Приложение. Инструкция о порядке проведения проверок и контроля за качеством и достаточностью созданных окружных резервов материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера

Приложение
к постановлению Губернатора
Корякского автономного округа
от 8 августа 2003 г. N 259

Инструкция
о порядке проведения проверок и контроля за качеством и достаточностью созданных окружных резервов материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера

I. Общие положения

1. На Управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям Корякского автономного округа (УГОЧС КАО), в соответствии с "Положением о УГОЧС КАО" возложена задача по планированию и осуществлению мероприятий по защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций и контроль за их выполнением.

К указанным мероприятиям относится работа по созданию резервов материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера*.

2. При организации и проведении проверки, оформлении и реализации ее результатов работники УГОЧС КАО обязаны руководствоваться Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, приказами, инструкциями, иными нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Корякского автономного округа, нормативными актами Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий и настоящей Инструкцией.

3. Права, обязанности и полномочия УГОЧС КАО определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Корякского автономного округа.

II. Цель и задачи проверки

4. Проверка представляет собой исследование состояния дел на определенном участке деятельности проверяемого структурного подразделения Администрации Корякского автономного округа, определенного "Заказчиком" материальных ресурсов в резерв субъекта**.

5. Цель проверки - осуществление контроля за соблюдением законности при осуществлении "Заказчиком" хозяйственных и финансовых операций, их обоснованностью, наличием и движением имущества и обязательствами в соответствии с условиями, изложенными в Постановлении Губернатора Корякского автономного округа от 10.04.2003 г. N 96 и в Положении "О порядке накопления, хранения, использования и восполнения окружного резерва материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайных ситуаций".

6. Проверка включает анализ деятельности "Заказчика" по созданию накоплению, обеспечению количественной и качественной сохранности, а также обеспечению постоянной готовности к быстрой выдаче по предназначению указанных материальных ресурсов.

7. Проверки "Заказчика" по времени (срокам) проведения могут быть плановыми и внеплановыми.

Плановые проверки проводятся согласно годовому плану проверок, разрабатываемому УГОЧС КАО, и утверждаемому председателем комиссии по чрезвычайным ситуациям (далее - КЧС), до начала планируемого года.

Внеплановые проверки проводятся по решению председателя КЧС, который определяет объем и сроки проверки.

Проверки по объему могут быть полными (сплошными) и неполными (по отдельным вопросам).

При полной проверке проверяется вся деятельность "Заказчика", связанная с созданием, накоплением, хранением и расходованием материальных и денежных средств.

При неполной (выборочной) проверке деятельность "Заказчика" проверяется по отдельным вопросам.

Проверка производится без предварительного предупреждения руководства "Заказчика".

8. К участию в проведении проверки обязательно привлекается инвентаризационная комиссия, состав которой определяется руководителем "Заказчика".

9. Основными задачами проверки являются:

проверка выполнения законодательства Российской Федерации, постановлений Правительства РФ, законов и постановлений Корякского автономного округа, нормативных актов Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, положений и других руководящих документов, определяющих порядок создания, хранения, учета и расходования резервов материальных ресурсов;

определение достаточности созданных "Заказчиком" резервов материальных ресурсов, согласно утвержденной номенклатуре и объемам;

проверка фактического наличия и качественного состояния материальных ресурсов, их комплектности, хранящихся на складе, других объектах;

проверка наличия контрактов (договоров) на поставку материальных ресурсов в резерв;

проверка наличия контрактов (договоров) на поставку материальных ресурсов в случае возникновения чрезвычайных ситуаций;

проверка наличия контрактов (договоров) об ответственном хранении*** материальных ресурсов с организациями (предприятиями), имеющими складские помещения, отвечающими требованиям сохранности вида материальных ресурсов (в случае, если у "Заказчика" не имеются свои складские емкости);

проверка законности совершенных "Заказчиком" приходно-расходных операций, соблюдение финансово-хозяйственной дисциплины;

проверка состояния учета материальных ресурсов, правильности его ведения, достоверности плановых и отчетных документов, своевременности их представления;

проверка порядка хранения и сбережения материальных средств, обеспечения сохранности созданных резервов материальных ресурсов, предупреждения хищений и бесхозяйственности в расходовании материальных и денежных средств;

проверка организации и состояние противопожарной охраны объектов, на которых размещены материальные средства;

проверка состояния средств измерений температуры и влажности;

выявление причин недостатков и нарушений, способствующих возникновению утрат материальных ресурсов, а так же принятие действенных мер к их устранению и предупреждению, своевременному возмещению причиненного материального ущерба, разработка предложений по улучшению хозяйственной деятельности;

проверка организации внутреннего контроля, полноты и своевременности принятия решений по возмещению причиненного ущерба;

проверка правильности составления отчетности и своевременности представления ее в соответствующий орган, соответствие отчетных и учетных данных;

изучение опыта практического применения действующих нормативно-правовых документов, положений, инструкций, определяющих порядок создания, накопления, обеспечения количественной и качественной сохранности, а также обеспечения постоянной готовности к быстрой выдаче по предназначению резервов материальных ресурсов;

выполнение предложений и устранение недостатков по актам предыдущих инвентаризаций, проверок, а также указаний председателя КЧС.

