Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

Информация об изменениях:

Приказом Министерства труда и социального развития Республики Адыгея от 6 июля 2012 г. N 148 название раздела III настоящего Административного регламента изложено в новой редакции

См. текст названия в предыдущей редакции

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур (действий), требования к порядку
их выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур (действий) в электронной форме

Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры, представленные в блок-схеме согласно приложению N 2 к настоящему Административному регламенту:

- рассмотрение письменных обращений граждан;

- рассмотрение обращений граждан при личном приеме.

3.1. Административная процедура рассмотрения письменных
обращений граждан

Административная процедура по рассмотрению письменных обращений граждан включает в себя следующие административные действия:

прием и регистрация письменных обращений граждан;

рассмотрение письменных обращений граждан и подготовка на них ответа;

направление ответов на письменные обращения граждан.

3.1.1. Прием и регистрация письменных обращений

3.1.1.1. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала исполнения административного действия по приему и регистрации письменных обращений граждан является поступление обращения (в письменном виде) в Министерство, его территориальные органы или подведомственные учреждения.

3.1.1.2. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином, поступить почтовой либо фельдъегерской связью, электросвязью, средствами факсимильной связи.

Интернет - обращения направляются по электронной почте либо путем заполнения специальной формы на официальном сайте Министерства либо через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) или Региональный портал государственных услуг (функций) Республики Адыгея.

3.1.1.3. Прием обращений граждан (в том числе телеграмм, Интернет-обращений) и документов, связанных с их рассмотрением, присланных по почте в Министерство, его территориальные органы или подведомственные учреждения осуществляет инспектор-делопроизводитель в Министерстве, уполномоченный работник, ответственный за прием и регистрацию обращений граждан, в территориальных органах и подведомственных учреждениях (далее - делопроизводитель).

Электронная почта просматривается делопроизводителем не менее двух раз в день.

3.1.1.4. Делопроизводитель:

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) конверты;

- проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту обращения подкалывает конверт;

- прикладывает впереди обращения поступившие копии документов (паспорта, военного билета, трудовой книжки, пенсионного удостоверения, фотографии и т. д.);

- на обращения, в которых при вскрытии обнаруживается недостача документов, упомянутых по тексту, составляет акт в двух экземплярах по форме согласно приложению N 3 к настоящему Административному регламенту. Один экземпляр указанного акта приобщается к поступившему обращению, а второй - направляется отправителю обращения.

3.1.1.5. Делопроизводитель, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом Министру (руководителю территориального органа, подведомственного учреждения) и далее действует по его указанию.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства труда и социального развития Республики Адыгея от 6 июля 2012 г. N 148 пункт 3.1.1.6 раздела III настоящего Административного регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1.1.6. Делопроизводитель:

- прочитывает обращение, определяет его тематику и тип, выявляет поставленные заявителем вопросы;

- проверяет обращение на повторность, при необходимости поднимает из архива предыдущую переписку;

- производит заполнение реквизитов регистрационной карточки обращений граждан, в том числе и в системе автоматизации делопроизводства и документооборота;

- на первой странице письменного обращения внизу справа проставляет регистрационный штамп с указанием присвоенного письменному обращению регистрационного номера.

3.1.1.7. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение. Регистрационный номер состоит из порядкового номера поступившего письменного обращения и буквы "з", проставляемых через дробь, например:

N 121/з - номер первичного обращения.

3.1.1.8. Максимальный срок выполнения действия по приему и регистрации одного письменного обращения составляет 15 минут.

3.1.1.9. Зарегистрированные письменные обращения граждан направляются делопроизводителем соответственно первому заместителю Министра либо руководителю территориального органа или подведомственного учреждения.

Содержание поручения заносится делопроизводителем в регистрационную карточку.

3.1.1.10. Результатом выполнения действий по приему и регистрации обращений является подписание лицом, указанным в пункте 3.1.1.9 раздела III настоящего Административного регламента, и передача поручений по рассмотрению обращений и подготовке ответа заявителю на бланке установленного образца.

