Порядок подготовки распоряжений руководителя аппарата администрации города Перми, руководителей функциональных подразделений администрации города Перми, распоряжений и приказов руководителей функциональных и территориальных органов администрации города Перми

Порядок
подготовки распоряжений руководителя аппарата администрации города Перми, руководителей функциональных подразделений администрации города Перми, распоряжений и приказов руководителей функциональных и территориальных органов администрации города Перми
(утв. постановлением администрации города Перми от 25 мая 2012 г. N 235)

С изменениями и дополнениями от:

28 февраля 2014 г.

I. Общие положения

1.1. Порядок подготовки распоряжений руководителя аппарата администрации города Перми, руководителей функциональных подразделений администрации города Перми, распоряжений и приказов руководителей функциональных и территориальных органов администрации города Перми (далее - Порядок) разработан в целях совершенствования качества и упорядочения процесса подготовки правовых актов в администрации города Перми, повышения эффективности документационного обеспечения деятельности администрации города Перми.

1.2. Настоящий Порядок разработан в соответствии с:

Федеральным законом от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи";

Федеральным законом от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования", утвержденный приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N 28-ст;

Уставом города Перми;

Инструкцией по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми, утвержденной в установленном порядке.

1.3. Настоящий Порядок регламентирует подготовку:

распоряжений руководителя аппарата администрации города Перми по вопросам компетенции аппарата администрации города Перми;

распоряжений руководителей функциональных и территориальных органов администрации города Перми по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Пермского края (области);

распоряжений руководителей функциональных подразделений администрации города Перми, выполняющих функции уполномоченных органов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и утвержденными положениями об указанных подразделениях;

приказов руководителей функциональных и территориальных органов администрации города Перми по вопросам организации работы функциональных и территориальных органов администрации города Перми, кроме распоряжений и приказов по личному составу и содержащих персональные данные.

1.4. Распоряжения руководителя аппарата администрации города Перми, руководителей функциональных подразделений администрации города Перми, распоряжения и приказы руководителей функциональных и территориальных органов администрации города Перми (далее - распоряжения и приказы) должны:

соответствовать действующему законодательству, нормативным актам органов государственной власти, ранее принятым правовым актам органов местного самоуправления города Перми (если проектом правового акта администрации города Перми не предусматривается их отмена или изменение);

содержать предписания, соответствующие компетенции функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми;

предусматривать порядок вступления в силу;

определять лиц по контролю за исполнением распоряжений и приказов.

1.5. Распоряжения и приказы не должны воспроизводить текст правового акта органа государственной власти, содержать методические материалы, технические условия, терминологическую путаницу, общие декларативные призывы, расплывчатые, не поддающиеся контролю формулировки, а также предписания, изложенные в иных нормативных актах.

1.6. Изменения, вносимые в распоряжения и приказы, отмена или признание утратившими силу распоряжений и приказов оформляются правовым актом аналогичного вида и в обязательном порядке согласовываются с руководителем функционального, территориального органа, функционального подразделения администрации города Перми, осуществившим подготовку первоначального правового акта.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятые распоряжения и приказы, должны соответствовать структуре ранее принятого правового акта.

1.7. В случае признания утратившим силу (отмены) распоряжения или приказа обязательной отмене полностью либо частично подлежат распоряжения и приказы, вносящие в них изменения.

1.8. В случае признания утратившим силу (отмены) распоряжения или приказа, который признавал утратившим силу (отменял) ранее принятое распоряжение или приказ, правовые нормы в ранее принятом распоряжении или приказе не становятся действующими. Для возобновления действия правовых норм, содержащихся в ранее признанном утратившим силу (отмененном) распоряжении или приказе, необходимо принять новое распоряжение или приказ в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.9. Подготовка распоряжений и приказов осуществляется в интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ.

