Постановление Мэра города Южно-Сахалинска от 15 декабря 2008 г. N 2841 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Постановление Мэра города Южно-Сахалинска
от 15 декабря 2008 г. N 2841
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации
города Южно-Сахалинска"

С изменениями и дополнениями от:

20 февраля, 30 апреля 2009 г., 23 марта 2010 г.

ГАРАНТ:

Распоряжением Администрации города Южно-Сахалинска от 28 марта 2012 г. N 74р настоящее постановление признано утратившим силу

В соответствии со ст. 37 Устава городского округа "Город Южно-Сахалинск", в целях совершенствования системы делопроизводства в администрации города Южно-Сахалинска постановляю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска (прилагается).

2. Инструкцию по делопроизводству, утвержденную настоящим постановлением ввести в действие с 01 января 2009 года.

3. Руководителям структурных подразделений администрации города обеспечить изучение работниками структурных подразделений Инструкции по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска.

4. Отделу связи и информационного обеспечения (Манакин А.В.) до 01.01.2009 года внести изменения в электронные шаблоны документов, в соответствии с утвержденной Инструкцией по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска.

5. Отделу по работе с документами и контролю администрации города (Скокова Е.Ю.) до 01.02.2009 внести соответствующие изменения в Регламент администрации города, Южно-Сахалинска, утвержденный постановлением мэра города от 06.02.2007 N 201.

6. Считать утратившими силу с 01.01.2009 года постановления мэра города:

- от 26.02.2002 N 296 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска";

- от 04.03.2002 N 316 "О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в администрации г. Южно-Сахалинска, утвержденную постановлением мэра города от , 26.02.2002 N 296";

- от 10.12.2003 N 2111 "О внесении изменений в постановление мэра N 296 от 26.02.02 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации г. Южно-Сахалинска";

- от 12.04.2006 N 638 "О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в администрации г. Южно-Сахалинска, утвержденную постановлением мэра города от 26.02.2002 N 296";

- от 06.07.2006 N 1242 "О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в администрации г. Южно-Сахалинска, утвержденную постановлением мэра города от 26.02.2002 N 296";

- от 12.09.2006 N 1705 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации г. Южно-Сахалинска, утвержденную постановлением мэра города от 26.02.02 N 296 и в Регламент администрации города Южно-Сахалинска, утвержденный постановлением мэра города от 20.12.2004 N 2380";

- от 24.10.2006 N 1971 "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в администрации г. Южно-Сахалинска, утвержденную постановлением мэра города с 26.02.2002 N 296";

- от 18.12.2006 N 2405 "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в администрации г. Южно-Сахалинска, утвержденную постановлением мэра города о 26.02.2002 N 296";

- от 23.11.2007 N 2432 "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в администрации г. Южно-Сахалинска, утвержденную постановлением мэра города с 26.02.2002 N 296";

- от 06.12.2007 N 2538 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации г. Южно-Сахалинска и Регламент администрации город; Южно-Сахалинска".

7. Контроль исполнения постановления мэра города возложить на вице-мэра руководителя аппарата В.В. Рукавца.

Мэр города Южно-Сахалинска

А.И. Лобкин

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Южно-Сахалинска от 23 марта 2010 г. N 530 в настоящую Инструкцию внесены изменения

См. текст Инструкции в предыдущей редакции

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска
(утв. постановлением Мэра города Южно-Сахалинска
от 15 декабря 2008 г. N 2841)

С изменениями и дополнениями от:

20 февраля, 30 апреля 2009 г., 23 марта 2010 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в администрации города Южно-Сахалинска (далее - Администрация), порядок работы с документами, основные правила их подготовки, оформления, регистрации, рассылки и хранения.

1.2. Инструкция подготовлена на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536), Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Регламента Администрации, утверждаемого постановлением администрации города и с учетом опыта работы с документами в Администрации.

Делопроизводство в Администрации организовано и ведется на основе настоящей Инструкции и других нормативно-методических документов. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами, порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.

1.3. Работа с секретными документами, документами ограниченного доступа, а также обработка секретной информации ограниченного доступа осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Организация и ведение секретного делопроизводства возложены на отдел по защите государственной тайны и военной мобилизации.

1.4. Требования настоящей Инструкции обязательны для работников всех структурных подразделений Администрации (далее - Подразделения администрации).

1.5. Автоматизированная система документированной информации должна отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.6. Организация и совершенствование системы делопроизводства на основе единой технической политики, методическое руководство службами делопроизводства в подразделениях, контроль соблюдения требований Инструкции, установленного порядка работы с документами в Администрации осуществляется Отделом по работе с документами и контролю.

Письма Отдела по работе с документами и контролю по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в Подразделениях администрации.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в Подразделениях администрации возлагается на их руководителей.

Работники Подразделений администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

1.8. Положения о службе делопроизводства, должностные инструкции ее работников в Подразделениях администрации разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются их руководителями.

1.9. На работников службы делопроизводства Подразделений администрации возлагаются следующие основные обязанности:

- прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов;

- учет (регистрация) внутренних документов;

- передача документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующих указаний (резолюций) - непосредственному исполнителю;

- учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);

- контроль сроков прохождения и рассмотрения документов;

- организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства;

- подготовка проекта номенклатуры дел Подразделения администрации;

- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, передача дел в архивный отдел Управления кадровой политики и архивного дела Администрации (далее - архив);

- выдача работникам документов и дел, находящихся на хранении в Подразделении администрации, контроль их возврата;

- сверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников;

- анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя Подразделения администрации об исполнении документов и поручений, подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

- занесение информации о приеме, прохождении и исполнении документов в базу данных автоматизированной системы "Канцелярия";

- ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;

- консультирование работников по вопросам работы с документами;

- учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в Подразделениях администрации.

1.10. Служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений и распоряжений администрации города и проектах других документов, может использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или знакомящегося с соответствующими документами.

1.11. Передача работникам других организаций копий документов, подписанных мэром города, допускается только по его указанию (разрешению) или по указанию вице-мэра, руководителя аппарата, о чем делаются соответствующие записи на подлинниках документов, а также в электронных карточках документов (учетных карточках) с указанием фамилии должностного лица, разрешившего передачу документа.

В связи со служебной необходимостью передача документов (копий документов) Подразделений администрации работникам других организаций допускается с разрешения руководителей Подразделений администрации или их заместителей.

При утрате документов или несанкционированном разглашении содержащейся в них служебной информации руководитель Подразделения администрации письменно информирует вице-мэра, руководителя аппарата, начальника Отдела по работе с документами и контролю. Вице-мэр, руководитель аппарата назначает служебное расследование.

1.12. В Подразделениях администрации могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства.

1.13. При работе с документами, поступившими в Администрацию, не разрешается вносить правки, делать пометки, работать с ними вне служебных кабинетов.

1.14. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни или увольнения, < работник по указанию руководителя Подразделения администрации передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику.

1.15. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с письменного разрешения мэра города или вице-мэра, руководителя аппарата Администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника или протокола о выдаче копии.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в случаях, предусмотренных федеральными законами, и производится с разрешения вице-мэра, руководителя аппарата.

2. Оформление документов

2.1. Реквизиты документов

При подготовке и оформлении документов Администрации и Подразделений администрации используют следующие реквизиты:

01 - герб города Южно-Сахалинска - помещают на бланках документов в соответствии с Положением "О гербе городского округа "город Южно-Сахалинск", а именно: на общих бланках Администрации, на бланках постановлений и распоряжений администрации города, решений городского Собрания, на бланках мэра, первых вице-мэров и вице-мэров города, председателя и заместителей председателя городского Собрания, депутатских комиссий и депутатских запросов, на бланках Подразделений администрации (приложения 1-7);

02 - наименование администрации города - указывается в соответствии с Уставом городского округа;

03 - наименование Подразделения администрации - указывается в соответствии с Положением о нем, утвержденном постановлением администрации города. Наименование Подразделения администрации указывают в том случае, если оно является автором документа и подписывается его руководителем. Наименование Подразделения администрации располагают ниже наименования Администрации. Сокращенное наименование Подразделения администрации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в положениях о них. Сокращенное наименование помещают (в скобках) ниже полного наименования;

04 - справочные данные об администрации города включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, номера факсов. Могут указываться и другие сведения (номера счетов в банке, адрес электронной почты и др.);

05 - справочные данные о Подразделении администрации включают в себя то же, что и реквизит 04;

06 - наименование вида документа составленного или изданного Администрацией, должно быть определено Уставом города, положением об Администрации. В Администрации готовятся проекты решений городского Собрания, постановления Администрации, постановления и распоряжения администрации города, протоколы заседаний Коллегии и совещаний при мэре города, договоры, соглашения и протоколы намерений, заключаемые от имени Администрации. В письме наименование вида документа не указывают;

07 - дата документа - датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Реквизит "Дата" отделяется от наименования вида документа, как правило, интервалом 24 пт

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. При этом буква "г." после цифр не ставится.

Например, дату 25 июня 2008 г. Следует оформлять: 25.06.2008.

При словесно-цифровом способе проставления даты дня месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами.

Например, 05 июня 2008 г.

В этом случае в конце даты пишется "г." либо полное слово "год" в соответствующем падеже.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру обязательно

(2.07.2008 - неправильно, 02.07.2008 - правильно).

При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.

Предусматриваются и другие способы датирования, например: год, месяц, число (2007.07.07).

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться;

08 - регистрационный номер документа - это цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив Администрации, находится под контролем и ответственностью Администрации.

Реквизит "Регистрационный номер документа" отделяется от наименования вида документа, как правило, интервалом 24 пт.

Регистрационный номер документа состоит из индекса Подразделения администрации, подготовившего документ и порядкового номера по единой нумерации в течение календарного года, например, 01-580.

Регистрационный номер документа, составленного совместно с двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров Администрации и других организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

09 - ссылка на регистрационный номер и дату документа - включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ (на N _____ от _____).

Этот реквизит размещается на бланке и должен заполняться при составлении письма-ответа. При подготовке ответов повторение в тексте письма ссылки на реквизиты входящего документа делать не следует;

10 - место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам 02 - 05. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления;

11 - гриф ограничения доступа к документу - проставляют без кавычек на первом листе документа и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации, а также на первой странице сопроводительного письма к документам;

12 - адресат - в качестве адресата могут быть организации, структурные подразделения, должностные или физические лица.

Реквизит "Адресат" печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Администрация Сахалинской области

Контрольно-правовое управление

При направлении документа должностному лицу наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:

                                         Департамент строительства

                                         Общий отдел Главному специалисту

                                         А.А. Иванову

или

                                         Генеральному директору

                                         ОАО "Востокгеология"

                                         А.И. Иванову

При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, их названия указываются обобщенно, например:

                                         Муниципальные предприятия

                                         города Южно-Сахалинска

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:

                                         Департамент архитектуры,

                                         градостроительства и управления

                                         недвижимостью

                                         города Южно-Сахалинска

Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. Каждый экземпляр должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки документа, который подписывается исполнителем, и на каждом документе проставляется только один адресат. На самом письме в этом случае адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                       Сахалинская транспортная инспекция

                                       Пограничная ул., д. 45

                                       г. Южно-Сахалинск, 693000

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                      Образцову О.П.

                                      ул. Садовая, д. 5, кв.12,

                                      г. Липки, Киреевский р-он, Тульская

                                      обл., 301264

13 - гриф утверждения документа - документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым организационно-распорядительным документом (постановление, распоряжение, приказ, протокол). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                    УТВЕРЖДАЮ

                                    Вице-мэр города Южно-Сахалинска

                                    __________________  ______________

                                     (личная подпись) (инициалы, фамилия)

                                    00.00.0000

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

                                              УТВЕРЖДАЮ

                                    Вице-мэр города Южно-Сахалинска

                                    __________________  ______________

                                     (личная подпись) (инициалы, фамилия)

                                    00.00.0000

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа организационно-распорядительным документом, гриф утверждения включает в себя слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                       УТВЕРЖДЕН

                                       постановлением администрации

                                       города Южно-Сахалинска

                                       от _____________ N ______

или

                                            УТВЕРЖДЕН

                                       постановлением администрации

                                       города Южно-Сахалинска

                                       от _____________ N ______

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первого листа документа и печатают от границы верхнего поля без кавычек.

Слова "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНО" допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности;

14 - резолюция - написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись и дату, например:

                                        Ивановой А.А.

                                        Морозовой Н.В.

                                        Прошу подготовить

                                        проект договора

                                        к 05.10.2008

                                        Личная подпись

                                        Дата

В тексте резолюции, по возможности кратком, должна быть использована устоявшаяся терминология. В случае необходимости подготовки ответа:

- резолюция "Для ответа" указывает на необходимость подготовки и отправки ответа корреспондентам и заявителям непосредственно исполнителем, копия ответа вместе с копией поступившего документа направляется в канцелярию Отдела по работе с документами и контролю (с оригиналом поступившего документа);

- резолюция "Для подготовки ответа" определяет необходимость подготовки проекта ответа и направления его вместе с поступившими документами в адрес должностного лица, подписавшего резолюцию. При этом прохождение проектов ответов по цепи исполнителей должно точно соответствовать обратному порядку направления резолюций.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на лицевой стороне первого листа подлинника документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело;

15 - заголовок к тексту отражает краткое содержание текста документа. Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопросы:

о чем? (о ком?), например:

Постановление о создании аттестационной комиссии;

Чего? (кого?), например:

Должностная инструкция главного специалиста.

Заголовок обязателен для всех видов документов, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бланках форматов А5, А6.

Заголовок к тексту документа печатается от левой границы текстового поля без кавычек и точки в конце через один межстрочный интервал. Заголовок к тексту документа отделяется от предыдущего реквизита интервалом 24 пт;

16 - отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Оформляется на всех документах, подлежащих контролю с указанием срока исполнения;

17 - текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Все документы печатаются шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравниваются по левой и правой границам текстового поля.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст отделяется от заголовка интервалами 24 пт

В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (преамбуле) указываются обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, во второй (заключительной), начинающейся с абзаца - решения, выводы, задания, просьбы, предложения, рекомендации, согласие, выражение гарантии и т.п.

Текст может содержать одну заключительную часть (например: постановления, распоряжения - постановляющую (распорядительную) часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражения благодарности или сочувствия и др.; справки, докладные записки, оценку фактов, выводы). Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о Подразделении администрации или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

В тексте документа при ссылке на правовой акт указывается его полное наименование, дата и номер при этом указываются перед наименованием.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Текст документа может подразделяться на части, главы, разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами. Подразделы, пункты и подпункты текста нумеруются арабскими цифрами и пишутся с абзацного отступа. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.). Если текст документа (его раздел) содержит один пункт, то номер ему не присваивается.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Порядковые номера проставляют посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница" (стр.) и знаков препинания.

В распорядительных документах, принимаемых на принципах единоначалия изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("постановляю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В совместных документах текст излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили" "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности Администрации, Подразделений администрации (устав, положение, инструкция), а также в документах, содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила"). В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение ");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("администрация не возражает", "администрация считает возможным").