III. Организация проведения проверки

10. Проверка производится специально уполномоченными должностными лицами УГОЧС КАО.

На проведение каждой проверки, участвующим в ней работникам, выдается специальное удостоверение, которое подписывается председателем КЧС.

Сроки проведения проверки определяются председателем КЧС по представлению начальника УГОЧС КАО с учетом объема предстоящих работ, вытекающих из конкретных задач проверки и особенностей проверяемого "Заказчика", и, как правило, не могут превышать 45 календарных дней.

Продление первоначально установленного срока проверки осуществляется председателем КЧС по мотивированному представлению начальника УГОЧС КАО.

11. До начала работы лицо, назначенное для проведения проверки**** должно тщательно изучить необходимые руководящие документы, четко знать порядок проведения проверки, свои права и обязанности, а также возлагаемую на него ответственность за необъективное проведение проверки.

Перед началом работы проверяющий инструктирует членов инвентаризационной комиссии о порядке проведения проверки и предупреждает о возлагаемой на них ответственности за ее некачественное проведение.

12. При проведении проверки осуществляется анализ законности и достоверности хозяйственных операций по подлинным приходно-расходным документам за весь период, прошедший с начала проведения предыдущей проверки, или за весь срок, установленный председателем КЧС.

13. Книги и карточки учета, приходно-расходные и другие документы, подлежащие проверке, хранятся отдельно от других документов в сейфе или хранилище, выделенном в распоряжение проверяющего.

14. Проверка деятельности "Заказчика" проводится путем осуществления проверки:

фактического наличия, качественного состояния и комплектности материальных средств на складах (складах ответственных хранителей);

наличия на все материальные ресурсы, поступивших в места хранения, технической документации, удостоверяющей год выпуска, назначение, качественное состояние, гарантийный срок хранения (годности) и другой информации, а также инструкции по эксплуатации, ремонту и обслуживанию материальных ресурсов;

наличия технологических карт, разрабатываемых владельцами мест хранения в соответствии с перечнем работ, изложенном в инструкции по эксплуатации по каждому виду материальных ресурсов;

организации "Заказчиком" (ответственными хранителями) выборочного или сплошного контроля материальных ресурсов при приеме, в процессе хранения и перед отправкой, при проведении инвентаризации или при передаче дел должностным лицом, отвечающим за хранение;

наличия приходных и расходных документов, книг и карточек учета;

правильности и законности оформления приходных и расходных документов, книг и карточек учета, сличение записей в книгах и карточках учета с подлинными документами, на основании которых произведены записи;

своевременности и полноты оприходования материальных средств, правильности составления актов приема и оформления соответствующими документами обнаруженных недостач и порчи;

проведения сверок учетных данных;

состояния отчетности, представляемой в соответствии с Постановлением Губернатора от 10.04.2003 г. N 96;

выполнения "Заказчиком" мероприятий, предусмотренных планом-графиком закладки материальных ресурсов в резерв;

своевременности подачи предложений для формирования бюджетной заявки для создания материальных ресурсов резервов на планируемый год;

правильности хранения приходных и расходных документов, книг и карточек учета;

своевременности проведения инвентаризации материальных средств.

15. Должностные лица "Заказчика" в период проведения проверки обязаны:

создать условия для нормальной работы проверяющего, оказывать ему содействие в проведении проверки, представлять подлинные документы, давать справки, а в необходимых случаях и объяснения в устной или письменной форме по вопросам, относящимся к деятельности "Заказчика";

обеспечить участие в проверке инвентаризационной комиссии;

по требованию проверяющего обеспечить проведение внеочередной полной или частичной инвентаризации материальных средств;

принимать меры к устранению выявленных в процессе проверки недостатков, предупреждению и прекращению нарушений и злоупотреблений, привлечению виновных должностных лиц к ответственности и возмещению причиненного ими материального ущерба.

В случае отказа должностными лицами "Заказчика" предоставить необходимые документы, либо возникновения иных препятствий, не позволяющих проведению проверки, проверяющий сообщает об этих фактах через начальника УГОЧС КАО председателю КЧС.

16. При отсутствии или запущенности учета у "Заказчика", проверяющим составляется об этом соответствующий акт и докладывается через начальника УГОЧС КАО председателю КЧС.

Председатель КЧС направляет руководителю "Заказчика" письменное предписание о восстановлении учета. Проверка проводится после восстановления у "Заказчика" учета.

IV. Обязанности, права и ответственность проверяющего

17. При проведении проверки проверяющий обязан:

исходить из интересов государства, быть принципиальным и объективным в выполнении возложенных на него обязанностей;

знать и в процессе проверки правильно применять законы, постановления Правительства РФ, постановления Губернатора, положения, инструкции и другие руководящие документы по проверяемым вопросам;

проявлять непримиримое отношение к нарушителям государственной законности и дисциплины, излишествам и бесхозяйственности, правильно оценивать вскрываемые недостатки и нарушения, принимать меры к тому, чтобы каждая проверка способствовала улучшению хозяйственной деятельности;

всесторонне изучать на месте обстановку и условия, в которых проходит деятельность "Заказчика", чтобы при проведении проверки иметь четкое представление о реальных потребностях и дать объективную оценку законности и целесообразности расходования материальных и денежных средств;

