Приложение N 1. Положение о порядке ведения личных дел муниципальных служащих

Приложение N 1
к постановлению Главы МО
"Айрюмовское сельское поселение"
от 1 октября 2010 г. N 32

Положение
о порядке ведения личных дел муниципальных служащих

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано на основании Федерального Закона от 02 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", в соответствии с Указами Президента Российской Федерации от 18.05.2009 г. N 557 "Об утверждении перечня должностей федеральной государственной службы, при назначении на которые граждане и при замещении которых федеральные государственные служащие обязаны представлять сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей", от 01.06.98 г. N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы", от 30.05.2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" и определяет порядок комплектования, ведения и хранения личных дел муниципальных служащих Айрюмовского сельского поселения".

1.2. Личное дело - это совокупность анкетно-биографических документов, содержащих наиболее полные сведения о лице, замещающем должность муниципальной службы в порядке назначения Главой муниципального образования "Айрюмовское сельское поселение".

1.3. Личное дело оформляется в обложку единого образца после издания распоряжения о назначении на должность муниципальной службы.

1.4. Каждое личное дело имеет индивидуальный регистрационный номер. Ведение нескольких личных дел не допускается.

1.5. Личные дела регистрируются в книге (журнале) учета личных дел.

2. Состав документов, включаемых в личное дело

2.1. При формировании личного дела в него включаются документы, отражающие процесс поступления гражданина на муниципальную службу и ее прохождение, или процесс назначения на должность муниципальной службы Айрюмовского сельского поселения и выполнение обязанностей по этой должности.

2.2. В личное дело лица, замещающего должность муниципальной службы Айрюмовского сельского поселения включаются следующие документы:

а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации (далее - должность гражданской службы);

б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

е) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

ж) копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

з) копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

к) копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

м) копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;

п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

с) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

ф) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

х) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

ш) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

э) в личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В личное дело вносятся также письменные объяснения лица, замещающего должность муниципальной службы Айрюмовского сельского поселения, если такие объяснения сделаны им после ознакомления с документами своего личного дела.

Документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке.

2.3. Документы, приобщенные к личным делам лиц, замещающих должности муниципальной службы Айрюмовского сельского поселения, брошюруются, страницы нумеруются. К личному делу прилагается опись.

2.4. Сведения, содержащиеся в личных делах лиц, замещающих должности муниципальной службы Айрюмовского сельского поселения, являются конфиденциальными, за исключением сведений, которые могут быть предоставлены средствам массовой информации в соответствии с действующим законодательством.

2.5. Запрещается сбор и внесение в личные дела сведений о политической и религиозной принадлежности, частной жизни лиц, замещающих должности муниципальной службы Айрюмовского сельского поселения.

3. Порядок заполнения документов личного дела муниципального служащего

3.1. Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных, образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Анкета заполняется собственноручно при оформлении на службу.

3.2. На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.

3.3. При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт (документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка, военный билет, документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы Высшей Аттестационной Комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат), документы об имеющихся изобретениях.

3.4. Специалист по общим вопросам администрации муниципального образования "Айрюмовского сельского поселения" или иной сотрудник назначенный ответственным за учет и хранение личных, принимая анкету, проверяет полноту ее заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявляемыми документами и заверяет анкету печатью, подписью и датой.

3.5. Дополнение к анкете включает в себя два раздела, каждый из которых имеет табличную форму.

3.6. В первом разделе фиксируются сведения о прохождении службы со ссылкой на соответствующие правовые акты.

3.7. Во втором разделе помещаются сведения, отражающие профессиональную деятельность и изменения, внесенные в необходимые анкетные данные лица, замещающего должность муниципальной службы Айрюмовского сельского поселения:

- образование, присвоение ученой степени, ученого звания;

- подготовку, переподготовку и повышение квалификации;

- прохождение аттестации, присвоение классных чинов, разрядов;

- награждение орденами и медалями Российской Федерации и присвоение почетных званий;

- изменения в необходимые анкетные данные (места жительства, семейного положения и др.)

Все изменения вносятся на основании соответствующих документов, в том числе документов учебных заведений, органов ЗАГСа. Копии этих документов заверяются работником, ответственным за учет и хранение личных дел, приобщаются к личному делу и вносятся в опись личного дела.

4. Порядок ознакомления с личными делами

4.1. Личные дела лиц, замещающих должности муниципальной службы Айрюмовского сельского поселения, могут выдаваться для ознакомления Главе муниципального образования "Айрюмовское сельское поселение"; заместителю Главы Администрация муниципального образования "Айрюмовское сельское поселение"; могут знакомиться в отделе кадров Администрации муниципального образования "Айрюмовское сельское поселение" только с личными делами работников курируемых ими структурных подразделений Администрации муниципального образования "Айрюмовское сельское поселение"; руководители структурных подразделений Администрации муниципального образования "Айрюмовское сельское поселение" - только с личными делами работников соответствующего подразделения.

4.2. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или помещать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения

4.3. Лица, замещающие должности муниципальной службы Айрюмовского сельского поселения, имеют право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, приобщение к личному делу своих объяснений.

Указанные лица обязаны своевременно информировать об изменениях в своих анкетных данных.

5. Порядок составления внутренней описи
документов, включаемых в личное дело

5.1. Внутренняя опись документов, включаемых в личное дело, заполняется одновременно с формированием личного дела и затем заполняется при каждом внесении в личное дело новых документов.

5.2. При нумерации листов личного дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

5.3. При подготовке личных дел к передаче на хранение на внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в личное дело документов и количество листов личного дела.

5.4 Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты закрытия описи.

6. Порядок хранения личных дел лиц, замещающих должности
муниципальной службы Айрюмовского сельского поселения

6.1. Личные дела хранятся в металлическом сейфе. Помещение, в котором хранятся личные дела, опечатывается.

6.2. Личные дела лиц, замещающих должности муниципальной службы Айрюмовского сельского поселения в структурных подразделениях с правом юридического лица, хранятся в этих структурных подразделениях.

6.3. При переходе лица, замещающего должность муниципальной службы Айрюмовского сельского поселения, на другую должность муниципальной службы или государственную должность из одного структурного подразделения Администрации муниципального образования "Айрюмовское сельское поселение" в другое или другой государственный орган, его личное дело передается по новому месту работы по запросу руководителя по акту приема - передачи.

6.4. Личные дела лиц, замещающих должности муниципальной службы Айрюмовского сельского поселения, после освобождении от замещения ими должностей муниципальной службы Айрюмовского сельского поселения, хранятся в отделе кадров Администрации муниципального образования "Айрюмовское сельское поселение" в течение 10 лет со дня освобождения от должности, затем передаются в архив Администрации муниципального образования "Гиагинский район".

6.5. Отдел кадров ежегодно проводит проверку наличия и состояния личных дел муниципальных служащих в структурных подразделениях с правом юридического Администрации муниципального образования "Айрюмовское сельское поселение".