Приказ Архивного агентства Сахалинской области от 21 декабря 2012 г. N 85-П "Об утверждении Положения об экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного агентства и Порядка работы ЭПК"

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Сахалинской области от 01.11.2005 N 76-ЗО "Об архивном деле в Сахалинской области", постановлением администрации Сахалинской области от 16.12.2009 N 521-па "Об утверждении Положения об архивном агентстве Сахалинской области", постановлением Правительства Сахалинской области от 26.01.2010 N 12 "Об утверждении Положения о видах правовых актов, принимаемых (издаваемых) органами исполнительной власти Сахалинской области и их руководителями, а также порядке их принятия (издания) и опубликования" приказываю:

1. Утвердить Положение об экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного агентства Сахалинской области.

2. Утвердить Порядок работы ЭПК архивного агентства Сахалинской области.

3. Опубликовать настоящий приказ в газете "Губернские ведомости".

4. Настоящий приказ вступает в силу с момента его опубликования.

5. Считать утратившим силу п. 1 приказа архивного агентства Сахалинской области от 20.04.2010 N 42-п.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель архивного агентства

А.И. Костанов

Положение об экспертно-проверочной комиссии (ЭПК)
архивного агентства Сахалинской области
(утв. приказом Архивного агентства Сахалинской области
от 21 декабря 2012 г. N 85-П)

1. Экспертно-проверочная комиссия архивного агентства Сахалинской области (далее - ЭПК) является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение научно-методических и практических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Сахалинской области, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов; вопросов, связанных с экспертизой ценности документов в ведомственных, государственных, муниципальных архивах, архивах государственных, муниципальных предприятий, учреждений (далее - организации), общественных объединений Сахалинской области.

2. В своей деятельности ЭПК руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства (Росархива), законодательством Сахалинской области, Положением об архивном агентстве Сахалинской области, приказами архивного агентства, настоящим Положением.

3. Основными задачами ЭПК являются:

3.1. Определение концепции, принципов и критериев формирования Архивного фонда Сахалинской области, состава документов, относящихся к Архивному фонду Сахалинской области.

3.2. Рассмотрение вопросов формирования и оптимизации состава Архивного фонда Сахалинской области.

3.3. Рассмотрение и принятие решений по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов, архивов организаций.

3.4. Осуществление методического руководства деятельностью экспертных комиссий (далее - ЭК) администраций муниципальных образований, государственных архивов и организаций.

4. Основными функциями ЭПК являются:

4.1. Рассмотрение и вынесение решений об утверждении:

4.1.1. описей дел (документов) постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации;

4.1.2. переработанных и усовершенствованных описей дел постоянного хранения;

4.1.3. описей электронных документов;

4.1.4. описей дел (документов) личного происхождения;

4.1.5. описей объединенных архивных фондов (ОАФ);

4.1.6. описей особо ценных дел и документов;

4.1.7. актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению в государственных и муниципальных архивах;

4.1.8. перечней проектов научно-технической документации (НТД), подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы;

4.1.9. перечней номеров особо ценных дел, документов (номерник);

4.1.10. листов учета и описания документов государственных и муниципальных архивов Сахалинской области, подлежащих включению в Реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

4.1.11. перечней копий (микрокопий) документов, подлежащих постоянному хранению на правах подлинников.

4.2. Рассмотрение и вынесение решений о согласовании:

4.2.1. списков организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Сахалинской области, в том числе источников комплектования научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документацией, изменений и дополнений к спискам;

4.2.2. включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора;

4.2.3. списков фондов государственных и муниципальных архивов Сахалинской области, предположительно содержащих особо ценные документы;

4.2.4. описей дел по личному составу и долговременного хранения организаций - источников комплектования государственных архивов Сахалинской области;

4.2.5. положений об ЭК организаций, государственных и муниципальных архивов, положений об архивах, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Сахалинской области;

4.2.6. актов о выделении к уничтожению НТД, киновидеодокументации с истекшими сроками хранения;

4.2.7. предложений ЭК государственных архивов, организаций - источников комплектования об изменении или установлении сроков хранения отдельных категорий документов, не предусмотренных перечнями, согласованными ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве;

4.2.8. проектов методических и научно-исследовательских разработок по направлениям и видам выполняемых работ;

4.2.9. предложений государственных и муниципальных архивов Сахалинской области о фондировании документов организаций - источников комплектования.