В тексте документа должны быть соблюдены нормы литературного языка. Слова диалектные, разговорные и устаревшие исключаются. Слово в тексте документа должно употребляться в том значении, в каком оно употребляется в общелитературном языке, не допускается возможность двоякого или неопределенного толкования, многозначности. При наличии лексических вариантов предпочтение отдается стилистически нейтральным единицам, например: из двух форм - "надо" и "необходимо" - предпочтение следует отдавать второму варианту, так как первый вариант имеет разговорный оттенок.

Перед реквизитом "Подпись" в деловых письмах используется заключительная этикетная фраза "С уважением". Таким образом, обращение "Уважаемый...!" в начале письма и заключительная этикетная фраза "С уважением" составляют так называемую этикетную рамку.

Необходимо исключать из текста лишние слова, которые в документе не несут никаких смысловых оттенков (не "настоящий акт", а "акт", не "настоящим предлагается", а "предлагается" или "предлагаем").

Следует избегать тавтологии (например: "свободная вакансия", "в октябре месяце" и т.о.).

При построении больших сложных предложений следует учитывать, что его перечисляемые части (отдельные слова, распространенные обороты или придаточные предложения) должны быть однородными, т.е. отвечать на один вопрос, например:

Работник отдела, которому поручено осуществлять контроль и проверку исполнения поручений, обязан:

проверить наличие сведений о документе в автоматизированной регистрационной системе;

установить непосредственных исполнителей в Подразделениях администрации;

сообщить сведения о ходе исполнения документа;

18 - отметка о наличии приложения.

Приложения к проектам документов оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов.

Приложения визируются руководителем Подразделения администрации, внесшего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Если приложение одно, порядковый номер не указывается.

Если к документу имеются приложения, то об этом указывается в тексте или после текста документа перед подписью. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, включает в себя сведения о количестве листов и количестве экземпляров, например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N), например:

Приложения: 1. Протокол собрания учредителей ОАО "Стройдеталь" на 5 л. в 1 экз.

            2. Проект решения городского Собрания на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Например:

Приложение: программа в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: договор от 31.02.2007 N 17 и приложения к нему, всего на 10 л.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

В распорядительных документах (постановления, распоряжения, решения, приказы) сведения о наличии приложений указывают в тексте, например:

"Разработать и представить на утверждение график приема граждан на первый

квартал 2007г." по форме, указанной в приложении N 1", (слово "приложение"

печатается со строчной буквы).

Если в тексте распорядительного документа (постановления, распоряжения, приказы, инструкции, положения, решения) дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишут "Приложение N" (без кавычек, печатают от границы верхнего поля листа), ниже дается ссылка на наименование распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Печатается через один межстрочный интервал. Например:

                                                   Приложение N 2

                                                   к постановлению администрации

                                                   города Южно-Сахалинска

                                                   от 12.05.2008 N 1035

Допускается выражение "Приложение N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

                                                ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

                                           к постановлению администрации города

                                                Южно-Сахалинска

                                              от 12.05.2008 N 1035

Заголовок к тексту приложения выравнивается по центру и отделяется от предыдущего реквизита интервалом 36 пт, от текста приложения - интервалом 24 пт Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку, например (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки выравниваются по центру (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы (может быть напечатан размером N 12). Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его.

Например:

	Объем строительно-монтажных работ, выполненных
	подрядным способом	хозяйственным способом

Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) должна быть пронумерована и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок;

19 - подпись является обязательным реквизитом документа. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Начальник управления сельского хозяйства

администрации города Владивостока        личная подпись    А.А. Борисов

или на бланке

Начальник управления                     личная подпись    А.А. Борисов

Подпись отделяется от последней строки текста интервалом 36 пт.

Наименование должности лица, подписавшего документ печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и допускается центрировать наименование должности относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Заместитель начальника

общего отдела                            личная подпись     Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Подписи могут отделяться одна от другой 1,5-2 межстрочными интервалами.

Начальник департамента образования        личная подпись    Л.А. Иванов

Главный бухгалтер                         личная подпись

И.И. Сидоров

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Начальник                                     Начальник

Департамента образования                      Департамента здравоохранения

Личная подпись А.Г. Демидова                  Личная подпись К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии             личная подпись            А.И. Иванов

Члены комиссии                    личная подпись            В.К. Соколов

                                  личная подпись            Ю.Н. Игнатьев

Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести машинописным способом, например: "исполняющий обязанности", "заместитель"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Одним из способов подписания документа является использование факсимиле как аналога собственноручной подписи. В соответствии с статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон;

20 - гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник департамента строительства

Личная подпись И.А. Иванов

Дата

Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне слева и справа.

Реквизит "Гриф согласования документа" располагают в правом верхнем углу первого листа документа и печатают от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами;

21 - визы согласования документа - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица Администрации с его содержанием (далее - виза). Согласование документа оформляется визой, включающей в себя должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись       Н.А.Федоров

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись       Н.А. Федоров

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают, датируют и прилагают к документу.

Представляемые на подпись документы визируются руководителем Подразделения администрации, где готовился проект документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается полистное визирование документа и его приложения для защиты от возможной замены листов.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути;

22 - печать. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

23 - отметка о заверении копии. Заверение копии документа производится в необходимых случаях для придания ему юридической силы.

При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись этого должностного лица; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Главный специалист общего отдела        Личная подпись        А.В. Носова

26.10.2008

Администрация, Подразделения администрации, как правило, могут выдавать копии только издаваемых ими документов.

Копии (ксерокопии) правовых актов для удостоверения их соответствия подлинникам заверяются печатью "Отдел по работе с документами и контролю". Заверительная надпись "Верно" не проставляется.

Если документ (положение, устав) требуется сброшюровать (для представления в банковские учреждения, судебные органы, для нотариальных сделок), то на левом поле документа делается три прокола, через которые пропускается нить. Концы нити выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (размером 10x6 см) с заверительной надписью, например:

Прошнуровано и пронумеровано

6 (шесть) листов

Верно

Начальник общего отдела администрации города Южно-Сахалинска

Личная подпись И.И. Иванова

Дата

Подпись заверяется печатью, при этом оттиск печати должен захватывать подпись, поставленную на наклеенном листе бумаги, и лист, на который он наклеен;

24 - отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа необходима для оперативной связи адресата с составителем документа для выяснения возникших вопросов.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя, документа или руководителя Подразделения администрации и номер его телефона (без буквы "т" и пробелов или дефисов между цифрами номера).

Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне (при отсутствии места - на оборотной стороне) последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Петров

При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например: (4242) 744567.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя, а соисполнители ставят визу согласования на втором экземпляре документа;

25 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве информационно-справочного материала.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Если указана резолюция "Для ответа", исполнитель - руководитель Подразделения администрации на подлиннике документа (входящий документ) ставит отметку об исполнении. Данная отметка включает в себя: слова "В дело", фамилию исполнителя, подпись, дату, исходящий номер ответа, с приложением его копии.

Если указана резолюция "Для подготовки ответа", отметка о направлении документа в дело ставится должностным лицом, подписавшим резолюцию.

В случае, если ответ дается не на все поставленные вопросы, документ остается на контроле. Данный ответ является промежуточным и отметка о списании "В дело" исполнителем не ставится.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе;

26 - отметка о поступлении документа в Администрацию и Подразделения администрации содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Отметка о поступлении документа, как правило, проставляется в виде штампа. Данный реквизит обязателен для входящих документов, подлежащих регистрации.

На документы, имеющие резолюцию "Для ответа", "Для исполнения", поставленные на контроль, ставится штамп "Подлежит возврату с отметкой об исполнении";

27 - идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в Администрации.

Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память машины.

2.1.2. Порядок следования фамилий и инициалов в реквизитах организационно-распорядительных документов

Реквизиты документа	Местоположение инициалов и фамилии
Реквизиты документа	Инициалы перед фамилией	Инициалы после фамилии	Нет жестких ограничений по порядку следования фамилии и инициалов
Гриф утверждения документа	X
Подпись	X		1
Гриф согласования документа	X
Визы согласования документа	X
Отметка о заверении копии	X
Отметка об исполнителе	X
Адресат (при адресовании документа должностному лицу)	X
Адресат (при адресовании документа физическому лицу)		X
Резолюция			X
Текст документа		X

2.2. Бланки документов

2.2.1. Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

2.2.2. Бланки, применяемые для подготовки проектов документов мэра, первых вице-мэров, вице-мэров города, Администрации, разрабатываются Отделом по работе с документами и контролю.

Бланки, применяемые при подготовке документов Подразделений администрации, разрабатываются Подразделениями администрации.

Создание электронных шаблонов и внесение в них изменений осуществляется отделом связи и информационного обеспечения.

2.2.3. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм.). Бланки изготавливают типографским способом или с помощью компьютерной техники непосредственно при подготовке документа.

2.2.4. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

2,5 мм - левое

10 мм - правовое

20 мм - верхнее

20 мм - нижнее

2.2.5. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизит 01 располагают над серединой реквизита 02 (для Подразделения администрации - 03).

Реквизиты 02, 04, 06,10 (для Подразделения администрации - 03, 05), ограничительные отметки для реквизитов 07, 08, 09 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрованным (начало и конец строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2.2.6. В Администрации установлены следующие виды бланков:

- бланк Администрации;

- бланк мэра города;

- бланк первого вице-мэра, вице-мэра города;

- бланк Подразделения администрации;

- бланк конкретного вида документа (постановление, распоряжение и т.д.).

2.2.7. Для оформления служебных документов в Администрации применяются многоцветные и одноцветные гербовые бланки.

2.2.8. Многоцветные гербовые бланки: бланк письма Администрации, бланк письма мэра, первого вице-мэра, вице-мэра города.

Одноцветные гербовые бланки используют для оформления всех видов документов.

3. Требования к подготовке и оформлению документов

При оформлении правовых актов, вносимых на рассмотрение в городское Собрание, постановлений и распоряжений администрации города, служебных писем и других официальных документов, необходимо соблюдать следующие требования:

- текст излагается простым, доступным языком;

- не допускается использование сокращенных, неофициальных наименований;

- названия Подразделений администрации следует писать с прописной буквы, название отделов, находящихся в составе управлений, департаментов, комитетов - со строчной буквы;

- избегать использование архаичных терминов и оборотов ("поименованный" заменить на "указанный"; "настоящий регламент" заменить на "данный регламент" или "регламент");

- использовать только общепринятые сокращения (просп. - проспект, м - метр, кг - килограмм, мин - минута);

- в обозначении номера дома с литерой использовать строчную букву рядом с цифрой, например, "д. 48а";

- в написании количественных и порядковых числительных исходить из того, что количественные числительные не требуют наращения (категорически неправильно писать "не более 5-ти", должно быть написано: "не более 5" или "не более пяти"). И, напротив, падежное окончание в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должно присутствовать:

- в виде однобуквенного, в случае если последней букве числительного предшествует гласный звук: "5-й" (неправильно 5-ый"), "5-е" (неправильно "5-ое"), "5-х" (неправильно "5-ых")

- в виде двухбуквенного, в случае если последней букве числительного предшествует согласный звук: "5-го" (неправильно "5-ого"), "5-му" (неправильно "5-ому"), "30-ми" (неправильно "30-ыми"),

- полностью пишутся наименования населенных пунктов.

- не употребляются сокращенные наименования должностей. Полностью пишутся слова: заместитель, председатель, генеральный директор, начальник, заведующий и иные слова,

- не допускается использование сокращенного наименования органа власти, структурного подразделения, организации, если это специально не оговорено в тексте. Например: отдел жилищной реформы управления жилищной политики администрации города (далее - отдел жилищной реформы).

- не допускается при написании инициалов и фамилии отрывать инициалы от фамилии, размещая их на разных строках;

- не допускается отрывать знак "N" от самого номера, написанного цифрами размещая их на разных строках;

- недопустимо отделение (разнесение на разные строки) даты или года от слов "год", "г." или "гг." и др.;

- не допускаются разрывы в названиях предприятий при переходе на новую строку (например, ООО "Старстрой");

- не допускается внесение изменений в подписанный документ, а также в согласованный проект документа;

- если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. Например: Начальнику организационного отдела Девяткину С.П. сформировать план работы.

- в качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. В этом случае фамилия и инициалы руководителя указываются в скобках. Например: Управлению архитектуры (Иванов С.А.) провести публичные слушания по вопросу

- если задание выдается группе лиц (комиссии, рабочей группе и т.д.), оно всегда адресуется конкретному лицу - председателю комиссии, руководителю рабочей группы и т.п.

Это подчеркивает персональную ответственность руководителя за работу подчиненных и не допускает неоднозначной трактовки адресата задания.

3.1. Муниципальные правовые акты, вносимые на рассмотрение
в городское Собрание

3.1.1. Подготовка проектов муниципальных правовых актов для внесения в городское Собрание осуществляется, как правило, на плановой основе. Перечень проектов правовых актов на предстоящий год утверждается постановлением администрации, с учетом предложений Подразделений Администрации.

3.1.2. При подготовке проектов муниципальных правовых актов необходимо руководствоваться Регламентом городского Собрания городского округа "Город Южно-Сахалинск" и настоящей Инструкцией.

3.1.3. Проекты муниципальных правовых актов, подготовленные отделами, управлениями, департаментами Администрации, должностными лицами для рассмотрения городским Собранием на очередном заседании, должны быть внесены в городское Собрание не позднее чем за 15 рабочих дней до начала заседания.

3.1.4. Проекты муниципальных правовых актов не должны противоречить Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, законам и иным нормативным правовым актам Сахалинской области, Уставу городского округа "Город Южно-Сахалинск". Проекты решений городского Собрания готовятся Подразделениями администрации и должны быть реальными, конкретными, обеспеченными достаточной материально-технической базой и финансовыми средствами.

Если в проекте муниципального правового акта предусматривается отмена ранее принятых по тем же вопросам правовых актов, то указываются дата, номер, названия отменяемых актов с указанием, в необходимых случаях, конкретных пунктов, а также делается запись о том, что перечисленные акты следует отменить или признать утратившими силу.

3.1.5. Тексты проектов муниципальных правовых актов должны быть тщательно отредактированы, иметь четкую структуру построения, точно соответствовать своему назначению и не допускать различного их толкования.

3.1.6. Проекты муниципальных правовых актов должны быть согласованы со всеми заинтересованными органами, учреждениями, организациями, общественными объединениями, а в случаях, предусмотренных действующим законодательством с федеральной антимонопольной службой.

3.1.7. Проекты муниципальных правовых актов о введении или отмене налогов, сборов, освобождении от их уплаты, изменении нормативов, о выпуске займов и лотерей на территории города, об изменении финансовых обязательств Администрации могут быть внесены в городское Собрание при наличии заключения соответствующих заинтересованных органов (финансовое управление, комитет экономики, налоговый орган и т.д.).

3.1.8. Проекты муниципальных правовых актов в обязательном порядке согласовываются с Главным управлением правового и контрольно-ревизионного обеспечения, Отделом по работе с документами и контролю, вице-мэром, руководителем аппарата и вице-мэрами города в соответствии с распределением обязанностей.

При согласовании проектов муниципальных правовых актов вице-мэр, руководитель аппарата согласовывает документ последний, после начальника Отдела по работе с документами и контролю.

3.1.9. Согласование оформляется на бланках установленного образца с обязательным указанием инициалов, фамилии должностного лица, согласовавшего документ и даты согласования.

