Приложение. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций всех форм собственности на основе архивных документов"

Приложение
к постановлению администрации
МО "Красногвардейский район"
от 30 июля 2012 г. N 339

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление
архивной информации по запросам граждан, органов государственной
власти, органов местного самоуправления и организаций всех форм
собственности на основе архивных документов"

С изменениями и дополнениями от:

21 декабря 2012 г.

I. Общие положения

1. Наименование муниципальной услуги. Административный регламент администрации МО "Красногвардейский район" по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций всех форм собственности на основе архивных документов (далее - Административный регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) должностных лиц администрации, а также порядок взаимодействия с органами государственной власти, другими органами местного самоуправления и организациями при осуществлении предоставления муниципальной услуги.

2. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги. Предоставление муниципальной услуги "Предоставление архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций всех форм собственности на основе архивных документов" (далее - исполнение запросов) осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.93, N 237);

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169, 2006, N 50, ст. 5280, 2007, N 49, ст. 6079);

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);

- Закон Республики Адыгея от 10.09.2006 г. N 19 "Об архивном деле в Республике Адыгея"

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "от 10 сентября 2006 г." имеется в виду "от 10 августа 2006 г."

3. Орган по предоставлению муниципальной услуги. Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов осуществляет отдел по делам архивов администрации МО "Красногвардейский район" (далее Отдел) .

4. Получателями муниципальной услуги могут быть юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях Отдел для получения необходимой информации, содержащейся в архивных документах.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

5. Порядок информирования о муниципальной услуге:

1) муниципальная услуга по исполнению запросов предоставляется в зависимости от темы запроса в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

2) место нахождения Отдела - 385300, Республика Адыгея, Красногвардейский район, с.Красногвардейское, ул. Чапаева, 93, 1 этаж, кабинет N 18, 19.

3) электронный адрес администрации МО "Красногвардейский район" radnet2005@mail.ru.

Телефоны Отдела, организующего предоставление муниципальной услуги: 8(87778) 5-25-59, 5-14-79, факс администрации 8(87778) 5-35-32

4) график работы Отдела:

понедельник - пятница;

08.00 - 16.00; перерыв с 12.00 до 13.00;

суббота, воскресенье - выходные дни.

Время по оказанию муниципальной услуги (прием граждан):

Понедельник - пятница с 8.00 до 12.00; с 13.00 до 16.00.

5) информация по процедурам предоставления муниципальной услуги предоставляется:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении граждан.

По телефону должностные лица Отдела дают информацию по вопросам организации исполнения запросов;

6) прием граждан ведется в порядке очереди при личном обращении специалистами Отдела, без предварительной записи.

6. Основание для предоставления муниципальной услуги. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) гражданина или организации, органов государственной власти, органов местного самоуправления, поступивший в адрес Отдела, в том числе переданный по электронной почте, или устное обращение гражданина.

Если заявитель - юридическое лицо, запрос оформляется в виде официального письма организации.

7. Результат предоставления муниципальной услуги.

Отделом при наличии соответствующих документов, муниципальная услуга предоставляется в форме архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

8. Требования к письменному запросу.

Запрос (заявление) должны содержать следующие реквизиты:

1) наименование юридического лица, для граждан - фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) и все их изменения;

2) почтовый адрес заявителя, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации запроса;

3) суть запроса, в котором с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения;

4) хронологию запрашиваемой информации;

5) личная подпись и дата для запроса физического лица, подпись должностного лица для запроса организации, органов местного самоуправления и органов государственной власти.

Запрос может быть оформлен от руки или машинописным способом, распечатан посредством электронных печатающих устройств.

В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы или их копии.

9. Требования к устному обращению граждан:

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

При обращении в Отдел лично запрос заявителя оформляется с его слов либо предъявленных личных документов, посредством внесения сведений в анкету-заявление для наведения архивной справки по документам.

Заявитель может самостоятельно заполнить анкету-заявление.

В запросе с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения.

