Статья 4. Порядок расходования средств на представительские расходы на прием и обслуживание делегаций, отдельных лиц, проведение официальных мероприятий и заседаний Городской Думы

Статья 4. Порядок расходования средств на представительские расходы на прием и обслуживание делегаций, отдельных лиц, проведение официальных мероприятий и заседаний Городской Думы

1. Под представительскими расходами понимаются расходы, связанные с приемом и обслуживанием официальных делегаций, организацией и проведением переговоров, совещаний, "круглых столов", симпозиумов, конференций и иных мероприятий, с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также с организацией и проведением заседаний Городской Думы.

Представители принимающей стороны - участники мероприятия по приему и обслуживанию официальных делегаций, организации и проведению переговоров, совещаний, симпозиумов, конференций и иных мероприятий, официально представляющие интересы принимающей стороны.

Представители принимаемой стороны - участники мероприятия (официальные делегации, переговоры, совещания, симпозиумы, конференции и иные мероприятия) официально представляющие интересы принимаемой стороны.

Сопровождающие лица - иные участники мероприятий, не относящиеся к представителям принимаемой и (или) принимающей стороны и сопровождающие их в силу своих должностных обязанностей.

2. Представительские расходы могут осуществляться только по отношению к представителям принимающей и принимаемой стороны.

3. Расходы, связанные с необходимостью участия в мероприятии сопровождающих лиц, в полном объеме несет сторона, которую указанные лица сопровождают.

4. К представительским расходам относятся расходы по:

1) транспортному обеспечению мероприятий (в т.ч. расходы на транспортное обслуживание представителей принимающей и принимаемой сторон с привлечением сторонних организаций, доставка представителей принимаемой и принимающей сторон к месту проведения мероприятий и т.д.);

2) оплате услуг переводчиков;

3) обеспечению связи, музыкального и иного звукового сопровождения мероприятий, культурно-зрелищных мероприятий;

4) оплате канцелярских принадлежностей, бумаги;

5) буфетному обслуживанию участников мероприятий и депутатов;

6) оплате гостиницы участников принимаемой стороны, в том числе бронированию мест, и по организации питания представителей принимаемой и принимающей сторон;

7) оплате услуг залов официальных делегаций в аэропортах и на вокзалах, аренде помещений;

Информация об изменениях:

Решением Городской думы города Южно-Сахалинска от 23 марта 2016 г. N 407/23-16-5 пункт 8 части 4 статьи 4 настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу после опубликования в газете "Южно-Сахалинск сегодня" названного решения и распространяющей свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2016 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

8) приобретению сувениров, памятных подарков, кондитерских изделий, грамот, благодарственных писем, полиграфической продукции и т.д.;

9) официальному приему мэра города Южно-Сахалинска, председателя Городской Думы (в т.ч. расходы по обслуживанию приемной).

5. Расходование средств на представительские расходы производится в соответствии с нормами расходов, установленными Приложением 2 к настоящему Порядку.

Информация об изменениях:

Решением Городской думы города Южно-Сахалинска от 23 марта 2016 г. N 407/23-16-5 в часть 6 статьи 4 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после опубликования в газете "Южно-Сахалинск сегодня" названного решения и распространяющие свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2016 г.

См. текст части в предыдущей редакции

6. Размер представительских расходов на проведение мероприятий, указанных в части 1 статьи 4 настоящего Порядка, определяется в соответствии со сметой представительских расходов (далее - смета расходов) на каждое конкретное мероприятие. В смету расходов должны быть включены все затраты, необходимые на проведение данного мероприятия, в том числе на приобретение (изготовление) сувенирной продукции, памятных подарков, кондитерских изделий, полиграфической продукции и т. д., а также приобретенные (изготовленные) ранее, с указанием данного факта в Примечании сметы расходов. К смете расходов прилагаются программа проведения мероприятия, списки приглашенных лиц и участников мероприятия.

Смета расходов подписывается руководителем и главным бухгалтером соответствующего органа местного самоуправления по форме, утверждаемой руководителем органа местного самоуправления.

