Приказ Аппарата Администрации Сахалинской области от 25 октября 2004 г. N 20 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области" (с изменениями и дополнениями) (утратил силу)

Приказ Аппарата Администрации Сахалинской области
от 25 октября 2004 г. N 20
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в аппарате администрации Сахалинской области"

С изменениями и дополнениями от:

6 июля 2005 г.

ГАРАНТ:

Приказом Аппарата Администрации Сахалинской области от 3 марта 2008 г. N 2 настоящий приказ признан утратившим силу

В соответствии с постановлением администрации Сахалинской области от 06.09.2004 N 132-па "Об утверждении Регламента администрации Сахалинской области":

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области (прилагается).

2. Руководителям структурных подразделений аппарата администрации области:

- обеспечить изучение специалистами и работниками структурных подразделений аппарата администрации области утвержденной Инструкции и вносимых в нее изменений и дополнений;

- в случае несоблюдения или ненадлежащего соблюдения Инструкции привлекать виновных должностных лиц к дисциплинарной ответственности.

3. Рекомендовать руководителям органов исполнительной власти области:

- привести свои правовые акты, определяющие организацию делопроизводства в подведомственных органах исполнительной власти области, в соответствие с Регламентом администрации Сахалинской области, утвержденным постановлением администрации Сахалинской области от 06.09.2004 N 132-па, и Инструкцией по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области, утвержденной настоящим приказом.

- обеспечить изучение специалистами и работниками подведомственных органов исполнительной власти области Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области, утвержденной настоящим приказом, и вносимых в нее изменений и дополнений.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на управляющего делами, заместителя руководителя аппарата администрации области А.Е. Балюка.

Вице-губернатор области, руководитель аппарата администрации области

Г.А. Карлов

Инструкция
по делопроизводству в аппарате
администрации Сахалинской области
(утв. Приказом вице-губернатора области,
руководителя аппарата администрации
Сахалинской области от 25 октября 2004 г. N 20)

С изменениями и дополнениями от:

6 июля 2005 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в аппарате администрации Сахалинской области (далее именуется - Аппарат) в процессе осуществления им своих функций по обеспечению деятельности губернатора Сахалинской области (далее - Губернатор) и администрации Сахалинской области (далее - Администрация).

1.2. Инструкция подготовлена на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 N 68), государственного стандарта ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Регламента Администрации (далее - Регламент), утвержденного постановлением Администрации от 06.09.2004 N 132-па, и с учетом опыта работы с документами в Аппарате.

Делопроизводство в Аппарате организовано и ведется на основе настоящей Инструкции и других нормативно-методических документов, не противоречащих ей. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами: порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми и другими, независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документированной информации должны отвечать требованиям Положения об информационной вычислительной сети Аппарата и настоящей Инструкции.

В случаях компьютерной (автоматизированной) обработки документов органы исполнительной власти области в целях унификации подходов к делопроизводству используют единый программный продукт. Методическое руководство по использованию компьютерной технологии осуществляет отдел информационных технологий управления делами Аппарата (далее - управление делами).

1.3. Организация секретного делопроизводства в Аппарате ведется на основе Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации. Организация и ведение секретного делопроизводства возложены на управление мобилизационной подготовки и режима Аппарата (далее - управление мобилизационной подготовки и режима).

1.4. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для работников Аппарата и органов исполнительной власти области.

1.5. Организация и совершенствование системы делопроизводства на основе единой технической политики и внедрения технологий автоматизированной обработки документов, копировально-множительной, машинописной и организационной техники, методическое руководство службами делопроизводства, контроль за соблюдением требований Инструкции, установленного порядка работы с документами в Аппарате, органах исполнительной власти области осуществляются управлением делами.

Письма управления делами по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в Аппарате и органах исполнительной власти области.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в подразделениях Аппарата возлагается на их руководителей.

1.7. Ведение делопроизводства в подразделениях Аппарата осуществляется работником, специально назначенным для выполнения этих функций.

Должностные инструкции работников разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются руководителем подразделения Аппарата.

1.8. На работников, назначенных для ведения делопроизводства, возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

- прием и учет входящих (поступающих) документов;

- учет внутренних документов;

- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения Аппарата и после получения соответствующих указаний (резолюций) - непосредственно работнику-исполнителю;

- учет исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);

- контроль за сроками прохождения и рассмотрения документов;

- организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства;

- подготовка проекта номенклатуры дел подразделения Аппарата;

- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, передача дел в государственный архив Сахалинской области (далее - Архив);

- выдача работникам документов и дел, находящихся на хранении в подразделении Аппарата, контроль за их возвратом;

- сверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников;

- анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя подразделения Аппарата об исполнении документов и поручений; подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

- передача информации (ежедневная) о ходе прохождения и исполнения документов в базу данных автоматизированной системы (при наличии автоматизированной системы);

- ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;

- консультирование работников, проведение практических занятий по вопросам работы с документами;

- учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в подразделении Аппарата.

1.9. Служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений и распоряжений Губернатора, Администрации, приказах вице-губернатора области, руководителя Аппарата (далее - руководитель Аппарата) и проектах других документов, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или знакомящегося с соответствующими документами.

1.10. Передача работникам других организаций копий подписанных Губернатором документов допускается только по его указанию (разрешению) или по указанию (разрешению) руководителя Аппарата, управляющего делами администрации области, заместителя руководителя Аппарата (далее - управляющий делами) в соответствии с распределением обязанностей, о чем делаются соответствующие записи на подлинниках документов, а также в электронных карточках документов (учетных карточках) с указанием фамилии должностного лица, разрешившего передачу документа.

Передача документов (копий документов) представителям средств массовой информации осуществляется управлением пресс-службы и информации Администрации (далее - управление пресс-службы), а также должностными лицами Администрации и Аппарата (в соответствии с должностными инструкциями).

В связи со служебной необходимостью передача документов (копий документов) структурных подразделений Аппарата (далее - подразделений Аппарата) работникам других организаций допускается с разрешения руководителей этих подразделений или их заместителей.

При утрате документов или несанкционированном разглашении содержащейся в них служебной информации руководитель подразделения Аппарата информирует отдел документационного обеспечения управления делами (далее -отдел документационного обеспечения), управление мобилизационной подготовки и режима, управляющего делами или его заместителя, руководителя Аппарата. Руководитель Аппарата (управляющий делами) назначает служебное расследование.

1.11. В органах исполнительной власти области могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции методические документы.

1.12. При обращении с документами, поступившими в Администрацию, не разрешается вносить правки, делать пометки, работать с ними вне служебных кабинетов.

1.13. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни или увольнении работник по указанию руководителя подразделения Аппарата, органа исполнительной власти области передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику.

1.14. Переписка между подразделениями в Аппарате запрещается, за исключением случаев, определенных указаниями руководителя Аппарата.

Информация об изменениях:

Приказом аппарата Администрации Сахалинской области от 6 июля 2005 г. N 7 раздел 2 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

2. Прием, обработка, регистрация, распределение поступающей в
Администрацию корреспонденции, оформление, регистрация исходящей
корреспонденции и сроки их оформления, рассмотрения и рассылки

Движение документов в Аппарате с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот Аппарата.

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

- прохождение документов должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться;

- каждое перемещение документа должно быть оправданным: следует исключать или ограничивать возвратные перемещения документов, инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью;

- в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов должно быть максимальное единообразие;

- основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в Аппарате только один раз.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения Аппарата в другое он повторно не регистрируется.

Не подлежат регистрации поступающие в Администрацию статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

2.1. Порядок приема, обработки, регистрации и распределения
поступающей в Администрацию корреспонденции

2.1.1. Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей в Администрацию корреспонденции производятся в централизованном порядке в отделе документационного обеспечения управления делами.

2.1.2. Все поступающие в Администрацию документы принимаются канцелярией отдела документационного обеспечения (далее - Канцелярия), обрабатываются, классифицируются и:

2.1.2.1 Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской направляются в главное правовое управление Аппарата для обработки регистрации.

После регистрации главное правовое управление Аппарата передает их в секретариат Губернатора, который готовит проекты резолюций и передает их Губернатору на рассмотрение.

2.1.2.2. Обращения граждан направляются в отдел по работе с населением управления Аппарата по работе с общественностью и населением (далее соответственно - отдел по работе с населением, управление по работе с общественностью и населением) для обработки и регистрации.

