Постановление Правительства Сахалинской области от 27 мая 2011 г. N 199 "Об утверждении Регламента проведения совещаний с использованием системы видеоконференцсвязи Правительства Сахалинской области"

В целях подготовки и проведения совещаний Губернатора Сахалинской области, членов Правительства Сахалинской области, руководителей органов исполнительной власти Сахалинской области с главами администраций муниципальных образований с использованием системы видеоконференцсвязи Правительства Сахалинской области (далее - ВКС Правительства Сахалинской области) Правительство Сахалинской области постановляет:

1. Утвердить Регламент проведения совещаний с использованием системы видеоконференцсвязи Правительства Сахалинской области (прилагается).

2. Определить аналитическое управление аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области ответственным за эксплуатацию ВКС Правительства Сахалинской области.

3. Определить департамент управления делами Губернатора и Правительства Сахалинской области ответственным за техническое обслуживание ВКС Правительства Сахалинской области.

4. Руководителям органов исполнительной власти Сахалинской области и структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области:

4.1. использовать ВКС Правительства Сахалинской области для проведения совместно с органами местного самоуправления муниципальных образований Сахалинской области совещаний, презентаций и других мероприятий регионального уровня;

4.2. обеспечивать выполнение Регламента, утвержденного настоящим постановлением, при проведении совещаний с использованием ВКС Правительства Сахалинской области;

4.3. в срок до 05 июня 2011 года назначить лиц, уполномоченных взаимодействовать с аналитическим управлением аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области для подготовки и проведения совещаний в режиме видеоконференцсвязи с главами администраций муниципальных образований.

5. Аппарату Губернатора и Правительства Сахалинской области провести подготовку уполномоченных лиц для взаимодействия при организации проведения совещаний с использованием ВКС Правительства Сахалинской области.

6. Министерству транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области один раз в неделю (по пятницам) контролировать качество каналов связи и докладывать в аналитическое управление аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области.

7. Рекомендовать главам администраций муниципальных образований Сахалинской области:

7.1. в срок до 05 июня 2011 года назначить лиц, ответственных за организацию и техническое обеспечение совещаний с использованием ВКС Правительства Сахалинской области;

7.2. вносить предложения по использованию ВКС Правительства Сахалинской области для проведения совещаний и других мероприятий с участием одного, группы или всех муниципальных образований.

8. Опубликовать настоящее постановление в газете "Губернские ведомости".

9. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя Губернатора Сахалинской области К.М. Строганова.

Исполняющий обязанности председателя Правительства Сахалинской области

С.Г. Шередекин

Регламент
проведения совещаний с использованием системы видеоконференцсвязи
Правительства Сахалинской области
(утв. постановлением Правительства Сахалинской области
от 27 мая 2011 г. N 199)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок проведения и подготовки совещаний с использованием системы видеоконференцсвязи Правительства Сахалинской области (далее - ВКС Правительства Сахалинской области).

1.2. Система ВКС Правительства Сахалинской области состоит из 21 терминала видеосвязи, расположенных в 19 муниципальных образованиях Сахалинской области, в зале заседаний Правительства Сахалинской области и в Ситуационном центре Губернатора Сахалинской области.

1.3. Система ВКС Правительства Сахалинской области предназначена для проведения совещаний, презентаций и других мероприятий регионального уровня с участием органов местного самоуправления муниципальных образований Сахалинской области.

1.4. Система ВКС Правительства Сахалинской области обеспечивает функциональность, качество и устойчивость видеоизображения и звука, возможность демонстрации информационных материалов в виде презентаций.

1.5. В настоящем Регламенте используются следующие понятия:

Сеанс видеоконференцсвязи Губернатора Сахалинской области, Правительства Сахалинской области, органов власти Сахалинской области с главами администраций муниципальных образований - организационное мероприятие в форме проведения совещания в Ситуационном центре Губернатора Сахалинской области с дистанционным участием глав администраций муниципальных образований в своих кабинетах или иных выделенных помещениях в зданиях администраций муниципальных образований (далее - сеанс ВКС).

Организатор сеанса ВКС - Губернатор Сахалинской области, члены Правительства Сахалинской области, руководители органов власти Сахалинской области, главы администраций муниципальных образований.

Оператор ВКС Правительства Сахалинской области - сотрудники аналитического управления аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области, управляющие ходом видеоконференции.

Оконечный абонентский пункт - выделенное помещение или кабинет главы муниципального образования, в котором размещен терминал ВКС Правительства Сахалинской области.

2. Порядок организации совещаний с использованием ВКС Правительства Сахалинской области

2.1. Организатор сеанса ВКС не позднее 5 суток до дня проведения совещания направляет в аппарат Губернатора и Правительства Сахалинской области согласованную с курирующим заместителем Губернатора Сахалинской области или заместителем председателя Правительства Сахалинской области заявку на проведение совещания с использованием ВКС Правительства Сахалинской области с указанием даты, времени и продолжительности проведения по форме к настоящему Регламенту.