Поручения могут быть даны одному или нескольким должностным лицам (далее - исполнитель).

В случае необходимости руководитель территориального органа может, в рамках координации деятельности государственных учреждений социального обслуживания, расположенных на территории муниципального образования, давать поручения, связанные с обращениями граждан, руководителям указанных учреждений.

3.1.2. Рассмотрение обращений граждан и подготовка ответов
в подразделениях Министерства, его территориальных органах
и подведомственных учреждениях

3.1.2.1. Обращения граждан, поступившие в Министерство, его территориальные органы и подведомственные учреждения могут направляться для рассмотрения и принятия решения в структурные подразделения Министерства, его территориальные органы и подведомственные учреждения, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

3.1.2.2. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала исполнения административного действия по рассмотрению обращений граждан, является поступление указанных обращений исполнителю.

3.1.2.3. Рассмотрение обращения и подготовку ответа заявителю согласно поручению должностного лица осуществляет исполнитель или исполнитель, указанный в поручении первым (далее - ответственный исполнитель). Соисполнители не позднее пяти дней до истечения срока исполнения поручения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

3.1.2.4. Ответственный исполнитель:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;

- при необходимости приглашает заявителя для личной беседы, запрашивает в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- готовит проект письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов;

- готовит проект уведомления гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

- на основании направленного в установленном порядке запроса государственных органов, органов местного самоуправления, должностных лиц, в течение 15 дней предоставляет в обязательном порядке документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

3.1.2.5. Поступившие обращения граждан рассматриваются исполнителем в течение 28 дней со дня их регистрации.

Срок рассмотрения обращения может быть продлен в случае, указанном в пункте 4.2 раздела II настоящего Административного регламента.

Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения исполнитель готовит докладную записку в адрес лица, подписавшего поручение по рассмотрению обращения, с обоснованием необходимости продления срока. Письма о продлении срока рассмотрения обращения, направляемые в вышестоящие органы государственной власти, подписываются первым заместителем министра.

3.1.2.6. Ответы на обращения граждан, рассматриваемые по поручению руководителей вышестоящих органов государственной власти, подписывают соответственно Министр либо руководитель территориального органа или подведомственного учреждения.

К ответу в вышестоящий орган государственной власти прилагается копия ответа заявителю.

3.1.2.7. В Министерстве, его территориальных органах и подведомственных учреждениях проекты ответов по обращениям граждан и об исполнении поручений вышестоящих органов государственной власти по данным обращениям подготавливаются, согласовываются ответственным исполнителем и печатаются на бланке установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея, его территориальных органах и подведомственных учреждениях.

3.1.2.8. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие конкретные меры приняты к виновным лицам. В случае, если на обращение дается предварительный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса. В этом случае обращение считается не рассмотренным, и срок его исполнения остается прежним. В случае, если по вопросам, содержащимся в обращении, в рассмотрении отказано, то ответ должен содержать четкое разъяснение порядка обжалования принятого решения с указанием органа (должностного лица), которому может быть направлена жалоба.

3.1.2.9. Результатом исполнения административного действия по рассмотрению обращений граждан и подготовке на них ответа является направление исполнителем проекта ответа на подпись соответственно первому заместителю Министра, руководителю территориального органа или подведомственного учреждения.

3.1.3. Направление ответов на обращения граждан

3.1.3.1. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала исполнения административного действия по направлению ответов на обращения граждан является сдача исполнителем делопроизводителю подписанного ответа, укомплектованного необходимыми приложениями, вместе с обращением заявителя.

3.1.3.2. Делопроизводитель прикрепляет ответ заявителю к регистрационной карточке обращения, формирует дело (при необходимости копирует документы).

Оформленные надлежащим образом ответы направляются делопроизводителем заявителю по адресу, указанному в обращении.