После регистрации отдел по работе с населением передает их в секретариат Губернатора, консультантам (помощникам) вице-губернаторов области (далее - помощники) в соответствии с распределением обязанностей, которые готовят проекты резолюций и передают их соответственно Губернатору, вице-губернаторам области на рассмотрение.

2.1.2.3. Документы, поступившие от Сахалинской областной Думы (далее - областная Дума), заносятся в базу данных автоматизированной системы, регистрируются и передаются в представительство Губернатора в областной Думе, которое готовит проекты резолюций и передает документы Губернатору на рассмотрение через секретариат Губернатора.

2.1.2.4. Поступившие из судов общей юрисдикции и арбитражных судов документы с исковыми или иными требованиями к Губернатору, Администрации заносятся в базу данных автоматизированной системы, регистрируются и передаются в главное правовое управление Аппарата, которое готовит проекты резолюций и передает документы Губернатору на рассмотрение через секретариат Губернатора.

2.1.2.5. Служебные письма заносятся в базу данных автоматизированной системы, регистрируются и передаются Канцелярией в секретариат Губернатора, который готовит проекты резолюций и передает их Губернатору на рассмотрение.

2.1.3. Служебные документы, направленные в адрес Губернатора, Администрации и полученные работниками Аппарата минуя Канцелярию, подлежат обязательной регистрации в Канцелярии.

2.1.4. При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов, приложений к ним.

При регистрации на первом листе документа, в правом нижнем углу, на свободном от текста месте проставляется штамп, который состоит из наименования "Администрация Сахалинской области", слов "входящий N", буквенно-цифровой даты.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

При повреждении или недостаче документа составляется акт в 3-х экземплярах, один из которых остается в Канцелярии, другой - приобщается к поступившему документу, третий - посылается отправителю.

Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки документов. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

2.1.5. В Канцелярии документ регистрируется в автоматизированной системе путем заполнения электронной регистрационной карточки, в которую вносятся все необходимые данные, после этого входящему документу присваивается регистрационный номер.

2.1.6. Передача (переадресация) зарегистрированных документов из одного подразделения Аппарата (органа исполнительной власти области) в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, при отсутствии поручения - по договоренности между руководителями подразделений. При этом на оборотной стороне документа проставляются фамилия нового исполнителя и дата переадресации документа.

Зарегистрированные в Канцелярии документы передаются из одного подразделения Аппарата или органа исполнительной власти области в другое только через Канцелярию с отметкой (переадресацией) в автоматизированной системе.

2.1.7. Проекты резолюций должны содержать: фамилию исполнителя (исполнителей), конкретные поручения, сроки исполнения, при необходимости указание - "контроль" за исполнением документа, подпись руководителя и дату. В тексте резолюции, по возможности кратком, должна быть использована устоявшаяся терминология. В случае необходимости подготовки ответа:

- резолюция "Для ответа" указывает на необходимость подготовки и отправки ответа корреспондентам и заявителям непосредственно исполнителем, копия ответа вместе с копией поступившего документа направляется должностному лицу, подписавшему резолюцию;

- резолюция "Для подготовки проекта ответа" определяет необходимость подготовки проекта ответа и направления его вместе с поступившими документами в адрес должностного лица, подписавшего резолюцию. При этом прохождение проектов ответов по цепи исполнителей должно точно соответствовать обратному порядку направления резолюций.

2.1.8. Право подписи на резолюциях в случае отсутствия Губернатора, иных должностных лиц имеют:

- от имени Губернатора - должностное лицо, уполномоченное Губернатором;

- от имени иных должностных лиц - лица, уполномоченные ими.

2.1.9. После наложения резолюции (указания) об исполнении документов секретариат Губернатора передает их в Канцелярию. В случае постановки Губернатором документа на контроль он передается Канцелярией в административно-контрольное управление Аппарата (далее - административноконтрольное управление) под роспись, затем документы направляются исполнителям. На контрольной карточке, оставшейся в административноконтрольном управлении, делаются отметки о прохождении и исполнении документа.

2.1.10. В случае, когда документ (поручение) должен исполняться несколькими подразделениями совместно, ответственным за исполнение является лицо, названное в резолюции или документе в качестве исполнителя первым, или помеченное словом "созыв", которому передается подлинник документа.

Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок путем ознакомления (в течение 2-х дней) всех исполнителей с документом, определяет количество копий и обеспечивает размножение документов (при необходимости), осуществляет свод материалов, согласованных с соисполнителями, для принятия совместного решения, которое докладывается руководителю, наложившему резолюцию.

Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документов.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

2.1.11. Письма одинакового содержания, поступившие одновременно на имя двух или более должностных лиц, направляются в один адрес старшему по государственной должности лицу.

Секретариат Губернатора, исходя из содержания поступившей на имя Губернатора корреспонденции, вправе направить ее в адрес непосредственных исполнителей для рассмотрения.

2.1.12. Документы, направленные для исполнения в подразделение Аппарата, орган исполнительной власти области, передаются его руководителю и далее согласно резолюции на исполнение работникам подразделения Аппарата, органа исполнительной власти области.

2.1.13. Работники, назначенные для ведения делопроизводства в подразделении Аппарата, служба делопроизводства органа исполнительной власти области ежемесячно сверяют наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с данными, занесенными в базу данных, и представляют руководителю справку о прохождении и исполнении документов.

2.2. Порядок оформления, регистрации исходящей корреспонденции

2.2.1. Проекты служебных писем по вопросам, относящимся к компетенции Губернатора, Администрации, адресованные органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, правительственным учреждениям, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, органам местного самоуправления (далее - служебные письма), готовятся и вносятся вице-губернаторами области, руководителем Аппарата, управляющим делами, руководителями структурных подразделений Аппарата, органов исполнительной власти области по собственной инициативе или по поручению Губернатора, Администрации, вице-губернатора области, управляющего делами в соответствии с распределением обязанностей данному в виде устного или письменного распоряжения конкретным должностным лицам.

2.2.2. Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

2.2.3. В обязательном порядке:

- служебное письмо объемом более одной страницы имеет заголовок, который б краткой форме раскрывает его основное содержание;

- в служебных письмах-ответах указывается номер и дата документа, на который дается ответ, его дата и номер выносятся в заголовок первого листа и прилагается подлинник документа;

- на лицевой или оборотной стороне последнего листа служебного письма в левом нижнем углу проставляется фамилия исполнителя и номер его телефона;

- при направлении служебного письма более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, и на каждом экземпляре указывается только один адресат;

- при наличии приложений делается отметка в служебном письме о количестве листов и количестве экземпляров.

2.2.4. Представляемые на подпись служебные письма должны быть подготовлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, завизированы исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за подготовку документов. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа на нижнем его поле: на втором экземпляре документа, отправляемого в один адрес (кроме телеграммы), и на последнем экземпляре документа, отправляемого в несколько адресов.

Служебные письма, адресованные в Правительство Российской Федерации, министерства Российской Федерации, представляются на подпись Губернатору (исполняющему обязанности Губернатора) после предварительной проработки вопроса в соответствующих федеральных органах государственной власти Российской Федерации.

После согласования с представительством Губернатора в областной Думе представляются на подпись:

- письма и обращения Губернатора, Администрации в областную Думу;

- ответы на письма областной Думы, Совета Думы и постоянных комиссий;

- ответы на депутатские запросы, принятые областной Думой.

2.2.5. Служебные письма по вопросам, относящимся к компетенции Губернатора, оформляются на бланке Губернатора.

Служебные письма по вопросам, относящимся к компетенции Администрации, адресованные органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, правительственным учреждениям, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, органам местного самоуправления, оформляются на бланках Администрации и подписываются Губернатором, а в его отсутствие - исполняющим обязанности Губернатора.

Служебные письма за подписью вице-губернаторов области по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются также на бланках Администрации.

Служебные письма за подписью руководителей подразделений Аппарата и их заместителей по вопросам, входящим в компетенцию подразделений, оформляются на бланках подразделений Аппарата.

По депутатским обращениям и обращениям руководителя аппарата областной Думы материалы рассматриваются и даются на них ответы теми подразделениями Аппарата, органами исполнительной власти области, в чей адрес они поступили.

2.2.6. После подписания служебные письма, кроме ответов на обращения граждан, передаются в Канцелярию для их регистрации в автоматизированной системе путем заполнения электронной регистрационной карточки, в которую вносятся все необходимые данные, после этого исходящему документу присваивается регистрационный номер.