2.2. Получив заявку от организатора сеанса ВКС, аппарат Губернатора и Правительства Сахалинской области согласовывает дату, время и продолжительность проведения совещания с использованием ВКС Правительства Сахалинской области.

2.3. В случае поступления нескольких заявок на проведение сеансов ВКС на одну и ту же дату и время решение о проведении сеанса ВКС на указанную дату и время принимает заместитель Губернатора Сахалинской области - руководитель аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области, о чем сообщается уполномоченным лицам для согласования с организатором сеанса ВКС.

2.4. В случае если дата и время проведения сеанса ВКС с главами администраций муниципальных образований совпадает с датой и временем проведения сеанса защищенной видеосвязи, то оператор ВКС Правительства Сахалинской области согласовывает и определяет с организатором сеанса ВКС новую дату проведения совещания с главами администраций муниципальных образований.

2.5. Губернатор Сахалинской области, первый заместитель Губернатора Сахалинской области или первый заместитель председателя Правительства Сахалинской области вправе проводить внеплановые сеансы ВКС в любое время независимо от поданных заявок и назначенных мероприятий. В таких случаях оператор ВКС Правительства Сахалинской области извещает организатора сеанса ВКС об отмене запланированного сеанса ВКС и предлагает для согласования новые дату и время проведения отмененного сеанса.

2.6. Организаторы сеансов ВКС в лице руководителей органов власти Сахалинской области своим правовым актом назначают лиц, уполномоченных взаимодействовать с оператором ВКС Правительства Сахалинской области, для подготовки и проведения совещаний с главами муниципальных образований с использованием ВКС Правительства Сахалинской области.

2.7. В случае если организатором сеанса ВКС выступают Губернатор Сахалинской области, заместители Губернатора Сахалинской области или заместители председателя Правительства Сахалинской области, то ответственность за подготовку и проведение совещаний с главами муниципальных образований с использованием ВКС Правительства Сахалинской области возлагается на орган власти Сахалинской области, определенный Губернатором Сахалинской области либо заместителями Губернатора Сахалинской области, либо заместителями председателя Правительства Сахалинской области.

2.8. Уполномоченные организатором сеанса ВКС лица не позднее 2 суток до дня проведения совещания направляют в аппарат Губернатора и Правительства Сахалинской области:

- список приглашенных лиц в Ситуационный центр Губернатора Сахалинской области с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей приглашенных (вместимость зала - не более 11 человек);

- перечень участников совещания в оконечных абонентских пунктах;

- программу проведения мероприятия, включающую тематику и регламент выступлений, а также список выступающих;

- раздаточный материал для приглашенных в Ситуационный центр Губернатора Сахалинской области;

- презентации и другие материалы в электронном виде для демонстрации в ходе сеанса ВКС (презентации должны быть оформлены в формате Power Point размером 19,20 см x 10,80 см);

2.9. При подготовке программы проведения мероприятия организатору сеанса ВКС необходимо учитывать, что продолжительность рабочего совещания с использованием ВКС Правительства Сахалинской области, как правило, не должна превышать одного часа.

2.10. За качество и своевременное представление материалов персональную ответственность несут руководители соответствующих органов власти Сахалинской области.

2.11. Орган власти, ответственный за подготовку и проведение совещания с использованием ВКС Правительства Сахалинской области, не позднее 2 суток до дня проведения сеанса ВКС обеспечивает оповещение участников совещания и приглашенных лиц, в том числе представителей муниципальных образований, посредством телефонной или факсимильной связи, а также не позднее чем за 2 часа до начала сеанса ВКС сообщает оператору ВКС Правительства Сахалинской области уточненную информацию о фактических участниках ВКС.

2.12. При проведении внеплановых совещаний с использованием ВКС Правительства Сахалинской области орган власти Сахалинской области, ответственный за подготовку и проведение сеанса ВКС, не менее чем за 3 часа до начала сеанса представляют в аппарат Губернатора и Правительства Сахалинской области заявку на проведение совещания с использованием ВКС Правительства Сахалинской области, список участников и обеспечивает их экстренное оповещение.

2.13. Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемок, а также звукозаписи на совещании определяется решением организатора сеанса ВКС.

3. Порядок проведения совещания с использованием ВКС Правительства Сахалинской области

3.1. Перед началом рабочего совещания с использованием ВКС Правительства Сахалинской области проводится технический сеанс.

3.2. Технический сеанс проводит оператор ВКС Правительства Сахалинской области при участии уполномоченных лиц организатора сеанса ВКС, а также при участии технических специалистов администраций муниципальных образований в оконечных абонентских пунктах в целях проверки работоспособности терминалов оконечных абонентских пунктов, настройки рабочих положений камеры, доведения программы до участников мероприятия.

3.3. Технический сеанс начинается за один час до начала рабочего совещания, если иное не указано в уведомлении аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области.

3.4. За 10 минут до начала рабочего сеанса технический сеанс прекращается, участники сеанса и приглашенные лица занимают свои места в соответствии с программой мероприятия.

3.5. Микрофоны во всех оконечных абонентских пунктах должны быть выключены.

3.6. Рабочий сеанс ВКС начинается в соответствии с программой мероприятия.