3.1.10. Срок, в течение которого проект муниципального правового акта может находиться на согласовании в каждом Подразделении администрации, не должен превышать 3 дней.

3.1.11. При наличии разногласий по проекту муниципального правового акта руководитель, готовящий проект (далее - разработчик), должен провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью принятия взаимоприемлемого решения. В случае, если оно не будет найдено, то неурегулированные разногласия рассматриваются вице-мэром в соответствии с распределением обязанностей, который принимает решение по данному проекту.

При снятии разногласий в справке согласования делается отметка о снятии замечаний должностным лицом, у которого они были, с обязательным указанием даты. Замечания в этом случае не прикладываются.

3.1.12. Проекты муниципальных правовых актов, подготовленные и согласованные в соответствии с настоящей Инструкцией, вносятся разработчиком в городское Собрание.

Вместе с проектом муниципального правового акта и справкой согласования представляются сопроводительное письмо за подписью мэра города и пояснительная записка. К проекту муниципального правового акта должен прилагаться перечень решений городского Собрания, подлежащих отмене, признанию утратившими силу, приостановлению и изменению, в связи с принятием предлагаемого проекта. Финансово-экономическое обоснование прилагается в случае внесения проекта решения, предусматривающего расходы, покрываемые за счет средств бюджета городского округа "город Южно-Сахалинск".

В сопроводительном письме указываются полное наименование муниципального правового акта и его разработчика, имена, отчества, фамилии и должности лиц, представляющих Администрацию при рассмотрении муниципального правового акта в городском Собрании. Сопроводительное письмо с полным комплектом документов в 3 экземплярах передается через канцелярию Отдела по работе с документами и контролю (далее - канцелярия) на подпись мэру города.

Пояснительная записка к проекту муниципального правового акта должна содержать:

- описание предмета правового регулирования;

- обоснование необходимости принятия решения;

- изложение концепции;

- общую характеристику структуры проекта решения;

- комментарии к разделам проекта;

- прогноз последствий его принятия.

На оборотной стороне листа проекта муниципального правового акта указываются сведения о лицах, участвовавших в подготовке проекта.

3.1.13. После подписания мэром города сопроводительного письма и регистрации его в канцелярии, весь пакет документов направляется разработчиком в городское Собрание.

3.1.14. Проекты муниципальных правовых актов, подготовленные с нарушением установленного порядка, возвращаются разработчикам. После устранения несоответствий послуживших основанием для возврата документов, разработчик вправе вновь внести проект муниципального правового акта в городское Собрание.

3.1.15. Персональную ответственность за обеспечение качества и соблюдение сроков подготовки проектов муниципальных правовых актов и их доработку несут руководители Подразделений Администрации, внесшие проекты.

3.1.16. Муниципальные правовые акты вступают в силу в порядке, установленном Уставом городского округа "Город Южно-Сахалинск".

Решения городского Собрания о налогах и сборах вступают в силу в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации.

Муниципальные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования.

Официальным опубликованием (обнародованием) муниципального правового акта считается первая публикация его полного текста в газете "Южно-Сахалинск сегодня".

3.2. Постановления, распоряжения администрации города

3.2.1. Постановления и распоряжения (далее - решения) принимаются администрацией города в пределах его полномочий, определенных Конституцией Российской Федерации. Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и Уставом городского округа "Город Южно-Сахалинск".

3.2.2. Решения мэра города, принятые в пределах его полномочий, обязательны для исполнения всеми расположенными на территории городского округа "Город Южно-Сахалинск" организациями, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, а также органами местного самоуправления, выборными и другими должностными лицами и гражданами и не требуют дополнительного утверждения органами государственной власти.

3.2.3. Ответственность за обеспечение качественной подготовки проектов решений, их согласование с заинтересованными сторонами и сроков подготовки проектов решений возлагается на руководителей Подразделений администрации, должностных лиц Администрации, которые готовят и вносят проект.

3.2.4. При письменном обращении сторонних организаций выдача копий решений мэра города производится с разрешения вице-мэра, руководителя аппарата в установленный действующим законодательством срок.

3.2.5. При подготовке проектов решений мэра города исходить из того, что:

- постановления администрации города принимаются в случаях, когда необходимо издать нормативный акт по основным вопросам, относящимся к ведению мэра города, Администрации, рассчитанный на постоянное или многократное действие (применение) (приложение N 2);

- распоряжения администрации города издаются по оперативным, организационным, кадровым вопросам, для организации исполнения решений городского Собрания и постановлений администрации города (приложение N 3);

- решение должно отвечать требованиям действующего законодательства, быть подготовленным с учетом решений, принятых ранее, и исключать дублирование пунктов в ранее принятых решениях и издание дополнительных распорядительных документов по данному вопросу;

- в решении должны быть указаны конкретные виды, объемы работ, сроки исполнения и исполнители. Предложения должны быть реальными, конкретными, подкрепляться требуемыми материальными и финансовыми ресурсами. В необходимых случаях решения должны содержать пункт о сроках представления информации об исполнении документа;

- решения обязательно должны иметь заголовок, четкую структуру и точно отвечать своему назначению;

- текст должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования;

- в преамбуле указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания решения, а также содержатся ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ, в преамбулу не включаются положения нормативного характера;

- преамбула в постановлениях администрации города завершается словами "администрация города Южно-Сахалинска постановляет". Преамбула от текста постановляющей части отделяется интервалом 18 пт;

- в постановляющей части должны отражаться пункты, предусматривающие конкретные поручения, механизмы реализации устанавливаемых данным решением норм и поручений, сроки их исполнения;

- в проекте в случае необходимости должны быть определены порядок и сроки вступления в силу решения мэра и указания о его официальном опубликовании;

- на подпись мэру города проекты решений передаются отпечатанными на компьютерах на бланках установленного образца (с использованием электронных шаблонов) в соответствии с ГОСТами на организационно-распорядительную документацию;

- не допускается никаких помарок, рукописных исправлений, зачеркиваний и вставок, употребление сокращенных слов, кроме общепринятых, пользование средством "Штрих";

- в приложениях к решению помещаются положения, планы мероприятий, списки, программы, графики, схемы, таблицы, формы документов и т.п., если они необходимы для надлежащего применения решения;

- если в тексте постановления (распоряжения) делается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже делается ссылка на постановление или распоряжение, его дату и номер;

- при наличии в тексте постановления (распоряжения) формулировки "Утвердить" (положение, состав комиссии, план мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на постановление или распоряжение, его дату и номер. Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА и т.д.;

- последний пункт постановляющей части должен содержать сведения о Подразделении администрации или должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения решения, например:

Контроль исполнения постановления администрации города возложить на начальника управления кадров А.А. Иванова.

- на последний лист проекта решения переносится не менее двух пунктов постановляющей (распорядительной) части решения;

- наименования упоминаемых в решении органов, организаций и других объектов приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т. п;

- допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста на одной странице;

- в проект решения не следует включать пункт "Постановление (распоряжение) довести до сведения...". Подразделения (должностные лица) администрации, до сведения которых доводится решение, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом решения.

3.2.6. Реквизит "подпись" в проектах решений мэра города состоит из слов:

"Мэр города                         личная подпись    Инициалы, фамилия".

В случаях отсутствия мэра города решения подписывает первый вице-мэр или вице-мэр города, на которого возложено исполнение обязанностей мэра города, при этом реквизит "подпись" выглядит следующим образом:

"Исполняющий обязанности мэра города  личная подпись   Инициалы, фамилия"

Допускается слова "Исполняющий обязанности" и "мэра города" печатать в две строки через 1 межстрочный интервал центрируя наименование должности относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэра города Южно-Сахалинска от 30 апреля 2009 г. N 730 в пункт 3.2.7 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.7. На стадии разработки проекты решений подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными сторонами, при этом:

- проекты решений по вопросам выделения денежных средств из бюджета городского округа согласовываются с Финансовым управлением Администрации;

- проекты решений о распределении служебных зданий и помещений для Подразделений администрации подлежат согласованию с Департаментом архитектуры градостроительства и управления недвижимостью города Южно-Сахалинска;

- проекты решений по вопросам, затрагивающим законные интересы потребителей подлежат обязательному согласованию с Управлением Федеральной Антимонопольной службы по Сахалинской области;

- проекты решений, затрагивающие интересы населенных пунктов городского округа "Город Южно-Сахалинск", согласовываются с вице-мэрами, закрепленными за ними в качестве кураторов, и с руководителями Администраций (управлений) сел или управлений соответствующих территорий;

- проекты решений по вопросам изменения структуры и штатного расписания, переименования Подразделения администрации согласовываются с начальником Управления кадровой политики и архивного дела;

- проекты решений, касающиеся историко-культурного и мемориального наследия города Южно-Сахалинска, подлежат согласованию с Пашковым Александром Михайловичем, общественным Советником мэра города Южно-Сахалинска по историко-культурному и мемориальному наследию города Южно-Сахалинска;

- обязательным для всех проектов решений является согласование с вице-мэром, руководящим или курирующим Подразделение администрации в соответствии с распределением обязанностей, вице-мэром, руководителем аппарата, начальником (заместителем) Главного управления правового и контрольно-ревизионного обеспечения, начальником Отдела по работе с документами и контролю;

- первым проект решения согласовывает вице-мэр, который руководит или курирует Подразделение администрации в соответствии с распределением обязанностей. Главное управление правового и контрольно-ревизионного обеспечения, финансовое управление (при необходимости согласования) заверяет каждый лист первого экземпляра (подлинник) на оборотной стороне штампом "согласовано" с проставлением даты, подписи и расшифровки подписи должностного лица. Вице-мэр, руководитель аппарата согласовывает документ последним, после начальника Отдела по работе с документами и контролю.

Согласование оформляется на бланке установленного образца, с обязательным указанием инициалов, фамилий должностных лиц, согласовавших документ и даты согласования (приложение N 8).

3.2.8. При наличии замечаний к документу, согласование оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются. Подпись. Дата.

В случае несогласия руководителя Подразделения администрации, подготовившего проект решения, с замечаниями, к проекту прилагается служебная записка с обоснованием причин невнесения изменений в текст решения с визой вице-мэра, в соответствии с распределением обязанностей.

Разногласия по проекту решения рассматриваются мэром города или лицом его замещающим.

3.2.9. Если разногласия сняты в ходе подготовки проекта, то в справке согласования делается отметка о снятии замечаний должностным лицом, у которого они были (с обязательным указанием даты), а сами возражения к проекту решения не прикладываются.

3.2.10. Если в процессе доработки в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию должностными лицами и руководителями заинтересованных органов, организаций и Администрации.

3.2.11. Срок, в течение которого проект решения может находиться на согласовании в Подразделении администрации не должен превышать трех дней.

Если документ требует более глубокого изучения, то срок может быть продлен (но не более 10 дней) вице-мэром, в соответствии с распределением обязанностей, о чем делается письменная отметка на справке согласования.

Проекты решений, текст которых состоит из 10 и более пунктов могут находиться на согласовании в Главном управлении правового и контрольно-ревизионного обеспечения до 10 дней.

3.2.12. Согласованные проекты решений мэра города передаются в Отдел по работе с документами и контролю для проверки на соблюдение правильности оформления и передачи на подпись мэру города.

3.2.13. Проекты решений, подготовленные с нарушением установленного порядка, возвращаются руководителям, внесшим эти проекты.

3.2.14. Решения, подписанные мэром города, передаются в Отдел по работе с документами и контролю для их регистрации, рассылки и хранения. Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений, распоряжений администрации города по основной деятельности и распоряжений по вопросам кадров. К порядковому номеру распоряжений по основной деятельности добавляется буква "р", распоряжений по кадровым вопросам - буква "к", распоряжений по личному составу - буква "л".

3.2.15. Подлинники решений мэра и материалы к ним находятся на хранении до сдачи в архив в Отделе по работе с документами и контролю. Выдавать их для работы за пределы кабинета запрещается.

3.2.16. Копии решений, заверенные печатью "Администрация города Южно-Сахалинска Отдел по работе с документами и контролю", рассылаются адресатам в течение трех дней, согласно списку рассылки, подготовленному и завизированному руководителем Подразделения администрации, внесшего документ, и начальником Отдела по работе с документами и контролю. При необходимости в списке рассылки указывается почтовый адрес (приложение N 9).

В список рассылки к решению, носящему нормативный характер, включаются информационно-правовые системы "Консультант", "Кодекс", "Гарант", "Референт" и центральная городская библиотека.

3.2.17. Решения, требующие оперативного принятия мер, могут быть переданы по факсу и компьютерной сети, для чего в списке рассылки делается отметка.

Решения, изменяющие или дополняющие ранее принятые, направляются в организации и Подразделения администрации, которым эти документы рассылались.

3.2.18. Внесение изменений, дополнений и отмена решений мэра производится решением равной юридической силы.

Решения мэра города могут быть мэром отменены, признаны утратившими силу, либо их действие может быть приостановлено. Если в решении предусматривается отмена нормативных актов, принятых ранее по тем же вопросам, то указываются дата, номер, название отменяемых решений и делается запись о признании их утратившими силу или об отмене.

К проектам решений о внесении изменений, дополнений в ранее принятые решения мэра города или признании их утратившими силу, должны быть приложены копии этих решений.

В заголовке к решению о внесении изменений или дополнений в ранее принятое решение указывается его дата, регистрационный номер и наименование.

Если вносятся изменения (дополнения) одновременно в несколько решений, то допускается указывать в заголовке к решению только дату и регистрационный номер каждого решения.

3.2.19. В преамбуле к решению указывается основание, причины внесения изменений (дополнений), например: "На основании решения городского Собрания...", "В связи с уточнением размера земельного участка...", "В связи с кадровыми изменениями...", "В целях совершенствования и рационального расходования бюджетных средств...".

3.2.20. Распорядительная часть решения, как правило, начинается со слов: "Внести изменения в..." или "Внести следующие изменения в ...", затем указывается вид, дата, регистрационный номер и наименование решения, в которое вносятся изменения.

Если из текста решения исключаются отдельные слова, то в решении указывается, в каком месте текста (наименование, преамбула, пункт, подпункт, приложение и т.д. исключаются слова, а сами слова заключаются в кавычки, например:

В наименовании и пункте 1 слова "и тарифов за обеспечение работ" исключить.

Если в тексте решения заменяются цифровые показатели (денежная сумма, площадь) то ранее указанные и новые показатели в тексте решения заключаются в кавычки, например:

_цифры "45,0 тысяч рублей" заменить цифрой "42,5 тысяч рублей"...

Если изменяется редакция одного пункта (подпункта) решения - в распорядительной части решения указывается номер пункта (подпункта), а новое содержание печатается в кавычках с абзаца, например:

Внести изменение в пункт 1 постановления администрации города от 10.01.2007 N 223 "Об изменении порядка финансирования работ на объектах благоустройства", изложив его в следующей редакции:

"1. Финансовому управлению администрации города с 01.05.2007 считать средства, направляемые на текущее содержание города, целевым бюджетным финансированием".

Если необходимо внести изменения в содержание нескольких пунктов решения, то в решении новый текст пунктов заключается в кавычки, при этом последовательно расположенные пункты текста заключаются в одни кавычки, каждый пункт печатается с абзаца.

