Приказ Аппарата Администрации Сахалинской области от 3 марта 2008 г. N 2 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области"

В соответствии с Регламентом администрации Сахалинской области, утвержденным постановлением администрации Сахалинской области от 06.09.2004 N 132-па, в целях совершенствования системы делопроизводства и в связи с внедрением в аппарате администрации и органах исполнительной власти области автоматизированной информационной системы управления "Региональная система электронного документооборота и делопроизводства":

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области (прилагается).

2. Отделу документационного обеспечения аппарата администрации области обеспечить совместно с департаментом по печати, телерадиовещанию и связи Сахалинской области (по согласованию) внесение соответствующих изменений в электронные шаблоны бланков документов, применяемых в автоматизированной информационной системе управления "Единая система электронного документооборота и делопроизводства" для создания документов.

3. Бланки, применяемые для подготовки документов в аппарате администрации области до издания настоящего приказа, могут использоваться для подготовки проектов документов до 01 апреля 2008 года.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5. Руководителям структурных подразделений аппарата администрации области:

- обеспечить изучение работниками структурных подразделений аппарата администрации области утвержденной Инструкции и вносимых в нее изменений и дополнений.

6. Рекомендовать руководителям органов исполнительной власти области:

- привести свои правовые акты, определяющие организацию делопроизводства в органах исполнительной власти области, в соответствие с действующим Регламентом администрации Сахалинской области и Инструкцией по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области, утвержденной настоящим приказом;

- обеспечить изучение работниками областных органов исполнитель ной власти области Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области, утвержденной настоящим приказом, и вносимых в нее изменений и дополнений.

7. Признать утратившими силу приказы вице-губернатора, руководителя аппарата администрации области:

- от 25.10.2004 N 20 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области";

- от 06.07.2005 N 7 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации области";

- от 10.04.2006 N 5 "О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации области".

Вице-губернатор области, руководитель аппарата администрации области

О.Л. Намаконов

Инструкция
по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области
(утв. приказом вице-губернатора области, руководителя аппарата администрации
Сахалинской области от 03 марта 2008 г. N 2)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в аппарате администрации Сахалинской области (далее именуется - Аппарат) в процессе осуществления им своих функций по обеспечению деятельности губернатора Сахалинской области (далее - Губернатор) и администрации Сахалинской области (далее - Администрация).

1.2. Инструкция подготовлена на основе Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации (утверждена приказом Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации от 26 октября 2004 г. N 1233), Государственного стандарта ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Регламента Администрации (далее - Регламент) и с учетом опыта работы с документа ми в Аппарате.

Делопроизводство в Аппарате организовано и ведется на основе Регламента, настоящей Инструкции и других нормативно-методических документов, не противоречащих им. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами: порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), хранения и использования документов.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми и другими, независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документированной информации должны отвечать требованиям Положения об информационной вычислительной сети Администрации и органов исполнительной власти Сахалинской области.

При компьютерной (автоматизированной) обработке документов в Аппарате, органах исполнительной власти области в целях унификации подходов к делопроизводству используется единый программный продукт - автоматизированная информационная система управления "Региональная система электронного делопроизводства и документооборота" (далее - РСЭДЦ). Методическое руководство по использованию компьютерной технологии осуществляет департамент по печати, телерадиовещанию и связи Сахалинской области (далее - Департамент).

1.3. Организация секретного делопроизводства в Аппарате ведется на основе Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации. Организация и ведение секретного делопроизводства возложены на управление мобилизационной подготовки и режима Аппарата (далее - управление мобилизационной подготовки и режима).

1.4. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для работников Аппарата и органов исполнительной власти области при подготовке проектов документов Губернатора и Администрации.

1.5. Организация и совершенствование системы делопроизводства на основе единой технической политики и внедрения технологий автоматизированной обработки документов, копировально-множительной, машинописной и организационной техники, методическое руководство вопросов делопроизводства, контроль за соблюдением требований Инструкции, установленного порядка работы с документами в Аппарате, осуществляются отделом документационного обеспечения Аппарата (далее - отдел документационного обеспечения).

1.6. Ответственность за несоблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в подразделениях Аппарата возлагается на их руководителей.

1.7. Ведение делопроизводства в подразделениях Аппарата осуществляется гражданским служащим (работником), на которого возложено исполнение этих обязанностей в соответствии с должностным регламентом.

Должностные регламенты разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются вице-губернатором области, руководителем Аппарата (далее вице-губернатор или руководитель Аппарата в соответствии с полномочиями).

1.8. Работники, на которых в соответствии с должностным регламентом возложено ведение делопроизводства в подразделениях Аппарата, осуществляют:

- прием и учет входящих (поступающих) документов;

- учет внутренних документов;

- передачу документов на рассмотрение руководителю подразделения Аппарата и после получения соответствующих указаний (резолюций) - непосредственно работнику-исполнителю;

- учет исходящих (отправляемых) документов, передачу их на отправку адресатам (отправка адресатам);

- контроль за сроками прохождения и рассмотрения документов;

- организацию справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства;

- подготовку проекта номенклатуры дел подразделения Аппарата;

- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, подготовку дел постоянного хранения для передачи их в государственный архив Сахалинской области (далее - Архив);

- выдачу работникам документов и дел, находящихся на хранении в подразделении Аппарата, контроль за их возвратом;

- сверку наличия документов, находящихся на исполнении у работников;

- анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя под разделения Аппарата об исполнении документов и поручений;

- подготовку предложений по совершенствованию работы с документами;

- ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;

- консультирование работников по вопросам работы с документами;

- учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в подразделении Аппарата.

1.9. Служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений и распоряжений Губернатора, Администрации, приказах руководителя Аппарата и проектах других документов, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или знакомящегося с соответствующими документами.

1.10. Передача работникам других организаций копий подписанных Губернатором документов допускается только по его указанию (разрешению) или по указанию (разрешению) руководителя Аппарата, о чем делаются соответствующие записи в электронных карточках документов (учетных карточках) с указанием фамилии должностного лица, разрешившего передачу документа.

Передача документов (копий документов) представителям средств массовой информации осуществляется управлением информационной политики Аппарата, а также должностными лицами Администрации и Аппарата (в соответствии с должностными регламентами).

В связи со служебной необходимостью передача документов (копий документов) структурных подразделений Аппарата (далее - подразделений Аппарата) работникам других организаций допускается с разрешения руководителей этих подразделений или их заместителей.

При утрате документов или несанкционированном разглашении содержащейся в них служебной информации руководитель подразделения Аппарата информирует отдел документационного обеспечения, управление мобилизационной подготовки и режима, руководителя Аппарата для решения вопросов о назначении служебной проверки.

1.11. При обращении с документами, поступившими в Администрацию, не разрешается вносить в них правки, делать пометки, работать с ними вне служебных кабинетов.

1.12. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни или увольнении работник по указанию руководителя подразделения Аппарата передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику по акту.

1.13. Переписка в Аппарате между подразделениями не регистрируется, за исключением:

- инициативных писем на имя губернатора, вице-губернаторов;

- отчетов об исполнении поручений, данных губернатором, вице-губернаторами и в нормативных правовых и распорядительных актах.

2. Прием, обработка, регистрация, распределение поступающей в Администрацию корреспонденции, оформление, регистрация исходящей корреспонденции и сроки ее оформления, рассмотрения и рассылки

Движение документов в Аппарате с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот Аппарата.

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

- прохождение документов должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться;

- каждое перемещение документа должно быть оправданным: следует исключать или ограничивать возвратные перемещения документов, инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью;

- в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов должно быть максимальное единообразие;

- основным принципом регистрации документов является однократность.

Каждый документ должен регистрироваться в Аппарате только один раз. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения Аппарата в другое он повторно не регистрируется.

Не подлежат регистрации, поступающие в Администрацию статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

2.1. Порядок приема, обработки, регистрации и распределения поступающей в Администрацию корреспонденции

2.1.1. Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей в Администрацию корреспонденции производятся в централизованном порядке в отделе документационного обеспечения.

2.1.2. Все поступающие в Администрацию документы принимаются отделом документационного обеспечения, обрабатываются, классифицируются и:

2.1.2.1. Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, направляются в отдел по работе с населением управления Аппарата по работе с общественностью и населением, организационной работе (далее соответствен но - отдел по работе с населением, управление по работе с общественностью и населением, организационной работе) для обработки и регистрации.

После регистрации отдел по работе с населением передает их в секретариат Губернатора, помощникам вице-губернаторов области в соответствии с распределением полномочий, которые готовят проекты резолюций и передают их соответственно Губернатору, вице-губернаторам области на рассмотрение.

2.1.2.2. Документы, поступившие от Сахалинской областной Думы (далее - областная Дума), кроме законов и проектов законов Сахалинской области, заносятся в базу данных автоматизированной системы, регистрируются и передаются в представительство Губернатора в областной Думе, которое готовит проекты резолюций и передает документы Губернатору на рассмотрение через секретариат Губернатора.

Сопроводительные письма с законами и проектами законов Сахалинской области, поступившие от областной Думы, заносятся в базу данных автоматизированной системы, регистрируются и передаются для оформления и дальней шей работы согласно разделу 3 Регламента в главное правовое управление Аппарата (далее - главное правовое управление).

2.1.2.3. Поступившие из судов общей юрисдикции и арбитражных судов документы, связанные с исковыми или иными требованиями к Губернатору, Администрации, и материалы к ним, акты прокурорского реагирования (протесты, представления и т.п.) заносятся в базу данных автоматизированной системы, регистрируются и передаются в главное правовое управление Аппарата, которое готовит проекты резолюций и передает документы Губернатору на рассмотрение через секретариат Губернатора.

2.1.2.4. Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, служебные письма заносятся в базу данных автоматизированной системы, регистрируются и передаются отделом документационного обеспечения в секретариат Губернатора, который готовит проекты резолюций и передает их Губернатору на рассмотрение.

2.1.3. Служебные документы, направленные в адрес Губернатора, Администрации и полученные работниками Аппарата минуя отдел документационного обеспечения, подлежат обязательной регистрации в отделе документационного обеспечения.

2.1.4. При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов, приложений к ним.

При регистрации на первом листе документа, в правом нижнем углу, на свободном от текста месте проставляется штамп, который состоит из наименования "Администрация Сахалинской области", слов "входящий N", буквенно-цифровой даты.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

При повреждении или недостаче документа составляется акт в 3-х экземплярах, один из которых остается в отделе документационного обеспечения, другой - приобщается к поступившему документу, третий - посылается отправителю.

Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки документов. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

2.1.5. В отделе документационного обеспечения документ регистрируется в автоматизированной системе путем заполнения электронной регистрационной карточки, в которую вносятся все необходимые данные, после этого входящему документу присваивается регистрационный номер.

2.1.6. Передача (переадресация) зарегистрированных документов из одного подразделения Аппарата (органа исполнительной власти области) в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, через отдел документационного обеспечения с отметкой (переадресацией) в автоматизированной системе.

2.1.7. Право подписи на резолюциях в случае отсутствия Губернатора, иных должностных лиц имеют:

- от имени Губернатора - исполняющий обязанности Губернатора;

- от имени иных должностных лиц - лица, на которые правовым актом возложено исполнение полномочий отсутствующих работников.

2.1.8. После наложения резолюции (указания) об исполнении документов секретариат Губернатора передает их в отдел документационного обеспечения. В случае постановки Губернатором документа на контроль копия документа в обязательном порядке передается отделом документационного обеспечения в административно-контрольное управление Администрации (далее - административно-контрольное управление) под роспись.

2.1.9. В случае, когда документ (поручение) должен исполняться несколькими подразделениями совместно, ответственным за исполнение является лицо, названное в резолюции или документе в качестве исполнителя первым, или помеченное словом "созыв", которому передается подлинник документа.

Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок путем ознакомления (в течение 2-х дней) всех исполнителей с документом, определяет количество копий и обеспечивает размножение документов (при необходимости), осуществляет свод материалов, согласованных с соисполнителями, для принятия совместного решения, которое докладывается руководителю, наложившему резолюцию.

Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное, качественное исполнение документов и достоверность информации, представ ленной ответственному исполнителю для свода.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

2.1.10. Секретариат Губернатора, исходя из содержания поступившей на имя Губернатора корреспонденции, вправе направить ее в адрес непосредственных исполнителей для рассмотрения.

2.1.11. Документы, направленные для исполнения в подразделение Аппарата, орган исполнительной власти области, передаются его руководителю и далее согласно резолюции на исполнение работникам подразделения Аппарата, органа исполнительной власти области.

2.2. Порядок подготовки, регистрации исходящей корреспонденции

2.2.1. Проекты служебных писем по вопросам, относящимся к компетенции Губернатора, Администрации, адресованные органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, правительственным учреждениям, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, органам местного самоуправления (далее - служебные письма), готовятся вице-губернаторами области, руководителями структурных подразделений Аппарата, органов исполнительной власти области по собственной инициативе или по поручению Губернатора, Администрации, вице-губернаторов области в соответствии с распределением полномочий, данному в виде устного или письменного распоряжения конкретным должностным лицам.

2.2.2. Проекты служебных писем оформляются в соответствии с разделом 8 настоящей Инструкции.

2.2.3. После согласования с представительством Губернатора в областной Думе представляются на подпись:

- письма и обращения Губернатора, Администрации в областную Думу;

- ответы на письма областной Думы, Совета Думы и постоянных комиссий (комитетов);

- ответы на депутатские запросы, принятые областной Думой.

2.2.4. Служебные письма по вопросам, относящимся к компетенции Губернатора, оформляются на бланке Губернатора.

Служебные письма по вопросам, относящимся к компетенции Администрации, адресованные органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, правительственным учреждениям, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, органам местного самоуправления, оформляются на бланках Администрации и подписываются Губернатором, а в его отсутствие - исполняющим обязанности Губернатора.

Служебные письма за подписью вице-губернаторов области по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются также на бланках Администрации.

Служебные письма за подписью руководителей подразделений Аппарата и их заместителей по вопросам, входящим в компетенцию подразделений, оформляются на бланках подразделений Аппарата.

По депутатским обращениям и обращениям руководителя аппарата областной Думы материалы рассматриваются и даются на них ответы теми подразделениями Аппарата, органами исполнительной власти области, в чей адрес они поступили.

2.2.5. После подписания служебные письма, кроме ответов на обращения граждан, передаются в отдел документационного обеспечения для их регистрации в автоматизированной системе путем заполнения электронной регистрационной карточки, в которую вносятся все необходимые данные, после этого исходящему документу присваивается регистрационный номер.

Письма-ответы на обращения граждан после подписания передаются в отдел по работе с населением для их регистрации и отправки в соответствии с Положением о порядке рассмотрения письменных обращений и приема граждан в администрации Сахалинской области, утвержденным распоряжением администрации области от 02 февраля 2007 г. N 42-ра.

ГАРАНТ:

Постановлением Администрации Сахалинской области от 3 октября 2008 г. N 315-па распоряжение администрации Сахалинской области от 02 февраля 2007 г. N 42-ра признано утратившим силу и утвержден Административный Регламент по исполнению государственной функции "Рассмотрение обращений граждан в Администрации Сахалинской области"

2.2.6. Для регистрации необходимо предъявить:

- два экземпляра служебного письма, оформленного в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, с подлинными подписями, один из которых будет направлен адресату, а второй экземпляр служебного письма, завизированный исполнителем, остается в отделе документационного обеспечения и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел;

- при направлении служебных писем нескольким адресатам необходимое количество экземпляров, при этом каждый экземпляр должен быть оформлен и подписан.

Копии документов, направляемых в областную Думу, передаются исполнителем в представительство Губернатора в областной Думе.

2.2.7. После 18.00 в понедельник - четверг и после 17.00 в пятницу отдел документационного обеспечения передает в секретариат Губернатора регистрационный номер исходящих документов, следующий за последним номером согласно реестру.

2.2.8. Секретариат Губернатора (дежурные) осуществляет регистрацию исходящих документов с момента получения от отдела документационного обеспечения регистрационного номера до 9.00 следующего рабочего дня (включая выходные и праздничные дни) только при соблюдении подпункта 2.2.6. настоящей Инструкции.

2.2.9. Подготовка и регистрация служебных телеграмм, за исключением поздравительных, осуществляется в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией для подготовки и регистрации служебных писем (глава 2.2.).

Оформление служебных телеграмм осуществляется в соответствии с разделом 8 настоящей Инструкции.

Передача служебных телеграмм осуществляется с телефонов в приемных секретариата Губернатора, вице-губернаторов (в соответствии с распределением полномочий) и управляющего делами Администрации.

2.3. Сроки оформления, рассмотрения и рассылки входящей и исходящей корреспонденции

2.3.1. Документы, поступившие в отдел документационного обеспечения с 9.00 до 13.00, регистрируются по мере поступления и передаются в секретариат Губернатора до 15.00 текущего рабочего дня.

2.3.2. Документы, поступившие в отдел документационного обеспечения с 14.00 до 18.00, регистрируются по мере поступления и передаются в секретариат Губернатора до 11.00 следующего рабочего дня.

2.3.3. Документы, поступившие в отдел документационного обеспечения после 18.00, регистрируются до 10.00 следующего рабочего дня и передаются в секретариат Губернатора до 11.00.

2.3.4. Документы, поступившие в отдел документационного обеспечения и содержащие вопросы, для решения которых требуется до 10 календарных дней, или имеющие в тексте поручения пометку "Срочно" или "Оперативно", регистрируются и передаются в секретариат губернатора в течение часа, если документ поступил в отдел документационного обеспечения с 9.00 до 18.00 текущего рабочего дня, и до 10.00 следующего рабочего дня, если документ поступил в отдел документационного обеспечения с 18.00 до 9.00.

2.3.5. Проекты резолюций готовятся и докладываются Губернатору, вице-губернаторам области работниками секретариата Губернатора, помощниками вице-губернаторов области в следующие сроки:

- по документам, содержащим вопросы, для решения которых требуется до 10 календарных дней, или имеющим в тексте поручения пометку "Срочно" или "Оперативно", - в течение рабочего дня, если документ поступил до 18.00 этого дня, и до 10.00 следующего рабочего дня (в том числе субботы), если документ поступил после 18.00 текущего дня;

- по остальным - в срок не более 2-х дней со дня поступления в секретариат или на группу.

В случае отсутствия Губернатора, вице-губернатора области проект резолюции докладывается соответственно исполняющему обязанности Губернатора согласно распоряжению, вице-губернатору области, исполняющему обязанности в соответствии с распределением полномочий.

2.3.6. Подписанная Губернатором, вице-губернатором области резолюция и прилагаемые документы незамедлительно после подписания передаются секретариатом Губернатора, соответствующими группами в отдел документационного обеспечения для внесения записи в электронную карточку (оформление) и последующей передачи исполнителю (рассылка).

2.3.7. Оформление и рассылка резолюции и прилагаемых документов обеспечивается отделом документационного обеспечения с учетом их доставки адресатам в г. Южно-Сахалинске, как правило, в 2-дневный срок, а документов, содержащих срочные и оперативные поручения, - незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента получения отделом документационного обеспечения.

2.3.8. Руководители подразделений Аппарата рассматривают документы в следующем порядке:

- документы, поступившие с 10.00 до 18.00 текущего рабочего дня, рассматриваются по мере поступления;

- документы, поступившие в подразделение после 18.00 рабочего дня, рассматриваются до 10.00 следующего рабочего дня;

- подлинники резолюций Губернатора, вице-губернаторов области, содержащие срочные и оперативные поручения, и другие документы с пометкой о срочности рассматриваются руководителем (лицом, исполняющим его обязанности) в течение часа после их поступления.

2.3.9. Исполненные документы с отметкой о списании в 10-дневный срок передаются исполнителями в отдел документационного обеспечения для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3. Подготовка и оформление нормативно-правовых актов и
распорядительных документов

3.1. Подготовка проектов законов Сахалинской области и постановлений Сахалинской областной Думы для внесения губернатором области в Сахалинскую областную Думу (далее - законопроекты) осуществляется в соответствии с порядком, установленным Законом Сахалинской области от 03.04.2000 N 168 "О законодательной деятельности в Сахалинской области", Регламентами Сахалинской областной Думы и Администрации.

3.2. Порядок подготовки и оформления нормативно-правовых
и распорядительных актов

3.2.1. Нормативно-правовыми актами являются постановления Губернатора и Администрации.

Распорядительными актами являются распоряжения Губернатора и Администрации, приказы руководителя Аппарата.

3.2.2. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора, Администрации и руководителя Аппарата (далее - решения) производится в соответствии с Регламентом и разделами 3 и 8 настоящей Инструкции.

На подпись руководителю Аппарата, Губернатору проекты решений передаются только отпечатанными на персональных компьютерах в отделе документационного обеспечения на бланках установленного образца (с использованием электронных шаблонов) в соответствии с ГОСТами на организационно-распорядительную документацию.

Не допускается никаких помарок, рукописных исправлений, зачеркиваний и вставок, пользование средством "Штрих", употребление сокращенных слов, кроме общепринятых наименований.

3.2.3. Исполнителем, подготовившим проект решения, осуществляется его согласование с заинтересованными органами государственной власти и местного самоуправления, государственными, общественными и другими организациями в соответствии с порядком, установленным Регламентом.

Согласование оформляется в справке согласования установленной формы путем визирования с указанием даты, фамилии и должности визирующего. В справке согласования ставятся визы исполнителя и руководителя органа исполнительной власти области, подразделения Аппарата, подготовившего проект, вице-губернатора в соответствии с распределением полномочий.

3.2.4. Внесение изменений или дополнений, изменяющих смысл документа, в согласованные проекты решений актов не допускается.

3.2.5. На подлинниках подписанных в установленном порядке решений ставится печать Администрации с изображением Государственного герба Российской Федерации.

3.2.6. Копии решений (без воспроизведения подписи) заверяются печатью отдела документационного обеспечения.

3.2.7. Подлинники решений и материалы к ним находятся на хранении до сдачи в Государственный архив области в отделе документационного обеспечения; выдавать их для работы за пределы отдела запрещается.

Формирование дел, их оформление, хранение, использование и передача в Архив осуществляется в строгом соответствии с разделом 9 настоящей Инструкции.

3.2.8. Копии решений, заверенные печатью отдела документационного обеспечения, направляются адресатам согласно списку рассылки, подготовлен ному и завизированному руководителем органа, внесшего документ, и помощником Губернатора, вице-губернатора области, руководителя Аппарата (в соответствии с распределением полномочий).

3.2.9. Решения, требующие оперативного принятия мер, могут быть переданы по факсу и компьютерной сети, для чего в списке рассылки делается отметка.

Решения, изменяющие или дополняющие ранее принятые, направляются учреждениям и организациям, которым эти документы рассылались.

3.2.10. Для формирования информационных баз данных "Консультант Плюс: "Сахалинский выпуск" и других информационно-правовых систем копии решений (кроме приказов руководителя Аппарата) передаются согласно заключенным договорам и Порядку передачи документов.

Абонентам электронной почты Администрации электронные копии решений могут передаваться по электронной почте, о чем в списке рассылки делается отметка.

3.3. Порядок оформления решений, принятых на совещаниях, проводимых Губернатором, вице-губернаторами области

3.3.1. Организация совещаний, проводимых Губернатором, ведение протоколов и контроль за их исполнением возлагается на секретариат Губернатора.

Организация совещаний, проводимых вице-губернаторами области, ведение протоколов и контроль за их исполнением возлагается на соответствующие группы вице-губернаторов.

3.3.2. Решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколами в срок до 3 дней.

3.3.3. Проект протокола совещания составляется с участием подразделений Аппарата, органов исполнительной власти области в соответствии с вопросами, входящими в их сферу ведения, и оформляются согласно главе 8.5 настоящей Инструкции.

Проект протокола визируется готовившими его сотрудниками и руководителями соответствующих подразделений Аппарата и органов исполнительной власти области. Проект протокола совещания, проводимого Губернатором, при необходимости визируется вице-губернатором области в соответствии с распределением полномочий.

