Распоряжение Администрации города Южно-Сахалинска от 28 марта 2012 г. N 74р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска"

С изменениями и дополнениями от:

25 июля, 17 августа 2012 г.

В соответствии со ст. 37 Устава городского округа "Город Южно-Сахалинск", в целях совершенствования системы делопроизводства в администрации города Южно-Сахалинска:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска (прилагается).

2. Инструкцию по делопроизводству, утвержденную настоящим распоряжением, ввести в действие с 15 апреля 2012 года

3. Руководителям структурных подразделений администрации города обеспечить изучение работниками структурных подразделений Инструкции по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска.

4. Руководителей муниципальных учреждений и предприятий при подготовке и исполнении документов руководствоваться требованиями настоящей Инструкции.

5. Считать утратившими силу с 15.04.2012:

постановления мэра города:

- от 15.12.2008 N 2841 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска"

- от 20.02.2009 N 225 "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска, утвержденную постановлением мэра города Южно-Сахалинска от 15.12.2008 N 2841";

- от 30.04.2009 N 730 "О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска", утвержденную постановлением мэра города от 15.12.2008 N 2841";

постановлений администрации города Южно-Сахалинска:

- от 23.03.2010 N 530 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска, утвержденную постановлением мэра города от 15.12.2008 N 2841";

- от 26.04.2011 N 680 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска, утвержденную постановлением мэра города от 15.12.2008 N 2841";

- от 13.05.2011 N 796 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска, утвержденную постановлением мэра города от 15.12.2008 N 2841";

- от 23.11.2011 N 2237 "О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска, утвержденную постановлением мэра города от 15.12.2008 N 2841".

6. Контроль исполнения распоряжения администрации города возложить на исполняющего обязанности вице-мэра, руководителя аппарата А.И. Лескина.

Мэр города Южно-Сахалинска

А.И. Лобкин

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Южно-Сахалинска от 25 июля 2012 г. N 185р в настоящую Инструкцию внесены изменения

См. текст Инструкции в предыдущей редакции

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска
(утв. распоряжением Администрации города Южно-Сахалинска
от 28 марта 2012 г. N 74р)

С изменениями и дополнениями от:

25 июля, 17 августа 2012 г.

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации города Южно-Сахалинска (далее - Администрация) документов, совершенствования делопроизводства Администрации и повышения его эффективности.

1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. "законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, субъекта Российской Федерации, органов местного самоуправления городского округа "Город Южно-Сахалинск" в сфере информации, документации и архивного дела, а также утвержденные Федеральным архивным агентством Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в органе исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.

1.3. Работа с секретными документами, документами ограниченного доступа осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Организация и ведение секретного делопроизводства возложены на Отдел по защите государственной тайны и военной мобилизации.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Южно-Сахалинска от 25 июля 2012 г. N 185р пункт 1.4 раздела I настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.4. Требования настоящей Инструкции обязательны для исполнения органами местного самоуправления городского округа "Город Южно-Сахалинск", работниками всех структурных подразделений Администрации, муниципальными учреждениями и организациями, учредителями которых является Администрация.

1.5. Основные понятия.

Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению;

Вид письменного документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения;

Наименование документа - обозначение вида письменного документа;

Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц;

Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

Автор документа - исполнитель - структурное подразделение Администрации, физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

Обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

Муниципальные правовые акты - Устав городского округа "Город Южно-Сахалинск", правовые акты, принятые на местном референдуме, нормативные и иные правовые акты городского Собрания, постановления и распоряжения администрации города, распоряжения первого вице-мэра, вице-мэров, распоряжения и приказы руководителей структурных подразделений, постановления и распоряжения председателя городского Собрания;

Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе местного самоуправления, с указанием сроков их хранения;

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда;

Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа местного самоуправления;

Сканирование документа - получение электронного образа документа;

Система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

Электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

1.6. В Администрации используется система электронного документооборота (далее - СЭД).

При обновлении или замене СЭД необходимо обеспечить соответствие новой системы требованиям настоящей Инструкции.

1.7. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции, установленного порядка работы с документами в Администрации осуществляется Отделом по работе с документами и контролю Администрации (далее - Отдел по работе с документами и контролю).

Письма Отдела по работе с документами и контролю по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в Подразделениях администрации.

1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в Подразделениях администрации возлагается на их руководителей.

Работники Подразделений администрации несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

1.9. Должностные обязанности работников, отвечающих за организацию работы с документами в Подразделениях администрации разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются их руководителями.

1.10. На работников, отвечающих за организацию работы с документами в Подразделениях администрации возлагаются следующие основные обязанности:

- прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов;

- учет (регистрация) внутренних документов;

- передача документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующих указаний (резолюций) - непосредственному исполнителю;

- учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);

- контроль сроков прохождения и рассмотрения документов;

- организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства;

- подготовка проекта номенклатуры дел Подразделения администрации;

- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, передача дел в архивный отдел Управления кадровой политики и архивного дела Администрации (далее - архив);

- выдача работникам документов и дел, находящихся на хранении в Подразделении администрации, контроль их возврата;

- сверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников;

- анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя Подразделения администрации об исполнении документов и поручений, подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

- занесение информации о приеме, прохождении и исполнении документов в СЭД;

- ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;

- консультирование работников по вопросам работы с документами;

- учет печатей, штампов, используемых в Подразделениях администрации.

1.11. Служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений и распоряжений администрации города и проектах других документов, может использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или знакомящегося с соответствующими документами.

1.12. В связи со служебной необходимостью передача документов, их копий, проектов постановлений, распоряжений Администрации сторонним организациям, гражданам допускается с разрешения руководителей Подразделений администрации или их заместителей. При утрате документов или несанкционированном разглашении содержащейся в них служебной информации руководитель Подразделения администрации письменно информирует вице-мэра, руководителя аппарата, начальника Отдела по работе с документами и контролю. Вице-мэр, руководитель аппарата назначает служебное расследование.

1.13. В Подразделениях администрации могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства.

1.14. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за организацию работы с документами Подразделения администрации или другому работнику по указанию руководителя Подразделения администрации. При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

1.15. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и случаях, предусмотренных федеральным законодательством. Производится с разрешения вице-мэра, руководителя аппарата с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника или протокола о выдаче копии.

II. Создание документов

2.1. Оформление реквизитов документов

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением

При подготовке и оформлении документов Администрации и Подразделений администрации используют следующие реквизиты:

01 - герб города Южно-Сахалинска - помещают на бланках документов в соответствии с Положением "О гербе городского округа "Город Южно-Сахалинск", а именно: на бланке письма Администрации, на бланке письма должностного лица, на бланках постановлений и распоряжений администрации города, на бланке решения городского Собрания, на бланках Подразделений администрации (приложения N 1 - 7);

02 - наименование администрации города - автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об администрации города Южно-Сахалинска;

02а - наименование должностного лица - автора документа, помещаемое на бланках документов (приложения N 2 - 4)

03 - наименование Подразделения администрации - должно соответствовать наименованию, установленному положением о Подразделении администрации. Подразделение администрации указывают в том случае, если оно является автором документа и подписывается его руководителем (приложение N 7).

Наименование Подразделения администрации располагают ниже наименования Администрации. Сокращенное наименование помещают в скобках под полным наименованием;

04 - справочные данные об администрации города указываются в письмах и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты. Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению Администрации;

05 - справочные данные о Подразделении администрации включают в себя информацию о Подразделении в соответствии с реквизитом 04;

06 - вид документа - наименование вида издаваемого документа (ПРОТОКОЛ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, РЕШЕНИЕ, ДОГОВОР) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

В письме наименование вида и разновидности документа не указывается;

07 - дата документа - датой документа является дата его подписания (постановления, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, план, отчет, правила и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или работниками службы делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Реквизит "Дата" отделяется от "вида документа" интервалом 24 пт.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе проставления даты дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 15.01.2012. При этом буква "г." после цифр не ставится.

При словесно-цифровом способе проставления даты дня месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами:

05 февраля 2012 г.

В этом случае в конце даты пишется "г." либо полное слово "год" в соответствующем падеже.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно (2.07.2008 - неправильно, 02.07.2008 - правильно).

При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться;

08 - регистрационный номер документа - это цифровое обозначение (печатается арабскими цифрами), присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Реквизит "Регистрационный номер документа" отделяется от "вида документа" интервалом 24 пт.

Регистрационный номер документа состоит из индекса Подразделения администрации, подготовившего документ, и порядкового номера по единой нумерации в течение календарного года, например, 01-580.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующих обозначению наименований организаций в заголовочной части документа;

09 - ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта - включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа (на N______от______).

При подготовке ответов повторение в тексте письма ссылки на реквизиты исходящего номера и даты документа адресанта делать не следует;

10 - место составления (издания) документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам 02 - 05. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления;

11 - отметка о конфиденциальности - проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной информации или к иному виду конфиденциальной информации, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих служебную информацию, имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка (без кавычек) проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, на первой странице сопроводительного письма к документам и дополняется указанием номера экземпляра документа;

12 - адресат - документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

Реквизит "Адресат" печатается на расстоянии 5 см от верхнего края листа.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                       Министерство финансов Сахалинской области

или:

                       Правительство Сахалинской области

                       Аналитическое управление

При адресовании документа руководителю организации наименование организации и наименование должности указывается в дательном падеже, например:

                       Руководителю Федеральной

                       службы по труду и занятости

                       И.О. Фамилия

При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, их названия указываются обобщенно, например:

                      Муниципальные предприятия

                      города Южно-Сахалинска

Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. Каждый экземпляр должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки документа, который подписывается исполнителем. На самом письме в этом случае адресат оформляется обобщенно.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

                                     Образцову О.П.

                                     ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

                                     г. Липки, Киреевский р-он,

                                     Тульская обл., 301264

Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                             Сахалинская транспортная инспекция

                             Пограничная ул., д. 45

                             г. Южно-Сахалинск, 693000

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

13 - гриф утверждения документа - документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым организационно-распорядительным документом (постановление, распоряжение, приказ, протокол). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                           УТВЕРЖДАЮ

                           Вице-мэр города Южно-Сахалинска

                           ________________ ___________________

                           (личная подпись) (инициалы, фамилия)

                           00.00.0000

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

                           УТВЕРЖДАЮ

                           Мэр города Южно-Сахалинска

                           ________________ ___________________

                           (личная подпись) (инициалы, фамилия)

                           00.00.0000

При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне.

При утверждении документа организационно-распорядительным документом гриф утверждения включает в себя слово Утверждено со ссылкой на наименование вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                   Утвержден

                                   постановлением администрации

                                   города Южно-Сахалинска

                                   от _____________ N _________

или

                                    Утверждено

                                    распоряжением администрации

                                    города Южно-Сахалинска

                                    от _____________ N ________

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первого листа документа и печатают прописными буквами от границы верхнего поля без кавычек (допускается слова Утвержден, УТВЕРЖДАЮ, Утверждено печатать шрифтом другой насыщенности);

14 - указания по исполнению документа (резолюция) - написанные должностным лицом, включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

                                   Иванову А.А., Морозовой Н.В.

                                   Прошу подготовить проект

                                   договора к 05.12.2011

                                   Личная подпись          Дата

В тексте указания по исполнению документа (резолюции), по возможности кратком, должна быть использована устоявшаяся терминология.

В случае необходимости подготовки ответа:

- резолюция "Для ответа" указывает на необходимость подготовки и отправки ответа корреспондентам непосредственно исполнителем, копия ответа направляется в Отдел по работе с документами и контролю (канцелярия, приемная граждан) для списания в дело.

Ответы на обращения граждан, поступившие в форме электронного документа на официальный сайт Администрации направляются исполнителем заявителю через специализированную страницу официального сайта Администрации, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, или на почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме;

- резолюция "Для подготовки ответа" определяет необходимость подготовки проекта ответа и направления его в адрес должностного лица, подписавшего резолюцию. При этом прохождение проектов ответов по цепи исполнителей должно точно соответствовать обратному порядку направления резолюций. При получении поручения по СЭД, исполнитель (Подразделение администрации) подготовивший проект ответа, обеспечивает правильность и своевременность электронного согласования документа.

При ведении электронного документооборота резолюция формируется руководителем в СЭД;

15 - наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа. Составляется ко всем документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бланках форматов А5, А6 или имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк)

Наличие заголовка в письме значительно снижает время регистрации, осуществляемой его получателем, т.к. аннотация его содержания составляет основную трудоемкость процедуры.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа, согласовываться с наименованием вида документа. Например:

Постановление (о чем?) О создании аттестационной комиссии;

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту документа печатается от левой границы текстового поля без кавычек и точки в конце через один межстрочный интервал. Заголовок к тексту документа оформляется под реквизитами бланка (отделяется от предыдущего реквизита интервалом 24 пт.);

16 - отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль", отметкой в СЭД.

Оформляется на всех документах, подлежащих контролю, с указанием срока исполнения;

17 - текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Все документы печатаются шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравниваются по левой и правой границам текстового поля.

Обращение "Уважаемый (ая)...!" отделяется от предыдущего реквизита интервалом 24 пт., от текста документа интервалом 18 пт.

При отсутствии обращения "Уважаемый (ая)....!", текст отделяется от наименования документа (заголовка) интервалом 24 пт.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В отдельных случаях допускается уменьшение интервалов и шрифта (до N 13) при необходимости размещения текста на одной странице.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (преамбуле) указываются обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, во второй (заключительной), начинающейся с абзаца - решения, выводы, задания, просьбы, предложения, рекомендации, согласие, несогласие, выражение гарантии и т.п.

Текст может содержать одну заключительную часть (например: постановления, распоряжения - постановляющую (распорядительную) часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражения благодарности или сочувствия и др.; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы). Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о Подразделении администрации или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

В тексте документа, подготовленного на основании нормативных правовых актов, изданных органами власти, документов других организаций, ранее изданных документов, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки. Дата и номер при этом указываются перед наименованием документа.

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются части, главы, разделы, подразделы, пункты, подпункты. Заголовки частей разделов и глав печатаются прописными буквами полужирным шрифтом, центрованным способом (относительно границ текста), нумеруются римскими цифрами. Подразделы, пункты и подпункты текста нумеруются арабскими цифрами и пишутся с абзацного отступа. Точка в конце заголовка не ставится. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.). Если текст документа (его раздел) содержит один пункт, то номер ему не присваивается.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Порядковые номера проставляют посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница" (стр.) и знаков препинания.

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа - распорядительные документы, принимаемые на принципах единоначалия. Например: Предлагаю подготовить и представить на рассмотрение; Прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа - документы коллегиальных органов. Например: Администрация города Южно-Сахалинска постановляет...;

1-го лица множественного числа - протоколы. Например: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили....

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

- от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);

- от третьего лица единственного числа (администрация не возражает, администрация считает возможным).

В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер.

В тексте документа должны быть соблюдены нормы литературного языка. Слова диалектные, разговорные и устаревшие исключаются. Слово в тексте документа должно употребляться в том значении, в каком оно употребляется в общелитературном языке, не допускается возможность двоякого или неопределенного толкования, многозначности. При наличии лексических вариантов предпочтение отдается стилистически нейтральным единицам, например: из двух форм - "надо" и "необходимо" - предпочтение следует отдавать второму варианту, так как первый вариант имеет разговорный оттенок.

Перед реквизитом "Подпись" в деловых письмах используется заключительная этикетная фраза "С уважением". Таким образом, обращение "Уважаемый...!" в начале письма и заключительная этикетная фраза "С уважением" составляют так называемую этикетную рамку.

Необходимо исключать из текста лишние слова, которые в документе не несут никаких смысловых оттенков (не "настоящий акт", а "акт", не "настоящим предлагается", а "предлагается" или "предлагаем").

Следует избегать тавтологии (например: "свободная вакансия", "в октябре месяце" и т.д.);

18 - отметка о наличии приложения.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, планам, программам, договорам, положениям правилам, инструкциям и др. документам.

Приложения к проектам документов оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов.

Приложения к постановлениям, распоряжениям администрации города визируются руководителем Подразделения администрации, внесшего проект.

Если приложений несколько, они нумеруются (приложение N 1, приложение N 2). Одно приложение не нумеруется. В сброшюрованном приложении число листов не указывается, например:

Приложение: программа в 1 экз.

Если к документу имеются приложения, то об этом указывается в тексте или после текста документа перед подписью. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, включает в себя сведения о количестве листов, количестве экземпляров, например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение (приложения), не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N), например:

Приложения: 1. Протокол собрания учредителей

            ОАО "Стройдеталь" на 5 л. в 1 экз.

            2. Проект решения городского

            Собрания на 2 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: договор от 31.02.2007  N 17  и  приложения  к  нему,

всего на 10 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Слово "Приложение" печатается с красной строки. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Приложение отделяется от текста интервалом 6-12 пт.