4.3. Вынесение рекомендаций по результатам обсуждения:

4.3.1. предложений государственных и муниципальных архивов и организаций по разработке (переработке) методических рекомендаций по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов и архивов организаций;

4.3.2. предложений государственных и муниципальных архивов, организаций об определении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями;

4.3.3. информации о работе ЭК государственных архивов, администраций муниципальных образований, организаций по вопросам, входящим в компетенцию этих комиссий;

4.3.4. спорных вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.

5. ЭПК имеет право:

5.1. определять состав документов, относящихся к Архивному фонду Сахалинской области, по итогам экспертизы ценности документов;

5.2. запрашивать предложения и заключения у государственных и муниципальных архивов и других организаций по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов и архивов организаций, протоколы заседаний ЭК государственных архивов, администраций муниципальных образований, организаций по обсуждению указанных вопросов, материалы к ним;

5.3. информировать руководителей государственных архивов, администраций муниципальных образований и организаций по вопросам, относящимся к деятельности их комиссий;

5.4. возвращать составителям для доработки некачественно подготовленные документы, по которым ЭПК имеет право выносить соответствующие решения (п. 5.1, 5.2.).

6. Порядок работы ЭПК:

6.1. ЭПК осуществляет свою деятельность в соответствии с Порядком работы ЭПК, утвержденным приказом руководителя архивного агентства Сахалинской области.

Порядок работы
экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного агентства
Сахалинской области
(утв. приказом Архивного агентства Сахалинской области
от 12 декабря 2012 г. N 85-П)

ЭПК архивного агентства Сахалинской области осуществляет свою деятельность на основании Положения об ЭПК, утвержденного приказом руководителя архивного агентства Сахалинской области.

ЭПК архивного агентства на своих заседаниях рассматривает методические и практические вопросы, связанные с определением состава документов, относящихся к Архивному фонду Сахалинской области и подлежащих хранению государственными и муниципальными архивами Сахалинской области; экспертизой ценности документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов Сахалинской области и архивов государственных, муниципальных предприятий, учреждений (далее - организации), а также осуществляет методическое руководство деятельностью экспертных комиссий государственных архивов администраций муниципальных образований, организаций - источников комплектования.

1. Состав ЭПК.

1.1. Состав ЭПК утверждается распоряжением руководителя архивного агентства.

1.2. В состав ЭПК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены комиссии из числа специалистов архивного агентства и государственных архивов Сахалинской области.

1.3. Председателем ЭПК является заместитель руководителя архивного агентства - начальник управления организационной работы и государственного учета документов Архивного фонда Сахалинской области. Председатель ЭПК осуществляет общее руководство деятельностью ЭПК, председательствует на заседаниях ЭПК, несет ответственность за выполнение возложенных на ЭПК задач.

Председатель ЭПК имеет право приглашать на заседание ЭПК и привлекать к подготовке отдельных вопросов, подлежащих рассмотрению, специалистов архивных учреждений в качестве консультантов, а также специалистов научных, общественных и других сторонних организаций.

1.4. Заместитель председателя ЭПК назначается из числа специалистов архивного агентства и исполняет обязанности председателя ЭПК в его отсутствие.

1.5. Секретарь ЭПК назначается из числа специалистов архивного агентства.

Секретарь ЭПК обеспечивает подготовку проектов повестки дня заседаний ЭПК, обеспечивает своевременное представление документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЭПК, их регистрацию и учет.

По указанию председателя приглашает на заседание ЭПК не входящих в состав ЭПК специалистов государственных и муниципальных архивов, представителей государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций и учреждений, направляет выписки из протоколов заседаний ЭПК организациям, выполняет иные обязанности по поручению председателя ЭПК.

2. Планирование работы ЭПК.

2.1. ЭПК организует свою работу в соответствии с годовым планом.