Если в связи с изменением кадрового состава необходимо внести изменения в состав комиссии (вывести ранее участвующих членов и ввести новых), то в решение включается пункт в следующей редакции:

"1. Внести следующие изменения в состав конкурсной комиссии, утвержденной постановлением администрации города от 01.12.2008 N 2560 "О создании конкурсной комиссии":

1.1. Вывести из состава Иванова А.А., Зимову В.В.

1.2. Ввести в состав:

Петрову Ирину Ивановну - начальника юридического отдела департамента образования администрации города;

Бубнову Анну Петровну - начальника юридического отдела управления культуры администрации города.".

или

"Ввести в состав конкурсной комиссии, утвержденный постановлением администрации города от 01.12.2008 N 2560 "О создании конкурсной комиссии":

Бубнову Анну Петровну - начальника юридического отдела управления культуры администрации города.".

Если дополнения и изменения вносятся в приложения к решению, то соответствующие пункты решения излагаются в следующей редакции:

1. Внести в постановление администрации города от 23.03.2008 N 325 "О проездном билете единого образца" следующие дополнение и изменение:

1.1. Приложение N 1 "Перечень категорий граждан, которым выдается проездной билет единого образца" дополнить пунктом 9 следующего содержания:

"9. Учащиеся специальных образовательных школ из малообеспеченных семей."

1.2. Подпункт 3.4 приложения N 2 "Положение о проездном билете единого образца" изложить в следующей редакции:

"3.4. Стоимость изготовления проездного билета с цветной фотографией, в соответствии с калькуляцией затрат, составляет 300,0 рублей."

Если текст приложения к решению необходимо изложить в новой редакции, то в текст решения включается пункт следующего содержания:

"Приложение N 2 "Перечень категорий граждан, которым выдается проездной билет единого образца" к постановлению администрации города от 29.12.2008 N 2660 "О проездном билете единого образца" изложить в редакции приложения к настоящему постановлению.".

3.2.21. Если в основной документ уже были внесены изменения и дополнения, то все последующие изменения и дополнения вносятся только в основной документ с учетом ранее изданных документов. Внесение изменений и дополнений в документы, изменяющие или дополняющие основной документ, не допускается.

3.2.22. В случае, когда вносимые изменения затрагивают более половины текста ранее принятого решения или в него ранее были внесены изменения и дополнения двумя и более решениями, то оно должно быть признано утратившим силу и принимается новое решение.

3.2.23. Решения вступают в силу со дня их подписания, если действующим законодательством или в самом решении не предусмотрено иное.

3.2.24. Решения, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, подлежат обязательному опубликованию и вступают в силу на всей территории городского округа "Город Южно-Сахалинск" после их официального опубликования (обнародования). В этом случае, в отдел по работе с документами и контролю вместе с бумажным вариантом решения представляется его электронная копия. Ответственность за идентичность текста электронной копии решения его бумажному носителю несет исполнитель, разработавший проект решения и представивший его электронную копию.

3.2.25. Официальным опубликованием (обнародованием) решений считается первая публикация его полного или сокращенного текста (если это предусмотрено самим документом) в газете "Южно-Сахалинск сегодня".

3.2.26. Контроль за правильным и своевременным опубликованием решения осуществляет руководитель Подразделения администрации, внесшего проект решения.

3.3. Постановления администрации города, рассмотренные
на Коллегии при мэре города

3.3.1. Коллегия при мэре города (далее - Коллегия) - постоянно действующий совещательный орган, обеспечивающий координацию взаимодействия органов местного самоуправления, предприятий, организаций и учреждений на территории городского округа "Город Южно-Сахалинск".

3.3.2. Правовую основу деятельности Коллегии составляют Конституция Российской Федерации и федеральные законы, законы Сахалинской области, нормативные акты Сахалинской областной Думы, постановления губернатора и администрации Сахалинской области, Устав городского округа "Город Южно-Сахалинск", муниципальные правовые акты города Южно-Сахалинска.

3.3.3. Повестка дня заседания Коллегии формируется организационным отделом Управления внутренней политики и местного самоуправления Администрации совместно с вице-мэром, руководителем аппарата Администрации в соответствии с квартальными планами работ, а также на основании поручений мэра города и письменных предложений членов Коллегии не позднее чем за пять дней до заседания.

3.3.4. Проекты постановлений администрации города для обсуждения на Коллегии готовятся в соответствии с настоящей Инструкции.

3.3.5. Подготовленные проекты постановлений администрации города, вносимые на заседание Коллегии вместе с прилагаемыми к ним материалами, в том числе пояснительной запиской, сопроводительным письмом и списком приглашенных, представляются не позднее, чем за четыре рабочих дня в организационный отдел для комплектования папок членам Коллегии и иным участникам, перечень которых определяется вице-мэром, руководителем аппарата Администрации.

Пояснительная записка должна содержать обоснование необходимости принятия представленного проекта постановления администрации города, его основные положения и особенности, финансово-экономическое обоснование и ожидаемые социально-экономические последствия в случае принятия предлагаемого проекта постановления.

В сопроводительном письме на имя мэра города указываются полностью наименование вносимого проекта постановления администрации города, фамилии, имена, отчества должностных лиц, которые участвовали в подготовке проекта и которые будут представлять проект на заседании Коллегии.

Весь пакет документов на заседание Коллегии передается членам Коллегии не позднее чем за два дня до заседания.

3.3.6. Если по проекту постановления администрации города на Коллегии высказаны замечания, то он дорабатывается и представляется в отдел по работе с документами и контролю в течение трех дней после заседания Коллегии (кроме постановлений администрации города, по которым установлен иной срок доработки).

Если проект требует длительной (свыше пяти дней) доработки, то срок может быть продлен вице-мэром в соответствии с распределением обязанностей по согласованию с мэром города.

3.3.7. Принятые на заседании Коллегии решения оформляются протоколом, который ведет секретарь Коллегии.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года и хранятся в отделе по работе с документами и контролю, в соответствии с номенклатурой дел.

3.3.8. Организационно-техническое обеспечение деятельности Коллегии возлагается на организационный отдел Управления внутренней политики и местного самоуправления Администрации.

3.4. Протокол

3.4.1. Порядок оформления протокола заседания коллегиального органа

3.4.1.1. Протокол - документ, фиксирующий ход коллегиального обсуждения вопросов и принятия по ним решений.

Протокол оформляется секретарем на основании записи хода совещания (заседания), звуковых записей и материалов, подготовленных к совещанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

3.4.1.2. Протокол включает в себя следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа (протокол);

полное наименование коллегиального органа;

дату и номер заседания;

список присутствующих, приглашенных лиц;

повестку дня;

фамилии докладчиков, выступающих по каждому вопросу повестки дня;

принятые решения по каждому вопросу повестки дня;

подписи председателя и секретаря.

3.4.1.3. Протоколы заседаний комиссий, возглавляемых первыми вице-мэрами, вице-мэрами города, ведут секретари комиссий или по поручению вице-мэра - их помощники или специалисты Подразделений администрации.

3.4.1.4. В протоколе отражаются мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь.

3.4.1.5. Протокол оформляется на стандартных листах бумаги форматом А4 шрифтом N 14.

Наименование вида документа - протокол. Слово "ПРОТОКОЛ" печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

Наименование коллегиального органа - отделяется от предыдущего реквизита интервалом 6 пт полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру. Допускается печатать прописными буквами. Например,

ПРОТОКОЛ

ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ ПРИ МЭРЕ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через интервал 24 пт ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола в пределах календарного года.

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.

Подпись отделяется от последней строки текста интервалом 36 пт и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал или центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

3.4.1.6. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются: Председатель или Председательствующий.

Слово "Председатель" ("Председательствующий") печатается от границы левого поля, через два межстрочных интервала от даты. После слова "Председатель" ("Председательствующий") ставится дефис, инициалы и фамилия, затем наименование должности. Например,

Председатель - А.И. Лобкин, мэр города Южно-Сахалинска

Через два межстрочных интервала с новой строки от границы левого поля печатаются слова "Члены коллегиального органа", в конце ставится двоеточие, например:

Члены коллегиального органа:

Инициалы и фамилии постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, перечисляются с указанием через дефис наименования должностей (фамилии могут быть указаны в алфавитном порядке). Перечисление присутствующих оформляют через один межстрочный интервал и печатают от границы левого поля.

Фамилии приглашенных записываются в протокол (если их не более 15) в алфавитном порядке с указанием наименования должностей. Если на совещании присутствовали более 15 приглашенных лиц, то составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу, а в протоколе указывается общее количество участников, например:

Присутствовали: 47 человек (список прилагается)

Слово "Присутствовали" печатается через два межстрочных интервала с новой строки от границы левого поля ниже предыдущего текста.

Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.

3.4.1.7. Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля через один межстрочный интервал. Слова "Повестка дня" печатаются полужирным шрифтом прописными буквами и располагаются центровано через два межстрочных интервала от списка приглашенных.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" печатают прописными буквами полужирным шрифтом, каждое от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставится номер вопроса (нумеруется римской цифрой) повестки дня. Слово "СЛУШАЛИ" печатается через два межстрочных интервала от повестки дня.

В разделе СЛУШАЛИ через один межстрочный интервал после названия вопрос приводятся инициалы и фамилии докладчиков, через дефис наименование должности которые печатаются от границы левого поля. Затем дается основное содержание доклад: (сообщения, информации, отчета). Если докладчиком (выступающим) представлен текст доклада (выступления), то после наименования должности в скобках делается сноска "(Текст выступления прилагается, приложение N...)".

В разделе ВЫСТУПИЛИ приводятся фамилии и инициалы выступающих, которые печатают с новой строки в именительном падеже от границы левого поля. Записи выступления отделяют от фамилии дефисом. Дается краткое содержание выступления заданные вопросы и ответы. Если выступающим представлен текст доклада (выступления) то после дефиса делается сноска "Текст выступления прилагается, приложение N...". Слово "ВЫСТУПИЛИ" печатается через два межстрочных интервала после текста доклада.

Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова "РЕШИЛИ): ("ПОСТАНОВИЛИ"). Слово "РЕШИЛИ" ("ПОСТАНОВИЛИ") печатается от границы левого поля через два межстрочных интервала от предыдущей строки.

В протоколе отражаются все принятые решения (печатаются полностью). При необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

В случае утверждения коллегиальным органом какого-либо документа, в протоколе должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо Подразделение администрации. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.

3.4.1.8. Протокол оформляется в течение трех дней, подписывается секретарем и председателем совещания.

3.4.1.9. Копии протоколов с поручениями направляются должностным лицам, которым даны поручения, и для контроля - помощникам мэра, первых вице-мэров, вице-мэров города.

Срочные поручения передаются немедленно.

3.4.1.10. В некоторых случаях оформляется выписка из протокола.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола".

3.4.1.11. Протокол может печататься на бланках установленной формы с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение, сроков исполнения и лиц, осуществляющих контроль исполнения поручений. Для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов могут использоваться бланки с указанием наименования коллегиального органа, наименования вида документа (протокол) и указанием места проставления даты и номера заседания.

3.4.2. Порядок оформления протокола совещания, проводимого мэром, первыми вице-мэрами, вице-мэрами города

3.4.2.1. Организация совещаний, проводимых мэром города, ведение протоколов и контроль их исполнения возлагается на помощника мэра города.

3.4.2.2. Организация совещаний, проводимых вице-мэрами города, ведение протоколов и контроль их исполнения возлагается на помощников вице-мэров или назначаемых специалистов Подразделений администрации.

3.4.2.3. Протокол совещания утверждается мэром, первыми вице-мэрами, вице-мэрами города. Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу первой страницы протокола. Гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДАЮ", которое печатается прописными буквами от границы верхнего поля, наименование должности лица, утверждающего протокол, личную подпись, ее расшифровку и дату.

3.4.2.4. Основная часть протокола включает вопросы, рассматриваемые на совещании, и принятые по ним решения.

3.4.2.5. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

3.4.2.6. Протоколы совещания нумеруются порядковыми номерами и оформляются арабскими цифрами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов и др.

3.4.2.7. Решения, принятые на совещаниях, в течение 2 дней оформляются протоколом. Копии протоколов с поручениями направляются должностным лицам, которым даны поручения, и для контроля - помощникам первых вице-мэров, вице-мэров города.

Срочные поручения передаются немедленно.

3.4.2.8. В отдельных случаях на основе рукописных или диктофонных записей, которые велись на совещании, составляется стенографический протокол, который дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

3.4.2.9. Исполненные поручения возвращаются к помощнику мэра (первых вице-мэров, вице-мэров) города. Снятие с контроля поручений производится резолюцией мэра (первых вице-мэров, вице-мэров) города на поручении "В дело".

3.4.2.10. Все исполненные поручения хранятся у помощника мэра (первых вице-мэров, вице-мэров) города.

3.4.2.11. Датой протокола является дата проведения совещания. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания.

3.4.2.12. Протоколы оформляются на стандартных листах бумаги форматом А4 шрифтом N 14.

Наименование вида документа - протокол. Слово "ПРОТОКОЛ" отделяется от предыдущего реквизита документа интервалом 36 пт, печатается в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита интервалом 24 пт, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Совещания у первого вице-мэра
города Южно-Сахалинска
И.О. ФАМИЛИЯ

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.

3.5. Договор

3.5.1. Текст договора (соглашения, контракта) фиксирует соглашение сторон об установлении, изменении или прекращении отношений и регулирует эти отношения.

Договор (контракт) о выполнении определенной работы в обязательном порядке содержит следующие сведения:

наименования сторон (полное и сокращенное название);

наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения:

условия и сроки выполнения работ, определенных предметом договора (контракта)

срок действия договора;

начало и окончание работ по договору;

стоимость работы и порядок расчетов;

порядок сдачи и приемки работы;

ответственность сторон, в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, которые договаривающиеся стороны признают необходимым включить в договор;

гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

порядок разрешения споров;

юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов номеров телефонов, факсов).

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

3.5.2. Проекты договоров по курируемым отраслям разрабатываются руководителями комитетов, департаментов, управлений и отделов Администрации.

3.5.3. Согласование содержания договора с заинтересованными службами производится в "справке согласования" (приложение N 10), прилагаемой к проекту договора, с обязательными визами первого вице-мэра или вице-мэра города, курирующего отрасль, вице-мэра, руководителя аппарата, Главного управления правового и контрольно-ревизионного обеспечения, начальника Отдела по работе с документами и контролю начальника Финансового управления Администрации или начальника отдела финансирования и кредитования.

Если договор заключается с иностранным государством или со странами СНГ, то дополнительно осуществляется согласование с Комитетом экономики и отделом международных и межрегиональных связей.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэра города Южно-Сахалинска от 20 февраля 2009 г. N 225 пункт 3.5.4 настоящей Инструкции изложен в следующей редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.5.4. Срок, в течение которого проект договора (муниципального контракта, соглашения и т.д.) может находиться на согласовании в Подразделениях администрации не должен превышать трех дней. Главное управление правового и контрольно-ревизионного обеспечения рассматривает проект договора (муниципального контракта, соглашения и т.д.) в течение пяти дней со дня поступления полного пакета документов.

