Приложение N 2. Положение об отделе комплектования, обеспечения сохранности и государственного учета

ГАРАНТ:

Нумерация приложений приводится в соответствии с источником

Приложение N 2

к приказу Комитета по делам архивов

Республики Алтай от 03.07.2006 г. N 8

Положение
об отделе комплектования, обеспечения сохранности и государственного учета
(утв. приказом Комитета по делам архивов Республики Алтай от 3 июля 2006 г. N 8)

1. Общие положения

1.1. Отдел комплектования, обеспечения сохранности и государственного учета (далее - отдел) является структурным подразделением Комитета по делам архивов Республики Алтай.

1.2. В составе отдела действуют:

- хранилище управленческой документации, документов по личному составу и личного происхождения;

- хранилище секретных документов, находящихся на ограниченном доступе, и фотодокументов;

- хранилище документов финансовой, кооперативной, строительно-архитектурной и военно-оборонной отраслей;

- хранилище спец документов (партийных, комсомольских, профсоюзных организаций, современных политических партий, движений, союзов, общественных организаций, национально-культурных центров и ассоциаций).

1.3. Отдел в свой деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными актами Российской Федерации и Республики Алтай по архивному делу, указами и распоряжениями Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай, Положением о комитете по делам архивов Республики Алтай, настоящим Положением.

1.4. Штатная численность и номенклатура должностей государственных служащих - работников отдела устанавливаются председателем Комитета по делам архивов Республики Алтай (далее - комитет).

1.5. Отдел работает во взаимодействии с отделом информационного обеспечения для исполнения функций, возложенных на комитет и обеспечения осуществления проектов и программ республиканского значения.

2. Задачи

Основными задачами являются:

2.1. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для республики;

2.2. Обеспечение сохранности и ведение государственного учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению; исполнение запросов и выдача справок социально-правового характера;

2.3. Ведение учета и отчетности исполнения реализации государственной политики, оказания государственных услуг в сфере архивного дела и делопроизводства в органах государственной власти и иных государственных органах Республики Алтай;

2.4.Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве территориальных органов государственной власти, учреждений и предприятий, содействие организациям частной и иных форм собственности ш сохранении и комплектовании их архивов.

3. Полномочия

Отдел осуществляет следующие полномочия:

3.1. Вносит руководству комитета предложения по оптимизации и улучшению качества работы по обеспечению сохранности, государственному учету архивных документов и вопросам комплектования;

3.2. Участвует в работе и выносит на рассмотрение вопросы, входящие в компетенцию отдела, в повестку дня экспертно-проверочной комиссии комитета.

3.3. Организует:

- отбор и своевременную передачу документов учреждений-источников комплектования на государственное хранение;

- хранение архивных фондов и архивных документов на различных носителях, входящих в состав государственной части Архивного фонда Республики Алтай, образовавшихся и образующихся в деятельности государственных учреждений, предприятий и организаций, а также образующихся в деятельности территориальных органов государственной власти, организации отнесенных к федеральной и государственной собственности, в том числе органов прокуратуры, судов, налоговых органов, отделения Пенсионного фонда РФ по РА и др.;

- хранение архивных фондов и архивных документов на различных носителях, входящих в состав негосударственной части Архивного фонда РА, образовавшихся и образующихся в деятельности юридических и физических лиц, переданных в установленном порядке в состав Архивного фонда РА, в том числе фондов личного происхождения, документов организаций частной формы собственности и общественных организаций;

- хранение печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

- хранения учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела;

- работу по рассекречиванию в установленном порядке носителей сведений, составляющих государственную тайну;

- работу по внедрению наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, новых автоматизированных архивных технологий;

- профессиональную подготовку работников отдела, их переподготовку и повышение квалификации.

3.4. Осуществляет:

- согласование списков источников комплектования отдела

- совместно с собственниками или владельцами архивных документов

решение вопросов об отнесении архивных документов к составу Архивного

фонда Республики Алтай;

- отнесение архивных документов к категории особо ценных;

- учет документов, принятых на государственное хранение; представляет их# в установленном порядке учетные данные в орган управления архивным делом;

- мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- проверки состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;

- учет в установленном порядке документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования;

- выдачу справок социально-правового характера;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах и экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций-источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству;

- организационно-методическую помощь организациям-источникам комплектования отдела, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы с документами;

- взаимодействие с муниципальными архивными учреждениями РА.

3.5. Обеспечивает:

- соблюдение правил хранения, комплектования и учета архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов;

- в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, в том числе содержащихся в документах Архивного фонда Республики Алтай;

- в условиях военного времени эвакуацию и укрытие документов Архивного фонда Республики Алтай, выполнение мероприятий по гражданской обороне.

3.6. Заключает договоры с территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральными организациями о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе их деятельности, на государственное хранение.

4. Права

Отдел для реализации своих полномочий имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке сведения от учреждений и организаций-источников комплектования, необходимых для осуществления своих полномочий.

4.2. Привлекать в установленном порядке для решения вопросов в сфере обеспечения сохранности архивных документов научные и иные организации, специалистов.

4.3. Давать в пределах своей компетенции разъяснения, рекомендации по вопросам архивного дела, организации документов в делопроизводстве.

4.4. Организовывать и участвовать в конкурсах в области архивоведения и документоведения на выполнение научных работ.

4.5. Участвовать в научно-практических конференциях, совещаниях, семинарах по проблемам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

4.6. Участвует в подготовке документальных публикаций, документальных экспозиций и справочников о составе и содержании документов Архивного фонда Республики Алтай.

5. Организация деятельности

5.1 Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом председателя Комитета по делам архивов РА в порядке, установленном законодательством Республики Алтай. Начальник и специалисты отдела являются государственными служащими.

5.2. Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел функций и реализацию государственной политики в установленной сфере деятельности.

Начальник отдела:

- распределяет обязанности между работниками внутри отдела;

- разрабатывает должностные инструкции на специалистов отдела;

- выносит председателю комитета предложения о поощрении работников, наложении дисциплинарных взысканий;

- обеспечивает служебную дисциплину;

- обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, работу отдела в условиях чрезвычайных ситуаций, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность отдела в технических средствах, оборудовании для архивохранилищ, материалах;