3.3.4. Протокол совещания подписывается председательствовавшим на совещании.

Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

3.3.5 Протокол регистрируется соответственно в секретариате Губернатора (соответствующих группах вице-губернаторов), где ему присваивается номер.

Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

3.3.6. К протоколу совещания прилагается указатель рассылки, подписанный исполнителем и руководителем подразделения Аппарата, органа исполнительной власти, ответственного за подготовку совещания.

В указатель рассылки в обязательном порядке включают секретариат Губернатора, группу вице-губернатора, проводившего совещание, подразделения Аппарата, органы исполнительной власти области, отвечающие за исполнение и контроль соответствующих пунктов протокола.

Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола.

Копии протоколов совещаний, проводимых Губернатором, вице-губернаторами области, оформляются и готовятся к рассылке ответственным за подготовку материалов к совещанию. При этом на первом листе каждой копии протокола в правом верхнем углу указывается наименование и при необходимости почтовый адрес организации, которой направляется копия протокола, после чего копии протокола с указателем рассылки передаются в отдел документационного обеспечения для рассылки.

Подлинники протокола совещания вместе с указателем рассылки, в котором сделана отметка о дате отправки копий, находятся в секретариате Губернатора, на группе вице-губернатора области, ответственных за организацию совещания. Подлинник протокола и указатель рассылки помещаются в дело.

3.3.7. Организация подготовки и проведения заседаний, создаваемых Губернатором, Администрацией коллегиальных органов, организационно-техническое обеспечение деятельности которых возложено на Аппарат, а также оформление протоколов их заседаний возлагаются на ответственного секретаря комиссии (совета) или на соответствующее подразделение Аппарата и осуществляются в порядке, изложенном в настоящем разделе. При этом протокол заседания комиссии регистрируется ее ответственным секретарем или соответствующим подразделением, которое присваивает протоколу порядковый номер по единой нумерации в пределах календарного года.

3.3.8. Поручения, данные на совещаниях с участием Губернатора во время его рабочих поездок в районы, в соответствии с Регламентом оформляются секретариатом Губернатора протоколами на бланках установленной формы в день их проведения или на следующий день.

Поручения Губернатора, данные во время и после командировок (зарубежных, в федеральные органы исполнительной и законодательной власти, в субъекты Федерации), оформляются секретариатом Губернатора на бланке установленной формы в день или на следующий день после прибытия Губернатора из командировки.

4. Рассмотрение обращений граждан

Организация работы в Аппарате с индивидуальными и коллективными письменными и устными обращениями граждан, поступившими в Администрацию, запись на прием и организация приема граждан Губернатором, вице-губернаторами, руководителями органов исполнительной власти и иными должностными лицами осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Регламентом и Положением о порядке рассмотрения письменных обращений и приема граждан в администрации Сахалинской области, утвержденным распоряжением администрации области от 02 февраля 2007 г. N 42-ра.

ГАРАНТ:

Постановлением Администрации Сахалинской области от 3 октября 2008 г. N 315-па распоряжение администрации Сахалинской области от 02 февраля 2007 г. N 42-ра признано утратившим силу

5. Особенности работы с документами, содержащими информацию
ограниченного распространения

5.1. Общие положения

5.1.1. Настоящий раздел Инструкции определяет общий порядок обращения с документами и машинными носителями информации (МНИ), содержащими сведения ограниченного распространения, в Администрации.

Под МНИ понимаются магнитные ленты, жесткие (счетные и несчетные) магнитные диски, оптические диски, гибкие магнитные диски (дискеты) и магнитные карты.

5.1.2. К информации ограниченного распространения относится несекретная документированная информация, доступ к которой ограничен федеральными законами.

5.1.3. Не может быть ограничен доступ к:

- нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;

- информации о состоянии окружающей среды;

- информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);

- информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;

- иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами

5.1.4. На документах, а в необходимых случаях и на их проектах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

5.1.5. Категории должностных лиц, уполномоченных относить информацию к разряду ограниченного распространения, порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям, порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения, организацию защиты служебной информации ограниченного распространения определяет Администрация.

5.1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 5.1.3 настоящей Инструкции.

5.1.7. Информация ограниченного распространения без санкции Губернатора, вице-губернаторов области не подлежит разглашению (распространению).

5.1.8. За разглашение информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник Аппарата) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

5.1.9. В случае ликвидации органа исполнительной власти области, структурного подразделения Аппарата решение о дальнейшем использовании информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

5.1.10. К работе с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, допускаются работники Аппарата, органов исполнительной власти области, ознакомленные с настоящей Инструкцией и Положением о порядке обращения со сведениями конфиденциального характера в органах исполнительной власти и аппарате администрации Сахалинской области, утвержденным постановлением администрации области от 10.09.2004 N 140-па.

5.2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

5.2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, МНИ и изданиях, содержащих информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документы. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводи тельного письма к таким документам.

5.2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляются в соответствии с разделом 2 настоящей Инструкции.

5.2.3. При смене работника, осуществляющего учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-передачи этих документов другому работнику, который утверждается руководителем подразделения Аппарата.

5.2.4. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

- учитываются отдельно от другой документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими документами. В электронной регистрационной карточке документа с пометкой "Для служебного пользования" производится запись "ДСП";

- печатаются на персональных компьютерах, не подключенных к локальной вычислительной сети, в том числе к сети РСЭДД и аттестованных в установленном порядке; перечень таких компьютеров уточняется в управлении мобилизационной подготовки и режима;

- на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа экземпляра документа, подшиваемого в дело, указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона;

- передаются исполнителем после подписания в отдел документационного обеспечения для регистрации. Черновики документа уничтожаются исполнителем, о чем делается отметка в учетных формах;

- копируются (тиражируются) с письменного разрешения руководителей подразделений Аппарата, подготовивших документы. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

- передаются работникам Аппарата под расписку, работникам органов исполнительной власти области по доверенности и под расписку, пересылаются другим организациям заказной почтой или передаются по доверенности и под расписку;

- не передаются по незащищенным каналам компьютерно-модемной и факсимильной связи;

- в несколько адресов рассылаются согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается руководителем подразделения Аппарата;

- хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах). Помещение, где хранятся документы, содержащие информацию ограниченного распространения, оборудуются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к режимным помещениям, и специальными требованиями и рекомендациями по технической защите конфиденциальной информации (СТР-К), утвержденными приказом председателя Гостехкомиссии России.

5.2.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел подразделений Аппарата. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

5.2.6. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

5.2.7. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми руководителем Аппарата. В состав таких комиссий обязательно включаются работники управления мобилизационной подготовки и режима Аппарата.

В архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

5.2.8. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставятся в известность начальник управления мобилизационной подготовки и режима Аппарата, руководитель Аппарата и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю Аппарата.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делается соответствующая отметка в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дела фонда.

5.2.9. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

5.2.10. За утрату документов с пометкой "Для служебного пользования", разглашение информации ограниченного распространения, нарушение правил работы с документами, содержащими такую информацию, работник Аппарата, органа исполнительной власти области привлекается к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

5.3. Порядок обращения с машинными носителями, содержащими информацию ограниченного распространения

5.3.1. Информация, содержащая сведения ограниченного распространения, хранится только на съемных МНИ большой емкости, учтенных в установленном порядке. Хранение информации с пометкой "Для служебного пользования" на несъемных МНИ без применения специальных мер защиты от несанкционированного доступа запрещено.

5.3.2. Все МНИ, предназначенные для записи информации, содержащей сведения ограниченного распространения, учитываются в журнале учета МНИ.

При регистрации дискеты, используемой для работы с персональной ЭВМ, на нее наклеивается этикетка (как правило, такие этикетки поставляются фирмами вместе с дискетами), на которую наносятся следующие реквизиты:

- гриф ограничения доступа;

- регистрационный номер по журналу;

- фамилия и инициалы пользователя (при нескольких пользователях проставляется учетный номер списка лиц, допущенных к информации на данной дискете);

- подпись лица, проводившего регистрацию, заверенная печатью, и дата регистрации.

5.3.3. Регистрация МНИ может проводиться в журнале регистрации МНИ, предназначенных для записи информации "Для служебного пользования".

5.3.4. Перед началом обработки информации, содержащей сведения ограниченного распространения, на ЭВМ пользователи обязаны принять меры, исключающие возможность визуального обзора информации лицами, не допущенными к ней.

5.3.5. Режим хранения МНИ с записанной на них информацией, содержащей сведения ограниченного распространения, их выдача пользователям, передача от одного пользователя к другому должны соответствовать требованиям, предъявляемым к документам с пометкой "Для служебного пользования".

5.3.6. Разрешение на стирание потерявшей практическое значение ин формации, записанной на МНИ, хранящихся в Аппарате, дается Губернатором, вице-губернаторами области (в соответствии с распределением полномочий). Стирание информации производится лицом, допущенным к работе с соответствующей категорией стираемой информации, в присутствии лица, ответственного за хранение МНИ, с применением программ, не позволяющих восстановить информацию с помощью программных инструментальных средств. После ее стирания делается отметка в журнале, заверенная подписями ответственного лица за хранение МНИ и лица, производившего стирание, и проставляется дата.

МНИ, после стирания с них информации, с учета не снимаются и гриф ограничения доступа не снимается.

5.3.7. Пришедшие в негодность МНИ уничтожаются физическим способом, не позволяющим восстановить записанную на них информацию. Уничтожение МНИ оформляется актом и отражается в журнале регистрации.

5.3.8. Перед обработкой информации с МНИ, полученных от сторонних организаций, необходимо проверить их на "зараженность вирусами".

5.3.9. Распечатка документов, содержащих сведения ограниченного распространения, с МНИ, полученных из других организаций, производится с соблюдением требований пункта 5.2.4. настоящей Инструкции.

5.3.10. На отпечатанном документе на оборотной стороне последнего листа наряду с другими необходимыми данными указывается учетный номер дискеты (МД N...).

5.3.11. Передача информации, содержащей сведения ограниченного распространения, сторонним организациям посредством копирования информации на представленные ими МНИ допускается только с письменного разрешения Губернатора, вице-губернаторов области (в соответствии с распределением полномочий). Представленные МНИ должны быть отформатированы и зарегистрированы в установленном порядке.

6. Изготовление и использование бланков документов, печатей и штампов, использование электронной цифровой подписи

6.1. Использование и изготовление бланков документов и электронных шаблонов

6.1.1. Бланки документов, применяемые в Аппарате для подготовки документов, разрабатываются в соответствии с Государственным стандартом ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

6.1.2. Бланки, применяемые для подготовки проектов документов Губернатора, Администрации, руководителя Аппарата, разрабатываются отделом документационного обеспечения.

Бланки, применяемые при подготовке документов подразделений Аппарата, разрабатываются подразделениями Аппарата по согласованию с отделом документационного обеспечения.

6.1.3. Создание электронных шаблонов и внесение в них изменений осуществляется централизованно департаментом по печати, телерадиовещанию и связи - уполномоченным органом по внедрению, сопровождению и развитию РСЭДЦ органов государственной власти и местного самоуправления Сахалинской области.

6.1.4. Электронные шаблоны бланков документов (далее - электронные шаблоны) размещаются в Системе подготовки документов, которая является подсистемой РСЭДЦ по заявке отдела документационного обеспечения.

6.1.5. Не разрешается использование Бланков и шаблонов, изготовленных в подразделениях Аппарата, органах исполнительной власти области, воспроизведенных самостоятельно на компьютерах и копировально-множительных аппаратах.

6.1.6. Бланки писем Губернатора, Администрации, направляемые в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации за подписью Губернатора или исполняющего его обязанности, могут изготавливаться типографским способом.

6.2. Изготовление и использование печатей и штампов

6.2.1. Изготовление печати Администрации с изображением Государственного герба Российской Федерации производится по указанию Губернатора.

Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора, вице-губернаторов и лица, ответственные за использование указанных штампов, определяются Губернатором - или вице-губернаторами соответственно.