1.10. Ответственность за содержание, оформление проектов распоряжений и приказов, подготовку сопроводительных документов, согласование, соблюдение сроков согласования, необходимость опубликования несут:

Исполнитель проекта;

руководитель структурного подразделения функционального, территориального органа, функционального подразделения администрации города Перми - Инициатора проекта;

руководитель функционального, территориального органа, функционального подразделения администрации города Перми.

1.11. Согласование, подписание проектов распоряжений и приказов, а также сканирование и верификация осуществляются в интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ с обязательным использованием электронной цифровой подписи.

II. Основные понятия и термины, используемые в настоящем Порядке

Инициатор проекта - функциональный или территориальный орган, функциональное подразделение администрации города Перми (далее - подразделение администрации города), муниципальный служащий которого является исполнителем проекта распоряжения или приказа.

Интегрированная система электронного документооборота, архива и управления потоками работ (далее - ИСЭД) - автоматизированная государственная информационная система электронного документооборота, архива и управления потоками работ, созданная в целях реализации полномочий и обеспечения обмена информацией между Администрацией губернатора Пермского края, Аппаратом Правительства Пермского края, исполнительными органами государственной власти Пермского края, органами местного самоуправления Пермского края, а также иными органами и организациями.

Исполнитель проекта распоряжения или приказа (далее - Исполнитель проекта) - муниципальный служащий администрации города Перми, осуществляющий подготовку проекта распоряжения или приказа, несущий ответственность за оформление и осуществляющий контроль прохождения всех этапов подготовки проекта распоряжения или приказа в соответствии с регламентом процесса ИСЭД СПД19.5 "Подготовка приказа руководителя".

Пользователь ИСЭД - государственный гражданский служащий Пермского края, муниципальный служащий администрации города Перми, а также иное лицо, являющееся уполномоченным представителем участника ИСЭД, наделенное полномочиями по совершению действий в рамках ИСЭД и зарегистрированное в ИСЭД.

Регламент процесса ИСЭД - документ, предназначенный для пользователей ИСЭД, задействованных в выполнении процессов, определяющий начальные условия и результат выполнения процессов, последовательность выполнения этапов процессов и исполнителей этапов, задачи лиц, участвующих в процессах, и принципы их взаимодействия, начальные условия, содержание и результат выполнения каждого этапа, нормативное обеспечение каждого этапа процессов, основные правила работы с ИСЭД по выполнению задач в рамках процесса.

Участник ИСЭД - Администрация губернатора Пермского края, Аппарат Правительства Пермского края, исполнительные органы государственной власти Пермского края, действующие в ИСЭД в соответствии с утвержденным порядком, а также иные органы государственной власти, органы местного самоуправления и юридические лица, заключившие с оператором ИСЭД соглашение об участии в ИСЭД.

Структурные подразделения - структурные подразделения функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми.

Электронная цифровая подпись (далее - ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи и установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

III. Основания для подготовки проектов распоряжений и приказов

Основаниями для подготовки проектов распоряжений и приказов являются:

необходимость решения оперативных, текущих или перспективных задач в рамках реализации полномочий, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации и Уставом города Перми;

прямое указание правового акта федерального или регионального законодательства о принятии соответствующего правового акта органом местного самоуправления;

протесты, представления органов прокуратуры, решения судебных органов;

обращения, представления контрольных, правоохранительных и иных органов;

инициатива руководителей структурных подразделений Инициатора проекта по вопросам, входящим в их компетенцию в соответствии с положениями о структурных подразделениях;

актуализация действующих распоряжений и приказов в связи с изменением законодательства.

IV. Подготовка проектов распоряжений и приказов

4.1. Подготовка проектов распоряжений и приказов осуществляется в ИСЭД в соответствии с регламентом процесса ИСЭД СПД19.5 "Подготовка приказа руководителя" (далее - процесс СПД19.5).

В целях сокращения сроков подготовки и во избежание многократного отклонения на доработку проектов распоряжений и приказов Исполнитель проекта обязан до запуска процесса СПД19.5 максимально проработать с согласующими внутри структурного подразделения - Инициатора проекта текст проекта распоряжения или приказа и определить перечень прилагаемых документов.

