Приложение 4. Правила обработки персональных данных в министерстве природных ресурсов и охраны окружающей среды Сахалинской области

Приложение 4

к Приказу Министерства

природных ресурсов и охраны

окружающей среды

Сахалинской области

от 1 июля 2014 г. N 33

Правила
обработки персональных данных в министерстве природных
ресурсов и охраны окружающей среды Сахалинской области

1. Правила обработки персональных данных в министерстве природных ресурсов и охраны окружающей среды Сахалинской области (далее - Правила) определяют цели, содержание и порядок обработки персональных данных, меры, процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных в министерстве природных ресурсов и охраны окружающей среды Сахалинской области (далее - министерство).

2. Обработка персональных данных в министерстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных настоящими Правилами и законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

3. Персональные данные государственных гражданских служащих министерства, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы министерства, граждан, участвующих в конкурсах на включение в кадровый резерв должностей государственной гражданской службы министерства (далее - субъекты персональных данных), обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия государственным гражданским служащим министерства в прохождении государственной гражданской службы, формирования кадрового резерва государственной гражданской службы, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения государственным гражданскими служащими министерства должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности государственных гражданских служащих министерства и членов их семей, обеспечения государственным гражданским служащим установленных законодательством условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, а также в целях противодействия коррупции.

4. В целях, указанных в пункте 3 настоящих Правил, обрабатываются персональные данные субъектов персональных данных, включенные в Перечень персональных данных, обрабатываемых в министерстве природных ресурсов и охраны окружающей среды Сахалинской области при реализации трудовых отношений, утвержденный нормативным правовым актом министерства (далее - Перечень персональных данных).

5. Обработка персональных данных субъектов персональных данных осуществляется при условии получения письменного согласия указанных лиц.

6. Передача (распространение, предоставление) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе, трансграничная передача персональных данных, передача данных при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении субъектов персональных данных или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, осуществляются при условии получения письменного согласия субъекта персональных данных.

7. Обработка персональных данных субъектов персональных данных осуществляется отделом финансов, государственной службы и кадров министерства и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

8. Сбор, запись, систематизацию, накопление, уточнение (обновление, изменение) персональных данных, осуществляется путем:

- получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, автобиография, иные документы, предоставляемые в отдел финансов, государственной службы и кадров министерства);

- копирования оригиналов документов;

- внесения сведений в учетные формы на бумажных носителях;

- формирования персональных данных в ходе кадровой работы;

- внесения сведений в учетные формы автоматизированной обработки персональных данных.

9. Сбор, запись, систематизацию, накопление, уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем их получения непосредственно от субъектов персональных данных.

10. В случае необходимости получения персональных данных субъекта персональных данных у третьей стороны следует известить об этом субъекта персональных данных, заранее получить его письменное согласие и сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

11. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу государственного гражданского служащего министерства персональные данные, не предусмотренные Перечнем персональных данных, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.

12. При сборе персональных данных сотрудник отдела финансов, государственной службы и кадров министерства, осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, обязан разъяснить им юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

13. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных осуществляется лишь в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

14. Сроки обработки и хранения персональных данных субъектов персональных данных определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации

15. Персональные данные, содержащие в личных делах и личных карточках государственных гражданских служащих министерства, хранятся в отделе финансов, государственной службы и кадров министерства, с последующим формированием и передачей указанных данных по истечении установленного времени в архив Сахалинской области.

16. Персональные данные граждан, претендующих на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы министерства, граждан, участвующих в конкурсах на включение в кадровый резерв должностей государственной гражданской службы министерства, хранятся в отделе финансов, государственной службы и кадров в течение 3 лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению.

17. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации области персональных данных.

18. Обработка персональных данных прекращается в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных. В этом случае персональные данные подлежат уничтожению в течение трех рабочих дней с даты поступления указанного отзыва.

19. Представитель нанимателя в лице министра природных ресурсов и охраны окружающей среды Сахалинской области (далее - министр) обеспечивает защиту персональных данных государственных гражданских служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты.

20. Министр определяет лиц из числа сотрудников отдела финансов, государственной службы и кадров, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных государственных гражданских служащих министерства и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных.

21. Должностное лицо, ответственное за обработку персональных данных в министерстве, в своей работе руководствуется законодательством Российской Федерации в области персональных данных и настоящими Правилами.

22. Должностное лицо, ответственное за обработку персональных данных в министерстве, обязано:

- организовать принятие правовых, организационных и технических мер для обеспечения защиты обрабатываемых в министерстве персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;

- осуществлять контроль за соблюдением государственными гражданскими служащими министерства требований законодательства Российской Федерации в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных;

- доводить до сведения государственных гражданских служащих министерства положения законодательства Российской Федерации в области персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных.

23. Безопасность обработки персональных данных в министерстве обеспечивается путем:

- определения угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;

- применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;

- проведением в установленном порядке процедуры оценки соответствия средств защиты информации;

- оценкой эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;

- восстановлением персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

- обнаружением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер по их недопущению;

- установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;

- учетом машинных носителей персональных данных.

24. Отделом финансов, государственной службы и кадров осуществляется контроль и выделение документов, содержащих персональные данные, с истекшим сроком хранения, подлежащих уничтожению.

25. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается экспертной комиссией по формированию архива министерства.

По итогам заседания составляется протокол и акт о выделении к уничтожению документов, опись уничтожаемых дел. Акт подписывается председателем комиссии и членами экспертной комиссии по формированию архива министерства и утверждается министром.