Приложение. Положение об организации работы с обращениями граждан в администрации города Южно-Сахалинска

Приложение

к постановлению мэра

города Южно-Сахалинска

от 19 июля 2007 г .N 1424

Положение
об организации работы с обращениями граждан
в администрации города Южно-Сахалинска

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об организации работы с обращениями граждан (далее - обращения) в администрации города Южно-Сахалинска (далее - Положение) в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" устанавливает основные требования к работе с письменными, устными обращениями, организации приема граждан в администрации города Южно-Сахалинска (далее - администрация) и правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации.

1.2. В администрации рассматриваются обращения по вопросам, находящимся в ведении администрации в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, Законами Сахалинской области, Уставом городского округа "Город Южно-Сахалинск" и иными нормативными правовыми актами.

1.3. Обращения рассматриваются мэром города, вице-мэрами в соответствии с распределением обязанностей.

1.4. Справочную и консультативную работу с обращениями ведет приемная граждан отдела по работе с документами и контролю администрации (далее - приемная граждан).

1.5. Приемная граждан регулярно готовит информационно-аналитические и статистические материалы о поступающих обращениях и представляет их руководителям администрации.

1.6. Работники администрации, работающие с обращениями, несут ответственность за своевременность направления и полноту ответов заявителям по обращениям, находящимся у них на исполнении. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях (и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением). Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

1.7. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его работнику или непосредственному руководителю. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности (в администрации) исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении администрации, или непосредственному руководителю.

2. Прием и первичная обработка письменных обращений

2.1. Все направленные по почте письменные обращения (в том числе телеграммы) и прилагаемые документы поступают в канцелярию отдела по работе с документами и контролю администрации (далее канцелярия) и передаются для регистрации в приемную граждан.

2.2. При приеме и первичной обработке письменных обращений в канцелярии:

- проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;

- проводится сверка реестров на корреспонденцию, поступившую фельдсвязью.

2.3. После первичной обработки в канцелярии все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передаются в приемную граждан. Ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются в канцелярию.

2.4. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в приемной граждан. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии обратившегося гражданина и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы (прилагается) с указанием даты приема обращения и количества принятых листов, подписанная принявшим обращение, сообщается телефон для справок или на копии обращения ставится регистрационный номер.

2.5. Обращения с пометкой "лично", поступившие от граждан на имя мэра и вице-мэров передаются должностным лицам, на имя которых они поступили.

2.6. Обращения, поступившие по факсу, электронной почте, принимаются к рассмотрению в общем порядке.

3. Регистрация поступивших письменных обращений

3.1. Обращения граждан, поступившие в приемную граждан, регистрируются по мере поступления, но не позднее трех дней, и передаются мэру и вице-мэрам.

3.2. На обращениях, поступивших в приемную граждан, в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп "Администрация г. Южно-Сахалинска. Входящий номер. Дата". В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем прочтение обращения.

3.3. Поступившие обращения после регистрации оформляются в дела с заполнением контрольно-регистрационной карточки. Конверты, в которых поступили обращения, вкладываются в дела.

3.4. Работники приемной граждан регистрируют обращения с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства.

3.5. При регистрации:

- письму присваивается регистрационный номер;

- указываются фамилия, имя, отчество (в именительном падеже) и адрес заявителя. Если письмо подписано двумя и более заявителями, то регистрируются первый или заявитель, в адрес которого просят направить ответ. Общее число заявителей указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации на бланках организаций, а также резолюции собраний и митингов;

- отмечаются социальное положение и льготная категория заявителя;

- если письмо переадресовано, то указывается откуда оно поступило и проставляется дата и исходящий номер сопроводительного письма;

- обращения проверяются на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка;

- составляется аннотация письма, которая должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, и обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;

- указывается тематика согласно тематическому классификатору обращений граждан. Если в обращении ставится несколько вопросов, то тематика указывается по каждому из них.