3.1.3.3. Письменный ответ на Интернет-обращение направляется по почтовому адресу, указанному в обращении, если при подаче обращения заявитель изъявил желание получить ответ в письменном виде, если заявитель изъявил желание получить ответ в электронном виде, то он в отсканированном виде направляется по электронному адресу, указанному в обращении.

3.1.3.4. Максимальный срок выполнения действия по направлению ответа заявителю составляет 1 рабочий день.

3.1.3.5. Результатом выполнения действия по направлению ответа на обращение гражданина является направление делопроизводителем письменного ответа автору обращения о результатах его рассмотрения. Окончанием срока рассмотрения и разрешения обращений считается дата направления письменного ответа автору о принятом решении.

3.1.3.6. Фиксация результата выполнения административного действия осуществляется путем заполнения соответствующих полей в регистрационной карточке обращения.

3.2. Административная процедура рассмотрения обращений граждан
при личном приеме

3.2.1. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала исполнения административной процедуры по ведению личного приема граждан, является запись гражданина на прием. Запись на прием в Министерство осуществляется старшим инспектором-делопроизводителем при обращении граждан через средства связи либо при личном посещении Министерства.

Запись на прием в территориальных органах или подведомственных учреждениях осуществляется уполномоченным работником.

3.2.2. Личный прием граждан проводится соответственно Министром, руководителями территориальных органов и подведомственных учреждений и их заместителями в соответствии с графиками личного приема граждан (далее - графики), в порядке очередности по предъявлению документа, удостоверяющего их личность. Граждане, имеющие установленное действующим законодательством Российской Федерации право внеочередного приема, а также беременные женщины, принимаются вне очереди.

3.2.3. График личного приема граждан в Министерстве утверждается министром.

Графики личного приема граждан в территориальных органах, подведомственных учреждениях утверждаются руководителями соответствующих территориальных органов и подведомственных учреждений.

3.2.4. Графики личного приема граждан заблаговременно доводятся до сведения населения через информационные стенды Министерства, его территориальных органов и подведомственных учреждений, средства массовой информации, а также размещаются на официальном сайте Министерства. В графике указывается информация о месте, днях и времени личного приема.

3.2.5. На граждан, записанных на личный прием, оформляется карточка личного приема гражданина по форме согласно приложению N 4 к настоящему Административному регламенту, в которую вносятся следующие сведения: фамилия, имя, отчество; место регистрации; социальное положение; возраст; содержание вопроса, по которому гражданин записывается на личный прием.

3.2.6. Максимальный срок выполнения действия по записи одного гражданина на прием составляет 10 минут.

3.2.7. Результатом выполнения действия по записи граждан на прием и регистрации обращений является составление списка граждан, записавшихся на личный прием и подборка материалов, касающихся данных заявителей.

3.2.8. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. Заявителю, оставившему свое письменное обращение, выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства, являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.2.9. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.

3.2.10. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства, его территориальных органов и подведомственных учреждений, при записи на прием или в ходе приема гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

3.2.11. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.2.12. Максимальный срок выполнения действия по рассмотрению обращений граждан руководителем, ведущим личный прием, составляет 30 минут.

3.2.13. Результатом административной процедуры рассмотрения обращений граждан при личном приеме Министром, руководителем территориального органа, подведомственного учреждения и их заместителями является:

- принятие решения по результатам рассмотрения обращений граждан, определение порядка контроля исполнения поручений;

- доведение до сведения заявителя своего решения, информирование о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а так же откуда он получит ответ, либо разъяснение где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

Ответ на обращение, принятое на личном приеме, дается Министром либо руководителями территориальных органов и подведомственных учреждений или их заместителями, в зависимости от того, к кому обратился заявитель.

3.2.14. По результатам принятого решения заявителю по его желанию готовится ответ в письменном виде в порядке, установленном подразделом 3.1.2 раздела III настоящего Административного регламента.