В распорядительных документах (постановления, распоряжения, решения, приказы) сведения о наличии приложений указывают в тексте, например:

Разработать и представить на утверждение график  приема  граждан

на первый квартал 2012 г. по форме, указанной  в приложении N 1,

(слово "приложение" печатается со строчной буквы).

Если в тексте распорядительного документа (постановления, распоряжения, приказы, инструкции, положения, решения) дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишут "Приложение N..." (без кавычек, печатают от границы верхнего поля листа), ниже дается ссылка на наименование вида основного документа, его даты и регистрационного номера. Печатается через один межстрочный интервал. Например:

                                                  Приложение N 2

                                   к постановлению администрации

                                          города Южно-Сахалинска

                                              от 12.01.2012 N 45

Если приложением к документу (например, к постановлению) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др), в верхнем правом углу проставляется отметка гриф утверждения документа. Слова Утверждено, Утвержден согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - Утверждено, программа - Утверждена и т.д.

Заголовок к тексту приложения выравнивается по центру, отделяется от предыдущего реквизита интервалом 36 пт., от текста приложения - интервалом 24 пт. Наименование вида документа (первое слово заголовка приложения) (положение, устав, инструкция и др.) и заголовок оформляется прописными буквами, полужирным шрифтом, например:

Положение
об оплате труда работников

При размещении заголовка к тексту большого объема (более 2-3 строк), наименование вида документа (положение, инструкция, программа) выделяется прописными буквами, заголовок - строчными буквами, например:

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска

Текст приложения, при необходимости, оформляется в виде таблицы (при большом количестве граф размером N 12). Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Например:

	Объем строительно-монтажных работ, выполненных
	подрядным способом	хозяйственным способом

Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точка в заголовках и подзаголовках граф не ставится. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице (либо повторяется пронумерованное на первой странице количество граф). Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок;

19 - подпись является обязательным реквизитом документа. В состав реквизита "подпись" входят: полное наименование должности лица, подписавшего документ (за исключением бланка должностного лица), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Начальник управления сельского

хозяйства администрации

города Владивостока            личная подпись       И.О. Фамилия

или на бланке

Начальник управления           личная подпись       И.О. Фамилия

Подпись отделяется от последней строки текста интервалом 36 пт.

Наименование должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, допускается центрировать наименование должности относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Заместитель начальника

    общего отдела              личная подпись       И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. Подписи могут отделяться одна от другой 1,5 - 2 межстрочными интервалами.

Начальник департамента

образования                    личная подпись       И.О. Фамилия

Главный бухгалтер              личная подпись       И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Начальник                          Начальник

Департамента образования           Департамента здравоохранения

Личная подпись  И.О. Фамилия       Личная подпись   И.О. Фамилия

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии          личная подпись       И.О. Фамилия

Члены комиссии                 личная подпись       И.О. Фамилия

                               личная подпись       И.О. Фамилия

Подписи в составе членов комиссии располагаются по алфавиту фамилий.

Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распоряжением (приказом), при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести машинописным способом, например: "исполняющий обязанности", "заместитель").

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа лицом, в соответствии с распоряжением (приказом) исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности

мэра города                          подпись        И.О. Фамилия

Одним из способов подписания документа является использование факсимиле как аналога собственноручной подписи. В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон;

20 - гриф согласования

Согласование проекта документа с другими органами власти, организациями, Подразделениями администрации, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование органа власти, подразделения администрации, организации), подписи должностного лица, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

                            СОГЛАСОВАНО

                            Начальник департамента строительства

                            Личная подпись          И.О. Фамилия

                            Дата

При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне.

Реквизит "Гриф согласования документа" располагают в правом верхнем углу первого листа документа и печатают от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, Подразделений администрации, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается";

21 - визы - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица с его содержанием. Согласование проекта документа оформляется визой, включающей в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

                                   Начальник юридического отдела

                                   Подпись          И.О. Фамилия

                                   Дата

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа визу оформляют следующим образом, например:

                                   Замечания прилагаются

                                   Начальник юридического отдела

                                   Подпись          И.О. Фамилия

                                   Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе, подписываются, датируются и прилагаются к проекту документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается полистное визирование документа и его приложения для защиты от возможной замены листов.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути;

22 - оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом;

23 - отметка о заверении копии. Заверение копии документа производится в необходимых случаях для придания ему юридической силы.

При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись: "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилию); дата заверения, например:

Верно

Главный специалист

общего отдела                Личная подпись         И.О. Фамилия

26.10.2011

Администрация, Подразделения администрации могут заверять копии только издаваемых ими документов.

Копии (ксерокопии) постановлений, распоряжений администрации города, решений городского Собрания нормативного характера для удостоверения их соответствия подлинникам заверяются печатью "Отдел по работе с документами и контролю". Заверительная надпись "Верно" не проставляется.

Если документ (положение, устав) требуется сброшюровать (для представления в банковские учреждения, судебные органы, для нотариальных сделок), то на левом поле документа делается три прокола, через которые пропускается нить. Концы нити выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (размером 10 x 6 см) с заверительной надписью. Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа), например:

Прошнуровано и пронумеровано

6 (шесть) листов

Верно

Начальник общего отдела администрации

города Южно-Сахалинска

Личная подпись           И.О. Фамилия

Дата

Заверительная надпись может оформляться в форме штампа.

Подпись заверяется печатью, при этом оттиск печати должен захватывать подпись, поставленную на наклеенном листе бумаги, и лист, на который он наклеен;

24 - отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа необходима для оперативной связи адресата с составителем документа для выяснения возникших вопросов.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой (при отсутствии места - на оборотной стороне) стороны последнего листа документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя или руководителя Подразделения администрации и номер его телефона (без буквы "т" и пробелов или дефисов между цифрами номера), например:

В.А. Петров

744567

При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например: (4242) 744567.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя, а соисполнители ставят визу согласования на втором экземпляре документа;

25 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве информационно-справочного материала.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка о направлении документа в дело ставится должностным лицом, подписавшим резолюцию.

В случае если ответ дается не на все поставленные вопросы, документ остается на контроле. Данный ответ является промежуточным и отметка о списании "В дело" не ставится.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе;

26 - отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа (на бумажном носителе).

Данный реквизит обязателен для входящих документов, подлежащих регистрации;

Порядок следования фамилий и инициалов в реквизитах организационно-распорядительных документов.

Реквизиты документа	Местоположение инициалов и фамилии
	Инициалы перед фамилией	Инициалы после фамилии	Нет жестких ограничений по порядку следования фамилии и инициалов
Гриф утверждения документа	x
Подпись	x
Гриф согласования документа	x
Визы согласования документа	x
Отметка о заверении копии	x
Отметка об исполнителе	x
Адресат (при адресовании документа должностному лицу)	x
Адресат (при адресовании документа физическому лицу)		x
Резолюция			x
Текст документа		x

2.2. Бланки документов

2.2.1. Документы, создаваемые в Администрации, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

2.2.2. При подготовке документов в Администрации используются унифицированные формы документов. Разработка, создание унифицированных форм документов Администрации, Подразделений администрации и внесение в них изменений осуществляется службой информатизации и программного обеспечения (далее - служба информатизации). Служба информатизации размещает на внутреннем портале Администрации бланки документов Администрации и Подразделений администрации.

2.2.3. Бланки изготавливают с помощью компьютерной техники. Бланки Администрации разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

2.2.4. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля:

30 мм - левое

10 мм - правое

20 мм - верхнее

20 мм - нижнее

2.2.5. В Администрации используются следующие виды бланков документов:

- бланк письма Администрации;

- бланк письма должностного лица (мэра, первого вице-мэра, вице-мэра);

- бланк Подразделения администрации;

- бланк постановления Администрации;

- бланк распоряжения Администрации.

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

2.2.6. Образцы бланков документов утверждаются Инструкцией.

2.2.7. Для оформления писем в Администрации применяются многоцветные и одноцветные бланки.

Многоцветные бланки: бланк письма Администрации, бланк письма должностного лица (мэра, первого вице-мэра, вице-мэра);

III. Требования к подготовке и оформлению документов

При оформлении нормативных правовых актов, вносимых на рассмотрение в городское Собрание, постановлений и распоряжений администрации города, служебных писем и других официальных документов, необходимо соблюдать следующие требования:

- не допускается внесение изменений в подписанный документ, а также в согласованный проект документа;

- если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. Например: Начальнику организационного отдела Девяткину С.П. сформировать план работы...;

- в качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. В этом случае фамилия и инициалы руководителя указываются в скобках. Например: Управлению архитектуры (Иванов С.А.) провести публичные слушания по вопросу;

- если задание выдается группе лиц (комиссии, рабочей группе и т.д.), оно всегда адресуется конкретному лицу - председателю комиссии, руководителю рабочей группы и т.п. Это подчеркивает персональную ответственность руководителя за работу подчиненных и не допускает неоднозначной трактовки адресата задания;

- до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, списка рассылки;

- текст излагается простым, доступным языком;

- не допускается использование сокращенных, неофициальных наименований;

- названия Подразделений администрации следует писать с прописной буквы, название отделов, находящихся в составе управлений, департаментов, комитетов, - со строчной буквы;

- избегать использование архаичных терминов и оборотов ("поименованный" заменить на "указанный"; "настоящий регламент" заменить на "данный регламент" или "регламент"? "служебное письмо составляется" или "направляется, а не "пишется" или "посылается");

- использовать только общепринятые сокращения (просп. - проспект, м - метр, кг - килограмм, мин - минута);

- в обозначении номера дома с литерой использовать строчную букву рядом с цифрой, например, "д. 48а";

- в написании количественных и порядковых числительных исходить из того, что количественные числительные не требуют наращения (категорически неправильно писать "не более 5-ти", должно быть написано: "не более 5" или "не более пяти"). И, напротив, падежное окончание в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должно присутствовать:

- в виде однобуквенного, в случае если последней букве числительного предшествует гласный звук: "5-й" (неправильно 5-ый"), "5-е" (неправильно "5-ое"), "5-х" (неправильно "5-ых").

- в виде двухбуквенного, в случае если последней букве числительного предшествует согласный звук: "5-го" (неправильно "5-ого"), "5-му" (неправильно "5-ому"), "30-ми" (неправильно "30-ыми");

- полностью пишутся наименования населенных пунктов;

- не употребляются сокращенные наименования должностей. Полностью пишутся слова: заместитель, председатель, генеральный директор, начальник, заведующий и иные слова;

- не допускается использование сокращенного наименования органа власти, структурного подразделения, организации, если это специально не оговорено в тексте. Например: отдел жилищной реформы управления жилищной политики администрации города (далее - отдел жилищной реформы);

- не допускается при написании инициалов и фамилии отрывать инициалы от фамилии, размещая их на разных строках;

- не допускается отрывать знак "N" от самого номера, написанного цифрами, размещая их на разных строках;

- недопустимо отделение (разнесение на разные строки) даты или года от слов "год", "г." или "гг." и др.;

- не допускаются разрывы в названиях предприятий при переходе на новую строку (например, ООО "Старстрой");

3.1. Нормативные правовые акты, вносимые на рассмотрение в городское Собрание

3.1.1. Нормативные правовые акты городского Собрания принимаются в форме решений.

3.1.1. Подготовка проектов решений городского Собрания (далее - проекты решений) для внесения в городское Собрание осуществляется, как правило, на плановой основе. Перечень решений на предстоящий год утверждается постановлением администрации города с учетом предложений Подразделений администрации.

3.1.2. При подготовке проектов решений городского Собрания необходимо руководствоваться Регламентом городского Собрания города Южно-Сахалинска и Техническим регламентом по оформлению проектов решений городского Собрания города Южно-Сахалинска.

3.1.3. Проекты решений для рассмотрения городским Собранием на очередном заседании должны быть внесены в городское Собрание не позднее чем за 10 рабочих дней до начала заседания. Исключение составляют поступившие акты прокурорского реагирования на решения городского Собрания и проекты решений о внесении изменений в решение о бюджете, в том числе уточнения (поправки) к указанным проектам.

3.1.4. На стадии разработки проекты решений подлежат обязательному согласованию с Департаментом правового обеспечения администрации города (далее - Департамент правового обеспечения), Отделом по работе с документами и контролю, вице-мэром, руководителем аппарата и вице-мэром города в соответствии с распределением обязанностей. При согласовании проекта решения вице-мэр, руководитель аппарата согласовывает проект решения последний.

3.1.5. Срок, в течение которого проект решения может находиться на согласовании в каждом Подразделении администрации, не должен превышать 3 рабочих дней.

3.1.6. При наличии разногласий по проекту решения разработчиком (руководитель Подразделения администрации) проводится обсуждение с заинтересованными сторонами с целью принятия взаимоприемлемого решения. В случае, если оно не будет найдено, то неурегулированные разногласия рассматриваются вице-мэром в соответствии с распределением обязанностей, который принимает решение по данному проекту решения.

При снятии разногласий в справке согласования делается отметка о снятии замечаний должностным лицом, у которого они были, с обязательным указанием даты и проставлением подписи, например:

Замечания сняты              Подпись     Дата

Замечания в этом случае не прикладываются.

3.1.7. Антикоррупционная экспертиза проекта решения проводится при проведении его правовой экспертизы в течение 10 (десяти) рабочих дней с момента его поступления в Департамент правового обеспечения. Коррупциогенные факторы, выявленные при проведении антикоррупционной экспертизы проектов решений, устраняются Подразделениями администрации, являющимися разработчиками соответствующих проектов решений. В случае несогласия разработчика проекта решения с выводами Департамента правового обеспечения о наличии во внесенном им проекте коррупциогенных факторов, разработчик может в течение 5 (пяти) рабочих дней направить в Департамент правового обеспечения свои мотивированные возражения. Указанные возражения рассматриваются с участием разработчика при курирующем вице-мэре, после чего принимается окончательное решение, которое направляется мэру города. При отсутствии в проекте решения коррупциогенных факторов проект согласовывается Департаментом правового обеспечения путем проставления штампа о согласовании с отметкой о проведенной экспертизе.

3.1.8. Сопроводительное письмо с полным пакетом документов (в соответствии с пунктом 3.1.2. Инструкции) в 3 экземплярах передается через канцелярию Отдела по работе с документами и контролю (далее - канцелярия) на подпись мэру города.

3.1.9. Подписанное мэром города сопроводительное письмо канцелярией регистрируется и ему присваивается исходящий номер. Один пакет документов остается в канцелярии, два экземпляра передается разработчику (один пакет документов направляется разработчиком в городское Собрание).

3.1.10. Персональную ответственность за обеспечение качества и соблюдение сроков подготовки проектов решений и их доработку несут руководители Подразделений администрации, внесшие проекты.

3.1.11. Решения вступают в силу в порядке, установленном Уставом городского округа "Город Южно-Сахалинск".

3.1.12. Решения городского Собрания о налогах и сборах вступают в силу в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации.

3.1.13. Решения, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования.

Официальным опубликованием (обнародованием) решения считается первая публикация его полного текста в газете "Южно-Сахалинск сегодня".

3.2. Постановления, распоряжения администрации города

3.2.1. Мэр города по предметам своего ведения издает постановления и распоряжения администрации города (далее - постановления и распоряжения).

3.2.2. При подготовке проектов постановлений и распоряжений следует исходить из того, что:

- постановления издаются по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Сахалинской области;

- постановления нормативного характера направлены на установление, изменение или отмену правовых норм (правил поведения) и имеют общеобязательные предписания постоянного или временного характера, рассчитанные для исполнения и многократного применения неопределенным кругом лиц;

- постановления ненормативного характера носят индивидуально-разовый, индивидуально определенный характер и принимаются в основном по исполнительно-распорядительным вопросам;

- распоряжения издаются по вопросам организации работы Администрации (оперативным, организационным, кадровым);

- постановления и распоряжения должны отвечать требованиям действующего законодательства, быть подготовленными с учетом ранее принятых документов, и исключать дублирования пунктов в ранее принятых постановлениях и распоряжениях и издания дополнительных распорядительных документов по данному вопросу;

- в постановлении и распоряжении указываются конкретные виды, объемы работ, сроки исполнения и исполнители. В необходимых случаях в постановления (распоряжения) включается пункт о сроках представления информации;

- постановления и распоряжения должны иметь заголовок, четкую структуру и точно отвечать своему назначению;

- в преамбуле указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания постановления, распоряжения, а также содержатся ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ, в преамбулу не включаются положения нормативного характера. При подготовке проекта постановления и распоряжения прикладывается пояснительная записка с обоснованием необходимости его принятия;

- преамбула в постановлениях завершается словами "администрация города Южно-Сахалинска постановляет". Слово "постановляет" печатается полужирным шрифтом. Преамбула от текста постановляющей части отделяется интервалом 18 пт.;

- постановляющая часть подразделяется на пункты. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Допускается печатать постановляющую часть без разделения на пункты;

- не допускается никаких помарок, рукописных исправлений, зачеркиваний и вставок, употребление сокращенных слов, кроме общепринятых, пользование средством "Штрих";

- последний пункт постановляющей части должен содержать сведения о Подразделении администрации или должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения постановления (распоряжения), например:

Контроль исполнения постановления администрации города

возложить на начальника управления кадров Иванова А.А.