документально установить сущность выявленных недостатков, нарушений, размер причиненного ущерба, причины допущенных нарушений и конкретных виновных должностных лиц;

при обнаружении незаконного расходования материальных и денежных средств, использования их не по прямому назначению или других нарушений принимать на месте необходимые меры к их немедленному прекращению, подробно изложить это в акте и доложить руководителю "Заказчика", а при выявлении фактов злоупотреблений руководством "Заказчика" - через начальника УГОЧС КАО председателю КЧС и по его решению проинформировать органы прокуратуры;

принимать необходимые меры к немедленному устранению обнаруженных в ходе проверки недочетов и убедиться в том, что выявленные недостатки по возможности устранены в ходе поверки;

обеспечить полную и качественную проверку наличия материальных и денежных средств;

проверять своевременность и полноту записей выявленных утрат материальных и денежных средств в "Журнале аналитического учета", своевременность и правильность принятых по ним решений, а также своевременность возмещения нанесенного материального ущерба за счет виновных лиц;

выявлять положительный опыт в деятельности "Заказчика" и представлять через начальника УГОЧС КАО председателю КЧС предложения о распространении его у других "Заказчиков";

постоянно повышать свою квалификацию.

18. Проверяющий имеет право:

требовать от должностных лиц предъявления подлинных документов, книг и карточек учета, отчетов, служебной переписки и других документов, оправдывающих истребование и расходование материальных и денежных средств, а в необходимых случаях устного или письменного объяснения по существу выявленных нарушений;

свободного доступа в склады, другие места хранения материальных средств для их проверки, имея в необходимых случаях специальный допуск или удостоверение;

обращаться при необходимости к поставщикам, торговым и прочим организациям и учреждениям, от которых получены или которым выданы материальные средства, для сличения документов, выданных ими "Заказчику", с данными учета;

предлагать руководителю "Заказчика", руководителю организации, на хранении у которого согласно договору, находятся материальные средства "Заказчика", провести специальное расследование для более полного выяснения обстоятельств незаконного расходования, недостач, хищений, порчи материальных средств, обнаруженных при проверке;

получать копии документов, производить опечатывание дел, документов и складов "Заказчика", складов организации, на хранении у которого согласно договору находятся материальные средства "Заказчика";

вносить предложения по устранению выявленных при проверке недостатков, определять порядок и сроки выполнения этих предложений и представления донесений об их исполнении председателю КЧС через УГОЧС КАО.

19. Все записи проверяющий производит в рабочей тетради, оформленной установленным порядком.

20. Проверяющий при проверке деятельности и при определении причин, вызвавших возникновение недостатков, должен быть беспристрастным и объективным. Все выявленные недостатки в ходе проверки отмечаются в акте проверки. При этом проверяющий должен сделать вывод о причинах возникновения выявленных недостатков и указать виновных лиц.

Проверяющий должен добиться, чтобы выявленные недостатки по возможности были устранены полностью или частично в ходе проверки.

21. За некачественное проведение проверки, неправильные выводы и предложения проверяющий несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

22. Инвентаризационная комиссия при проведении проверки (инвентаризации) имеет право:

проверять на складах и других объектах наличие, качественное состояние и условия хранения материальных ресурсов;

проверять все документы, книги и карточки учета материальных ресурсов, отчеты и служебную переписку по вопросам, касающихся материальных ресурсов;

требовать от должностных лиц представления необходимых справок (сведений) и объяснений;

снимать копии с документов, а в случаях необходимости опечатывать дела с документами, а также склады (хранилища).

Председателем, членами комиссии назначаются должностные лица, знающие организацию и порядок ведения работы по созданию, хранению, использованию и восполнению резервов материальных ресурсов и не связанные в служебном отношении с проверяемыми должностными лицами.

На время работы председатель и члены комиссии освобождаются от исполнения своих функциональных обязанностей.

23. Ответственность инвентаризационной комиссии:

Председатель и члены комиссии за сокрытие выявленных нарушений, недочетов и злоупотреблений в деятельности должностных лиц, за недобросовестное проведение проверки, инвентаризации, а также за неправильное освещение в акте фактического состояния дел несут ответственность в установленном порядке.

V. Порядок проведения проверки

24. Проверяющий по прибытии к "Заказчику" обязан представиться руководителю, предъявить удостоверение на право проведения проверки, ознакомить его с задачами, объемом и сроками проведения проверки, согласовать вопрос о выделении для участия в проверке членов инвентаризационной комиссии.

25. После предварительного ознакомления с должностными лицами и объектами, на которых хранятся материальные средства, проверяющий составляет рабочий план, в котором в хронологической последовательности излагаются все работы, планируемые к выполнению в ходе проверки.

При составлении рабочего плана учитываются предложения руководителя "Заказчика", (руководителя организации, на ответственном хранении у которой находятся материальные ресурсы "Заказчика"), способствующие успешному проведению проверки. Одновременно в рабочей тетради он систематизирует все отмеченные в процессе ознакомления недочеты.

Последовательность выполнения работ определяется проверяющим с учетом распорядка работы "Заказчика", выполняемых им задач и других условий, влияющих на проведение проверки.