Заявка на изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписи губернатора или вице-губернаторов подписывается руководителем Аппарата.

6.2.2. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности подразделений Аппарата, производится по согласованию с начальником отдела документационного обеспечения исходя из функциональных обязанностей подразделений Аппарата и целесообразности.

6.2.3. Руководители подразделений Аппарата передают заявки на изготовление печатей и штампов, согласованные с отделом документационного обеспечения, в управление делами с приложением эскизов заказываемых печатей и штампов.

6.2.4. Изготовленные печати и штампы передаются в отдел документационного обеспечения для регистрации и учета.

6.2.5. Отдел документационного обеспечения осуществляет:

- регистрацию изготовленных печатей и штампов, учет и выдачу их работникам Аппарата под расписку в специальном журнале учета;

- принимает пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы и уничтожает по акту с проставлением соответствующей отметки в журнале учета.

6.2.6. Печати и штампы хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

В случае утери печати, штампа незамедлительно ставится в известность отдел документационного обеспечения, руководитель Аппарата.

6.2.7. Гербовые (большая и малая гербовая печать) и другие печати используются в Аппарате для удостоверения подлинности документов и соответствия копий документов подлинникам.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

6.2.8. Печати Администрации с изображением Государственного герба Российской Федерации:

- большая гербовая печать хранится в управлении финансового обеспечения Аппарата и проставляется на документах международного характера, государственного и областного значения, скрепленных подписью Губернатора, вице-губернаторов области, заместителя руководителя Аппарата, управляющего делами, на доверенностях и финансовых документах, на командировочных удостоверениях;

- малая гербовая печать хранится в управлении государственной гражданской службы и кадров Администрации и проставляется на служебные удостоверения первого вице-губернатора, вице-губернаторов области, гражданских служащих (работников) аппарата Администрации, руководителей областных органов исполнительной власти; на Почетные грамоты Администрации, кадровые документы.

6.2.9. На копиях:

- постановлений и распоряжений Губернатора, Администрации, приказов руководителя Аппарата, подготовленных к тиражированию, вместо подписи лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий акт, проставляется круглая печать отдела документационного обеспечения;

- на копиях договоров, соглашений и других документов, заключаемых от имени Администрации, поименных списков граждан, утверждаемых Администрацией, подготовленных к тиражированию, ставится круглая печать отдела документационного обеспечения.

6.2.10. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте, при этом он должен захватывать часть наименования должности лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий акт.

На договорах и списках оттиск печати проставляется в левом нижнем углу каждого листа документа.

6.2.11. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагаются на руководителей подразделений Аппарата, в которых эти печати и штампы используются.

Руководители подразделений Аппарата возлагают ответственность за хранение и использование печатей и штампов на одного из подчиненных им работников. При смене работника печати и штампы передаются по акту с отметкой в журнале учета.

6.3. Использование электронной цифровой подписи

6.3.1. Для удостоверения подлинности документов и соответствия копий документов подлинникам в различных автоматизированных информационных системах (РСЭДЦ, АИС "Госзаказ", АИС "Бюджет-КС" и других) используется электронная цифровая подпись (ЭЦП).

6.3.2. Порядок использования, хранения, замены электронной цифровой подписи осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", распорядительными документами уполномоченного федерального органа в вопросах использования ЭЦП, регламентирующими документами удостоверяющего центра, нормативно-правовыми актами администрации Сахалинской области.

6.3.3. Порядок использования ЭЦП в конкретной автоматизированной системе определяется документами, регламентирующими функционирование данной системы.

7. Техническое обеспечение работы с документами

7.1. Печатание документов

7.1.1. Печатание документов осуществляется в подразделениях Аппарата с использованием компьютерной техники при строгом соблюдении требований раздела 8 настоящей Инструкции.

7.2. Копирование (тиражирование) документов

7.2.1. Копировально-множительные работы осуществляются в хозяйственном отделе управления делами (далее - хозяйственный отдел). Копирование (тиражирование) небольших по объему документов может производиться непосредственно в подразделениях Аппарата, имеющих множительную технику.

7.2.2. В хозяйственный отдел на копирование сдаются только служебные документы, при этом ведется журнал учета количества и тиража откопированных документов.

7.2.3. На копирование сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов в несброшюрованном виде, четко напечатанные. Заказы на копирование выполняются в порядке очередности их поступления.

7.2.4. Тираж изготовленных копий документов должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с первым экземпляром (подлинником) документа. О выполнении работы в журнале учета делается соответствующая запись.

7.2.5. Порядок использования имеющейся копировально-множительной техники в подразделениях Аппарата устанавливается их руководителями.

7.3. Звукозапись мероприятий

7.3.1. Звуковая запись мероприятий, проводимых с участием Губернатора, вице-губернаторов области, обеспечивается (при необходимости) управлением делами и выполняется в диктофонном варианте или системой документирования устных выступлений.

7.3.2. Звукозапись научно-практических конференций и семинаров, проводимых в большом (малом) зале Администрации подразделениями Администрации по их заявкам, осуществляет управление делами Аппарата.

7.3.3. Расшифровку звукозаписей заседаний Администрации, других мероприятий по поручению Губернатора, руководителя Аппарата, осуществляет отдел документационного обеспечения. На лицевой стороне последнего листа стенограммы указывается фамилия работника, ответственного за расшифровку звукозаписи, проставляется дата.

Подготовленная стенограмма передается исполнителю.

7.3.4. Звукозаписи мероприятий, используемые при расшифровке, размагничиваются после подготовки стенограмм.

7.4. Прием и передача текстов документов по официальным каналам факсимильной связи

7.4.1. Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера Администрации, предназначены для передачи только служебных документов.

7.4.2. При приеме и передаче текстов служебных документов по указанным телефаксам необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (тексты, схемы, графические изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 х 297) черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- документ для передачи по каналу факсимильной связи должен быть подписан Губернатором (вице-губернаторами области) и после регистрации в отделе документационного обеспечения передан в приемные Губернатора, вице-губернаторов области;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения Аппарата, органа исполнительной власти области;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму, а доставляются адресату без перевода;

- запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале учета без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи по телефаксу возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы учитываются в журнале учета без проставления регистрационного штампа, передаются в отдел документационного обеспечения для регистрации и дальнейшей передачи их адресатам.

7.4.3. Ответственность за правильное использование факсимильной техники, установленной в приемных Губернатора, вице-губернаторов области, подразделениях Аппарата, несут соответственно помощники Губернатора, вице-губернаторов области, руководителя Аппарата, руководители структурных подразделениях Аппарата.

8. Основные требования по оформлению документов

8.1. Общие требования по оформлению документов *(1)

8.1.1. Подготовка документов Губернатора и Администрации, руководителя Аппарата осуществляется средствами вычислительной техники с использованием специализированного программного обеспечения РСЭДЦ на основе текстового редактора MS Word для Windows, входящего в пакет MS Office XP и выше. При этом для сохранения документов в базах данных РСЭДЦ, а также для поиска ранее созданных документов используется Система подготовки документов (далее - СПД), являющаяся подсистемой РСЭДЦ.

Все документы печатаются в формате MS Word или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 14 через 1-2 межстрочных интервала.

В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

8.1.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - от 2,5 до 3,5 см; правое - от 1,25 до 2,5 см; верхнее - не менее 2 см; нижнее - не менее 2 см.

8.1.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

8.1.4. Документы в Аппарате оформляются на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форма том А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) и 210 х 210 мм. Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста.

8.1.5. В проектах законов области, постановлениях и распоряжениях Губернатора и Администрации рекомендуется употреблять полные наименования областных органов исполнительной власти.

В распоряжениях Губернатора и Администрации, приказах руководителя Аппарата, стенограммах и протоколах заседаний и совещаний, служебных письмах, а также в документах справочного характера и приложениях (текстовых) к перечисленным актам рекомендуется употреблять установленные сокращенные наименования областных органов исполнительной власти.

8.1.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов

Гриф (пометка) ограничения доступа к документу

Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочного интервала и центрируется по отношению к ним.

Заголовок к тексту документа

Заголовок составляется ко всем документам, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).

Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии"). Если после заголовка идет ссылка на N, то последняя строка заголовка подчеркивается.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст документа

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст печатается на расстоянии 24-36 пт интервалов *(2) от заголовка в установленных границах полей.

Правая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Подпись

Подпись отделяется от последней строки текста 24-36 пт интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Дата

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 24-36 пт интервалов от предыдущего реквизита.

Индекс (номер) документа

На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой.

Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатался документ.

Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения

Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "Гриф согласования", слово "Приложение" со ссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

Слова "УТВЕРЖДЕНО", "ОДОБРЕНО", "СОГЛАСОВАНО", "ПРИЛОЖЕНИЕ" отделяют от последующих строк реквизита 1,5 межстрочными интервалами, остальные строки реквизита печатаются через 1 интервал.

Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа.

При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их рас полагают на одном уровне.

Визы

Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего с расшифровкой и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего.

Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа в нижней его части.

Резолюция

Указания по исполнению документов фиксируются в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату.

Резолюция пишется на документе или на отдельном листе, прилагаемом к документу.

Фамилия исполнителя и номер его телефона

Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля.

Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 6.

8.1.7. Требования к составлению и оформлению приложений к документам.

Приложения к проектам документов оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов.

В приложениях к постановлениям и распоряжениям Губернатора, постановлениям и распоряжениям Администрации, приказам руководителя Аппарата помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы, формы документов и др.

Если в тексте постановления (распоряжения, приказа) делается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через 1,5 межстрочный интервал дается ссылка на постановление или распоряжение (приказ). Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

к распоряжению губернатора

Сахалинской области

от __________________ N ______

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации

Сахалинской области

от ________________ N ________

УТВЕРЖДЕНО

приказом вице-губернатора,

руководителя аппарата администрации

Сахалинской области

от __________ N ____

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центровым способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центровым способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго лис та.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставиться точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В приложениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, главы, пункты и подпункты нумеруются, арабскими цифрами, так же, как и в тексте постановления (распоряжения, приказа). Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может со стоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах пункта (например, 1.2.2.1.).

Приложение заканчивается чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 2 см. Длина черты 2-3 см.

8.1.8.Требования по оформлению информационных записок (справок) к документам.

Информационные записки (справки) к проектам документов оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов документов.

Информационная записка (справка) к проекту постановления (распоряжения, приказа) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа - печатается с интервалом 24 пт ниже верхней границы текстового поля, прописными буквами в разрядку, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.

Текст отделяется от реквизита "Заголовок" интервалом 24-36 пт, печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 межстрочных интервала.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись отделяется от текста интервалом 24-36 пт.

Подпись включает наименование должностей лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы имени, отчества и фамилии).

Информационная записка (справка) подписывается руководителем структуры.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

8.2. Оформление проектов постановлений
и распоряжений Губернатора

8.2.1. Проект постановления или распоряжения Губернатора печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.

8.2.2. Постановление и распоряжение Губернатора имеют следующие реквизиты:

Герб Сахалинской области.

Наименование вида акта - постановление губернатора Сахалинской области или распоряжение губернатора Сахалинской области.

Дата проставляется после подписания документа, отделяется от наименования вида акта, как правило, интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом и печатается центровым способом, например: 05 октября 2007 г.

Номер проставляется после подписания документа, печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например: N 54.

К порядковому номеру распоряжений по основной деятельности через дефис добавляется строчная буква "р", распоряжений по кадровым вопросам - строчная буква "к", например: 55-р, 34-к.

Место издания отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" интервалом 24 пт и оформляется центровым способом.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа через 1 межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Губернатор Сахалинской области".

Текст отделяется от заголовка интервалом 24 пт и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания постановления (распоряжения). Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если постановление (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в постановлениях Губернатора завершается словом "постановляю", которое печатается в разрядку с интервалом 2 пт. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей скобкой. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются органы, организации, структурные подразделения (далее - структуры) или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структуре или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением постановления (распоряжения).

