Постановление Администрации Сахалинской области от 18 сентября 2009 г. N 374-па "Об утверждении Положения об управлении по делам архивов Сахалинской области"

В соответствии с подпунктом 6 пункта 2 статьи 32 Устава Сахалинской области и пунктом 3 части 2 статьи 2 Закона Сахалинской области от 01.11.2005 N 76-ЗО "Об архивном деле в Сахалинской области" администрация Сахалинской области постановляет:

1. Утвердить Положение об управлении по делам архивов Сахалинской области (прилагается).

2. Признать утратившим силу постановление администрации Сахалинской области от 26.11.2001 N 69-па "Об утверждении Положения об управлении по делам архивов Сахалинской области", за исключением пунктов 2 и З.

3. Опубликовать настоящее постановление в газете "Губернские ведомости".

Губернатор Сахалинской области

А.В. Хорошавин

Положение
об управлении по делам архивов Сахалинской области
(утв. постановлением Администрации Сахалинской области
от 18 сентября 2009 г. N 374-па)

1. Общие положения

1.1. Управление по делам архивов Сахалинской области (далее - Управление) является уполномоченным органом исполнительной власти Сахалинской области в сфере архивного дела. Управление осуществляет государственное управление архивным делом в Сахалинской области.

1.2. Управление осуществляет свою деятельность под руководством администрации Сахалинской области. По координационным и методическим вопросам в сфере архивного дела Управление взаимодействует со специально уполномоченными Правительством Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти.

1.3. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, Указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом Сахалинской области, законами и иными нормативными правовыми актами Сахалинской области, нормативными документами по архивному делу, а также настоящим Положением.

1.4. Управление организует выполнение возложенных на него задач в сфере архивного дела на территории Сахалинской области непосредственно и через подведомственные ему учреждения во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти области, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями, организациями (далее - организации), общественными объединениями.

1.5. Управление имеет статус юридического лица, самостоятельный баланс, лицевые счета в главном финансовом управлении и управлении Федерального казначейства по Сахалинской области, гербовую печать со своим наименованием и изображением Государственного герба Российской Федерации, штампы и бланки с изображением герба Сахалинской области.

1.6. Управление финансируется за счет средств областного бюджета.

1.7. Местонахождение Управления: 693007, г. Южно-Сахалинск, ул. Дзержинского, 72.

2. Основные задачи

Основными задачами Управления являются:

2.1. Проведение мероприятий по реализации государственной политики в сфере архивного дела на территории Сахалинской области.

2.2. Формирование Архивного фонда Сахалинской области, организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов.

2.3. Отраслевая координация деятельности государственных, муниципальных архивов и архивов организаций, органов государственной власти Сахалинской области и организаций в сфере архивного дела и организации делопроизводства, оказание им консультативно-методической помощи.

3. Полномочия

Управление в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Обеспечивает контроль за соблюдением на территории Сахалинской области законодательства об архивном деле в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и Сахалинской области.

3.2. Осуществляет подготовку и в установленном порядке вносит на рассмотрение соответствующих органов государственной власти Сахалинской области проекты законов и иных нормативных правовых актов Сахалинской области в сфере архивного дела, организации документов в делопроизводстве и предложения по развитию архивной службы области.

3.3. Анализирует состояние архивного дела и организацию делопроизводства, изучает тенденции и закономерности, распространяет передовой опыт работы государственных, муниципальных, межведомственных архивов, архивов организаций.

3.4. Участвует в разработке и обеспечивает реализацию областных целевых программ, а также перспективных и текущих планов развития и совершенствования архивного дела в Сахалинской области.

3.5. Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы, обеспечивает соблюдение установленного порядка их приема на постоянное хранение от физических и юридических лиц.

3.5.1. Организует и проводит экспертизу научной, исторической и практической ценности документов.

3.5.2. Ведет Сводный список источников комплектования государственных и муниципальных архивов Сахалинской области.

