием для начала административного действия является завершение рассмотрения письменного обращения, в результате которого:

- оформлен и направлен заявителю письменный ответ на его обращение;

- обращение направлено в другие органы, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращении;

- обращение оставлено без ответа в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2.1.8.2. После завершения рассмотрения письменных обращений и оформления ответов подлинники обращений и все материалы, относящиеся к рассмотрению, остаются в приемной граждан.

3.2.1.8.3. При списании в дело обращений, стоящих на контроле, должностное лицо, наложившее резолюцию, в правом верхнем углу на копиях ответов делает надпись "В дело", проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы, заверяет их личной подписью.

3.2.1.8.4. Контроль за правильностью списания обращений "В дело" осуществляют специалисты (помощники) мэра, первых вице-мэров, вице-мэров.

3.2.1.8.5. Обращения и документы, связанные с их решением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3.2.1.8.6. Оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации города.

3.2.1.8.7. Результатом выполнения административного действия по оформлению дела по обращению гражданина и его хранению является оформленное и находящееся на архивном хранении дело по обращению гражданина.

3.2.2. Описание административных действий при рассмотрении обращений граждан в ходе личного приема

3.2.2.1. Запись гражданина на личный прием

3.2.2.1.1. Основанием для начала административного действия является обращение гражданина в приемную граждан по вопросу записи на личный прием к мэру, первому вице-мэру, вице-мэру.

3.2.2.1.2. Муниципальный служащий, замещающий должность в приемной граждан, проводит беседу с гражданами, обратившимися по вопросу записи на прием, консультирует заявителя, разъясняет порядок разрешения его вопроса.

3.2.2.1.3. Во время предварительного приема гражданина муниципальный служащий, замещающий должность в приемной граждан, может направить его на прием в соответствующие структурные подразделения администрации города.

3.2.2.1.4. Запись на прием к мэру, первым вице-мэрам, вице-мэрам осуществляет муниципальный служащий, замещающий должность в приемной граждан.

Запись на прием начинается с первого числа каждого месяца и проводится ежедневно с 9.00 до 17.00 часов (кроме выходных и праздничных дней) и прекращается за день до начала приема.

3.2.2.1.5. График личного приема граждан составляется приемной граждан на первое число каждого месяца, согласовывается с должностными лицами, внесенными в него, и подписывается вице-мэром, руководителем аппарата. Внесение изменений в график осуществляется в порядке, предусмотренном для его составления.

График личного приема граждан размещается на информационном стенде в здании администрации города, публикуется в газете "Южно-Сахалинск сегодня" и размещается на сайте администрации в сети "Интернет".

3.2.2.1.6. На граждан, записанных на прием, оформляется карточка личного приема гражданина на бумажном носителе.

3.2.2.1.7. Запись на повторный прием к должностному лицу осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.

3.2.2.1.8. Результатом выполнения административного действия по записи гражданина на личный прием может являться:

- запись гражданина на личный прием к мэру, первому вице-мэру, вице-мэру на конкретную дату и оформление карточки личного приема данного гражданина на бумажном носителе.

- направление гражданина на прием в структурное подразделение администрации города, либо в органы в компетенцию которых входит рассмотрение вопросов, с которыми гражданин намеревался обратиться при личном приеме.

3.2.2.2. Личный прием гражданина

3.2.2.2.1. Основанием для начала административного действия является наступление даты личного приема гражданина мэром, первым вице-мэром, вице-мэром.

3.2.2.2.2. Личный прием граждан в администрации города в соответствии с графиком на текущий месяц ведут мэр, первые вице-мэры, вице-мэры города.

3.2.2.2.3. Организацию личного приема граждан в администрации города осуществляет приемная граждан.

3.2.2.2.4. Личный прием граждан осуществляется в порядке очередности, установленной должностным лицом, ведущим прием. При установлении очередности приема граждан учитываются: установленное действующим законодательством Российской Федерации право первоочередного приема, состояние здоровья обратившегося гражданина.

3.2.2.2.5. Перед приемом работники приемной граждан проводят соответствующую проработку вопроса, запрашивают необходимую информацию в структурных подразделениях администрации города.

При необходимости с гражданами, ожидающими личного приема, могут проводиться предварительные беседы.

