Раздел III. Функции отдела

Раздел III
Функции отдела

6. Функциями отдела, связанными с организационным обеспечением совещаний и иных мероприятий, проводимых губернатором, первым заместителем губернатора - руководителем Аппарата, оформлением принятых решений, являются:

координация взаимодействия исполнительных органов государственной власти;

обеспечение подготовки вопросов для включения в повестку дня совещания;

обеспечение подготовки вопросов для проведения иных мероприятий;

на основании представленных предложений разработка повесток совещаний, подготовка регламентов проведения иных мероприятий;

формирование списков участников совещаний, иных мероприятий, осуществление корректировки списков с учетом предложений губернатора, первого заместителя губернатора - руководителя Аппарата;

получение и обобщение информации о фактическом участии приглашенных лиц в совещаниях, иных мероприятиях;

информирование участников о дате, времени и месте проведения совещаний, иных мероприятий;

подготовка (при необходимости) схем рассадки участников совещаний, иных мероприятий;

обеспечение цифрового стенографирования (при необходимости);

оформление решений, принятых по результатам проведения совещаний, иных мероприятий, (при необходимости);

осуществление протокольного обеспечения персональных встреч губернатора, первого заместителя губернатора - руководителя Аппарата с должностными лицами различных уровней власти, органов местного самоуправления, представителями организаций.

7. Функциями отдела, связанными с планированием и обеспечением распорядка рабочего дня губернатора, первого заместителя губернатора - руководителя Аппарата, являются:

организация исполнения ежедневного, еженедельного и ежемесячного рабочих графиков губернатора, первого заместителя губернатора - руководителя Аппарата;

обеспечение оперативной связи губернатора, первого заместителя губернатора - руководителя Аппарата с членами Администрации и иными должностными лицами;

обеспечение оперативного взаимодействия губернатора, первого заместителя губернатора - руководителя Аппарата с руководителями исполнительных органов государственной власти, государственными органами Ненецкого автономного округа и государственными учреждениями Ненецкого автономного округа, органами местного самоуправления;

рассмотрение и подготовка для доклада губернатору, первому заместителю губернатора - руководителю Аппарата корреспонденции, направленной персонально в их адреса (личные пакеты и т.п.);

обеспечение оперативного исполнения личных поручений губернатора, первого заместителя губернатора - руководителя Аппарата;

осуществление организации персональных встреч губернатора, первого заместителя губернатора - руководителя Аппарата с должностными лицами различных уровней власти, представителями организаций, гражданами;

осуществление приема, учета, обработки документов, адресованных губернатору, первому заместителю губернатора - руководителю Аппарата;

осуществление подготовки проектов поручений, писем, ведение служебной переписки по личным поручениям губернатора, первого заместителя губернатора - руководителя Аппарата;

осуществление по поручению губернатора, первого заместителя губернатора - руководителя Аппарата подготовки проектов правовых актов и иных документов;

участие в организации официальных визитов, рабочих поездок и личных встреч губернатора, первого заместителя губернатора - руководителя Аппарата;

формирование, оформление, ведение учета дел согласно номенклатуре дел в процессе делопроизводства, подготовка и своевременная передача их на архивное хранение или уничтожение документов в установленном порядке;

обеспечение ведения делопроизводства, соблюдение режима конфиденциальности;

организация проведения телефонных переговоров губернатора, первого заместителя губернатора - руководителя Аппарата, фиксирование в их отсутствие полученной информации и своевременное доведение информации до их сведения;

формирование заявки на укомплектование рабочего места губернатора, первого заместителя губернатора - руководителя Аппарата необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих их эффективной работе.

8. Функциями отдела, связанными с подготовкой и проведением заседаний Администрации, являются:

формирование ежеквартального плана заседаний Администрации;

направление утвержденного плана заседаний Администрации в Собрание депутатов, в Счетную палату Ненецкого автономного округа, в прокуратуру Ненецкого автономного округа, а также размещение на официальном сайте Администрации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть Интернет);

подготовка проекта повестки дня очередного (внеочередного) заседания Администрации;

электронная рассылка согласованного проекта повестки дня очередного (внеочередного) заседания Администрации и соответствующих материалов к нему членам Администрации и приглашенным лицам;

размещение согласованного проекта повестки на официальном сайте Администрации в сети Интернет;

извещение членов Администрации и приглашенных лиц о дате, времени и месте проведения заседания;

обеспечение подготовки зала заседаний Администрации для проведения заседаний Администрации в соответствии с требованиями делового этикета;

ведение аудиозаписи заседания Администрации;