Если постановление (распоряжение) изменяет или дополняет ранее из данный документ или какие-то его положения, то в его распорядительной части должна содержаться ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка и эти изменения и дополнения должны соответствовать структуре основного документа. Если в основной документ уже были внесены изменения и дополнения, то все последующие изменения и дополнения вносятся только в основной документ с учетом ранее изданных документов. Внесение изменений и дополнений в документы, изменяющие или дополняющие основной документ, не допускается.

Если постановление (распоряжение) отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то в его распорядительной части должна содержаться ссылка на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...". При отмене документа, в который вносились изменения, в пункт об отмене также включаются все изменяющие и дополняющие его документы с указанием даты, номера и заголовка каждого документа.

В постановление (распоряжение) не следует включать пункт "Постановление (распоряжение) довести до сведения ". Структуры (должностные лица), до сведения которых доводится постановление (распоряжение), включаются в указатель рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению). Губернатора в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 36 пт и состоит из слов "Губернатор Сахалинской области" ("Исполняющий обязанности губернатора Сахалинской области"), инициалов имени, отчества и фамилии Губернатора (исполняющего обязанности Губернатора).

Слова "Губернатор Сахалинской области" печатаются в одну строку от границы левого поля. Слова "Исполняющий обязанности губернатора" и "Сахалинской области" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал от границы левого поля. Инициалы имени и отчества и фамилия Губернатора (исполняющего обязанности Губернатора) печатаются у правой границы текстового поля.

Идентификатор документа проставляется во время подготовки документа в левом нижнем углу каждой страницы шрифтом размером N 6 и включает: персональный код пользователя РСЭДД, год создания документа, порядковый номер документа в базе, редакцию документа.

Приложения к проектам постановлений и распоряжений Губернатора оформляются в строгом соответствии с пунктом 8.1.7. настоящей Инструкции.

8.3. Оформление проектов постановлений
и распоряжений Администрации

8.3.1. Проект постановления или распоряжения Администрации печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.

8.3.2. Постановление и распоряжение Администрации имеют следующие реквизиты:

Герб Сахалинской области.

Наименование органа, издавшего документ, - Администрация Сахалинской области.

Наименование вида акта - постановление или распоряжение Администрации.

Дата проставляется после подписания документа, отделяется от наименования вида акта, как правило, интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом и печатается центровым способом, например: 10 ноября 2007 г.

Номер проставляется после подписания документа, печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа.

К порядковому номеру постановлений через дефис добавляются строчные буквы "па", распоряжений по основной деятельности - строчные буквы "ра", распоряжений по кадровым вопросам - строчная буква "к", например: 64-па, 55-ра, 34-к.

Место издания отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" интервалом 24 пт и оформляется центровым способом.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края лис та через 1 межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Печатается с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Администрация Сахалинской области".

Текст отделяется от заголовка интервалом 24-36 пт и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания постановления (распоряжения). Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если постановление (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в постановлениях Администрации завершается словами "администрация Сахалинской области постановляет:", последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку с интервалом 2 пт. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть проектов постановлений (распоряжений) Администрации, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей скобкой. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структуры или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структуре или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением постановления (распоряжения).

Если постановление (распоряжение) изменяет или дополняет ранее из данный документ или какие-то его положения, то в его распорядительной части должна содержаться ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка и эти изменения и дополнения должны соответствовать структуре основного документа. Если в основной документ уже были внесены изменения и дополнения, то все последующие изменения и дополнения вносятся только в основной документ с учетом ранее изданных документов. Внесение изменений и дополнений в документы, изменяющие или дополняющие основной документ, не допускается.

Если постановление (распоряжение) отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то в его распорядительной части должна содержаться ссылка на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...". При отмене документа, в который вносились изменения, в пункт об отмене также включаются все изменяющие и дополняющие его документы с указанием даты, номера и заголовка каждого документа.

В постановление (распоряжение) не следует включать пункт "Постановление (распоряжение) довести до сведения ". Структуры (должностные лица), до сведения которых доводится постановление (распоряжение), включаются в указатель рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Администрации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 36 пт и состоит из слов "Губернатор Сахалинской области" ("Исполняющий обязанности губернатора Сахалинской области"), инициалов имени, отчества и фамилии Губернатора (исполняющего обязанности Губернатора).

Слова "Губернатор Сахалинской области" печатаются в одну строку от границы левого поля. Слова "Исполняющий обязанности губернатора" и "Сахалинской области" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал от границы левого поля. Инициалы имени и отчества и фамилия Губернатора (исполняющего обязанности Губернатора) печатаются у правой границы текстового поля.

Идентификатор документа проставляется во время подготовки документа в левом нижнем углу каждой страницы шрифтом размером N 6 и включает: персональный код пользователя РСЭДД, год создания документа, порядковый номер документа в базе, редакцию документа.

Приложения к проектам постановлений и распоряжений Администрации оформляются в строгом соответствии с пунктом 8.1.7. настоящей Инструкции.

8.4. Оформление проектов приказов руководителя Аппарата

8.4.1. Проект приказа руководителя Аппарата печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.

8.4.2. Приказ руководителя Аппарата имеет следующие реквизиты: Наименование органа - аппарат администрации Сахалинской области. Наименование вида акта - приказ.

Дата проставляется после подписания документа, отделяется от наименования вида акта, как правило, интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом и печатается центровым способом, например: 15 декабря 2007 г.

Номер проставляется после подписания документа, печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например: N 29.

К порядковому номеру приказа по кадровым вопросам через дефис добавляется строчная буква "к", например: 35-к.

Место издания отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" интервалом 24 пт и оформляется центровым способом.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа через 1 межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Печатается с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Аппарат администрации Сахалинской области".

Текст отделяется от заголовка интервалом 24-36 пт и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и распорядительную.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей скобкой. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются подразделения Аппарата или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении Аппарата или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то в его распорядительной части должна содержаться ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, но мера и заголовка и эти изменения и дополнения должны соответствовать структуре основного документа. Если в основной документ уже были внесены изменения и дополнения, то все последующие изменения и дополнения вносятся только в основной документ с учетом ранее изданных документов. Внесение изменений и дополнений в документы, изменяющие или дополняющие основной документ, не допускается.

Если приказ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то в его распорядительной части должна содержаться ссылка на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...". При отмене документа, в который вносились изменения, в пункт об отмене также включаются все изменяющие и дополняющие его документы с указанием даты, номера и заголовка каждого документа.

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения _.".

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, включаются в указатель рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

При наличии приложений к приказу в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 36 пт и состоит из слов "Вице-губернатор, руководитель аппарата администрации Сахалинской области" ("Исполняющий обязанности руководителя аппарата администрации Сахалинской области"), инициалов имени, отчества и фамилии руководителя Аппарата (исполняющего обязанности руководителя Аппарата).

Слова "Вице-губернатор, руководитель аппарата" и "администрации Сахалинской области" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал от границы левого поля. Слова "Исполняющий обязанности", "руководителя аппарата администрации" и "Сахалинской области" печатаются в три строки через 1 межстрочный интервал от границы левого поля. Инициалы имени, отчества и фамилия руководителя Аппарата (исполняющего обязанности руководителя Аппарата) печатаются у правой границы текстового поля.

Идентификатор документа проставляется во время подготовки документа в левом нижнем углу каждой страницы шрифтом размером N 6 и включает: персональный код пользователя РСЭДЦ, год создания документа, порядковый номер документа в базе, редакцию документа.

Приложения к проектам приказов оформляются в строгом соответствии с пунктом 8.1.7. настоящей Инструкции.

8.5. Оформление протоколов заседаний, совещаний

8.5.1. Протоколы печатаются на бланках установленной формы или стандартных листах бумаги форматом А4 шрифтом N 14.

8.5.2. Протокол имеет следующие реквизиты:

Герб Сахалинской области *(3).

Наименование вида документа - протокол.

Вид заседания, совещания, например:

заседания администрации Сахалинской области

или

совещания у первого вице-губернатора

Сахалинской области

И.О. ФАМИЛИЯ

При оформлении протокола на стандартных листах бумаги:

Наименование вида документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита интервалом 24 пт, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;

Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протокола совещания у Губернатора или вице-губернаторов области.

Печатается через интервал 24 пт после реквизита "Вид заседания, совещания", отделяется от него линией и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через интервал 24 пт ниже предыдущего реквизита.

Номера протоколов заседаний Администрации состоят из знака N и по рядкового номера протокола в пределах календарного года, оформляемого арабскими цифрами.

Номер протокола совещания у Губернатора (вице-губернаторов) состоит из знака N, инициалов имени и фамилии председательствовавшего и порядкового номера протокола в пределах календарного года, а также через дефис могут добавляться буквы, обозначающие вид совещания, например: N АХ-21-с (ас - аппаратные совещания, рс - рабочие совещания и т.п.).

Протоколы заседаний комиссий нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.

Дата и номер печатаются справа интервалом 24 пт ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом и подчеркиваются.

Например

от 10 октября 2007 г. N КС-12

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются фамилия и инициалы председательствовавшего (председателя *(4)) на заседании (совещании), должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ" печатается центрировано прописными буквами, под ним 2 межстрочными интервалами ниже - должность председательствовавшего, затем 1,5 межстрочными интервалами ниже - также центрировано инициалы и фамилия прописными буквами.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем 1-2 меж строчными интервалами ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии (межстрочный интервал - 1). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно *(5), например:

вице-губернаторы Сахалинской области

руководители органов исполнительной

власти Сахалинской области

ответственные работники аппарата

администрации Сахалинской области

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола печатается через интервал 18 пт и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрировано шрифтом размером N 15 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста интервалом 36 пт и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы имени, отчества и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Гриф (пометка) ограничения доступа к документу - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола и подчеркивается. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

8.6. Оформление проектов поручений Губернатора,
вице-губернаторов области

8.6.1. Проекты поручений Губернатора, вице-губернаторов области оформляются на бланках установленной формы.

8.6.2. Проект поручения Губернатора (вице-губернатора) имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа - перечень поручений (поручение) губернатора Сахалинской области, перечень поручений (поручение) первого вице-губернатора Сахалинской области, перечень поручений (поручение) вице-губернатора Сахалинской области.

Дата и номер проставляются после подписания документа и оформляются словесно-цифровым способом.

Номер поручения Губернатора (вице-губернаторов) состоит из знака N, инициалов имени и фамилии лица, его подписавшего, порядкового номера поручения в пределах календарного года, а также через дефис могут добавляться буквы, обозначающие вид поручения, например: N АХ-52-пр (рп - рабочая поездка и т.п.).

Текст отделяется от заголовка интервалом 24-36 пт и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и распорядительную.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания поручения. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если поручение издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием ответственных исполнителей каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть проектов поручений, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей скобкой. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются организации или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением поручения.

Подпись отделяется от текста интервалом 36 пт и включает наименование должности лица, подписавшего поручение, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы имени, отчества и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Визы включают личные подписи визирующих, расшифровку подписей и дату.

8.7. Оформление проектов резолюций

Резолюция оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание об исполнении данного документа.

Резолюция оформляется на отдельном бланке формата А6 с использованием программного обеспечения РСЭДЦ, путем занесения в электронную кар точку документа сведений об исполнителе, текста резолюции и руководителе, подписавшем резолюцию.

Резолюция имеет следующие реквизиты:

Наименование должности лица, давшего резолюцию, или наименование структурного подразделения.

Место издания.

Текст резолюции.

Текст состоит из содержания отношения к указанным в документах вопросам либо поручений и даты представления доклада об их исполнении, конкретные поручения, сроки исполнения, при необходимости указание - "контроль" за исполнением документа. В тексте резолюции, по возможности крат ком, должна быть использована устоявшаяся терминология. В случае необходимости подготовки ответа:

- резолюция "Для ответа" указывает на необходимость подготовки и отправки ответа корреспондентам и заявителям непосредственно исполнителем, копия ответа вместе с копией поступившего документа направляется должностному лицу, подписавшему резолюцию;

- резолюция "Для подготовки проекта ответа" определяет необходимость подготовки проекта ответа и направления его вместе с поступившими документами в адрес должностного лица, подписавшего резолюцию. При этом прохождение проектов ответов по цепи исполнителей должно точно соответствовать обратному порядку направления резолюций.