Письма-ответы на обращения граждан после подписания передаются в отдел по работе с населением для их регистрации и отправки в соответствии с разделом 4 настоящей Инструкции.

2.2.7. Для регистрации необходимо предъявить:

- экземпляр служебного письма, оформленный в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, с подлинной подписью, который будет направлен адресату;

- при направлении служебных писем нескольким адресатам необходимое количество экземпляров, при этом каждый экземпляр должен быть оформлен и подписан;

- экземпляр служебного письма, завизированный исполнителем, который остается в Канцелярии и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

При регистрации служебному письму присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года, цифровой индекс проставляется согласно утвержденному перечню.

Копии документов, направляемых в областную Думу, передаются исполнителем в представительство Губернатора в областной Думе.

2.2.8. После 18.00 в понедельник - четверг и после 17.00 в пятницу Канцелярия передает следующий за последним регистрационный номер исходящих документов в секретариат Губернатора согласно реестру.

2.2.9. Секретариат Губернатора (дежурные) осуществляет регистрацию исходящих документов с момента получения от Канцелярии регистрационного номера до 9.00 следующего рабочего дня (включая выходные и праздничные дни) только при соблюдении подпункта 2.2.7. настоящей Инструкции.

2.3. Сроки оформления, рассмотрения и рассылки
входящей и исходящей корреспонденции

2.3.1. Документы, поступившие в Канцелярию с 9.00 до 13.00, регистрируются по мере поступления и передаются в секретариат Губернатора до 15.00 текущего рабочего дня.

2.3.2. Документы, поступившие в Канцелярию с 14.00 до 18.00, регистрируются по мере поступления и передаются в секретариат Губернатора до 11.00 следующего рабочего дня.

2.3.3. Документы, поступившие в Канцелярию после 18.00, регистрируются до 13.00 следующего рабочего дня и передаются в секретариат Губернатора до 15.00.

2.3.4. Документы, поступившие в Канцелярию и содержащие вопросы, для решения которых требуется до 10 календарных дней, или имеющие в тексте поручения пометку "Срочно" или "Оперативно", регистрируются и передаются в секретариат губернатора в течение часа, если документ поступил в Канцелярию с 9.00 до 18.00 текущего рабочего дня, и до 11.00 следующего рабочего дня, если документ поступил в Канцелярию с 18.00 до 9.00.

2.3.5. Проекты резолюций готовятся и докладываются Губернатору, вице-губернаторам области, управляющему делами в следующие сроки:

- по документам, содержащим вопросы, для решения которых требуется до 10 календарных дней, или имеющим в тексте поручения пометку "Срочно" или "Оперативно", - в течение рабочего дня, если документ поступил до 11.00 этого дня, и до 11.00 следующего рабочего дня (в том числе субботы), если документ поступил после 11.00 текущего дня;

- по остальным - в срок не более 2-х дней с даты поступления в секретариат или на группу.

В случае отсутствия Губернатора, вице-губернатора области, управляющего делами проект резолюции докладывается соответственно исполняющему обязанности Губернатора согласно распоряжению, вице-губернатору области, исполняющему обязанности в соответствии с распределением обязанностей.

2.3.6. Подписанная Губернатором, вице-губернатором области, управляющим делами резолюция и прилагаемые документы незамедлительно после подписания передается секретариатом Губернатора, соответствующими группами по реестру с указанием даты и времени передачи в Канцелярию для внесения записи в электронную карточку (оформление) и последующей передачи исполнителю (рассылка).

2.3.7. Оформление и рассылка резолюции и прилагаемых документов обеспечивается Канцелярией с учетом их доставки адресатам в г. Южно-Сахалинске, как правило, в 2-дневный срок, а документов, содержащих срочные и оперативные поручения, - незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента получения Канцелярией.

2.3.8. Доставка корреспонденции в секретариат Губернатора, на группы вице-губернаторов области, управляющего делами и структурные подразделения Аппарата производится Канцелярией ежедневно в 11.00 и 15.00.

2.3.9. Руководители подразделений рассматривают документы в следующем порядке:

- документы, поступившие с 10.00 до 18.00 текущего рабочего дня, рассматриваются по мере поступления;

- документы, поступившие в подразделение после 18.00 рабочего дня, рассматриваются до 10.00 следующего рабочего дня;

- подлинники резолюций Губернатора, вице-губернаторов области, управляющего делами, содержащие срочные и оперативные поручения, и другие документы с пометкой о срочности рассматриваются руководителем (лицом, исполняющим его обязанности) в течение часа после их поступления.

2.3.10. Исполненные документы с отметкой о списании в 10-дневный срок передаются исполнителями в Канцелярию для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3. Подготовка и оформление нормативно-правовых
актов и распорядительных документов, протоколов

3.1. Подготовка проектов законов Сахалинской области и постановлений Сахалинской областной Думы для внесения губернатором области в Сахалинскую областную Думу (далее - законопроекты) осуществляется в соответствии с порядком, установленным Законом Сахалинской области от 03.04.2000 N 168 "О законодательной деятельности в Сахалинской области", и Регламентом.

3.2. Порядок подготовки и оформления нормативно-правовых
актов и распорядительных документов

3.2.1. Нормативно-правовыми актами являются постановления Губернатора и Администрации.

Распорядительными документами являются распоряжения Губернатора и Администрации, приказы руководителя Аппарата.

При подготовке проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов (далее - решения) подразделения Аппарата руководствуются Регламентом и настоящей Инструкцией.

3.2.2. Решения имеют следующие реквизиты:

- герб Сахалинской области;

- наименование органа государственной власти (губернатор Сахалинской области, администрация Сахалинской области);

- наименование вида акта (постановление Губернатора, постановление Администрации, распоряжение Губернатора, распоряжение Администрации, приказ руководителя Аппарата);

- дата, номер акта и место принятия акта;

- заголовок в краткой форме, обозначающий предмет, регулируемый актом;

- подписи лиц, официально уполномоченных подписывать соответствующие акты;

- печать Администрации с изображением Государственного герба Российской Федерации (на подлинниках).

На копиях акта (постановление Губернатора, постановление Администрации, распоряжение Губернатора, распоряжение Администрации, приказ руководителя Аппарата) вместо подписи лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий акт, ставится печать отдела документационного обеспечения.

3.2.3. Требования к содержательной стороне проектов нормативных правовых актов:

- текст должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования;

- в преамбуле акта указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для его издания, а также могут содержаться ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ; в преамбулу не включаются положения нормативного характера. В распоряжениях преамбула может отсутствовать;

- преамбула в постановлениях Губернатора завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ";

- преамбула в постановлениях Администрации завершается словами "администрация области постановляет";

- в постановляющей части должны отражаться пункты, предусматривающие конкретные поручения, механизмы реализации устанавливаемых данным актом норм и поручений, сроки их исполнения, поручения о контроле за исполнением;

- в проекте в случае необходимости должны быть определены порядок и сроки вступления в силу нормативно-правового акта и указания о его официальном опубликовании в установленном порядке;

- в приложениях к нормативно-правовому акту помещаются планы мероприятий, списки, программы, графики, схемы и т.п.. если они необходимы для надлежащего применения акта;

- приложения к решениям должны иметь отметку, связывающую их с основными документами и придающую им юридическую силу, подписываются руководителем, подготовившим документ и отвечающим за его содержание;

- если в тексте акта написано: "утвердить прилагаемое Положение (Устав или иной документ нормативного характера)", то в приложениях нормативного характера перед его заголовком помещается гриф утверждения (пункт 8.10.)

Наименования упоминаемых в акте органов, организаций и других объектов приводятся в полном соответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.

3.2.4. На подпись Губернатору, руководителю Аппарата проекты решений передаются только отпечатанными на персональных компьютерах в машинописном бюро или секторе по подготовке и выпуску документов отдела документационного обеспечения на бланках установленного образца (с использованием электронных шаблонов) в соответствии с ГОСТами на организационно-распорядительную документацию.

Не допускается никаких помарок, рукописных исправлений, зачеркиваний и вставок, употребление сокращенных слов, кроме общепринятых наименований, пользование средством "Штрих".

3.2.5. Проект решения визируется исполнителем и руководителем органа исполнительной власти области, подразделения Аппарата, подготовившего документ, и согласовывается исполнителем с заинтересованными органами государственной власти и местного самоуправления, государственными, общественными и другими организациями в соответствии с порядком, установленным Регламентом.

Согласование проекта документа оформляется на справке согласования путем визирования с указанием даты, фамилии и должности визирующего.