26. Приступая к проверке, проверяющий обязан опечатать хранилища с материальными средствами, ознакомиться с актами инвентаризационной комиссии и предыдущей проверки, приказами руководителя "Заказчика", другими документами, характеризующими деятельность "Заказчика", а также служебной перепиской и указаниями председателя КЧС.

27. Проверку "Заказчика" следует проводить в такой последовательности: проверка фактического наличия, качественного состояния, комплектности и условий хранения материальных ресурсов на складах (складах ответственных хранителей). Организация противопожарной охраны объектов, на которых хранятся материальные средства:

проверка достаточности созданных резервов материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;

проверка правильности и своевременности записей по книгам (карточкам) учета. Состояние учета материальных средств на складе "Заказчика" (в организации (предприятии), принявшей на ответственное хранение вид материальных ресурсов "Заказчика");

проверка законности приходных и расходных операций, правильности оформления первичных документов, наличия и порядка хранения приходно-расходных документов;

сличение фактического наличия материальных средств с данными учета и отчетов, представляемых в соответствии с Постановлением Губернатора Корякского автономного округа от 10.04.2003 г. N 96;

проверка законности и целесообразности расходования выделенных денежных средств на:

приобретение материальных ресурсов, подлежащих накоплению в резерве;

оплату поставок материальных ресурсов в резерв, согласно заключенным договорам;

оплату по договорам за организацию хранения материальных ресурсов резерва организации (предприятии), принявшей на ответственное хранение вид материальных ресурсов, создаваемый "Заказчиком";

хранение, обслуживание, освежение и замену материальных ресурсов резерва;

проверки своевременности подачи бюджетной заявки для создания материальных ресурсов резервов на планируемый год;

проверка отчетности, ее качества и сроков представления;

проверка организации контроля за наличием и сохранностью материальных средств;

проверка сохранности материальных средств, выявление причин утрат, хищений и незаконного расходования, правильности записей "Журнале аналитического учета" и решений по возмещению ущерба. Действенность работы инвентаризационной комиссии;

проверка выполнения предложений по акту предыдущей проверки и своевременного представления донесения о выполнении предложений;

документальное оформление результатов проверки (составление акта и приложений к нему);

оказание помощи должностным лицам в устранении отмеченных недостатков и реализации предложений по акту проверки.

VI. Методика проведения проверки

А. Проверка фактического наличия, качественного состояния, комплектности
материальных средств и условий их хранения

28. Проверка фактического наличия материальных средств производится внезапно, без предварительного предупреждения материально - ответственных лиц. Она должна быть полной и производиться в присутствии членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственного лица.

29. Перед началом проверки проверяющий должен тщательно проверить имеющиеся у начальника склада приходно-расходные документы, не сданные в бухгалтерию. Все эти документы должны быть у начальника склада изъяты.

Одновременно проверяющий обязан потребовать от материально-ответственного лица расписку о том, что полученные и отпущенные материальные ценности оформлены соответственно приходными и расходными документами.

30. Начиная проверку фактического наличия материальных средств, следует проверить состояние учета и его соответствие требованиям приказа Министерства Финансов РФ от 30.12.1999 г. N 107н "Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях", наличие договора с начальником склада о полной индивидуальной материальной ответственности (форма 523).

Проверка фактического наличия материальных средств производится путем:

взвешивания продуктов, учитываемых по весу, с учетом сортности и категории. Перед взвешиванием тщательно проверяются весы и гири;

пересчета штучных предметов;

подсчетов по заводской маркировке при условии сохранности промышленной укупорки. При этом до 15% ящиков и бочек вскрываются для определения соответствия маркировки, наименования, сорта и качества затаренного имущества. При нарушении маркировки, упаковки или несоответствия их данных фактическому содержанию производится вскрытие всей упаковки;

обмера объемных материальных средств (картофель, овощи и т.п.). При этом следует иметь в виду, что данные обмера не могут служить основанием для оприходования или списания материальных средств по книгам (карточкам) учета, они предназначены лишь для оценки степени сохранности материальных средств. Если данные обмера значительно расходятся с данными учета, принимаются меры к более точному определению фактического наличия и установлению размера недостачи или излишков.

Материальные средства, находящиеся на хранении в других организациях по сохранным распискам, за наличием не принимаются.

Во всех случаях проверяющий обязан в актах проверки указать метод проверки фактического наличия картофеля и овощей, т.к. от этого зависит вопрос списания естественной убыли. (Например: если проверкой фактического наличия картофеля и овощей по состоянию на 1 января расхождений между учетными данными и фактическим наличием не выявлено и метод проверки (взвешивание или обмер) не указан, то при выявлении недостачи, допустим, в апреле месяце, естественная убыль может быть списана только начиная с 1 января, т.е. с момента последней проверки. Поэтому запись в акте, свидетельствующая, что наличие проверялось именно путем обмера, дает возможность в случае необходимости произвести списание естественной убыли с момента последней проверки путем взвешивания, а если таковой не было - с момента закладки на хранение).

31. Во время снятия остатков также проверяются порядок и условия хранения материальных средств, их качественное состояние и комплектность, наличие положенной документации и обеспеченность склада положенным инвентарем и инструментом.

Перечень оборудования, инвентаря и инструмента для каждого склада утверждает руководитель организации, на ответственном хранении у которой находятся материальные ресурсы.