- на последний лист проекта постановления и распоряжения переносится не менее двух пунктов постановляющей или распорядительной части документа;

- наименования упоминаемых в постановлении и распоряжении органов, организаций и других объектов приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.;

- допускается уменьшение интервалов между реквизитами "наименование документа (заголовок)", "Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста на одной странице; - в проект постановления и распоряжения не следует включать пункт "Постановление (распоряжение) довести до сведения...". Подразделения (должностные лица) администрации, до сведения которых доводится постановление или распоряжение, перечисляются в списке рассылки.

3.2.3. Постановления нормативного характера, принятые в пределах полномочий, обязательны для исполнения всеми расположенными на территории города Южно-Сахалинска организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, а также органами местного самоуправления, выборными и другими должностными лицами и гражданами и не требуют дополнительного утверждения органами государственной власти.

3.2.4. Ответственность за обеспечение качественной подготовки проектов постановлений и распоряжений, их согласование с заинтересованными сторонами и сроками подготовки возлагается на руководителей Подразделений администрации, должностных лиц Администрации, которые разрабатывают и вносят проект.

3.2.5. Предоставление копий постановлений и распоряжений при письменном обращении организаций, граждан производится в соответствии с действующим законодательством в установленные сроки.

3.2.6. Реквизит "подпись" в проектах постановлений (распоряжений) состоит из слов:

Мэр города           личная подпись     Инициалы, фамилия

В случаях отсутствия мэра города постановления и распоряжения подписывает первый вице-мэр или вице-мэр города, на которого возложено исполнение обязанностей мэра города, при этом реквизит "подпись" выглядит следующим образом:

Исполняющий обязанности мэра города     подпись   И.О. Фамилия

или

Исполняющий обязанности

мэра города                             подпись   И.О. Фамилия

3.2.7. Исполнителем, подготовившим проект постановления или распоряжения, осуществляется его согласование с заинтересованными лицами, Подразделениями администрации и другими организациями, при этом проекты постановлений и распоряжений:

- подлежат обязательному согласованию с юридической службой Подразделения, подготовившего проект;

- по вопросам выделения денежных средств из бюджета городского округа согласовываются с Финансовым управлением Администрации;

- о распределении служебных зданий и помещений для Подразделений администрации подлежат согласованию с Департаментом архитектуры, градостроительства и управления недвижимостью города Южно-Сахалинска;

- по вопросам, затрагивающим законные интересы потребителей, подлежат обязательному согласованию с Управлением Федеральной Антимонопольной службы по Сахалинской области;

- затрагивающие интересы населенных пунктов городского округа "Город Южно-Сахалинск", согласовываются с вице-мэром, закрепленным за ними в качестве куратора и с Департаментом городского хозяйства Администрации;

- по вопросам изменения структуры и штатного расписания, переименования Подразделения администрации, поощрения, награждения согласовываются с Отделом кадровой политики;

- об утверждении целевых программ, внесении в них изменений, отчетов об их исполнении согласовываются с Департаментом экономического развития, Финансовым управлением;

- касающиеся историко-культурного и мемориального наследия города Южно-Сахалинска, подлежат согласованию с общественным Советником мэра города Южно-Сахалинска по историко-культурному и мемориальному наследию города Южно-Сахалинска.

3.2.8. Согласование оформляется в справке согласования установленной формы путем визирования с указанием даты, инициалов, фамилии и проставлением подписи визирующего (приложение N 8). В справке согласования ставится виза исполнителя - руководителя Подразделения администрации, подготовившего проект.

Все проекты постановлений и распоряжений без исключения подлежат визированию вице-мэром, руководящим (курирующим) Подразделением администрации в соответствии с распределением обязанностей, вице-мэром, руководителем аппарата, начальником Департамента правового обеспечения, начальником Отдела по работе с документами и контролю. Очередность прохождения согласования проектов постановлений (распоряжений):

- руководитель Подразделения администрации, внесшего проект постановления (распоряжения);

- вице-мэр, руководящий (курирующий) Подразделением администрации в соответствии с распределением обязанностей;

- заинтересованные Подразделения администрации, организации;

- Отдел по работе с документами и контролю;

- Департамент правового обеспечения;

- вице-мэр, руководитель аппарата.

3.2.9. Копии согласованных проектов постановлений нормативного характера с сопроводительным письмом до подписания мэром города направляются в прокуратуру города Южно-Сахалинска в соответствии с Соглашением, заключенным между администрацией города Южно-Сахалинска и прокуратурой города Южно-Сахалинска от 10.01.2012 N 07-2.

3.2.10. Юридическая служба Подразделения, Департамент правового обеспечения, Финансовое управление (при необходимости согласования) заверяет каждый лист первого экземпляра (подлинник) на оборотной стороне штампом "согласовано" с проставлением даты, подписи и расшифровки подписи должностного лица.

3.2.11. При наличии разногласий по проекту постановления или распоряжения, разработчик организовывает их обсуждение с заинтересованными сторонами с целью снятия разногласий. Если после обсуждения разногласия не сняты, то неурегулированные разногласия рассматриваются курирующим (руководящим) вице-мэром, в соответствии с распределением обязанностей, который проводит обсуждение с заинтересованными сторонами.

Если после этого разногласия не сняты, то к проекту постановления или распоряжения вместе со справкой согласования прилагаются протокол разногласий, утвержденный вице-мэром (или завизированный вице-мэром) в соответствии с распределением обязанностей и справка с изложением мнений сторон, имеющих замечания.

Разногласия по проекту постановления или распоряжения рассматриваются мэром города или лицом, его замещающим. Если разногласия сняты в ходе подготовки проекта, то в справке согласования делается отметка о снятии замечаний должностным лицом, у которого они были (с обязательным указанием даты и проставлением подписи), возражения к проекту не прикладываются.

3.2.12. Если в процессе доработки в проект вносятся изменения или дополнения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию должностными лицами и руководителями заинтересованных органов, организаций и Администрации.

3.2.13. Срок, в течение которого проект постановления (распоряжения) может находиться на согласовании у вице-мэров, в Подразделениях администрации и иных организациях не должен превышать трех рабочих дней.

Общий срок, в течение которого проект документа может находится на согласовании, не должен превышать двух месяцев со дня его внесения.

Проекты постановлений, представленные ДАГУН города Южно-Сахалинска и касающиеся земельных вопросов, текст которых состоит из 10 и более пунктов, могут находиться на согласовании в Департаменте правового обеспечения до 10 рабочих дней.

Департамент правового обеспечения проверяет проекты постановлений на их соответствие действующему законодательству и проводит антикоррупционную экспертизу в течение 10 (десяти) рабочих дней с момента их поступления в Департамент правового обеспечения. Коррупциогенные факторы, выявленные при проведении антикоррупционной экспертизы проектов постановлений, устраняются Подразделениями администрации, являющимися разработчиками соответствующих проектов. В случае несогласия разработчика проекта постановления с выводами Департамента правового обеспечения о наличии во внесенном им проекте коррупциогенных факторов, разработчик может в течение 5 (пяти) рабочих дней направить в Департамент правового обеспечения свои мотивированные возражения. Указанные возражения рассматриваются с участием разработчика при курирующем вице-мэре, после чего принимается окончательное решение, которое направляется мэру города. При отсутствии в проекте постановления коррупциогенных факторов проект согласовывается Департаментом правового обеспечения путем проставления штампа о согласовании с отметкой о проведенной экспертизе.

3.2.14. Персональную ответственность за обеспечение качества и соблюдение сроков подготовки проектов постановлений, распоряжений и их доработку несут руководители Подразделений администрации, внесшие проекты.

3.2.15. Согласованные проекты постановлений и распоряжений, подготовленные с соблюдением указанной процедуры, и обосновывающие материалы к ним передаются в службу подготовки документов Отдела по работе с документами и контролю (далее - служба подготовки документов) для проверки правильности оформления документа, комплектности документа и передачи на подпись мэру города.

3.2.16. Проекты постановлений и распоряжений, подготовленные с нарушением установленного порядка, возвращаются руководителям Подразделений администрации, внесшим проект (исполнителям).

3.2.17. Постановления и распоряжения, подписанные мэром города, направляются в службу подготовки документов для регистрации, оформления и выпуска. Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений, распоряжений администрации города по основной деятельности и распоряжений по вопросам кадров. К порядковому номеру распоряжений по основной деятельности добавляется буква "р", распоряжений по кадровым вопросам - буква "к", распоряжений по личному составу - буква "л".

3.2.18. Подлинники постановлений и распоряжений и материалы к ним находятся на хранении до сдачи в архив в службе подготовки документов. Выдавать их для работы за пределы кабинета запрещается.

3.2.19. Копии постановлений и распоряжений на бумажном носителе, заверенные печатью "Администрация города Южно-Сахалинска Отдел по работе с документами и контролю", рассылаются канцелярией адресатам в срок не превышающий трех рабочих дней, а в исключительных случаях, при наличии объемных документов - до пяти дней, согласно списку рассылки (при необходимости, в списке рассылки указывается почтовый адрес), подготовленному и завизированному руководителем Подразделения администрации, внесшего документ, и начальником Отдела по работе с документами и контролю. В список рассылки включаются сведения об исполнителе документа (должность, имя отчество фамилия, подпись, телефон, дата) (приложение N 9).

В список рассылки к проекту постановления, носящему нормативный характер, включаются информационно-правовые системы: "Консультант", "Кодекс", "Гарант" и центральная городская библиотека.

Постановления и распоряжения, требующие оперативного принятия мер, могут быть переданы по факсу и электронной почтой, о чем в списке рассылки делается отметка.

3.2.20. Если постановление или распоряжение содержит более 20 листов (формат А4) текста, Подразделение администрации (разработчик) представляет в службу подготовки документов вместе с бумажным вариантом проекта постановления или распоряжения его электронную версию и список рассылки в электронном виде. Ответственность за идентичность текста электронной копии, списка рассылки в электронном виде их бумажному носителю несет исполнитель, разработавший проект постановления (распоряжения) и представивший его электронную копию.

3.2.21. В преамбуле к постановлению или распоряжению указывается основание, причины внесения изменений (дополнений), например:

В соответствии со  ст. 16  Федерального  закона  от 06.10.2003

N 131-ФЗ "....",

"На основании решения городского Собрания...",

"В связи с уточнением размера земельного участка...",

"В связи с кадровыми изменениями...",

"В целях  совершенствования   и   рационального   расходования

бюджетных средств...".

3.2.22. Внесение изменений, дополнений и отмена постановлений или распоряжений производится актом равной юридической силы.

Если постановление или распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-либо его положения, то один из пунктов постановляющей (распорядительной) части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

К проектам постановлений и распоряжений о внесении изменений, дополнений в ранее принятые постановления и распоряжения или признании их утратившими силу, на стадии согласования обязательно должны быть приложены их копии.

В заголовке к постановлению или распоряжению о внесении изменений или дополнений в ранее принятые акты указываются вид документа, дата, регистрационный номер и наименование документа, в который вносятся изменения (дополнения) .

Если вносятся изменения (дополнения) одновременно в несколько постановлений или распоряжений, то допускается указывать в заголовке только дату и регистрационный номер каждого постановления или распоряжения. Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые, направляются в организации и Подразделения администрации, которым эти документы рассылались.

3.2.23. Постановляющая (распорядительная) часть проекта постановления и распоряжения начинается со слов: "Внести изменения в..." или "Внести следующие изменения в ...", затем указывается вид документа, дата, регистрационный номер и наименование документа, в который вносятся изменения.

Примеры написания некоторых пунктов постановлений и распоряжений:

- В наименовании и пункте 1 слова "и  тарифов  за  обеспечение

работ" исключить;

- ... цифры и слова "45,0 тысяч  рублей"  заменить  цифрами  и

словами

"42,5 тысяч рублей;

- 1. Внести следующие дополнение и изменения  в  постановление

администрации города Южно-Сахалинска  от  15.02.2011 N 345 "Об

обеспечении  жильем  ветеранов  Великой  Отечественной   войны

1941 - 1945 годов":

1.1. Пункты 5 и 6 считать пунктами 6, 7 соответственно;

1.2. Дополнить пунктом 5 следующего содержания:

"5. Настоящее постановление вступает в силу с........";

- 3. Внести   в    Порядок    предоставления  мер   социальной

поддержки...",   утвержденный   постановлением   администрации

города   Южно-Сахалинска   от   29.12.2011 N 2316,   следующие

дополнения и изменения:

3.1. В пункте 9:

- абзац первый после слов "граждане" дополнить словами "или их

законные представители";

- абзац седьмой изложить в следующей редакции (текст  изложить

в следующей редакции, слова изложить в следующей редакции):

"-копий документов с указанием банковских реквизитов....".

3.2. Пункты 15 и 24 исключить.

3.3. Пункты 2, 4,  6,  9   после   слов   "участники   Великой

Отечественной     войны"    дополнить    словами ",     бывшие

несовершеннолетние узники фашизма" в соответствующем падеж.;

3.4. В пункте 13 цифры "10" исключить.;

- 2. Дополнить Порядок  оценки  эффективности  предоставляемых

налоговых льгот, утвержденный   постановлением   администрации

города   Южно-Сахалинска   от   15.01.2012 N 15, формой N 1.1.

согласно приложению к настоящему постановлению;

- 1. Внести изменения   в   состав   конкурсной комиссии....",

утвержденный      постановлением      администрации     города

Южно-Сахалинска  от   25.11.2011 N 1456   (Внести   в   состав

конкурсной   комиссии....",    утвержденный     постановлением

администрации города  Южно-Сахалинска   от   25.11.2011 N 1456

следующие изменения:):

1.1. Вывести из состава Иванова А.А., Петровскую Ю.Р.

1.2. Ввести в состав:

Иваненко     Ольгу      Андреевну - начальника      Управления

информатизации администрации города Южно-Сахалинска;

Петрова    Ивана   Георгиевича - руководителя     Департамента

управления   делами    Правительства   Сахалинской области (по

согласованию).

1.3. Наименование должности Сафонова О.А. изложить в следующей

редакции:      "начальник      Департамента    здравоохранения

администрации города Южно-Сахалинска"

Или

- позицию     "Демидов     И.И. - начальник      Департамента

здравоохранения администрации города Южно-Сахалинска"

заменить позицией следующего содержания:

"Демидов    И.И. - заместитель   начальника    здравоохранения

администрации города Южно-Сахалинска".

1.4. Слова "Петренко Ирина Ивановна" заменить словами "Карпова

Ирина Ивановна".

3.2.24. Если в основной документ были внесены изменения и дополнения, то все последующие изменения и дополнения вносятся только в основной документ с учетом ранее изданных документов. Внесение изменений и дополнений в документы, изменяющие или дополняющие основной документ, не допускается.

3.2.25. В случае, когда вносимые изменения и дополнения затрагивают более половины текста ранее принятого постановления или распоряжения, или в него ранее были внесены изменения и дополнения более чем тремя актами, то оно должно быть признано утратившим силу и принимается новый акт, за исключением случаев внесения изменений в долгосрочные и муниципальные целевые программы городского округа "Город Южно-Сахалинск", в структуру и штатное расписание аппарата администрации города Южно-Сахалинска.

3.2.26. Постановления и распоряжения вступают в силу со дня их подписания, если действующим законодательством или в самом акте не предусмотрено иное.

3.2.27. Постановления и распоряжения могут быть отменены, признаны утратившими силу, либо их действие может быть приостановлено в соответствии с частью 15 статьи 28 Устава городского округа "Город Южно-Сахалинск".

3.2.28. Постановления и распоряжения, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования (обнародования).

В проекты постановлений и распоряжений, подлежащие опубликованию, вносится пункт следующего содержания:

Настоящее постановление (распоряжение) опубликовать  в  газете

"Южно-Сахалинск сегодня"

При необходимости размещения постановления и распоряжения на официальном сайте Администрации, вышеуказанный пункт дополняется словами "...и разместить на официальном сайте администрации города Южно-Сахалинска."

В этом случае в службу подготовки документов вместе с бумажным вариантом проекта постановления (распоряжения) представляется его электронная копия в формате, утвержденном ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010. Для текстовых документов - *.odt, для электронных таблиц - *.ods.

Ответственность за идентичность текста электронной копии постановления (распоряжения) его бумажному носителю, а также соответствие формату его представления несет исполнитель (руководитель Подразделения администрации), разработавший проект постановления (распоряжения) и представивший его электронную копию.

3.2.29. Официальным опубликованием (обнародованием) постановления или распоряжения считается первая публикация его полного или сокращенного текста (если это предусмотрено самим документом) в газете "Южно-Сахалинск сегодня".

3.2.30. Необходимость срочного опубликования постановлений или распоряжений оговаривается в письме на имя главного редактора МАУ "Редакция газеты "Южно-Сахалинск сегодня", подписанном руководителем Подразделения администрации, подготовившим постановление или распоряжение, с указанием точной даты опубликования документа.