3.5.3. Заключает договоры (соглашения) с территориальными органами федеральных органов государственной власти, федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенными на территории Сахалинской области, о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе их деятельности, на хранение в архивные учреждения Сахалинской области.

3.6. В пределах своей компетенции организует хранение (в том числе на договорной основе) и ведет сводный государственный учет документов Архивного фонда Сахалинской области, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций, государственных музеях и библиотеках, и представляет в установленном порядке сведения по учету в Федеральное архивное агентство.

3.7. Согласовывает условия и место дальнейшего хранения архивных документов при реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций.

3.8. Обеспечивает организацию качественного и эффективного информационного обеспечения граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Сахалинской области и других архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях Сахалинской области.

3.9. Выступает от имени Сахалинской области учредителем областных государственных архивных учреждений.

3.10. Осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль в пределах своей компетенции за работой архивов организаций, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений, а также организаций на основе договорных отношений; совместно с другими органами государственной власти и органами местного самоуправления участвует в мероприятиях по совершенствованию сети и структуры архивных учреждений.

3.11. В соответствии с нормативными правовыми актами Сахалинской области решает вопросы о передаче в пределах Сахалинской области документов из одних государственных архивов в другие государственные архивы; вносит предложения в администрацию Сахалинской области о передаче архивных документов, находящихся в собственности Сахалинской области, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований.

3.12. Организует работу по использованию архивных документов, находящихся на хранении в государственных архивах, в том числе по оказанию платных информационных услуг на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств, обеспечению пользователям архивных документов условий, необходимых для поиска и изучения архивных документов.

3.13. Организует исполнение запросов российских граждан и запросов из-за рубежа российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.

3.14. Организует публикационную, научно-информационную и редакционно-издательскую деятельность государственных архивов Сахалинской области, координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективности использования документов.

3.15. Обеспечивает создание единой областной автоматизированной информационной системы, развивает систему специализированных баз данных, а также иные виды архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании архивных документов.

3.16. Организует работу по снятию ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну.

3.17. Разрабатывает и согласовывает в пределах своей компетенции инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об экспертных комиссиях и об архивах организаций, методические рекомендации по вопросам архивного дела и организации делопроизводства.

3.18. Организует внедрение в практику работы архивных учреждений наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования и использования документов, обеспечения безопасности архивов; содействует решению вопросов по укреплению материально-технической базы архивных учреждений, организации строительства для них зданий и сооружений.

3.19. Координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов по вопросам архивоведения, источниковедения, документоведения, археографии и истории Сахалинской области, участвует в работе научно-методического совета архивных учреждений Дальневосточного федерального округа, Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, разрабатывает и осуществляет меры по внедрению научных исследований в практику работы.

3.20. Осуществляет взаимодействие с территориальными органами федеральных органов власти и органами местного самоуправления по вопросам организации формирования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Сахалинской области, оказывает содействие органам местного самоуправления в организации управления архивным делом.

3.21. Организует методическое обеспечение деятельности подведомственных ему архивных учреждений, органов управления архивным делом муниципальных образований (муниципальных архивов), архивов областных органов государственной власти, государственных и иных организаций на территории области.

3.22. Проверяет в пределах своей компетенции выполнение государственными учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственными организациями требований законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов Сахалинской области в сфере архивного дела, обеспечения сохранности и использования архивных фондов, организации документов в делопроизводстве.

3.23. Содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

3.24. Оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

3.25. Контролирует в пределах своей компетенции соблюдение порядка пользования архивными документами, в том числе порядка заключения государственными архивами договоров на их коммерческое использование.

3.26. Обеспечивает сохранность сведений, составляющих государственную тайну и их носителей путем разработки и осуществления системы режима секретности, защиты информации.

3.27. Обеспечивает охрану подведомственных объектов и их пожарную безопасность.

3.28. Организует и координирует деятельность архивных учреждений области по вопросам мобилизационной подготовки:

3.28.1. Разрабатывает мобилизационные планы и другие документы для работы в условиях военного времени.