32. Качественное состояние материальных средств устанавливается в соответствии с действующим государственными стандартами, техническими условиями и инструкциями.

Комплектность определяется согласно описям, паспортам и формулярам.

Проверку фактического наличия и качественного состояния материальных средств следует производить в порядке их хранения, независимо от наименований.

33. В ходе проверки наличия материальных средств также проверяется:

соответствие складских помещений предъявляемым требованиям для хранения различных видов материальных средств, наличия отопления, освещения, вентиляции, приборов для измерения температуры и влажности воздуха, стеллажей, поддонов, инструмента для вскрытия и укупорки тары, ее ремонта и др. инвентаря, наличие доски документации;

правильность размещения материальных средств в хранилищах, соответствие высоты укладки установленным нормам, соблюдение проходов между штабелями и расстояние между стенами и штабелями. Соблюдение совместимости хранения продовольствия с различными физико-химическими свойствами;

состояние общей и противопожарной охраны. Наличие противопожарного инвентаря и его содержание. Наличие наружного рубильника обесточивания склада в нерабочее время;

санитарное состояние складских помещений и прилежащей территории;

осуществление контроля за качественным состоянием материальных средств должностными лицами;

содержание и своевременность ремонта складских помещений;

организация хранения материальных средств, проведение выборочного или сплошного контроля материальных средств в процессе хранения;

порядок хранения технических средств, их укомплектованность запасными частями в соответствии с документацией, наличие паспортов и правильность их ведения;

наличие, исправность, содержание и своевременность проверки и клеймения весов и гирь.

Проверяющий обязан практически показать, как наиболее целесообразно разместить запасы материальных средств, правильно организовать хранение и содержание складских помещений. При возможности устранения имеющихся в организации хранения и содержания хранилищ недостатков в ходе проверки потребовать от должностных лиц их устранения и проверить выполнение.

34. Результаты проверки фактического наличия и качественного состояния материальных средств одновременно записываются проверяющим, материально -ответственным лицом и членом комиссии в рабочие ведомости или тетради.

В конце проверки или в том случае, если проверка не закончена, в конце рабочего дня данные записей обязательно сверяются и подписываются проверяющим, материально-ответственным лицом и членами комиссии. Всякие исправления оговариваются и подтверждаются подписями этих лиц.

35. Если проверка наличия материальных средств завершена не полностью, то склады и хранилища опечатываются двумя печатями: материально-ответственного лица и проверяющего. В этом случае доступ на склады (хранилища) производится только в присутствии проверяющего.

36. Продовольствие, признанное в процессе проверки непригодным, сосредотачивается в одном определенном месте. Дальнейшая его реализация может быть разрешена только соответствующим должностным лицом, имеющим на это право, после лабораторной проверки на качество.

После подтверждения лабораторными анализами непригодности продуктов в пищу они списываются в расход, а стоимость этих продуктов записывается в "Журнал аналитического учета", взыскание стоимости испорченного продовольствия производится установленным порядком.

37. Во время проверки фактического наличия прием и выдача материальных средств не производится, за исключением приема на хранение поступивших материальных средств и выдачи материальных средств, согласно распоряжению КЧС. В этих случаях прием и выдача материальных средств согласовываются с проверяющим.

38. После проведения проверки фактического наличия и качественного состояния материальных средств необходимо оформить инвентаризационные описи (форма 401) порядком, установленным ст. 26 приказа Министерства Финансов РФ от 30.12.1999 г. N 107н, однако, окончательные результаты выводить не следует, так как эта операция может быть выполнена только после проверки законности приходно-расходных операций, записей по книгам (карточкам) учета и числящихся остатков.

39. При проверке технических средств, механического оборудования проверяется соответствие их марок и номеров данным учета и паспортов. При отсутствии такого учета на складе, необходимо потребовать его заведения путем сверки с данными учета бухгалтерии.

Б. Проверка законности приходных и расходных операций, правильности
оформления первичных документов

40. Проверка правильности приема и целесообразность приобретения материальных средств производится путем тщательного анализа приходных документов как по форме, так и по содержанию.

Проверяться должны все документы без исключения, сплошным порядком, при этом, прежде всего, проверяется законность операции, т.е. в какой мере она отвечает действующим нормативным правовым документам.

41. Полнота оприходования материальных средств, поступивших на хранение, определяется путем проверки счетов организаций на закупленные материальные средства, приемных актов и др. документов, на основании которых оприходованы материальные средства.

42. При проверке законности приходных операций проверяется подлинность документа, законность источников поступления, полнота и своевременность оприходования материальных средств, правильность оформления документа, заполнение всех реквизитов, наличие подписей, печатей и др.

43. При проверке актов инвентаризаций, акта предыдущей проверки проверяется полнота оприходования выявленных излишков и списания с учета недостач с записью суммы недостачи в "Журнале аналитического учета".

44. Если в процессе проверки полноты оприходования материальных средств в книгах (карточках) учета окажутся итоговые "красные цифры", проверяющий обязан тщательно разобраться и излишки оприходовать по книгам (карточкам) учета.

45. Законность и целесообразность расходования материальных средств проверяется по расходным документам. Для выдачи материальных средств применяются следующие документы: накладная (требование) (форма 434), заборная карта (форма 431) и др.