Подпись состоит из личной подписи, инициала имени и фамилии руководителя, давшего резолюцию.

Регистрационный номер, дату и содержание документа.

8.8. Оформление проектов служебных писем

8.8.1. Письма оформляются на бланках установленной формы.

8.8.2. Письмо имеет следующие реквизиты:

Дата - проставляется после подписания документа и оформляется словесно-цифровым способом.

Исходящий номер проставляется после подписания документа и состоит:

- в письмах за подписью Губернатора, вице-губернаторов, заместителями руководителя Аппарата из индекса согласно перечню и порядкового номера по единой нумерации с начала года, например 1-1250;

- в письмах, подписанных руководителем структурного подразделения Аппарата, исходящий номер состоит из индекса структурного подразделения согласно перечню и порядкового номера по единой нумерации с начала года, например: 15-3924.

Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ обязательно указывается номер и дата документа, на который делается ответ.

Адресат печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа от центра текстового поля. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатается через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 меж строчными интервалами.

Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

В состав адресата входит наименование организации (структурного под разделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. Если служебное письмо адресовано частному лицу - инициалы и фамилия лица.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу.

При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:

                                                Российская академия государственной

                                                службы при Президенте Российской

                                                Федерации

При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:

                                                Государственная Дума Федерального

                                                Собрания Российской Федерации

                                                Комитет по труду и социальной

                                                поддержке

Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом документе.

При этом наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:

                                                Председателю Государственной Думы

                                                Федерального Собрания Российской

                                                Федерации

                                                            И.О. Фамилия

Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией может указываться звание или степень, например:

                                                Ректору Сахалинского

                                                государственного университета

                                                профессору И.О. Фамилия

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

                                                Руководителям органов

                                                местного самоуправления

                                                Сахалинской области

Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать фамилию и инициалы частного лица, затем почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал, например:

                                                Фамилия И.О.

                                                693000, г. Южно-Сахалинск,

                                                Коммунистический пр., д. 25, кв. 10

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия(и)" не указывается.

Если количество адресатов письма более четырех, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре письма, как правило, указывается только один адресат.

При необходимости рассылки копий письма подразделениям Аппарата наименования подразделений приводятся в указателе рассылки, прилагаемом к письму, независимо от количества адресатов.

Заголовок печатается от левой границы текстового поля строчными бук вами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал.

Строка заголовка к тексту не должна превышать 8,5 см. Если объем заголовка к тексту превышает 5 строк текста с длиной строки в 8,5 см, то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.

Текст отделяется от заголовка интервалом 36 пт и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем, и т.д.) или от 3 лица единственного числа (Администрация вносит, Управление представляет и т.д.).

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом, например:

Уважаемый ________!

Приложение отделяется от текста интервалом 18-24 пт.

Слово "Приложение" печатается с красной строки и подчеркивается. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если в тексте названо несколько приложений или если приложения в тексте документа не названы, то наименования приложенных документов перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа:

Приложения: 1. Проект закона Сахалинской области о... на 7 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка к проекту закона Сахалинской области о ... на 3 л.

Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 2 л. во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: программа в 3 экз.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита интервалом 36 пт.

Если письма оформляются на бланке, то подпись включает сокращенное наименование должности, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию:

Начальник отдела документационного обеспечения

И.О. Фамилия

Если письмо оформляется на бланке Губернатора, то наименование должности в подписи не указывается, но в случае оформления письма на двух и более страницах наименование должности указывается "Губернатор Сахалинской области".

Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени, отчества и фамилия:

Начальник отдела документационного обеспечения аппарата администрации Сахалинской области

И.О. Фамилия

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании письма несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей и отделяются от них дополнительным межстрочным интервалом 1,5, например:

      Начальник управления                         Начальник управления по вопросам

      финансового обеспечения                      местного самоуправления

      подпись И.О. Фамилия                          подпись И.О. Фамилия

Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

8.9. Оформление проектов служебных телеграмм

8.9.1. Телеграммы оформляются на стандартных листах бумаги форматом А4. Текст печатается прописными буквами шрифтом N 14.

ГАРАНТ:

Нумерация приводится в соответствии с источником

8.9.3. Телеграммы имеют следующие реквизиты:

Адрес

(Куда)

(Кому)

Текст адреса печатается через 1 межстрочный интервал.

В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации:

Москва, ул. Короленко, 18

или

Санкт-Петербург 15 "Восход"

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:

Елец Липецкой

Ханты-Мансийск Тюменской

Анадырь Магаданской

Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса интервалом 18 пт:

Администрации Агинского Бурятского Автономного округа

или

Администрации Вологодской области

При направлении телеграммы должностному лицу или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

Губернатору Ямало-Ненецкого автономного округа

инициалы, фамилия

или

А.И. ИВАНОВУ

Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например:

Руководителям органов местного самоуправления

Сахалинской области

При направлении телеграммы в четыре и более адресов составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.

Текст отделяется от предыдущего реквизита интервалом 36 пт и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрированным способом, например:

Уважаемый ________..!

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк). Текст печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.

Подпись отделяется от текста интервалом 36 пт и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы имени, отчества и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Исходящий номер и дата в телеграммах, за исключением поздравительных, проставляются после подписания документа, печатаются интервалом 24 пт ниже реквизита "Подпись" и состоят из индекса согласно перечню и порядкового номера по единой нумерации с начала года, например: 5-3260.

Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: наименование органа (Администрация Сахалинской области), фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.

Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку.

Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который делается ответ.

8.10. Оформление актов

8.10.1. Акт оформляется на бланке или на стандартных листах бумаги форматом А4. Текст печатается прописными буквами шрифтом N 14.

8.10.2. Телеграммы имеют следующие реквизиты:

Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу первой страницы акта.

Гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДАЮ", которое печатается прописными буквами, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату.

Слово "УТВЕРЖДАЮ", наименование должности лица, утвердившего документ, расшифровка подписи и дата разделяются интервалом 18 пт.

Наименование вида документа - АКТ. Наименование вида документа отделяется от предыдущего реквизита интервалом 36 пт, печатается прописными буквами, выделяется шрифтом другой насыщенности и выравнивается по центру.

Номер печатается арабскими цифрами после слова "АКТ" на той же строке.

Заголовок акта отделяется от предыдущего реквизита интервалом 6 пт, печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставиться.

В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание актируемого факта или события. Заголовок должен соответствовать тексту акта, например:

О передаче документов, находящихся на исполнении

или

О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению

Текст отделяется от заголовка интервалом 36 пт и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей *(6)

Вводная часть текста акта начинается словом "Основание", после которого указывается наименование документа, послужившего основанием для составления акта, его дата, номер и заголовок. Наименование документа печатается в именительном падеже, например:

Основание: приказ вице-губернатора, руководителя аппарата администрации Сахалинской области от 20.02.2008 N 5 "О проведении инвентаризации вычислительной и организационной техники, установленной в структурных подразделениях аппарата администрации Сахалинской области".

С новой строки от левой границы текстового поля документа печатается слово "Составлен", ставится двоеточие и далее перечисляются фамилии и инициалы составителей акта или состав комиссии, например:

Составлен: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.

или

Составлен:

Председатель Фамилия И.О.

Члены комиссии: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.

Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются в алфавит ном порядке.

Констатирующая часть текста акта начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты.

В конце текста указываются сведения о количестве напечатанных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены,

Например:

Составлен в 2 экземплярах:

1-й экземпляр - управление финансового обеспечения аппарата администрации области;

2-й экземпляр - управление делами аппарата администрации области

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Подпись отделяется от текста интервалом 36 пт.

Акт подписывается председателем комиссии и всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, например:

Председатель комиссии подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии: подпись И.О. Фамилия

подпись И.О. Фамилия

Член комиссии, не согласный с содержанием акта, должен подписать его с пометкой "Замечания прилагаются".

Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

9. Формирование дел, передача их в архив,
использование архивных документов

9.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

9.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве подразделений Аппарата, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделения Аппарата, в том числе личные дела и журналы учета документов.

9.1.2. При составлении номенклатуры дел подразделения Аппарата следует руководствоваться Положением о подразделении, штатным расписанием, планами и отчетами о работе и настоящей Инструкцией.

9.1.3. Номенклатуры дел подразделений Аппарата на предстоящий год представляются в отдел документационного обеспечения до 01 ноября текущего года.

Вновь созданное подразделение Аппарата в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел.

9.1.4. Сводная номенклатура дел Аппарата составляется отделом документационного обеспечения на основании номенклатуры дел подразделений Аппарата, подписывается начальником отдела документационного обеспечения, согласовывается с Архивом и утверждается руководителем Аппарата.

Названиями разделов Сводной номенклатуры дел являются наименования подразделений Аппарата, при этом разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Аппарата.

В течение года в утвержденную Сводную номенклатуру дел по согласованию с Архивом могут вноситься изменения и дополнения.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, согласовывается с Архивом, утверждается руководителем Аппарата и с 01 января следующего года вводится в действие.

9.1.5. Графы Сводной номенклатуры дел Аппарата заполняются следующим образом:

В графе "Индекс дел" проставляется индекс дела, состоящий из индекса подразделения Аппарата и цифрового обозначения дела по номенклатуре.

В графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов и наименований организаций. Если заголовок включает в себя термин "документы", то в скобках дается расшифровка: (планы, отчеты, записки и т.д.).

Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования и оформления.

В заголовок дела могут быть включены дополнительно следующие элементы: наименование организации, которой адресованы или от которой получены документы (адресат или корреспондент документа); наименование территории, с которой связано содержание документов дела; даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела (если в деле подшиты копии) и другие.

В графе "Срок хранения" указывается срок хранения дела на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Южно-Сахалинск, 2002 г.), и предложений экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов области по срокам хранения.

ГАРАНТ:

См. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299

На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, проставляются временный срок хранения и пометка "ЭК" (экспертная комиссия).

В графе "Примечания" приводятся дополнительные сведения к делам (о формировании дел, особенностях их заведения и индексирования, месте хранения), которые отражают специфику организации делопроизводства в подразделении Аппарата.

9.1.6. В номенклатуре дел могут быть предусмотрены резервные номера дел.

9.2. Оформление документов, законченных делопроизводством

9.2.1. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителем в отдел документационного обеспечения.

Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями на стоящей Инструкции и списаны исполнителем в дело с отметкой о решении вопроса, расшифровкой своей подписи, указанием даты списания, которые проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте. При необходимости отметка о решении вопроса может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В электронную карточку документа вносится отметка "В дело" о списании документа с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

9.2.2. Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:

- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

- все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно.

Дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

9.3. Экспертиза ценности документов

9.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью установления сроков хранения и отбора их на хранение.

Экспертиза ценности документов в Аппарате проводится при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности включения документов в дела, при подготовке дел к передаче на хранение в Архив.

Экспертиза проводится экспертной комиссией.

Экспертная комиссия Аппарата назначается приказом руководителя Аппарата. В нее включаются руководители или главные специалисты подразделений Аппарата. Возглавляет экспертную комиссию один из заместителей руководителя Аппарата.

9.3.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются: отбор документов постоянного и временного сроков хранения для передачи в Архив; отбор документов временного срока хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделении; выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно уточняются действующая номенклатура дел под разделения Аппарата, сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, а также проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел.

9.3.3. Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, варианты, неоформленные копии документов, факсограммы, документы, подлежащие возврату, и документы временного срока хранения.

Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное и научное значение. Это относится, прежде всего, к документам, под писанным или правленым Губернатором.

С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимается ксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы.

Дела с отметкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭК", содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

9.3.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного срока хранения, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению.

9.3.6. Документы, не подлежащие сдаче в Архив, и дела трехлетнего и годичного сроков хранения уничтожаются в подразделении Аппарата по акту, который утверждается руководителем Аппарата и хранится постоянно.