3.28.2. Организует и проводит мероприятия по обеспечению мобилизационной готовности в соответствии с разрабатываемыми планами.

3.28.3. Разрабатывает план мероприятий по вывозу и укрытию учетных, особо ценных архивных документов с проведением эвакуации части сотрудников для обеспечения служебной деятельности в местах их укрытия.

3.28.4. Разрабатывает мероприятия по охране зданий государственных архивных учреждений Сахалинской области в период мобилизации и в условиях военного времени.

3.28.5. Проводит работу по учету и бронированию граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской Федерации и работающих в Управлении.

3.29. Осуществляет управление подведомственными архивными учреждениями, обеспечивает их функционирование.

3.30. Выполняет функции главного распорядителя и получателя средств областного бюджета, предусмотренных на содержание Управления и реализацию возложенных на него полномочий, а также главного распорядителя средств областного бюджета, предусмотренных на содержание областных архивных учреждений.

3.31. Принимает в установленном порядке участие в разработке проектов бюджета Сахалинской области на очередной финансовый год и плановый период, перспективных и ежегодных прогнозов и программ социально-экономического развития Сахалинской области.

Обеспечивает целевое расходование средств в пределах выделенных ассигнований на соответствующий период.

3.32. Разрабатывает нормативные акты по установлению отраслевых систем оплаты труда работников государственных архивов с учетом отраслевых особенностей.

3.33. В установленном порядке составляет и представляет в уполномоченные органы сводную статистическую отчетность, а также отчетность об исполнении бюджета архивной отрасли по доходам и расходам бюджетной и иной, приносящей доход деятельности, проводит экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности подведомственных управлению учреждений.

Организует контрольно-ревизионную работу во взаимодействии с финансовыми органами в соответствии с действующим законодательством.

3.34. Рассматривает, утверждает сметы доходов и расходов подведомственных государственных архивных учреждений и осуществляет контроль за их исполнением, а также контролирует в установленном порядке деятельность по привлечению внебюджетных средств, в том числе по реализации платных работ и услуг.

3.35. Определяет задания по предоставлению государственных услуг для подведомственных получателей бюджетных средств с учетом нормативов финансовых затрат, утверждает экономические показатели их деятельности в соответствии с установленными полномочиями.

3.36. Проводит в установленном порядке конкурсы и заключает государственные контракты на размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд в целях обеспечения деятельности областных архивных учреждений, а также для обеспечения нужд Управления.

3.37. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц и принимает по ним необходимые меры, проводит прием, встречи и прямые телефонные линии с гражданами по вопросам, относящимся к его компетенции, осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб и организацией приема граждан в подведомственных архивных учреждениях.

3.38. Организует профессиональную подготовку и повышение квалификации государственных гражданских служащих Управления, работников государственных и муниципальных архивов, архивов организаций и делопроизводственных подразделений организаций.

3.39. Вносит на рассмотрение губернатору области в установленном порядке предложения о положении и составе межведомственной экспертной комиссии при губернаторе области по рассекречиванию документов, созданных КПСС, находящихся на хранении в Сахалинской области.

3.40. Управление в целях реализации полномочий в установленной сфере деятельности имеет право:

3.40.1. Запрашивать и получать в установленном порядке от органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, расположенных на территории Сахалинской области, необходимую информацию о состоянии делопроизводства и работе их архивов.

3.40.2. Проводить в установленном порядке проверки состояния архивов и делопроизводства органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, расположенных на территории Сахалинской области.

Должностные лица Управления для выполнения своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения организаций.

3.40.3. Направлять должностным лицам и лицам, выполняющим организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в коммерческих и иных организациях, предписания об устранении нарушений законодательства в сфере архивного дела, давать в пределах своей компетенции обязательные для исполнения письменные указания по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве.

3.40.4. Составлять по результатам проверок при наличии оснований протоколы об административных правонарушениях.