2.2. Председатель ЭПК организует работу по формированию плана работы ЭПК на год.

2.3. При внесении в план работы ЭПК методических и организационных вопросов учитываются решения ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве, предложения муниципальных образований, экспертных комиссий государственных архивов, администраций муниципальных образований, организаций - источников комплектования, членов ЭПК. Предложения к плану работы ЭПК на год представляются до 1 декабря текущего года председателю ЭПК.

Объемы работы определяются на основе графиков упорядочения документов и предоставления описей и номенклатур дел на рассмотрение ЭПК государственными и муниципальными архивами.

2.4. Проект плана работы ЭПК на предстоящий год представляет председатель ЭПК на последнем в текущем году заседании ЭПК для предварительного рассмотрения и обсуждения членами ЭПК.

План работы ЭПК после предварительного рассмотрения на заседании комиссии представляется на утверждение руководителю архивного агентства Сахалинской области. После утверждения плана работы ЭПК на предстоящий год секретарь ЭПК рассылает его членам ЭПК для руководства в работе.

3. Прием и регистрация документов, поступивших от государственных и муниципальных архивов, органов государственной власти Сахалинской области, местного самоуправления, организаций и граждан. Проверка комплектности и правильности поступивших документов.

3.1. Прием и регистрацию документов, поступивших от государственных и муниципальных архивов, органов государственной власти Сахалинской области и местного самоуправления, организаций и граждан осуществляет секретарь ЭПК в течение 1 рабочего дня.

3.2. При приеме документов секретарь ЭПК проверяет предусмотренную настоящим Порядком комплектность поступивших от заявителей документов (приложение N 1).

3.3. При выявлении в ходе проверки нарушений секретарь ЭПК готовит уведомление об отказе в рассмотрении документов на заседании ЭРК с указанием основания отказа в рассмотрении документов за подписью руководителя агентства и не позднее 3 рабочих дней с момента регистрации направляет его в организацию по адресу, указанному на бланке сопроводительного письма. При этом организации разъясняется право на повторное обращение при устранении выявленных нарушений.

3.4. Специалисты из числа руководителей органами управления архивным делом муниципальных образований и работников государственных архивов Сахалинской области отвечают за подготовку к рассмотрению на ЭПК вопросов и документов, представляемых организациями.

3.5. При подготовке к рассмотрению ЭПК специалист:

- проверяет правильность и полноту представленных документов;

- готовит свое заключение на материалы, подлежащие рассмотрению ЭПК, а также проект решения, при необходимости согласовывает проект решения с заинтересованными лицами, при возникновении разногласий по проекту решения представляет их на рассмотрение председателю ЭПК до заседания ЭПК;

- представляет замечания на рецензируемый документ его автору (организации);

- доводит решение ЭПК до сведения руководителя или председателя ЭК организации.

4. Подготовка представленных документов к рассмотрению на заседании ЭПК.

4.1. После регистрации поступившие от организаций документы в течение 1 рабочего дня направляются секретарем председателю ЭПК. Председатель ЭПК рассматривает поступившие документы в течение 3 рабочих дней, определяет членов ЭПК, ответственных за рассмотрение поступивших документов, и возвращает документы секретарю ЭПК.

4.2. Секретарь ЭПК в течение 1 рабочего дня передает документы членам ЭПК, ответственным за рассмотрение поступивших документов.

4.3. Члены ЭПК в течение 3 рабочих дней с момента поступления документов осуществляют их предварительную оценку. При отсутствии замечаний на поступившие документы члены ЭПК составляют заключение в течение 2 рабочих дней и представляют документы к рассмотрению на заседании ЭПК.

4.4. При выявлении замечаний на поступившие документы члены ЭПК в течение 1 рабочего дня возвращают документы секретарю.

4.5. Секретарь в течение 3 рабочих дней письменно информирует организацию о выявленных замечаниях. В случае, если по истечении 15 рабочих дней заявитель не представит в агентство необходимые и правильно оформленные документы, секретарь готовит уведомление с обоснованием отказа в рассмотрении документов на заседании ЭПК.

5. Рассмотрение представленных документов на заседании ЭПК.

