Приложение 4. Должностная инструкция начальника отдела комплектования, обеспечения сохранности и учета

Приложение 4

к приказу Комитета по делам архивов

Республики Алтай от 03.07.2006 г. N 8

Должностная инструкция
начальника отдела комплектования, обеспечения сохранности и учета
(утв. приказом Комитета по делам архивов Республики Алтай от 3 июля 2006 г. N 8)

1. Общие положения

1.1. Вышеуказанная должность необходима для организационно-методического обеспечения и контроля за работой по комплектованию, хранению архивных фондов, обеспечению сохранности архивных фондов и документов, ведению централизованного государственного учета документов Архивного фонда Республики Алтай, внедрения автоматизированных архивных технологий и ведения компьютерных баз данных учетного характера.

1.2. Подчиняется непосредственно председателю Комитета по делам архивов РА (далее - Комитет), и заместителю председателя Комитета, взаимодействует с другими отделами. Начальнику отдела комплектования, обеспечения сохранности и учета (далее - отдела) подчиняется главный специалист, ведущий специалист и специалист 1 категории.

1.3. Назначается и освобождается от должности приказом руководителя Комитета.

2. Описание должности

начальник отдела в соответствии с возложенными на него задачами:

2.1. Ведет организационную и методическую работу по комплектованию, обеспечению сохранности документов и их учету, по исполнению запросов граждан социально-правового характера.

2.1.1. Анализирует и контролирует состояние работы по комплектованию, обеспечению сохранности документов в архиве, готовит предложения к проектам отраслевых целевых комплексных программ, основным направлениям развития архива, перспективным, текущим планам его работы, обеспечивает реализацию, составляет отчеты о выполнении работы своего отдела.

2.1.2. Организует и координирует работу архивохранилищ по обеспечению сохранности документов и их рациональному размещению.

2.1.3. Осуществляет контроль над обеспечением сохранности документов и печатных изданий в процессе работы с ними в архиве.

2.2. Организует в архивохранилищах:

2.2.1. Обособленное хранение документов на различных носителях, страхового фонда и фонда пользования, сейфовое хранение особо ценных документов, рациональное размещение, топографирование и картонирование документов;

2.2.2. Оформление итогов проверки наличия и состояния документов, осуществление учета и розыска необнаруженных дел;

2.2.3. Подготовку документов и передачу их специалистам для проведения реставрационно-восстановительных работ, создания страхового фонда и фонда пользования;

2.2.4. Оценку физического состояния документов, выявление и учет документов, имеющих механические, физико-химические или биологические повреждения и другие дефекты, разработку мер по их устранению;

2.2.5. Обеспыливание архивохранилищ;

2.3. Контролирует:

2.3.1. Ход выполнения шифровки единиц хранения, нумерации и проверки нумерации листов, оформление обложек, ярлыков, подшивку документов и другие работы, исполнение запросов граждан социально-правового характера.

2.3.2. Выдачу документов и копий фонда пользования из архивохранилищ работникам архива, в читальный зал, учреждениям, организациям и предприятиям во временное пользование, контроль над соблюдением правил сохранности выданных документов; их своевременным возвращением в архивохранилища.

2.3.3. Целевую экспертизу ценности документов, находящихся на постоянном хранении, оформление ее результатов, подготовку к утилизации документов, выделенных к уничтожению.

2.4. Ведет учет документов, в том числе секретного характера, готовит сведения для включения в установленном порядке в систему государственного учета документов.

2.5. Контролирует работы по обеспечению сохранности документов:

2.5.1. Улучшение физического состояния документов, хранящихся в архиве;

2.5.2. Подготовку к реставрации и консервационно-профилактической обработке архивных документов и печатных изданий;

2.5.3. Восстановление угасающих и слабоконтрастных текстов;

2.5.4. Обеспечение, дезинфекцию, дезинсекцию архивных документов, картонажных работ;

2.5.5. Создание страхового фонда и фонда пользования документов, изготовлению# копий архивных документов;

2.6. Обеспечивает правильную эксплуатацию помещений и оборудования отдела, соблюдения# правил пожарной безопасности и доступа в архивохранилища, поддержания оптимального режима, хранения и санитарно-гигиенического состояния документов.

2.7. Участвует в определении потребности архива в оборудовании. Контролирует его техническое состояние.

2.8. Совместно с отделом информационного обеспечения:

2.8.1. Принимает меры по обеспечению преемственности системы учета НСА к документам, хранящимся в архиве и в архивах учреждений-источников комплектования;

2.8.2. Рассматривает вопросы фондирования документов, хранящихся в архиве, а также подлежащих приему на хранение в архив.

2.9. Организует прием документов на постоянное и депозитарное хранение в архив, распределяет их по архивохранилищам, контролирует состояние сохранности принимаемых документов.

2.10. Определяет необходимость и очередность проведения экспертизы ценности хранящихся в архиве документов организует ее и проводит ее в архивохранилищах с оформлением результатов.