3.2.31. Контроль за полнотой, правильностью и своевременным опубликованием постановлений и распоряжений осуществляется руководителем Подразделения администрации, являющимся разработчиком муниципального правового акта.

3.3. Постановления администрации города, рассмотренные на Коллегии при мэре города

3.3.1. Коллегия при мэре города (далее - Коллегия) - постоянно действующий при главе Администрации координационно-совещательный орган, рассматривающий на своих заседаниях наиболее важные вопросы по защите прав и интересов городского сообщества на самоуправление в городе, комплексного социально-экономического развития, жилищно-коммунального хозяйства, бытового и торгового обслуживания, муниципального образования и т.п., координирующий деятельность органов местного самоуправления, предприятий и организаций различных форм собственности по выполнению целевых муниципальных программ на территории городского округа "Город Южно-Сахалинск".

3.3.2. Коллегия руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъекта Российской Федерации, органов местного самоуправления городского округа "Город Южно-Сахалинск" Положением о Коллегии при мэре города.

3.3.3. Заседания Коллегии проводятся один раз в месяц - в третий четверг. В случае необходимости мэр города, а в его отсутствие - вице-мэр, исполняющий его обязанности, может созвать внеочередное заседание Коллегии или перенести сроки ее заседания.

3.3.4. Вице-мэры, руководители Подразделений администрации, которым направляется на согласование проект постановления, подготовленный для рассмотрения на заседании Коллегии, рассматривают его в первоочередном порядке.

3.3.5. Персональную ответственность за обеспечение качества и соблюдение сроков подготовки проектов постановлений для рассмотрения на Коллегии и их доработку несут руководители Подразделений администрации, внесшие проекты.

3.3.6. Уведомление с проектом повестки очередного заседания Коллегии формируется Организационным отделом Администрации (далее - организационный отдел) на основании поручений мэра города, предложений вице-мэров города, плана работ Администрации, не позднее чем за двадцать рабочих дней до заседания.

3.3.7. Для рассмотрения на Коллегии проект постановления и пакет документов к нему, подготовленный в соответствии с Инструкцией тиражируется разработчиком и представляется в организационный отдел для комплектования папок членам и постоянным участникам Коллегии не позднее, чем за пять рабочих дней до дня проведения заседания Коллегии.

3.3.8. Пакет документов включает в себя:

- сопроводительное письмо на имя мэра города с полным наименованием вносимого проекта постановления Администрации, с указанием разработчика, основного докладчика, содокладчиков и выступающих;

- список приглашенных на обсуждение по рассматриваемому вопросу;

- при необходимости - заключение Финансового управления и Департамента экономического развития Администрации;

- пояснительную записку по рассматриваемому вопросу, которая должна полностью раскрывать содержание вопроса (не более четырех страниц);

- проект постановления Администрации со справкой согласования и приложениями.

3.3.9. В случае снятия вопроса с рассмотрения на Коллегии Подразделение администрации не позднее, чем за пять рабочих дней до заседания Коллегии представляет письмо на имя мэра города с мотивированным объяснением причин снятия вопроса, копию письма - в организационный отдел.

3.3.10. Повестка заседания Коллегии формируется организационным отделом на основании представленных материалов не позднее, чем за четыре рабочих дня до заседания Коллегии.

3.3.11. Организационный отдел не позднее, чем за три рабочих дня до заседания Коллегии направляет укомплектованные папки членам и постоянным участникам Коллегии.

3.3.12. Замена материалов по рассматриваемым вопросам в день проведения заседания Коллегии допускается в случае их уточнения или дополнения и производится организационным отделом по согласованию с вице-мэром, руководителем аппарата.

3.3.13. Если по проекту постановления на Коллегии высказаны замечания, то он дорабатывается и представляется в Отдел по работе с документами и контролю в течение трех рабочих дней после заседания Коллегии (кроме постановлений, по которым установлен иной срок доработки).

Если проект требует длительной (свыше трех рабочих дней) доработки, то срок может быть продлен вице-мэром в соответствии с распределением обязанностей по согласованию с мэром города.

3.3.14. Протокол заседания Коллегии ведется и оформляется специалистами Отдела по работе с документами и контролю в соответствии с Инструкцией и представляется на подпись мэру в течение десяти дней после заседания.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года и хранятся в Отделе по работе с документами и контролю в соответствии с номенклатурой дел.

3.3.15. Материально-техническое обеспечение деятельности Коллегии, подготовка и обслуживание помещения возлагается на службу, ответственную за хозяйственное обеспечение Администрации.

3.3.16. Обеспечение качественного звукоусиления при проведении заседания Коллегии возлагается на Управление информатизации.

3.4. Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)

Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.

Протоколы совещания нумеруются порядковыми номерами и оформляются арабскими цифрами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов и др.

3.4.1. Порядок оформления протокола заседания коллегиального органа, протоколов совещаний, проводимых мэром города, первым вице-мэром, вице-мэрами города

3.4.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

В отдельных случаях на основе рукописных или диктофонных записей, которые велись на совещании, составляется стенографический протокол, который дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

3.4.1.2. Организация совещаний, проводимых мэром города, первым вице-мэром, вице-мэрами, ведение протоколов и контроль их исполнения возлагается на помощников мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров или назначаемых специалистов Подразделений администрации.

3.4.1.3. Протоколы заседаний комиссий, возглавляемых первым вице-мэром, вице-мэрами города, ведут секретари комиссий или по поручению вице-мэра - их помощники или специалисты Подразделений администрации.

3.4.1.4. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

3.4.1.5. Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

- наименование органа исполнительной власти - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименование органа власти;

- вид документа - ПРОТОКОЛ. При оформлении на общем бланке или стандартном листе бумаги слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

- вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита интервалом 6 пт., печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру, например:

заседание Коллегии
при мэре города Южно-Сахалинска

- место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте, выравнивается по центру;

- дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через интервал 24 пт. ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола в пределах календарного года. Датой протокола является дата проведения совещания. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания.

3.4.1.6. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются: Председатель или Председательствующий. Слово "Председатель" ("Председательствующий") печатается от границы левого поля, через два межстрочных интервала от даты. После слова "Председатель" ("Председательствующий") ставится дефис, инициалы и фамилия, затем наименование должности, например, Председатель - И.О. Фамилия, мэр города Южно-Сахалинска.

Через два межстрочных интервала с новой строки от границы левого поля печатаются слова "Члены коллегиального органа", в конце ставится двоеточие, например:

Члены коллегиального органа:

Инициалы и фамилии постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, перечисляются с указанием через дефис наименования должностей (фамилии могут быть указаны в алфавитном порядке).

Перечисление присутствующих оформляют через один межстрочный интервал и печатают от границы левого поля.

Фамилии приглашенных записываются в протокол (если их не более 15) в алфавитном порядке с указанием наименования должностей. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в водной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 47 человек (список прилагается)

Слово "Присутствовали" печатается через два межстрочных интервала с новой строки от границы левого поля ниже предыдущего текста.

Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.

3.4.1.7. Вводная часть заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля через один межстрочный интервал. Слова "Повестка дня" печатаются полужирным шрифтом прописными буквами и располагаются центровано через два межстрочных интервала от списка приглашенных.

3.4.1.8. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" печатают прописными буквами полужирным шрифтом, каждое от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставится номер вопроса (нумеруется римской цифрой) повестки дня. Слово "СЛУШАЛИ" печатается через два межстрочных интервала от повестки дня.

В разделе СЛУШАЛИ через один межстрочный интервал после названия вопроса приводятся инициалы и фамилии докладчиков, через дефис наименование должности, которые печатаются от границы левого поля.

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается" (после наименования должности в скобках), например:

(текст выступления прилагается, приложение N ...)

В разделе ВЫСТУПИЛИ приводятся фамилии и инициалы выступающих, которые печатают с новой строки в именительном падеже от границы левого поля. Запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Дается краткое содержание выступления, заданные вопросы и ответы. Если выступающим представлен текст доклада (выступления), то после дефиса делается отметка Текст выступления прилагается, приложение N ....

Слово "ВЫСТУПИЛИ" печатается через два межстрочных интервала после текста доклада.

Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Слово РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатается от границы левого поля через два межстрочных интервала от предыдущей строки.

В протоколе отражаются все принятые решения (печатаются полностью). При необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -...,воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения (постановления).

В случае утверждения коллегиальным органом какого-либо документа, в протоколе должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу. В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо Подразделение администрации. Срок может быть указан как календарная дата либо как период выполнения работы.

3.4.1.9. Подпись отделяется от последней строки текста интервалом 36 пт и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал или центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

3.4.1.10. Основная часть протокола совещания, проводимого мэром города, первым вице-мэром, вице-мэрами города включает вопросы, рассматриваемые на совещании и принятые по ним решения.

3.4.1.11. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

3.4.1.12. Протокол оформляется в течение трех дней, подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем. Протокол общегородского совещания оформляется в течение 10 дней.

3.4.1.13. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам, которым даны поручения, для контроля - помощникам мэра, первого вице-мэра, вице-мэров города. Срочные поручения передаются немедленно.

3.4.1.14. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола".

3.4.1.15. Протокол может печататься на бланках установленной формы с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение, сроков исполнения и лиц, осуществляющих контроль исполнения поручений. Для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов могут использоваться бланки с указанием наименования коллегиального органа, наименования вида документа (протокол) и указанием места проставления даты и номера заседания.

3.4.2. Порядок оформления протоколов поручений мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров города

3.4.2.1. Организация совещаний, ведение протоколов поручений мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров и контроль их исполнения возлагается на помощников мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров города.

3.4.2.2. Поручения мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров города оформляются протоколом,

3.4.2.3. Протокол поручений имеет следующие реквизиты:

- гриф утверждения документа - оформляется в соответствии с подразделом 2.2. Инструкции;

- вид документа - отделяется от грифа утверждения документа интервалом 36 пт;

- вид совещания;

- место проведения совещания - указывается при необходимости;

- дата, номер протокола.

Реквизиты оформляются в соответствии с подразделом 3.4.1. Инструкции.

3.4.2.4. Основная часть протокола поручений печатается через один межстрочный интервал, включает поручения, данные на совещании, сроки исполнения.

3.4.2.5. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и распорядительную.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания поручения. Констатирующая часть начинается формулировками "В целях", "В соответствии", "Во исполнение", "В связи", "На основании" и т.д. Если поручение издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием ответственных исполнителей каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть поручений т подразделяется на пункты и может подразделяться на подпункты. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются организации или конкретные должностные лица.

3.4.2.6. Подпись отделяется от текста интервалом 36 пт и включает наименование должности лица, ведущего протокол, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Наименование должности оформляется в соответствии с подразделом 3.4.1.

3.4.2.7. Решения, принятые на совещаниях, в течение 2 дней оформляются протоколом. Копии протоколов с поручениями направляются должностным лицам, организациям помощниками мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров. Срочные поручения передаются немедленно.

3.4.2.8. Информация об исполнении поручений, содержащихся в протоколах направляется исполнителями помощнику мэра (первого вице-мэра, вице-мэров) города. Снятие с контроля поручений производится мэром города (первым вице-мэром, вице-мэрами) города путем наложения резолюции "В дело" на поручении.

3.4.2.9. Все исполненные поручения хранятся у помощника мэра (первого вице-мэра, вице-мэров) города.

3.5. Договор

3.5.1. Текст договора (соглашения, контракта) фиксирует соглашение сторон об установлении, изменении или прекращении отношений и регулирует эти отношения.

Договор (соглашение, контракт) о выполнении определенной работы в обязательном порядке содержит следующие сведения:

наименования сторон (полное и сокращенное название);

наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;

условия и сроки выполнения работ, определенных предметом договора (контракта);

срок действия договора;

начало и окончание работ по договору;

стоимость работы и порядок расчетов;

порядок сдачи и приемки работы;

ответственность сторон, в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, которые договаривающиеся стороны признают необходимым включить в договор;

гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

порядок разрешения споров;

юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

3.5.2. Текст договора (соглашения, контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

3.5.3. Проекты договоров (соглашений, контрактов) по курируемым отраслям разрабатываются руководителями Подразделений администрации.

3.5.4. Согласование проекта договора (соглашения, контракта) оформляется в справке согласования установленной формы путем визирования с указанием даты, инициалов, фамилии и должности визирующего (приложение N 10).

В справке согласования ставится виза исполнителя - руководителя Подразделения администрации, подготовившего проект договора (соглашения, контракта), визы руководителей заинтересованных Подразделений администрации, организаций.

Все проекты договоров (соглашений, контрактов) без исключения подлежат визированию вице-мэром, руководящим (курирующим) Подразделением администрации в соответствии с распределением обязанностей, вице-мэром, руководителем аппарата, начальником Отдела по работе с документами и контролю, начальником Департамента правового обеспечения. При подписании проекта договора от имени администрации города одним из вице-мэров, его виза в справке согласования не требуется.

3.5.5. Возражения по проекту договора (соглашения, контракта), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если разногласия сняты в ходе подготовки проекта, то в справке согласования делается отметка о снятии замечаний должностным лицом, у которого они были (с обязательным указанием даты и проставлением подписи), возражения к проекту не прикладываются.

Если в процессе доработки (согласования) в проект вносятся изменения или дополнения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

Внесение изменений в подписанный договор (соглашение, контракт), а также в согласованный проект документа не допускается.

3.5.6. Срок, в течение которого проект договора (соглашения, контракта) может находиться на согласовании в Подразделениях администрации и иных заинтересованных организациях не должен превышать трех рабочих дней.

Департамент правового обеспечения рассматривает проект договора (соглашения, контракта) в течение пяти рабочих дней со дня поступления полного пакета документов.

В случае если проект договора (соглашения, контракта) был возвращен на доработку Департаментом правового обеспечения, то 5-дневный срок согласования исчисляется со дня повторного поступления документов.

3.5.7. Проект договора (соглашения, контракта) визируется юридической службой Подразделения администрации, подготовившего проект документа, которая заверяет каждый лист одного экземпляра подлинника штампом "согласовано" с проставлением даты, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия) должностного лица.

3.5.8. Согласованный проект договора (соглашения, контракта) передается на подпись, в соответствии с постановлением администрации города "О передаче права подписи договоров, соглашений, заключаемых от имени администрации города" через канцелярию или помощников первого вице-мэра, вице-мэров города.

3.5.9. На подписание проект договора (соглашения, контракта) должен представляться в количестве экземпляров, равных количеству сторон или в количестве, указанном в самом договоре (соглашении, контракте).

3.5.10. Подписанный договор (соглашение, контракт) со справкой согласования передается в службу подготовки документов для регистрации.

При поступлении договора (соглашения, контракта), которому уже присвоен номер одной стороны (номер контрагента), специалисты службы подготовки документов (вторая сторона), проведя внутреннюю регистрацию, указывают свой регистрационный номер на лицевой стороне (при отсутствии свободного места - на оборотной стороне) последнего листа договора (соглашения, контракта).

При поступлении в Администрацию договора (контракта, соглашения) без номера ему присваивается регистрационный номер Администрации, который проставляется на первой странице документа.

Учетный номер договора (контракта, соглашения) формируется из порядкового номера регистрации, кода Подразделения администрации, являющегося ответственным на договор. Может использоваться специальный штамп, в котором указываются название организации, регистрационный номер договора, дата.

Договор (соглашение, контракт) регистрируется только при наличии подписи на каждом экземпляре договора и всех приложениях к нему.

Гербовая печать Администрации ставится на договор после его регистрации.

Один экземпляр подписанного всеми сторонами договора остается в службе подготовки документов для оперативного хранения. Все договоры формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3.5.11. Копии договоров (соглашений, контрактов), заверенные печатью "Администрация города Южно-Сахалинска Отдел по работе с документами и контролю", рассылаются канцелярией адресатам в срок, не превышающий трех рабочих дней согласно списку рассылки (при необходимости, в списке рассылки указывается почтовый адрес), подготовленному и завизированному руководителем Подразделения администрации, внесшего документ, и начальником Отдела по работе с документами и контролю. В список рассылки включаются сведения об исполнителе документа (должность, имя, отчество, фамилия, подпись, телефон, дата) (приложение N 11).

3.5.12. Руководители Подразделений администрации, подготовившие проекты договоров (соглашений, контрактов) отвечают за их содержание, проводят необходимые согласования, обеспечивают контроль и несут ответственность за выполнение предусмотренных договорами обязательств.

3.6. Акт

3.6.1. Акт - документ, составленный уполномоченными лицами (комиссией), подтверждающий установленный факт, событие, действие.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Некоторые акты требуют утверждения.

При составлении актов ревизий и обследований, их содержание подписывается должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.

3.6.2. Датой акта является дата его составления (утверждения).