3.2.2.2.6. Материалы, подготовленные к приему, передаются должностному лицу, ведущему прием, не позднее 16-00 часов в день, предшествующий дню приема.

К карточке приема граждан прикладывается информация руководителей структурных подразделений администрации города по существу обращения.

В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся в приемной граждан материалов, касающихся этого заявителя. Подобранные материалы направляются должностному лицу, ведущему прием.

3.2.2.2.7. Прием граждан должностными лицами осуществляется в помещении приемной граждан.

В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах должностным лицом одновременно ведется прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.

3.2.2.2.8. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое письменное обращение, ему выдается расписка установленной формы.

3.2.2.2.9. Должностное лицо, осуществляющее личный прием, выслушивает устное обращение гражданина.

3.2.2.2.10. Должностное лицо, осуществляющее личный прием, дает гражданину устный ответ по существу вопросов, поставленных им в устном обращении.

3.2.2.2.11. При отсутствии возможности дать ответ в ходе личного приема должностным лицом, осуществляющим личный прием, дается соответствующее поручение структурным подразделениям администрации города о подготовке письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов. Поручение оформляется в карточке приема в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации города.

По окончании приема должностное лицо, осуществляющее личный прием, информирует гражданина, присутствующего на личном приеме, о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также откуда он получит ответ.

3.2.2.2.12. В случае, когда в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться для получения ответа по существу вопроса, поставленного в устном обращении.

3.2.2.2.13. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.2.2.2.14. Решение об окончании рассмотрения устного обращения принимает должностное лицо, проводящее личный прием.

3.2.2.2.15. Устное обращение считается рассмотренным, если даны исчерпывающие ответы на все поставленные в нем вопросы, приняты все меры, необходимые для решения указанных вопросов.

3.2.2.2.16. Результатом выполнения административного действия по личному приему граждан может являться:

- получение гражданином, присутствующим на личном приеме, исчерпывающих ответов на все поставленные в его устном обращении вопросы и принятие всех мер, необходимых для решения указанных вопросов;

- поручение должностного лица, осуществляющего личный прием граждан, структурным подразделениям администрации города, подготовить письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

- разъяснение гражданину, присутствующему на личном приеме, куда и в каком порядке ему следует обратиться для получения ответа по существу вопроса, поставленного в устном обращении;

- отказ в дальнейшем рассмотрении обращения.

3.2.2.3. Подготовка и направление письменного ответа на обращение гражданина, поступившее в ходе личного приема

3.2.2.3.1. Основанием для административного действия является поручение должностного лица, осуществлявшего личный прием граждан, структурному подразделению администрации города подготовить письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.2.2.3.2. После завершения личного приема приемная граждан осуществляет рассылку карточек приема с поручениями должностного лица, осуществлявшего прием, и прилагаемых документов через канцелярию.

3.2.2.3.3. Подготовка и направление письменного ответа по поручению, данному по итогам личного приема граждан, осуществляется в соответствии с административными действиями, изложенными в подпунктах 3.2.1.6.1 - 3.2.1.6.14 Административного регламента.

3.2.2.3.4. Информация исполнителей о выполнении поручений, данных по итогам личного приема граждан, направляется приемной граждан должностному лицу, проводившему прием.

3.2.2.3.5. Контроль за своевременностью и качеством исполнения поручений, данных по итогам личного приема граждан, возлагается на приемную граждан.

3.2.2.3.6. Результатом осуществления административного действия по подготовке и направлению письменного ответа на обращение гражданина, поступившее в ходе личного приема, является подготовка и направление гражданину письменного ответа, содержащего исчерпывающие ответы на вопросы, которые были им заданы в ходе личного приема.

3.2.2.4. Оформление дела по обращению гражданина, поступившему в ходе личного приема

3.2.2.4.1. Материалы личного приема граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, хранятся в течение пяти лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

3.2.2.4.2. Оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации города.

3.3. Ответственность должностных лиц при исполнении функций

3.3.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению функции, и принятием решений осуществляется должностными лицами, ответственными за организацию работы по исполнению функции.

3.3.2. Муниципальные служащие, замещающие должности в приемной граждан, несут ответственность за своевременную и правильную регистрацию обращений, обеспечение контроля за соблюдением установленного законом срока рассмотрения обращения.