3.7. Участники сеанса и приглашенные лица должны быть обращены лицом к камере терминала на расстоянии не далее 5 м. Говорить разрешается тогда, когда к участнику обратились, либо во время обсуждения вопросов, говорить необходимо четко и внятно с громкостью обычного разговора, не производя посторонние шумы.

3.8. Во время проведения совещания с использованием ВКС Правительства Сахалинской области участники должны исключить любые действия, мешающие проведению сеанса ВКС (передвижение, посторонние разговоры, открытие окон и дверей, использование мобильных устройств и любых видов телефонной связи), а также необходимо соблюдать все рекомендации и сохранять настройки оборудования, полученные во время проведения технического сеанса.

3.9. По завершении сеанса ВКС технические специалисты в оконечных абонентских пунктах оставляют терминалы оконечных абонентских пунктов включенными.

3.10. В целях технического обслуживания ВКС Правительства Сахалинской области могут проводиться дополнительные технические сеансы оператором ВКС Правительства Сахалинской области с техническими специалистами администраций муниципальных образований в оконечных абонентских пунктах.

4. Обязанности технического персонала в оконечных абонентских пунктах

Технические специалисты в оконечных абонентских пунктах должны:

4.1. Своевременно прибыть в оконечный абонентский пункт на основании уведомления, доведенного аппаратом Губернатора и Правительства Сахалинской области.

4.2. Включить и проверить работоспособность оборудования абонентского пункта.

4.3. Принять меры к устранению возникших неисправностей до начала сеанса ВКС.

4.4. При невозможности устранить возникшие неисправности до начала сеанса ВКС поставить в известность оператора ВКС Правительства Сахалинской области.

4.5. Согласовать размещение участников сеанса ВКС с оператором ВКС Правительства Сахалинской области.

4.6. Согласовать нахождение представителей СМИ в абонентских пунктах с оператором ВКС Правительства Сахалинской области.

4.7. Выполнить необходимые фиксированные установки положения камеры абонентского пункта.

4.8. Разъяснить действия участника совещания во время сеанса ВКС, а также в случае обращения к нему других участников совещания.

4.9. Вести журнал регистрации технических сеансов и сеансов рабочих совещаний, а также регистрации возникающих неисправностей оборудования.

4.10. Незамедлительно ставить в известность оператора ВКС Правительства Сахалинской области о разрыве связи во время сеанса и о принимаемых мерах.

5. Обязанности оператора ВКС Правительства Сахалинской области

Оператор ВКС Правительства Сахалинской области должен:

5.1. Осуществлять оперативный контроль и управление работой системы в ходе подготовки, проведения и завершения сеанса ВКС.

5.2. Обеспечивать работоспособность оборудования и программного обеспечения.

5.3. Контролировать работоспособность оборудования и программного обеспечения в оконечных абонентских пунктах.

5.4. Осуществлять подключение (переключение, отключение) участников сеанса ВКС.

5.5. Принимать меры по устранению возникших неисправностей до начала сеанса ВКС при обращении технических специалистов администраций муниципальных образований.

5.6. Обеспечивать соблюдение регламента совещания с использованием ВКС Правительства Сахалинской области.

5.7. Направлять в министерство транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области извещение о проведении сеанса ВКС не позднее, чем за 2 суток до даты проведения.

6. Обязанности министерства транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области

Министерство транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области должно:

6.1. Контролировать качество арендуемых у оператора каналов связи и их соответствие согласно заключенному государственному контракту.

6.2. Сообщить оператору ВКС Правительства Сахалинской области контактные телефоны службы технической поддержки провайдера, предоставляющего каналы связи.

6.3. Предоставить главам администраций муниципальных образований Сахалинской области информацию о провайдере, предоставляющем каналы связи, контактные телефоны технических и дежурных служб его филиалов в муниципальных образованиях и службы технической поддержки в г. Южно-Сахалинске.

Форма

к Регламенту проведения совещаний

с использованием системы видеоконференцсвязи

Правительства Сахалинской области, утвержденному

постановлением Правительства Сахалинской области

от 27 мая 2011 г. N 199

СОГЛАСОВАНО:

Заместитель Губернатора

(заместитель председателя Правительства)

Сахалинской области

______________________________

"___" _____________ 20__ год

Заявка
на проведение совещания с использованием
системы видеоконференцсвязи Правительства Сахалинской области

1. Тема совещания:____________________________________________

2. Организатор сеанса видеоконференцсвязи ____________________

______________________________________________________________

3. Ф.И.О. уполномоченного лица на проведение сеанса: _________

______________________________________________________________

4. E-mail уполномоченного лица: ______________________________

5. Телефон уполномоченного лица: _____________________________

6. Дата и время проведения сеанса: ___________________________

7. Всего количество участников: ______________________________

8. В т.ч. количество участников в оконечных абонентских пунктах:

______________________________________________________________

Руководитель органа власти Сахалинской области,

ответственного за подготовку и проведение совещания

с использованием системы видеоконференцсвязи

Правительства Сахалинской области ____________________________