При проверке законности и целесообразности расходования материальных средств сличаются номенклатура и количество материальных ресурсов, выпущенных из резерва, согласно Приложения к распоряжению КЧС, с номенклатурой и количеством, указанными в расходных документах.

46. После проверки законности расходной операции проверяется правильность оформления документа.

В первичном документе не должно быть никаких подчисток, исправлений и помарок, все вынужденные исправления оговариваются и подтверждаются подписью должностного лица, подписывающего документ.

47. При проверке списания естественной убыли продовольствия, овощей на переработку устанавливается наличие и законность:

актов, утвержденных соответствующим до лжностным лицом, имеющим на это право;

расчетов на списание естественной убыли.

В. Проверка записей по книгам (карточкам) учета, состояние учета

48. Прежде чем приступить к проверке записей по* книгам (карточкам) учета, необходимо установить наличие положенных к ведению книг и карточек учета и правильность их оформления: пронумерованы и пронумерованы ли книги учета, заверено ли в конце книги подписями и печатью количество листов, имеется ли оглавление.

В процессе проверки записей по книгам (карточкам) учета необходимо установить:

все ли приходные операции, оформленные в первичных документах, нашли свое отражение в книгах (карточках) учета, а также все ли записи, сделанные в книгах (карточках) учета, подтверждаются документами;

правильность подсчета итогов и остатков, выведенных в книгах (карточках) учета;

правильность и своевременность записей обнаруженных недостач материальных средств в "Журнале аналитического учета", а также обоснованность списания в расход недостающих и утраченных материальных средств;

соблюдаются ли при записях операции установленные правила ведения книг и карточек учета.

49. Проверку записей по книгам (карточкам) учета следует начинать с правильности переноса остатков на начало года и сличения этих остатков с представляемыми донесениями за IV квартал.

Проконтролировать правильность записей и соответствие их первичным документам можно только путем сличения каждого документа с записью в книгах (карточках) учета, произведенной на основании этого документа.

Чтобы иметь достаточное ясное представление о той или иной операции, о правильности ее оформления, необходимо при анализе первичных приходно-расходных документов одновременно сличать также запись этого документа в книгах (карточках) основного учета. (Эту работу целесообразно выполнять вдвоем. В этом случае проверяющий проверяет первичный документ, а другой работник отмечает правильность разноски его по книгам (карточкам) основного учета).

50. После проверки записей по книгам (карточкам) основного учета необходимо проверить правильность остатков, выведенных по каждому наименованию материальных средств. Для того, чтобы убедиться в правильности выведенных остатков материальных средств, следует просчитать приход и расход данного предмета за весь проверяемый период, а затем вывести остаток по формуле:

X = О + П - Р,

где X - искомый остаток;

О - остаток на начало проверяемого периода;

П - приход на проверяемый период;

Р - расход за проверяемый период.

Если проверяемый период охватывает несколько кварталов, проверку правильности выведенных остатков целесообразно производить поквартально. Обнаруженные расхождения между установленным в лицевом счете тщательно выверяются и исправляются установленным порядком.

51. Записи об остатках материальных средств, перенесенные из других книг (карточек) учета, подтверждаются подписью руководителя организации, и лица, ведущего учет материальных средств.

52. Все книги (карточки) учета, ведущиеся на объектах хранения материальных ресурсов, а также в бухгалтерии, учитываются установленным порядком.

53. Итоги о приходе (расходе) материальных средств в книгах (карточках) учета подводятся по отчетным периодам и за год, а также при инвентаризациях, проверках, передаче должности материально-ответственными лицами и в других необходимых случаях. Итоги подчеркиваются чертой (годовые итоги двумя чертами) и заверяются подписями руководителя организации, принявшей на хранение материальные средства и лица, непосредственно ведущего учет.

54. Материальные средства, утраченные в следствии гибели, уничтожения, незаконного расходования и хищения, а также испорченные и пришедшие в негодность, списываются с книг (карточек) учета в бухгалтерии "Заказчика" (бухгалтерии организации, принявшей на хранение материальные средства), на основании приказов руководителя "Заказчика" и актов инвентаризационной комиссии после записей утрат в "Журнале аналитического учета".

55. Недостачи материальных средств в пределах естественной убыли (Е.У.), выявленные при приеме, списываются с учета в бухгалтерии на основании актов, утвержденных руководителями "Заказчика". К актам прилагаются расчеты Е.У. Недостачи, превышающие эти нормы, а также недостачи материальных средств, для которых нормы Е. У. не установлены, записываются в "Журнале аналитического учета" на основании актов приема материальных средств и приказов руководителя "Заказчика". Главный бухгалтер "Заказчика" делает отметку на копии каждого приказа (выписке из приказа) руководителя "Заказчика" с указанием даты записи в "Журнале аналитического учета'', и после этого недостающие материальные средства списываются с учета.

Недостачи, выявленные при приеме материальных средств от сдатчика, грузоотправителя, в "Журнал аналитического учета" не записываются.

Административное расследование в этом случае производится грузоотправителем.

Недостача материальных средств в пределах установленных норм Е.У., выявленная при проверке (инвентаризации), списывается с учета на основании составленного акта. К акту прилагаются расчеты естественной убыли.