4. Направление письменных обращений
на рассмотрение мэру, вице-мэрам города

4.1. Направление обращений на рассмотрение должностному лицу производится в соответствии с распределением обязанностей, исходя исключительно из содержания обращения, независимо от того, на чье имя оно адресовано.

После регистрации и составления аннотации работник приемной граждан формирует на поступившее обращение дело и передает его на рассмотрение мэру, вице-мэрам (в соответствии с распределением обязанностей).

4.2. Мэр, вице-мэры при поступлении обращений рассматривают переданные им обращения в срок не более двух рабочих дней, определяют конкретных исполнителей, после чего возвращают дела с резолюцией в приемную граждан.

Ответственность за соблюдение указанных сроков несут специалисты приемных мэра и вице-мэров.

4.3. В случае если вопрос находится в ведении иных органов, то не позднее чем в семидневный срок обращения направляются согласно резолюции мэра, вице-мэров на рассмотрение в соответствующий орган.

4.4. Запрещается направлять обращения, адресованные администрации, мэру, вице-мэрам, содержащие жалобу на действие (бездействие) руководителя, в тот орган, на руководителя которого жалуются.

Ответы на такие обращения подписываются мэром, вице-мэрами курирующими данный орган.

4.5. В случае необходимости рассмотрение обращений проводится с выездом на место.

Для обеспечения полноты и объективности проверки к ее проведению могут привлекаться специалисты администрации, а в случае необходимости - заявители.

4.6. Обращения, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются в общем порядке.

4.7. Обращения с просьбой о приеме по личным вопросам мэром, вице-мэрами рассматриваются как обычные обращения. При необходимости заявителям направляются сообщения о порядке записи на прием.

4.8. Доставку документов осуществляют работники приемной граждан один раз в день.

5. Рассмотрение письменных обращений

5.1. Обращения, поступившие в администрацию, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации в приемной граждан.

5.2. Резолюция мэра, вице-мэров может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие. При необходимости устанавливается срок исполнения поручения.

5.3. Контроль за соблюдением сроков исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока рассмотрения обращения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа заявителю.

5.4. Должностные лица, которым поручено рассмотрение обращений, вправе пригласить заявителей для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителей и иных юридических и физических лиц.

5.5. В случае если обращения, по мнению исполнителя, направлены не по принадлежности, он незамедлительно возвращает эти обращения в приемную граждан, указывая при этом подразделение, в которое следует направить обращения.

5.6. Обращения без указания фамилии, в которых содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, направляются в правоохранительные органы.

5.7. В случае поступления обращений, бессмысленных по содержанию, приемная граждан возвращает их заявителям без рассмотрения с просьбой уточнить суть вопроса.

5.8. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами или ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.) ответы не даются.

6. Требования к оформлению ответов и направлению их заявителям

6.1. Если в резолюции мэра, вице-мэров поручение дано нескольким руководителям структурных подразделений администрации и указано подготовить проект ответа заявителю, то проект ответа готовит структурное подразделение, руководитель которого указан первым.

Соисполнителям работники приемной граждан направляют копии обращений, а они в свою очередь представляют ответственному исполнителю информацию в форме служебной записки, в которой указываются регистрационный номер и дата поступления обращения в администрацию.

Проект ответа на подпись мэру, вице-мэрам представляется первым исполнителем в приемную граждан не позднее пяти дней до окончания срока рассмотрения обращения, который вместе с делом в тот же день передается мэру, вице-мэрам. Дело с подписанным ответом заявителю возвращается в приемную граждан не позднее двух дней до истечения срока рассмотрения обращения.

Ответы заявителям и в вышестоящие органы, подписанные мэром, вице-мэрами оформляются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации и регистрируются в приемной граждан. В левом нижнем углу на копии ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

6.2. Текст ответа заявителю должен содержать ссылку на форму обращения, должностное лицо, к которому обращался заявитель, дату обращения, излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в обращении вопросы.

6.3. В ответе в вышестоящие органы должно быть указано о том, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения, либо ответ направляется в два адреса, в том числе заявителю.

