Приложение. Положение о муниципальном архиве муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар"

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар" от 18 марта 2015 г. N 346 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение

Положение
о муниципальном архиве муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар"
(утв. постановлением Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар" от 28 апреля 2014 г. N 1192)

С изменениями и дополнениями от:

18 марта 2015 г.

1. Общие положения

1.1. Муниципальный архив муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар" (далее - МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар") создан в целях решения вопросов местного значения городского округа по формированию и содержанию муниципального архива.

1.2. Муниципальный архив является структурным подразделением Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар", имеет статус самостоятельного отдела.

Полное официальное наименование: муниципальный архив МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар". Сокращенное наименование - муниципальный архив города Нарьян-Мара (далее - Муниципальный архив).

1.3. Сотрудники Муниципального архива в своей деятельности подотчётны главе муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар", находятся в непосредственном подчинении руководителя аппарата - управляющего делами Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар".

1.4. Муниципальный архив в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, Ненецкого автономного округа и иными нормативными правовыми актами в сфере архивного дела, Уставом муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар", муниципальными правовыми актами муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар" и настоящим Положением.

1.5. Финансирование и материально-техническое обеспечение Муниципального архива осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар".

1.6. Администрация муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар" обеспечивает Муниципальный архив финансированием, помещениями, отвечающими нормативным требованиям хранения архивных документов; охрану помещений, их содержание, техническое оснащение, оборудование, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда.

1.7. Муниципальный архив является правопреемником архивного отдела управления административно-кадровой и протокольной работы Администрации муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар".

1.8. Муниципальный архив имеет право давать рекомендации по вопросам архивного дела для учреждений, организаций и предприятий всех организационно-правовых форм, независимо от форм собственности, расположенных на территории городского округа.

2. Основные задачи

Основными задачами Муниципального архива являются:

2.1. Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:

- органов местного самоуправления муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар";

- муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар" (далее - муниципальные организации);

- документов, образовавшихся в процессе деятельности и включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации архивных документов, документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, зарегистрированных на территории городского округа.

2.2. Проведение единой политики в сфере архивного дела на территории городского округа.

2.3. Обеспечение реализации прав граждан и юридических лиц на получение архивной информации.

3. Функции

Муниципальный архив в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Анализирует состояние архивного дела и документационного обеспечения на территории городского округа.

3.2. Разрабатывает и обеспечивает реализацию муниципальных целевых программ, а также перспективных и текущих планов развития и совершенствования архивного дела в городском округе.

3.3. Обеспечивает подготовку и в установленном порядке вносит на рассмотрение проекты муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.4. Составляет списки организаций - источников комплектования Муниципального архива, согласованных с уполномоченным органом в сфере архивного дела в Ненецком автономном округе и утверждаемых Администрацией МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар", проводит систематическую работу по их уточнению.

3.5. Принимает, хранит и ведет учет архивных документов и архивных фондов:

- органов местного самоуправления муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар";

- муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар" (далее - муниципальные организации);

- документов, образовавшихся в процессе деятельности и включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации архивных документов, документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, зарегистрированных на территории городского округа.

3.6. При наличии свободных площадей и соответствующих условий хранения Муниципальный архив может осуществлять в установленном порядке прием:

- на депозитарное хранение документов действующих государственных и муниципальных организаций, общественных организаций и граждан по договору, заключенному с Администрацией МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар";

- на хранение документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Администрацией МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар".

3.7. Рассматривает, дает заключения и представляет в уполномоченный орган в сфере архивного дела в Ненецком автономном округе поступившие:

- от организаций - источников комплектования Муниципального архива города Нарьян-Мара: описи дел постоянного хранения, по личному составу, научно-справочный аппарат, положения об экспертных комиссиях, архивах организаций; инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел;

- описи дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в муниципальный архив города Нарьян-Мара.

3.8. Организует и проводит совещания и семинары, оказывает консультативную и методическую помощь по вопросам организации делопроизводства и архивного дела организациям, расположенным на территории городского округа.

3.9. В установленном порядке проводит обследования состояния хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях - источниках комплектования архивного отдела, порядка их отбора и передачи на постоянное хранение, уничтожение.

3.10. Составляет планы и отчеты о деятельности Муниципального архива, состоянии дел в архивной сфере городского округа для руководства Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар", уполномоченного органа в сфере архивного дела в Ненецком автономном округе.

3.11. Информирует Администрацию МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар", уполномоченный орган в сфере архивного дела в Ненецком автономном округе о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях, других нарушениях законодательства об архивном деле.

3.12. Выдает в установленном порядке организациям и гражданам архивные справки, архивные копии, архивные выписки.

3.13. Информирует организации о составе и содержании документов, хранящихся в Муниципальном архиве, предоставляет в установленном порядке пользователям архивные документы или их копии, научно-справочный аппарат.

3.14. Организует использование архивных документов, находящихся на хранении в Муниципальном архиве, обеспечивает подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации и общественности, школьных уроков и т.д.