В заявлении указываются следующие обязательные реквизиты:

1) реквизиты заявителя (фамилия, имя, отчество физического лица и все их изменения);

2) адрес постоянного места жительства или фактический адрес заявителя;

3) способ получения сведений (лично или почтой);

4) перечень запрашиваемых сведений и их хронология.

К запросам о подтверждении трудового стажа и заработной плате прилагаются ксерокопии трудовых книжек, если запрос не требует восстановления утерянной трудовой книжки.

Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

10. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги:

1) запросы, поступившие в архивный отдел, рассматриваются в течение дня (анализируется тематика запроса, запрос регистрируется).

Срок исполнения запросов по документам архивного отдела, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций (социально-правовые запросы), не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса.

С разрешения главы МО " Красногвардейский район" срок рассмотрения запроса может быть при необходимости продлен на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом пользователя. Срок исполнения запроса по определенной теме, событию, факту (тематические запросы) устанавливается по согласованию с потребителем муниципальной услуги;

2) запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архивном отделе документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в государственные органы, органы местного самоуправления, муниципальные архивы, в иные организации Красногвардейского района и Республики Адыгея, где могут храниться необходимые архивные документы с одновременным уведомлением заявителя о переадресации запроса;

3) при поступлении в Отдел запросов граждан, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Отдел в 5-дневный срок со дня регистрации запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения;

4) предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов осуществляется бесплатно.

11. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

1) отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисков запрашиваемой информации;

2) отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;

3) отсутствие информации, позволяющей идентифицировать автора: отсутствие наименования юридического лица, фамилии, имени, отчества физического лица, почтового и/или электронного адреса заявителя;

4) наличие текста, не поддающегося прочтению;

5) наличие в запросах ненормативной лексики и оскорбительных высказываний;

6) отсутствие необходимого информационного документального комплекса для исполнения запроса.

Об отказе в предоставлении муниципальной услуги заявитель уведомляется письмом администрации МО "Красногвардейский район" или устно во время приема у специалиста Отдела.

12. Требования к месту предоставления муниципальной услуги.

Помещения для оказания муниципальной услуги должны обеспечивать:

1) комфортное расположение граждан;

2) возможность оформления письменного запроса;

3) наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4, чистых бланков анкеты-заявления.

Место оказания муниципальной услуги должно быть оборудовано информационными стендами, на которых размещается информация о днях и времени оказания муниципальной услуги, данный Административный регламент, перечень документов, которые могут быть предъявлены в качестве удостоверяющих личность, перечень представляемых заявителем документов, необходимых для получения муниципальной услуги, образец заполнения анкеты-заявления.

III. Административные процедуры

13. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги по исполнению запросов физических и юридических лиц. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение в организации по принадлежности;

- подготовка и направление ответов гражданам.

Регистрация запросов и передача их на исполнение

14. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

1) специалист Отдела:

- осуществляет регистрацию запросов (обращений) граждан и организаций;

- определяет правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

- определяет тематику запроса и срок исполнения;

- вносит информацию в график исполнения запросов;

2) при устном обращении гражданина специалист Отдела заполняет анкету-заявление для наведения архивной справки по документам Отдела, регистрирует запрос в журнале регистрации запросов граждан. В дальнейшем работа с анкетой-заявлением ведется как с письменным запросом;

3) при поступлении запроса по почте его регистрация осуществляется в день получения с занесением информации в журнал регистрации запросов граждан;

4) при поступлении интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о принятии запроса к рассмотрению.

Интернет-обращение (запрос) гражданина распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется как с письменным запросом;

5) при поступлении письменного запроса посредством факсимильной связи его регистрация осуществляется в день получения с занесением сведений в журнал регистрации запросов граждан;

6) специалист Отдела регистрирует запрос в зависимости от тематики в журнале регистрации социально-правовых запросов граждан или в журнале регистрации тематических запросов.

Анализ тематики поступивших запросов

15. Специалист Отдела осуществляет анализ тематики запросов с использованием архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов.

В ходе анализа определяется:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для его исполнения;

- место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности для непосредственного исполнения.

Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности

16. По итогам анализа запроса специалист Отдела, должностное лицо, отвечающее за его исполнение, в течение 5 дней со дня регистрации запроса направляет запрос с сопроводительным письмом для исполнения в другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запроса. В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, направляет в соответствующие организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя и для контроля в адрес Отдела, одновременно информируя об этом получателя муниципальной услуги.

Подготовка и направление ответов гражданам

17. При наличии запрашиваемых документов специалист Отдела готовит ответ заявителю в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Архивная справка - документ, составленный на бланке администрации и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях могут быть включены в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

Архивная справка подписывается первым заместителем главы администрации района, заверяется гербовой печатью администрации района, на ней проставляется номер и дата составления.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью администрации района. Архивная выписка - документ, составленный на бланке администрации района, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью первого заместителя главы администрации района и гербовой печатью администрации района.

Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения, заверенная в установленном порядке.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются подписью специалиста Отдела и печатью администрации района.

При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, в течение 30 дней составляется отрицательный ответ на бланке администрации МО "Красногвардейский район", подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. Ответ заверяется печатью администрации района. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки, архивной копии или архивной выписки расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату их получения.

Архивная справка, архивная копия, архивная выписка высылаются по почте простыми письмами.

18. Муниципальная услуга считается предоставленной, если потребителю муниципальной услуги выдана запрашиваемая документированная информация или дан мотивированный ответ об ее отсутствии.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

19. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляет первый заместитель главы администрации района. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами Отдела положений Административного регламента.

20. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела администрации.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, муниципальные служащие, допустившие нарушение данного административного регламента, привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии со ст. ст. 192, 193 Трудового кодекса РФ, ст. 27 Федерального закона N 25-ФЗ "О муниципальной службе в РФ".

21. Проверки проводятся периодически, не реже 1 раза в год, в соответствии с распоряжением администрации МО "Красногвардейский район", и внепланово, в том числе по конкретному обращению заявителя.

Для проведения проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются муниципальные служащие администрации МО "Красногвардейский район".

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Порядок обжалования действий (бездействия)
должностного лица, а также принимаемого им решения

22. Заинтересованные лица имеют право на обжалование действий (бездействия), решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги в досудебном (внесудебном) или судебном порядке.

23. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы.

Жалоба на действия (бездействие) специалистов Отдела предоставляющих муниципальную услугу, принятые ими решения при предоставлении муниципальной услуги может быть подана в досудебном (внесудебном) порядке Главе МО "Красногвардейский район".

24. Жалоба, поданная в письменной форме или в форме электронного документа должна содержать:

а) наименование органа местного самоуправления либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, которому адресована жалоба;

б) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) лица, подавшего жалобу, почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме, и адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, уведомление о переадресации обращения;

в) существо жалобы;

г) личную подпись (подпись уполномоченного представителя) и дату.

В подтверждение своих доводов заявитель имеет право прилагать к жалобе документы и материалы либо их копии.

25. Права заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы:

а) представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании;

б) знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения жалобы, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

26. Жалоба не подлежит рассмотрению и возвращается заявителю в случаях, если:

а) в жалобе не указана фамилия заявителя, направившего жалобу, его почтовый или электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ;

б) жалоба содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу уполномоченного лица, а также членов его семьи (заявителю направляется сообщение о недопустимости злоупотребления правом);

в) текст жалобы не поддается прочтению (жалоба возвращается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению);

г) в жалобе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;

д) разглашаются сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования "Красногвардейский район" Республики Адыгея от 21 декабря 2012 г. N 627 пункт 27 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

27. Жалоба, поступившая в Администрацию в письменной форме или в форме электронного документа, рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования "Красногвардейский район" Республики Адыгея от 21 декабря 2012 г. N 627 пункт 28 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

28. Если заявителю в удовлетворении жалобы отказано или он не получил ответа в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, он вправе обратиться с жалобой в суд.

29. Решения, действие (бездействие) специалистов Отдела могут быть обжалованы заявителями в судебном поря#