при проведении внеочередного заседания Администрации опросным путем в форме заочного голосования создание в системе электронного документооборота "ДЕЛО" Регистрационной карточки проекта документа (далее - РКПД) с прикреплением соответствующих материалов в электронном образе и отправка РКПД на голосование (визирование) одновременно всем членам Администрации;

направление материалов по вопросу, рассматриваемому на внеочередном заседании Администрации опросным путем в форме заочного голосования, прокурору Ненецкого автономного округа, председателю Собрания депутатов и председателю Счетной палаты Ненецкого автономного округа;

ведение и оформление протокола заседания Администрации;

подготовка выписок из протокола заседания Администрации и незамедлительное их направление (выдача под роспись) заинтересованным должностным лицам;

размещение на официальном сайте Администрации в сети Интернет сведений о решениях по вопросам, рассмотренным на заседании Администрации;

хранение документов к заседаниям Администрации, а также аудиозаписей заседаний Администрации;

ведение в электронном виде реестра вопросов, рассмотренных на заседаниях Администрации;

осуществление контроля за соответствием содержания правового акта Администрации решению, принятому на заседании Администрации;

приведение правового акта Администрации в соответствие с правилами, установленными Инструкцией по делопроизводству в Администрации Ненецкого автономного округа, Аппарате Администрации Ненецкого автономного округа и иных органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа, утвержденной постановлением Администрации от 27.05.2008 N 80-п;

выведение правового акта Администрации на печать.

9. Функциями отдела, связанными с подготовкой сводного плана работы исполнительных органов государственной власти Ненецкого автономного округа, являются:

анализ поступившей информации и подготовка сводного плана работы исполнительных органов государственной власти;

рассылка согласованного сводного плана работы исполнительных органов государственной власти и размещение его на официальном сайте Администрации в сети Интернет;

подготовка на основании представленных справок обобщенной информации об исполнении сводного плана работы исполнительных органов государственной власти;

рассылка обобщенной информации об исполнении сводного плана работы исполнительных органов государственной власти;

планирование (координация) использования исполнительными органами государственной власти зала заседаний Администрации для проведения совещаний и иных мероприятий.

10. Функциями отдела, связанными с организационно-техническим обеспечением деятельности Общественного совета, являются:

формирование состава Общественного совета;

предоставление по запросам Общественного совета необходимых для исполнения его полномочий сведений, за исключением сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну;

размещение на официальном сайте Аппарата в сети Интернет информации о создании Общественного совета, его состава, планов работы и принятых на заседаниях решений.

11. Функциями отдела, связанными с взаимодействием с КУ НАО "СМТО" по вопросам организации материально-технического обеспечения деятельности губернатора, первого заместителя губернатора - руководителя Аппарата, Администрации и отдела, являются:

подготовка в соответствии с постановлением Администрации от 18.02.2015 N 27-п "О представительских расходах в исполнительных органах государственной власти Ненецкого автономного округа" распоряжений о представительских расходах на проведение мероприятий от имени губернатора, а также на приобретение продуктов для приемной губернатора и заседаний, проводимых Администрацией;

подготовка в соответствии с постановлением Администрации от 15.01.2015 N 2-п "Об утверждении Положения о материально-техническом обеспечении исполнительных органов государственной власти Ненецкого автономного округа, государственных органов Ненецкого автономного округа, мировых судей Ненецкого автономного округа, осуществляемом казенным учреждением Ненецкого автономного округа "Служба материально-технического обеспечения органов государственной власти Ненецкого автономного округа" заявок на выделение товаров, приобретенных КУ НАО "СМТО" в целях материально-технического обеспечения губернатора, первого заместителя губернатора - руководителя Аппарата, отдела;

направление в КУ НАО "СМТО" заявок на автотранспорт для проведения официальных мероприятий, организуемых отделом.

12. В целях реализации своих функций отдел имеет право:

1) в пределах своей компетенции запрашивать и получать в установленном порядке от заместителей губернатора, структурных подразделений Аппарата, Собрания депутатов и его аппарата, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных органов Ненецкого автономного округа, организаций и должностных лиц информацию и материалы, необходимые для осуществления возложенных на отдел задач;

2) в пределах своей компетенции осуществлять служебное взаимодействие со структурными подразделениями Аппарата, Собранием депутатов и его аппаратом, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, исполнительными органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственными органами Ненецкого автономного округа, организациями и должностными лицами;

3) принимать участие в совещаниях и мероприятиях, проводимых по вопросам, относящимся к компетенции отдела, и инициировать их проведение;

4) использовать в установленном порядке и в пределах компетенции отдела информационные банки данных и системы связи;

5) получать правовые акты и литературу, а также пользоваться информационными правовыми системами, необходимыми для осуществления эффективной работы отдела;

6) пользоваться иными правами в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ненецкого автономного округа.