6.4. Рассмотрение обращений, содержащих вопросы, имеющие большое общественное значение, может быть вынесено на заседание коллегии при мэре города или расширенное аппаратное совещание в порядке, установленном Регламентом администрации.

6.5. Приложенные к обращениям подлинники документов, присланные заявителями, остаются в делах, если в письмах не содержатся просьбы об их возврате.

6.6. Подлинники обращений граждан в вышестоящие органы возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

6.7. Если на обращения даются промежуточные ответы, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

6.8. Если в резолюции мэра, вице-мэров поручение дано нескольким исполнителям и указано направить ответ заявителю, то ответы подписываются руководителями и направляются каждым исполнителем в пределах своей компетенции.

Копия ответа заявителю, направляемая исполнителям в администрацию, должна содержать исходящий номер, дату отправления, ссылку на регистрационный номер и дату поступления обращения в администрацию.

6.9. После завершения рассмотрения письменных обращений и оформления ответов подлинники обращений и все материалы, относящиеся к рассмотрению, остаются в приемной граждан, где проверяется правильность оформления ответов и делается отметка с указанием краткого содержания ответов. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Положением, возвращаются исполнителю для доработки специалистами приемной граждан.

6.10. При списании обращений в дело должностное лицо, наложившее резолюцию, в правом верхнем углу на копиях ответов делает надпись "В дето", проставляет дату и заверяет их личной подписью. Контроль за правильностью списания обращений "В дело" осуществляют специалисты приемной граждан.

6.11. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращений (например, в случаях, если ответы заявителям были даны по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращений возникли обстоятельства, не отраженные в ответах, но существенные для рассмотрения дел).

6.12. Обращения, копии ответов на них и документы, связанные с их решением формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

6.13. Оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации.

6.14. Материалы письменных обращений граждан хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

7. Организация приема граждан по личным вопросам

7.1. Организацию приема граждан по личным вопросам (далее - прием граждан) в администрации осуществляет приемная граждан.

7.2. Прием граждан ведут мэр, вице-мэры в соответствии с графиком на текущий месяц.

7.3. График приема граждан (далее - график) составляется приемной граждан на первое число каждого месяца, согласовывается с должностными лицами, внесенными в него, и подписывается вице-мэром, руководителем аппарата.

Внесение изменений в график проводится по согласованию с руководителями. График размещается в здании администрации у входа в приемную граждан, публикуется в газете "Южно-Сахалинск сегодня".

7.4. Прием граждан осуществляется в порядке очередности, установленном должностным лицом, ведущим прием. Граждане, имеющие установленное действующим законодательством Российской Федерации право первоочередного приема, а также беременные женщины принимаются в первую очередь.

7.5. С гражданами, обратившимися в приемную граждан по вопросу записи на прием, беседуют работники приемной. Работник консультирует заявителя, разъясняет порядок разрешения его вопросам, составляет краткую аннотацию обращения и оформляет карточку приема граждан.

7.6. Во время предварительного приема работник по согласованию с заявителем вправе направить его на беседу в соответствующие структурные подразделения администрации.

7.7. Предварительную запись на прием к мэру, вице-мэрам осуществляют работники приемной граждан. Запись на прием начинается с первого числа каждого месяца и проводится ежедневно с 9.00 до 17.00 часов (кроме выходных и праздничных дней) и прекращается за день до начала приема.

7.8. Перед приемом работники приемной граждан проводят соответствующую проработку вопроса, запрашивают необходимую информацию в структурных подразделениях администрации.

Материалы, подготовленные к приему, передаются должностному лицу, ведущему прием, не позднее 16.00 часов в день, предшествующий дню приема.

К карточке приема граждан прикладываются копии ответов руководителей структурных подразделений администрации с принятым решением по существу обращения.

7.9. В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся в приемной граждан материалов, касающихся этого заявителя.

Подобранные материалы направляются должностному лицу, ведущему личный прием.

7.10. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое обращение, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов, сообщается телефон для справок или на копии обращения ставится регистрационный номер.