4.2. Оформление проектов распоряжений и приказов осуществляется в соответствии с Инструкцией по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми, утвержденной в установленном порядке, Правилами оформления правовых актов в администрации города Перми, утвержденными в установленном порядке.

4.3. Процесс по подготовке проектов распоряжений и приказов в СПД19.5 может быть запущен инициативно либо как связанный процесс во исполнение документа, резолюции или поручения.

4.4. Процесс подготовки распоряжений и приказов включает следующие основные этапы:

формирование проекта распоряжения или приказа;

редактирование;

согласование;

присвоение индекса дела по номенклатуре дел;

подписание;

сканирование и верификацию;

рассылку;

ознакомление с правовым актом.

4.5. Описание очередности этапов и особенностей назначения исполнителей задач в рамках регламента процесса СПД19.5 при подготовке проектов распоряжений и приказов содержится в разделе 6 настоящего Порядка.

4.6. Формирование проекта распоряжения или приказа в рамках регламента процесса СПД19.5 включает:

4.6.1. выбор соответствующего бланка установленного образца, размещенного в ИСЭД;

4.6.2. подготовку текста проекта распоряжения или приказа и приложений к нему (при наличии) в одном файле в формате Word.

Документы, указанные в пункте 4.7 настоящего Порядка, сканируются в формате PDF и прикрепляются как вложение к задаче процесса СПД19.5.

Документы, указанные в пункте 4.8 настоящего Порядка, могут быть добавлены как вложение к задаче процесса СПД19.5 в форматах Word или PDF;

4.6.3. назначение исполнителей всех этапов в соответствии с регламентом процесса СПД19.5, в том числе формирование списка согласующих;

4.6.4. формирование списков рассылки в соответствии с разделом 8 настоящего Порядка.

4.7. Исполнитель проекта подготавливает:

пояснительную записку к проекту распоряжения или приказа, в которой излагается необходимость принятия проекта распоряжения или приказа, прогноз возможных социальных, экономических, правовых и иных последствий действия принимаемого распоряжения или приказа;

финансово-экономическое обоснование с приложением необходимых расчетов, в случае если реализация проекта распоряжения или приказа требует материальных и других затрат.

Пояснительная записка и финансово-экономическое обоснование оформляются на стандартных листах бумаги формата А4, печатаются шрифтом Times New Roman N 14, подписываются руководителем структурного подразделения - Инициатора проекта, сканируются в формате PDF и добавляются как вложение к задаче процесса СПД19.5.

4.8. К проекту распоряжения или приказа в процессе СПД19.5 в обязательном порядке прикрепляются:

копии правовых актов, подлежащих изменению, отмене, признанию утратившими силу в связи с принятием вносимого проекта распоряжения или приказа;

документы, ссылки на которые приводятся в тексте проекта распоряжения или приказа. Если объем данных текстов превышает 3 страницы, то прилагаются выдержки из текстов с указанием вида акта, его наименования, даты принятия и номера;

протоколы (решения) коллегиальных органов (координационных, консультативных, общественных, экспертных советов, комиссий и тому подобных), к компетенции которых относятся вопросы, затрагиваемые в проекте распоряжения или приказа;

список рассылки для направления распоряжения или приказа в организации, не являющиеся участниками ИСЭД. Данный список должен быть оформлен Исполнителем проекта с обязательным указанием почтовых и электронных адресов организаций города Перми и их полным наименованием по форме согласно приложению к настоящему Порядку.

V. Порядок согласования проектов распоряжений и приказов

5.1. Согласование проектов распоряжений и приказов осуществляется в соответствии с регламентом процесса СПД19.5.

5.2. Проекты распоряжений и приказов, поступившие на согласование после 16.00 час., считаются поступившими на следующий день.