Расчеты по приобретению материальных ценностей при реализации положений статьи 4 настоящего Порядка осуществляются как в безналичном порядке, так и наличными деньгами. Выдача наличных денег в подотчет на цели, указанные в статье 4 настоящего Порядка, осуществляется в порядке, установленном в указании Центрального Банка Российской Федерации от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства", и в порядке выдачи подотчетных сумм на указанные цели, утверждаемом руководителем соответствующего органа местного самоуправления.

После проведения мероприятия составляется отчет по форме утвержденной сметы представительских расходов, который прикладывается к отчету об исполнении бюджетной сметы соответствующего органа местного самоуправления за соответствующий период.

Неотъемлемой частью отчета являются акты на списание материальных ценностей, составленные в произвольной форме и подписанные членами постоянной комиссии, состав которой утверждается распоряжением руководителя соответствующего органа местного самоуправления.

Отчеты по проведенным мероприятиям и акты на списание материальных ценностей подлежат утверждению руководителем соответствующего органа местного самоуправления.

При списании сувениров, памятных подарков, кондитерских изделий на праздничные, юбилейные и другие знаменательные даты к акту прилагается: ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210), а в случае, если стоимость сувениров, памятных подарков или кондитерских изделий, врученных физическому лицу, свыше 4,0 тыс. рублей - данные паспорта. При списании книг, альбомов, буклетов и другой аналогичной полиграфической и печатной продукции о Сахалинской области, городском округе "Город Южно-Сахалинск"в качестве подарков, а также цветов к акту прилагаются ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) и список на вручение.

Особенности осуществления представительских расходов на цели, установленные частью 1 статьи 4 настоящего Порядка:

1) представительские расходы, связанные с организацией и обслуживанием официальных делегаций, осуществляются по отдельной смете, составляемой на проведение каждого мероприятия;

Смета представительских расходов составляется одновременно с утверждением программы мероприятия, даты, времени и места проведения мероприятия, а также состава участников встречи.

Основанием для начала расходования средств на проведение мероприятия является распоряжение руководителя соответствующего органа местного самоуправления, которым назначается ответственное за проведение мероприятий должностное лицо, утверждается план мероприятия, определяются сроки проведения мероприятия, список участников мероприятия по приему и обслуживанию официальных делегаций, официально представляющие интересы принимающей стороны и участников мероприятия официально представляющие интересы принимающей стороны, а также утверждается смета представительских расходов;

2) представительские расходы, связанные с организацией и проведением заседаний Городской Думы, осуществляются в следующем порядке.

Смета представительских расходов по организации и проведению заседаний Городской Думы утверждается распоряжением председателя Городской Думы ежемесячно. Основанием для подготовки распоряжения является представление, подготовленное Управлением организационно-технического обеспечения, в котором содержатся сведения о дате проведения заседания и количестве обслуживаемых лиц.

Изданное председателем Городской Думы распоряжение является основанием для получения уполномоченным лицом подотчетных сумм.

Отчет о проведении каждого мероприятия составляется непосредственно после его окончания;

3) представительские расходы, связанные с официальным приемом мэра города и председателя Городской Думы (в т.ч. расходы по обслуживанию приемной) и иными мероприятиями, в том числе связанные с чествованием юридических и иных лиц (в т.ч. физических) от имени органа местного самоуправления, осуществляются в следующем порядке.

Смета на представительские расходы, связанные с официальным приемом мэра города и председателя Городской Думы, ежемесячно составляется уполномоченным распоряжением органа местного самоуправления лицом, исходя из нормативов расходов установленных в пункте 11 Приложения 2 "Нормы представительских расходов органов местного самоуправления" (далее - Приложение 2) к настоящему Порядку.

Смета на представительские расходы по организации иных мероприятий, связанных с чествованием юридических и иных лиц (в т.ч. физических), составляется по нормативам расходов, установленных в пунктах 6, 7, 8, 9 Приложения 2 к настоящему Порядку, по мере возникшей необходимости, на основании представления уполномоченного распоряжением соответствующего органа местного самоуправления лица, в котором указывается обоснование предстоящих расходов. Перечень праздничных, юбилейных и иных знаменательных дат утверждается распоряжением руководителя органа местного самоуправления.

Основанием для проведения соответствующих расходов является распоряжение руководителя органа местного самоуправления.

7. В случае проведения администрацией города или Городской Думой совместных мероприятий, представительские расходы осуществляются в соответствии с соглашениями (договоренностями) о размерах расходов (доли).