5.1. Заседания ЭПК проводятся не реже 1 раза в месяц (как правило, последний рабочий день месяца).

5.2. Повестка дня очередного заседания ЭПК и весь комплект рассматриваемых документов передаются секретарем председателю ЭПК не позднее чем за 5 рабочих дней до заседания.

5.3. Заседание ЭПК протоколируется секретарем комиссии, протокол подписывается председателем и секретарем комиссии и представляется руководителю архивного агентства на утверждение в течение 3 рабочих дней после заседания.

5.4. Решения ЭПК принимаются по каждому вопросу отдельно большинством голосов присутствующих членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПК. Особые мнения членов ЭПК отмечаются в протоколе или приложении к нему.

5.5. Решения ЭПК в виде протокола подписываются председателем и секретарем и утверждаются руководителем архивного агентства.

Документы, направленные организациями для рассмотрения на заседании ЭПК и утвержденные протоколом ЭПК, заверяются штампом ЭПК и направляются организациям в течение 7 рабочих дней.

Приложение N 1

к Порядку работы ЭПК архивного агентства Сахалинской области

Перечень основных документов, представляемых на рассмотрение
ЭПК архивного агентства Сахалинской области

1. Государственные и муниципальные архивы направляют:

N п/п	виды документов	Необходимые приложения к основному документу	Примечание
1	2	3	4
1.1.	Списки организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов	1.1. Справка директоров государственных архивов, руководителей органов управления архивным делом муниципальных образований. 1.2. Заключение эксперта. 1.3. Проект решения ЭПК о согласовании списка.
1.2.	Предложения о внесении в Список организаций - источников комплектования	2.1. Историческая справка с указанием места и значения в отрасли. 2.2. Копия Устава или Положения с указанием формы собственности. 2.3. Справка эксперта об изучении состава документов с указанием документационных связей в отрасли. 2.4. Номенклатура дел организации. 2.5. Проект решения ЭПК о внесении организации в Список комплектования с указанием формы приема документов.
1.3.	Предложения об исключении из Списка организаций - источников комплектования	3.1. Документ о ликвидации, реорганизации или письмо руководителя с отказом от сотрудничества с изложением мотивов отказа. 3.2. Акт о приеме-передаче документов на государственное хранение (в случае ликвидации). 3.3. Развернутое заключение эксперта с приложением оснований для исключения из Списка и указанием крайних дат и мест хранения документов организации. 3.4. Проект решения ЭПК об исключении из Списка.
1.4.	Проекты методических и научно-исследовательских разработок по направлениям и видам выполняемых работ, разработанные архивным агентством Сахалинской области, государственными и муниципальными архивами	4.1. Справка с обоснованием необходимости разработки или переработки пособий с указанием направлений его применения. 4.2. Отзывы и замечания рецензентов. 4.3. Проект решения ЭПК.
1.5.	Перечни проектов (объектов), проблем (тем), научно-техническая документация, по которым подлежит передаче на государственное хранение	5.1. Решение ЭК организации об одобрении. 5.2. Заключения эксперта.
1.6.	Предложения ЭК организаций - источников комплектования об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, не предусмотренных действующими перечнями	6.1. Инициативный документ с обоснованием предлагаемых сроков хранения отдельных категорий документов с приложением заключений специалистов. 6.2. Решение ЭК организации по этому вопросу.
1.7.	Предложения о решении спорных вопросов по отбору документов на государственное хранение	7.1. Справка или письмо с изложением существа спора. 7.2. Заключения экспертов.
1.8.	Описи дел постоянного хранения, предъявляемые учреждениями: - на управленческую документацию (УД) - на кинофотофонодокументы - на НТД	8.1. Опись дел по личному составу. 8.2. Историческая справка фондообразователя (при первом приеме), дополнение к ранее представленной исторической справке или предисловие к описи. 8.3. Заключение эксперта. 8.4. Акты о выделении к уничтожению кинофотофонодокументов. 8.5. Предисловие к описи. 8.6. Акт о выделении к уничтожению НТД с истекшими сроками хранения.	К тематическим коллекциям и сериям фотодокументов представляется справка о дате, месте и сути события или раскрывающая тему, которой посвящена коллекция