5.3. Проекты распоряжений и приказов в обязательном порядке согласовываются:

главным бухгалтером Инициатора проекта - при наличии в проекте распоряжения или приказа вопросов, связанных с расходованием средств по сметам на содержание подразделений администрации города;

юристом подразделения администрации города - Инициатора проекта;

руководителями структурных подразделений, интересы которых затрагиваются в данном проекте распоряжения или приказа;

заместителем руководителя подразделения администрации города по направлению деятельности;

руководителями организаций города Перми, интересы которых затрагиваются в данном проекте распоряжения или приказа.

Согласование проекта распоряжения или приказа со сторонними организациями, не являющимися участниками ИСЭД, оформляется на листе согласований по форме согласно приложению к настоящему Порядку на бумажном носителе. При этом подписи руководителей организаций, не являющихся участниками ИСЭД, заверяются гербовой печатью организации.

5.4. В случае необходимости согласования проекта распоряжения или приказа с подчиненными специалистами руководитель, указанный в качестве согласующего (далее - Согласующий), использует связанный процесс ИСЭД СПД 20.14 "Поручение". На основе результатов рассмотрения подчиненными специалистами проекта распоряжения или приказа Согласующий принимает решение о согласовании либо отклонении проекта распоряжения или приказа.

5.5. Согласование действительно в течение 3 месяцев.

VI. Прохождение этапов редактирования и согласования проектов распоряжений и приказов

6.1. Регламент процесса СПД19.5 в числе основных этапов подготовки проектов распоряжений и приказов предусматривает редактирование.

6.2. Редактирование проектов распоряжений руководителя аппарата администрации города Перми осуществляется в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города Перми с обязательным проставлением ЭЦП.

Редактирование проектов распоряжений и приказов руководителей подразделений администрации города осуществляет специалист соответствующего структурного подразделения администрации города - Инициатора проекта, в чьи должностные обязанности включены данные функции, с обязательным проставлением ЭЦП.

Срок прохождения этапа редактирования составляет 3 рабочих дня.

6.3. После завершения этапа редактирования документ поступает на этап согласования.

6.4. Согласование проекта распоряжения или приказа осуществляется параллельно в течение 3 рабочих дней с обязательным проставлением ЭЦП.

Юрист Инициатора проекта при согласовании проекта распоряжения или приказа в закладке "Комментарии" обязан занести информацию о необходимости направления:

принятого правового акта функционального органа (подразделения) администрации города Перми, затрагивающего права неопределенного круга лиц, в прокуратуру города Перми;

принятого правового акта территориального органа администрации города Перми, затрагивающего права неопределенного круга лиц, а также по вопросам местного значения и переданным государственным полномочиям в прокуратуру соответствующего района города Перми.

6.5. По истечении срока согласования Согласующий обязан принять решение о согласовании проекта распоряжения или приказа либо отклонении его на доработку.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 28 февраля 2014 г. N 133 пункт 6.6 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.6. Замечания к проекту распоряжения или приказа Согласующий добавляет в закладке "Комментарии".

6.7. Проект распоряжения или приказа дорабатывается Исполнителем проекта с учетом высказанных замечаний и предложений в течение 2 рабочих дней.

6.8. После завершения этапа согласования проект распоряжения или приказа поступает на этап указания индекса дела по номенклатуре дел.

Присвоение индекса дела по номенклатуре распоряжениям руководителя аппарата администрации города Перми осуществляет специалист отдела протокола управления по общим вопросам администрации города Перми, распоряжениям и приказам руководителей подразделений администрации города - ответственный специалист подразделения администрации города в соответствии с должностными обязанностями.

VII. Подписание проектов распоряжений и приказов

7.1. Согласованный и доработанный проект распоряжения или приказа поступает руководителю аппарата администрации города Перми и руководителям подразделений администрации города для подписания в электронном виде.

7.2. Руководитель аппарата администрации города Перми или руководитель подразделения администрации города по представленному на подпись проекту распоряжения или приказа принимают одно из следующих решений:

подписывают проект распоряжения или приказа;

отклоняют проект распоряжения или приказа в связи с невозможностью или нецелесообразностью его принятия (издания) или на доработку.