3.2.6. В процессе подготовки проекта решения исполнителем готовится электронная копия документа.

Электронные копии подготовленных и согласованных проектов документов сдаются на дискете или отправляются по электронной почте исполнителем в сектор по подготовке и выпуску документов отдела документационного обеспечения (далее - сектор по подготовке и выпуску документов).

3.2.7. Согласованные проекты решений должны пройти проверку на соблюдение правильности оформления в отделе документационного обеспечения, о чем должна быть сделана соответствующая отметка уполномоченными должностными лицами.

Внесение изменений или дополнений, изменяющих смысл документа, в согласованные проекты решений актов не допускается.

Подготовленные проекты постановлений и распоряжений Губернатора. Администрации передаются руководителю Аппарата, который принимает решение об их окончательной готовности к представлению Губернатору на подпись.

3.2.8. Внесение изменений и дополнений в подписанные решения не допускается.

3.2.9. Решения после их подписания направляются в сектор по подготовке и выпуску документов, который осуществляет их регистрацию и хранение, снятие копий и их передач в канцелярию для рассылки.

Подлинники решений, материалы к ним находятся на хранении до сдачи в Государственный архив области в секторе по подготовке и выпуску документов; выдавать их для работы за пределы сектора запрещается.

Формирование дел, их оформление, хранение, использование и передача в Архив осуществляется в строгом соответствии с разделом 9 настоящей Инструкции.

3.2.10. Копии решений, заверенные печатью отдела документационного обеспечения, направляются Канцелярией адресатам согласно списку рассылки, подготовленному и завизированному руководителем органа, внесшего документ, и помощником Губернатора, вице-губернатора области, руководителя Аппарата или управляющего делами (в соответствии с распределением обязанностей).

3.2.11. Решения, требующие оперативного принятия мер, могут быть переданы по факсу и компьютерной сети, для чего в списке рассылки делается отметка.

Решения, изменяющие или дополняющие ранее принятые, направляются учреждениям и организациям, которым эти документы рассылались.

3.2.12. Для формирования информационных баз данных "Консультант Плюс: "Сахалинский выпуск" и других информационно-правовых систем копии решений (кроме приказов руководителя Аппарата) передаются согласно заключенным договорам и Порядку передачи документов.

Абонентам электронной почты Администрации электронные копии решений передаются по электронной почте, о чем в списке рассылки делается отметка.

3.2.13. Поручения, данные на совещаниях с участием Губернатора, во время рабочих поездок губернатора области в районы в соответствии с Регламентом оформляются секретариатом Губернатора протоколами на бланках установленной формы в день их проведения или на следующий день.

Поручения Губернатора, данные во время и после командировок (зарубежных, в федеральные органы исполнительной и законодательной власти, в субъекты Федерации), оформляются секретариатом Губернатора на бланке установленной формы в день или на следующий день после прибытия из командировки Губернатора.

3.3. Порядок подготовки и оформления протоколов

3.3.1. Организацию встреч Губернатора с населением и оформление протоколов встреч осуществляет управление по взаимодействию с общественностью и населением.

3.3.2. Протоколы совещаний, проводимых вице-губернаторами области, руководителем Аппарата, управляющим делами, ведут их помощники, они же ведут контроль за их исполнением.

3.3.3. Протоколы оформляются на основании стенограмм или звукозаписей хода заседаний, а также других материалов (справок, проектов, решений).

В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится звукозапись, содержание выступлений в протокол не включается. Стенограмма прилагается к протоколу.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель; секретарь; присутствовали; повестка дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали, Выступили, Постановили (Решили). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

4. Рассмотрение обращений граждан

4.1. Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством, постановлениями и распоряжениями Губернатора, Администрации, Регламентом и настоящей Инструкцией.

4.2. Все поступившие в Канцелярию обращения граждан передаются в отдел по работе с населением, где производится их регистрация в день поступления. Данные о регистрации вносятся в электронную базу данных.

Конверты к письмам сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения.

4.3. На всех поступивших в адрес Администрации письменных обращениях граждан в правом нижнем углу лицевой стороны обращения проставляется регистрационный штамп с указанием даты и регистрационного номера.

Для автоматизированного учета и анализа письменных и устных обращений граждан в отделе по работе с населением применяются средства электронно-вычислительной техники (ЭВТ) с соответствующим программным обеспечением.

На каждое обращение граждан заполняется учетная карточка письма, которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки в целях предотвращения его повторной регистрации.

4.4. Устные обращения граждан предварительно фиксируются в специальном журнале и учетной карточке с последующим вводом данных в память персонального компьютера.

4.5. На каждое письменное обращение гражданина заводится дело и учетная карточка письма в трех экземплярах.

Первый экземпляр карточки ставится в картотеку отдела по работе с населением, второй остается в деле, третий - у помощников Губернатора, вице-губернаторов области для осуществления дополнительного контроля по исполнению поручения Губернатора, вице-губернатора области.

4.6. Повторным письменным и устным обращениям граждан присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе учетной карточки письма указывается регистрационный номер первого обращения.

В правом верхнем углу повторного обращения, а также в учетной карточке письма делается пометка "повторно" и приобщается вся предшествующая переписка.

Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу и поступившие для рассмотрения в один и тот же орган исполнительной власти, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.

4.7. Поступившие в адрес Администрации письменные обращения граждан после их регистрации и оформления отделом по работе с населением передаются через секретариат Губернатору, вице-губернаторам области (в соответствии с распределением обязанностей).

Губернатор, вице-губернаторы области рассматривают переданные им обращения, определяют конкретных исполнителей, после чего их помощники возвращают "дело" с резолюцией в отдел по работе с населением.

Срок подготовки и наложений резолюций не должен превышать 2-х рабочих дней. Ответственность соблюдение указанных сроков несут помощники Губернатора и вице-губернаторов области.

4.8. Обращения граждан должны направляться исполнителям в соответствующие органы исполнительной власти и органы местного самоуправления области не позднее чем в 5-дневный срок со дня регистрации в отделе по работе с населением.

Работники отдела извещают авторов обращений в письменной или устной форме о том, куда направлены для рассмотрения их обращения. Об устном уведомлении делается запись в учетной карточке письма.

4.9. Если поручение по обращению заявителя дано нескольким органам исполнительной власти области, ответственным исполнителем считается тот орган, руководитель которого указан первым.

Органам исполнительной власти области - соисполнителям направляются копии обращений, а они представляют ответственному исполнителю необходимые материалы или информацию для обобщения и подготовки ответа автору обращения в форме служебной записки. В служебной записке указывается, к какому регистрационному номеру она относится; исходящий номер органа исполнительной власти области - соисполнителя не проставляется, т.к. внутренняя переписка не подлежит регистрации.

4.10. Письма рассматриваются в срок, до одного месяца со дня их регистрации, а письма, не требующие дополнительного изучения и проверки - не более 15 дней.

Если для решения соответствующего обращения необходимо проведение специальной проверки, запрос дополнительных документов и материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть продлены, в порядке исключения, Губернатором, вице-губернаторами области, давшими поручение, но не более чем на один месяц, о чем сообщается автору.

4.11. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие с прямого эфира в передаче "Час губернатора", рассматриваются в сроки, указанные на карточке.

4.12. Регистрационный индекс письменного и устного обращения граждан состоит из порядкового номера обращения в пределах каждого календарного года.

Регистрационный индекс может иметь дополнительно и другие обозначения, обеспечивающие систематизацию и поиск обращения в валовой карточке (например: ЛП - личный прием).

При регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан пишется их фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес.

Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после принятия окончательного решения и исчерпывающих мер по разрешению предложений, заявлений и жалоб, решение об этом принимается Губернатором, вице-губернатором области, который дал указание о контроле.

4.13. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают Губернатор, вице-губернаторы области в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационноконтрольной карточке.

Ответы авторам обращений подписываются Губернатором, вице-губернаторами области или руководителями органов исполнительной власти области в зависимости от содержания поручения и сложности вопроса.

Запрещается направлять жалобы граждан, адресованные Администрации, Губернатору, вице-губернаторам области, для разрешения тем органам исполнительной власти области или должностным лицам, действия которых обжалуются. Ответы на такие жалобы даются за подписью Губернатора или вице-губернатора области, курирующего орган исполнительной власти области, руководителей должностных лиц. действия которых обжалуются.

Копия ответа вместе с основанием (материалы обращения) передаются из органа исполнительной власти области - исполнителя в отдел по работе с населением.

