Приложение 1. Положение об организации работы с персональными данными работников администрации Добрянского муниципального района

Приложение 1

Положение
об организации работы с персональными данными работников администрации Добрянского муниципального района
(утв. постановлением главы администрации Добрянского муниципального района от 20 августа 2010 г. N 995)

1. Положение об организации работы с персональными данными работников администрации Добрянского муниципального района (далее - администрации района) определяет порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных работников администрации района, а также ведения их личных дел в соответствии с главой 14 Трудового кодекса Российской Федерации, с Федеральными законами Российской Федерации от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2. Цель разработки:

защита персональных данных работников администрации района от утечки информации, несанкционированного доступа к ней;

предотвращение угрозы безопасности личности, защита конституционных прав граждан на сохранение личной тайны и конфиденциальности персональных данных в соответствии с законодательством.

3. Представитель нанимателя (работодатель) в лице главы администрации Добрянского муниципального района (далее - глава администрации района), а также начальник отдела муниципальной службы и кадров обеспечивают защиту персональных данных работников, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты.

4. Глава администрации района определяет лиц, уполномоченных на обработку персональных данных сотрудников (далее - операторы), обеспечивающих обработку персональных данных в соответствии с требованиями Федерального закона Российской Федерации от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", других нормативных правовых актов Российской Федерации и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных.

5. Доступ к персональным данным работников.

5.1. Внутренний доступ имеют:

Глава администрации Добрянского муниципального района, управляющий делами администрации Добрянского муниципального района - на работников всех структурных подразделений;

первый заместитель главы администрации Добрянского муниципального района, заместители главы администрации Добрянского муниципального района - на работников курируемых подразделений;

руководитель структурного подразделения - на работников подразделения, а при переводе - на будущих работников;

начальник юридического управления - на всех работников в части согласования проектов договоров (соглашений), распоряжений касающихся кадровых вопросов;

сотрудники бухгалтерских служб структурных подразделений администрации района - на работников подразделений;

сам работник - к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами.

5.2. Внешний доступ имеют:

контрольно-надзорные органы - в соответствии со своей компетенцией;

страховые компании, банки, общественные и благотворительные организации, негосударственные пенсионные фонды и другие организации на основании письменного запроса и письменного заявления (согласия) работника;

средства массовой информации - в соответствии с законодательством;

родственники и члены семьи, представители работника - на основании письменного согласия работника.

6. В соответствии со статьей 31 Федерального закона Российской Федерации от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", решения Земского Собрания Добрянского муниципального района от 14.08.2009 N 830 "О порядке ведения реестра муниципальных служащих в органах местного самоуправления Добрянского муниципального района" на основе персональных данных муниципальных служащих формируются и ведутся, в том числе на электронных носителях, реестры муниципальных служащих.

7. Отдел муниципальной службы и кадров вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной) персональные данные муниципальных служащих и других граждан при формировании кадрового резерва.

8. В личные дела муниципального служащего и других работников вносятся их персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы, приемом на работу работников и необходимые для обеспечения деятельности администрации района.

9. Личные дела работников администрации района ведутся отделом муниципальной службы и кадров.

10. Персональные данные, внесенные в личные дела работников, иные сведения, содержащиеся в личных делах работников, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

11. К личному делу муниципальных служащих приобщаются:

письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу и замещении должности муниципальной службы;

собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

копия распоряжения главы администрации района о назначении на должность муниципальной службы;

экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

копии распоряжений главы администрации района о переводе муниципального служащего на иную должность муниципальной службы, о временном замещении им иной должности муниципальной службы;

копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

копия распоряжений главы администрации района об освобождении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы, о прекращении трудового договора или его приостановлении;

аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

экзаменационный лист муниципального служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина (квалификационного разряда) муниципальной службы;

копии документов о присвоении муниципальному служащему классного чина (квалификационного разряда);

копии документов о включении муниципального служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

копии решений о поощрении муниципального служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы;

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;

сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего;

копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных муниципальным служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении муниципальным служащим ограничений, установленных федеральными законами.

12. К личному делу работников, не являющихся муниципальными служащими приобщаются:

письменное заявление с просьбой о приеме на работу;

собственноручно заполненная и подписанная анкета (либо личный листок по учету кадров) с приложением фотографии;

копия паспорта;

копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

копия распоряжения главы администрации района о приеме на работу;

экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

копии распоряжения главы администрации района о переводе работника на другую должность;

копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

копия распоряжения главы администрации района об увольнении работника;

аттестационный лист работника, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

копии решений о поощрении работника, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности связано с использованием таких сведений;

копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания.

13. В личное дело работников вносятся также письменные объяснения работников, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

К личному делу работников приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

14. Документы, приобщенные к личному делу работника, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

Учетные данные работников в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, хранятся отделом муниципальной службы и кадров на электронных носителях, который обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.

15. В обязанности отдела муниципальной службы и кадров, осуществляющего ведение личных дел работников, входит:

15.1 приобщение документов, указанных в пунктах 11, 12, 13 настоящего Положения, к личным делам работников;

15.2 обеспечение сохранности личных дел работников;

15.3 обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников, в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в соответствии с настоящим Положением;

15.4 ознакомление муниципального служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе работников и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

16. Муниципальные служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел муниципальных служащих и других работников, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел работников, установленных настоящим Положением.

17. При переводе муниципального служащего на должность муниципальной службы в другой государственный орган или орган местного самоуправления его личное дело передается в государственный орган или орган местного самоуправления по новому месту замещения должности муниципальной или гражданской службы.

18. Личные дела муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы (за исключением муниципальных служащих, указанных в пункте 12 настоящего Положения), хранятся отделом муниципальной службы и кадров в ведомственном архиве администрации района в течение 10 лет со дня увольнения с муниципальной службы, после чего передаются в районный архив.

Если гражданин, личное дело которого хранится отделом муниципальной службы и кадров, поступит на муниципальную службу вновь, его личное дело подлежит передаче отделом муниципальной службы и кадров в орган местного самоуправления по месту замещения должности муниципальной службы.

Личные дела работников, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся отделом муниципальной службы и кадров в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.