Проект договора (муниципального контракта, соглашения и т.д.) визируется юридической службой Подразделения администрации, подготовившего проект муниципального контракта (договора, соглашения и т.д.), которая заверяет каждый лист одного экземпляра подлинника штампом "согласовано" с проставлением даты и подписи должностного лица.

В случае, если проект муниципального контракта (договора, соглашения и т.д.) был возвращен на доработку Главным управлением правового и контрольно-ревизионного обеспечения, то 5-дневный срок согласования исчисляется со дня повторного поступления документов.

3.5.5. Согласованный проект договора передается на подпись, в соответствии с постановлением администрации города "О передаче полномочий по подписанию договоров заключаемых от имени администрации города" через канцелярию или помощников первых вице-мэров, вице-мэров города.

3.5.6. Подписанный Проект договора со "справкой согласования" передается в Отдел по работе с документами и контролю для регистрации и рассылки в течение трех дней. Гербовая печать Администрации ставится на договор после его регистрации.

3.5.7. Типовые договоры, заключаемые в соответствии с формами типовых договоров утвержденными решениями городского Собрания городского округа "Город Южно-Сахалинск", постановлениями администрации города, на основании действующих нормативно-правовых документов, оформляются без "справки согласования", но согласовываются с Главным управлением правового и контрольно-ревизионного обеспечения.

3.5.8. Договоры, заключенные с победителями конкурсов по выполнению муниципального заказа на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд с приложением протокола (или выписки из протокола) конкурсной комиссии по размещению муниципального заказа и "справки согласования" передаются для регистрации в Отдел по работе с документами и контролю. После регистрации подлинники договоров в 3-дневный срок Административно-хозяйственным управлением Администрации направляются в адрес Управления по вопросам организации и размещения муниципального заказа Комитета экономики Администрации для внесения в Сводный реестр. Один экземпляр подлинника с отметкой о внесении в Сводный реестр возвращается в Отдел по работе с документами и контролю.

3.5.9. Возвращенный экземпляр договора вместе со справкой согласования хранится в Отделе по работе с документами и контролю.

3.5.10. Копии договоров, подготовленные разработчиком в количестве, соответствующем списку рассылки, представленному должностными лицами, подготовившими документ и завизированному начальником Отдела по работе с документами и контролю, рассылаются канцелярией заинтересованным организациям в течение трех дней (приложение N 11). При отсутствии списка рассылки, например, к типовому договору, перечень организаций можно указать на оборотной стороне последнего листа подлинника договора в левом верхнем углу.

3.5.11. Руководители Подразделений администрации, подготовившие проекты договоров, отвечают за их содержание, проводят необходимые согласования, обеспечивают контроль и несут ответственность за выполнение предусмотренных договорами обязательств.

3.6. Акт

3.6.1. Акт - документ, составленный уполномоченными лицами (комиссией), подтверждающий установленный факт, событие, действие.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Некоторые акты требуют утверждения.

При составлении актов ревизий и обследований, их содержание подписывается должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.

3.6.2. Датой акта является дата его составления (утверждения).

3.6.3. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части указывается распорядительный документ, на основании которого актируется событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата, состав комиссии. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организацией, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

Констатирующая часть текста акта начинается с абзаца. В основной (констатирующей) части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

Сведения о количестве напечатанных экземпляров акта и их направлении адресатам помещаются в конце текста перед отметкой о наличии приложений.

Например:

Составлен в 2 экземплярах:

1-й экземпляр - бухгалтерия,

2-й экземпляр - юридический отдел

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста акта перед подписями.

3.6.4. Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в сто составлении (установлении фактов, событий). Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Член комиссии, не согласный с содержанием акта, обязан подписать его с оговоркой о своем несогласии (замечания прилагаются). Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

3.6.5. Акт оформляется на бланке или на стандартных листах бумаги форматом А4 Текст печатается прописными буквами размером N 14 через один межстрочный интервал.

3.6.6. Акты имеют следующие реквизиты:

Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу первой страницы акта.

Гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДАЮ", которое печатается прописными буквами, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, расшифровку и дату.

Наименование вида документа - АКТ. Наименование вида документа отделяется от предыдущего реквизита интервалом 36 пт, печатается прописными буквами, выделяется шрифтом другой насыщенности и выравнивается по центру.

Номер печатается арабскими цифрами после слова "АКТ" на той же строке.

Заголовок акта отделяется от предыдущего реквизита интервалом 6 пт печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание актируемого факта или события. Заголовок должен соответствовать тексту акта, например:

О передаче документов, находящихся на исполнении

или

О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих

дальнейшему хранению

Текст отделяется от заголовка интервалами 24 пт и печатается через 1 межстрочный интервал.

Подпись (подписи) отделяется от текста интервалом 36 пт

3.7. Доверенность

3.7.1. Доверенность - документ (письменное уполномочие), выдаваемый одним лицом (доверителем) другому лицу (представителю) для представительства перед третьими лицами.

3.7.2. Доверенность выдается Администрацией своему представителю на

представление интересов, совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение других действий от имени Администрации.

В тексте доверенности указываются следующие сведения, например:

должность и паспортные данные доверенного лица;

организация, в которой производятся действия по доверенности;

вид действий;

образец подписи лица, получившего доверенность, заверение подлинности подписи:

срок действия доверенности.

3.7.3. Доверенность оформляется на бланке Администрации и заверяется гербовой печатью.

3.8. Служебное письмо

3.8.1. Служебные письма в Администрации готовятся как:

- ответы о выполнении нормативных и организационно-распорядительных документов;

- сопроводительные письма;

- ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- информации об исполнении поручений вышестоящих органов по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Администрации;

- инициативные письма.

3.8.2. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном подразделении организации-адресата.

3.8.3. В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение, напоминаем, сообщаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа {прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:

письмо оформляется на должностном бланке;

письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

3.8.4. Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.

Простое письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.

Простое письмо может состоять из двух частей: первая часть - обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка; и вторая часть (заключение), начинающаяся с абзаца, - просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.

Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей:

вступление,

основное содержание,

заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).

3.8.5. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании типовых сроков исполнения, в соответствии с резолюцией руководителя или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями Подразделений администрации.

3.8.6. Служебное письмо обязательно должно иметь заголовок, который в краткой форме раскрывает его основное содержание.

4. Контроль исполнения документов

4.1. Задачи и общие правила контроля

4.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.

4.1.2. Вся регистрируемая корреспонденция делится на две категории:

- регистрируемая с постановкой на контроль со сроком исполнения (контрольные документы;

- регистрируемая без постановки на контроль.

4.1.3. К регистрируемым документам с постановкой на контроль относятся письма Президента Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов государственной Думы, федеральных органов исполнительной власти, руководителей субъектов Российской Федерации, депутатов Сахалинской областной Думы, депутатов городского Собрания городского округа "Город Южно-Сахалинск", а также письма, содержащие указание или просьбу и предполагающие получение ответа.

4.1.4. К регистрируемым документам без постановки на контроль относятся ответы, информационные письма, повестки и другие документы, не предполагающие получение ответа.

В случае затруднений в определении целесообразности постановки письма на контроль допускается его передача адресату и принятие решения о постановке на контроль, исходя из содержания резолюции.

4.1.5. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

4.1.6. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

4.1.7. При постановке документ на контроль на нем проставляется отметка о контроле, которую обозначают штампом "Контроль" и указывается дата истечения срока исполнения данного документа.

4.1.8. Основанием для постановки на контроль документа являются указание об установлении контроля за его исполнением или конкретные задания, поручения в адрес Подразделений администрации, должностных лиц Администрации в тексте документа либо в тексте резолюции.

4.1.9. Контроль по существу затрагиваемых в документах и поручениях вопросов осуществляется мэром, первыми вице-мэрами, вице-мэрами города, руководителями Подразделений администрации.

4.1.10. Технический контроль по срокам исполнения документов и поручений осуществляют:

- Отдел по работе с документами и контролю - по служебной корреспонденции, обращениям граждан, нормативным правовым актам Сахалинской области и органов местного самоуправления, поручениям мэра города, данным им во время проведения ежемесячных аппаратных совещаний;

- помощники мэра, первых вице-мэров, вице-мэров города - поручения мэра, первых вице-мэров, вице-мэров города.

Отдел по работе с документами и контролю:

- ведет учет поставленных на контроль мэром, первыми вице-мэрами, вице-мэрами города документов, поручений;

- ежемесячно анализирует состояние исполнительской дисциплины, составляет информацию об исполнении документов и докладывает вице-мэру, руководителю аппарата;

- осуществляет контроль соответствия документов требования ОСТов. Данный контроль заключается в проверке правильности оформления документов, полноты реквизитов, наличия все приложений.

4.1.11. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов в Подразделениях администрации возлагается на их руководителей.

4.1.12. Контроль исполнения документов в Подразделениях администрации осуществляют специалисты, назначенные руководителями соответствующих Подразделений администрации.

4.2. Организация контроля исполнения документов

4.2.1. На документы вышестоящих органов, поставленные мэром на контроль, работники канцелярии заполняют контрольный лист, на который проставляется резолюция (указание) мэра города.

Отметка о контроле проставляется на тех документах и контрольных листах, в которых определен срок представления информации в вышестоящие органы.

4.2.2. Работники канцелярии, получив документ с резолюцией мэра, первых вице-мэров, вице-мэров города, ставят его на контроль и передают его под роспись непосредственному исполнителю в тот же день или не позднее следующего рабочего дня, а срочные и оперативные - незамедлительно.

Поручения, содержащие указания "срочно", "незамедлительно" (или аналогичные), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения. Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения.

Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты подписания поручения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

4.2.3. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам или равным по должности должностным лицам, главным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Главный исполнитель организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за его исполнение. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Главный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Для исполнения поручений в сжатые сроки, исполнитель, указанный в поручении первым, как правило, создает рабочие группы в составе соисполнителей поручения, а также представителей других заинтересованных органов и организаций (по согласованию) или проводит необходимые совещания.

4.2.4. В случае, если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей, определенных поручением, руководители этих Подразделений администрации обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом главный исполнитель представляет давшему поручение руководителю дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

4.2.5. Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют главному исполнителю предложения.

Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем главный исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.

4.2.6. В случае, если поручение руководителя не исполнено в установленный срок, главный исполнитель в течение 1 дня после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения работников.

4.2.7. Если документ не может быть исполнен в установленные сроки, исполнитель должен представить по нему промежуточный ответ. "Промежуточным" обычно считается письмо в адрес заявителя, которое не дает ответа на все поставленные вопросы, имеет обычно справочный или информационный характер и содержит просьбу о продлении срока исполнения до определенного числа.

Продление сроков исполнения производится на основании представления через канцелярию служебной записки в адрес заявителя с мотивированной просьбой о продлении срока и о причинах отсрочки не позднее чем за 3 дня до истечения ранее установленного срока. Служебная записка готовится за подписью того должностного лица, который дал поручение.

Если исполнитель не представил своевременно ответ на документ и не написал промежуточного, с просьбой о продлении срока исполнения, ответа, документ считается не исполненным или исполненным с нарушением срока.

4.2.8. Изменение срока исполнения фиксируется в электронной регистрационной карточке. Документы, по которым срок исполнения не был своевременно продлен, считаются не исполненными в срок.

4.2.9. Передача (переадресация) зарегистрированных в канцелярии документов из одного Подразделения администрации в другое производится с согласия должностного лица, поручившего рассмотреть документ, при отсутствии поручения - по договоренности между руководителями Подразделений администрации. Передача (переадресация) производится только через Отдел по работе с документами и контролю (канцелярия, приемная граждан) с отметкой (переадресацией) в электронной регистрационной карточке.

4.2.10. Резолюции мэра города "Для сведения", "Для исполнения", "Для руководства", "Для работы", "Для ответа", "Для рассмотрения" позволяет первым вице-мэрам, вице-мэрам города при ознакомлении с документом самостоятельно дополнять и определять меры по его исполнению. Резолюция мэра города "Для подготовки ответа" подразумевает необходимость подготовки проекта ответа за подписью мэра города.

4.2.11. Отдел по работе с документами и контролю осуществляет контроль исполнения документов через помощников первых вице-мэров, вице-мэров города и руководителей Подразделений администрации, обеспечивает своевременное получение информации о выполнении контролируемых документов.

4.2.12. Вопрос о контроле исполнения правового акта мэра города определяется в момент его подготовки. В тексте проекта делается об этом запись (определяются конкретные сроки исполнения и исполнители).

4.2.13. На каждый взятый на контроль правовой акт Отдел по работе с документами и контролю заводит контрольную карточку, где делаются соответствующие записи по его исполнению. В порядке упреждающего контроля исполнителю направляется сигнальная карточка с указанием сроков предоставления информации.

4.2.14. После принятия решения по наиболее крупным вопросам (разработка программ социально-экономического развития и т.п.) руководители соответствующих Подразделений администрации в течение 10 дней разрабатывают планы мероприятий по их исполнению. Эти планы согласовываются с вице-мэрами, в соответствии с распределением обязанностей и утверждаются мэром города. Один экземпляр передается в Отдел по работе с документами и контролю.

4.2.15. Контроль исполнения правовых актов мэра города осуществляется путем проверок на местах, получения справок и других информационных материалов, а также путем рассмотрения хода выполнения решений или отдельных его пунктов на Коллегии при мэре города, совещаниях мэра, первых вице-мэров, вице-мэров города.

4.2.16. О результатах исполнения правовых актов руководители Подразделений администрации в установленные сроки представляют в Отдел по работе с документами и контролю информацию, согласованную с первым вице-мэром, вице-мэром города, в соответствии с распределением обязанностей, осуществляющим контроль исполнения решения для передачи мэру города.

4.2.17. Снятые с контроля решения вместе со справками об исполнении хранятся в Отделе по работе с документами согласно номенклатуре дел.

4.4.18. Контроль выполнения поручений, данных на аппаратных совещаниях при мэре города, осуществляет помощник мэра города, а исполнение протоколов совещаний по отраслевым вопросам ведут помощники первых вице-мэров, вице-мэров города или по поручению первых вице-мэров, вице-мэров города - специалисты Подразделений администрации.

4.2.19. Документ считается исполненным, когда решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.

Если в резолюции на документе мэром города указано "Прошу внести предложения". "Об исполнении информировать", то эти документы снимаются с контроля мэром города.

4.3. Сроки исполнения документов

4.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты поступления.

4.3.2.Документы и поручения подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- предложения, заявления и жалобы граждан - в течение 30 дней со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки - не позднее 15 дней;

- запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации - до 15 дней;

- запросы депутатов Сахалинской областной Думы - до 7 дней. Запрос, требующий проверки - не позднее 30 дней;

- запросы депутатов городского Собрания городского округа "Город Южно-Сахалинск" - до 15 дней. Запрос, требующий проверки - не позднее 30 дней;

- письма министерств и ведомств во исполнение документов Правительства Российской Федерации - согласно указанному в них сроку или в течение 30 дней;

- письма поручения и письма запросы вышестоящих и контролирующих органов согласно указанному в них сроку, сроку, указанному в резолюции или в течение 30 дней;

- письма предприятий и учреждений - 30 дней;

- письма, поручения, имеющие отметку "срочно" - в течение 3 дней;

- письма, поручения, имеющие отметку "оперативно" - в течение 10 дней.