3.40.5. Обращаться в установленном порядке с заявлениями в правоохранительные органы о привлечении граждан и должностных лиц к уголовной, административной и иной установленной нормативными правовыми актами Российской Федерации, Сахалинской области ответственности за нарушение законодательства об архивном деле.

3.40.6. В целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда Сахалинской области при угрозе их утраты (уничтожения) принимать решение о досрочной передаче документов на постоянное хранение в случаях, предусмотренных действующим законодательством.

3.40.7. Создавать межведомственные комиссии и советы для рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов в соответствии с действующим законодательством.

3.40.8. Привлекать, в том числе на договорной основе, к разработке прогнозов, областных программ развития и совершенствования архивного дела и организации делопроизводства, подготовке справочно-информационных изданий на основе архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях Сахалинской области, научно-исследовательские организации, высшие учебные заведения и другие учреждения, а также отдельных ученых и специалистов.

3.40.9. Осуществлять взаимодействие с международными организациями в сфере архивного дела и документоведения.

3.40.10. Проводить научно-практические конференции, архивные чтения, совещания, семинары по архивному делу и организации делопроизводства.

4. Организация деятельности

4.1. Положение об Управлении утверждается администрацией Сахалинской области.

4.2. Управление возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности губернатором Сахалинской области в порядке, определенном законодательством Российской Федерации и Сахалинской области.

4.3. Заместитель начальника Управления назначается на должность и освобождается от должности начальником Управления. В случае временного отсутствия начальника Управления его обязанности исполняет заместитель.

4.4. Начальник Управления:

4.4.1. Несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач и осуществление им своих функций.

4.4.2. Распределяет обязанности между заместителем начальника и руководителями структурных подразделений Управления.

4.4.3. В пределах установленной численности и предусмотренных на содержание бюджетных средств утверждает штатное расписание Управления.

4.4.4. Распоряжается кредитами и средствами в пределах утвержденных средств и ассигнований.

4.4.5. Издает в пределах своей компетенции приказы, инструкции, дает указания, обязательные для исполнения подведомственными архивными учреждениями, организует и проверяет их исполнение.

4.4.6. Без доверенности представляет Управление по всем вопросам его деятельности в органах государственной власти, органах местного самоуправления, судебных и правоохранительных органах, а также во взаимоотношениях с организациями, заключает договоры, выдает доверенности.

4.4.7. Решает в соответствии с законодательством Российской Федерации и Сахалинской области о государственной гражданской службе вопросы, связанные с прохождением государственной гражданской службы в Управлении. Назначает на должность и освобождает от должности в установленном порядке государственных гражданских служащих Управления.

4.4.8. Вносит в администрацию Сахалинской области предложения о назначении на должность и освобождении от должности руководителей подведомственных государственных архивных учреждений.

4.4.9. Утверждает положения о структурных подразделениях Управления, о непосредственно подчиненных ему архивных учреждениях и их филиалах, а также положения и составы научных советов и комиссий при Управлении.

4.4.10. С учетом выделенных на соответствующий период бюджетных ассигнований устанавливает предельную штатную численность подведомственных архивных учреждений.

4.4.11. Вносит в установленном порядке предложения о представлении особо отличившихся работников архивных учреждений Сахалинской области к присвоению почетных званий и награждению государственными наградами Российской Федерации и наградами Сахалинской области.

4.5. При Управлении действует экспертно-проверочная комиссия для решения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Сахалинской области, экспертизой ценности документов, отбором их на постоянное хранение, рассмотрением итогов проверки наличия и организации розыска необнаруженных дел в фондах архивных учреждений. Положение об указанной комиссии и ее состав утверждает руководитель Управления.

При Управлении могут образовываться коллегии, комиссии, рабочие группы и иные вспомогательные органы. Положения об этих органах и их составы утверждаются начальником Управления.

В случае реорганизации (ликвидации) Управления документы, образовавшиеся в процессе его деятельности, в том числе по личному составу, передаются в упорядоченном состоянии правопреемнику, а при его отсутствии - в Государственный архив Сахалинской области.