9.3.6. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

9.4. Систематизация документов внутри дела

9.4.1. В дело подшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

9.4.2. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Нормативные и организационно-распорядительные документы и приложения к ним группируются в дела по видам актов и хронологии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документа ми, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются по хронологии по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Дела переписки группируются, как правило, за период календарного года и систематизируются по хронологии; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.4.3. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного срока хранения пере оформляются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху дела первым.

9.4.4. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в текущем году, группируются вместе в один раздел переписи. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов в дело переписки текущего года производится с обязательными взаимными ссылками.

9.4.5. При перешивке документов из одного дела в другое на прокладке указывается, куда перешит документ.

9.4.6. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому.

9.5. Оформление дел и нумерация листов

9.5.1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения. Полное оформление дела предусматривает: составление внутренней описи документов, подшивку или переплет; нумерацию листов; составление заверительной надписи дела; оформление реквизитов обложки.

Дела временного срока хранения не подшиваются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

9.5.2. Обложка дела оформляется по установленной форме. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: название фондообразователя (Администрация Сахалинской области), индекс дела, заголовок, крайние даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения документов.

На корешке дела указывается индекс дела по номенклатуре, год и срок хранения.

9.5.3. При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.

9.5.4. Даты на обложке должны соответствовать году заведения и окончания дела. Крайними датами дела являются: начальная дата дела - это дата самого раннего документа в нем и конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов).

При выведении крайних дат не учитываются даты списания документов в дело и дела в архив, резолюций, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

9.5.5. Надпись на обложке дела производится черными светостойкими чернилами или тушью. Наименование подразделения Аппарата, год и номер дела проставляются на обложке штампами.

9.5.6. По окончании календарного года в надписи на обложках дел постоянного и временного сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

9.5.7. Листы в деле нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу; лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и другими) нумеруется как один лист.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

9.5.8. Каждое дело заканчивается заверительной надписью установленной формы.

В заверительной надписи дела постоянного срока хранения цифрами и прописью указываются фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров страниц и графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставится да та, должность и подпись работника (с расшифровкой), сформировавшего дело. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

При изменении наименования подразделения Аппарата, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение на обложке дописывается новое наименование подразделения Аппарата.

В заверительной надписи дел временного срока хранения указываются количество листов в деле, должность и фамилия работника, сформировавшего дело, дата.

9.6. Хранение документов и дел в подразделении Аппарата

9.6.1. С момента заведения и до передачи в Архив дела хранятся по месту их формирования - в подразделениях Аппарата.

Хранение документов осуществляется в помещениях, размещение которых и их оборудование должны исключать возможность бесконтрольного проникновения в эти помещения посторонних лиц и гарантировать сохранность находящихся в них носителей сведений. Входные двери помещений оборудуются замками, гарантирующими надежное закрытие помещений в нерабочее время. Размещение оборудования, технических средств должно соответствовать правилам техники безопасности, санитарным нормам и отвечать требованиям пожарной безопасности. Дела хранятся в запираемых шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Для работы исполнителей и ознакомления с документами должна быть выделена часть рабочей комнаты.

Руководители подразделений Аппарата ответственны за сохранность документов и дел.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел подразделения Аппарата, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны.

На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел подразделения.

Хранить документы в неприспособленных шкафах и в рабочих столах запрещается.

9.6.2. К каждому делу оформляется "лист выдачи документов", в котором при ознакомлении работника подразделения с теми или иными документами, находящимися в деле, должна каждый раз делаться соответствующая отметка, включающая дату, должность и фамилию ознакомившегося, а также перечень документов, с которыми он был ознакомлен.

Изъятие документов из дел постоянного и пятилетнего срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя подразделения, с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

9.7. Передача дел в Архив

9.7.1. Подготовка документов к сдаче в Архив включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

9.7.2. Законченные делопроизводством дела в течение десяти лет хранятся в подразделении Аппарата. Затем дела постоянного срока хранения сдаются в Архив.

В случае ликвидации или реорганизации подразделения Аппарата работник, отвечающий за делопроизводство, в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив, независимо от сроков хранения.

9.7.3. В подготовленном к сдаче в Архив деле постоянного срока хранения на последнем листе дела делается заверительная надпись о количестве пронумерованных листов и указывается фамилия и инициалы имени и отчества работника, пронумеровавшего дело.

Дела, оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией правил, возвращаются в подразделение для переоформления.

9.7.4. По указанию руководителя подразделения к сданному в Архив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующей записью в заверительной надписи. Эти документы подшиваются в дело непосредственно в Архиве работником подразделения Аппарата.

9.8. Составление описей дел и документов

9.8.1. На завершенные дела постоянного срока хранения ежегодно составляются описи. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает Архив.

Дела, оставленные на контроле в подразделении Аппарата, включаются в опись года. В графе "Примечание" карандашом делается запись "н/к" (на контроле).

9.8.2. Дела включаются в опись в соответствии с порядком их расположения по номенклатуре дел подразделения. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов пишется полностью заголовок первого дела, а на остальных однородных делах надписывается "То же", другие реквизиты дела указываются полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

9.8.3. Графа описи дел "Примечание" используется для проставления отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и т.д.

Опись дел составляется в четырех экземплярах, которые после подписания руководителем Аппарата передаются в управление по делам архивов области для утверждения экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК). Из четырех экземпляров описи три передаются в Архив при сдаче дел на государственное хранение, а последний экземпляр остается в Аппарате.

9.8.4. При передаче дел в Архив на экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в Архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи работников Аппарата и Архива, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата.

9.8.5. Вместе с делами Аппарата в Архив передаются регистрационные журналы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

9.9. Использование документов Архива

9.9.1. Обработка документов, поступивших в Архив, а также поиск архивных документов осуществляются работниками Архива.

9.9.2. Документы и дела, находящиеся на хранении в Архиве, предоставляются работникам подразделений Аппарата для работы в помещении Архива или во временное (не более одного месяца) пользование вне Архива под расписку в учетной карточке выдачи документов (дел).

Работники Аппарата несут ответственность за сохранность и правильное использование полученных архивных документов.

9.9.3. Изъятие документов из архивных дел, передача работниками подразделений Аппарата архивных документов или их копий работникам других организаций не допускаются.

При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

9.9.4. Подлинники решений Губернатора, Администрации, руководителя Аппарата и указатели рассылки из Архива не выдаются.

9.9.5. Документы Архива из фонда Администрации предоставляются учреждениям, организациям и гражданам по их письменным запросам с руководителя Аппарата с указанием в учетных документах Архива (регистрационная карточка, лист использования, автоматизированная база данных и др.) фамилии, инициалов имени и отчества должностного лица, давшего разрешение на выдачу документов, и даты выдачи.

9.9.6. Документы Архива из фонда Администрации предоставляются ООО "Консультант-Сахалин" для формирования справочной правовой системы "Консультант Плюс: "Сахалинский выпуск" по их письменному запросу с разрешения руководителя Аппарата для оформления ссылок на документы прошлых периодов.

9.10. Уничтожение документов, не подлежащих передаче в Архив

9.10.1. Уничтожаются путем сжигания или измельчения в машинах не подлежащие передаче в Архив следующие документы:

- документы временного срока хранения после минования надобности;

- документы (копии, резолюции, поручения, черновики), содержащие подписи Губернатора, вице-губернаторов области, руководителей Аппарата и его структурных подразделений;

- испорченные экземпляры документов, отпечатанных на бланках администрации, Губернатора, руководителя Аппарата, структурных подразделений Аппарата;

- испорченные экземпляры документов, отпечатанных на бланках решений администрации, Губернатора, руководителя Аппарата;

9.10.2. Документы после минования надобности и испорченные экземпляры документов, отпечатанных на бланках администрации, Губернатора, руководителя Аппарата, структурных подразделений Аппарата, решений администрации, Губернатора, руководителя Аппарата, в небольшом количестве уничтожаются путем измельчения в машинах.

9.10.3. Документы после минования надобности в большом количестве уничтожаются путем сжигания в следующем порядке:

- управление делами (хозяйственный отдел) определяет место для сжигания документов (энергоустановку) и в этих целях заключает договор с владельцем энергоустановки;

- руководители структурных подразделений Аппарата за два дня до сжигания документов дают заявку в хозяйственный отдел управления делами на автомобильный транспорт, назначают комиссию из работников своего подразделения для контроля над процессом сжигания документов в целях их полного уничтожения;

- члены комиссии присутствуют при сжигании документов, составляют акт об их уничтожении и представляют его для утверждения руководителю структурного подразделения Аппарата.

____________________________________________________________________ __

*(1) Правила оформления конкретных видов документов устанавливают требования, которые могут выходить за рамки общих требований

*(2) Пт - единица измерения (1/72) дюйма, используемая в текстовом редакторе MS Word для определения величины интервала

*(3) Указывается на бланках протоколов заседании администрации Сахалинской области и на бланках выписок из этих протоколов.

*(4) Фамилии и инициалы председателя не указываются в протоколах совещании, проводимых Губернатором.

*(5) Фамилии могут быть указаны в алфавитном порядке.

*(6) При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

                                                                 ОБРАЗЕЦ

                                     ГЕРБ

                                ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                       ГУБЕРНАТОРА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ

                      от _____________ N ____________

                               г. Южно-Сахалинск

         Об утверждении Положения о межведомственной комиссии

     Сахалинской области по вопросам привлечения и использования

                         иностранных работников

      В соответствии с пунктом 15 Правил определения исполнительными органами

государственной власти потребности в привлечении иностранных работников

и формирования квот на осуществление иностранными гражданами трудовой

деятельности в Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства

Российской Федерации от 22.12.2006 N 783, постановляю:

      1.Утвердить Положение о межведомственной комиссии Сахалинской области по

вопросам привлечения и использования иностранных работников (прилагается).

      2. Опубликовать настоящее постановление в газете "Губернские ведомости".

Губернатор Сахалинской области                                       И.О. Фамилия

                                                               ОБРАЗЕЦ

                                          ГЕРБ

                            АДМИНИСТРАЦИЯ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ

                                      ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                       от Дата подписания     N Номер документа

                                    г. Южно-Сахалинск

                      Об установлении величины прожиточного минимума

                      по Сахалинской области за IV квартал 2007 года

      В соответствии со статьей 4 Закона Сахалинской области от 24.06.98 N 67 "О прожиточном минимуме

в Сахалинской области" администрация Сахалинской области постановляет:

      1.Установить величину прожиточного минимума в целом по Сахалинской области за

 IV квартал 2007 года в расчете на душу населения - 6 606 рублей, для трудоспособного населения - 6 961 рубль,

пенсионеров -5 436 рублей, детей - 6 283 рубля.

      2. Опубликовать постановление в газете "Губернские ведомости".

      3. Настоящее постановление вступает в силу со дня официального опубликования.

Губернатор Сахалинской области                                И.О. Фамилия

                                                                                     ОБРАЗЕЦ

                                           ГЕРБ

                           АДМИНИСТРАЦИЯ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ

                                       РАСПОРЯЖЕНИЕ

                         от Дата подписания     N Номер документа

                                       г. Южно-Сахалинск

                                      О выделении средств

      1.В целях предупреждения чрезвычайной ситуации регионального  характера и  ликвидации

чрезвычайной ситуации, связанной с обеспечением населения питьевой водой и электроэнергией,

выделить  из  резервного  фонда  администрации  Сахалинской  области  2368,32  тыс.  рублей

администрации муниципального образования "Холмский городской округ" согласно приложению.

      2.В соответствии с  Порядком  расходования  средств  резервного  фонда  администрации

Сахалинской области, утвержденного  постановлением  администрации  Сахалинской  области  от

29.12.2007 N 300-па, администрации муниципального образования "Холмский городской округ"  в

течение 10 дней после проведения соответствующих работ  представить  в  главное  финансовое

управление Сахалинской области отчет о целевом использовании средств, указанных в пункте  1

настоящего распоряжения.