Г. Проверка законности и целесообразности расходования денежных средств

56. Правильность расходования денежных средств, выделенных на приобретение материальных ресурсов проверяется путем:

проверки первичных документов к мемориальным ордерам N 1,2,6; проверки соответствия учетных данных бухгалтерскому учету.

Е. Методика проверки организации внутреннего контроля и состояния
материальных средств

57. Работа внутренних органов контроля проверяется путем проверки наличия и содержания актов проверок (инвентаризаций), а также путем личной беседы с членами инвентаризационной комиссии. При этом устанавливается степень их подготовленности для этой работы и насколько правильно они организуют работу по внутреннему контролю.

58. Анализируя состояние сбережения материальных средств, проверяющий обязан проверить:

наличие утрат материальных средств в текущем году и провести сравнительный анализ их за последние три года;

причины утрат, недостач, хищений и незаконного расходования;

проведение и эффективность мероприятий по сохранности материальных средств и борьбе с утратами и хищениями;

какие принимались меры по предупреждению утрат и своевременность возмещения причиненного ущерба и привлечения должностных лиц к ответственности;

остаток непогашенных утрат на день проверки и причины несвоевременного возмещения;

работу и действенность должностных лиц и инвентаризационной комиссии, выполнение ими своих обязанностей по срокам проверок в соответствии с требованиями ст. 26 приказа Министерства Финансов РФ от 30.12.1999 г. N 107н.

Ж. Проверка других вопросов деятельности "Заказчика"

59. Проверяющий должен обратить серьезное внимание на выполнение предложений по акту предыдущей проверки, а также по актам проверок инвентаризационных комиссий.

В случае неполного выполнения предложений и устранения отмеченных недостатков в тексте актов, он устанавливает причины их невыполнения, немедленно докладывает руководителю "Заказчика" для принятия мер, делает об этом отметку в акте проверки.

60. Одновременно проверяется своевременность, достоверность и качество донесений, представленных в комиссию по чрезвычайным ситуациям через УГОЧС КАО об устранении недостатков и выполнении предложений акта проверки.

З. Методика составления акта проверки

61. Результаты проверки оформляются актом проверки, в котором определяется степень выполнения "Заказчиком" задач по созданию, накоплению, обеспечению количественной и качественной сохранности, а также постоянной готовности к быстрой выдаче по предназначению материальных ресурсов.

62. Акт проверки состоит из вводной и описательной частей.

Вводная часть акта проверки должна содержать следующую информацию:

наименование темы проверки;

дату и место составления акта проверки;

кем и на каком основании проведена проверка (номер и дата удостоверения, а также указание на плановый характер проверки или ссылку на задание);

проверяемый период и сроки проведения проверки;

полное наименование и реквизиты организации, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

имеющиеся у "Заказчика" нормативные правовые документы по заключению договоров;

кто в проверяемый период имел право первой и второй подписи в организации;

кем и когда проводилась предыдущая проверка, что сделано в организации за прошедший период по устранению ею выявленных недостатков и нарушений.

63. Вводная часть акта проверки может содержать и иную необходимую информацию, относящуюся к предмету проверки.

Описательная часть акта проверки должна состоять из разделов в соответствии с вопросами, указанными в плане проверки. Акт проверки подписывается проверяющим, руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) "Заказчика".

Объем акта проверки не ограничивается, но проверяющие должны стремиться к разумной краткости изложения при обязательном отражении в нем ясных и полных ответов на все вопросы плана проверки.

64. Один экземпляр оформленного акта проверки, подписанного проверяющим, вручается руководителю "Заказчика" или лицу им уполномоченному под роспись в получении с указанием даты получения.

По просьбе руководителя и (или) главного бухгалтера (бухгалтера) "Заказчика", по согласованию с проверяющим, может быть установлен срок до 5 рабочих дней, отведенный для ознакомления с актом проверки и его подписания.

65. При наличии возражений или замечаний по акту подписывающие его должностные лица "Заказчика" делают об этом оговорку перед своей подписью и одновременно представляют проверяющему письменные возражения или замечания, которые приобщаются к материалам проверки и являются их неотъемлемой частью.

Проверяющий в срок до 5 рабочих дней обязан проверить обоснованность изложенных возражений или замечаний и дать по ним письменные заключения, которые после рассмотрения и утверждения председателем КЧС направляются проверяемому "Заказчику" и приобщаются к материалам проверки.

При отсутствии возможности формирования аргументированного заключения председатель КЧС или его заместитель по представлению УГОЧС КАО направляет запрос для разъяснений в соответствующие подразделения Министерства финансов Российской Федерации или организации, в компетенцию которых входят данные вопросы.

Письменные заключения вручаются руководителю "Заказчика" проверяющим в установленном настоящей Инструкцией порядке для вручения акта проверки.

В случае отказа должностных лиц "Заказчика" подписать или получить акт проверки, проверяющий в конце акта производит запись об их ознакомлении с актом и отказе от подписи или получения акта.

В этом случае акт проверки может быть направлен руководству "Заказчика" по почте или иным способом, свидетельствующем о дате его получения. При этом к экземпляру акта, остающемуся на хранении в делах комиссии по чрезвычайным ситуациям, УГОЧС КАО прилагаются документы, подтверждающие факт отправления или иного способа передачи акта.