3.15. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений, жалоб юридических и физических лиц по вопросам своей компетенции и принимает по ним меры. Проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Муниципального архива.

3.16. Внедряет в практику работы Муниципального архива прогрессивные методы труда, в том числе автоматизированные технологии обработки и поиска документационной информации.

3.17. Выполняет в соответствии с действующим законодательством другие функции в пределах предоставленных ему полномочий.

4. Права

Муниципальный архив для выполнения возложенных на него задач и функций имеет право:

4.1. Представлять Администрацию города по всем вопросам, входящим в компетенцию Муниципального архива.

4.2. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии архивов, организации документов в делопроизводстве.

4.3. Разрабатывать порядок доступа и работы посетителей в помещении Муниципального архива, порядок охраны архивных документов и имущества в помещениях архивного отдела, утверждаемый Администрацией МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар".

4.4. Принимать участие и проводить на территории городского округа семинары, совещания, обследования и другие мероприятия по вопросам архивного дела, организации документов в делопроизводстве.

4.5. Участвовать в работе экспертных комиссий в организациях, являющихся источниками комплектования Муниципального архива.

4.6. Вносить предложения о включении специалистов Муниципального архива в состав ликвидационных комиссий, образуемых при ликвидации организаций, расположенных на территории городского округа, для решения вопроса о сохранности архивных документов и месте их дальнейшего хранения.

4.7. Давать в пределах своей компетенции рекомендации организациям по устранению выявленных недостатков в работе их архивов и организации документов в делопроизводстве.

5. Организация работы

5.1. Муниципальный архив возглавляет начальник Архивного отдела Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар" (сокращенное наименование - начальник архивного отдела, начальник муниципального архива города Нарьян-Мара), назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар".

5.2. Начальник и специалисты Архивного отдела являются муниципальными служащими. Штатная численность Архивного отдела утверждается Администрацией МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар" с учетом изменений объема хранящихся документов и количества обращений граждан и юридических лиц.

5.3. Начальник и специалисты Архивного отдела исполняют свои обязанности на основании утвержденных должностных инструкций.

5.4. Деятельность Муниципального архива организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Администрацией МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар", с учетом рекомендаций органов управления архивным делом субъекта Российской Федерации, настоящим Положением.

5.5. Архивные справки, архивные выписки, письма организациям - источникам комплектования, информационные письма оформляются на бланке Муниципального архива согласно приложению 1.

5.6. Муниципальный архив в своей работе использует печати и штампы, согласно приложению 2.

5.6. Муниципальный архив ведет регистрацию социально-правовых запросов в электронной базе данных "Регистрация социально-правовых запросов", заключений, выданных архивным отделом, переписку с организациями - источниками комплектования, в том числе в электронном виде, используя электронную почту Муниципального архива.

5.7. Начальник Муниципального архива:

5.7.1. Организует деятельность Муниципального архива на основе годовых планов работы, согласованных с уполномоченным органом в сфере архивного дела в Ненецком автономном округе, Администрацией МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар", и несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на муниципальный архив и Муниципальный архив#.

5.7.2. В пределах своей компетенции дает указания, обязательные для исполнения сотрудниками Муниципального архива, и обеспечивает контроль их исполнения.

5.7.3. Имеет право подписывать архивные справки, архивные выписки и письма, оформленные на бланке Муниципального архива, заверять архивные документы и удостоверять печатью Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар".

5.7.4. Обеспечивает соблюдение режимов хранения архивных документов, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность отдела в технических средствах, оборудовании для архивохранилищ, материалах.

5.7.5. Осуществляет контроль рассмотрения предложений, заявлений, жалоб и обращений граждан и организаций в соответствии с административным регламентом. Организует и ведет прием граждан по архивным вопросам.

5.7.6. Отчитывается о работе Муниципального архива и состоянии архивного дела перед руководством Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар" и представляет отчетность в установленном порядке в уполномоченный орган в сфере архивного дела в Ненецком автономном округе.

5.8. При смене начальника муниципального архива прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар". Акт приема-передачи утверждается руководителем аппарата - управляющим делами Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар", и один экземпляр представляется в уполномоченный орган в сфере архивного дела в Ненецком автономном округе.

6. Взаимодействие

6.1. В процессе реализации своих задач и функций специалисты Муниципального архива взаимодействует с должностными лицами и специалистами структурных подразделений Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар", органами государственной власти Архангельской области и Ненецкого автономного округа, иными органами и организациями независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности в пределах своей компетенции.

6.2. Муниципальный архив взаимодействует с уполномоченным органом в сфере архивного дела в Ненецком автономном округе по организационно-методическим вопросам.

7. Реорганизация и ликвидация

7.1. Реорганизация или ликвидация муниципального архива осуществляется главой муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар" в соответствии с действующим законодательством.

В случае реорганизации (ликвидации) муниципального архива архивные документы и архивные фонды, образовавшиеся в процессе его деятельности, передаются на хранение в соответствии с законодательством об архивном деле.