Приказ Комитета по делам архивов Республики Алтай от 16 февраля 2009 г. N 8 "Об утверждении положения об экспертной комиссии и архиве в комитете"

ГАРАНТ:

О создании экспертной комиссии в комитете см. Приказ Комитета по делам архивов Республики Алтай от 14 января 2009 г. N 2

С целью совершенствования документационного обеспечения управления и упорядочения хранения документов в Комитете по делам архивов Республики Алтай приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о постояннодействующей# экспертной комиссии.

2. Утвердить прилагаемое Положение об архиве.

Председатель комитета

А.Н.Гавриков

Положение
о постоянно действующей экспертной комиссии
(утв. приказом Комитета по делам архивов Республики Алтай
от 16 февраля 2009 г. N 8)

1.Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создана для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке передаче# на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующиеся# в процессе деятельности Комитета по делам архивов Республики Алтай (далее - комитет).

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при председателе комитета.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения председателем комитета.

В необходимых случаях (см. п. 3, 4 настоящего положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с комитетом.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", республиканским законом "Об архивном деле в Республике Алтай", приказами председателя комитета, нормативно-методическими документами Росархива, распорядительными документами комитета, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК комитета.

ГАРАНТ:

Указом Президента РФ от 26 января 2007 г. N 68 Указ Президента РФ от 17 марта 1994 г. N 552 "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации" признан утратившим силу

1.4. Экспертная комиссия возглавляется заместителем председателя комитета, ее секретарем, как правило, является лицо, ответственное за архив учреждения.

Персональный состав ЭК назначается приказом председателя комитета из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

1.5. На основе примерного положения комитет разрабатывает индивидуальное положение о своей ЭК, которое после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) комитета, утверждается и вводится в действие приказом председателя комитета.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дела.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на неё задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службой работу по ежегодному отбору документов комитета для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов комитета и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам комитета:

- по выявлению владельцев личных архивов, по возможной передаче ими дневников, записей, воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда РА;

- по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории своего учреждения.

3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.4.1. на утверждение ЭПМК комитета, а затем на утверждение председателя комитета - описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне;

3.4.2. на согласование ЭПМК комитета, а затем на утверждение председателя комитета - сводную номенклатуру дел, описи дел по личному составу, акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

3.4.3. на рассмотрение ЭПМК комитета - предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

3.4.4. на утверждение председателя комитета - акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.4.1.), акты об утрате или неисправном повреждении документов по личному составу.

3.5. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников комитета консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного Фонда Республики Алтай, о причинах утраты документов.

4.4 Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей комитета, сторонних организаций.

4.5. ЭК в лице её председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство комитета по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК комитета работает в тесном контакте с ЭПМК комитета, получая от нее соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному председателем комитета.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на её заседании не позднее, чем через 10 дней.

Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

5.4. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и председатель комитета.

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.

Положение об архиве
(утв. приказом Комитета по делам архивов Республики Алтай
от 16 февраля 2009 г. N 8)

1. Общие положения

1.1. Документы Комитета по делам архивов Республики Алтай (далее - комитет), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и Республики Алтай, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в комитете.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством, хранятся в архиве комитета.

1.2. Комитет обеспечивает учет, отбор и использование документов Архивного фонда РФ и РА, образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми комитетом, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет комитета.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации и Республики Алтай должностное лицо комитета несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В комитете для хранения документов Архивного фонда РФ и РА и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Комитет обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. В своей работе архив комитета руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Республиканским законом "Об архивном деле в Республике Алтай", распорядительными документами комитета, нормативно-методическими документами Росархива и комитета, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об архиве комитета.

ГАРАНТ:

Указом Президента РФ от 26 января 2007 г. N 68 Указ Президента РФ от 17 марта 1994 г. N 552 "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации" признан утратившим силу

1.5. Положение об архиве комитета разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается председателем комитета.

1.6. Архив комитета работает по плану, утвержденному председателем комитета и отчитывается перед ним о своей работе.

1.7. Контроль за деятельностью архива комитета осуществляется председателем комитета.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;

2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных комитету.

2.4. личные фонды ведущих работников комитета, поступившие в архив;

2.5. служебные и ведомственные издания;

2.6. научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ и Архивного фонда РА на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством;

3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве комитета;

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством;

3.2.2. разрабатывает и согласовывает с комитетом графики представления описей на рассмотрение ЭПМК комитета и передачи документов Архивного фонда РФ и Архивного фонда РА на государственное хранение;

3.2.3. составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭК и ЭПМК комитета;

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с НСА комитета;

3.2.6. организует использование документов:

- информирует руководство и работников комитета о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.7. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии;

3.2.8. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства комитета;

3.2.9. ежегодно представляет в комитет сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.10. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в комитет документы Архивного фонда РФ и Архивного фонда РА.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях комитета.