3.6.3. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части указывается распорядительный документ, на основании которого актируется событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата, состав комиссии. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организацией, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

Констатирующая часть текста акта начинается с абзаца. В основной (констатирующей) части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

Сведения о количестве напечатанных экземпляров акта и их направлении адресатам помещаются в конце текста перед отметкой о наличии приложений.

Например:

Составлен в 2 экземплярах:

1-й экземпляр - МКУ "Управление делами администрации города Южно-Сахалинска",

2-й экземпляр - юридический отдел.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста акта перед подписями.

3.6.4. Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в его составлении (установлении фактов, событий). Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Член комиссии, не согласный с содержанием акта, обязан подписать его с оговоркой о своем несогласии (замечания прилагаются). Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

3.6.5. Акт оформляется на бланке или на стандартных листах бумаги форматом А4. Текст печатается прописными буквами размером N 14 через один межстрочный интервал.

3.6.6. Акты имеют следующие реквизиты:

Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу первой страницы акта.

Гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДАЮ, которое печатается прописными буквами от границы верхнего поля, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату.

Наименование вида документа - АКТ.

Наименование вида документа отделяется от предыдущего реквизита интервалом 36 пт, печатается прописными буквами, выделяется шрифтом другой насыщенности и выравнивается по центру.

Номер печатается арабскими цифрами после слова АКТ на той же строке.

Заголовок акта отделяется от предыдущего реквизита интервалом 6 пт, печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание актируемого факта или события. Заголовок должен соответствовать тексту акта, например:

        О передаче документов, находящихся на исполнении

или

   О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих

                        дальнейшему хранению

Текст отделяется от заголовка интервалами 24 пт и печатается через 1 межстрочный интервал.

Подпись (подписи) отделяется от текста интервалом 36 пт.

3.7. Доверенность

3.7.1. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть предоставлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.

3.7.2. Доверенность выдается Администрацией своему представителю на представление интересов, совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение других действий от имени Администрации.

3.7.3. Доверенность совершается только в письменной форме. Доверенность составляется в виде отдельного документа или путем включения в договор, определяющий внутренние отношения представляемого и представителей.

Документ должен содержать данные, необходимые для признания его доверенностью:

- дату составления,

- реквизиты представителя и предоставляемого,

- существо полномочий.

Кроме того, доверенность должна быть подписана лицом, ее выдавшим.

3.7.4. Если доверенность выдана Администрацией, то кроме подписи уполномоченного должностного лица необходим еще и оттиск печати. Доверенность оформляется на бланке Администрации, подпись уполномоченного должностного лица заверяется гербовой печатью.

3.8. Оформление проектов служебных писем

3.8.1. Служебные письма в Администрации готовятся как:

- ответы о выполнении нормативных и организационно-распорядительных документов;

- сопроводительные письма;

- ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- информации об исполнении поручений вышестоящих органов по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Администрации;

- инициативные письма.

3.8.2. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, Подразделений администрации, ий (и др.) оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименование органов власти (Подразделений администрации, организаций (и др.) - авторов документа указываются в реквизите "Подпись".

3.8.3. Письмо имеет следующие реквизиты:

- герб города Южно-Сахалинска;

- наименование Администрации;

- наименование Подразделения администрации (при подготовке проекта письма за подписью руководителя Подразделения администрации);

- справочные данные об Администрации (Подразделении администрации);

- дата документа - проставляется после подписания документа;

- регистрационный номер документа - проставляется после подписания документа и состоит из индекса Подразделения администрации, подготовившего документ и порядкового номера по единой нумерации в течение календарного года, например, 01-580;

- ссылка на исходящий номер и дату документа адресата - при ответе на поступивший документ обязательно указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ. При подготовке ответов повторение в тексте письма ссылки на реквизиты входящего документа делать не следует;

- адресат;

- наименование документа (заголовок к тексту) - отвечает на вопрос "О чем?" и формулирует в краткой форме тему письма;

- текст документа;

- отметка о наличии приложений;

- подпись должностного лица;

- отметка об исполнителе.

3.8.4. Письма на бланках Администрации подписывают мэр города, первый вице-мэр, вице-мэры города.

Письма за подписью руководителей Подразделений администрации и их заместителей, по вопросам, входящим в компетенцию Подразделений администрации, оформляются на бланках Подразделений администрации, регистрируются в Подразделении администрации и отправляются самостоятельно.

3.8.5. Письма, подписанные мэром города, первым вице-мэром, вице-мэрами города регистрируются и отправляются канцелярией в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня (за исключением срочной корреспонденции).

3.8.6. Служебные письма излагаются: от первого лица множественного числа ("Просим представить информацию...", "Направляем на рассмотрение, проект..." и т.д.), от 3-го лица единственного числа (Администрация не считает возможным...", "Департамент образования предлагает рассмотреть возможность..."), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ( "Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").

3.8.7. Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства.

3.8.8. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются мэром города, первым вице-мэром, вице-мэрами города, руководителями Подразделений администрации.

IV. Прием, обработка, регистрация, распределение поступающей в администрацию города корреспонденции, оформление, регистрация исходящей корреспонденции и сроки ее оформления, рассмотрения и рассылки

В документообороте Администрации в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки:

- поступающая документация (входящая);

- отправляемая документация (исходящая);

- внутренняя документация.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Администрацию и создаваемых ей, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

- оперативное прохождение документов;

- распределение документов на документопотоки;

- организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

- однократность регистрации документов.

4.1. Порядок приема, первичной обработки, регистрация и распределения поступающей корреспонденции

4.1.1. Прием, первичная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в канцелярии.

Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, направляются в приемную граждан Отдела по работе с документами и контролю (далее - приемная граждан) для обработки и регистрации.

4.1.2. Первичная обработка поступивших документов включает вскрытие конвертов, проверку целостности упаковки и вложений, наличие документов и приложений к ним, правильность адресования, систематизацию на регистрируемые и нерегистрируемые.

При доставке корреспонденции нарочным проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним.

При повреждении или недостаче документа составляется акт в трех экземплярах (приложение N 12), один из которых остается в канцелярии, другой - приобщается к поступившему документу, третий - направляется отправителю документа. Акт утверждается вице-мэром, руководителем аппарата.

Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки документов. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

4.1.3. Регистрация поступивших документов, как правило, осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

Корреспонденция, полученная после 16 часов или в нерабочее время обрабатывается и регистрируется на следующий рабочий день

Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др. регистрируются незамедлительно.

4.1.4. Принимая во внимание, что большая часть корреспонденции, независимо от содержания, адресуется мэру города, работники канцелярии имеют право распределять корреспонденцию первому вице-мэру, вице-мэрам города в соответствии с распределением обязанностей.

4.1.5. Уведомления политических партий, общественных организаций, инициативных групп граждан и др. о проведении публичных мероприятий регистрируются в канцелярии.

4.1.6. К документам, не подлежащим регистрации относятся статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные документы, коммерческие предложения, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

4.1.7. Документы, направленные в адрес мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров города, Администрации и полученные их помощниками, минуя канцелярию, подлежат обязательной передаче документов в канцелярию для регистрации в СЭД.

4.1.8. Документы, адресованные непосредственно в Подразделения администрации, передаются без регистрации в канцелярии адресату.

4.1.9. Поступившие в Администрацию на бумажном носителе документы сканируются и прикрепляются к регистрационной карточке электронного документа в СЭД. Входящий документ должен регистрироваться в связке, если он касается вопроса, по которому уже ведется переписка с организацией-отправителем. Дальнейшая работа по документу происходит с использованием электронной копии. Подлинник (оригинал) документа хранится в канцелярии, и может быть передан ответственному исполнителю по письменному запросу исполнителя.

4.1.10. Работниками канцелярии документ регистрируется путем заполнения электронной регистрационной формы в СЭД, в которую вносятся все необходимые данные, после этого входящему документу присваивается регистрационный номер. Указываются фамилия и инициалы должностного лица, которому направляются документы.

4.1.11. На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, на первом листе документа в правом нижнем углу, на свободном от текста месте проставляется штамп, который состоит из наименования "Администрация города Южно-Сахалинска", слов "входящий N _____", цифровой даты поступления документа, служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами.

4.1.12. Информация о зарегистрированных документах, их прохождении и исполнении хранится не менее 5 лет, после чего перемещается в электронный архив.

4.2. Порядок рассмотрения входящих документов руководством Администрации и доведение документов до исполнителей

4.2.1. Поступившие в Администрацию документы направляются на рассмотрение мэру города, первому вице-мэру, вице-мэрам города канцелярией с помощью СЭД только после регистрации документа.

4.2.2. Зарегистрированный в СЭД документ направляется работниками канцелярии помощникам руководителя (мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров города) для формирования проекта резолюции и направления на рассмотрение руководителю в соответствии с распределением обязанностей, который в 2-дневный срок подписывает резолюцию ЭЦП.

При необходимости, руководитель вносит изменения в проект резолюции. В случае наложения руководителем графической, либо аудио резолюции она передается помощнику для перевода ее в текстовую форму и направления исполнителям.

4.2.3. Передача поручения исполнителям по СЭД равнозначна передаче бумажного носителя и является основанием для исполнения поручения (подписание бумажного носителя не производится).

4.2.4. Направление документа в Подразделение администрации происходит автоматически при отправке поручения в это Подразделение. Передача (переадресация) зарегистрированных документов из одного Подразделения администрации в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, через канцелярию с отметкой (переадресацией) в СЭД.

4.2.5. Поручения, содержащие указания "срочно", "незамедлительно" (или аналогичные), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения. Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения.

Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты регистрации документа. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

4.2.6. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении в качестве исполнителя первым.

Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок. Ему представляется право созыва соисполнителей, которые обязаны по требованию главного исполнителя представить все необходимые материалы. Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Для исполнения поручений в сжатые сроки ответственный исполнитель может создавать рабочие группы в составе соисполнителей поручения, а также представителей других заинтересованных органов и организаций (по согласованию) или проводить необходимые совещания.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное исполнение документов и достоверность информации, представленной ответственному исполнителю для свода.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

4.2.7. В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей, определенных поручением, руководители этих Подразделений администрации обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом ответственный исполнитель представляет давшему поручение руководителю дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

4.2.8. Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю предложения, с отметкой о согласовании юридической службы своего Подразделения (при наличии).

В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем (соисполнителями) главный исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.

Департамент правового обеспечения администрации, являясь соисполнителем, при отсутствии предложений, согласовывает проект ответа, подготовленного ответственным исполнителем.

4.2.9. В случае, если поручение руководителя не исполнено в установленный срок, ответственный исполнитель в течение 1 дня после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок.

4.2.10. Если документ не может быть исполнен в установленные сроки, исполнитель должен подготовить промежуточный ответ. "Промежуточным" обычно считается письмо в адрес заявителя, которое не дает ответа на все поставленные вопросы, имеет обычно справочный или информационный характер и содержит просьбу о продлении срока исполнения до определенного числа.

Продление сроков исполнения производится на основании представления через канцелярию служебного письма в адрес заявителя с мотивированной просьбой о продлении срока и о причинах отсрочки не позднее чем за 3 дня до истечения ранее установленного срока. Служебное письмо готовится за подписью должностного лица, давшего поручение.

Если исполнитель не представил своевременно ответ на документ и не написал промежуточного с просьбой о продлении срока исполнения, ответа, документ считается неисполненным или исполненным с нарушением срока.

4.2.11. Изменение срока исполнения фиксируется в СЭД. Документы, по которым срок исполнения не был своевременно продлен, считаются не исполненными в срок.

4.2.12. Резолюции мэра города "Для сведения", "Для исполнения", "Для руководства", "Для работы", "Для ответа", "Для рассмотрения" позволяет первому вице-мэру, вице-мэрам города при ознакомлении с документом самостоятельно дополнять и определять меры по его исполнению.

Резолюция мэра города (вице-мэров) "Для подготовки ответа..." подразумевает необходимость подготовки проекта ответа за подписью должностного лица, давшего поручение.

Если в резолюции к документу мэром города (вице-мэрами) указано "Прошу внести предложения", "Об исполнении информировать", то эти документы снимаются с контроля автором резолюции.

4.2.13. Проекты ответов на протесты, поступающие из органов прокуратуры подписываются мэром города.

Проекты ответов на представления, поступающие из органов прокуратуры, подписываются первым вице-мэром города, вице-мэрами города в соответствии с распределением обязанностей.

При наличии в представлении прокуратуры и предписаниях иных контрольно-надзорных органов требования о привлечении должностных лиц к дисциплинарной ответственности, соисполнителем определять вице-мэра, руководителя аппарата для проведения служебной проверки.

Все проекты письменных ответов, исходящих из Администрации в обязательном порядке согласовываются юридическими службами Подразделений администрации ответственных за разработку проекта.

4.3. Организация работы с отправляемыми документами, регистрация отправляемых документов, отправка документов

4.3.1. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с Инструкцией, а также согласование проекта документа с заинтересованными лицами возлагается на руководителя Подразделения администрации - исполнителя документа.

4.3.2. До представления на подпись исполнитель осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности, правильности адресования, наличия необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, списка рассылки.

4.3.3. Срок, в течение которого проект исходящего документа может находится на согласовании в Подразделении администрации составляет не более трех рабочих дней.

4.3.4. Исполнитель, подготовивший проект ответа за подписью мэра города, формирует карточку электронного согласования документа, в которой указывает маршрут согласования, подписанта, а также прикладывает файл проекта исходящего документа в установленном формате. Прохождение проекта ответа по цепи согласований должно точно соответствовать обратному порядку направления резолюций. В канцелярию не позднее чем за 3 дня до окончания срока исполнения по СЭД поступает свод (проект документа и информация о согласовании) для проверки документа на соответствие ответа сути вопроса, наличие необходимых виз. В случае замечаний, ответ возвращается исполнителю на доработку. При отсутствии замечаний работниками канцелярии проект ответа распечатывается, прикрепляется оригинал входящего документа и передается для подписания мэру города не позднее чем за 2 дня до окончания срока исполнения документа.

4.3.5. При подписании проекта ответа первым вице-мэром, вице-мэрами исполнитель формирует карточку электронного документа в соответствии с п. 4.3.4. После проведения необходимого согласования помощнику вице-мэра не позднее чем за 3 дня до окончания срока исполнения по СЭД поступает свод (проект документа и информация о согласовании) для проверки документа на грамматические ошибки, соответствие ответа сути вопроса, наличие необходимых виз. В случае замечаний, ответ возвращается исполнителю на доработку. При отсутствии замечаний проект документа помощником вице-мэра направляется в канцелярию для формирования папки на подписание (распечатка проекта ответа, прикрепление оригинала входящего документа) и передаче для подписания вице-мэру города в соответствии с распределением обязанностей не позднее чем за 2 дня до окончания срока исполнения документа.

4.3.6. Визы, оставленные рецензентами при согласовании проекта в СЭД, считаются равнозначными подписи на бумажном носителе.

4.3.7. Мэр города (первый вице-мэр, вице-мэры) подписывает документ, либо отклоняет его. Помощник вносит в СЭД информацию о подписании (либо не подписании) документа. В случае несогласия с ответом, помощник должен также внести соответствующие замечания, документ при этом возвращается исполнителю на доработку

4.3.8. Исходящие документы, подписанные в 2-дневный срок мэром (первым вице-мэром, вице-мэрами города) передаются помощником в канцелярию для регистрации документа в СЭД и отправки адресатам. Письма, являющиеся ответами на поступившие документы, должны регистрироваться в связке с входящим документом, ответом на который они являются.

4.3.9. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются работниками канцелярии на подлиннике документа в реквизитах бланка.

4.3.10. Исходящие письма, подписанные мэром города (первым вице-мэром, вице-мэрами города) регистрируются и отправляются канцелярией в день их регистрации или на следующий рабочий день, за исключением срочной корреспонденции.

4.3.11. Документы, подписанные руководителями Подразделений администрации регистрируются в Подразделении администрации и рассылаются самостоятельно.

4.4. Регистрация и прохождение внутренней документации

4.4.1. Прохождение внутренней документации на этапах ее подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Служебная записка оформляется в соответствии с подразделом 2.2. Инструкции. Обязательными элементами бланка являются наименование вида документа, который пишется прописными буквами (служебная записка), ее регистрационный номер и дата.

4.4.2. Передача внутренней документации между Подразделениями администрации осуществляется с помощью создания "Служебных записок" в СЭД БОСС-Референт исключительно в электронном виде.

4.4.3. Внутренние документы (докладные, служебные, аналитические записки, справки и др.) на имя мэра города (первого вице-мэра, вице-мэров города) в Администрации должны создаваться в электронном виде в СЭД.

4.4.4. Внутренняя документация от руководителей Подразделений администрации в адрес первого вице-мэра, вице-мэров города работниками канцелярии не регистрируется.

4.4.5. На рассмотрение мэру города внутренняя документация поступает по СЭД, как правило, только за подписью первого вице-мэра, вице-мэров города.

V. Контроль исполнения документов

5.1. Задачи и общие правила контроля

5.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.