На копии ответа заявителю указывается фамилия ответственного исполнителя и номер телефона, а также должны быть визы соискателей (с их расшифровкой).

4.14. Материалы для анализа и обобщения ежеквартально подготавливаются отделом по работе с населением и оформляются в виде аналитических справок и статистических отчетов.

4.15. Предложения, заявления и жалобы гражлан должны быть возвращены должностным лицом в отдел по работе с населением для централизованного формирования дел. Формирование и хранение дел у исполнителя запрещается.

Предложения, заявления и жалобы граждан, направляемые для разрешения в органы исполнительной власти области, подлежат возврату в отдел по работе с населением вместе с ответом на них. Ответы, подготовленные в органах исполнительной власти области в адрес вышестоящих органов государственной власти, регистрируются на отправку только в отделе по работе с населением.

Заявления, предложения, жалобы граждан после их исполнения списываются "в дело" должностным лицом, наложившим резолюцию.

Предложения, заявления, жалобы граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их решением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба и другие документы, связанные с их рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу.

Повторные письменные обращения или дополнительные материалы подшиваются к данной группе документов.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело их полнота (комплектность). Не разрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дело запрещается.

4.16. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан возлагается на вице-губернаторов области, руководителей органов исполнительной власти области, учреждений, организаций, предприятий и должностных лиц, работающих с данной категорией документов.

Срок хранения документов по обращениям граждан определяется согласно номенклатуре дел.

По истечении установленного срока хранения дела подлежат уничтожению согласно настоящей Инструкции.

4.17. Ответственность за состояние делопроизводства по материалам с личного приема граждан и выполнение настоящей Инструкции возлагается на начальника отдела по работе с населением.

5. Особенности работы с документами, содержащими информацию
ограниченного распространения

5.1. Общие положения

5.1.1. Настоящий раздел Инструкции определяет общий порядок обращения с документами и машинными носителями информации (МНИ), содержащими сведения ограниченного распространения в Администрации.

Под МНИ понимаются магнитные ленты, жесткие (счетные и несчетные) магнитные диски, оптические диски, гибкие магнитные диски (дискеты) и магнитные карты.

5.1.2. К информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Администрации, ее Аппарата, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

5.1.3. Не могут быть отнесены к информации ограниченного распространения:

- законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, кроме актов на особый период, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экономическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасности функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;

- документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления (описание структуры органов, их функции, направления и формы деятельности, а также их адреса), кроме документов на особый период, об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне;

- документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан;

- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

- решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке.

5.1.4. На документах, а в необходимых случаях и на их проектах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

5.1.5. Категории должностных лиц, уполномоченных относить информацию к разряду ограниченного распространения, порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям, порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения, организацию защиты служебной информации ограниченного распространения определяет Администрация.

5.1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 5.1.3 настоящей Инструкции.

5.1.7. Информация ограниченного распространения без санкции Губернатора, вице-губернаторов области, руководителя Аппарата, управляющего делами не подлежит разглашению (распространению).

5.1.8. За разглашение информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник Аппарата, органа исполнительной власти области) может быть привлечен к дисциплинарной или иной, предусмотренной законодательством, ответственности.

5.1.9. В случае ликвидации органа исполнительной власти области, структурного подразделения Аппарата решение о дальнейшем использовании информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

5.1.10. К работе с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, допускаются работники Аппарата, органов исполнительной власти области, ознакомленные с настоящей Инструкцией и Положением о порядке обращения со сведениями конфиденциального характера в органах исполнительной власти и аппарате администрации Сахалинской области, утвержденным постановлением администрации области от 10.09.2004 N 140-па.

5.2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения

5.2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, МНИ и изданиях, содержащих информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документы. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

5.2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляются в соответствии с разделом 2 настоящей Инструкции.

5.2.3. При смене работника, осуществляющего учет документов с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт приема-передачи этих документов другом работнику, который утверждается руководителем подразделения Аппарата.

5.2.4. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

- учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. В электронной регистрационной карточке документа с пометкой "Для служебного пользования" производится запись "ДСП";

- печатаются на персональных компьютерах, не подключенных к локальной вычислительной сети, с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. На лицевой стороне каждого листа документа в левом нижнем углу проставляются наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ;

- передаются исполнителем после подписания работнику Канцелярии для регистрации. Черновики документа уничтожаются исполнителем, о чем делается отметка в учетных формах;

- копируются (тиражируются) с письменного разрешения руководителей Администрации, Аппарата. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

- передаются работникам Аппарата, органов исполнительной власти области под расписку, пересылаются другим организациям заказной почтой;

- не передаются по незащищенным каналам компьютерно-модемной и факсимильной связи;

- рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается губернатором области (вице-губернатором области, руководителем Аппарата, управляющим делами);

- хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах). Помещение, где хранятся документы, содержащие информацию ограниченного распространения, оборудуются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к режимным помещениям, и специальными требованиями и рекомендациями по технической защите конфиденциальной информации (СТР-К), утвержденными приказом председателя Гостехкомиссии России.

5.2.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел подразделений Аппарата несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

5.2.6. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

5.2.7. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми руководителем Аппарата или управляющим делами. В состав таких комиссий обязательно включаются работники управления мобилизационной подготовки и режима Аппарата.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

5.2.8. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставятся в известность начальник управления мобилизационной подготовки и режима Аппарата, управляющий делами, руководитель Аппарата и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются управляющему делами, руководителю Аппарата.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делается соответствующая отметка в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дела фонда.

5.2.9. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

5.2.10. За утрату документов с пометкой "Для служебного пользования", разглашение информации ограниченного распространения, нарушение правил работы с документами, содержащими такую информацию, работник Аппарата, органа исполнительной власти области привлекается к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

5.3. Порядок обращения с машинными носителями,
содержащими информацию ограниченного распространения

5.3.1. Информация, содержащая сведения ограниченного распространения, хранится только на съемных МНИ большой емкости, учтенных в установленном порядке. Хранение информации с пометкой "Для служебного пользования" на несъемных МНИ без применения специальных мер защиты от несанкционированного доступа запрещено.

5.3.2. Все МНИ, предназначенные для записи информации, содержащей сведения ограниченного распространения, учитываются в журнале учета МНИ.

При регистрации дискеты, используемой для работы с персональной ЭВМ, на нее наклеивается этикетка (как правило, такие этикетки поставляются фирмами вместе с дискетами), на которую наносятся следующие реквизиты:

- гриф секретности;

- регистрационный номер по журналу:

- фамилия и инициалы пользователя (при нескольких пользователях проставляется учетный номер списка лиц, допущенных к информации на данной дискете);

- подпись лица, проводившего регистрацию, заверенная печатью, и дата регистрации.

5.3.3. Регистрация несекретных МНИ может проводиться в журнале регистрации МНИ, предназначенных для записи информации "Для служебного пользования".

5.3.4. Перед началом обработки информации, содержащей сведения ограниченного распространения, на ЭВМ пользователи обязаны принять меры, исключающие возможность визуального обзора информации лицами, не допущенными к ней.

5.3.5. Режим хранения МНИ с записанной на них информацией, сожержащей сведения ограниченного распространения, их выдача пользователям, передача от одного пользователя к другому должны соответствовать требованиям, предъявляемым к документам с пометкой "Для служебного пользования".

5.3.6. Разрешение на стирание потерявшей практическое значение информации, записанной на МНИ, хранящихся в Аппарате, дается Губернатором, вице-губернаторами области, руководителем Аппарата, управляющим делами (в соответствии с распределением обязанностей). Стирание информации производится лицом, допущенным к работе с соответствующей категорией стираемой информации, в присутствии лица, ответственного за хранение МНИ, с применением программ, не позволяющих восстановить информацию с помощью программных инструментальных средств. После ее стирания делается отметка в журнале, заверенная подписями ответственного лица за хранение МНИ и лица, производившего стирание, и проставляется дата.

МНИ, после стирания с них информации, с учета не снимаются и гриф секретности не снимается.

5.3.7. Пришедшие в негодность МНИ уничтожаются физическим способом, не позволяющим восстановить записанную на них информацию. Уничтожение МНИ оформляется актом и отражается в журнале регистрации.

5.3.8. Перед обработкой информации с МНИ, полученных от сторонних организаций, необходимо проверить их на "зараженность вирусами".