4.4. Порядок снятия документов с контроля

4.4.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

4.4.2. Документы вышестоящих, контролирующих органов снимаются с контроля только тем должностным лицом (мэром, первыми вице-мэрами, вице-мэрами города), которым дано указание, задание, поручение по исполнению документа. На документе проставляется отметка "В дело", подпись, расшифровка подписи, дата.

4.4.3. Исполненные письма предприятий, учреждений, организаций могут быть списаны в дело исполнителем. В этом случае исполнитель - руководитель Подразделения администрации на подлиннике документа ставит отметку об исполнении. Данная отметка включает в себя слова: "В дело", фамилию исполнителя, подпись, дату и исходящий номер ответа с приложением его копии.

4.4.4. Если в резолюции на документе мэром, первыми вице-мэрами, вице-мэрами города указано "Прошу внести предложения", "Об исполнении информировать", то эти документы снимаются с контроля мэром, первыми вице-мэрами, вице-мэрами города, соответственно.

4.4.5. Исполненный документ Отделом по работе с документами и контролю подшивается в дело, о чем делается запись в контрольной карточке.

5. Прием, обработка, регистрация, распределение поступающей в
администрацию города корреспонденции, оформление, регистрация
исходящей корреспонденции и сроки ее оформления, рассмотрения и рассылки

5.1. Поступающая в Администрацию корреспонденция принимается и обрабатывается в канцелярии.

Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, направляются в приемную граждан Отдела по работе с документами и контролю для регистрации.

Корреспонденция, направленная в адрес мэра, первых вице-мэров, вице-мэров города и полученная Отделом по работе с документами и контролю (канцелярия, приемная граждан) после 16.00 часов обрабатывается и регистрируется на следующий день.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Южно-Сахалинска от 23 ноября 2011 г. N 2237 в пункт 5.2 раздела 5 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.2. Служебные документы, поступившие на имя мэра, первых вице-мэров, вице-мэров города регистрируются в канцелярии.

Уведомления политических партий, общественных организаций, инициативных групп граждан и др. о проведении массовых мероприятий регистрируются в канцелярии.

5.3. Принимая во внимание, что большая часть корреспонденции, независимо от содержания, адресуется мэру города, работники Отдела по работе с документами и контролю имеют право распределять корреспонденцию первым вице-мэрам, вице-мэрам города в соответствии с распределением обязанностей или направлять ее в адрес непосредственных исполнителей.

5.4. Федеральные законы, Указы Президента Российской Федерации, Постановления Правительства Российской Федерации и другие нормативные акты органов власти регистрируются Отделом по работе с документами и контролю Администрации и заносятся в информационную базу.

5.5. Не подлежат регистрации поступающие в Администрацию статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

5.6. Документы, направленные в адрес мэра, первых вице-мэров, вице-мэров города, Администрации и полученные работниками Администрации минуя Отдел по работе с документами и контролю, подлежат обязательной регистрации в Отделе по работе с документами и контролю (канцелярия, приемная граждан).

5.7. Документы, адресованные непосредственно в Подразделения администрации, передаются (без регистрации в канцелярии, приемной граждан) его руководителю и далее согласно резолюции - на исполнение работникам Подразделения администрации.

5.8. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним.

При повреждении или недостаче документа составляется акт в трех экземплярах (приложение N 12), один из которых остается в канцелярии, другой - приобщается к поступившему документу, третий - посылается отправителю.

Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки документов. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

5.9. В Отделе по работе с документами и контролю документ регистрируется путем заполнения электронной регистрационной карточки, в которую вносятся все необходимые данные, после этого входящему документу присваивается регистрационный номер. Указываются фамилия и инициалы должностного лица, которому направляются документы.

5.10. При регистрации, на первом листе документа в правом нижнем углу, на свободном от текста месте проставляется штамп, который состоит из наименования (Администрация города Южно-Сахалинска", слов "входящий N", цифровой даты поступления документа.

5.11. Информация о зарегистрированных документах, их прохождении и исполнение хранится в автоматизированной системе Отдела по работе с документами и контролю не менее 5 лет.

5.12. Служебные письма оформляются на бланках установленной формы.

5.13. Служебные письма должны иметь следующие реквизиты:

- герб города Южно-Сахалинска;

- наименование Администрации;

- наименование Подразделения администрации;

- индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, номер телефакса:

- дата - проставляется после подписания;

- исходящий номер - проставляется после подписания и состоит из индекса Подразделения администрации, подготовившего документ и порядкового номера по единой нумерации в течение календарного года, например, 01-580;

- ссылка на номер и дату - при ответе на поступивший документ обязательного указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ. При подготовке ответов повторение в тексте письма ссылки на реквизиты входящего документа делать не следует;

- адресат - печатается на расстоянии не менее 5 см от верхнего края листа. Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке;

- заголовок;

- текст;

- приложение;

- подпись;

- фамилия исполнителя и номер его телефона.

5.14. Письма на бланках Администрации подписывают мэр, первые вице-мэры, вице-мэры города.

Служебные письма за подписью руководителей Подразделений администрации и их заместителей, по вопросам, входящим в компетенцию Подразделений администрации оформляются на бланках Подразделений администрации.

5.15. Письма, подписанные мэром, первыми вице-мэрами, вице-мэрами города регистрируются и отправляются канцелярией в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня (за исключением срочной корреспонденции).

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию начальника Отдела по работе с документами и контролю.

5.16. Для регистрации необходимо предъявить два экземпляра (если адресат один) служебного письма, оформленного в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, с подлинными подписями, один из которых будет направлен адресату, а второй экземпляр служебного письма остается в Отделе по работе с документами и контролю (канцелярия, приемная граждан) и хранится в соответствии с номенклатурой дел.

6. Рассмотрение обращений граждан

Организация работы с обращениями граждан в Администрации ведется в соответствии с Административным регламентом по исполнению функции "Рассмотрение обращений граждан в администрации города Южно-Сахалинска", утверждаемым постановлением администрации города.

6.1. Организация работы с письменными обращениями граждан

6.1.1. Работу с обращениями, заявлениями и жалобами граждан (далее - Обращения) в Администрации города осуществляет приемная граждан Отдела по работе с документами и контролю (далее - приемная граждан).

Работники приемной граждан осуществляют учет и организацию рассмотрения письменных и устных обращений граждан, поступивших в Администрацию, анализируют характер вопросов, поднимаемых гражданами.

6.1.2. Письменное Обращение подлежит обязательной регистрации в течение трёх дней со дня поступления в Администрацию.

6.1.3. Регистрационный номер письменного Обращения указывается в регистрационном штампе, который проставляется в правом нижнем углу.

6.1.4. На каждое письменное Обращение граждан заполняется регистрационно-контрольная карточка (приложение N 13).

6.1.5. Повторным Обращениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер первого обращения и приобщается вся предшествующая переписка.

6.1.6. Зарегистрированное Обращение передается мэру (первому вице-мэру, вице-мэру) города в соответствии с распределением обязанностей, который в 2 - дневный срок определяет конкретных исполнителей, после чего обращение с резолюцией руководителя возвращается в приемную граждан.

6.1.7. Обращения граждан не направляются организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются.

6.1.8. В случае если вопрос находится в ведении иных органов, то не позднее чем в 7 - дневный срок Обращение направляется на рассмотрение в соответствующий орган с уведомлением об этом заявителе.

6.1.9. Обращение рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации. В исключительных случаях срок рассмотрения Обращения может быть продлен должностным лицом не более чем на 30 дней, о чем сообщается заявителю.

6.1.10. В случае, если Обращение направлено не по принадлежности, исполнитель незамедлительно возвращает его в приемную граждан, указывая при этом Подразделение администрации, в которое следует направить Обращение.

6.1.11. Проект ответа на подпись мэру, первым вице-мэрам, вице-мэрам города представляется исполнителем не позднее чем за 2 дня до окончания срока рассмотрения Обращения.

6.1.12. Ответы заявителям и в вышестоящие органы оформляются на бланках установленной формы, в левом нижнем углу на подлиннике и копии ответа указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. Копия ответа визируется исполнителем.

6.1.13. Текст ответа заявителю должен содержать ссылку на форму Обращения, должностное лицо, к которому обращался заявитель, излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответы на все поставленные в Обращении вопросы.

6.1.14. В подготовленном ответе в вышестоящие органы должно быть указано о том, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его Обращения, либо ответ направляется в два адреса, в том числе заявителю.

6.1.15. Если на Обращения даются промежуточные ответы, то в тексте указывается срок окончательного решения вопроса.

6.1.16. Если в резолюции мэра, первых вице-мэров, вице-мэров города поручение дано нескольким исполнителям и указано направить ответ заявителю, то ответы направляются каждым исполнителем, в пределах своей компетенции или общий ответ готовит тот исполнитель, который указан в резолюции первым.

Копия ответа заявителю, направляемая исполнителем в Администрацию, должна содержать исходящий номер, дату отправления, ссылку на регистрационный номер и дату поступления Обращения в Администрацию.

Обращения граждан считаются исполненными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты меры по существу их обращения и заявителю дан ответ.

6.1.17. Ответ на Обращения граждан, как правило, дается в письменной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационной карточке.

6.1.18. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

6.1.19. Снятие с контроля Обращения производится тем должностным лицом, которое" поставило его на контроль или лицом, его замещающим.

6.1.20. Обращения граждан должны быть возвращены исполнителем после их рассмотрения в приемную граждан со всеми относящимися к ним материалами для централизованного формирования дела. Хранение дел у исполнителя запрещено.

6.1.21. На 20-е число каждого месяца приемная граждан представляет сведения о ходе рассмотрения и исполнения поступивших Обращений начальнику Отдела по работе с документами и контролю.

6.1.22. Ответственность за сохранность документов возлагается на руководителей Подразделений администрации, работающих с обращениями граждан и работников приемной граждан.

6.1.23. Законченные производством "Дела" по Обращениям граждан хранятся определенный номенклатурой срок, затем подлежат уничтожению по акту.

6.2. Организация работы по личному приему граждан

6.2.1. Личный прием граждан в Администрации осуществляют: мэр, первые вице-мэры, вице-мэры города.

6.2.2. График приема граждан составляется специалистами приемной граждан на первое число каждого месяца, согласовывается со всеми должностными лицами, внесенными в него, и опубликовывается в печати.

6.2.3. Предварительную запись на прием осуществляют работники приемной граждан. На каждое Обращение заполняется карточка приема граждан (приложение N 14). При повторных Обращениях к карточке прикладываются все имеющиеся материалы по этому заявителю.

6.2.4. При необходимости работники приемной граждан дают гражданам разъяснения и справки.

6.2.5. Перед приемом работники приемной граждан проводят соответствующую проработку вопроса, запрашивают необходимую информацию в Подразделениях администрации и до приема информируют ведущего прием руководителя о записавшихся гражданах.

6.2.6. После завершения личного приема поручения руководителя, ведущего прием, направляются работниками приемной граждан исполнителям.

6.2.7. Поступившие ответы о принятых мерах по Обращениям граждан передаются на ознакомление должностному лицу, осуществляющему прием.

6.2.8. Рассмотрение обращений считается завершенным после списания их "В дело" ведущим прием руководителем. Если контроль рассмотрения заявления продолжается, то на карточке приема граждан делается отметка о продлении срока рассмотрения.

7. Особенности работы с документами с грифом "Для служебного пользования"

7.1. К информации ограниченного распространения относится несекретная документированная информация, доступ к которой ограничен федеральными законами.

7.2. Пометка "Для служебного пользования" проставляется на отдельных документах (изданиях) нормативного, информационного и справочного характера, содержащих несекретную служебную информацию о деятельности Администрации, учреждений, предприятий, организаций, не подлежащую опубликованию в открытой печати, использованию в передачах радио и телевидения, а также требующую ограничения лиц для ознакомления с ней.

7.3. Документационная информация ограниченного распространения без санкции мэра, первых вице-мэров, вице-мэров города не подлежит разглашению (распространению).

7.4. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, содержащих информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных настоящей Инструкцией.

7.5. Не может быть ограничен доступ к:

- нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия органов местного самоуправления;

- информации о состоянии окружающей среды;

- информации о деятельности органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);

- информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;

- иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.

7.6. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

7.7. Прием и регистрация документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется Отделом по защите государственной тайны и военной мобилизации Администрации. При смене работника отдела, осуществляющего учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-передачи этих документов другому работнику. Акт утверждается начальником Отдела по защите государственной тайны и военной мобилизации Администрации.

7.8. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

- учитываются отдельно от документов с грифом "секретно". При незначительном объеме документов с пометкой "Для служебного пользования" разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами;

- на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа экземпляра документа, подшиваемого в дело, указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона;

- передаются исполнителем в Отдел по защите государственной тайны и военной мобилизации Администрации для регистрации. Черновики документа уничтожаются исполнителем, о чем делается отметка в учетных формах;

- копируются (тиражируются) с письменного разрешения руководителей Администрации. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

- передаются работникам Администрации под роспись, пересылаются другим организациям заказной почтой (при необходимости с уведомлением);

- не передаются по незащищенным каналам компьютерно-модемной и факсимильной связи;

- в несколько адресов рассылаются согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается руководителем Подразделения администрации, подготовившим данный документ;

- хранятся в металлических сейфах или шкафах в Отделе по защите государственной тайны и военной мобилизации Администрации. Помещение, где хранятся документе содержащие информацию ограниченного распространения, оборудуется в соответствии требованиями, предъявляемыми к режимным помещениям, и специальными требованиями рекомендациями по технической защите конфиденциальной информации (СТР-К) утвержденными приказом председателя Гостехкомиссии России.

7.9. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих научной исторической ценности, производится по акту (приложение N 15). В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

7.10. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих информации ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставятся в известность начальник Отдела по защите государственной тайны и военной мобилизации, вице-мэр руководитель аппарата Администрации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются вице-мэру, руководителю аппарата Администрации.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

7.11. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

7.12. За утрату документов с пометкой "Для служебного пользования", разглашение информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, муниципальный служащий (работник Администрации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной, предусмотренной действующим законодательством ответственности.

8. Изготовление и использование печатей и штампов

8.1. Гербовые и другие печати используются в Администрации для удостоверения подлинности документов и соответствия копий документов подлинникам.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

8.2. Изготовление печати Администрации с изображением Государственного герба Российской Федерации производится по указанию мэра города Южно-Сахалинска.

Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи мэра, первых вице-мэров, вице-мэров города и лицо, ответственное за использование указанных штампов, определяется мэром, первыми вице-мэрами или вице-мэрами города, соответственно.

8.3. Заявка на изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписи мэра, первых вице-мэров, вице-мэров города подписывается вице-мэром, руководителем аппарата.

8.4. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Подразделений администрации, производится по согласованию с вице-мэром, руководителем аппарата исходя из функциональных обязанностей Подразделений администрации и целесообразности.

8.5. Руководители Подразделений администрации представляют заявки на изготовление печатей и штампов в Административно-хозяйственное управление с приложением эскизов заказываемых печатей и штампов.

8.6. Изготовленные печати и штампы передаются в Отдел по работе с документами и контролю.

8.7. Отдел по работе с документами и контролю осуществляет:

- регистрацию изготовленных печатей и штампов, учет и выдачу их работникам Администрации под расписку в специальном журнале учета;

- принимает пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы и уничтожает по акту с проставлением соответствующей отметки в журнале учета.