1.9.	Описи объединенных архивных фондов (ОАФ)	9.1. Предисловие к ОАФ и исторические справки фондообразователей. 9.2. Акт о создании ОАФ. 9.3. Описи дел фондов, вошедших в состав ОАФ 9.4. Заключения члена ЭПК - для фондов муниципальных архивов.
1.10.	Переработанные и усовершенствованные описи дел, хранящихся в государственных и муниципальных архивах	10.1. Историческая справка фондообразователя. 10.2. Акт переработки (усовершенствования описи). 10.3. Старая опись. 10.4. Заключение члена ЭПК (для муниципальных архивов).
1.11.	Описи дел, прошедших НТО в государственных и муниципальных архивах, в том числе: - личного происхождения и тематических коллекций - кинофотодокументов - НТД	11.1. Историческая справка фондообразователя. 11.2. Акт описания. 11.3. Акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и не представляющих исторической ценности. 11.4. Заключение эксперта и члена ЭПК (для муниципальных архивов).
1.12.	Перечни копий (микрокопий) документов, подлежащих хранению на правах подлинников	12.1. Справка согласования главного хранителя фондов государственного архива или руководителя муниципальным архивом. 12.2. Заключение эксперта и члена ЭПК (для муниципальных архивов).
1.13.	Перечни документов, подлежащих приему и хранению на электронных носителях, представляемые организациями - источниками комплектования	13.1. Решение ЭК организации. 13.2. Заключение эксперта и члена ЭПК (для муниципальных архивов).
1.14.	Акты о выделении к уничтожению документов и дел организаций - источников комплектования, имеющих в перечнях отметку ЭПК	14.1. Выписку из протокола ЭК организации. 14.2. Заключения эксперта о составе и полноте документов, отобранных на государственное хранение.
1.15.	Акты об утрате и гибели документов, подлежащих передаче на постоянное хранение из архивов организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов	16.1. Акт проверки наличия документов. 16.2. Справка руководителя организации на бланке по розыску документов о причинах утраты или гибели документов, мерах, принятых к дальнейшей сохранности документов и к виновным. 16.3. Заключение куратора о ходе розыска возможности восполнить утраченную информацию за счет оставшихся документов. 16.4. Проект решения ЭПК.	Рассматриваются в присутствии руководителя организации или председателя ЭК организации
1.16.	Номенклатуры дел организаций - источников комплектования государственных архивов	18.1. Заключения эксперта.
1.17.	Положения об ЭК, архивах организаций - источников комплектования государственных архивов	19.1. Заключение эксперта.
1.18.	Инструкции по делопроизводству организаций - источников комплектования	20.1. Решения ЭК организации. 20.2. Заключения эксперта.
1.19.	Списки фондов, предположительно содержащих особо ценные документы, описи ОЦД	21.1. Заключения эксперта с визой главного хранителя фондов (для государственных архивов) и члена ЭПК (для муниципальных архивов).
1.20.	Лист учета и описания уникального документа (дела)	22.1. Предложение об отнесении документа (дела) к составу уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. 22.2. Заключения экспертов.

2. Органы государственной власти Сахалинской области и местного самоуправления, организации для определения состава архивных документов направляют в агентство вместе с сопроводительным письмом следующие документы:

историческую справку с указанием значения в отрасли;

описи дел постоянного хранения и по личному составу;

предложения о решении спорных вопросов по отбору и приему документов на государственное хранение с изложением существа спора, решение экспертной комиссии организации по этому вопросу, предложения об изменении сроков хранения отдельных документов с обоснованием предлагаемых сроков хранения, решения экспертной комиссии организации по этому вопросу;

номенклатуру дел;

перечни с указанием сроков хранения (ведомственные, типовые); инструкции по делопроизводству.

3. Гражданин для определения состава архивных документов направляет в агентство письмо с обоснованием:

его вклада в развитие науки, техники, культуры и других областей деятельности;

его роли в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

описывает дружеские, творческие, родственные связи, указывает место работы, занимаемую должность, состав и содержание собранных архивных документов.

Указанное письмо направляется в случае соблюдения гражданином требований части 2 статьи 20 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".