7.11. По окончании приема руководитель доводит до сведения заявителя свое решение, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также откуда он получит ответ, либо разъясняет где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу. По требованию заявителя ответ выдается в письменном виде.

7.12. Решение о постановке на контроль исполнения поручения по результатам рассмотрения обращений граждан принимает должностное лицо, ведущее прием.

7.13. После завершения личного приема приемная граждан осуществляет рассылку карточек приема с поручениями должностного лица, ведущего прием, и прилагаемых документов через канцелярию.

7.14. Ответы руководителей структурных подразделений администрации о мерах, принятых по обращениям граждан, адресованным мэру, вице-мэрам во время личного приема, направляются приемной граждан должностному лицу, проводившему прием.

7.15. Материалы личного приема граждан хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

8. Рассмотрение других видов обращений

8.1. Устные обращения граждан, поступившие мэру во время прямого теле- и радиоэфира, на встречах с населением, трудовыми коллективами, общественными организациями, по телефону оформляются в специальных карточках и регистрируются работниками приемной граждан после чего передаются исполнителю в соответствии с резолюцией, указанной в карточке.

Ответ в письменном виде направляется заявителю. Копия ответа направляется в администрацию.

При необходимости обращения направляются по подведомственности.

В случае отсутствия мэра (командировка, отпуск) в прямом эфире на радио и телевидении принимает участие вице-мэр. Обращения граждан, поступившие на время радиопередачи вице-мэру передаются в приемную граждан для регистрации.

8.2. Мониторинг обращений, опубликованных в печатных средствах массовой информации проводит отдел по работе со средствами массовой информации администрации. Копии обращений (с указанием названия, номера печатного средства массовой информации, даты публикации) поступают в приемную граждан, где они

оформляются в специальных карточках и направляются работниками приемной на исполнение как все обращения граждан.

Ответы на обращения направляются в то печатное средство массовой информации, в котором они были опубликованы.

9. Контроль за рассмотрением обращений

9.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе структурных подразделений администрации, получения материалов, для выявления принимавшихся ранее мер по обращениям граждан по вопросам, с которыми автор обращается неоднократно.

9.2. Решение о постановке обращений на контроль вправе принять мэр, вице-мэры.

9.3. В случае если в ответах, полученных от должностных лиц, рассматривавших обращения, указывается, что вопросы, поставленные заявителями, будут решены в течение определенного периода времени, такие обращения могут быть поставлены на дополнительный контроль.

9.4. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

Контроль завершается после принятия окончательного решения и исчерпывающих мер по разрешению обращения либо при направлении обращения на рассмотрение в соответствующий орган, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя о переадресации его обращения. Решение об этом принимается мэром, вице-мэром, давшим указание о постановке на контроль.

9.5. Обращение может быть возвращено должностному лицу для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует требованиям, изложенным в разделе 6 настоящего Положения.

9.6. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет приемная граждан.

10. Завершение рассмотрения обращения

10.1. Окончанием срока рассмотрения обращения считается дата регистрации и направления письменного ответа или дата устного сообщения заявителю с изложением принятого решения.

10.2. Работа с обращением считается завершенной, если все вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры, дан письменный либо устный ответ.

10.3. Завершение работы с обращением оформляется путем списания в дело мэром, вице-мэром, рассматривавшим обращение.

11. Ответственность за нарушение порядка
рассмотрения обращений граждан

Должностные лица, виновные в нарушении Федерального закона от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

Начальник отдела по работе с документами и контролю

Е.Ю. Скокова

Форма

к Положению

об организации работы с обращениями

граждан в администрации

города Южно-Сахалинска

Расписка

Дана ____________________________________________________________________

                              (Ф.И.О. заявителя)

в  том,  что  " ____ " ____________ 200 __  года  его   (ее)   письменное

обращение поступило в приемную граждан отдела по работе с  документами  и

контролю  администрации  города  Южно-Сахалинска  на  __________  листах,

_________ фото.

Телефон для справок ________________

Специалист приемной граждан __________________ (Ф.И.О. специалиста)

                                 (подпись)