7.3. Распоряжения руководителя аппарата администрации города Перми подписывает руководитель аппарата администрации города Перми или лицо, исполняющее его обязанности, распоряжения и приказы руководителей подразделений администрации города - руководители подразделений администрации города или лица, исполняющие их обязанности.

7.4. В момент подписания в электронном виде распоряжению или приказу автоматически присваивается номер и фиксируется дата подписания.

7.5. После завершения данного этапа ответственный специалист соответствующего структурного подразделения оформляет документ на бланке установленной формы для подписания руководителем на бумажном носителе.

7.6. Внесение каких-либо исправлений в подписанные распоряжения и приказы не допускается.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 28 февраля 2014 г. N 133 в пункт 7.7 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.7. Распоряжения и приказы вступают в силу с даты подписания, если иное не определено в самом распоряжении или приказе.

VIII. Рассылка распоряжений и приказов

8.1. Рассылка распоряжений и приказов на бумажном носителе осуществляется только сторонним организациям, не являющимся участниками ИСЭД, в соответствии со списком рассылки, оформленным Исполнителем проекта с обязательным указанием почтовых и электронных адресов организаций города Перми и их полным наименованием. Каждый экземпляр рассылаемого правового акта заверяется на бумажном носителе в установленном порядке.

В подразделения администрации города и другие организации, являющиеся участниками ИСЭД, рассылка осуществляется автоматически в соответствии с внутренним списком рассылки, оформленным Исполнителем проекта, в рамках регламента процесса СПД19.5.

8.2. Во внутренний список рассылки включаются структурные подразделения, подразделения администрации города, муниципальные учреждения (предприятия) города Перми и организации, являющиеся участниками ИСЭД, интересы которых затрагиваются в правовом акте.

При подготовке правовых актов, затрагивающих права неопределенного круга лиц, инициатором которых является функциональный орган (подразделение) администрации города Перми, Исполнитель проекта обязан включить во внутренний список рассылки прокуратуру города Перми.

При подготовке правовых актов, затрагивающих права неопределенного круга лиц и правовых актов по вопросам местного значения и переданным государственным полномочиям, инициатором которых является территориальный орган администрации города Перми, Исполнитель проекта обязан включить во внутренний список рассылки прокуратуру соответствующего района города Перми.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 28 февраля 2014 г. N 133 пункт 8.3 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.3. Хранение распоряжений руководителя аппарата администрации города Перми, пояснительных записок, финансово-экономических обоснований, листов согласований и листов проверки ЭЦП осуществляет управление по общим вопросам администрации города Перми до передачи на муниципальное хранение в установленном порядке.

Хранение распоряжений и приказов руководителей подразделений администрации города, пояснительных записок, финансово-экономических обоснований, листов согласований и листов проверки ЭЦП осуществляют соответствующие структурные подразделения до передачи на муниципальное хранение в установленном порядке.

IX. Порядок ознакомления с распоряжениями и приказами

9.1. Ознакомление с распоряжениями и приказами специалистов и руководителей администрации города Перми происходит параллельно в рамках задачи ознакомления с правовым актом в соответствии с регламентом процесса СПД19.5 в электронном виде с проставлением ЭЦП по внутреннему списку рассылки, оформленному Исполнителем проекта.

9.2. Копии распоряжений и приказов, заверенные в установленном порядке, выдаются соответствующими структурными подразделениями в соответствии с порядком хранения по запросу правоохранительных и судебных органов.

9.3. Заверенная копия индивидуального правового акта выдается заявителю соответствующим структурным подразделением в соответствии с порядком хранения на основании письменной заявки в установленном порядке.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Перми от 28 февраля 2014 г. N 133 Порядок дополнен пунктом 9.4

9.4. Листы согласования, пояснительные записки, финансово-экономические обоснования к распоряжениям руководителя аппарата администрации города Перми, распоряжениям и приказам руководителей подразделений администрации города касаются организации внутренней деятельности администрации города Перми и распространению не подлежат.