2.11. Проводит анализ и координацию работы по учету документов в архивохранилищах и составляет паспорт архива.

2.12. Готовит предложения к тематике научно-исследовательской и методической работы архива, осуществляет разработку научно-исследовательских тем и подготовку методических пособий по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы архива.

2.13. Рецензирует проекты научно-методических разработок и других документов по профильным направлениям.

2.14. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива, проводит стажировки работников архивов, студентов, учащихся, готовит предложения к проектам программ, учебных планов и других методических материалов.

2.15. Обобщает и распространяет опыт работы архива по вопросам обеспечения сохранности, изучает отечественный и зарубежный опыт по профильным отделу направлениям, внедряет его в практику работы архива.

2.16. Принимает участие в рассекречивании документов.

2.17. Ведет ПК "Архивный фонд"

2.18. В плановом порядке и по согласованию с руководством архива готовит и проводит совещания, семинары по профильным отделу направлениям, организует выступления своих работников на научно-практических конференциях, совещаниях, семинарах.

2.19. Участвует в мероприятиях, проводимых Комитетом.

2.20. Обеспечивает контроль над исполнением Постановлений Госсобрания - Эл Курултай, Правительства РА, приказов, решений коллегии и указаний Россархива, Комитета, планов работы отдела

2.21. Вносит на рассмотрение научно-совещательных органов архива вопросы по профильным отделу направлениям, осуществляет контроль над исполнением принятых решений. Готовит проекты приказов по своему направлению.

2.22. Курирует работу муниципальных архивных учреждений республики. С целью оказания методической и практической помощи осуществляет методическую и практическую помощь архивным учреждениям РА по профильным отделу направлениям.

2.23. Права

Начальнику отдела предоставляется право:

2.23.1. Представлять в архивных учреждениях Сибирского федерального округа, местных органах власти, в учреждениях, организациях РА в установленном порядке Комитет по делам архивов РА по вопросам, входящим в его компетенцию;

2.23.2. Получать от других отделов материалы, необходимые для осуществления задач и функций;

2.23.3. Созывать в установленном порядке совещания руководителей и специалистов других отделов для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела;

2.23.4. Участвовать в научно-совещательных органах Комитета;

2.23.5. Осуществлять в установленном порядке деловые контакты с архивными, научными и другими учреждениями, общественными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

2.23.6. Подписывать справки социально-правового характера;

2.23.7. Вносить на рассмотрение руководства Комитета предложения по профильным отделу направлениям.

3. Гарантии

Соблюдаются в установленном законом "Об основах государственной службы РФ" порядке.

ГАРАНТ:

Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ по истечении шести месяцев после дня его официального опубликования Федеральный закон от 31 июля 1995 г. N 119-ФЗ признан утратившим силу

Ответственность

3.1. Начальник отдела организует работу отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении взыскании.

3.2. Осуществляет свою деятельность на основе планов, утверждаемых председателем Комитета по делам архивов РА.

3.3. Организует выполнение возложенных на него задач, как непосредственно, так и во взаимодействии с другими отделами Комитета, научными и другими учреждениями, общественными организациями.

3.4. Обязанности начальника отдела определяются должностной инструкцией.

3.5. Несет персональную ответственность за разглашение служебной, секретной информации

4. Квалификационные требования

Высшее гуманитарное образование, стаж работы в области архивного дела или документоведения не менее 5 лет. Знание ПК "Архивный фонд", владение методикой составления отраслевой статистики.

Должен знать законодательные, правовые акты РФ и РА, Конституцию РА, определяющие направления деятельности архива; перспективы развития архивного дела в РА, основные правила работы государственных архивов, с кинофотофонодокументами, научно-технической документацией, зарубежный и российский опыт в области архивоведения документоведения и технического оснащения архивов, систему хранения и классификации архивных документов, состав и содержание комплекса документов НСА и СИФ, методы научных исследований, систему планово-отчетной документации учреждений, государственные стандарты на условия и режима# хранения документов в архивоведческую терминологию оснащения архивов, правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите. Знать историю Горного Алтая.

5. Профессионально-значимые# качества

Должен быть объективным, беспристрастным, исполнительным, дисциплинированным, внимательным, обеспечивающим защиту тайны частной жизни отдельного лица или организации, учитывающей интересы национальной безопасности.

По долгу службы необходимо соблюдать в полной мере международный кодекс архивистов.

Должностная инструкция разработана и составлена на основании Приказа Федеральной архивной службы России от 7 мая 1998 г "О структурных подразделениях Федеральных архивов". М, 1998 г, Указов Главы-Председателя Правительства РА от 20.03.2000 NN 29-30 У "О квалификационных требованиях по государственным должностям государственной службы в РА" и "О присвоении и сохранении квалификационных разрядов государственным служащим".

"Анализа и организации# кадровой работы в органах государственной власти", Новосибирск, 2000 г.

Заместитель председателя Комитета по делам архивов РА

В.П.Майер