8.8. Печати и штампы хранятся в надежно закрываемых сейфах или металлических шкафах.

В случае утери печати, штампа незамедлительно ставится в известность Отдел по работе с документами и контролю, вице-мэр, руководитель аппарата.

8.9. Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации:

- N 1 проставляется на финансовые документы, скрепленные подписью мэра города, первого вице-мэра города, вице-мэра, руководителя аппарата и хранится в Отделе финансирования и кредитования Администрации;

- N 2 проставляется на документах международного характера, на документах, касающихся вопросов местного значения, на доверенностях, командировочных удостоверениях, скрепленных подписью мэра, первых вице-мэров, вице-мэров города и хранится в Отделе по работе с документами и контролю;

- малая гербовая печать проставляется на служебные удостоверения муниципальных служащих и хранится в Отделе по работе с документами и контролю.

8.10. Оттиск печати с изображением герба города Южно-Сахалинска проставляется на Почетных грамотах Администрации, Благодарственных письмах Администрации и хранится в Отделе по работе с документами и контролю.

8.11. Ha копиях:

- постановлений и распоряжений администрации города, подготовленных к тиражированию, вместо подписи лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий акт, проставляется круглая печать "Отдел по работе с документами и контролю администрации города Южно-Сахалинска", которая хранится в Отделе по работе с документами и контролю;

- договоров, соглашений и других документов, заключаемых от имени Администрации, подготовленных к тиражированию, ставится круглая печать "Отдел по работе с документами и контролю администрации города Южно-Сахалинска".

8.12. Оттиск печати "Отдел кадров управления кадровой политики и архивного дела администрации города Южно-Сахалинска" ставится на справках, подтверждающих трудовую деятельность сотрудника, командировочных удостоверениях, копиях распоряжений администрации города по личному составу и кадрам, трудовых книжках. Хранится в отделе кадров Управления кадровой политики и архивного дела Администрации.

Оттиск печати "Администрация города Южно-Сахалинска городской округ "Город Южно-Сахалинск" Сахалинская область" заверяет копии бухгалтерских документов и хранится в Отделе по работе с документами и контролю.

Оттиск печати "Администрация города Южно-Сахалинска городской округ "Город Южно-Сахалинск" Сахалинская область" ставится на архивные справки и архивные выписки. Хранится в архиве.

Оттиск печати "Архивный отдел Управление кадровой политики и архивного дела Администрация города Южно-Сахалинска" ставится на копии документов, находящихся на хранении в архиве.

8.13. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте, при этом он должен захватывать часть наименования должности лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий акт, и его личную подпись или на специально отведенном месте. Как правило, место нанесения печати обозначается символом "МП".

8.14. Факсимильная подпись может быть использована в целях оперативного решения вопроса при написании резолюции.

Факсимильную подпись мэра, первых вице-мэров, вице-мэров города разрешается, при необходимости, ставить на копиях подписанных ими документов.

Факсимиле подписи мэра, первых вице-мэров, вице-мэров города может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобным документах.

Факсимиле подписи должностных лиц допускается ставить на Почетных грамотах Благодарственных письмах, Памятных, Приветственных и Юбилейных адресах.

Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов федерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.

Запрещается использовать факсимиле на трудовых договорах и приложениях к ним трудовых книжках, а также в унифицированных формах по учету труда и его оплаты утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

В остальных случаях факсимильная подпись проставляется только с письменного разрешения руководителя, которому она принадлежит.

На факсимильную подпись гербовая печать не ставится.

8.15. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагается на руководителей Подразделений администрации, в которые эти печати и штампы используются.

Руководители Подразделений администрации возлагают ответственность за хранение и использование печатей и штампов на одного из подчиненных им работников. При смене работника печати и штампы передаются по акту с отметкой в журнале учета.

9. Техническое обеспечение работы с документами

9.1. Печатание документов

9.1.1. Печатание документов осуществляется в Подразделениях администрации, а также в машинописно-множительном бюро Отдела по работе с документами и контролю Администрации (далее - машбюро) с использованием компьютерной техники при строгом соблюдении настоящей Инструкции и требований унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

9.1.2. Рукописные материалы, сдаваемые для печатания в машбюро, должны быть разборчиво написаны и тщательно откорректированы. Корректорские работы специалистами машбюро не производятся.

9.2. Копирование (тиражирование) документов

9.2.1. Копировально-множительные работы осуществляются в машбюро. Копирование (тиражирование) небольших по объему документов может производиться непосредственно в Подразделениях администрации, имеющих множительную технику.

9.2.2. В машбюро на копирование сдаются только служебные документы, при этом ведется журнал учета количества и тиража откопированных документов.

9.2.3. На копирование сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов в несброшюрованном виде, четко напечатанные. Заказы на копирование выполняются в порядке очередности их поступления.

9.2.4. Тираж изготовленных копий документов должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с первым экземпляром (подлинником) документа. О выполнении работы в журнале учета делается соответствующая запись.

9.2.5. Порядок использования имеющейся копировально-множительной техники в Подразделениях администрации устанавливается их руководителями.

9.3. Прием и передача текстов документов по официальным каналам
факсимильной связи

9.3.1. Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера Администрации, предназначены для передачи только служебных документов.

9.3.2. При приеме и передаче текстов служебных документов по телефаксам необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего Подразделения администрации;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму, а доставляются адресату без перевода;

- запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлинники документов после передачи по телефаксу возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

9.3.3. Ответственность за правильное использование факсимильной техники, установленной в Подразделениях администрации, несут соответственно руководители Подразделений администрации.

10. Формирование дел для передачи их в архив, использование
архивных документов

10.1. Составление номенклатуры дел

10.1.1. Номенклатура дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Подразделениях администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

10.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Подразделениях администрации, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми номенклатурами дел, номенклатурами дел за прошедшие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Подразделения администрации, их виды, состав и содержание.

10.1.3. Номенклатура дел Подразделения администрации - источника комплектования муниципального архивного фонда (далее - источник комплектования) на предстоящий календарный год разрабатывается до 1 декабря текущего года, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство, либо лицом, ответственным за ведение архива, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) Подразделения администрации и передается в архив, который проверяет номенклатуры дел и представляет их для согласования в экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) Управления по делам архивов Сахалинской области.

После согласования номенклатура дел утверждается руководителем Подразделения администрации и с 1 января следующего года вводится в действие.

Вновь созданное Подразделение администрации разрабатывает и представляет номенклатуру дел в архив в месячный срок.

Согласовывается номенклатура дел с ЭПК Управления по делам архивов Сахалинской области не реже одного раза в четыре года. Если в течение года в источнике комплектования произошли структурные и функциональные изменения, номенклатура дел в конце года уточняется, согласовывается и с 1 января следующего года вводится в действие.

10.1.4. Номенклатура дел Подразделения администрации - источника комплектована (приложение N 16) составляется на основании номенклатур дел подразделений, входящих его состав (приложение N 17).

10.1.5. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименование подразделений, входящих в состав источника комплектования.

10.1.6. Номенклатура дел составляется в двух экземплярах. Первый, утверждение экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и находится у лица, ответственного за ведение архива, второй - передается в архив.

10.1.7. После утверждения номенклатуры дел источника комплектования, его подразделения получают её копию либо выписки из соответствующих её разделов для использования в работе.

10.1.8. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 проставляются индексы каждого дела. Индекс дела состоит им установленного цифрового обозначения Подразделения администрации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах Подразделения администрации. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:

10-06,

где 10 - обозначение Подразделения администрации, 06 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 включаются заголовки дел, которые должны охватывать все документируемые участки работы, в том числе документы с грифом "Для служебного пользования", справочные картотеки и журналы.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание в состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. д.), а также вводных слов, сложных оборотов, сокращенных слов и наименований. Если заголовок включает в себя термин "документы", то в скобках дается расшифровка: (планы, отчеты, информации, записки и т. д.).

Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, обращения граждан, нормативные акты и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы, договоры и т. д.);

- название организации - автора документа;

- название организации - адресата документа;

- краткое содержание документа;

- название территории, с которой связано содержание документов;

- период, к которому относятся документы дела;

- указание на наличие копий документов.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады, информации и т. д.)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с учебными заведениями о проведении ЕГЭ

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

Переписка с Финансовым управлением администрации города по вопросам финансового обеспечения

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается то, что если содержание дела касается нескольких однородных Административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с главами администраций городов и районов области по вопросам лестного самоуправления

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например:

Переписка с администрацией Сахалинской области по вопросам подготовки кадров

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования и оформления.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры

дел определяется степенью важности документов, составляющих дела и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих нормативную и организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел, содержащие решения вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с решениями Администрации. Далее располагаются заголовки дел, документы которых содержат сведения о работе Подразделения администрации (планы, отчеты и т. д.).

В графе 3 указывается срок хранения дела, номер статьи со ссылкой на перечень документов со сроками хранения, в случае отсутствия такового - на типовую или примерную номенклатуру дел или другое основание для установления сроков хранения документов.

При включении в номенклатуру заголовков дел, срок хранения которых не определен нормативными документами, он согласовывается с ЭПК Управления по делам архивов Сахалинской области.

В графе 4 приводятся дополнительные сведения к делам (о заведении дел и особенностях их формирования, месте хранения, о лицах, ответственных за формирование и хранение дел и др.), которые отражают специфику ведения делопроизводства в Подразделениях администрации.

10.1.9. Если в течение года в источнике комплектования возникают новые документированные участки работы и формируются непредусмотренные номенклатурой дела, то они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

10.1.10. По окончании календарного года лицо, ответственное за ведение архива, в конце сводной номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел.

10.2. Формирование дел

10.2.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

10.2.2. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списаны в дело.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

10.2.3. Дела в источнике комплектования формируются децентрализовано, т. е. в каждом Подразделении администрации отдельно. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель Подразделения администрации или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

10.2.4. Общий контроль правильного формирования дел в Подразделения администрации осуществляют экспертные комиссии источников комплектования методической помощи архива.

10.2.5. При формировании дел соблюдаются следующие основные требования:

- в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствующего заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату:

- документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии требованиями настоящей Инструкции;

- в дело включается только один экземпляр каждого документа;

- документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно;

- в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие и личные дела);

- внутри дела документы должны располагаться в хронологическом порядке;

- приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся;

- дело должно содержать не более 250 листов;

- при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т. д.

10.2.6. В зависимости от разновидности документов их группировка осуществляется следующим образом:

- распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела;

- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

- все документы отчетного и информационного характера по исполнению постановлений губернатора Сахалинской области и администрации города Южно-Сахалинска, находящиеся на контроле, подшиваются в одно дело;

- документы в личных делах формируются в течение всего периода работы данного лица в Подразделении администрации и размещаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям;

- предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Подразделений администрации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам;

- переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки, по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

10.2.7. При заведении дела оформляется его обложка. На ней указываются реквизиты: наименование источника комплектования, наименование его структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата заведения дела.

10.3. Организация оперативного хранения документов

10.3.1. С момента заведения и до передачи в архив или уничтожения дела хранятся по месту их формирования - в Подразделениях администрации.

Ответственность за сохранность документов несут руководители Подразделений администрации.

10.3.2. Непосредственное хранение документов постоянного и долговременного срока хранения осуществляют лица, ответственные за ведение архива Подразделения администрации, документы кратковременного срока хранения могут храниться в отделах до момента их уничтожения.

10.3.3. Дела должны находиться в рабочих комнатах или специально отведенных для "той цели помещениях, храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Хранить документы в неприспособленных шкафах и в рабочих столах запрещается.

10.3.4. В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел Подразделения администрации, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны.

10.3.5. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел Подразделения администрации.

10.3.6. Выдача дел регистрируется в специальной книге (журнале), где делается соответствующая отметка, включающая дату выдачи, фамилию и должность работника, затребовавшего дело, подпись лица, осуществившего выдачу-прием дела.

10.3.7. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам Подразделений администрации на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

10.3.8. Изъятие документов из дел постоянного и пятилетнего срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя Подразделения администрации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

11. Порядок подготовки и передачи документов на хранение

Документы Подразделений администрации являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном действующим законодательством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу лиц, ответственных в Подразделениях администрации за ведение делопроизводства и архива, экспертных комиссий по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

11.1. Экспертиза ценности документов

11.1.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения.

11.1.2. Экспертиза ценности документов в Подразделениях администрации на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

11.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в источнике комплектования создается постоянно действующая ЭК.

11.1.4. ЭК возглавляет ее председатель. Функции и права ЭК определяются Положением, которое утверждается руководителем источника комплектования.

ЭК является совещательным органом. Ее заседания проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами, которые подлежат утверждению руководителем источника комплектования.

Документирование деятельности ЭК и формирование дел возлагается на секретаря комиссии.

11.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в Подразделениях администрации непосредственно лицами ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК, под методическим руководством архива.

11.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передачи в архив;

- отбор документов временного срока хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в Подразделении администрации;

- выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, срок хранения которых истек.

При этом одновременно уточняются действующая номенклатура дел Подразделение администрации и сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, а также проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел.

11.1.7. Отбор документов для постоянного и долговременного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, варианты документов, неоформленные копии документов, факсограммы, документы, подлежащие возврату и документы временного срока хранения.

Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное и научное значение. Это относится, прежде всего, к документам, подписанным или правленным мэром города.

С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимается ксерокопия которая подшивается в дело. На ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы.

Дела с отметкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭК", содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

11.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного срока хранения (приложение N 18), документов по личному составу (приложение N 19), а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение N 15).

11.1.9. Документы, срок хранения которых истек, уничтожаются в Подразделении администрации - источнике комплектования по акту, который утверждается руководителем данного Подразделения администрации и хранится постоянно. Уничтожение документов можно произвести только после утверждения описей дел постоянного и долговременного хранения за этот период.

Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться на машинах для уничтожения бумаг или в разорванном виде помещаться перед сдачей на переработку в металлические бачки, матерчатые или крафт-мешки.

11.1.10. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

11.2. Подготовка дел к архивному хранению

11.2.1. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения по окончании календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию и передаче на хранение.

11.2.2. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится в Подразделениях администрации при методической помощи архива.

11.2.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

11.2.4. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также документы по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи дела;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи дела;

- уточнение реквизитов обложки дела.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению. Допускается хранить документы в скоросшивателях. Листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

11.2.5. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) все металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

11.2.6. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела - бланки форм для внутренней описи документов дела.

11.2.7. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи (листы внутренней описи нумеруются отдельно), нумеруются сверху вниз арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом (использование чернил и цветных карандашей запрещается).

При нумерации листов должны соблюдаться следующие правила:

- листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно;

- фотографии, чертежи и другие иллюстрированные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

- сложенный лист любого формата, подшитый за один край, разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу, лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один;

- если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текстов, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;

- если документ вложен в конверт, то нумеруется вначале конверт, а затем сам документ;

- подшитые в дело документы с собственной нумерацией (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или могут сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле;

- в случае обнаружения ошибок в нумерации проводится перенумерация, т.е. старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. Затем составляется новая заверительная надпись, а старая зачеркивается, но сохраняется в деле;

- в случаях обнаружения ошибок нумерации в делах, передаваемых на постоянное хранение в архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных номеров листов.

