Приложение N 1. Регламент работы Экспертно-проверочной комиссии при Управления по делам архивов Республики Адыгея

Приложение N 1
к приказу Управления по делам
архивов Республики Адыгея
от "27" апреля 2006 г. N 11-п
(с изменениями от 21 октября 2014 г.)

Регламент работы
Экспертно-проверочной комиссии при Управления
по делам архивов Республики Адыгея

С изменениями и дополнениями от:

21 октября 2014 г.

Экспертно-проверочная комиссия при Управлении по делам архивов Республики Адыгея (ЭПК) осуществляет свою деятельность на основании Положения об ЭПК, утвержденного приказом Управления по делам архивов Республики Адыгея.

1. Общие положения

1.1. Заседания ЭПК созываются по мере необходимости, но не реже одного раза в два месяца. При необходимости могут проводиться выездные заседания.

Заседание комиссии считается правомочным, если в нем принимает участие более половины её состава.

1.2. На рассмотрение ЭПК выносятся документы, оформленные в соответствии с требованиями ЕГСД, правилами работы государственных и муниципальных архивов, а также архивов организаций, в полном комплекте с необходимыми документами согласно требованиям настоящего регламента.

1.3. Поступающие на рассмотрение ЭПК документы регистрируются секретарем ЭПК в специальном журнале, затем передаются экспертам ЭПК для написания по ним заключения.

1.4. По результатам рассмотрения на всех экземплярах документов, утвержденных и согласованных, ставится печать Управления.

2. В соответствии с возложенными на нее функциями
ЭПК рассматривает следующие документы

2.1. Списки организаций - источников комплектования, списки граждан - держателей личных фондов государственных и муниципальных архивов (в 2-х экз.) представляются директором Национального архива и зав. отделами по делам архивов администраций муниципальных образований не реже одного раза в 3 года.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

Информация об изменениях:

Приказом Управления по делам архивов Республики Адыгея от 21 октября 2014 г. N 43-п подпункт 2.1.2 пункта 2.1 настоящего приложения изложен в новой редакции

2.1.2. После согласования ЭПК списки организаций - источников комплектования Государственного казенного учреждения Республики Адыгея "Национальный архив Республики Адыгея" (далее - Национальный архив) утверждаются директором Национального архива, а списки организаций - источников комплектования муниципальных архивов - главой администрации муниципального образования.

2.1.3. В случае необходимости внесения в список изменений и дополнений на рассмотрение ЭПК представляется справка о целесообразности включения организации в список или исключения из него, составленная специалистом Национального архива, курирующим данное учреждение или зав. отделом по делам архивов администрации муниципального образования.

В справку включаются сведения о функциях, задачах организации, о составе и содержании его документов и обоснованные предложения.

2.1.4. Внесение изменений в список в соответствии с принятыми решениями производится директором Национального архива и зав. отделом по делам архивов администрации муниципального образования.

2.2. Номенклатуры дел организаций - источников комплектования архивов

2.2.1. Проект номенклатуры дел (в 2-х экз.) представляется на рассмотрение ЭПК после её согласования ЭК соответствующей организации.

2.2.2. Одновременно с проектом номенклатуры дел представляется экземпляр последней утвержденной номенклатуры дел организации.

2.2.3. После согласования ЭПК номенклатуры дел возвращаются в организацию для утверждения руководством; один утвержденный экземпляр хранится в архиве - в наблюдательном деле.

2.3. Описи дел, временно находящихся в ведомственном хранении.

2.3.1. Описи дел постоянного хранения организации, подписанные составителем и утвержденные ЭК, представляются в 4-х экземплярах. Одновременно представляются описи дел по личному составу (в 3-х экз.) и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (в 1 экз.).

2.3.2. Вместе с описями представляются письменное заключение по результатам научно-технической обработки и описания дел, составленное экспертом ЭПК - куратором организации (приложение 1).

2.3.3. Если опись дел постоянного хранения представляется впервые, то к ней прилагается историческая справка, подписанная составителем.

2.4. Описи дел, находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах

2.4.1. Переработанные описи дел (в т.ч. на документы личного происхождения и фотодокументов), находящиеся на хранении в государственных и муниципальных архивах, представляются в 3-х экземплярах.

2.4.2. Одновременно с описями представляются акты описания документов, переработки описей (в 1 экз.), а также иные виды актов, закрепляющих количественные и качественные изменения, происшедшие с документами фонда.

2.4.3. Вместе с описями представляется письменное заключение по результатам описания, переработки или усовершенствования дел, составленные экспертом ЭПК (приложение 2).

2.5. Акты, отражающие количественные и качественные изменения, происшедшие с документами.

2.5.1. Акты о выделении к уничтожению дел, подготовленные организациями после научно-технической обработки документов представляются (в 2-х экз.) на те документы, которые имеют отметки ЭК и ЭПК.

2.5.2. Акты о выделении к уничтожению дел, составленные архивными учреждениями по результатам экспертизы ценности или переработки описей представляются в 1 экз. на рассмотрение ЭПК вместе с описями дел, по которым проводилась экспертиза ценности или переработка фондов.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов из фондов первой и второй категории государственных и муниципальных архивов, а также документов, образовавшихся по 1945 года включительно, после согласования их ЭПК направляются в 2-х экземплярах в ЦЭПК Росархива. Одновременно с актом передается выписка из решения заседания ЭПК.

2.5.3. Акты о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны представляются (в 1 экз.) вместе со справкой, отражающей краткую характеристику утраченных документов, сообщается о мерах, принятых по розыску дел, делаются выводы.

2.5.4. Акты о неисправимых повреждениях документов, акты о рассекречивании документов также представляются (в 1 экз.).