Губернатор Сахалинской области                                                  И.О. Фамилия

                                                             ОБРАЗЕЦ

                                   ГЕРБ

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

                      ГУБЕРНАТОРА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ

                  от Дата подписания N Номер документа

                             г. Южно-Сахалинск

       О внесении изменений в состав комиссии по организации и

         проведению безвизовых поездок граждан России и Японии

      В связи с кадровыми изменениями в органах местного самоуправления внести

в состав постоянно действующей комиссии по организации и проведению безвизовых

поездок  граждан  России  и  Японии,  утвержденный  распоряжением  губернатора

Сахалинской  области  от  01.06.2006  N 31-р  с  учетом  изменений,  внесенных

распоряжением  губернатора  Сахалинской области от 01.02.2007 N 8-р, следующие

изменения:

      - вывести из состава комиссии Жарова В.Н.;

      - ввести в состав членами комиссии:

Разумишкина            -    главу      администрации      муниципального

Николая Николаевича         образования "Курильский городской округ"

                            (по согласованию)

Сморчкова              -    директора      муниципального     унитарного

Валентина Викторовича       предприятия "Курило-японский центр" (по

                            согласованию)

Губернатор Сахалинской области                                     И.О. Фамилия

ОБРАЗЕЦ

УТВЕРЖДЕНО

постановлением губернатора

Сахалинской области

от _______________ N ___

Положение
о межведомственной комиссии Сахалинской области
по вопросам привлечения и использования иностранных работников

1. Общие положения

Межведомственная комиссия Сахалинской области по вопросам привлечения и использования иностранных работников (далее - Комиссия) является постоянно действующим консультативным и совещательным органом, образованным заинтересованными органами исполнительной власти Сахалинской области, территориальным органом Федеральной миграционной службы, государственной инспекцией труда Сахалинской области, трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений Сахалинской области в целях согласования потребности в привлечении иностранных работников и предложений по объемам квот на осуществление иностранными гражданами трудовой деятельности в Сахалинской области, под которыми понимаются квоты на выдачу иностранным гражданам приглашений на въезд в Сахалинскую область в целях осуществления трудовой деятельности и квоты на выдачу иностранным гражданам, прибывшим в Сахалинскую область в порядке, не требующем получения визы, разрешений на работу (далее - квоты).

(далее текст не приводится)

___________________________________

ОБРАЗЕЦ

Пояснительная записка

к проекту постановления администрации Сахалинской области
"Об установлении величины прожиточного минимума
по Сахалинской области за IV квартал 2007 года"

Проект постановления администрации Сахалинской области "Об установлении величины прожиточного минимума по Сахалинской области за IV квартал 2007 года" подготовлен в соответствии с Законом Сахалинской области от 24.06.98 N 67 "О прожиточном минимуме в Сахалинской области" и от 14.12.2005 N 91-ЗО "О потребительской корзине по Сахалинской области".

Величина прожиточного минимума на душу населения и по социально-демографическим группам (трудоспособное население, пенсионеры и дети) устанавливается постановлением администрации Сахалинской области на основании потребительской корзины в области и данных территориального органа Федеральной службы государственной статистики по Сахалинской области (Сахалинстат).

Потребительская корзина состоит из:

- минимального набора продуктов питания;

- минимального набора непродовольственных товаров;

- минимального набора услуг.

(далее текст не приводится)

Начальник управления по труду Сахалинской области

И.О. Фамилия

ОБРАЗЕЦ

АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ

Приказ

от ____________ N _____

г. Южно-Сахалинск

Об утверждении Положения об управлении по вопросам
местного самоуправления аппарата администрации
Сахалинской области

1. Утвердить Положение об управлении местного самоуправления аппарата администрации Сахалинской области (прилагается).

2. Признать утратившим силу приказ вице-губернатора, руководителя аппарата администрации Сахалинской области от 08.06.2004 N 12 "Об утверждении Положения об управлении по вопросам местного самоуправления аппарата администрации Сахалинской области", за исключением пункта 3.

Вице-губернатор, руководитель аппарата администрации Сахалинской области

И.О. Фамилия

                                                                          ОБРАЗЕЦ

                                      ГЕРБ

                                    ПРОТОКОЛ

                                   ЗАСЕДАНИЯ

                       АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ

______________________________________________________________________________________

--------------------------------------------------------------------------------------

                                                           от _________________ N ____

                              ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ

                          ГУБЕРНАТОР САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ

                                 И.О. ФАМИЛИЯ

Присутствовали:

Первый  вице-губернатор  Сахалинской             - инициалы и фамилия

области

Вице-губернатор Сахалинской области               - инициалы и фамилия

Руководители областных и территориальных

органов исполнительной власти Сахалинской

области:                                          - инициалы и фамилия

                                                    в алфавитном порядке

Руководители органов местного самоуправления

                                                 - инициалы и фамилия

                                                  в алфавитном порядке

ответственные работники аппарата  администрации области,  областных  и

территориальных органов исполнительной власти области, территориальных

органов федеральных органов  исполнительной  власти, органов  местного

самоуправления,  ведомств,  представители средств массовой информации.

__________________________________________________________________________

                  I. О проекте областной целевой программы социально-

                       экономического развития Сахалинской области

                                    на 2008-2010 годы

___________________________________________________________________________

                           (Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1.Принять в целом представленный комитетом экономики Сахалинской области

проект распоряжения администрации области о проекте областной целевой

программы социально-экономического развития Сахалинской области на

2008-2010 годы.

2. Комитету экономики Сахалинской области (И.О. Фамилия):

- доработать указанный проект распоряжения с учетом состоявшегося обсуждения

и высказанных на заседании предложений и замечаний;

- доработанный проект распоряжения представить в установленном порядке.

                         (Далее текст не приводится)

Губернатор Сахалинской области                                     И.О. Фамилия

ОБРАЗЕЦ

Гриф секретности или

ограничительная пометка

Экз. N

Протокол

совещания у первого вице-губернатора
Сахалинской области
И.О. ФАМИЛИЯ

                                       __________________________________________________

                                                      г. Южно-Сахалинск

                                                                   от ___________ N ИФ-21

Присутствовали:

председатель комитета по промышленности  - инициалы и фамилия

и торговле Сахалинской области

председатель комитета экономики           - инициалы и фамилия

Сахалинской области

заместитель начальника главного правового  - инициалы и фамилия

управления аппарата администрации

Сахалинской области

ответственные работники аппарата            - инициалы и фамилия

администрации Сахалинской области           в алфавитном порядке

___________________________________________________________________

          I. О мерах по усилению межведомственной координации

                              и контроля за........

___________________________________________________________________

                         (Фамилия, Фамилия, Фамилия)

                                 (Текст)

                  II.    О мерах по .........................

________________________________________________________________

                         (Фамилия, Фамилия, Фамилия)

                                   (Текст)

Первый вице-губернатор Сахалинской области

И.О. Фамилия

ОБРАЗЕЦ

ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ
ГУБЕРНАТОРА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ
от ______________ N ______

г. Южно-Сахалинск

По итогам совещания у губернатора области от 14 января 2008 г.:

1. Фамилия И.О. в срок до 30.01.2008 определить систему контроля за получением __..

2. Фамилия И.О. в срок до 15.02.2008 рассмотреть предложенные варианты размещения __.

3. Фамилия И.О. еженедельно направлять в адрес Правительства Р.Ф. информацию о _..

(далее текст не приводится)

И.О. Фамилия

ОБРАЗЕЦ

ИНФОРМАЦИЯ

об исполнении поручений губернатора
Сахалинской области
от ______________ N ____

N п/п	Содержание поручения	Ответственный исполнитель	Срок исполнения	Отметка об исполнении
1.	Определить систему контроля за получением _..	Фамилия И.О.	30.01.2008
2.	Рассмотреть предложенные варианты размещения _..	Фамилия И.О.	15.02.2008
3.	Направлять в адрес Правительства Р.Ф. информацию о ___.	Фамилия И.О.	еженедельно

(далее текст не приводится)

                                                                                           ОБРАЗЕЦ

                                              ГЕРБ

                               АДМИНИСТРАЦИЯ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ

                  693011 г. Южно-Сахалинск, Коммунистический проспект, 39,

                         тел.: (424 2) 469-111, факс: (424 2) 72-18-01

                  E-mail: ad_kanc@adm.sakhalin.ru, http://www.adm.sakhalin.ru

           ОКПО 00022160, ОКОГУ 23010, ОКАТО 64401000000, ИНН/КПП 6500000680/650001001

____________________________________________________________________________________________

--------------------------------------------------------------------------------------------

__________________ N ____________________

На __________________________ от __________________

                                                   Заместителю Полномочного представителя

                                                   Президента Российской Федерации в

                                                   Дальневосточном федеральном округе

                                                   И.О. Фамилия

О направлении информации

                                  Уважаемый Имя Отчество!

Администрация Сахалинской области направляет запрашиваемую Вами информацию о ________

Приложение: на 4 л.

Вице-губернатор Сахалинской области                                              И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

тел.

                                            |                                         ОБРАЗЕЦ

                                            |    ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР, РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА

                                            |       АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ

                                            |

                                            |   Южно-Сахалинск, Коммунистический пр., 39

                                            |     Тел. (4242)469-115, ф.(4242)42-08-31

                                            |

                                            |Рег. N-256/08-0                 Дата 11.02.2008

                                            |

                                            |Текст резолюции.

                                            |

                                            |

                                            |

                                            |

                                            |

                                            |

                                            |"__"_____________               И.О. Фамилия

                                            |

                                            |

                                            |Исходящий N                     от 10.01.2008

                                            |N документа                     от

                                            |

                                            |Содержание: содержание документа из рег. карточки

                                            |

--------------------------------------------+--------------------------------------------------

                                            |

                                            |

                                            |

                                            |

                                            |

                                            |

                                            |

                                            |

                                            |

                                            |

                                            |

                                            |

                                            |

                                            |

                                            |

                                            |

                                            |

                                            |

                                            |

                                            |

                                            |

                                                                                        ОБРАЗЕЦ

                                                                                    УТВЕРЖДАЮ

                                                                  Начальник управления

                                                                  мобилизационной подготовки и

                                                                  режима аппарата администрации

                                                                  Сахалинской области

                                                                  подпись          И.О. Фамилия

                                                                  дата

Акт N ________
о передаче документов, находящихся на исполнении

      Основание: (название документа, его дата и номер или поручение руководителя подразделения

об исполнении обязанностей, его дата).

      Составлен: (инициалы и фамилии лиц, составивших акт).

      Присутствовали: (инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта).

Руководствуясь Регламентом администрации Сахалинской области и Инструкцией по  делопроизводству

в аппарате администрации Сахалинской области отобраны находящиеся на исполнении у Фамилия И.О.,

наименование должности специалиста,  и  передаются  на  исполнение  Фамилия И.О.,  наименование

должности специалиста, следующие документы:

_____________________________________________________________________________

   (наименование структурного подразделения аппарата администрации области)

______________________________________________________________________________

N п/п	Документ (дело), N и дата	Заголовок документа (дела)	Срок исполнения	Примечание

Итого в акт внесено ______________________________ документов (дел).

                                             (подписи лиц,         И.О. Фамилия

                                             составивших           И.О. Фамилия

                                             акт)                  И.О. Фамилия

                                                                                        ОБРАЗЕЦ

                                                                                  УТВЕРЖДАЮ

                                                                  Начальник отдела

                                                                  документационного обеспечения

                                                                  аппарата администрации

                                                                  Сахалинской области

                                                                  подпись           И.О. Фамилия

                                                                  дата

Акт N ___
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих дальнейшему хранению

      Основание: (название документа, его дата и номер).

      Составлен: (инициалы и фамилии лиц, составивших акт).

      Присутствовали: (инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта).

      Руководствуясь перечнем документов, подлежащих хранению до одного года,

отобрали подлежащие уничтожению как не имеющие научно-исторической   ценности

и утратившие практическое значение следующие документы:

__________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения аппарата администрации области)

     _______________________________________________________________

N п/п	Год	Заголовок и номер дела	Количество дел	Номер статьи по перечню	Примечание

Итого за ______ год в акт N __________ внесено ________________ дел.

                                          (подписи лиц,       И.О. Фамилия

                                          составивших         И.О. Фамилия

                                          акт)                И.О. Фамилия

Документы сданы на переработку _____________________________________________

                                   (подпись лица, уничтожившего документы)