3.3.3. Мэр, первые вице-мэры, вице-мэры несут ответственность за правильность определения исполнителя по рассмотрению обращения, наличие оснований для принятия решения об оставлении обращения без ответа или прекращении переписки, соблюдение сроков рассмотрения обращения, компетентность подписываемого ответа.

3.3.4. Исполнитель несет персональную ответственность за объективность и всесторонность рассмотрения обращения, соблюдение сроков рассмотрения обращения, своевременность продления сроков рассмотрения обращения, содержание подготовленного ответа.

При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

3.3.5. Ответственность за своевременное рассмотрение обращений, по ступивших на личном приеме граждан, возлагается на должностных лиц, проводивших прием и ответственных исполнителей.

3.3.6. Персональная ответственность должностных лиц закрепляется в их должностных регламентах.

4. Порядок и формы контроля за исполнением функции

4.1. Текущий контроль осуществляется путем проведения мэром, первыми вице-мэрами, вице-мэрами проверок соблюдения и исполнения положений Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Сахалинской области, городского округа "Город Южно-Сахалинск".

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения функции включает в себя выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения граждан, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.3. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав граждан осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.4. В целях осуществления контроля за исполнением функции приемная граждан каждое полугодие готовит информационно-аналитические и статистические материалы об исполнении в администрации города функции.

5. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе исполнения функции
на основании Административного регламента

5.1. Граждане имеют право на обжалование действия (бездействия) должностных лиц администрации города, участвующих в исполнении функции, а также решений, осуществляемых (принятых) ими в ходе исполнения функции, в вышестоящие органы в досудебном и судебном порядке.

5.2. Граждане имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменную жалобу.

5.3. Жалоба на действия (бездействие) или решение:

- первого вице-мэра, вице-мэра направляется мэру;

- руководителей подразделений администрации города направляется вице-мэру, вице-мэру, руководителю аппарата администрации города;

- муниципальных служащих, замещающих должности в подразделениях администрации города, направляется руководителям соответствующих подразделений администрации города.

5.4. Работа с жалобой осуществляется в соответствии с порядком рассмотрения обращений граждан, установленным Административным регламентом.

5.5. В жалобе могут указываться причины несогласия с обжалуемым решением, действием (бездействием), обстоятельства, на основании которых гражданин считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность, требования об отмене решения, о признании незаконным действия (бездействия), а также иные сведения, которые гражданин считает необходимым сообщить.

В случае если в жалобе содержится просьба гражданина об истребовании документов, имеющих существенное значение для рассмотрения, которые отсутствуют у гражданина, то должностные лица, рассматривающие жалобу, вправе запросить необходимые документы или выехать на место их нахождения для изучения.

5.6. Граждане могут сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных действиях (бездействии) и решениях должностных лиц, участвующих в осуществлении функции, нарушении положений настоящего Административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики по номерам телефонов, содержащимся на информационном стенде и интернет-сайте администрации города.

5.7. По результатам рассмотрения жалобы должностное лицо, рассматривавшее жалобу, принимает решение об удовлетворении требований гражданина и о признании неправомерным обжалованного решения, действия (бездействия) либо об отказе в удовлетворении требований.

5.8. Если в результате рассмотрения жалобы доводы гражданина признаны обоснованными, лицо, допустившее нарушение Административного регламента, привлекается к дисциплинарной ответственности. Привлечение к дисциплинарной ответственности осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.9. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, оформляется и направляется гражданину в порядке, установленном Административным регламентом.

5.10. Гражданин вправе обжаловать действия (бездействия) должностных лиц структурных подразделений администрации города участвующих в исполнении функции, а также решений, осуществляемых (принятых) ими в ходе исполнения функции, в суде в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

Форма

к Административному регламенту исполнения функции

"Рассмотрение обращений граждан

в администрации города Южно-Сахалинска"

РАСПИСКА

Дана ____________________________________________________________________

                                          (Ф.И.О. заявителя)

в том, что "____" _______________________ 2000 года _______ его (ее)

________________________________________ поступило (а) в приемную

(наименование поступившего документа)

граждан отдела по работе с документами и контролю администрации

города Южно-Сахалинска на ____________ листах, ____________фото.

Телефон для справок __________________________

Специалист приемной __________________________(Ф.И.О. специалиста)

                              (подпись)