5.3.9. Распечатка на принтерах подготовленных на МНИ документов, содержащих сведения ограниченного распространения, разрешается только на ЭВМ, не подключенных к локальной вычислительной сети, с соблюдением требований пункта 5.3.4 настоящей Инструкции.

5.3.10. На отпечатанном документе на оборотной стороне последнего листа наряду с другими необходимыми данными указывается учетный номер дискеты (МД N...).

5.3.11. Передача информации, содержащей сведения ограниченного распространения, сторонним организациям посредством копирования информации на представленные ими МНИ разрешается только с письменного разрешения Губернатора, вице-губернаторов области, руководителя Аппарата, управляющего делами (в соответствии с распределением обязанностей). Представленные МНИ должны быть отформатированы и не иметь записанной информации.

6. Изготовление и использование бланков
документов, печатей и штампов

6.1. Использование и изготовление бланков
документов и электронных шаблонов

6.1.1. Бланки документов и электронные шаблоны, применяемые в Аппарате и органах исполнительной власти области при подготовке проектов документов Губернатора, Администрации, структурных подразделений Аппарата (далее - Бланки и шаблоны), утверждаются руководителем Аппарата и должны применяться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям или лицам.

6.1.2. Изготовление Бланков и шаблонов обеспечивается управлением делами Аппарата по поручению Губернатора, заявкам вице-губернаторов области, руководителей структурных подразделений Аппарата после утверждения руководителем Аппарата и подлежат регистрации и учету в отделе документационного обеспечения.

6.1.3. Бланки и шаблоны после регистрации могут передаваться отделом документационного обеспечения по заявкам в структурные подразделения Аппарата, органы исполнительной власти области и органы, наделенные правом официального внесения проектов решений Губернатора, Администрации. При этом в передаваемые шаблоны проставляются идентификаторы, позволяющие определить организацию, получившую электронный шаблон.

6.1.3. Не разрешается использование Бланков и шаблонов, изготовленных в подразделениях Аппарата, органах исполнительной власти области на компьютерах и копировально-множительных аппаратах самостоятельно.

ГАРАНТ:

Нумерация приводится в соответствии с источником

6.1.4. Отдел документационного обеспечения:

- совместно с отделом информационных технологий обеспечивает изготовление Бланков и шаблонов и своевременное внесение в них изменений и дополнений;

- осуществляет регистрацию, хранение эталонных экземпляров и учет выдачи изготовленных Бланков и шаблонов;

- обеспечивает контроль за правильностью использования бланков документов.

6.1.5. Руководители подразделений Аппарата, органов исполнительной власти области и органов, которым были переданы Бланки и шаблоны, несут ответственность за обеспечение сохранности полученных Бланков и шаблонов и правильность их использования.

6.1.6. Бланки писем Губернатора. Администрации, направляемые в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации за подписью Губернатора или исполняющего его обязанности, могут изготавливаться типографским способом.

Управление делами оформляет заказы на изготовление бланочной продукции.

Отдел документационного обеспечения осуществляет хранение, учет выдачи изготовленных бланков документов и обеспечивает контроль за правильностью использования бланков документов.

6.2. Использование и изготовление печатей и штампов

6.2.1. Для удостоверения подлинности документов и соответствия копий документов подлинникам в Аппарате используются гербовые (большая и малая гербовая печать) и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

6.2.2. Печати Администрации с изображением Государственного герба Российской Федерации:

- большая гербовая печать хранится в финансовом отделе управления делами и проставляется на документах международного характера, государственного и областного значения, скрепленных подписью Губернатора или по его поручению вице-губернатором области, управляющим делами; на доверенностях и финансовых документах, на командировочных удостоверениях;

- малая гербовая печать хранится в управлении государственной службы и кадров Аппарата и ставится на служебных удостоверениях личности должностных лиц, назначаемых на должность Губернатором, руководителем Аппарата, на документах личного состава.

6.2.3. На копиях:

- постановлений и распоряжений Губернатора, Администрации, приказов руководителя Аппарата, подготовленных к тиражированию, вместо подписи лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий акт, проставляется круглая печать отдела документационного обеспечения;

- на копиях договоров, соглашений и других документов, заключаемых от имени Администрации, поименных списков граждан, утверждаемых Администрацией, подготовленных к тиражированию, ставится круглая печать отдела документационного обеспечения.

6.2.4. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте, при этом он должен захватывать часть наименования должности лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий акт.

На договорах и списках оттиск печати проставляется в левом нижнем углу каждого листа документа.

6.2.5. Изготовление гербовой печати производится по указанию Губернатора.

Изготовление печатей и штампов производится по заявкам руководителей структурных подразделений Аппарата на имя управляющего делами с приложением эскизов заказываемых печатей и штампов, исходя из функциональных обязанностей и целесообразности.

6.2.6. Изготовленные печати и штампы передаются в отдел документационного обеспечения управления делами для регистрации и учета.

6.2.7. Отдел документационного обеспечения управления делами осуществляет:

- регистрацию изготовленных печатей и штампов, учет и выдачу их работникам Аппарата под расписку в специальном журнале учета;

- принимает пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы и уничтожает по акту с проставлением соответствующей отметки в журнале учета.

6.2.7. Печати и штампы хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

В случае утери печати, штампа незамедлительно ставится в известность отдел документационного обеспечения, управляющий делами или заместитель управляющего делами, руководитель Аппарата.

ГАРАНТ:

Нумерация приводится в соответствии с источником

6.2.8. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагаются на руководителей подразделений Аппарата, в которых эти печати и штампы используются. При смене руководителя подразделения печати и штампы передаются по акту с отметкой в журнале учета.

Руководители подразделений Аппарата возлагают ответственность за хранение и использование печатей и штампов на одного из подчиненных им работников.

7. Техническое обеспечение работы с документами

7.1. Печатание документов

7.1.1. Печатание документов осуществляется в машинописном бюро отдела документационного обеспечения, а также непосредственно в подразделениях Аппарата с использованием компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции.

7.1.2. В машбюро отдела документационного обеспечения печатаются только служебные документы, при этом печатание документов под диктовку не производится.

В первоочередном порядке печатаются проекты решений Губернатора, Администрации, документы первого вице-губернатора области, вице-губернаторов области, руководителя Аппарата, управляющего делами, документы к мероприятиям, проводимым с участием Губернатора, вице-губернаторов области.

Срочные документы печатаются в очередности, определяемой заведующим машинописным бюро по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.

Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей, кроме указанных, или с наличием правленых карандашом ошибок.

При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований учреждений и организаций, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

7.1.3. Документы, создаваемые в Администрации, печатаются в машбюро на соответствующих бланках или на стандартных листах бумаги с использованием электронных шаблонов и, как правило, текстового редактора WinWord 97 или в другом, совместимом с ним, шрифтом Times New Roman или Times New Roman Cyr размером N 13. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре. Корректорские работы специалистами, печатающими документы, не производятся.

Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (с.) и знаков препинания.

На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется отметка (колонтитул)), содержащая идентификатор, который определяет наименование файла на машинном носителе и автоматизированное рабочее место, где документ был распечатан.

Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой стороне последнего листа документа внизу слева.

7.2. Копирование (тиражирование) документов

7.2.1. Копировально-множительные работы осуществляются в копировально-множительном бюро хозяйственного отдела управления делами. Копирование (тиражирование) небольших по объему документов может производиться непосредственно в подразделениях Аппарата, имеющих множительную технику.

7.2.2. В копировально-множительное бюро хозяйственного отдела на копирование сдаются только служебные документы, при этом ведется журнал учета количества и тиража откопированных документов.

7.2.3. На копирование сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов в несброшюрованном виде, четко напечатанные. Заказы на копирование выполняются в порядке очередности их поступления.

7.2.4. Тираж изготовленных копий документов должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с первым экземпляром (подлинником) документа. О выполнении работы в журнале учета делается соответствующая запись.

7.2.5. Порядок использования имеющейся копировально-множительной техники в подразделениях Аппарата устанавливается их руководителями.

7.3. Звукозапись мероприятий

7.3.1. Звуковая запись мероприятий, проводимых с участием Губернатора, вице-губернаторов области, обеспечивается (при необходимости) управлением делами и выполняется в диктофонном варианте или системой документирования устных выступлений.

7.3.2. Звукозапись научно-практических конференций и семинаров, проводимых в большом (малом) зале Администрации подразделениями Администрации по их заявкам, осуществляет управление делами Аппарата.