11.2.8. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись по установленной форме (приложение N 20). Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, то он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+", количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

- наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;

- номера крупноформатных листов;

- номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в состоянии дела (повреждения, замена подлинников копиями, вложения новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

11.2.9. Для учета документов определенных категорий дел (постановления, распоряжения, личные дела, лицевые счета, переписка и т.д.) постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форма (приложение N 21), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Если дело подшито или переплетено без внутренней описи, то она может быть подклеена к внутренней стороне лицевой части обложки дела.

11.2.10. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 22). На обложке указываются следующие реквизиты:

- наименование источника комплектования, его непосредственная подчиненность;

- наименование Подразделения администрации;

- индекс дела;

- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

- заголовок дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно");

- архивный шифр, для которого оставляется место в нижнем левом и в верхнем правом углу лицевой обложки дела.

11.2.11. Наименование источника комплектования на обложке дел указывается полностью, в именительном падеже. Если существуют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

При изменении наименования источника комплектования в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое Подразделение администрации на обложке дописывается новое наименование этого Подразделения администрации, а прежнее заключается в скобки.

11.2.12. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел источника комплектования. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера решений, протоколов, приказов и т.п.).

11.2.13. На обложке дела обязательно указывается дата дела, т.е. время заведения и окончания дела в делопроизводстве. При этом следует руководствоваться следующими правилами:

- если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается запись: "в деле имеются документы за год (ы)";

- дата дела не указывается на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. их даты отражаются в самих заголовках дел;

- если делом являются журналы приказов, распоряжений, то на обложку выносятся точные календарные даты первой и последней записи в журнале;

- датой дела протоколов заседаний являются даты составления (утверждения) первого и последнего протокола;

- датой личного дела являются даты подписания распоряжений (приказов) о приеме и увольнении работника;

- число и год на обложке обозначаются арабскими цифрами, а месяц пишется словами;

- на обложках дел временного срока хранения указывается только год;

- если дата документа определяется приблизительно, то она заключается в квадратные скобки.

11.3. Составление и оформление описей дел

11.3.1. На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и на дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, должным образом сформированные и оформленные, составляются описи дел.

11.3.2. Опись дел - это систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учета и систематизации внутри фонда. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата.

11.3.3. Описи составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения;

- дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- дела по личному составу;

- дела, состоящие из специфических, характерных только для данного Подразделения администрации документов (приватизационные дела, паспорта земельных участков и т.п.);

- служебные ведомственные издания.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

11.3.4. Описи дел составляются на дела источника комплектования, заведенные в каждом календарном году. Ответственность за составление описей дел несут руководители Подразделений администрации.

11.3.5. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре.

При просмотре дел проверяются:

- соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

- правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

- качество подшивки или переплета дела;

- правильность нумерации листов дела;

- наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и ее правильность;

- правильность оформления обложки дела;

- наличие и правильность заверительной надписи дела.

В случае обнаружения нарушений правил формирования и оформления дел, они должны быть устранены.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем Подразделения администрации и передается вместе с описью дел в архив.

11.3.6. Описательная статья описи включает в себя следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

11.3.7. При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

- систематизация дел в описи производится согласно номенклатуре дел;

- присвоение номера описи устанавливается архивом;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же" при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим организациям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.д.

11.3.8. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номер дела, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

11.3.9. Описи дел составляются в четырех экземплярах, подписываются составителем и лицом, ответственным за архив, согласовываются с ЭК источника комплектования и передаются в архив для последующего утверждения или согласования с ЭПК. Затем описи дел утверждаются руководителем источника комплектования. Из четырех экземпляров описи дел три передаются в архив при сдаче дел на хранение, а последний остается в Подразделении администрации.

11.4. Составление исторических справок к фондам и предисловий к описям

11.4.1. К описи дел составляется предисловие, в котором излагаются:

- краткая история Подразделения администрации и его отделов;

- состав и содержание документов описи;

- особенности формирования, описания и систематизации дел.

11.4.2. Каждое Подразделение администрации - источник комплектования муниципального архивного фонда является фондообразователем. Его документы, поступившие в архив, образуют самостоятельный фонд. К фонду Подразделения администрации - источника комплектования должностным лицом этого Подразделения администрации составляется историческая справка, содержащая сведения об образовании, переименовании фондообразователя, о его структуре и функциях со ссылкой на конкретные документы.

Изменения, происходящие в наименовании, функциях Подразделения администрации фиксируются в дополнении к исторической справке.

Историческая справка и дополнения к ней составляются в двух экземплярах, один из которых передается в архив, второй - хранится у лица, ответственного за ведение архива в источнике комплектования.

11.5. Передача дел в архив

11.5.1. В архив передаются дела источника комплектования с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Документы по личному составу передаются в случае ликвидации источника комплектования. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в Подразделениях администрации и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

11.5.2. Законченные делопроизводством дела постоянного и долговременного сроков хранения в течение пяти лет хранятся в Подразделении администрации. Затем дела сдаются в архив.

11.5.3. Передача документов производится только по описям дел.

11.5.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному постановлением администрации города.

11.5.5. В период подготовки дел к передаче на хранение в архив сотрудником, ответственным за ведение архива источника комплектования, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных по номенклатуре дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники Подразделения администрации обязаны устранить.

11.5.6. Прием каждого дела производится сотрудником архива в присутствии работника Подразделения администрации. При этом на рабочем экземпляре описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подпись сотрудника архива, принявшего дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

11.5.7. В случае ликвидации или реорганизации Подразделения администрации лица, ответственные за ведение делопроизводства и архива данного Подразделения администрации, в период проведения ликвидационных мероприятий формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

11.5.8. Дела, оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией правил, возвращаются в Подразделение администрации для переоформления.

Начальник отдела по работе с документами и контролю

Е.Ю. Скокова

Приложение N 1

к п. 2.1.1.

               Герб

           АДМИНИСТРАЦИЯ

       ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА

      693000 Россия Южно-Сахалинск

          ул. Ленина 173

  Тел. 49-81-99, 49-81-90, Факс 49-84-73

    Межд. тел/факс 8 (4242) 49-84-51

     от ______________ N ______

Приложение N 2

к п. 2.1.1., п. 3.2.5

Герб

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от___________________N________________

Приложение N 3

к п. 2.1.1., п. 3.2.5

Герб

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от___________________N_________________

Приложение N 4

к п. 2.1.1.

Герб

МЭР

города Южно-Сахалинска

от ______________ N ______

Приложение N 5

к п. 2.1.1.

Герб

ВИЦЕ-МЭР

города Южно-Сахалинска

от ______________ N ______

Приложение N 6

к п.2.1.1.

Герб

ПЕРВЫЙ ВИЦЕ-МЭР

города Южно-Сахалинска

от ______________ N ______

Приложение N 7

к п. 2.1.1.

               Герб

          АДМИНИСТРАЦИЯ

      города Южно-Сахалинска

            Главное

       управление правового

    и контрольно-ревизионного

          обеспечения

   693000 Россия, Южно-Сахалинск,

         ул. Ленина 173

  Тел. 49-81-14 Факс 49-84-73

  Межд. тел/факс 8 (4242) 49-84-51

  от ______________ N ______

Приложение N 8

к п. 3.2.7.

СПРАВКА
к проекту постановления, распоряжения администрации
города Южно-Сахалинска
по вопросу_________________________________________________

Проект представлен _______________

Наименование организации (отдел, управление)	Инициалы, Фамилия	Подпись, дата

Вице-мэр, курирующий структурное подразделение

Согласовано:

Вице-мэр по правовым, административным и кадровым вопросам
Главное управление правового и контрольно-ревизионного обеспечения
Отдел по работе с документами и контролю Управления делами

Приложение N 9

к п. 3.2.16.

СПИСОК
должностных лиц, структурных подразделений администрации города,
предприятий, учреждений, организаций, которым рассылается постановление,
распоряжение администрации города Южно-Сахалинска
по вопросу__________________________________________

Наименование организации	Количество экземпляров	Наименование организации	Количество экземпляров














Всего к рассылке

Документ представлен	Инициалы, фамилия,	Подпись, дата

Визы:

		Подпись, дата
Начальник Отдела по работе с документами и контролю Управления делами

Приложение N 10

к п. 3.5.3.

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА

СПРАВКА

к проекту договора, соглашения и других документов, заключаемых от имени администрации города Южно-Сахалинска

по вопросу____________________________________________________________________

Проект представлен

Наименование организации

(отдел, управление)

Инициалы, фамилия

Подпись, дата

Вице-мэр, курирующий отрасль

Согласовано:

Вице-мэр, руководитель аппарата
Главное управление правового и контрольно-ревизионного обеспечения
Отдел по работе с документами и контролю

Приложение N 11

к п. 3.5.10.

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА

СПИСОК
структурных подразделений администрации города Южно-Сахалинска,
предприятий, организаций, учреждений, которым рассылается договор,
соглашение и другие документы, заключаемые от имени
администрации города Южно-Сахалинска

по вопросу______________________________________________________________________

Наименование организации	Количество экземпляров	Наименование организации	Количество экземпляров









Всего к рассылке

Документ представлен	Инициалы, фамилия	Подпись, дата

Визы:

Начальник Отдела по работе с документами и контролю

Приложение N 12

к п. 5.8

АКТ

Мы, нижеподписавшиеся работники канцелярии Отдела по работе с документами

и контролю администрации города Южно-Сахалинска, составили акт о том, что

_________________________________________________________________________

__________________________________________________________________ 200___

года при  вскрытии пакета (конверта)

__________________________________________________________в нем оказалась

(недостача, повреждение) _______________________________________________

Настоящий акт составлен в трех экземплярах.

Подписи:

____________________

Приложение N 13

к п. 6.1.4.

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА                                 N____

Корреспондент (Ф.И.О.) __________________________________________________

Адрес______________________________________Телефон_______________________

Предыдущие обращения_____________________________________________________

Вид документа____________________________________________________________

Автор сопроводительного письма___________________________________________

Дата сопроводительного письма _________ Индекс сопроводит.письма ________

Дата поступления__________________ Индекс поступления____________________

Краткое содержание_______________________________________________________

_________________________________________________________________________

Ответственный исполнитель________________________________________________

Резолюция________________________________________________________________

Автор резолюции _________________________________________________________

Срок исполнения _________________________________________________________

Ход исполнения

Дата исполнения (ответа)__________Индекс исполнения (ответа)_____________

Адресат _________________________________________________________________

Содержание ______________________________________________________________

Приложение N 14

к п. 6.2.3.

Карточка приема граждан

N_______________                           Дата приема___________________

Фамилия, имя, отчество заявителя ________________________________________

Место работы ____________________________________________________________

Адрес местожительства ___________________________________________________

Содержание заявления ____________________________________________________

Приложение N 15

к п. 7.9., п. 11.1.8.

Наименование структурного                          УТВЕРЖДАЮ

подразделения администрации                        Наименование должности

города Южно-Сахалинска                             руководителя структурного

                                                   подразделения

                                                   Подпись Расшифровка подписи

                                                   Дата

АКТ

_____________N_____

(дата)

______________________

(место составления)

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании_____________________________________________________________

                 (название и выходные данные перечня документов

                          с указанием сроков хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое назначение документы фонда N______

_________________________________________________________________________

                                (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание

Итого____________________________________ед. хр. за__________________годы

            (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за___________годы утверждены, по личному составу

согласованы с ЭПК Управления по делам архивов Сахалинской области (протокол от

_____________N_______)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов             Подпись               Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

________________________________

  (наименование структурного

        подразделения)

от________________N________

Приложение N 16

к п. 10.1.4.

Наименование структурного                          УТВЕРЖДАЮ

подразделения администрации                        Наименование должности

города Южно-Сахалинска                             руководителя структурного

                                                   подразделения

                                                   Подпись Расшифровка подписи

                                                   Дата

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на______________год (ы)

Индекс дела	Заголовок дела	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4
	Название раздела (наименование подразделения)

Наименование должности

ответственного за делопроизводство       Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом

(ответственный за ведение архива)        Подпись      Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                       СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                                       Протокол ЭПК Управления

______________________________                    по делам архивов

  (наименование структурного                      Сахалинской области

      подразделения)                              от____________N_______

от_____________N______

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в____________году

По срокам хранения	Всего	В том числе:
По срокам хранения	Всего	переходящих	С отметкой "ЭК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Наименование должности

ответственного за делопроизводство       Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 17

к п. 10.1.4.

Наименование структурного

подразделения администрации

города Южно-Сахалинска

Наименование

отдела (управления)

структурного подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на______________год (ы)

Индекс дела	Заголовок дела	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4

Наименование должности

руководителя отдела (управления)       Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 18

к п. 11.1.8.

Наименование структурного                     УТВЕРЖДАЮ

подразделения администрации                   Наименование должности

города Южно-Сахалинска                        руководителя структурного

подразделения

                                              Подпись Расшифровка подписи

                                              Дата

Фонд N ______

Опись N _____

дел постоянного срока хранения за _______ год

п/п

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечание

В данный раздел описи внесено ________________________________________ ед. хр.,

                                        (цифрами и прописью)

с N ______ по N ______.

Наименование должности

составителя описи                  Подпись            Расшифровка подписи

Наименование должности лица,

ответственного за ведение архива   Подпись            Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                       УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК                                       Протокол ЭПК Управления

______________________________                    по делам архивов

  (наименование структурного                      Сахалинской области

      подразделения)                              от_____________N_____

от____________N_____

Приложение N 19

к п. 11.1.8.

Наименование структурного                        УТВЕРЖДАЮ

подразделения администрации                      Наименование должности

города Южно-Сахалинска                           руководителя структурного

подразделения

                                                 Подпись Расшифровка подписи

                                                 Дата

Фонд N______

Опись N_____

дел по личному составу за _______ год

п/п

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечание

В данный раздел описи внесено________________________________________ед. хр.,

                                       (цифрами и прописью)

с N ______ по N ______.

Наименование должности

составителя описи                  Подпись            Расшифровка подписи

Начальник отдела кадров

(инспектор по кадрам)              Подпись            Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                       СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                                       Протокол ЭПК Управления

_________________________________                 по делам архивов

   (наименование структурного                     Сахалинской области

        подразделения)                            от_____________N_____

от____________N_____

Приложение N 20

к п. 11.2.8.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N_____

В деле прошито и пронумеровано____________________________________листов.

                                      (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов__________________________________________________;

пропущенные номера листов________________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности

работника                       Подпись               Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 21

к п. 11.2.9.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. N_________

п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов

Примечание

Итого_________________________________________________________документов.

                     (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи________________________________________

                                            (цифрами и прописью)

Наименование должностного лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                    Подпись            Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 22

к п. 11.2.10.

Место для штампа

архивного отдела

____________________________________________

____________________________________________

____________________________________________

  (наименование источника комплектования

     и его структурного подразделения)

ДЕЛО N______

                      __________________________________

                      __________________________________

                      __________________________________

                      __________________________________

                      __________________________________

                                 (заголовок дела)

                      __________________________________

                                  (крайние даты)

На _______ листах

Хранить ________

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.

Открыть документ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.