5.1.2. Вся регистрируемая корреспонденция делится на две категории

- регистрируемая с постановкой на контроль со сроком исполнения (контрольные документы);

- регистрируемая без постановки на контроль.

5.1.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, содержащие указание или просьбу и предполагающие получение ответа, а также требующие исполнения согласно резолюции мэра города (первого вице-мэра, вице-мэров города).

5.1.4. К регистрируемым документам без постановки на контроль относятся ответы, информационные письма, повестки и другие документы, не предполагающие получение ответа.

В случае затруднений в определении целесообразности постановки письма на контроль допускается его передача адресату и принятие решения о постановке на контроль, исходя из содержания резолюции.

5.1.5. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

5.1.6. Отсканированный и зарегистрированный работниками канцелярии электронный документ ставится на контроль помощником мэра города (первого вице-мэра, вице-мэров города) в электронной регистрационной форме в СЭД.

5.1.7. Контроль по существу затрагиваемых в документах и поручениях вопросов осуществляется мэром, первыми вице-мэрами, вице-мэрами города.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Южно-Сахалинска от 17 августа 2012 г. N 197р в подпункт 5.1.8 пункта 5.1 раздела V настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

5.1.8. Контроль по срокам исполнения документов и поручений осуществляют:

- Отдел по работе с документами и контролю - по служебной корреспонденции, обращениям граждан, правовым актам;

- помощники мэра города (первого вице-мэра, вице-мэров города) - поручений мэра города (первого вице-мэра, вице-мэров города), служебной корреспонденции, обращениям граждан, нормативным правовым актам Сахалинской области и органов местного самоуправления.

Контроль осуществляется:

- за правильным и полным решением вопросов, поставленных в документах;

- за соблюдением сроков рассмотрения документов исполнителями.

5.1.9. Работники канцелярии:

- ведут учет поставленных на контроль мэром города (первым вице-мэром, вице-мэрами города) документов;

- ежемесячно анализируют состояние исполнительской дисциплины, составляют информацию об исполнении документов и докладывают вице-мэру, руководителю аппарата.

5.1.10. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов в Подразделениях администрации возлагается на их руководителей. Проверку качества исполнения документов за подписью первого вице-мэра, вице-мэров города осуществляют их помощники.

5.1.11. Контроль исполнения документов в Подразделениях администрации осуществляют специалисты, назначенные руководителями соответствующих Подразделений администрации.

5.2. Организация контроля исполнения документов, порядок снятия документов с контроля

5.2.1. Для обеспечения контроля исполнительской дисциплины все поручения, выдаваемые в Подразделения администрации должны фиксироваться и направляться исполнителям посредством СЭД.

В случае наложения руководителем графической, либо аудио резолюции она передается помощнику для перевода ее в текстовую форму и направления исполнителям.

5.2.2. Отдел по работе с документами и контролю осуществляет контроль исполнения документов через помощников первого вице-мэра, вице-мэров города и руководителей Подразделений администрации.

5.2.3. При необходимости, срок исполнения правового акта администрации города определяется в момент его подготовки. В тексте проекта делается об этом запись (определяются конкретные сроки исполнения и исполнители). Если срок исполнения в документе не указан, то документ подлежит исполнению в течение месяца.

5.2.3.1. На каждый поставленный на контроль правовой акт Отдел по работе с документами и контролю заводит контрольную карточку, где делаются соответствующие записи по его исполнению. В порядке упреждающего контроля исполнителю может быть направлена сигнальная карточка с указанием сроков предоставления информации.

5.2.3.2. Контроль исполнения правовых актов администрации города осуществляется путем получения справок и других информационных материалов, а также путем рассмотрения хода выполнения постановления администрации города или отдельных его пунктов на Коллегии при мэре города, совещаниях, проводимых мэром города, первым вице-мэром, вице-мэрами города.

5.2.3.3. Информацию на имя мэра города об исполнении правовых актов администрации города руководители Подразделений администрации в установленные сроки представляют в Отдел по работе с документами и контролю информацию, согласованную с первым вице-мэром, вице-мэрами города, осуществляющими контроль исполнения правового акта администрации города для передачи мэру города.

5.2.3.4. Снятые с контроля правовые акты вместе со справками об исполнении хранятся в Отделе по работе с документами и контролю 3 года, затем уничтожаются.

5.2.4. Документы вышестоящих, контролирующих, надзорных и правоохранительных органов снимаются с контроля только тем должностным лицом (мэром города первым вице-мэром, вице-мэрами города), которым дано указание (задание, поручение) по исполнению документа. На документе проставляется отметка "В дело", подпись, расшифровка подписи, дата.

5.2.5. Исполненные письма предприятий, учреждений, организаций могут быть списаны в дело исполнителем. В этом случае исполнитель - руководитель Подразделения администрации направляет в Отдел по работе с документами и контролю (канцелярия, приемная граждан) копию ответа для списания в дело.

5.2.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

5.3. Сроки исполнения документов

5.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты поступления.

5.3.2. Документы и поручения подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- предложения, заявления и жалобы граждан - в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения;

- запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации - до 15 дней;

- запросы депутатов Сахалинской областной Думы - до 7 дней. Запрос, требующий проверки, - не позднее 30 дней;

- запросы депутатов городского Собрания городского округа "Город Южно-Сахалинск" - до 15 дней либо в иной согласованный срок;

- обращения депутатов городского Собрания городского округа "Город Южно-Сахалинск" - до 30 дней;

- письма министерств и ведомств во исполнение документов Правительства Российской Федерации - согласно указанному в них сроку или в течение 30 дней;

- письма поручения и письма запросы вышестоящих и контролирующих органов, надзорных, правоохранительных органов - согласно указанному в них сроку, сроку, указанному в резолюции, или в течение 30 дней;

- письма предприятий и учреждений - 30 дней;

- письма, поручения, имеющие отметку "срочно" - в течение 3 дней;

- письма, поручения, имеющие отметку "оперативно" - в течение 10 дней.

VI. Рассмотрение обращений граждан

Организация работы с обращениями граждан в Администрации ведется в соответствии с Административным регламентом по исполнению функции "Рассмотрение обращений граждан в администрации города Южно-Сахалинска", утвержденным постановлением администрации города.

6.1. Организация работы с письменными обращениями граждан

6.1.1. Работу с обращениями, заявлениями и жалобами граждан (далее - Обращения) в Администрации осуществляет приемная граждан.

Специалисты приемной граждан осуществляют учет и организацию рассмотрения письменных и устных обращений граждан, обращений в форме электронного документа, поступивших в Администрацию, анализируют характер вопросов, поднимаемых гражданами.

6.1.2. Приемная граждан осуществляет контроль исполнения Обращений через помощников первого вице-мэра, вице-мэров города и руководителей Подразделений администрации.

6.1.3. Письменное Обращение подлежит обязательной регистрации в СЭД по установленной форме в течение трех дней со дня поступления в Администрацию специалистами приемной граждан.

6.1.4. Обращения, направленные в адрес мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров города, Администрации и полученные их помощниками, минуя приемную граждан, подлежат обязательной передаче Обращений в приемную граждан для регистрации в СЭД.

6.1.5. Сканированное изображение Обращения и приложений прикрепляется к регистрационной карточке электронного документа в СЭД. Дальнейшая работа по Обращениям происходит с использованием электронной копии. Подлинник (оригинал) документа хранится в приемной граждан, и может быть передан ответственному исполнителю по письменному запросу исполнителя.

6.1.6. Обращение регистрируется специалистами приемной граждан путем заполнения электронной регистрационной формы в СЭД, в которую вносятся все необходимые данные, после этого Обращению присваивается регистрационный номер.

6.1.7. Специалист приемной граждан устанавливает наличие предыдущий обращений по одному вопросу и в случае повторного обращения регистрирует документ как связанный.

Повторным Обращениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей строке регистрационной карточки электронного документа в СЭД указывается регистрационный номер Обращений, поступивших в течение года и приобщается вся предшествующая переписка.

6.1.8. Зарегистрированное в СЭД Обращение направляется специалистами приемной граждан помощникам руководителя (первого вице-мэра, вице-мэров города) для формирования проекта резолюции и направления на рассмотрение первому вице-мэру, вице-мэрам города в соответствии с распределением обязанностей, который в 2-дневный срок подписывает резолюцию ЭЦП (проект резолюции на Обращения, направляемые на рассмотрение мэру города, формируют специалисты приемной граждан).

При необходимости, руководитель вносит изменения в проект резолюции. В случае наложения руководителем графической, либо аудио резолюции она передается помощнику для перевода ее в текстовой редактор и направления исполнителям.

6.1.9. Передача поручения исполнителям по СЭД равноправна передаче бумажного носителя и является основанием для исполнения поручения (подписание бумажного носителя не производится).

6.1.10. Направление Обращения в Подразделение администрации происходит автоматически при отправке поручения в это Подразделение. Передача (переадресация) зарегистрированных Обращений из одного Подразделения администрации в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть Обращение, через приемную граждан с отметкой (переадресацией) в СЭД.

6.1.11. Исполнитель (руководитель Структурного подразделения) несет персональную ответственность за объективность и всесторонность рассмотрения Обращения, соблюдение сроков рассмотрения Обращения, своевременность продления сроков рассмотрения Обращения, содержание подготовленного ответа.

При рассмотрении Обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

6.1.12. До представления на подпись исполнитель осуществляет проверку правильности оформления проекта ответа на Обращение, комплектности, правильности адресования, наличия необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного проекта ответа.

6.1.13. Проекты ответов оформляются исполнителями в соответствии с Инструкцией.

6.1.14. Срок, в течение которого проект ответа на Обращение может находиться на согласовании в Подразделении администрации составляет не более трех рабочих дней.

6.1.15. Исполнитель, подготовивший проект ответа за подписью мэра города, формирует карточку электронного согласования документа, в которой указывает маршрут согласования, подписанта, а также прикладывает файл проекта исходящего документа в установленном формате. Маршрут согласования в СЭД последовательно должен включать начальника отдела (управления, департамента), начальника подразделения исполнителя, вице-мэра, в соответствии с распределением обязанностей, а также соисполнителей поручения в случае, если ответ необходимо согласовать с ними. В приемную граждан не позднее чем за 5 дней до окончания срока рассмотрения Обращения по СЭД поступает свод (проект документа и информацию о согласовании) для проверки на соответствие ответа сути вопроса, наличие необходимых виз. В случае замечаний, проект ответа возвращается исполнителю на доработку. При отсутствии замечаний специалисты приемной граждан распечатывают проект ответа, прикрепляет оригинал Обращения и передают для подписания мэру города не позднее чем за 2 дня до окончания срока исполнения Обращения.

6.1.16. При подписании проекта ответа первым вице-мэром, вице-мэрами исполнитель формирует карточку электронного документа в соответствии с п. 6.1.12. После проведения необходимого согласования помощнику вице-мэра не позднее чем за 5 дней до окончания срока рассмотрения Обращения по СЭД поступает свод (проект ответа и лист согласования) для проверки документа на грамматические ошибки, соответствие ответа сути вопроса, наличие необходимых виз. В случае замечаний, проект ответа возвращается исполнителю на доработку. При отсутствии замечаний проект ответа и лист согласования помощником вице-мэра направляется в приемную граждан для формирования папки на подписание (распечатка проекта ответа, прикрепление оригинала Обращения) и передаче для подписания вице-мэру города в соответствии с распределением обязанностей не позднее чем за 2 дня до окончания срока исполнения Обращения.

6.1.17. Визы, оставленные рецензентами при согласовании проекта ответа в СЭД, считаются равнозначными подписи на бумажном носителе.

6.1.18. Мэр города (первый вице-мэр, вице-мэры) подписывает ответ на Обращение (2 экз.), либо отклоняет его. Помощник вносит в СЭД информацию о подписании (либо не подписании). В случае несогласия с ответом, помощник должен также внести соответствующие замечания, проект ответа при этом возвращается исполнителю на доработку

6.1.19. Ответы на Обращения, подписанные в 2-дневный срок мэром (первым вице-мэром, вице-мэрами) города передаются помощником в приемную граждан для регистрации документа в СЭД и отправки адресатам.

6.1.20. При направлении заявителю на Обращение промежуточного ответа в тексте ответа указывается срок окончательного решения вопроса. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

6.1.21. Изменение срока исполнения фиксируется в СЭД. Обращения, срок исполнения по которым не был своевременно продлен, считаются не исполненными в срок.

6.1.22. Регистрационный номер ответа на Обращение и дата регистрации проставляются специалистами приемной граждан на подлиннике документа в реквизитах бланка.

6.1.23. Ответы на Обращения, подписанные мэром города (первым вице-мэром, вице-мэрами города) регистрируются и отправляются специалистами приемной граждан в день их регистрации или на следующий рабочий день, за исключением срочной корреспонденции.

Ответы на Обращения, подписанные руководителями Подразделений администрации регистрируются в Подразделении администрации и рассылаются самостоятельно.

6.1.24. Резолюции мэра города "Для исполнения", "Для ответа", "Для рассмотрения" позволяет первому вице-мэру, вице-мэрам города при ознакомлении с Обращением самостоятельно дополнять и определять меры по его исполнению.

Резолюция мэра города (вице-мэров) "Для подготовки ответа" подразумевает необходимость подготовки проекта ответа за подписью должностного лица, давшего поручение.

Если в резолюции к Обращению мэром города (вице-мэрами) указано "Прошу внести предложения", "Об исполнении информировать", то эти Обращения снимаются с контроля автором резолюции.

6.1.25. Если в резолюции мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров города поручение дано нескольким исполнителям и указано направить ответ заявителю, то ответы направляются каждым исполнителем, в пределах своей компетенции или общий ответ готовит исполнитель, указанный в резолюции (поручении) первым, или исполнитель, которому поручено сделать свод.

6.1.26. Ответ на Обращения граждан, как правило, дается в письменной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационной карточке. Ответ на Обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме на почтовый адрес.

6.1.27. Снятие с контроля Обращения производится тем должностным лицом, которое поставило его на контроль или лицом, его замещающим.

6.1.28. Законченные производством "Дела" по Обращениям граждан хранятся определенный номенклатурой срок, затем подлежат уничтожению по акту.

6.2. Организация работы по личному приему граждан

6.2.1. Личный прием граждан в Администрации в соответствии с графиком на текущий месяц ведут мэр города, вице-мэры города.

6.2.2. График приема граждан составляется специалистами приемной граждан на первое число каждого месяца, согласовывается со всеми должностными лицами, внесенными в него, опубликовывается в печати, размещается на официальном сайте Администрации и на информационном стенде в здании Администрации.

6.2.3. Предварительную запись на прием осуществляют специалисты приемной граждан. На каждое Обращение заполняется карточка приема граждан (приложение N 13).

При повторных Обращениях к карточке прикладываются все имеющиеся материалы по обратившемуся заявителю.

6.2.4. При необходимости, специалисты приемной граждан дают гражданам разъяснения и справки.

6.2.5. Перед приемом специалисты приемной граждан проводят соответствующую проработку вопроса, запрашивают необходимую информацию в Подразделениях администрации, а также приглашают на прием, проводимый мэром города руководителей названных Подразделений администрации.

6.2.6. Материалы, подготовленные к приему, передаются ведущему прием руководителю в день, предшествующий дню приема.

6.2.7. Должностное лицо, осуществляющее личный прием, дает гражданину устный ответ по существу вопросов, поставленных им в устном обращении.

При отсутствии возможности дать ответ в ходе личного приема должностным лицом, осуществляющим прием, дается соответствующее поручение руководителям Подразделений администрации о подготовке письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов. Поручение оформляется в карточке приема в соответствии с Инструкцией.

6.2.8. После завершения личного приема специалисты приемной граждан осуществляют рассылку карточек приема с поручениями мэра города (вице-мэров города) исполнителям.

6.2.9. Информация исполнителей о выполнении поручений, данных по итогам личного приема граждан, направляется специалистами приемной граждан должностному лицу, проводившему прием.

6.2.10. Ответственность за своевременное рассмотрение обращений, поступивших на личном приеме граждан, возлагается на должностных лиц, проводивших прием и ответственных исполнителей.

6.2.11. Рассмотрение обращений считается завершенным после списания их "В дело" проводившим прием должностным лицом.

VII. Особенности работы с электронными документами

7.1. Организация обмена электронными документами (электронными копиями документов) направлена на повышение эффективности документооборота между участниками обмена, оперативности обработки данных обеспечения достоверности информации и усиления контроля исполнительской дисциплины.

7.2. Служба, ответственная за внедрение, сопровождение и общую координацию процедур обмена электронными документами (электронными копиями документов) (далее - служба информатизации):

- несет ответственность за сохранность, дублирование электронных документов (электронных копий документов) и работоспособность СЭД;

- обеспечивает возможность обмена электронными документами (электронными копиями документов) с рабочих мест, определяемых участниками обмена;

- готовит и рассылает участникам обмена руководства, инструкции и рекомендации по работе с СЭД;

- консультирует участников обмена по работе с СЭД.