7.3.3. Расшифровку звукозаписей заседаний Администрации, других мероприятий по поручению Губернатора, руководителя Аппарата, управляющего делами осуществляет машбюро отдела документационного обеспечения, при этом на лицевой стороне последнего листа стенограммы указывается фамилия работника, ответственного за расшифровку звукозаписи, проставляется дата.

Подготовленная стенограмма передается исполнителю.

7.3.4. Звукозаписи мероприятий, используемые при расшифровке, размагничиваются после подготовки стенограмм.

7.4. Прием и передача текстов документов
по официальным каналам факсимильной связи

7.4.1 Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера Администрации, предназначены для передачи только служебных документов.

7.4.2. При приеме и передаче текстов служебных документов по указанным телефаксам необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (тексты, схемы, графические изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 х 297) черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- документ для передачи по каналу факсимильной связи должен быть подписан Губернатором (вице-губернаторами области, руководителем Аппарата, управляющим делами) и после регистрации в Канцелярии передан в приемные Губернатора, вице-губернаторов области;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения Аппарата, органа исполнительной власти области;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму, а доставляются адресату без перевода;

- запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале учета без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи по телефаксу возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы учитываются в журнале учета без проставления регистрационного штампа, передаются в Канцелярию для регистрации и дальнейшей передачи их адресатам.

7.4.3. Ответственность за правильное использование факсимильной техники, установленной в приемных Губернатора, вице-губернаторов области, руководителя Аппарата, управляющего делами, структурных подразделениях Аппарата, несут соответственно помощники Губернатора, вице-губернаторов области, руководителя Аппарата, управляющего делами, руководители структурных подразделениях Аппарата.

8. Основные требования к подготовке и оформлению
служебных писем и телеграмм

8.1. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы формата А4 (210 х 297); письма, имеющие текст в несколько строк, печатаются на бланках формата А5.

Сопроводительные письма и некоторые другие документы могут оформляться на бланках с трафаретными частями текста.

8.2. Телеграммы за подписью должностных лиц печатаются на писчей бумаге формата А4. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк); текст телеграммы печатается без исправлений, без переноса слов, абзацев и не должен превышать двух машинописных страниц. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, где указывается должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму (без инициалов имени и отчества).

8.3. На письме указывается дата его подписания, утверждения.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2004 г. следует оформлять: 05.01.2004. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05 января 2004 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2004.01.05. В тексте документа используется только словесно-цифровой способ 05 января 2004 г.

8.4. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

При направлении письма руководителю органа исполнительной власти области или организации их наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишутся в дательном падеже);

8.5. При направлении письма в орган исполнительной власти области или организацию их наименование пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

8.6. При направлении письма в несколько однородных органов исполнительной власти области или организаций их наименования указываются обобщенно (например: главам городских и районных администраций, руководителям органов исполнительной власти области).

8.7. Адресат указывается в правом верхнем поле письма. Полный почтовый адрес указывается в случае его направления разовому корреспонденту (кроме документов, адресованных правительственным органам власти);

8.8. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес; при адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, а затем инициалы и фамилию получателя.

8.9. В адресной части документа (письма, телеграммы) может быть указано не более четырех адресатов. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, и на каждом экземпляре документа указывается только один адресат.

8.10. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности, подписи, инициалов имени, отчества и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения. При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО)', наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Допускается в реквизите "Гриф утверждения" документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.

8.11. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

8.12. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

8.13. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

8.14. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование подразделения - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах Губернатора, действующего на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству органа исполнительной власти области, организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("постановляю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности подразделений Аппарата (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("управление осуществляет функции", "в состав управления входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает", "управление считает возможным").

8.15. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об управлении кадров и наград на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов управления кадров и наград на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 2

к постановлению Администрации

от 15.06.2004 N 319

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2004 N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

8.16. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

8.17. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Администрации

от 30.10.2004 N 451

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания конкурсной

комиссии Администрации

от 21.06.2004 N 10

8.18. Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в Аппарате, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из подразделения Аппарата, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

8.19. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью Администрации.

8.20. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью.

8.21. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

8.22. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем подразделения, в котором исполнен документ.

8.23. Отметка о поступлении документа в Администрацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в Администрацию проставлять в виде штампа.

8.24. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

8.25. Отправляемому (исходящему) письму присваивается регистрационный номер, который состоит из индекса подразделения Аппарата и порядкового номера документа по группе исходящих документов (например: 1-1275). Исходящий номер может быть дополнен через дробь индексом дела по номенклатуре дел (например: 1-1275/25).

8.26. Для отправки адресатам исходящие письма передаются в Канцелярию. В Канцелярии на исходящий документ заполняется электронная регистрационная карточка. На отправку передаются подлинник отправляемого документа и подписанный исполнителем указатель рассылки (при направлении документа более чем четырем адресатам). При этом в Канцелярию в соответствии с указателем рассылки дополнительно передается необходимое количество оформленных для отправки адресатам копий документов.

В целях контроля за выполнением правительственных поручений руководители органов исполнительной власти области, подразделений Аппарата, готовившие документы Губернатора, Администрации в Правительство Российской Федерации, обеспечивают через Канцелярию направление копий этих документов в представительство Сахалинской области при Президенте Российской Федерации, Правительстве Российской Федерации, Федеральном Собрании Российской Федерации.

Документы отправляются адресатам в зависимости от срочности их доставки. Степень срочности доставки документа определяется Губернатором, вице-губернатором области, руководителем Аппарата, управляющим делами.

Письма, направляемые по домашним адресам, отправляются через почтовое отделение связи.

Неправильно оформленные для отправки письма возвращаются исполнителям на доработку.

Письма неслужебного характера к отправке не принимаются.

9. Формирование дел, передача их в архив,
использование архивных документов

9.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

9.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве подразделений Аппарата, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделения Аппарата, в том числе личные дела и журналы учета документов.

9.1.2. При составлении номенклатуры дел подразделения Аппарата следует руководствоваться Положением о подразделении, штатным расписанием, планами и отчетами о работе и настоящей Инструкцией.

9.1.3. Номенклатуры дел подразделений Аппарата на предстоящий год представляются в отдел документационного обеспечения до 01 ноября текущего года.

Вновь созданное подразделение Аппарата в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел.

9.1.4. Сводная номенклатура дел Аппарата составляется отделом документационного обеспечения на основании номенклатуры дел подразделений Аппарата, подписывается начальником отдела документационного обеспечения, согласовывается с Архивом и утверждается управляющим делами или руководителем Аппарата.

Названиями разделов Сводной номенклатуры дел являются наименования подразделений Аппарата, при этом разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Аппарата.

В течение года в утвержденную Сводную номенклатуру дел по согласованию с Архивом могут вноситься изменения и дополнения.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, согласовывается с Архивом, утверждается управляющим делами или руководителем Аппарата и с 01 января следующего года вводится в действие.

9.1.5. Графы Сводной номенклатуры дел Аппарата заполняются следующим образом:

В графе "Индекс дел" проставляется индекс дела, состоящий из индекса подразделения Аппарата и цифрового обозначения дела по номенклатуре.

В графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов и наименований организаций. Если заголовок включает в себя термин "документы", то в скобках дается расшифровка: (планы, отчеты, записки и т.д.).

Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования и оформления.

В заголовок дела могут быть включены дополнительно следующие элементы: наименование организации, которой адресованы или от которой получены документы (адресат или корреспондент документа); наименование территории, с которой связано содержание документов дела; даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела (если в деле подшиты копии) и другие.

В графе "Срок хранения" указывается срок хранения дела на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2002 г.), и предложений экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов области по срокам хранения.

На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, проставляются временный срок хранения и пометка "ЭК" (экспертная комиссия).

В графе "Примечания" приводятся дополнительные сведения к делам (о формировании дел, особенностях их заведения и индексирования, месте хранения), которые отражают специфику организации делопроизводства в подразделении Аппарата.

9.1.6. В номенклатуре дел могут быть предусмотрены резервные номера дел.

9.2. Оформление документов, законченных делопроизводством

9.2.1. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителем в Канцелярию.

Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списаны исполнителем в дело с отметкой о решении вопроса, расшифровкой своей подписи, указанием даты списания, которые проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте. При необходимости отметка о решении вопроса может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В электронную карточку документа вносится отметка "В дело" о списании документа с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

9.2.2. Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:

в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно.

Дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

9.3. Экспертиза ценности документов

9.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью установления сроков хранения и отбора их на хранение.