66. При изложении в акте недостатков, нарушений и злоупотреблений соблюдается строгая объективность, ясность, правильность и точность изложения.

Описание фактов нарушений, выявленных в ходе проверки, должно содержать следующую обязательную информацию: какие законодательные, другие нормативные правовые акты или их отдельные предложения нарушены, кем, за какой период, когда и в чем выразились нарушения, размер документально подтвержденного ущерба и другие последствия этих нарушений.

Акт проверки должен основываться только на подтвержденных документами фактах (номер документа, страницы дела и записи в книгах учета). Вносить в акт данные, не подтвержденные документами, запрещается.

67. В случаях выявления злоупотреблений, растрат, хищений, недостач или других незаконных действий, которые могут стать предметом судебного разбирательства, акт проверки печатается в трех-четырех экземплярах, один решению председателя КЧС направляется в органы прокуратуры.

Если проверкой выявлены нарушения, влекущие необходимость привлечения виновных лиц к материальной ответственности в административном порядке, проверяющий записывает в акт предложения в необходимости назначения административного расследования и принятия руководителем "Заказчика" решения по возмещению нанесенного материального ущерба. В тех случаях, когда финансовые или хозяйственные нарушения произошли по вине руководителем "Заказчика", вопрос о привлечении руководителя к ответственности решается вышестоящим должностным лицом.

В тех случаях, когда выявленные нарушения могут быть скрыты или по ним необходимо принять срочные меры к их устранению или привлечению должностных и (или) материально-ответственных лиц к ответственности, в ходе проверки составляется отдельный (промежуточный) акт и от этих лиц запрашиваются необходимые письменные объяснения.

Промежуточный акт подписывается проверяющим и соответствующими должностными и материально-ответственными лицами "Заказчика".

Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в акт проверки.

68. Если по каким-либо разделам или вопросам, изложенным в настоящей Инструкции, проверка не проводилась, в акте проверки должно быть указано, какие именно разделы и вопросы не подвергались проверке и по какой причине.

69. Изложенные в акте факты нарушений подтверждаются расчетами в количественном и денежном выражении, кратким анализом причин с указанием виновных лиц. О фактах, могущих стать предметом судебного разбирательства, в акте указывается подобно, а в необходимых случаях они могут оформляться особым приложением к акту проверки.

70. По всем фактам нечеткой и неоперативной работы должностных лиц, проверяющий докладывает председателю КЧС через начальника УГОЧС КАО отдельным документом без включения его в акт проверки.

71. Наряду с недостатками и нарушениями, выявленными в процессе проверки, в акте отмечаются и положительные стороны деятельности "Заказчика", которые могут быть распространены на других "Заказчиков".

72. В акте должны быть сделаны четкие выводы, характеризующие работу "Заказчика", вытекающие из акта проверки и направленные на устранение выявленных недостатков, погашение утрат и др.

В акте проверки не должна даваться правовая и морально-этическая оценка действий должностных и материально-ответственных лиц "Заказчика", квалифицировать их поступки, намерения и цели.

73. По результатам проверки издается приказ руководителя "Заказчика".

74. Материалы проверки состоят из акта проверки и надлежаще оформленных приложений к нему, на которые имеются ссылки в акте проверки (инвентаризационные описи, документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных лиц и материально-ответственных лиц и т.п.).

Материалы проверки представляются председателю КЧС в срок не позднее 3 рабочих дней после подписания актам проверки у руководства "Заказчика". На последней странице акта проверки председателем КЧС либо уполномоченным им на то лицом делается отметка: "Материалы проверки приняты", указывается дата и им подписывается.

75. Материалы каждой проверки в делопроизводстве комиссии по чрезвычайным ситуациям, УГОЧС КАО должны составлять отдельное дело с соответствующим индексом, номером, наименованием и количеством томов этого дела.

76. Председатель КЧС по представленным материалам проверки в срок не более 10 календарных дней определяет порядок реализации материалов проверки.

77. По результатам проведенной проверки начальник УГОЧС КАО направляет руководителю проверенного "Заказчика" представление для принятия мер по пресечению выявленных нарушений, возмещению причиненного ущерба и привлечению к ответственности виновных лиц.

78. УГОЧС КАО обеспечивает контроль за ходом реализации материалов проверки и при необходимости принимает другие, предусмотренные законодательством Российской Федерации, меры для устранения выявленных нарушений и возмещения причиненного ущерба.

79. УГОЧС КАО систематически изучает и обобщает материалы проверки на основе этого в необходимых случаях вносит предложения о совершенствовании системы контроля, дополнениях, изменениях, пересмотре действующих в субъекте Российской Федерации законодательных и других нормативных правовых актов.

80. В случае возникновения ситуация, не регламентированных данной Инструкцией, работники УГОЧС КАО обязаны руководствоваться законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами.

_________________________________________________________________________

* Далее - резервы материальных ресурсов

** Далее - "Заказчик"

_________________________________________________________________________

*** Ответственное хранение - хранение заложенных в резерв субъекта материальных ценностей у поставщика (производителя) или получателя (потребителя) без предоставления ему права пользования этими материальными ценностями до принятия в установленном порядке решения о выпуске их из резерва.

_________________________________________________________________________

**** Далее - проверяющий