7.3. В администрации создаются и используются:

- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

7.4. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

7.5. При создании электронных документов в Подразделениях администрации необходимо руководствоваться форматами электронных документов (Open Document Format), утвержденными ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010. Использование иных форматов электронных документов не допускается.

В исключительных случаях, в отсутствие технической возможности подготовить документы в форматах ODF необходимо оформлять электронные документы в формате *.rtf (Rich Next Format).

7.6. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов (электронных копий документов) в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Администрации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Администрации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

7.7. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Администрации.

7.8. При передаче поступивших электронных документов (электронных копий документов) на рассмотрение мэру (первому вице-мэру, вице-мэрам) города, направлении электронных документов (электронных копий документов) в Подразделения администрации и ответственным исполнителям Администрации и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

7.9. Документы, создаваемые в Администрации и (или) поступившие в Администрацию на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

7.10. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Администрации.

7.11. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

7.12. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Администрации в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

7.13. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

VIII. Особенности работы с документами с грифом "Для служебного пользования"

8.1. К информации ограниченного распространения относится несекретная документированная информация, доступ к которой ограничен федеральными законами.

8.2. Пометка "Для служебного пользования" проставляется на отдельных документах (изданиях) нормативного, информационного и справочного характера, содержащих несекретную служебную информацию о деятельности Администрации, учреждений, предприятий, организаций, не подлежащую опубликованию в открытой печати, использованию в передачах радио и телевидения, а также требующую ограничения лиц для ознакомления с ней.

8.3. Документационная информация ограниченного распространения без санкции мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров города не подлежит разглашению (распространению).

8.4. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, содержащих информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных настоящей Инструкцией.

8.5. Не может быть ограничен доступ к:

- нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия органов местного самоуправления;

- информации о состоянии окружающей среды;

- информации о деятельности органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);

- информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;

- иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.

8.6. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

8.7. Прием и регистрация документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется Отделом по защите государственной тайны и военной мобилизации Администрации. При смене работника Отдела по защите государственной тайны и военной мобилизации Администрации, осуществляющего учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-передачи этих документов другому работнику. Акт утверждается начальником Отдела по защите государственной тайны и военной мобилизации Администрации.

8.8. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

- учитываются отдельно от документов с грифом "секретно". При незначительном объеме документов с пометкой "Для служебного пользования" разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами;

- на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа экземпляра документа, подшиваемого в дело, указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона;

- передаются исполнителем в Отдел по защите государственной тайны и военной мобилизации Администрации для регистрации. Черновики документа уничтожаются исполнителем, о чем делается отметка в учетных формах;

- копируются (тиражируются) с письменного разрешения руководителей Администрации. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

- передаются работникам Администрации под роспись, пересылаются другим организациям заказной почтой (при необходимости с уведомлением);

- не передаются по незащищенным каналам компьютерно-модемной и факсимильной связи;

- в несколько адресов рассылаются согласно списку рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Список рассылки подписывается руководителем Подразделения администрации, подготовившим данный документ;

- хранятся в металлических сейфах или шкафах в Отделе по защите государственной тайны и военной мобилизации Администрации. Помещение, где хранятся документы, содержащие информацию ограниченного распространения, оборудуется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к режимным помещениям, и специальными требованиями и рекомендациями по технической защите конфиденциальной информации (СТР-К), утвержденными приказом председателя Гостехкомиссии России.

8.9. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится по акту (приложение N 14). В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

8.10. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставятся в известность начальник Отдела по защите государственной тайны и военной мобилизации, вице-мэр, руководитель аппарата Администрации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются вице-мэру, руководителю аппарата Администрации.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

8.11. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

8.12. За утрату документов с пометкой "Для служебного пользования", разглашение информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, муниципальный служащий (работник Администрации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной действующим законодательством ответственности.

IX. Изготовление и использование печатей и штампов

9.1. Гербовые и другие печати используются в Администрации для удостоверения подлинности документов и соответствия копий документов подлинникам.

Для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов и других отметок применяются соответствующие штампы.

9.2. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи мэра (первого вице-мэра, вице-мэров) города и лицо, ответственное за использование указанных штампов, определяется мэром (первым вице-мэром, вице-мэрами) города, соответственно.

Заявка на изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписи мэра (первого вице-мэра, вице-мэров) города подписывается вице-мэром, руководителем аппарата.

9.3. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Подразделений администрации, производится по согласованию с вице-мэром, руководителем аппарата исходя из функциональных обязанностей Подразделений администрации и целесообразности.

9.4. Руководители Подразделений администрации представляют заявки на изготовление печатей и штампов в МКУ "Управление делами администрации города Южно-Сахалинска" с приложением эскизов заказываемых печатей и штампов.

9.5. Изготовленные печати и штампы передаются в Отдел по работе с документами и контролю.

9.6. Отдел по работе с документами и контролю осуществляет:

- учет и регистрацию изготовленных печатей и штампов Администрации, Подразделений администрации в журнале с проставлением их оттисков;

- выдачу печатей и штампов работникам Администрации под роспись в журнале учета печатей и штампов;

- принятие пришедших в негодность и утративших значение печатей и штампов, уничтожение их по акту с проставлением соответствующей отметки в журнале учета печатей и штампов.

9.7. Печати и штампы хранятся в надежно закрываемых сейфах или металлических шкафах.

В случае утери печатей, штампов, незамедлительно ставится в известность руководитель Отдела по работе с документами и контролю, вице-мэр, руководитель аппарата.

9.8. Передача печатей посторонним лицам и вынос из помещений, занимаемых Подразделениями администрации, не допускается.

9.9. Оттиск печати с изображением герба города Южно-Сахалинска проставляется:

- N 1 - на финансовые документы, скрепленные подписью мэра города, первого вице-мэра города, вице-мэров города, и хранится в бухгалтерии Администрации;

- N 2 - на документы международного характера, постановления, распоряжения администрации города, решения городского Собрания, подписанные мэром города, договоры, соглашения, муниципальные контракты, заключаемые администрацией города, доверенности, командировочные удостоверения, Почетные грамоты и другие документы, скрепленные подписью мэра города, первого вице-мэра города, вице-мэров города, и хранится в Отделе по работе с документами и контролю.

Оттиском печати с изображением герба города Южно-Сахалинска скрепляется подпись работников отдела кадровой политики в трудовых книжках работников администрации города (распоряжение мэра от 26.12.2008 N 392р).

9.10. На копиях постановлений (распоряжений) администрации города, нормативных правовых актов, принятых городским Собранием, договоров, соглашений, муниципальных контрактов проставляется круглая печать "Отдел по работе с документами и контролю администрации города Южно-Сахалинска", которая хранится в Отделе по работе с документами и контролю.

9.11. Оттиск печати "Отдел кадровой политики Администрация города Южно-Сахалинска" ставится на справках, подтверждающих трудовую деятельность сотрудника, командировочных удостоверениях, копиях распоряжений администрации города по личному составу и кадрам. Хранится в Отделе кадровой политики Администрации.

Оттиск печати "Администрация города Южно-Сахалинска городской округ "Город Южно-Сахалинск" Сахалинская область" заверяет копии бухгалтерских документов и хранится в Отделе по работе с документами и контролю.

Оттиск печати "Администрация города Южно-Сахалинска городской округ "Город Южно-Сахалинск" Сахалинская область" ставится на архивные справки и архивные выписки. Хранится в Архивном отделе Администрации.

9.12. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте, при этом он может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ или на специально отведенном месте. Как правило, место нанесения печати обозначается символом "МП".

9.13. Факсимильная подпись может быть использована в целях оперативного решения вопроса при написании резолюции.

Факсимильную подпись мэра (первого вице-мэра, вице-мэров) города разрешается, при необходимости, ставить на копиях подписанных ими документов. Факсимильная подпись проставляется только с письменного разрешения руководителя, которому она принадлежит.

Факсимиле подписи мэра (первого вице-мэра, вице-мэров) города может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах.

Факсимиле подписи должностных лиц допускается ставить на Почетных грамотах, Благодарственных письмах, Памятных, Приветственных и Юбилейных адресах.

Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов Федерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.

Запрещается использовать факсимиле подписи на трудовых договорах и приложениях к ним, в трудовых книжках, а также в унифицированных формах по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Факсимиле подписи не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

На факсимильную подпись гербовая печать не ставится.

Структурные подразделения администрации города имеют печати, в соответствии с положениями о своих подразделениях.

9.14. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих Подразделений администрации.

Руководители Подразделений администрации возлагают ответственность за хранение и использование печатей и штампов на одного из подчиненных им работников. При смене работника печати и штампы передаются по акту с отметкой в журнале учета.

X. Техническое обеспечение работы с документами

10.1. Копирование (тиражирование)документов

10.1.1. Копировально-множительные работы осуществляются в Отделе по работе с документами и контролю. Копирование (тиражирование) небольших по объему документов может производиться непосредственно в Подразделениях администрации, имеющих множительную технику.

10.1.2. В Отдел по работе с документами и контролю на копирование сдаются только служебные документы, при этом ведется журнал учета копируемых и тиражируемых документов для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании.

10.1.3. На копирование сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов в несброшюрованном виде, четко напечатанные. Заказы на копирование выполняются в порядке очередности их поступления.

10.1.4. Тираж изготовленных копий документов должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с первым экземпляром (подлинником) документа. О выполнении работы в журнале учета делается соответствующая запись.

10.1.5. Порядок использования имеющейся копировально-множительной техники в Подразделениях администрации устанавливается их руководителями.

10.1.6. Отдел по работе с документами и контролю производит двухстороннюю печать копий решений, писем, судебных документов и т.д.

10.2. Прием и передача текстов документов по официальным каналам факсимильной связи

10.2.1. Факсимильные аппараты (факс), имеющие официальные номера Администрации, предназначены для передачи только служебных документов.

10.2.2. При приеме и передаче текстов служебных документов по факсам необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего Подразделения администрации;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму, а доставляются адресату без перевода;

- запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлинники документов после передачи по телефаксу возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

10.2.3. Ответственность за правильное использование факсимильной техники, установленной в Подразделениях администрации, несут соответственно руководители Подразделений администрации.

XI. Формирование дел для передачи их в архив, использование архивных документов

11.1. Составление номенклатуры дел

11.1.1. Номенклатура дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Подразделениях администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

11.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Подразделениях администрации, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми номенклатурами дел, номенклатурами дел за прошедшие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Подразделения администрации, их виды, состав и содержание.

11.1.3. Номенклатура дел Подразделения администрации - источника комплектования муниципального архивного фонда (далее - источник комплектования) на предстоящий календарный год разрабатывается до 1 декабря текущего года, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство, либо лицом, ответственным за ведение архива, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) Подразделения администрации и передается в архив, который проверяет номенклатуры дел и представляет их для согласования в экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) архивного агентства Сахалинской области.

После согласования номенклатура дел утверждается руководителем Подразделения администрации и с 1 января следующего года вводится в действие.

Вновь созданное Подразделение администрации разрабатывает и представляет номенклатуру дел в архив в месячный срок.

Согласовывается номенклатура дел с ЭПК архивного агентства Сахалинской области не реже одного раза в четыре года. Если в течение года в источнике комплектования произошли структурные и функциональные изменения, номенклатура дел в конце года уточняется, согласовывается и с 1 января следующего года вводится в действие.

11.1.4. Номенклатура дел Подразделения администрации - источника комплектования (приложение N 15) составляется на основании номенклатур дел подразделений, входящих в его состав (приложение N 16).

11.1.5. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования подразделений, входящих в состав источника комплектования.

11.1.6. Номенклатура дел составляется в двух экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и находится у лица, ответственного за ведение архива, второй - передается в архив.

11.1.7. После утверждения номенклатуры дел источника комплектования, его подразделения получают ее копию либо выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

11.1.8. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения Подразделения администрации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах Подразделения администрации. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:

10-06,

где 10 - обозначение Подразделения администрации,

06 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 включаются заголовки дел, которые должны охватывать все документируемые участки работы, в том числе документы с грифом "Для служебного пользования", справочные картотеки и журналы.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов, сложных оборотов, сокращенных слов и наименований. Если заголовок включает в себя термин "документы", то в скобках дается расшифровка: (планы, отчеты, информации, записки и т.д.).

Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, обращения граждан, нормативные акты и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы, договоры и т.д.);

- название организации - автора документа;

- название организации - адресата документа;

- краткое содержание документа;

- название территории, с которой связано содержание документов;

- период, к которому относятся документы дела;

- указание на наличие копий документов.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады, информации и т.д.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с учебными заведениями о проведении ЕГЭ

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

Переписка с Финансовым управлением  администрации   города  по

вопросам финансового обеспечения

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается то, что если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с главами администраций городов  и  районов  области

по вопросам местного самоуправления

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например:

Переписка с  администрацией  Сахалинской  области по  вопросам

подготовки кадров

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования и оформления.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих нормативную и организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел, содержащие решения вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с решениями Администрации. Далее располагаются заголовки дел, документы которых содержат сведения о работе Подразделения администрации (планы, отчеты и т.д.).

В графе 3 указывается срок хранения дела, номер статьи со ссылкой на перечень документов со сроками хранения, в случае отсутствия такового - на типовую или примерную номенклатуру дел или другое основание для установления сроков хранения документов.

При включении в номенклатуру заголовков дел, срок хранения которых не определен нормативными документами, он согласовывается с ЭПК Управления по делам архивов Сахалинской области.

В графе 4 приводятся дополнительные сведения к делам (о заведении дел и особенностях их формирования, месте хранения, о лицах, ответственных за формирование и хранение дел и др.), которые отражают специфику ведения делопроизводства в Подразделениях администрации.

11.1.9. Если в течение года в источнике комплектования возникают новые документированные участки работы и формируются непредусмотренные номенклатурой дела, то они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

11.1.10. По окончании календарного года лицо, ответственное за ведение архива, в конце сводной номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел.

11.2. Формирование дел

11.2.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

11.2.2. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списаны в дело.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

11.2.3. Дела в источнике комплектования формируются децентрализованно, т.е. в каждом Подразделении администрации отдельно. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель Подразделения администрации или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

11.2.4. Общий контроль правильного формирования дел в Подразделениях администрации осуществляют экспертные комиссии источников комплектования при методической помощи архива.

11.2.5. При формировании дел соблюдаются следующие основные требования:

- в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату;

- документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями настоящей Инструкции;

- в дело включается только один экземпляр каждого документа;

- документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно;

- в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие и личные дела);

- внутри дела документы должны располагаться в хронологическом порядке;

- приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся;

- дело должно содержать не более 250 листов;

- при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

11.2.6. В зависимости от разновидности документов их группировка осуществляется следующим образом:

- распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела;

- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

- документы в личных делах формируются в течение всего периода работы данного лица в Подразделении администрации и размещаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям;

- предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Подразделений администрации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам;

- переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки, по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

11.2.7. При заведении дела оформляется его обложка. На ней указываются реквизиты: наименование источника комплектования, наименование его структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата заведения дела.

11.3. Организация оперативного хранения документов

11.3.1. С момента заведения и до передачи в архив или уничтожения дела хранятся по месту их формирования - в Подразделениях администрации.

Ответственность за сохранность документов несут руководители Подразделений администрации.

11.3.2. Непосредственное хранение документов постоянного и долговременного срока хранения осуществляют лица, ответственные за ведение архива Подразделения администрации, документы кратковременного срока хранения могут храниться в отделах до момента их уничтожения.

11.3.3. Дела должны находиться в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Хранить документы в неприспособленных шкафах и в рабочих столах запрещается.

11.3.4. В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел Подразделения администрации, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны.

11.3.5. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел Подразделения администрации.

11.3.6. Выдача дел регистрируется в специальной книге (журнале), где делается соответствующая отметка, включающая дату выдачи, фамилию и должность работника, затребовавшего дело, подпись лица, осуществившего выдачу-прием дела.

11.3.7. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам Подразделений администрации на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

11.3.8. Изъятие документов из дел постоянного и пятилетнего срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя Подразделения администрации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

XII. Порядок подготовки и передачи документов на хранение

Документы Подразделений администрации являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном действующим законодательством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу лиц, ответственных в Подразделениях администрации за ведение делопроизводства и архива, экспертных комиссий по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

12.1. Экспертиза ценности документов

12.1.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения.

12.1.2. Экспертиза ценности документов в Подразделениях администрации на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

12.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в источнике комплектования создается постоянно действующая ЭК.

12.1.4. ЭК возглавляет ее председатель. Функции и права ЭК определяются Положением, которое утверждается руководителем источника комплектования.

ЭК является совещательным органом. Ее заседания проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами, которые подлежат утверждению руководителем источника комплектования.

Документирование деятельности ЭК и формирование дел возлагается на секретаря комиссии.

12.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в Подразделениях администрации непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК, под методическим руководством архива.

12.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив;

- отбор документов временного срока хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в Подразделении администрации;

- выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, срок хранения которых истек.