Экспертиза ценности документов в Аппарате проводится при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности включения документов в дела, при подготовке дел к передаче на хранение в Архив.

Экспертиза проводится экспертной комиссией.

Экспертная комиссия Аппарата назначается приказом руководителя Аппарата. В нее включаются руководители или главные специалисты подразделений Аппарата. Возглавляет экспертную комиссию один из руководителей подразделения Аппарата.

9.3.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются: отбор документов постоянного и временного сроков хранения для передачи в Архив; отбор документов временного срока хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделении; выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно уточняются действующая номенклатура дел подразделения Аппарата, сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, а также проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел.

9.3.3. Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, варианты, неоформленные копии документов, факсограммы, документы, подлежащие возврату, и документы временного срока хранения.

Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное и научное значение. Это относится, прежде всего, к документам, подписанным или правленным Губернатором.

С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимается ксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы.

Дела с отметкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭК", содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

9.3.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного срока хранения, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению.

9.3.5. Документы, не подлежащие сдаче в Архив, и дела трехлетнего и годичного сроков хранения уничтожаются в подразделении Аппарата по акту, который утверждается управляющим делами или руководителем Аппарата и хранится постоянно.

9.3.6. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

9.4. Систематизация документов внутри дела

9.4.1. В дело подшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

9.4.2. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Нормативные и организационно-распорядительные документы и приложения к ним группируются в дела по видам актов и хронологии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются по хронологии по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Дела переписки группируются, как правило, за период календарного года и систематизируются по хронологии; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.4.3. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного срока хранения переоформляются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху дела первым.

9.4.4. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в текущем году, группируются вместе в один раздел переписи. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов в дело переписки текущего года производится с обязательными взаимными ссылками.

9.4.5. При перешивке документов из одного дела в другое на прокладке указывается, куда перешит документ.

9.4.6. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому.

9.4.7. Если в переписке или в документах, послуживших основанием к выпуску решения Губернатора, Администрации, имеются секретные документы, то все документы по данному вопросу передаются в управление мобилизационной подготовки и режима Аппарата.

9.5. Оформление дел и нумерация листов

9.5.1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения. Полное оформление дела предусматривает: составление внутренней описи документов, подшивку или переплет; нумерацию листов; составление заверительной надписи дела; оформление реквизитов обложки.

Дела временного срока хранения не подшиваются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

9.5.2. Обложка дела оформляется по установленной форме. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: название фондообразователя (Администрация Сахалинской области), индекс дела, заголовок, крайние даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения документов.

На корешке дела указывается индекс дела по номенклатуре, год и срок хранения.

9.5.3. При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.

9.5.4. Даты на обложке должны соответствовать году заведения и окончания дела. Крайними датами дела являются: начальная дата дела - это дата самого раннего документа в нем и конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов).

При выведении крайних дат не учитываются даты списания документов в дело и дела в архив, резолюций, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

9.5.5. Надпись на обложке дела производится черными светостойкими чернилами или тушью. Наименование подразделения Аппарата, год и номер дела проставляются на обложке штампами.

9.5.6. По окончании календарного года в надписи на обложках дел постоянного и временного сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

9.5.7. Листы в деле нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу; лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и другими) нумеруется как один лист.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

9.5.8. Каждое дело заканчивается заверительной надписью установленной формы.

В заверительной надписи дела постоянного срока хранения цифрами и прописью указываются фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров страниц и графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставится дата, должность и подпись работника (с расшифровкой), сформировавшего дело. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

При изменении наименования подразделения Аппарата, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение на обложке дописывается новое наименование подразделения Аппарата.

В заверительной надписи дел временного срока хранения указываются количество листов в деле, должность и фамилия работника, сформировавшего дело, дата.

9.6. Хранение документов и дел в подразделении Аппарата

9.6.1. С момента заведения и до передачи в Архив дела хранятся по месту их формирования - в подразделениях Аппарата.

Хранение документов осуществляется в помещениях, размещение которых и их оборудование должны исключать возможность бесконтрольного проникновения в эти помещения посторонних лиц и гарантировать сохранность находящихся в них носителей сведений. Входные двери помещений оборудуются замками, гарантирующими надежное закрытие помещений в нерабочее время. Размещение оборудования, технических средств должно соответствовать правилам техники безопасности, санитарным нормам и отвечать требованиям пожарной безопасности. Дела хранятся в запираемых шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Для работы исполнителей и ознакомления с документами должна быть выделена часть рабочей комнаты.

Руководители подразделений Аппарата ответственны за сохранность документов и дел.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел подразделения Аппарата, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны.

На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел подразделения.

Хранить документы в неприспособленных шкафах и в рабочих столах запрещается.

9.6.2. К каждому делу оформляется "лист выдачи документов", в котором при ознакомлении работника подразделения с теми или иными документами, находящимися в деле, должна каждый раз делаться соответствующая отметка, включающая дату, должность и фамилию ознакомившегося, а также перечень документов, с которыми он был ознакомлен.

Изъятие документов из дел постоянного и пятилетнего срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя подразделения, с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

9.7. Передача дел в Архив

9.7.1. Подготовка документов к сдаче в Архив включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

9.7.2. Законченные делопроизводством дела в течение пяти лет хранятся в подразделении Аппарата. Затем дела постоянного срока хранения сдаются в Архив.

В случае ликвидации или реорганизации подразделения Аппарата работник, отвечающий за делопроизводство, в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив, независимо от сроков хранения.

9.7.3. В подготовленном к сдаче в Архив деле постоянного срока хранения на последнем листе дела делается заверительная надпись о количестве пронумерованных листов и указывается фамилия и инициалы имени и отчества работника, пронумеровавшего дело.

Дела, оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией правил, возвращаются в подразделение для переоформления.

9.7.4. По указанию руководителя подразделения к сданному в Архив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующей записью в заверительной надписи. Эти документы подшиваются в дело непосредственно в Архиве работником подразделения Аппарата.

9.8. Составление описей дел и документов

9.8.1. На завершенные дела постоянного срока хранения ежегодно составляются описи. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает Архив.

Дела, оставленные на контроле в подразделении Аппарата, включаются в опись года. В графе "Примечание" карандашом делается запись "н/к" ( на контроле).

9.8.2. Дела включаются в опись в соответствии с порядком их расположения по номенклатуре дел подразделения. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов пишется полностью заголовок первого дела, а на остальных однородных делах надписывается "То же", другие реквизиты дела указываются полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

9.8.3. Графа описи дел "Примечание" используется для проставления отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и т.д.

Опись дел составляется в четырех экземплярах, которые после подписания руководителем Аппарата или управляющий делами передаются в управление по делам архивов области для утверждения экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК). Из четырех экземпляров описи три передаются в Архив при сдаче дел на государственное хранение, а последний экземпляр остается в Аппарате.

9.8.4. При передаче дел в Архив на экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в Архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи работников Аппарата и Архива, осуществляющих приемпередачу дел, указывается дата.

9.8.5. Вместе с делами Аппарата в Архив передаются регистрационные журналы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

9.9. Использование документов Архива

9.9.1. Обработка документов, поступивших в Архив, а также поиск архивных документов осуществляются работниками Архива.

9.9.2. Документы и дела, находящиеся на хранении в Архиве, предоставляются работникам подразделений Аппарата для работы в помещении Архива или во временное (не более одного месяца) пользование вне Архива под расписку в учетной карточке выдачи документов (дел).

Работники Аппарата несут ответственность за сохранность и правильное использование полученных архивных документов.

9.9.3. Изъятие документов из архивных дел, передача работниками подразделений Аппарата архивных документов или их копий работникам других организаций не допускаются.

При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

9.9.4. Подлинники решений Губернатора, Администрации и указатели рассылки из Архива не выдаются.

9.9.5. Документы Архива из фонда Администрации предоставляются учреждениям, организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения Губернатора, вице-губернаторов области, руководителя Аппарата, управляющего делами с указанием в учетных документах Архива (регистрационная карточка, лист использования, автоматизированная база данных и др.) фамилии, инициалов имени и отчества должностного лица, давшего разрешение на выдачу документов, и даты выдачи.

9.9.6. Документы Архива из фонда Администрации предоставляются ООО "Консультант-Сахалин" для формирования справочной правовой системы "Консультант Плюс: "Сахалинский выпуск" по их письменному запросу с разрешения руководителя Аппарата, управляющего делами для оформления ссылок на документы прошлых периодов.