При этом одновременно уточняются действующая номенклатура дел Подразделения администрации и сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, а также проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел.

12.1.7. Отбор документов для постоянного и долговременного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, варианты документов, неоформленные копии документов, факсограммы, документы, подлежащие возврату и документы временного срока хранения.

Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное и научное значение. Это относится, прежде всего, к документам, подписанным или правленным мэром города.

С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимается ксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы.

Дела с отметкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭК", содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

12.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного срока хранения (приложение N 17), документов по личному составу (приложение N 18), а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение N 14).

12.1.9. Документы, срок хранения которых истек, уничтожаются в Подразделении администрации - источнике комплектования по акту, который утверждается руководителем данного Подразделения администрации и хранится постоянно. Уничтожение документов можно произвести только после утверждения описей дел постоянного и долговременного хранения за этот период.

Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться на машинах для уничтожения бумаг или в разорванном виде помещаться перед сдачей на переработку в металлические бачки, матерчатые или крафт-мешки.

12.1.10. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

12.2. Подготовка дел к архивному хранению

12.2.1. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения по окончании календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию и передаче на хранение.

12.2.2. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится в Подразделениях администрации при методической помощи архива.

12.2.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

12.2.4. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также документы по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи дела;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи дела;

- уточнение реквизитов обложки дела.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению. Допускается хранить документы в скоросшивателях. Листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

12.2.5. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) все металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

12.2.6. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела - бланки форм для внутренней описи документов дела.

12.2.7. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи (листы внутренней описи нумеруются отдельно), нумеруются сверху вниз арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом (использование чернил и цветных карандашей запрещается).

При нумерации листов должны соблюдаться следующие правила:

- листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно;

- фотографии, чертежи и другие иллюстрированные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

- сложенный лист любого формата, подшитый за один край, разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу, лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один;

- если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текстов, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;

- если документ вложен в конверт, то нумеруется вначале конверт, а затем сам документ;

- подшитые в дело документы с собственной нумерацией (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или могут сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле;

- в случае обнаружения ошибок в нумерации проводится перенумерация, т.е. старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. Затем составляется новая заверительная надпись, а старая зачеркивается, но сохраняется в деле;

- в случаях обнаружения ошибок нумерации в делах, передаваемых на постоянное хранение в архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных номеров листов.

12.2.8. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись по установленной форме (приложение N 19). Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, то он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+", количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

- наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;

- номера крупноформатных листов;

- номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в состоянии дела (повреждения, замена подлинников копиями, вложения новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

12.2.9. Для учета документов определенных категорий дел (постановления, распоряжения, личные дела, лицевые счета, переписка и т.д.) постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение N 20), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Если дело подшито или переплетено без внутренней описи, то она может быть подклеена к внутренней стороне лицевой части обложки дела.

12.2.10. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 21). На обложке указываются следующие реквизиты:

- наименование источника комплектования, его непосредственная подчиненность;

- наименование Подразделения администрации;

- индекс дела;

- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

- заголовок дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно");

- архивный шифр, для которого оставляется место в нижнем левом и в верхнем правом углу лицевой обложки дела.

12.2.11. Наименование источника комплектования на обложке дел указывается полностью, в именительном падеже. Если существуют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

При изменении наименования источника комплектования в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое Подразделение администрации на обложке дописывается новое наименование этого Подразделения администрации, а прежнее заключается в скобки.

12.2.12. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел источника комплектования. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера решений, протоколов, приказов и т.п.).

12.2.13. На обложке дела обязательно указывается дата дела, т.е. время заведения и окончания дела в делопроизводстве. При этом следует руководствоваться следующими правилами:

- если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается запись: "в деле имеются документы за ...год (ы)";

- дата дела не указывается на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. их даты отражаются в самих заголовках дел;

- если делом являются журналы приказов, распоряжений, то на обложку выносятся точные календарные даты первой и последней записи в журнале;

- датой дела протоколов заседаний являются даты составления (утверждения) первого и последнего протокола;

- датой личного дела являются даты подписания распоряжений (приказов) о приеме и увольнении работника;

- число и год на обложке обозначаются арабскими цифрами, а месяц пишется словами;

- на обложках дел временного срока хранения указывается только год;

- если дата документа определяется приблизительно, то она заключается в квадратные скобки.

12.3. Составление и оформление описей дел

12.3.1. На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и на дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, должным образом сформированные и оформленные, составляются описи дел.

12.3.2. Опись дел - это систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учета и систематизации внутри фонда. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата.

12.3.3. Описи составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения;

- дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- дела по личному составу;

- дела, состоящие из специфических, характерных только для данного Подразделения администрации документов (приватизационные дела, паспорта земельных участков и т.п.);

- служебные ведомственные издания.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

12.3.4. Описи дел составляются на дела источника комплектования, заведенные в каждом календарном году. Ответственность за составление описей дел несут руководители Подразделений администрации.

12.3.5. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре.

При просмотре дел проверяются:

- соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

- правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

- качество подшивки или переплета дела;

- правильность нумерации листов дела;

- наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и ее правильность;

- правильность оформления обложки дела;

- наличие и правильность заверительной надписи дела.

В случае обнаружения нарушений правил формирования и оформления дел, они должны быть устранены.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем Подразделения администрации и передается вместе с описью дел в архив.

12.3.6. Описательная статья описи включает в себя следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

12.3.7. При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

- систематизация дел в описи производится согласно номенклатуре дел;

- присвоение номера описи устанавливается архивом;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим организациям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.д.

12.3.8. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номер дела, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

12.3.9. Описи дел составляются в четырех экземплярах, подписываются составителем и лицом, ответственным за архив, согласовываются с ЭК источника комплектования и передаются в архив для последующего утверждения или согласования с ЭПК. Затем описи дел утверждаются руководителем источника комплектования. Из четырех экземпляров описи дел три передаются в архив при сдаче дел на хранение, а последний остается в Подразделении администрации.

12.4. Составление исторических справок к фондам и предисловий к описям

12.4.1. К описи дел составляется предисловие, в котором излагаются:

- краткая история Подразделения администрации и его отделов;

- состав и содержание документов описи;

- особенности формирования, описания и систематизации дел.

12.4.2. Каждое Подразделение администрации - источник комплектования муниципального архивного фонда является фондообразователем. Его документы, поступившие в архив, образуют самостоятельный фонд. К фонду Подразделения администрации - источника комплектования должностным лицом этого Подразделения администрации составляется историческая справка, содержащая сведения об образовании, переименовании фондообразователя, о его структуре и функциях со ссылкой на конкретные документы.

Изменения, происходящие в наименовании, функциях Подразделения администрации, фиксируются в дополнении к исторической справке.

Историческая справка и дополнения к ней составляются в двух экземплярах, один из которых передается в архив, второй - хранится у лица, ответственного за ведение архива в источнике комплектования.

12.5. Передача дел в архив

12.5.1. В архив передаются дела источника комплектования с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Документы по личному составу передаются в случае ликвидации источника комплектования. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в Подразделениях администрации и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

12.5.2. Законченные делопроизводством дела постоянного и долговременного сроков хранения в течение пяти лет хранятся в Подразделении администрации. Затем дела сдаются в архив.

12.5.3. Передача документов производится только по описям дел.

12.5.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному постановлением администрации города.

12.5.5. В период подготовки дел к передаче на хранение в архив сотрудником, ответственным за ведение архива источника комплектования, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных по номенклатуре дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники Подразделения администрации обязаны устранить.

12.5.6. Прием каждого дела производится сотрудником архива в присутствии работника Подразделения администрации. При этом на рабочем экземпляре описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подпись сотрудника архива, принявшего дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

12.5.7. В случае ликвидации или реорганизации Подразделения администрации лица, ответственные за ведение делопроизводства и архива данного Подразделения администрации, в период проведения ликвидационных мероприятий формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

12.5.8. Дела, оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией правил, возвращаются в Подразделение администрации для переоформления.

Начальник отдела по работе с документами и контролю

Е.Ю. Скокова

Приложение N 1

к п. 2.2

                      Герб города Южно-Сахалинска

                            АДМИНИСТРАЦИЯ

                        ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА

693000, РОССИЯ, ЮЖНО-САХАЛИНСК, УЛ. ЛЕНИНА, 173

Тел. 49-81-99, 49-81-90. Факс 49-84-73.

Межд. тел./факс 8 (4242) 49-84-51

от ______________ N ______

Приложение N 2

к п. 2.2

                    Герб города Южно-Сахалинска

                                МЭР

                        города Южно-Сахалинска

от _____________ N _______

Приложение N 3

к п. 2.2

                   Герб города Южно-Сахалинска

                            ВИЦЕ-МЭР

                     города Южно-Сахалинска

от _____________ N _______

Приложение N 4

к п. 2.2

                  Герб города Южно-Сахалинска

                        ПЕРВЫЙ ВИЦЕ-МЭР

                     города Южно-Сахалинска

от _____________ N _______

Приложение N 5

к п. 2.2

                      Герб города Южно-Сахалинска

                 АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА

                             ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от _________________ N ______________

Приложение N 6

к п. 2.2

                    Герб города Южно-Сахалинска

                 АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА

                          РАСПОРЯЖЕНИЕ

от _______________N ____________

Приложение N 7

к п. 2.2

                     Герб города Южно-Сахалинска

                            АДМИНИСТРАЦИЯ

                         города Южно-Сахалинска

                               Главное

                         управление правового

                      и контрольно-ревизионного

                            обеспечения

693000, РОССИЯ, ЮЖНО-САХАЛИНСК, УЛ. ЛЕНИНА, 173

Тел. 49-81-14. Факс 49-84-73.

Межд. тел./факс 8 (4242) 49-84-51

от _____________ N ________

Приложение N 8

к п.п.3.2.8

Справка
к проекту постановления, распоряжения
администрации города Южно-Сахалинска

по вопросу ________________________________

Проект представлен

Наименование организации (отдел, управление и др.)	Инициалы, Фамилия	Подпись, дата
Вице-мэр, курирующий структурное подразделение

Согласовано:

Вице-мэр, руководитель аппарата
Департамент правового обеспечения
Отдел по работе с документами и контролю

Приложение N 9

к п.п. 3.2.19

Список
должностных лиц, структурных подразделений
администрации города, предприятий, учреждений,
организаций, которым рассылается постановление,
распоряжение администрации города Южно-Сахалинска

по вопросу ___________________________________________

Наименование организации	Количество экземпляров	Наименование организации	Количество экземпляров
Всего к рассылке

Документ представлен	Инициалы, фамилия	Подпись, дата

Исполнитель документа Должность, имя, отчество, фамилия	Телефон	Подпись, дата

Визы:

		Подпись, дата
Начальник Отдела по работе с документами и контролю

Приложение N 10

к п.п. 3.5.4

                АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА

Справка
к проекту договора, соглашения и других документов,
заключаемых от имени администрации города Южно-Сахалинска

по вопросу __________________________________________________

Проект представлен

Наименование организации (отдел, управление)	Инициалы, фамилия	Подпись, дата

Согласовано:

Вице-мэр, руководитель аппарата
Департамент правового обеспечения
Отдел по работе с документами и контролю

Приложение N 11

к п.п. 3.5.11

               АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА

Список
структурных подразделений администрации
города Южно-Сахалинска, предприятий, организаций,
учреждений, которым рассылается договор, соглашение
и другие документы, заключаемые от имени
администрации города Южно-Сахалинска

по вопросу ______________________________________________________

Наименование организации	Количество экземпляров	Наименование организации	Количество экземпляров
Всего к рассылке

Документ представлен	Инициалы, фамилия	Подпись, дата

Визы:

Начальник Отдела по работе с документами и контролю

Приложение N 12

к п.п. 4.1.2

Акт

Мы,  нижеподписавшиеся  работники  канцелярии  Отдела  по работе с

документами   и  контролю  администрации  города  Южно-Сахалинска,

составили акт о том, что _________________________________________

_______________________________________________________ 200__ года

при вскрытии пакета (конверта) ___________________________________

в нем оказалась (недостача, повреждение) _________________________

Настоящий акт составлен в трех экземплярах.

Подписи:

_______________________________

Приложение N 13

к п.п.6.2.3.

Карточка приема граждан

N _______________                  Дата приема ___________________

Фамилия, имя, отчество заявителя _________________________________

Место работы _____________________________________________________

__________________________________________________________________

Адрес местожительства ____________________________________________

Содержание заявления _____________________________________________

Приложение N 14

к п. 8.9, п.п. 12.1.8

Наименование структурного            УТВЕРЖДАЮ

подразделения администрации          Наименование должности

города Южно-Сахалинска               руководителя структурного

                                     подразделения

                                     Подпись   Расшифровка подписи

                                     Дата

Акт

                        _____________ N ______

                           (дата)

                        ______________________

                         (место составления)

                 о выделении к уничтожению документов,

                         не подлежащих хранению

На основании _____________________________________________________

                (название и выходные данные перечня документов

                          с указанием сроков хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое назначение документы фонда N ___________

__________________________________________________________________

                           (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание

Итого __________________________ ед. хр. за _________________ годы

        (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены,

по личному составу согласованы с ЭПК Управления  по  делам архивов

Сахалинской области (протокол от _____________ N _______)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов               Подпись      Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

___________________________

(наименование структурного

      подразделения)

от __________ N ________

Приложение N 15

к п.п.11.1.4

Наименование структурного            УТВЕРЖДАЮ

подразделения администрации          Наименование должности

города Южно-Сахалинска               руководителя структурного

                                     подразделения

                                     Подпись   Расшифровка подписи

                                     Дата

Номенклатура дел

                       На ______________ год (ы)

Индекс дела	Заголовок дела	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4
Название раздела (наименование подразделения)

Наименование должности

ответственного за делопроизводство    Подпись  Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом

(ответственный за ведение архива)     Подпись  Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                              СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                              Протокол ЭПК Управления

__________________________               по делам архивов

(наименование структурного               Сахалинской области

     подразделения)                      от ____________ N _______

от _____________ N _______

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______

_____________ году

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	С отметкой "ЭК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Наименование должности

ответственного за делопроизводство    Подпись  Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 16

к п.п. 11.1.4

Наименование структурного

подразделения администрации

города Южно-Сахалинска

Наименование

отдела (управления)

структурного подразделения

Номенклатура дел

                      на ______________ год (ы)

Индекс дела	Заголовок дела	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4

Наименование должности

руководителя отдела (управления)    Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 17

к п.п 12.1.8

Наименование структурного            УТВЕРЖДАЮ

подразделения администрации          Наименование должности

города Южно-Сахалинска               руководителя структурного

                                     подразделения

                                     Подпись   Расшифровка подписи

                                     Дата

                        Фонд N ______

                        Опись N _____

         дел постоянного срока хранения за _______ год

N п/п	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5

В данный раздел описи внесено ___________________________ ед. хр.,

                                 (цифрами и прописью)

с N ______ по N ______.

Наименование должности

составителя описи                   Подпись    Расшифровка подписи

Наименование должности лица,

ответственного за ведение архива    Подпись    Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                               Утверждено

Протокол ЭК                               Протокол ЭПК Управления

__________________________                по делам архивов

(наименование структурного                Сахалинской области

     подразделения)                       от _____________ N _____

от ____________ N ________

Приложение N 18

к п.п 12.1.8

Наименование структурного            УТВЕРЖДАЮ

подразделения администрации          Наименование должности

города Южно-Сахалинска               руководителя структурного

                                     подразделения

                                     Подпись   Расшифровка подписи

                                     Дата

                        Фонд N ______

                        Опись N _____

             дел по личному составу за _______ год

N п/п	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5

В данный раздел описи внесено ___________________________ ед. хр.,

                                 (цифрами и прописью)

с N ______ по N ______.

Наименование должности

составителя описи                   Подпись    Расшифровка подписи

Начальник отдела кадров

 (инспектор по кадрам)              Подпись    Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                               СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                               Протокол ЭПК Управления

__________________________                по делам архивов

(наименование структурного                Сахалинской области

     подразделения)                       от _____________ N _____

от ____________ N ________

Приложение N 19

к п.п 12.2.8

Лист-заверитель дела N _____

В деле прошито и пронумеровано ___________________________ листов,

                                  (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов __________________________________________;

пропущенные номера листов ________________________________________

+ листов внутренней описи ________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности

работника                      Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 20

к п.п 12.2.9

Внутренняя опись

                      документов ед. хр. N _____

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ________________________________________________ документов.

                      (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________________

                                        (цифрами и прописью)

Наименование должностного лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                     Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 21

к п.п 12.2.10

Место для штампа

архивного отдела

___________________________________________________

___________________________________________________

___________________________________________________

(наименование источника комплектования

и его структурного подразделения)

Дело N ______

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

                         (заголовок дела)

__________________________________________________________________

                           (крайние даты)

                                                 На _______ листах

                                                  Хранить ________

Место для штампа

архивного отдела